Подумайте, наскільки формальним має бути лист.Це визначається відносинами з отримувачем листа. Наприклад:

• Якщо ви пишіть чиновнику, майбутньому роботодавцю, науковому керівнику або комусь іншому, з ким у вас суто професійні та ділові відносини, то лист має бути формальним.
• Якщо ж ви пишіть своєму нинішньому роботодавцю, колезі, родичу та комусь, кого ви знаєте не дуже добре, то допустимо напівформальний стиль листа.

Подумайте, як ви відправите листа, по email або на папері.Це також впливає на ступінь формальності листа.

• Найбільш формальні листи слід набирати на комп'ютері, роздруковувати і надсилати поштою, за винятком тих випадків, звичайно, коли справа не терпить зволікання або коли одержувач віддає перевагу електронній пошті.
• Для неформальних листів підійде і електронна пошта або лист, написаний від руки.
• У разі напівформальних листів необхідно зробити телефонний дзвінок. Якщо в ході розмови ви вирішили, що листування слід вести по email - що ж, тому. Якщо ж ви не впевнені у цьому – пишіть звичайні листи.

Використовуйте друкований бланк або напишіть свою адресу на верхній частині сторінки (у разі формальних листів).Якщо ви пишіть діловий лист і компанія має власні друковані бланки - використовуйте їх. Якщо бланків немає, а хочеться щоб лист виглядав якось солідніше, зробіть такі бланки самостійно в текстовому редакторі. Інакше можна просто написати свою повну домашню адресу у верхній частині сторінки з вирівнюванням по лівому краю. Порядок написання адреси у різних країнах різниться, тому враховуйте культурні особливості одержувача.

Встановіть дату.Якщо ви вже написали адресу, відступіть два рядки і запишіть дату. Якщо адреса ще не написана - напишіть спочатку дату, вирівнявши її по лівому краю.

• Напишіть цілковиту дату. Пам'ятайте, що, наприклад, “1 січня 2012” виглядає значно формальнішим, ніж 1/1/2012.
• Якщо ви надсилаєте не формальний лист по email, то дата не потрібна, вона буде вказана в даних самого email.

Напишіть ім'я, посаду та адресу людини, якій ви пишіть лист (у разі формальних листів).Відступіть два рядки після дати та запишіть повне ім'я та посаду одержувача листа. На другому рядку запишіть назву організації (якщо відомо). На третьому рядку запишіть вулицю, на четвертому – місто, регіон та поштовий індекс.

• Втім, у разі електронних листів це зайве.
• У разі всіх не~ та напівформальних рукописних листів - теж. Достатньо імені та адреси одержувача на конверті.
• Якщо ваш лист - це запит, але ви надсилаєте його не конкретній людині, а просто на адресу організації, то просто напишіть назву організації та її адресу.

Почніть із вітання.Тип вітання, знову ж таки, визначається тим, у яких ви стосунки з одержувачем листа, а також, власне, формальністю листа. Ось кілька можливих варіантів:

• Якщо ви пишете формальний лист невідомому адресату, можна почати зі слів “До уваги всіх зацікавлених осіб”, з двокрапкою після “осіб”.
• Якщо адресат, як і раніше, невідомий, але ви точно впевнені, що це він (або вона), то варіантів уже більше. "Шановні панове", "шановні пані", "пані та панове". Втім, будьте обережні з такими привітаннями - ви ж нікого не хочете образити, правда?
• Якщо ви пишете формальний лист і ви знаєте, кому ви його пишете, то можна почати зі слова “Дорогий/а #”. Втім, якщо вам здається, що це якось дуже не по-діловому, то можна використовувати слово "Шановний/а #".
• Якщо ви пишете напівформальний лист, то згодяться такі варіанти, як “Привіт” або “Дорогий/а”.
• Якщо ж лист зовсім не формальний, то варіантів куди більше. Тут і "привіт", тут і "здорово", тут і "здоровий" і так далі.

Вкажіть ім'я отримувача після привітання.

• У формальному листі використовуйте т.зв. титул поштивості (пан, пані) або посада/звання, після чого напишіть прізвище отримувача.
• Якщо лист напівформальний, то вам доведеться вирішити, чи звертатися до одержувача на ім'я чи ні. Найбезпечніше, якщо ви не впевнені, обійтися титулом чемності.
• У разі неформального листа, у свою чергу, передбачається, що ви можете звертатися до одержувача на ім'я. За винятком, зрозуміло, листів до родичів, які старші за вас. Тоді слід писати щось на кшталт, наприклад, "Здрастуйте, бабусю #" або "Привіт, дядечко #".

Почніть лист.Відступіть два рядки від вітання або просто почніть текст із нового рядка, якщо пишіть від руки.

• Якщо ви пишете особистий лист, що почнете з питання про справи, здоров'я і все таке. Варіантів багато, від формальних до не дуже, так що вибирайте на свій смак.
• Якщо ж ви пишете діловий лист, переходьте прямо до справи. Час – гроші, а витрачати час отримувача ви не хочете, адже так?

Подумайте, що потрібно написати.Основна мета листа – спілкування, комунікація, обмін інформацією. Тому запитайте себе - яку інформацію повинен дізнатися з листа одержувач, про що йому потрібно розповісти. Про нові ціни на товари? Про те, що ви сумуєте за ним? Про те, що дякуєте за подарунок на день народження? Хоч би якою була тема, пам'ятайте про завдання листа: обмін інформацією.

• Пам'ятайте, що можна писати непро все. Лист, написаний, наприклад, у гніві - це той лист, який варто відправляти. Якщо ж лист уже написано, але ви вагаєтесь, відправляти його чи ні – то краще відкладіть його на пару днів убік. Можливо, ви ще встигнете передумати та поглянути на ситуацію по-новому.

Перевірте листа.Перед відправкою листа, прочитайте його пару-трійку разів і переконайтеся, що немає помилок. Якщо хочете, дайте перевірити листа комусь іншому або скористайтеся модулями перевірки граматики в текстових редакторах. Ну і, певна річ, виправте всі помилки.

Правильно завершіть листа.Таким чином, ви можете пристойно попрощатися з одержувачем листа. Відступіть два рядки від останнього абзацу і напишіть відповідний вираз ввічливості, яким закінчують листи.

• Для формальних листів підійдуть такі варіанти, як “З повагою” або “С найкращими побажаннями”.
• Для напівформальних листів підійдуть короткі версії формальних формул ввічливості.
• Для неформальних листів згодяться такі формули ввічливості, як "З любов'ю", "Твоя" і так далі.
• Якщо є бажання, то у формальних листах можна використовувати старомодні формули ввічливості (або якщо ви пишіть листа близького друга, який зможе оцінити). Для цього вставте формулу в останню пропозицію. Потім, відступивши два рядки, напишіть щось на кшталт "Щиро ваш/ваша/твій/твоя". Тут можна виявити трохи креативності та створити справді унікальну кінцівку листа.

Дорогі друзі, сьогодні я вирішив написати про наболіле - про те, як писати листи 😉 . Думаю, багато фахівців у різних галузях щодня отримують багато листів із запитаннями та проханнями про допомогу.

Ваш покірний слуга не виняток 🙂. Кількість листів із запитаннями та проханнями про допомогу в середньому становить 40-50 на день і часом перевищує мої фізичні можливості відповіді на них.

У листуванні значну частину становлять листи, у яких питання та описи проблем не зовсім правильно сформульовані, через що вимагають додаткових уточнюючих листів, що займає зайвий час як відправника, і одержувача.

У цьому пості я хочу розповісти про те, як потрібно правильно писати листи з питаннями фахівцям, щоб отримання потрібної інформації займало мінімум часу і не вимагало зайвого листування.

Головне правило, на мій погляд, полягає в тому, що в листі дуже важливо дати зрозуміти, що ви цінуєте час одержувача. Все має бути стисло і чітко сформульовано.

1. Привітання

Я вважаю, що будь-який лист обов'язково має починатися з вітання. «Здрастуйте», «Привіт», «Доброго дня» - написати ці слова не складає ніяких труднощів і займає секунди. Мені особисто не подобаються листи, які не мають вітання. Ніщо не цінується так дорого і не дається так дешево, як ввічливість.

2. Звернення на ім'я

На всіх сторінках блогу сайт, де є форма зворотнього зв'язку (наприклад, сторінка ), я завжди пишу «Мене звуть Михайло», тому не бачу проблеми, щоб не звертатися в листах на ім'я. Підсвідомо будь-яка людина любить, коли її називають на ім'я.

І хоча "Майк" я люблю більше, ніж "Михайло" 😉 , будь-яке звернення на ім'я зійде 🙂 .

3. Спочатку погуглить своє питання

Скільки разів у листуванні мені доводилося давати посилання на матеріали, які я знайшов, просто набравши поставлене мені запитання у пошуковій системі! У мене навіть пальців не вистачить на руках та ногах 😉!

Якщо серйозно, то щиро раджу спочатку погуглити питання, що вас цікавить, в різних варіантах (у тому числі англійською, перекласти можна через Google Перекладач) і витратити час, щоб вивчити знайдені матеріали.

У більшості випадків ви легко знайдете відповіді на свої запитання в пошукових системах або на форумах (туди багато людей і приходять, щоб спілкуватися, обговорювати специфічні проблеми з різних тематиків і відповідати на запитання). Навіщо витрачати час іншої людини, коли у багатьох випадках ви самі легко можете знайти все, що потрібно?

🔥 До речі!Я проводжу платний курс з просування англомовних сайтів SEO Шаолінь. Якщо цікавить, можете подати заявку на його веб-сайті seoshaolin.com .

Бажаю вам успішного збільшення відвідуваності ваших сайтів!

Десерт на сьогодні – відео про те, як хлопець підтягується на турніку на одному пальці. Теж так хочу 🙂 :

Напевно, кожному хоч одного разу доводилося стикатися з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі дійшов висновку, що це непросто. Існує безліч правил та норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їхні види та оформлення.

Бланк

Готові бланки додадуть солідності та вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформацію про організацію, таку як:

• Найменування.
• Адреса.
• Контактні телефони.
• Сайт.
• Електронну пошту.
• Логотип с.
• Інші контактні дані.

Суворих правил щодо бланків немає. Тому у кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію в них закладати.

Як правильно писати ділові листи? Підготовка

Ділові листи пишуться та оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам та вимогам. Залежно від мети автор докладно продумує зміст, щоб отримати результат, який він розраховує. Він повинен ясно уявляти, яку інформацію адресат уже знає на тему листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету має автор. Процес підготовки ділового листа можна поділити на такі етапи:

• Вивчення питання.
• Написання проекту листа.
• Його узгодження.
• Підписання.
• Реєстрація.
• Надсилання адресату.

Структура ділових листів

При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим чи складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, що переважно не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з кількох розділів, пунктів та абзаців. У кожному абзаці викладено один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються із вступної, основної та заключної частин.

Нижче наведено приклад написання ділового листа – вступної його частини.

В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз та докази. Саме в цій частині переконують, що треба вчинити тим чи іншим чином, доводять, як було і інформують про необхідність участі в якомусь заході, наводячи різні аргументи.

У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов тощо.

Приклад написання ділового листа - завершальної його частини - наведено нижче. Тут резюмує вимогу, викладену в основній.

Вся інформація, що наводиться, повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.

Кожен лист починається із звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина надзвичайно важлива. При його виборі автор має враховувати:

• Позицію адресата.
• Характер взаємин.
• Офіційність.
• Етикет.

Наприкінці листа має бути ввічлива форма. Наприклад: «...Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяка за запрошення)...». Після цих фраз слід підпис автора.

Стиль

Всі листи повинні бути витримані в офіційно-діловому стилі, що означає використання мовних засобів для офіційно- ділових відносин. Особливості такої мови формуються за таких обставин:

• Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників та посадових осіб яких пишуться листи.
• Відносини у організаціях мають жорсткий регламентований характер.
• Предметом спілкування є діяльність підприємства.
• Документи управлінського характеру переважно мають конкретного адресата.
• Часто у процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.

У зв'язку з цим викладена у діловому листі інформація має бути:

• Офіційною, безособистісною, що підкреслює дистанцію між учасниками спілкування.
• Адресною, призначеною конкретному адресату.
• Актуальною в момент написання листа.
• Достовірною та неупередженою.
• Аргументованою для спонукання до здійснення одержувачем будь-яких дій.
• Повний для ухвалення рішення.

Вимоги

Діловий листмає відповідати таким вимогам:

• Мова стандартизована на всіх рівнях – лексичному, морфологічному та синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів та формул.
• Тон написання - нейтральний, стриманий і строгий, без уживання емоційних та експресивних мовних виразів.
• Точність та ясність тексту, без логічних помилок, чіткість та продуманість формулювань.
• Лаконічність і стислість - без використання виразів, що несуть додатковий зміст.
• Використання мовних формул, сформованих у результаті повторюваних ситуацій.
• Вживання термінів, тобто слів чи словосполучень, що мають спеціальні поняття.
• Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням літер із частин слів: ТОВ, ДЕРЖСТАНДАРТ тощо) і графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
• Вживання конструкцій у родовому та орудному відмінках.
• Словосполучення з віддієслівними іменниками («надати підтримку» замість «підтримати»).
• Використання найпростіших поширених пропозицій.

Наведені вище зразки ділового листа нижче показані в повної версії(З основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційного ділового стилю.

Види ділових листів

Найкраще діловий лист писати з якогось одного конкретного питання. У разі потреби вирішення кількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.

Ділові листи можуть бути за змістом:

• Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні для повідомлення про те, куди направити документи.
  (Як написати діловий лист? Зразок супровідного листадопоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.

• Гарантійні. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки чи умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, терміни постачання та інше.
• Подякою. Їх стали застосовувати особливо часто в Останнім часом. Такі листи демонструють добрий тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
  Як написати діловий лист? компанії на почесному місці.)

• інформаційними.
• Інструктивні.
• вітальними.
• Рекламні.

Також бувають листи:

• Пропозиції про співпрацю. Досить поширені останнім часом, що посилаються організаціям, часто мають рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, потрібно враховувати багато нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за наведеним нижче зразком, воно має всі шанси на успіх.

• Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь у різноманітних заходах. Зазвичай вони адресуються керівнику чи посадовцю, але можуть адресуватися і цілого колективу.
• Запити.
• Оповіщення.
• Прохання та багато інших.

Як написати відповідь на лист. Приклад

Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду та висловлюється схвалення чи мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:

• Наявність посилання на перший лист та його зміст.
• Однакові мовні засоби.
• Порівнянні обсяги та аспекти змісту.
• Дотримання певної послідовності.

Оформлення

Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів та інше.

Зразки ділового листа допомагають скласти його з огляду на всі тонкощі та нюанси. Ними користуються як діловоди-початківці, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам, вони вчаться правильно складати листи та економлять багато часу.

За останні десятки років ділове листування через електронної поштинабула величезної популярності і стала одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б у практиці міжособистісних комунікацій не використовувала б електронну пошту. Незважаючи на це, багато хто сьогодні запитує: так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного листа сформувати в адресата гарне враженняпро відправника?

Ця стаття визначає регламент ділового листуванняелектронною поштою, а практичні поради, представлені у статті, допоможуть навчитися правильному діловому спілкуваннюпри складанні електронних листів.

Багато хто починає свій робочий день саме з перевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, незважаючи на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміє правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неформальний спосіб спілкування.

Завдяки швидкості доставки спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але й тут люди роблять помилки під час надсилання листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листапри обміні будь-якими файлами адресанти з якихось причин не складають супровідних нарисів і не вписують теми, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета цієї статті дати відповідь на запитання: як надіслати лист електронною поштою та дотриматися всіх правил ділового письмового спілкування засобами електронної пошти?

При складанні електронних листів мають бути заповнені усі подані поля

Правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адреса та ім'я одержувача та відправника листа. Обов'язково повинна бути описана тема, яка коротко описує суть листа, що надсилається. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля відправленого листа та швидкість вирішення проблеми, викладеної в ньому. Діловий електронний лист має починатися з вітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після вітання має слідувати текст, який називають «тілом листа», а наприкінці залишається підпис, наприклад, «З повагою, Брісов Петро Іванович».

Привітання у діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загострити свою увагу, оскільки жест поваги дуже важливий за будь-якого аспекту. ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Доброго дня» або «Здрастуйте». Ведення ділового листування електронною поштою обмежує відправника у використанні словосполучень «Доброго вечора» або « Доброго ранку», оскільки одержувач може прочитати листа набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати у привітанні просторічні вирази, що вживаються в

Після слова або словосполучення вітання слід звернутися до одержувача на ім'я та по батькові, а якщо ім'я невідоме відправнику, цей момент можна пропустити. Після цього можна переходити до викладу мети листа.

Прикріплені файли у діловому листуванні електронною поштою

Якщо головною метою листа виступає не тільки письмове оповідання і виклад суті питання, але і відправлення файлу, то краще прикріпити об'єкт, що пересилається в першу чергу. Часто трапляється, що багато відправників через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити. необхідне вкладення. Така недбалість може негативно позначитися на ділової репутаціївідправника ділового листа.

Електронна адреса має бути впізнаваною та лаконічною

Правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника мати відоме електронне ім'я, яке має нести правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже не лаконічно і безглуздо виглядають офіційні листи та звернення, коли в електронній адресі вказані неформальні висловлювання або слова, наприклад, електронна адреса"limon_petya". Це дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділового листування краще створити окремий email і дотримуватися етикету ділового листування електронною поштою.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь отриманих листів

Функція Reply або Response (у скороченому варіанті вона виглядає як Re:) допомагає користувачеві швидким способом відповідати раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальну можливість прочитати попереднє листування з співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед надсиланням ділового листа слід робити вичитування на предмет орфографічних помилок та пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, але при діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, оскільки недбало припущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим як надіслати листа, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографічних та пунктуаційних помилок. Багато електронних поштових клієнтів мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви у правильності написання, слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути надіслання незакінчених або невідредагованих листів адресу одержувача ділового листа, слід вписувати в останній момент перед відправкою. Це правило також входить до основ ділового листування електронною поштою. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати список раніше використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, щоб помилково не надіслати складений діловий лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюється не тільки на паперові носії, але також і на правила ділового листування електронною поштою. Не завжди одержувачеві зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати написання тексту ділових листів ускладнених речень. Оптимальна довжина однієї пропозиції у діловому листі має становити трохи більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа має викладатися сутнісно

Крім зазначеної темиділового листа, одержувача має зацікавити і чітко сформульовану першу та другу пропозицію основного тексту. Завданням відправника є викласти на початку листа суть проблеми чи питання, яким він звертається до одержувачу. У першому реченні повинна бути позначена мета, за якою надсилається діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що терміни зобов'язання за договором №45 від 02.01.2017 року «Про постачання сипких матеріалів» добігають кінця. Для продовження договору Вам слід надати повторний пакет документів». Завдяки позначеній меті одержувач може вникнути у головну думку ділового листа. Якщо текст листа занадто великий, то краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням у вигляді текстового документа, але з поле для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює діловий лист. Зразок: «Надсилаємо Вам для ознайомлення електронну копіюлисти компанії ТОВ «Мак-Буд». Просимо Вас повідомити Ваше рішення щодо продовження договору №45 від 02.01.2017 року «Про поставку сипких матеріалів» до зазначеного у листі терміну».

На кожен діловий електронний лист має бути дана відповідь

Існують негативні приклади ділового листування, коли одержувач ігнорує діловий лист з будь-яких міркувань. Іноді дійсно можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати через певні ситуації, наприклад, термін вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумі і не може відразу відповісти на поставлене запитання. У такому разі має бути дано короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петре Івановичу. Я отримав Ваш лист, але на сьогоднішній день важко відповісти, тому що повинен проконсультуватися з вищестоящим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему Генеральному директорунашої компанії і дам офіційну відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажу Бєлов Іван Геннадійович».

Варто пам'ятати, що у випадку, якщо відповідь не була дана протягом трьох робочих днів, то факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування та відмову від спілкування з відправником.

При складанні листів у відповідь слід відповідати на всі поставлені питання

Якщо направлений одержувачу лист несе питання, то при складанні листа слід давати відповіді на запитання в тій черзі, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання було поставлено, відправник сподівається отримати конкретні відповіді. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто висловлювати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені запитання, для початку потрібно кілька разів перечитати отриманий діловий лист і в тому випадку, якщо запитань дуже багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити перепустки. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто вказати, що на Наразіз якихось причин відповідь може бути дана.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням та великими літерами

Існують негативні приклади ділового листування, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки як смайлів. Їх застосування популярне при спілкуванні в соціальних мережахПроте правила ділового листування не вітають такі прояви емоцій, тому що одержувач може не знати їх істинного значення і прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.

Також варто відмовитися від написання тексту великими літерами. В інтернеті набір слів написаних великими літерами називають «кричалими фразами» і частіше такі фрази несуть у собі негативне забарвлення. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться сприйняття сенсу. Якщо у діловому листі потрібно підкреслити важливість будь-якого моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10.02.2017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10.02.2017».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої або конфіденційної інформації краще відмовитись від електронних поштових скриньок, оскільки існує загроза перехоплення відомостей зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карток, лицьові банківські рахунки тощо. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштового агента і у разі злому може бути викрадена.

Наприкінці листа обов'язково має стояти підпис відправника

Як уже говорилося раніше, кожен надісланий лист має містити конкретизований підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, в який можна внести свої дані про посаду, ім'я та контактний номер телефону. Згодом цей блок автоматично відображатиметься в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді листа коректно звернутися до відправнику. Приклад підпису може мати такий вигляд: «З повагою, Петров Микола Олександрович, +79810000000».

Роблячи висновки, можна зазначити, що для того, щоб зрозуміти, як вести ділове листування електронною поштою, не потрібно освоювати додаткові та складні ази. Варто лише дотримуватися елементарних правил етикету і дотримуватися норм російської мови.

18 167 370 0

Працівник будь-якої сфери рано чи пізно стикається з проблемою написання ділового листа. Головне питання – як розпочати та як закінчити? Багато сайтів пропонують основні правила та приклади, приділяючи мало уваги завершальній частині документів.

Лист має бути ідеальним у всьому. Навіть найменше недотримання правил може зашкодити вашому авторитету чи престижу фірми.

В короткій форміпропонуємо ознайомитись з головними правилами ділових листів та більш докладно зупинимося на заключній частині офіційного листа.

Вам знадобляться:

Головні правила ділових листів

1. Оформляючи листа, пам'ятайте, що виражаєте не власний погляд, а виступаєте від імені юридичного лиця(установи, організації чи підприємства).
2. Ви повинні чітко уявити результати, яких потрібно досягти за допомогою цього листа, та ефективно використати всі можливості тексту.
3. Чітко визначте план викладу, виділивши інформацію про вступ, основну частину чи кінцівку.
4. У вступі, після звернення, готуємо адресата до сприйняття. Це може бути стислий виклад подій, що зумовили виникнення документа. Основна частина містить виклад суті проблеми з необхідною аргументацією (пояснення, цифрові розрахунки, посилання законодавчі акти).

Більш ефективний і простий сприйняття текст, у якому, спочатку, викладено пропозицію, прохання чи вимога, потім – аргументація, а вступна частина взагалі відсутня.

Частина кінцівки - програми

Певні документи мають додатки, які доповнюють, роз'яснюють або деталізують окремі питання. Про них обов'язково наголошують наприкінці листа, відступаючи від останнього абзацу кілька рядків.

Способи оформлення додатків:

1) Програми, про які згадується в тексті, то позначку про це оформлюють так:

Додаток: на 5 стор., в 3 екз.

2) Додатки, які не вказані в тексті, необхідно перерахувати, обов'язково вказавши назву, кількість сторінок у кожному додатку та кількість екземплярів.

Додаток: "Акт оцінки вартості незавершеного будівництва", на 2 стор., в 3 прим.

3) Іноді додатків кілька. Тоді вони перераховуються за назвами та нумеруються. При велику кількістьдодатків окремо складається їх список, а листі після тексту зазначають:

Додаток: згідно зі списком на … стор.

Копії документів додайте до листа в тому порядку, в якому вони були пронумеровані в додатку.

Додаток, як правило, підписують керівники структурних підрозділів. У випадку, коли програми скинуті, немає необхідності вказувати кількість сторінок.

Ввічливість та коректність - основа кінцівки

Існують різні варіанти побудови кінцівки. Це залежить від того, про що йшлося у листі.

Найбільш уживані приклади завершення:

1) Повторити подяку, надану на початку або просто подякувати за допомогу:

Ще раз дякуємо Вам…

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Бажаємо ще раз висловити свою щиру подяку…

Спасибі за допомогу …

2) Висловити надії:

Сподіваємось, що домовленість буде взаємовигідною.

Сподіваємось, що наша пропозиція зацікавить Вас…

Розраховуємо на тісну та взаємовигідну співпрацю…

Сподіваюся, що невдовзі зможу особисто зможу зустрітися з Вами.

Сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.

3) Запевнення адресата (зазвичай, психологічно позитивно діє адресата):

Запевняємо, що Ви можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми будемо раді співпрацювати з вами.

Був би радий співпрацювати з Вами і чекаю на Вашу відповідь…

4) Прохання:

Просимо уважно ознайомитися з матеріалами та дати відповідь…

Просимо Вас терміново повідомити …

Просимо терміново вжити заходів щодо покращення ситуації …

Прошу зателефонувати мені в будь-який зручний для Вас час.

5) Повторення вже висловленого вибачення за незручності:

Ще раз перепрошую за завдані незручності.

Щиро просимо вибачення за цю вимушену затримку з оплатою…

Прощання

1) В офіційному листуванні прощатися можна по-різному:

З повагою…

З повагою та найкращими побажаннями…

Зі щирою до Вас повагою…

Бажаємо успіхів.

2) Якщо ви добре знайомі з адресатом або успішно співпрацюєте з ним, можете закінчити лист дружніми фразами (не панібратськими):

Щиро Ваш…

З найкращими побажаннями…

З вдячністю та найкращими побажаннями.

Закінчувати документ можна та не використовуючи ці конструкції!

Англійські особливості завершення листів

1. Зазвичай закінчують офіційний лист так: Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours(Ваш) та підписом, вказуючи під нею ваше прізвище та посаду.
2. Щоб не ставити вашого партнера у скрутне становище і не змушувати робити припущення щодо вашої статі, попрацюйте написати своє ім'я повністю, тобто не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Підпис

Чиновники підписують документи у межах своєї компетенції.

Реквізит «підпис» складається з найменування посади, ініціалів та прізвища особи, яка підписала документ.

Директор заводу «Мармур» (підпис) А.Б.Коваль

Документи, що укладаються в установах, що діють за принципом єдиноначальності, підписує одне посадова особа(керівник, заступник чи працівник, якому це доручено).

На документах колегіальних органів (протоколах, рішеннях) ставлять два підписи (глави та секретаря). Розпорядження підписує керівник.

Два та більше підписи ставлять на документах, за утримання яких відповідає кілька осіб:

• Грошово-фінансові документи підписують керівник установи та головний бухгалтер;
• угоди підписують представники договорів.

Підписи кількох осіб на документах мають один під одним у послідовності, що відповідає службовій ієрархії.

Директор (підпис) С.П.Антонюк

Головний бухгалтер (підпис) В.Т.Дудко

Якщо документ підписує кілька осіб, які обіймають однакову посаду, їх підписи необхідно мати на одному рівні.

Директор заводу «Промінь» Директор заводу «Світло»

(підпис) В.Р.Сахно (підпис) Л.П.Котов

Підпис починається з ініціалів (ставляються перед прізвищем), далі прізвище. Розшифровування підпису до дужок брати не треба!

печатка

На деяких документах, для закріплення юридичної сили, ставлять відбиток печатки: договори, укази, укладання,. Відбиток повинен захоплювати частину найменування посади та особистий підпис.

Дата

Дату ставлять нижче за підпис ліворуч.

Офіційний лист датують днем ​​його підписання чи затвердження керівником установи.

Існує загальноприйнятий порядок датування:

1. Елементи дати пишуть в одному рядку трьома парами арабських цифр у порядку послідовності: день, місяць, рік;
2. якщо порядковий номер дня або місяця є числом першого десятка (від 1 до 9), перед ним ставлять нуль: 03.01.15 .
3. Слово рік,скорочення г. не ставлять.

• Після закінчення, перевірте лист на граматичні помилки і простежте, чи нічого зайвого.
• Дайте прочитати листа колезі або, якщо можливо, керівнику. Погляд із боку допоможе визначити недоліки, які б не помітити.
• Не забудьте вказати телефон/адресу електронної пошти. Це часто виявляється необхідним для швидкого вирішенняпроблеми, зазначеної у листі.
• Окрім загальних універсальних вимог та правил оформлення, треба враховувати, що кожен вид документа має свої особливості оформлення.

Пам'ятайте, що не всі документи мають повний перелік перерахованих вище реквізитів, а лише певний набір тих, що забезпечують юридичну силу та повноту саме цього типу документа.

Вдалих вам угод та бажаних відповідей!

Часті "питання-відповіді"

Що приємно написати наприкінці ділової пропозиції?

Не вживайте у завершальній стадії слова та фрази, які можна вважати маніпуляціями («сподіваємося на взаємовигідну співпрацю», «заздалегідь дякую за відповідь», «чекатимемо вашого листа у відповідь" і т.д.).

Що писати наприкінці листа "з найкращими побажаннями" чи "з повагою"?

Однозначно, "з повагою", слід дотримуватися ділового стилю спілкування.

Що зазвичай пишуть наприкінці листа, якщо просять скоріше відповісти?

У діловому листі цього роду нічого не пишуть.

Що написати у підписі електронного листа: "з повагою" чи "з найкращими побажаннями"?

"З повагою".

Чим замінити підпис "з повагою"?

"При всій повазі", "З повагою".

Чим закінчити лист-презентацію?

Подякувати за увагу.

Як по-іншому написати "хотів би повідомити"?

"Хотів би повідомити", "повістити", "проінформувати", "оголосити", "довести до відома".

Фраза: "Закінчу свій звіт словами", правильна?