Зразок наказу про перехід на електронний документообіг. Наказ та розпорядження: процедура видання на підприємстві

ФЕДЕРАЛЬНЕ АГЕНЦІЯ ЗВ'ЯЗКУ

Федеральне державне освітнє бюджетна установавищої професійної освіти

«Санкт-Петербурзький державний університеттелекомунікацій ім. проф. -Бруєвича»

НАКАЗ

«___» 2013 р. №___________

Санкт-Петербург

Про вдосконалення порядку документообігу

З метою вдосконалення порядку документообігу Університету та посилення виконавської дисципліни приказу:

2. Затвердити перелік посадових осіб, відповідальних за внутрішній електронний документообіг за підрозділами (ЦФО) Університету, а також адреси електронної пошти, які використовуються підрозділами для отримання (відправлення) інформації в рамках внутрішнього документообігу відповідно до додатка №2 до цього наказу.

3. Затвердити відповідно до додатка № 3 до цього наказу:

· перелік посадових осіб Університету, відповідальних за зовнішній електронний документообіг за напрямами діяльності, а також адреси електронної пошти, які використовуються Університетом для отримання (надсилання) інформації з метою зовнішнього документообігу;

· перелік посадових осіб Університету, відповідальних за своєчасність підготовки та якість електронних документівза напрямами діяльності, що надсилаються на адресу зовнішніх користувачів.

4. Затвердити термін опрацювання електронного документа підрозділами – одержувачами не більше 1 робочого дня з дати його розсилки.

5. Проректору з інформатизації у строк до 01.03.2013 р. забезпечити:

· Розміщення на сайті Університету електронного шаблону листа розсилки для розпорядчих та нормативних документівУніверситету на паперових носіях;

· Перелік адрес електронної пошти, затверджених цим наказом з метою вдосконалення електронного документообігу;

· Видання ключів доступу до новостворених поштових скриньок посадовим особам, відповідальним за електронний документообіг;

6. Начальнику адміністративно-кадрового управління забезпечити проведення актуалізації переліків посадових осіб, відповідальних за електронний документообіг, не рідше ніж один раз на місяць.

7. Проректорам, керівникам структурних підрозділівпочинаючи з 01.03.2013 р. забезпечити дотримання порядку розсилки та опрацювання документів відповідно до цього наказу.

8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Ректор професор

Проект наказу вносить:

Проректор з економіки та розвитку

ПОГОДЖЕНО:

Проректор з інформатизації

Проректор з безпеки

Начальник адміністративно-кадрового управління

1. Ввести з 1 червня 2012 року у виконавчих органах державної влади Тюменської області та з 1 квітня 2016 року у державні установиТюменській області в експлуатацію систему електронного документообігу та діловодства (далі - СЕД) як єдину офіційну інформаційну систему, що використовується для організації електронного документообігу та діловодства у виконавчих органах державної влади Тюменської області та в державних установах Тюменської області, та затвердити Положення про інформаційну систему "Система електронного документообігу та діловодства" згідно з додатком N 1 до цього розпорядження.

(в ред. , , від 29.11.2017 N 1415-рп)

2. Визначити Департамент інформатизації Тюменської області уповноваженим органом з організаційного та методологічного забезпечення роботи користувачів СЕД.

(У ред. Постанови Уряду Тюменської області від 25.03.2016 N 120-п)

3. Визначити Державну казенну установу Тюменської області "Центр інформаційних технологій Тюменської області" Оператором СЕД.

(У ред.)

4. Керівникам виконавчих органів державної влади Тюменської області, керівникам державних установ Тюменської області:

(У ред. , Постанови Уряду Тюменської області від 25.03.2016 N 120-п)

Забезпечити застосування СЕД у внутрішньому документообігу органу, а також документообіг між виконавчими органами державної влади Тюменської області та державними установами Тюменської області;

(у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 17.03.2014 N 347-рп, постанови Уряду Тюменської області від 25.03.2016 N 120-п)

До 1 серпня 2016 року внести зміни до локальних актів, що встановлюють порядок оформлення, обробки та зберігання документів;

(абзац введено)

Не допускається створення в СЕД електронного документа, що містить інформацію, доступ до якої обмежений федеральними законами, регіональними нормативними та ненормативними правовими актами;

(абзац запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 21.06.2016 N 670-рп; у ред.)

Забезпечити використання типових маршрутів, розроблених у СЕД, відповідно до Правил використання інформаційної системи "Система електронного документообігу та діловодства" згідно з додатком до Положення про інформаційну систему "Система електронного документообігу та діловодства" у діяльності виконавчих органів державної влади Тюменської області;

(У ред.)

Визначити перелік посад, заміщення яких передбачає здійснення обробки персональних даних чи здійснення доступу до персональних даних;

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2017 N 1120-рп)

До 01 січня 2018 року затвердити номенклатуру справ, забезпечити її внесення до СЕД для організації процесу зберігання зазначених документів у СЕД;

(абзац запроваджено ; у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

Внести необхідні зміни до посадових регламентів та трудових договорів користувачів СЕД у зв'язку з введенням її в експлуатацію;

(У ред. Постанови Уряду Тюменської області від 25.03.2016 N 120-п)

Забезпечити повідомлення Оператора СЕД про необхідність додавання, виключення користувачів СЕД протягом 5 робочих днів із дня призначення, звільнення відповідних користувачів;

(У ред. розпоряджень Уряду Тюменської області від 27.09.2017 N 1120-рп, від 29.11.2017 N 1415-рп)

При здійсненні документообігу виключити витребування та подання документів на паперовому носії з дати, встановленої у пункті 1 цього розпорядження, або з дати приєднання до СЕД органів, установ чи організацій.

(абзац запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2017 N 1120-рп; у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

5. З метою здійснення електронному виглядіза допомогою СЕД документообігуміж органами влади та державними установами Тюменської області рекомендувати територіальним органам федеральних органів державної влади у Тюменській області та органам місцевого самоврядування Тюменської області розглянути питання про укладання з Оператором СЕД угод про приєднання до СЕД.

(п. 5 у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2017 N 1120-рп)

6. Рекомендувати територіальним органам федеральних органів державної влади у Тюменській області та органам місцевого самоврядування Тюменської області використовувати при обміні електронними документами в системі електронного документообігу та діловодства формат OpenDocument Format відповідно до ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 чи PDF/A.

(п. 6 введено розпорядженням Уряду Тюменської області від 21.06.2016 N 670-рп; у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 09.07.2018 N 826-рп)

7. При здійсненні документообігу між виконавчими органами державної влади Тюменської області, державними установами Тюменської області та органами місцевого самоврядування, які уклали угоди, зазначені у пункті 5 цього розпорядження, витребування та подання документів на паперовому носії не допускається.

(п. 7 у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

8. Рекомендувати державним органам Тюменської області, органам місцевого самоврядування Тюменської області та підвідомчим їм організаціям, які уклали угоду про організацію інформаційної взаємодії відповідно до Регламенту, розміщеного на сайті Оператора СЕД, при здійсненні документообігу з виконавчими органами державної влади Тюменської області та підвідомчими ним організаціями здійснювати витребування та подання документів на паперовому носії з дати укладання зазначеної угоди.

(п. 8 у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

9. Затвердити Порядок комплектування, обліку, зберігання та використання електронних документів у виконавчих органах державної влади Тюменської області (далі - Порядок) згідно з додатком N 2 до цього розпорядження.

(п. 9 введено)

10. Департаменту інформатизації Тюменської області забезпечити доопрацювання СЕД, що забезпечує комплектування, облік, зберігання та використання електронних документів виконавчого органу державної влади до 01.01.2019.

(п. 10 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

11. Департаменту інформатизації Тюменської області, Управлінню у справах архівів Тюменської області забезпечити тестування СЕД щодо комплектування електронними документами архіву електронних документів з 01.01.2018 по 30.06.2018.

(п. 11 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

12. Виконавчим органам державної влади Тюменської області з 01.07.2018 забезпечити комплектування електронними документами архіву електронних документів відповідно до затвердженого цим розпорядженням Порядку.

(п. 12 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

Губернатор області
В.В.ЯКУШЕВ

Додаток N 1. Положення про інформаційну систему "Система електронного документообігу та діловодства"

Додаток N 1
до розпорядження Уряду
Тюменської області
від 23 квітня 2012 р. N 636-рп

Інформаційна система "Система електронного документообігу та діловодства" (ІВ "СЕД") - автоматизована інформаційна система, що забезпечує створення електронних документів та електронних копій документів, управління ними, їх зберігання та доступ до них, а також реєстрацію документів.

Оператор ІВ "СЕД" - уповноважена організація, що забезпечує технологічний та консультативний супровід СЕД, підтримання СЕД у робочому стані, а також її функціональний розвиток.

Учасник ІС "СЕД":

Виконавчі органи державної влади Тюменської області, державні унітарні підприємства, державні установи та автономні некомерційні організації Тюменської області, координацію, регулювання та контроль фінансово-господарської діяльності яких здійснюють виконавчі органи державної влади Тюменської області;

Інші державні органи влади, органи місцевого самоврядування, муніципальні унітарні підприємства, муніципальні установи та автономні некомерційні організації, координацію, регулювання та контроль фінансово-господарської діяльності яких здійснюють органи місцевого самоврядування Тюменської області, та інші суб'єкти господарювання, що приєдналися до ІС " угоди про організацію інформаційної взаємодії відповідно до Регламенту, розміщеного на сайті Оператора ІС "СЕД".

Користувач ІВ "СЕД" - співробітник Учасника.

Документообіг - рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправлення.

Діловодство - діяльність, що забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними.

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає цілі, завдання, склад, функції ІВ "СЕД" та порядок її використання.

1.2. Система включає сукупність програмно-технічних засобів, що забезпечують автоматизацію процесів діловодства та документообігу між учасниками ІС "СЕД".

1.3. Джерела даних - відомості, що вносяться користувачами ІВ "СЕД" у межах компетенції під час здійснення процесів діловодства та документообігу.

2. Мета створення, склад, функції та завдання ІВ "СЕД"

2.1. Метою створення ІВ "СЕД" є автоматизація процесів діловодства та документообігу.

2.2. ІС "СЕД" є сукупністю підсистем і модулів у них, пов'язаних між собою. Склад підсистем та модулів підсистем визначається Уповноваженим органом виходячи з поставлених перед ним завдань, порядок підключення до підсистем визначається відповідно до Регламенту, розміщеного на сайті Оператора ІВ "СЕД".

	Підсистема СЕД	Модулі Підсистеми СЕД
	СЕД виконавчих органів державної влади Тюменської області	Канцелярія Управління договорами Швидка ідентифікація документів Управління відрядженнями Служба введення документів
	СЕД Підвідомчих установ Тюменської області, інших органів чи установ	Канцелярія Звернення громадян та організацій
	СЕД Органів місцевого самоврядування Тюменської області, підвідомчих їм організацій з використанням хмарних технологій	Канцелярія Звернення громадян та організацій
	СЕД Органів місцевого самоврядування Тюменської області, підвідомчих їм організацій з використанням робочої версії	Канцелярія Звернення громадян та організацій
	СЕД медичних установТюменської області	Канцелярія Звернення громадян та організацій
	Підсистема взаємодії із зовнішніми системами документообігу

(Таблиця в ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 17.05.2019 N 470-рп)

2.3. Основними функціями ІВ "СЕД" є автоматизація процесів діловодства та документообігу:

При взаємодії учасників ІВ "СЕД" як між собою, так і всередині учасників;

у виконанні доручень;

У виконанні міжвідомчих процесів.

2.4. Завданнями ІВ "СЕД" є:

Збирання, зберігання та обробка відомостей, що вносяться користувачами ІВ "СЕД" у рамках компетенції при здійсненні процесів діловодства та документообігу;

Автоматизація процесів діловодства та документообігу з метою оптимізації та скорочення трудовитрат користувачів під час здійснення своїх посадових (службових) обов'язків.

3. Учасники інформаційної взаємодії

3.1. Уповноважений орган забезпечує:

Організацію процесу розвитку, супроводу ІВ "СЕД";

Методологічний супровід роботи користувачів ІС "СЕД";

Розробку Регламенту підключення до підсистем ІВ "СЕД".

3.2. Оператор ІС "СЕД" забезпечує:

Розміщення ІВ "СЕД" у Центрі обробки даних Уряду Тюменської області;

Реалізацію та контроль заходів щодо захисту інформації, що міститься в ІВ "СЕД";

Проведення заходів, спрямованих на підтримку ІВ "СЕД", відповідно до вимог безпеки інформації;

Розвиває функціональні можливості та (або) формує потреби у розвитку ІВ "СЕД" та інформує про виникнення потреб у розвитку ІВ "СЕД" Уповноважений орган;

Підключення до ІС "СЕД" нових Учасників;

Розробку та публікацію на порталі Оператора ІВ "СЕД" (http://citto.ru) проекту Угоди про організацію інформаційної взаємодії при здійсненні електронного документообігу в Тюменській області та Регламенту підключення до підсистем ІВ "СЕД";

Обробку персональних даних з дотриманням принципів та правил, передбачених Федеральним законом від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональні дані".

(абзац запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 09.07.2018 N 826-рп)

3.3. Учасник ІС "СЕД":

Підключається до підсистем ІВ "СЕД" на підставі Угоди про організацію інформаційної взаємодії при здійсненні електронного документообігу у Тюменській області відповідно до Регламенту підключення до підсистем ІС "СЕД", за винятком виконавчих органів державної влади Тюменської області, державних унітарних підприємств, державних установ та автономних некомерційних організаційТюменській області, координацію, регулювання та контроль фінансово-господарської діяльності яких здійснюють виконавчі органи державної влади Тюменської області;

Вносить необхідні зміни до посадових регламентів (посадових інструкцій) та службових контрактів (трудових договорів) користувачів ІС "СЕД";

Визначає перелік посад, заміщення яких передбачає здійснення обробки персональних даних чи здійснення доступу до персональних даних;

Забезпечує повідомлення Оператора ІВ "СЕД" про необхідність додавання, виключення користувачів ІС "СЕД" протягом 5 робочих днів з дня призначення, звільнення відповідних користувачів;

Здійснює контроль за наявністю засобів захисту інформації на робочих місцях працівників, яким дозволено опрацювання документів, що містять персональні дані в ІВ "СЕД";

Виконує вимоги щодо забезпечення інформаційної безпеки, що висуваються Оператором ІВ "СЕД".

3.4. Користувач ІВ "СЕД":

Здійснює роботу в ІВ "СЕД" відповідно до правил, визначених цим Положенням та додатком до нього;

При обробці документів в ІВ "СЕД", що містять персональні дані, забезпечує їх достовірність та конфіденційність;

Надає можливість доступу до електронного документа або електронної копії документа, що створюється в ІС "СЕД" тільки тим користувачам ІС "СЕД", які мають до нього відповідне право доступу;

Виконує вимоги щодо забезпечення інформаційної безпеки, що висуваються Оператором ІВ "СЕД";

Повідомляє про всі інциденти, що виникають під час роботи в СЕД (з обов'язковим зазначенням контактної інформації), у службу підтримки Оператора ІС "СЕД" за адресою електронної пошти [email protected]або за телефонним номером, що визначається Оператором ІС "СЕД".

(У ред.)

Додаток. Правила використання інформаційної системи "Система електронного документообігу та діловодства"

додаток
до Положення про інформаційну систему
"Система електронного документообігу та діловодства"

1. Терміни та визначення

Архів - організація чи структурний підрозділ організації, що здійснює комплектування, облік, зберігання та використання архівних документів;

архівний документ - документ, який зберігається чи підлягає збереженню з його значимості для громадян, суспільства, держави;

вхідні документи - електронні, що надійшли, або документи на паперовому носії, у тому числі звернення громадян та організацій;

документ – зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати;

документ на паперовому носії - документ, виготовлений на паперовому носії, оформлений по загальним правиламділоводства та має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати;

одиниця обліку архівних документів - одиниця виміру кількості документів в архіві для відображення цієї кількості в облікових документах та архівних довідниках;

одиниця зберігання архівних документів - облікова та класифікаційна одиниця, що є фізично відокремленим документом або сукупністю документів, що має самостійне значення;

конвертування (електронних документів), конвертація (електронних документів) – процес переміщення електронних документів з одного носія на інший або з одного формату до іншого;

метадані - дані, що описують контекст, зміст, структуру документів, що забезпечують керування документами в інформаційній системі;

фонд користування (архіву) - сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів з метою запобігання їх зносу;

електронний документ - документ, створений та що зберігається в ІВ "СЕД" в електронній формі без попереднього документування на паперовому носії;

електронний документ, узгоджений електронним підписом, - документ, що має електронний підпис користувача ІВ "СЕД", уповноваженого на його погодження;

електронна справа - електронний документ або сукупність електронних документів та метаданих до них, сформовані відповідно до номенклатури справ;

електронна копія документа - копія документа на паперовому носії, створена в електронній формі, засвідчена електронним підписом користувача ІВ "СЕД", що вводить його в ІВ "СЕД";

електронний підпис - інформація в електронній формі, приєднана до електронного документа або іншим чином пов'язана з ним та що дозволяє ідентифікувати особу, яка підписала електронний документ.

Інші поняття використовуються у цих Правилах у значеннях, аналогічних використовуваним у федеральному законодавстві.

2. Створення електронних документів, електронних копій документів у ІВ "СЕД"

1. Електронні документи (електронні копії документів) оформляються відповідно до вимог інструкції з діловодства Учасника у форматі OpenDocument Format відповідно до ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 чи PDF/A, розмір яких має перевищувати 20 МБ.

2. Для підтвердження юридичної значущості електронних документів (електронних копій документів) використовується сертифікат ключа перевірки електронного підпису, виданий центром, що засвідчує Оператора ІС "СЕД", або центром, що засвідчує, що входить до єдиної системи засвідчувальних центрів в області електронної. цифровий підпис. Зберігання та використання ключів електронного підпису здійснюється згідно з регламентом засвідчувального центру, який видав сертифікат ключа перевірки електронного підпису.

3. Електронний документ, засвідчений електронним підписом, прирівнюється до документа на паперовому носії з власноручним підписом та має однакову з ним юридичну силу у разі якщо особа, яка завірила електронним підписом електронний документ, має право на підписання цього документа відповідно посадовому регламенту(посадової інструкції), службовому контракту (трудовому договору) та ідентично особі, зазначеній у сертифікаті ключа перевірки електронного підпису, сертифікат ключа перевірки електронного підпису дійсний на день перевірки дійсності зазначеного сертифіката, Оператором ІС "СЕД" підтверджується його підписання, умови використання сертифіката ключа перевірки електронного підпису включають функцію "цифровий підпис". Конфліктні ситуації, пов'язані з використанням електронного підпису, розбираються відповідно до регламенту центру, що посвідчує, який видав сертифікат ключа перевірки електронного підпису.

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

4. Створення електронних документів (електронних копій документів), що містять інформацію, доступ до якої обмежений федеральними законами, регіональними нормативними правовими актами та ненормативними правовими актами, не допускається.

5. Створювані електронні документи, які згідно з номенклатурою справ Учасника ІВ "СЕД" мають постійний термін зберігання або термін зберігання понад 10 років, а також електронні документи, які мають бути направлені в інші органи (організації, громадянам) у вигляді документа на паперовому носії, після завірення електронним підписом користувача, уповноваженого на завірення, виготовляються у вигляді документа на паперовому носії, який власноручно підписується тим користувачем, який завірив цей електронний документ електронним підписом. Для підтвердження відповідності документа на паперовому носії та електронного документа користувач, уповноважений на виготовлення документа, візує документ на паперовому носії власноручним підписом, за винятком випадків, коли користувач, який виготовив документ на паперовому носії, та користувач, уповноважений на папері, .

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

6. Створювані електронні документи, що підписуються Губернатором Тюменської області, які направляються у вигляді документа на паперовому носії, після їх погодження в ІС "СЕД" виготовляються у вигляді документа на паперовому носії консультантом Губернатора Тюменської області (далі - консультант Губернатора) Тюменської області. Після підписання Губернатором Тюменської області документа на паперовому носії консультант Губернатора Тюменської області засвідчує своїм електронним підписом електронний документ, ідентичний підписаному Губернатором Тюменської області.

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 29.11.2017 N 1415-рп)

3. Взаємодія з іншими учасниками ІС "СЕД"

1. Учасники, що підключилися до ІВ "СЕД", виключають дублювання у паперовому вигляді процесів діловодства та документообігу, доступних в ІВ "СЕД", крім документів, які згідно з номенклатурою справ, прийнятої у Учасника, належать до документів постійного терміну зберігання або терміну зберігання. 10 років.

2. Взаємодія Учасників ІВ "СЕД" з Тюменською обласною Думою здійснюється відповідно до умов угоди про організацію інформаційної взаємодії між Уповноваженим органом та Тюменською обласною Думою, розміщеними на сайті Оператора ІВ "СЕД".

3. Організація взаємодії ІВ "СЕД" із системою міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО) забезпечується Оператором ІВ "СЕД" відповідно до Вимог до організаційно-технічної взаємодії державних органів та державних організацій через обмін документами в електронному вигляді, визначеними Наказом Міністерства зв'язку та масових комунікацій РФ та Федеральної служби охорони РФ від 27 травня 2015 р. N 186/258.

4. Взаємодія Учасників ІВ "СЕД" з абонентами МЕДО здійснюється відповідно до інструкцій, розроблених Оператором ІВ "СЕД" та розміщених у ІВ "СЕД".

4. Перелік типових маршрутів, розроблених у ІВ "СЕД", для обов'язкового використання у діяльності виконавчих органів державної влади Тюменської області

1. Типовий маршрут "Узгодження документів"

1. Типовий маршрут "Узгодження документів".

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

Автоматизує процес погодження (візування) ініціативного документа, створюваного у виконавчих органах державної влади Тюменської області, від створення його ініціатором, погодження та до затвердження документа керівником, особою, яка його заміщає, зі створенням нової реєстраційно-контрольної картки реєстратором (у разі якщо потрібна реєстрація ініціативного) документа).

Учасниками процесу є співробітники виконавчих органів державної влади Тюменської області та підвідомчих установ.

Аналогічним чином здійснюється узгодження протоколу Губернатора Тюменської області, переліку доручень Губернатора Тюменської області, пропозицій план Губернатора Тюменської області, телеграми Губернатора Тюменської області.

2. Типовий маршрут "Узгодження нормативного правового акта (НПА) та ненормативного правового акта (ННПА)"

2. Типовий маршрут "Узгодження нормативного правового акта (НПА) та ненормативного правового акта (ННПА)".

Автоматизує процес узгодження проектів ухвал, розпоряджень Губернатора Тюменської області та Уряду Тюменської області, проектів адміністративних регламентів виконання державних функцій при здійсненні регіонального державного контролю(Нагляду), адміністративних регламентів надання державних послуг.

3. Типовий маршрут "Внесення змін до Переліку державних та муніципальних послугТюменської області"

3. Типовий маршрут "Внесення змін до Переліку державних та муніципальних послуг Тюменської області".

Автоматизує процес внесення виконавчими органами державної влади Тюменської області, які надають (виконують) Державні послуги(функції), змін до розділу "Перелік державних та муніципальних послуг Тюменської області" на Офіційному порталі органів державної влади Тюменської області.

4. Типовий маршрут "Порядок заміщення вакантних посад"

4. Типовий маршрут "Порядок заміщення вакантних посад".

Автоматизує процес узгодження заміщення вакантних посад, що утворилися у виконавчих органах державної влади Тюменської області, державних установ Тюменської області.

5. Типовий маршрут "Обмін завданнями між ІОГВ ТО, ОМСУ ТО та ПУ"

5. Типовий маршрут "Обмін завданнями між ІОГВ ТО, ОМСУ ТО та ПУ".

Автоматизує процес оперативної взаємодії між користувачами різних підсистем СЕД: "СЕД виконавчих органів державної влади Тюменської області", "СЕД Підвідомчих установ Тюменської області, територіальних органів федеральних органів державної влади в Тюменській області", "СЕД Органів місцевого самоврядування Тюменської області, підвідомчих їм організацій , сільських поселень".

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

6. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заява на відпустку"

6. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заява на відпустку".

Автоматизує процес узгодження (візування) та підписання заяв та наказів про надання відпустки, що створюються у виконавчих органах державної влади Тюменської області.

Типовий маршрут передбачає підготовку співробітником виконавчого органу державної влади Тюменської області в електронному вигляді заяви, вкладення її в завдання, створене ним за допомогою "Швидкий запуск", "Кадрові типові маршрути", "Заява на відпустку", підписання заяви електронним підписом (далі - ЕП ) та направлення його на погодження безпосередньому керівнику та (або) іншим посадовим особам, яким він підпорядковується згідно з посадовим регламентом (посадовою інструкцією).

При цьому погодження заяви про надання відпустки з юридичною службою, кадровою службою та бухгалтерією, а також з особами, на яких покладено виконання зазначених вище обов'язків, забороняється.

Після погодження заяви безпосереднім керівником заява автоматично надходить для роботи у кадрову службу (фахівцю, на якого покладено обов'язки щодо ведення). кадрового діловодства) на підготовку проекту наказу.

Потім проект наказу автоматично надходить на підпис керівнику виконавчого органу державної влади Тюменської області або іншій уповноваженій особі, якій керівником делеговано право підпису наказів про надання відпустки (далі - уповноважена особа). При цьому погодження наказу про надання відпустки з юридичною службою та бухгалтерією, а також з особами, на яких покладено виконання зазначених вище обов'язків, також забороняється.

Після підписання наказу про надання відпустки ЕП керівником виконавчого органу державної влади Тюменської області або уповноваженою ним особою він повертається до кадрової служби (фахівця, на якого покладено обов'язки щодо ведення кадрового діловодства) для реєстрації.

Зареєстрований наказ автоматично надходить співробітнику виконавчого органу державної влади Тюменської області для ознайомлення та до бухгалтерії (фахівця, на якого покладено обов'язки щодо ведення) бухгалтерського обліку) для нарахування та виплати відпускних.

Співробітники виконавчих органів державної влади Тюменської області, яким оформлено допуск до відомостей, що становлять державну таємницю, у разі виїзду у відпустку за межі Російської Федераціїу процесі запуску заяви про надання відпустки на погодження у графі "Відпустка за кордоном" обирають "Так", у цьому випадку запуститься процес погодження виїзду за кордон, передбачений розпорядженням Губернатора Тюменської області від 23.12.2016 N 98-р "Про порядок погодження виїзду за кордон осіб, які мають допуск до відомостей, що становлять державну таємницю".

7. Типовий маршрут (Майстер дій) "Робота з інформаційним ресурсом ІОГВ ТО"

7. Типовий маршрут (Майстер дій) "Робота з інформаційним ресурсом ІОГВ ТО".

Автоматизує процес актуалізації відомостей та документів у розділах Інформаційного ресурсу виконавчих органів державної влади Тюменської області, створеного відповідно до розпорядження Уряду Тюменської області від 13.05.2013 N 715-рп "Про Інформаційний ресурс виконавчих органів державної влади Тюменської області".

8. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заявка на бронювання"

8. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заявка на бронювання".

Автоматизує процес узгодження заявок на бронювання залів засідань, розміщених у будинках виконавчих органів державної влади Тюменської області.

9. Типовий маршрут "Узгодження переліку Доручень Губернатора"

9. Типовий маршрут "Узгодження переліку Доручень Губернатора".

Автоматизує процес узгодження переліку Доручень Губернатора Тюменської області із зацікавленими виконавчими органами державної влади Тюменської області та їхнього обліку в Апараті Губернатора Тюменської області.

10. Типовий маршрут "Узгодження Пропозицій до Плану Губернатора"

10. Типовий маршрут "Узгодження Пропозицій до Плану Губернатора".

Автоматизує процес узгодження Пропозицій до Плану Губернатора Тюменської області всередині виконавчого органу державної влади Тюменської області та з Апаратом Губернатора Тюменської області.

11. Типовий маршрут "Узгодження Протоколу Губернатора"

11. Типовий маршрут "Узгодження Протоколу Губернатора".

Автоматизує процес узгодження Протоколу Губернатора Тюменської області із заінтересованими виконавчими органами державної влади Тюменської області та їх обліку в Апараті Губернатора Тюменської області.

12. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження телеграми Губернатора"

12. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження телеграми Губернатора".

Автоматизує процес узгодження телеграми із зацікавленими особами, що спрямовується від імені Губернатора Тюменської області.

13. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження наказу про прийом"

13. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження наказу про прийом".

(У ред. Розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

Автоматизує процес погодження наказу про призначення у виконавчому органі державної влади Тюменської області, а також створення облікового запису для призначеного на посаду державної цивільної службидержавного цивільного службовця (далі - співробітник) у системі електронного документообігу та діловодства та системі електронної пошти Уряду Тюменської області, виготовлення службового посвідчення співробітнику, випуску картки (електронного пропуску) та його обліку у списках співробітників, що підлягають направленню на диспансеризацію.

Типовий маршрут передбачає підготовку кадровою службою (фахівцем, на якого покладено обов'язки щодо ведення кадрової роботи у виконавчому органі державної влади Тюменської області) в електронному вигляді наказу про призначення та направлення його на підпис керівнику виконавчого органу державної влади Тюменської області або іншій уповноваженій ним особі (далі - уповноважена особа).

Після підписання наказу про призначення ЕП керівником виконавчого органу державної влади Тюменської області або уповноваженою ним особою він повертається до кадрової служби (фахівця, на якого покладено обов'язки щодо ведення кадрової роботи у виконавчому органі державної влади Тюменської області) для реєстрації.

Зареєстрований наказ одночасно автоматично надходить:

до служби технічної підтримки (ДКУ ТО "ЦИТТО") для створення облікового запису співробітника в системі електронного документообігу та діловодства та системі електронної пошти Уряду Тюменської області;

в Управління справами Уряду Тюменської області для виготовлення службового посвідчення співробітнику та випуску картки (електронної перепустки до будівель, де розташовуються виконавчі органи державної влади Тюменської області);

абзац виключено. - Розпорядження Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп;

співробітнику для ознайомлення та підготовки документів для отримання ЕП (у разі потреби), для надання фотографії до Управління справами Уряду Тюменської області для оформлення службового посвідчення;

до бухгалтерії (фахівця, на якого покладено обов'язки щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності у виконавчому органі державної влади Тюменської області) для обліку в роботі.

(п. 13 у ред. розпорядження Уряду Тюменської області від 25.12.2017 N 1569-рп)

14. Типовий маршрут (Майстер дій) "Надсилання законів до Тюменської обласної Думи" (Головне правове управління Уряду Тюменської області)

14. Типовий маршрут (Майстер дій) "Надсилання законів до Тюменської обласної Думи" (Головне правове управління Уряду Тюменської області).

Автоматизує процес узгодження проектів законів усередині Головного правового управління Уряду Тюменської області та Апарату Губернатора Тюменської області та підготовки їх до розгляду на Президії Уряду Тюменської області.

15. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження проектних документів"

15. Типовий маршрут (Майстер дій) "Узгодження проектних документів".

Автоматизує процес узгодження документів, які розробляються у рамках розпорядження Уряду Тюменської області від 19.12.2016 N 1475-рп "Про затвердження Порядку здійснення проектної діяльностіу Тюменській області": рішень про реалізацію проекту, паспорти обласного проекту, зведеного плану обласного проекту та підсумкового звіту про реалізацію обласного проекту.

16. Типовий маршрут (Майстер дій) "Оформлення службового завдання у відрядження"

16. Типовий маршрут (Майстер дій) "Оформлення службового завдання у відрядження".

Автоматизує процес оформлення службового завдання працівників виконавчих органів державної влади Тюменської області, які направляються у відрядження, відповідно до форми службового завдання, встановленої в постанові Губернатора Тюменської області від 16.06.2009 N 45 "Про порядок та умови відрядження державних цивільних службовців Тюменської області".

(п. 16 введено)

17. Типовий маршрут (Майстер дій) "Налаштувати заміщення"

17. Типовий маршрут (Майстер дій) "Налаштувати заміщення".

Автоматизує процес настроювання заміщення співробітників виконавчих органів державної влади Тюменської області без направлення заявки на технічну підтримку Уряду Тюменської області.

(п. 17 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

18. Типовий маршрут "Відгук на проект федерального закону з предметів спільного ведення"

18. Типовий маршрут "Відгук на проект федерального закону з предметів спільного відання".

Типовий маршрут призначений для виконавчих органів державної влади Тюменської області, відповідальних за розгляд проекту федерального закону та підготували відгук на проект федерального закону з предметів спільного ведення відповідно до розпорядження Уряду Тюменської області від 21.09.2011 N 1605-рп "Про порядок розгляду кореспонденції".

(п. 18 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

19. Типовий маршрут "Узгодження наказу щодо наповнення Порталу"

19. Типовий маршрут "Узгодження наказу щодо наповнення Порталу".

Типовий маршрут дозволяє виконавчим органам державної влади Тюменської області оперативно провести внутрішнє погодження наказу щодо наповнення Офіційного порталу органів державної влади Тюменської області та погодження з Департаментом інформатизації Тюменської області.

(п. 19 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

20. Типовий маршрут "Вибір та знищення архівних справ"

20. Типовий маршрут "Вибір та знищення архівних справ".

Знищення архівних справ у СЕД провадиться щорічно після проведення експертизи цінності документів, що не підлягають зберіганню. Знищенню підлягають усі справи, в яких минув встановлений термін зберігання. Для знищення архівної справи фахівець, відповідальний за ведення архівного діловодства, запускає до СЕД типовий маршрут, який автоматично формує список справ, що підлягають знищенню. Потім відбувається погодження обраного складу справ із відповідальним за ведення архівного діловодства та формування акта про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню (далі – Акт). Після цього Акт надходить на затвердження керівнику виконавчого органу державної влади Тюменської області, а Оператору системи надходить повідомлення про процедуру видалення, що має бути, з можливістю вказівки дати і часу старту видалення документів у СЕД. У встановлений час відбувається фізичне видалення файлів документів архівних справ, якщо документи, що видаляються, не пов'язані з архівними справами інших виконавчих органів державної влади Тюменської області, і формується звіт про видалення документів архівних справ. Наприкінці типового маршруту буде повідомлено учасників про завершення видалення.

(п. 20 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

21. Типовий маршрут (Майстер дій) "Аналіз довідок про доходи"

21. Типовий маршрут (Майстер дій) "Аналіз довідок про доходи".

Автоматизує процес передачі до Апарату Губернатора Тюменської області відомостей про необхідність перевірки довідок про доходи працівників виконавчих органів державної влади Тюменської області.

(п. 21 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 27.09.2018 N 1199-рп)

22. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заява на звільнення"

22. Типовий маршрут (Майстер дій) "Заява на звільнення".

Автоматизує звільнення співробітника виконавчого органу державної влади Тюменської області. Маршрут передбачає завантаження заяви на звільнення, подальше узгодження з безпосереднім керівником та керівником виконавчого органу державної влади Тюменської області. Потім типовий маршрут передбачає надходження завдання кадрову службу для підготовки наказу про звільнення співробітника. Також передбачено кнопку "Відкликати заяву на звільнення". У день настання звільнення типовий маршрут відправляє завдання у Технічну підтримкуУряди Тюменської області видалення облікових записів співробітника.

(п. 22 введено)

23. Типовий маршрут "Облік та контроль усунення виявлених уразливостей інформаційної безпеки"

23. Типовий маршрут "Облік та контроль усунення виявлених уразливостей інформаційної безпеки".

Цей типовий маршрут може ініціювати співробітник відділу інформаційної безпеки ДКУ ТО "ЦИТТО" у разі виявлення вразливостей в інформаційних системах виконавчих органів державної влади Тюменської області та їх підвідомчих установ для оповіщення адміністратора безпеки інформаційної системи, в якій виявлено вразливість. Забезпечує взаємодію між відділом інформаційної безпеки ДКУ ТО "ЦИТТО" та виконавчими органами державної влади Тюменської області та їх підвідомчими установами з питань усунення виявлених уразливостей, контролю усунення виявлених уразливостей.

(п. 23 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 17.05.2019 N 470-рп)

24. Типовий маршрут (Майстер дій) "Внесення змін до облікового запису працівника"

24. Типовий маршрут (Майстер дій) "Внесення змін до облікового запису працівника".

Цей типовий маршрут дозволяє працівнику виконавчого органу державної влади Тюменської області внести зміни до свого облікового запису щодо зміни підрозділу, посади, номера телефону та прикріплення нового сертифіката електронного підпису без звернення до Технічної підтримки Уряду Тюменської області.

(п. 24 запроваджено розпорядженням Уряду Тюменської області від 17.05.2019 N 470-рп)

Додаток N 2. Порядок комплектування, обліку, зберігання та використання електронних документів у виконавчих органах державної влади Тюменської області

Додаток N 2
до розпорядження Уряду
Тюменської області
від 23 квітня 2012 р. N 636-рп

I. Загальні положення

1.1. Даний Порядок комплектування, обліку, зберігання та використання електронних документів у виконавчих органах державної влади Тюменської області (далі – Порядок) розроблено з метою упорядкування та регламентації роботи зі зберігання, комплектування та обліку, використання офіційних управлінських електронних документів (далі – електронні документи) в архівах виконавчих органів державної влади Тюменської області (далі - органи влади) та визначає порядок передачі електронних документів до державних архівів.

1.2. Дія Порядку поширюється на електронні документи, які органами влади створюються, обробляються та зберігаються в ІВ "СЕД", та після завершення роботи з ними підлягають зберіганню у порядку та протягом строків, встановлених для аналогічних документів на паперовому носії.

ІІ. Комплектування архіву електронних документів

2.1. В органі влади створюється архів електронних документів до ІС "СЕД", що забезпечує управління архівними електронними документами.

Електронні документи щодо термінів зберігання поділяються на:

тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно);

тимчасового терміну зберігання (понад 10 років), у тому числі за особовим складом;

Постійний термін зберігання.

Електронні документи постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, у тому числі за особовим складом, включаються до складу архіву електронних документів органу влади.

Щороку не пізніше останньої декади грудня відповідальним за архів органу влади (далі - відповідальний за архів) до ІС "СЕД" вноситься номенклатура справ органу влади на черговий рік з обов'язковим зазначенням термінів зберігання справ, номерів статей відповідно до нормативних правових актів, що встановлюють термін зберігання документів.

Номенклатура протягом року може коригуватися до ІС "СЕД" відповідальним за архів.

Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до номенклатури справ органу влади.

Виконавець документа в органі влади під час підготовки електронного документа поміщає його в електронну справу шляхом вибору індексу справи згідно з номенклатурою справ органу влади.

До електронного архіву органу влади включаються електронні документи у форматі архівного зберігання PDF/A.

Конвертування у формат архівного зберігання PDF/A електронних документів постійного або тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання здійснюється автоматично в ІС "СЕД" відповідальним за архів.

Додатки до електронних документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, при конвертуванні у формат архівного зберігання PDF/A приєднуються до основного документа, утворюючи з ним один файл. З цією метою при розробці електронного документа всі додатки до нього включаються до одного файлу.

Об'ємні або важливі самостійне значення програми можуть зберігатися у складі електронної справи як самостійні електронні документи у разі, якщо формати файлів програм відрізняються від формату файлу основного документа. Зв'язок основного документа та документа-додатка забезпечується засобами ІВ "СЕД".

2.2. В архіві електронних документів в ІВ "СЕД" автоматично формуються:

Електронні справи постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, що є сукупністю контейнерів електронних документів або контейнером електронного документа, що містить контент та метадані електронного документа, файли електронних підписів та візуалізовану копію текстового електронного документа у форматі PDF/A;

Електронні справи тимчасового (менше 10 років) терміну зберігання, на які не потрібне складання описів електронних справ, документів та реєстрів документів (контейнерів електронних документів) електронної справи;

Річні розділи описів електронних справ, документів постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання органу влади;

Реєстри документів (контейнерів електронних документів) електронної справи на кожну електронну справу постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання.

В ІВ "СЕД" електронні справи формуються за річними розділами у хронологічному порядку згідно з номенклатурою справ органу влади.

Електронні справи описуються відповідно до пунктів 4.31, 4.32 розділу IV "Комплектування архіву організації документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами" Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджених наказом Міністерства культури Російської Федерації від 31.03.2015 N 526 (далі – Правила).

Не пізніше ніж через три роки після завершення формування електронної справи відповідальним за архів у ІВ "СЕД" формуються річні розділи описів електронних справ постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання за формами відповідно до додатків N 17, N 18, N 24 до Правил.

Допускається ведення електронної справи протягом трьох років, якщо виконання документів цієї справи ведеться більше рокуабо потрібен контроль за виконанням документів, що переходить на черговий рік. В цьому випадку при формуванні номенклатури справ на черговий рік відповідальний за архів у графі "Примітка" проставляє позначку "Перехід з... року". Справа вноситься до опису електронних справ постійного або тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання за роком його закладу.

Сформовані електронні справи постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, у тому числі за особовим складом, зберігаються в архіві електронних документів до ІС "СЕД" не більше трьох років після завершення формування електронної справи у діловодстві.

Сформовані електронні справи постійного терміну зберігання є фондом користування (архівом) органу влади, який підлягає передачі до державного архіву Тюменської області, джерелом комплектування якого є орган влади (далі - державний архів), спільно зі справами, сформованими із оригіналів документів на паперовому носії. Формування фонду користування виключає створення оригіналів документів на паперовому носії.

Електронні справи постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, у тому числі за особовим складом, передаються до архіву електронних документів органу влади щороку не пізніше ніж через три роки після завершення формування електронної справи у діловодстві в упорядкованому стані за описами електронних справ, документів та реєстрам документів (контейнерів електронних справ, документів) (додаток N 24 до Правил).

Описи електронних справ, документів постійного зберігання органу влади, роздруковані на паперовому носії, не пізніш як через три роки після завершення формування електронної справи у діловодстві направляються на розгляд та затвердження експертно-перевірочної комісії органу влади, уповноваженого у сфері архівної справи (далі - ЕПК) . Одночасно з цим описи електронних справ, документів з особового складу органу влади, роздруковані на паперовому носії, надсилаються на розгляд та погодження експертно-методичної комісії державного архіву.

(У ред. Постанови Уряду Тюменської області від 21.02.2018 N 56-п)

Першому річному розділу опису електронних справ, документів фонду відповідальним за архів органу влади присвоюється номер за аркушем фонду, всі наступні річні розділи вважаються за цим номером до завершення опису.

Не допускається надання описів електронних справ, документів однакових облікових номерів у межах одного фонду.

Наприкінці всіх примірників опису електронних справ, документів робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість що знаходяться на зберіганні одиниць зберігання, перший і останній номери одиниць зберігання за описом, зазначаються наявні пропуски номерів, літерні номери, одиниці зберігання, що вибули, та підставу вибуття.

Після кожного надходження чи вибуття електронних справ, документів складається новий підсумковий запис до опису електронних справ, документів, що підписується відповідальним за архів органу влади із зазначенням посади та дати складання.

Підсумковий запис складається до кожного річного розділу; крім того, до кожного наступного річного розділу, тому в наростаючому порядку складається зведений підсумковий запис.

Річні розділи опису на паперовому носії, які є закінченим описом, не підшиваються і переплітаються; вони зберігаються в архіві органу влади у папках.

Закінчений опис справ, документів має містити не більше 9999 одиниць зберігання.

Закінчений опис електронних справ, документів на паперовому носії разом із титульним листом та довідковим апаратом до неї полягає у твердій обкладинці, нумерується та підшивається або переплітається. Цей опис включається самостійним літерним номером справи до опису справ постійного зберігання за роком її відкриття, зберігається у справі фонду органу влади, служить науково-довідковим апаратом до документів фонду. У реєстрі описів, аркуші фонду органу влади проставляється відмітка про закриття опису, після чого до державного архіву надсилається повідомлення про закриття опису, про присвоєння закінченого опису електронних справ, документів літерного номера.

До державного архіву передаються три екземпляри опису електронних справ, документів постійного зберігання на паперовому носії, затверджені ЕПК, один екземпляр опису електронних справ, документів з особового складу на паперовому носії, а також по одному примірнику кожного опису електронних справ, документів в електронній формі (у якості робочого екземпляра).

2.3. Електронні документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно), сформовані в органі влади в електронні справи, зберігаються у ІВ "СЕД" до закінчення їх термінів зберігання.

Після закінчення терміну зберігання електронних документів в ІВ "СЕД", архіві електронних документів органу влади проводиться експертиза їх цінності з метою складання актів про виділення до знищення електронних документів, строки зберігання яких закінчилися (додаток N 21 до Правил). Акт формується автоматично в ІВ "СЕД" відповідальним за архів, який проводить експертизу акта, а після експертизи спрямовує його на затвердження керівнику органу влади.

Відбір електронних справ, документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) за відповідний період до знищення та складання акта про виділення їх до знищення провадиться щорічно одночасно із складанням описів на документи постійного та понад 10 років термінів зберігання.

Акт про виділення для знищення електронних документів, затверджений керівником органу влади, надсилається оператору ІС "СЕД" для знищення цих документів програмно-технічними засобами. Оператор ІВ "СЕД" проводить запис в акті про знищення електронних документів, що не підлягають зберіганню. Запис в акті включає підпис виконавця, який проводив видалення документів до ІС "СЕД", та дату видалення. Після видалення електронних документів акт, підписаний електронним підписом оператора ІС "СЕД", повертається до органу влади.

Знищення документів оператором ІВ "СЕД" без затвердженого акта заборонено. Акт про знищення відкладається у справу фонду органу влади на паперовому носії.

ІІІ. Облік електронних справ, документів

3.1. Обліку підлягають усі електронні справи, електронні документи та описи електронних справ, що зберігаються в архіві органу влади.

Облік провадиться шляхом присвоєння одиницям зберігання електронних документів облікових номерів, які є складовоюїхнього архівного шифру.

Архівний шифр одиниці зберігання - умовне позначення, яке присвоюється кожній одиниці зберігання електронних документів (електронної справи) з метою забезпечення її ідентифікації під час використання. Архівний шифр одиниці зберігання електронних документів включає такі елементи:

Номер фонду, до складу якого включено електронні документи;

номер опису електронних справ;

Номер одиниці зберігання електронних документів (електронної справи) щодо опису електронних справ.

Основною одиницею обліку електронних документів є одиниця зберігання – електронна справа.

При обліку електронних документів під одиницями виміру обсягу інформації приймаються байти чи мегабайти (Мб).

3.2. Відповідальний за архів на підставі:

Річний розділ опису справ, документів органу влади;

Акта про втрату документів (додаток N 6 до Правил);

Акта приймання-передачі архівних документів на зберігання (додаток N 20 до Правил);

Акта про виділення до знищення архівних документів, які не підлягають зберіганню (додаток N 21 до Правил);

Акта про непоправні пошкодження архівних документів (додаток N 22 до Правил)

вносить необхідні зміни до основного (обов'язкового) облікового документа архіву - аркуша фонду (додаток N 13 до Правил).

Зміни вносяться до реєстру описів (додаток N 19 до Правил) при надходженні нового опису або вибутті всіх одиниць зберігання, яке перебувало на зберіганні опису. Номер вибулого опису іншим описам справ, документів не присвоюється і залишається вільним.

В описі електронних справ документів зміни відображаються при кожному надходженні та (або) вибутті справ, документів, врахованих у даному описі.

Усі акти, що документують результати архівних робіт, включаються до справи фонду, що знаходиться на зберіганні в архіві органу влади.

Справа фонду поряд із документами, що відображають історію фонду та фондоутворювача, включає облікові документи, що характеризують зміни фонду.

IV. Зберігання електронних документів

4.1. До передачі електронних справ постійного строку зберігання на зберігання до державного архіву зберігання цих справ здійснюється в архіві електронних документів органу влади протягом строків відомчого зберігання.

Для забезпечення збереження електронних документів в архіві електронних документів органу влади оператором ІС "СЕД" виконуються заходи щодо інформаційної безпеки:

Захист електронних документів від впливу шкідливих комп'ютерних програм;

Захист електронних документів від несанкціонованого доступу до них.

Зберігання електронних документів в архіві електронних документів органу влади здійснюється в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень та шкідливих впливів довкілля. Нормативні умови зберігання електронних документів забезпечуються оператором ІС "СЕД".

V. Використання електронних справ, документів

5.1. Архів органу влади надає користувачам електронні документи, що не містять обмеженої інформації, а також пошукові дані електронних документів.

Доступ користувачів до електронних документів обмеженого доступу здійснюється з урахуванням вимог, встановлених чинним законодавством України та відповідними нормативними правовими актами.

5.2. Орган влади забезпечує:

Виконання запитів користувачів, зокрема соціально-правового характеру;

Видання екземплярів архівних електронних документів за запитами фізичних та юридичних осіб;

Видання архівних електронних документів у тимчасове користування до структурних підрозділів органу влади та сторонніх організацій.

VI. Передача електронних справ, документів на постійне зберігання

6.1. Підготовка та передача електронних документів, включених до складу Архівного фонду Російської Федерації, на постійне зберігання з органу влади до державного архіву здійснюється відповідно до Правил та за графіком державного архіву не раніше ніж через 10 років після завершення електронних справ у діловодстві. Допускається достроковий прийом документів Архівного фонду Російської Федерації на державне зберігання на прохання органів влади.

6.2. Прийом-передача електронних справ (фонду користування) до державного архіву здійснюється спільно з передачею справ на паперовому носії.

Адміністрація Санкт-Петербурга
ПРИМОРСЬКИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ РАЙОН
ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ

Про впровадження систем електронного документообігу
та діловодства

1. Покласти відповідальність за підготовку комп'ютерних засобівпідрозділів діловодства та локальної обчислювальної мережі (ЛВС) до впровадження систем електронного документообігу та діловодства (далі — СЕД) відповідно до вимог приватного технічного завдання(додаток N 1 до договору N 1008/25-2000 від 23 серпня 2000 року) та виконання заходів, що забезпечують технічну працездатність систем електронного діловодства, на начальника відділу інформаційних систем та баз даних управління економіки та міського замовлення Мірошник М.І.

2. Покласти відповідальність за проведення дослідної експлуатації систем, навчання працівників підрозділів діловодства, запровадження СЕД у підрозділах територіального управління начальника управління справами Гуляєва К.В.

3. Начальнику відділу інформаційних систем та баз даних управління економіки та міського замовлення Мірошник М.І. та начальнику управління справами Гуляєву К.В. спільно з генеральним виконавцем проекту ЄСЕД – ДП «Центр комп'ютерних розробок» забезпечити проведення дослідної експлуатації систем електронного діловодства, підготовку технічних засобів та проведення приймально-здавальних робіт із впровадження систем у промислову експлуатацію.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Глава територіального управління
Ю.Л.Осіпов

Текст документа звірений за:
офіційне розсилання

Орієнтовна форма наказу про впровадження системи електронного документообігу (підготовлено експертами компанії «Гарант»)

Наказ
про впровадження системи електронного документообігу

[ число місяць рік ]

З метою [ вписати потрібне ] наказую:

1. З [ число, місяць, рік] впровадити систему електронного документообігу [ найменування ] у [ найменування юридичної особи ].

2. [Посада, П.І.Б.] у строк до [число, місяць, рік] розробити та затвердити порядок електронного документообігу.

3. Відповідальним за ведення електронного документообігу призначити [посаду, П. І. О.].

4. [Посада, П. І. О.] організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів.

5. [Посада, П.І.Б.] внести до облікової політики [найменування юридичної особи] правила створення, отримання та зберігання електронних документів.

6. Відповідальними за формування та підписання електронних документів призначити [посаду, П.І.О.].

7. Наказ довести всіх структурних підрозділів організації.

8. Контроль за виконанням наказу покладаю на [посаду, П. І. О.].

З наказом ознайомлено:

[посада, підпис, ініціали, прізвище]

Орієнтовна форма наказу про впровадження системи електронного документообігу

Розроблено: Компанія «Гарант», червень 2016 р.

Актуальна версія документа, що Вас зацікавив, доступна тільки в комерційній версії системи ГАРАНТ. Ви можете придбати документ за 54 карбованці або отримати повний доступ до системи ГАРАНТ безкоштовно на 3 дні.

Якщо ви є користувачем інтернет-версії системи ГАРАНТ, ви можете відкрити цей документ прямо зараз або запросити по гарячій лінії в системі.

Нормативне забезпечення процесу впровадження СЕД

Отже, ви всерйоз замислилися про питання застосування СЕД. Ви на порозі довгого шляху, що складається з багатьох етапів: передпроектне обстеження, вибір програмного продукту, попереднє налаштування, навчання користувачів, досвідчена експлуатація, введення в промислову експлуатацію. Проте, щоб система електронного документообігу запрацювала «офіційно», потрібен відповідний паперовий документ. Сьогодні ми з вами розберемо всі етапи впровадження системи та розглянемо нормативні документи, які мають їх регламентувати.

Діяльність із запровадження СЕД для підприємства потрібно підкріпити розпорядчими документами. І чим чіткіше у наказах/розпорядженнях буде закріплено перелік необхідних заходів, порядок їх здійснення та відповідальність посадових осіб, які беруть участь у впровадженні, тим швидше та ефективніше здійснюватиметься робота щодо впровадження СЕД.

1. Передпроектне обстеження, вибір програмного продукту.

У розпорядчому документі (як правило, це наказ), що видається керівництвом на першому етапі впровадження, міститься обґрунтування необхідності впровадження СЕД, а в тексті вказується відповідальна особа або кілька осіб, які повинні:

Визначити якими силами буде впроваджуватися система (власними чи із залученням підрядника робіт);

Визначити генерального підрядника робіт;

Визначити приблизний масштаб впровадження та запланований бюджет.

Результатом роботи за вищевказаним наказом найчастіше виступає опрацьована з обох сторін комерційна пропозиція.

2. Створення робочої групита затвердження плану-графіка робіт.

Після того, як програмний продукт та підрядник робіт обрано, необхідно створити розпорядчий документ, в якому буде визначено:

Керівник групи із впровадження з боку замовника;

склад робочої групи;

Завдання щодо підготовки плану-графіка робіт, залучення до роботи інших фахівців, задіяних у впровадженні СЕД (підготовка технічного оснащення, інформаційного та програмного забезпечення тощо).

Надалі необхідно буде видати наказ про затвердження плану-графіка робіт із впровадження СЕД. З урахуванням цього плану проходять усі наступні етапи застосування.

3. Затвердження списку користувачів та визначення адміністратора системи.

У розпорядчих документах обов'язково має бути закріплений список користувачів СЕД, а також графік навчання. Графік навчання може бути закріплений самостійним наказом/розпорядженням. Цей наказ допоможе регламентувати процес проведення навчання користувачів на підприємстві.

Наступний наказ містить інформацію про призначення адміністратора системи — це особливий користувач, який забезпечує і контролює роботу інших користувачів системи; він повинен виконувати роботу з виявлення виправлення помилок користувачів, доповнення та зміни НСІ (нормативно-довідкової інформації).

4. Запуск системи в дослідну та промислову експлуатацію.

Зазвичай після або в процесі навчання користувачів відбувається запуск системи в дослідну експлуатацію. У спеціальному наказі про введення системи у дослідну експлуатацію має бути зазначено:

Строки проведення дослідної експлуатації;

Перелік підрозділів (робочих місць);

Терміни їх оснащення програмними та апаратними засобами;

Відповідальних за проведення дослідної експлуатації у підрозділах.

У цьому наказі може міститися вказівку про затвердження тимчасового регламенту (правил, порядку) роботи з СЕД.

Після проведення дослідної експлуатації необхідно підготувати перелік пропозицій чи рекомендацій щодо переходу на СЕД, які, як правило, у разі, якщо пропозиції підготували співробітники організації замовника оформлюються у вигляді внутрішнього службового документа. У цьому документі вказується інформація про проблеми, що виникли в процесі дослідної експлуатації, а також пропозиції щодо доналаштування системи.

Після виконання всіх розбіжностей та доналаштувань система електронного документообігу приймається в промислову експлуатацію, що фіксується окремим наказом, в якому має бути зазначено:

склад функцій СЕД або її частин, технічних та програмних засобів, що приймаються у промислову експлуатацію;

список посадових осіб та перелік підрозділів організації-замовника, відповідальних за роботу СЕД;

порядок та строки запровадження нових форм документів (при необхідності);

порядок та строки переведення персоналу на роботу в умовах функціонування СЕД.

Після закінчення робіт із введення в промислову експлуатацію необхідно внести зміни до локальних нормативних актів (посадові інструкції, положення, що регулюють роботу з документами тощо). В інструкції мають бути враховані нововведення, пов'язані з використанням СЕД на підприємстві. Правильне оформлення таких змін у документах ми з вами розберемо у наступних статтях.

Наказ на використання сід

Впровадження будь-якої системи електронного документообігу має власну специфіку. Вона полягає у трудомістких підготовчих роботах, спрямованих на створення оптимальних умов застосування засобів автоматизації. Освоїти нову професійну сферуспеціалістам із впровадження систем документообігу допоможуть методичні матеріали. Йдеться про документаційне забезпечення управління.

Підготовка до автоматизації документообігу часто виливається у самостійний консалтинговий проект, під час якого ведеться постановка документообігу у компанії та підготовка процесів до включення до нової інформаційної системи.

На підготовчому етапі слідує:

• провести аудит процесів роботи з документами та оцінити поточну ситуацію;
• виявити потреби керівництва та проблеми, які виникають у співробітників у процесах роботи з документами;
• залежно від потреб керівництва та виявлених проблем внести зміни до чинної системи або запропонувати принципово нову системуорганізації документообігу;
• регламентувати роботу з документами: підготувати пакет нормативних документів, який закріпить правила роботи з документами, встановить правове поле для роботи у системі електронного документообігу.

Консалтинговий проект підготовки до автоматизації документообігу має низку особливостей.

По-перше, частка консалтингу в проектах впровадження систем електронного документообігу досить висока, і підготовчий етап має істотний вплив на ефективність впровадження.

По-друге, консалтинговий проект знаходиться на стику двох предметних областей – документаційного забезпечення управління та інформаційних технологій (ІТ). Тому для успішного проходження такого проекту потрібні спеціальні знання, Якими фахівці з впровадження часто не володіють.

По-третє, російське діловодство має сильні традиції та глибоке коріння, що також впливає на автоматизацію процесів роботи з документами.

Виходячи з особливостей консалтингового проекту можна скласти портрет кваліфікованого консультанта. Такий фахівець володіє предметною сферою документаційного забезпечення управління та вміє говорити зі спеціалістами у галузі діловодства однією професійною мовою. При цьому він знає функціональні можливості системи електронного документообігу, що впроваджується, і добре володіє методиками обстеження та опису бізнес-процесів.

З професійного портретаконсультанта випливає закономірне питання, де знайти такого консультанта?

Допомога розробника

Фірма «1С» - розробник системи «1С:Документообіг» підійшла до вирішення цієї проблеми системно та ґрунтовно. Було відкрито новий напрямок діяльності - методичний супровід проектів впровадження програм електронного документообігу. На сьогодні намітилося два напрямки методичної роботи:

1. Розробка готових методик постановки документообігу та обстеження підприємства.
2. Навчання роботі за готовими методиками.

У рамках розроблення готових методик постановки документообігу та обстеження підприємства створено методичний продукт «Комплект нормативних документів. Методика постановки діловодства та документообігу». Продукт випускається у двох версіях, орієнтованих різні сегменти бізнесу. Кожен комплект документів пов'язаний з можливостями певної версії програми «1С:Документообіг».

На підтримку методичного продукту запущено дводенний навчальний курс «Підготовка до автоматизації документообігу». Навчальний курс містить основи діловодства та роз'яснення щодо того, як працювати з комплектами нормативних документів. У ході навчання слухачі працюють із прикладами документів, навчаються оцінювати діючі локальні нормативні акти, які регулюють роботу з документами, формулювати зауваження до них та складати нові документи різних видів.

Методичний продукт «Комплект нормативних документів», за своєю суттю, є готовою технологією, а не підручником з діловодства. Це збірка локальних нормативних актів щодо організації діловодства, у яких усі процеси прив'язані до програми «1С:Документообіг». Комплект допомагає в стислий термін підготуватися до впровадження: організувати діловодство в компанії. І, що важливо, комплект документів вимагатиме лише незначного доопрацювання на впровадженні з урахуванням галузевої специфіки компанії. За оцінкою експертів, обсяг такого доопрацювання не перевищує 30%.

Нормативні документи

Склад комплекту документів:

• Наказ "Про запуск у дослідну/промислову експлуатацію системи електронного документообігу".
• Наказ «Про роботу у системі електронного документообігу.
• Положення про діловодство та документообіг.
• Положення про службу документаційного забезпечення управління.
• Посадові інструкції працівників служби документаційного забезпечення управління (або посадова інструкціясекретаря-діловода для невеликих компаній).
• Положення про роботу з розпорядчими, договірними та регламентними документами
• Положення про роботу з організаційно-розпорядчими документами.
• Положення про роботу із договірними документами.
• Положення про роботу із регламентними документами.
• Альбом уніфікованих форм документів, що включає 26 шаблонів та 8 бланків документів.

Зупинимося докладніше кожному з нормативних документів.

Наказ «Про запуск у дослідну/промислову експлуатацію системи електронного документообігу»містить доручення:

• прийняти в експлуатацію систему електронного документообігу;
• забезпечити надання доступу до системи електронного документообігу;
• провести навчання працівників роботі у системі електронного документообігу.

Наказ розмежовує зони відповідальності між службою документаційного забезпечення управління та ІТ щодо експлуатації системи електронного документообігу. Наказ поширюється усім співробітників організації та зобов'язує їх працювати у новій інформаційної системі.

Наказ «Про роботу у системі електронного документообігу»встановлює правове поле для роботи з електронними документами: прирівнює дії працівників у системі електронного документообігу до дій, що здійснюються у рамках паперового документообігу. До таких дій належать:

• доручення, що видаються у рамках системи електронного документообігу;
• візування документів;
• коментарі, судження, висновки, які розміщуються в інформаційній системі до проектів документів;
• ознайомлення працівників, проведених засобами електронного документообігу;
• делегування повноважень щодо виконання документів та розгляду проектів документів.

Положення про діловодство та документообіг, включене до складу комплекту документів, складено у суворій відповідності Методичним рекомендаціям щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджені Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76).

• покроковий опис усіх етапів підготовки та проходження документів;
• рекомендований склад документів організації;
• правила поточного та архівного зберігання;
• дії конкретних виконавців у системі електронного документообігу.

Положення спрямоване забезпечення юридичної сили тих документів, які створюватимуться у межах інформаційної системи, і навіть на автоматизацію процесів документообігу.

Одним із критеріїв юридичної сили є оформлення документа в установленому порядку. Тому положення документа спрямовані на створення умов працівникам організації для можливості правильного вибору виду документа для конкретної ділової ситуації та правильного його оформлення, а саме:

• приведення документів до однаковості (створення шаблонів документів на основі уніфікованих текстів);
• скорочення кількості видів документів, що використовуються (уніфікація видів документів).

У Положенні зазначено всі операції, виконання яких потрібно проводити у програмі електронного документообігу (рис. 1). Це значно спростить адаптацію працівників до нової інформаційної системи.

Мал. 1. Приклад операції, яку необхідно проводити у програмі електронного документообігу

Комплект документів містить готові нормативні акти, що регламентують діяльність служби документаційного забезпечення управління:

• Положення про службу документаційного забезпечення управління;
• Посадові інструкції працівників служби документаційного забезпечення управління.

Положення про службу документаційного забезпечення управліннязакріплює організаційну структуру, визначає зону відповідальності служби та містить докладний перелік завдань та функцій, що виконуються її співробітниками.

Запропонований перелік завдань та функцій є найбільш повним та має оптимальне поділ зон відповідальності між підрозділами служби документаційного забезпечення управління. За потреби завдання та функції можуть бути доповнені відсутніми або з переліку можуть бути видалені зайві.

У описі функцій є вказівки виконання процедур у програмі електронного документообігу (рис.2):

Мал. 2. Вказівки на виконання процедур у програмі електронного документообігу

Посадові інструкції працівників служби документаційного забезпечення управліннярозроблені відповідно до запропонованої організаційної структури підрозділу та закріплюють розподіл завдань та функцій між співробітниками. Крім того, посадові інструкції:

• конкретизують посадові обов'язкиспівробітників служби: містять детальний опис операцій, що виконуються;
• встановлюють кваліфікаційні вимогидо посад;
• є основою опису вакансій служби підбору персоналу;
• дозволяють новим співробітникам швидко освоїти посадові обов'язки.

Посадові інструкції також містять вказівки виконання операцій у програмі електронного документообігу (рис. 3):

Мал. 3. Вказівки на виконання операцій у програмі електронного документообігу

Під час підготовки до автоматизації документообігу слід звернути увагу до такі важливі напрями роботи, як розпорядча, договірна і внутрішня нормотворча діяльність.

Управлінська діяльність реалізується шляхом ухвалення управлінського рішення. У кожній організації приймається безліч управлінських рішень керівниками різного рівня. Всі ці рішення повинні мати такі характеристики, які забезпечують його раціональність, здійсненність, обґрунтованість, своєчасність, економічну ефективність.

Незважаючи на видиму множину прийнятих управлінських рішень, управлінська діяльність все ж таки характеризується повторюваністю управлінських функцій. Тому необхідно виділити однотипні управлінські функції та виробити їм єдині правила.

Добре працююча система прийняття управлінських рішень є критерієм ефективності управлінської діяльностів цілому.
Для організації єдиної системиприйняття управлінських рішень необхідно:

1. Сформувати правила прийняття управлінських рішень керівників різного рівня чи різних органів управління.
2. Автоматизувати процедуру прийняття управлінського рішення та контроль його виконання.

Положення про роботу з організаційно-розпорядчою документацієюрегламентує процес прийняття управлінського рішення, як одноосібного, і колегіального.

• зробити правильний вибір виду розпорядчого документа;
• створювати розпорядчі документи за готовими шаблонами;
• перенести процеси проходження розпорядчих документів із типового положення до програми «1С:Документообіг 8»;
• організувати своєчасний та безперервний контроль виконання прийнятих рішень;
• організувати зберігання як електронних версій, і оригіналів розпорядчих документів на паперовому носії;
• забезпечити своєчасну актуалізацію розпорядчих документів;
• збудувати роботу колегіальних органів організації.

Договірна робота є пріоритетною більшість компаній. Якість організації договірної роботи визначає її ефективність. Положення про роботу з договірною документацієюспрямовано побудову системи управління договірної роботою і містить правила ведення договірної роботи, і навіть методику її автоматизації.

Дотримання вимог документа дозволить:

• готувати договірні документи за уніфікованими формами відповідно до прийнятих стандартів;
• скоротити час на погодження договорів за рахунок використання типових форм із заздалегідь узгодженими умовами та можливими відступами від цих умов;
• мінімізувати правові та комерційні ризики, пов'язані з невиконанням договірних зобов'язань або втратою документів

Одне з центральних місць у забезпеченні ефективності управління займають питання розробки, застосування, використання та супроводження регламентних документів. Вимоги до регламентації службової діяльності встановлюються стандартом ДЕРЖСТАНДАРТ Р 52294-2004 «Управління організацією. Електронний регламент адміністративної та службової діяльності».

Положення про роботу з регламентною документацієюпідтримує вимоги стандарту та містить правила створення регламентних документів, стандарти формування єдиної регламентної бази організації.

Положення встановлює централізований контроль підготовки регламентних документів та розміщення їх у єдиній регламентній базі, що робить нормотворчу роботу більш прозорою та системною.

Дотримання вимог документа дозволить:

• скоротити трудовитрати на розробку нових регламентних документів;
• гарантувати відповідність новостворених регламентних документів регулювальному середовищу;
• мінімізувати ризики, пов'язані з відсутністю регламентуючої документації або їх неактуальністю, недоступністю або складністю викладу;
• створити платформу для внутрішнього навчання співробітників їхнім функціональним обов'язкам;
• скоротити час пошуку нормативних документів.

Таким чином, використання готових комплектів нормативних документів скорочує час на підготовку до автоматизації документообігу, дозволяє побудувати діловодство організації відповідно до чинних нормативно-методичних вимог, а також задає єдиний корпоративний стандарт роботи з документами в організації. Прив'язка всіх нормативних документів комплекту до програми електронного документообігу робить менш болісною адаптацію співробітників до роботи у новій програмі, а самі дії у системі - ефективнішими.

Наказ та розпорядження: процедура видання на підприємстві

Процедура видання наказів та розпоряджень складається з окремих етапів, що здійснюються у певній послідовності. Починати статтю із безпосереднього розгляду даних етапів було б неправильно. Спочатку потрібно визначити основне призначення наказу та розпорядження, виявити подібності та відмінності, які існують між цими видами документів.

Наказ і розпорядження: у чому схожість та відмінності

Відразу слід зазначити, що наказ та розпорядження належать до розпорядчих документів 1 , що видаються в умовах одноосібного ухвалення рішення. У таких умовах влада з усіх питань управління на підприємстві загалом належить його керівнику, а з питань управління усередині структурного підрозділу – керівнику відповідного рівня.

Доручення та рішення, що містяться в тексті наказу або розпорядження, можуть бути спрямовані на:

● вдосконалення організаційної структурипідприємства;

● вибір засобів та способів здійснення основної (або виробничої) діяльності підприємства;

● забезпечення підприємства фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами;

● затвердження організаційних документів та змін до них тощо.

У цьому слід зазначити, що доручення і рішення, які у наказах чи розпорядженнях, обов'язкові виконання всіма чи певними співробітниками підприємства.

А тепер постараємося виявити відмінності між видами документів, які ми розглядаємо.

Наказ - Це правовий акт, що видається керівником підприємства (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності з метою вирішення основних та оперативних завдань, що стоять перед підприємством.

Розпорядження 2 – це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального органу, з метою вирішення оперативних питань; як правило, має обмежений термін дії та стосується вузького кола посадових осіб та громадян.

В даний час на практиці відомо кілька підходів, які визначають, у яких випадках мають створюватися накази, а яких – розпорядження.

1.на невеликих підприємствах, де право підпису розпорядчих документів має лише керівник (або за його відсутності – виконувач обов'язків керівника), накази видаються за основними завданнями (наприклад, за завданнями основної діяльності підприємства, завданнями вдосконалення організаційної структури тощо), а розпорядження – з оперативних питань та питань інформаційно-методичного характеру(наприклад, з питань залучення до роботи у вихідні та святкові дніу зв'язку з виробничою необхідністю, з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій тощо).

2.Другий підхід прийнятний для середніх та великих підприємств,де правом підпису розпорядчих документів має як керівник підприємства, а й керівники структурних підрозділів. В цьому випадку керівник підприємства видає накази,які поширюються на все підприємство загалом, а керівники структурних підрозділів видають розпорядження,чиї дії зазвичай поширюється лише на підлегле даному керівникуструктурний підрозділ.

Накази та розпорядження поділяються на три підвиди:

● щодо основної діяльності;

● за особовим складом;

● з адміністративно-господарських питань.

Етапи видання наказів та розпоряджень

У процедурі видання наказів та розпоряджень можна виділити вісім етапів 3:

1. Ініціювання видання наказу чи розпорядження.

2. Збір та аналіз інформації для підготовки проекту документа.

3. Підготовка проекту наказу чи розпорядження.

4. Погодження проекту документа.

5. Доопрацювання проекту наказу чи розпорядження за зауваженнями узгоджувачів.

6. Підписання наказу чи розпорядження.

7. Реєстрація наказу чи розпорядження.

8. Доведення наказу чи розпорядження до виконавців.

Наведені вище етапи виконуються послідовно, від першого етапу до восьмого, крім того, п'ятий етап може взагалі бути відсутнім, якщо на етапі узгодження не виникне жодних зауважень до проекту документа.

Розглянемо кожен етап окремо.

Ініціювання видання наказу чи розпорядження

Проекти наказів та розпоряджень можуть готуватися у таких випадках:

● на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програми);

● за дорученням керівництва підприємства;

● з ініціативи керівників структурних підрозділів чи підвідомчих підприємств, а також окремих спеціалістів.

Обґрунтування необхідності видання наказу чи розпорядження може викладатися у доповідній записці, довідці аналітичного чи інформаційного змісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Ці документи виступають як ініціюючі рішення.

ТОВ «Новобудрегіон-А» отримує лист-повідомлення від розробника програмного забезпечення ВАТ «Технології 21 століття» про вихід нової версії програмного продукту зі складського обліку «Склад+», а також CD-диска з модулем оновлення та інструкцією з оновлення.

Отримавши цей лист, керівник ТОВ «Новобудрегіон-А» виносить резолюцію, в якій доручає завідувачу складу Степанову О.В. проаналізувати нові можливості системи автоматизації складського обліку та доповісти про необхідність переходу на нову версію програми.

Степанов А.В. готує доповідну записку, адресовану генеральному директору, в якій повідомляє, що перехід на нову версію системи дозволить ефективніше організувати роботу з обліку товару та підвищити оперативність роботи персоналу.

Вивчивши цю доповідну записку, генеральний директорстворює нову резолюцію, в якій доручає підготувати проект наказу про введення в експлуатацію нової версії системи автоматизації складського обліку.

Тобто у цій ситуації ініціюючими документами для видання наказу стали лист ВАТ «Технології 21 століття» та службова записка завідувача складу Степанова О.В. З цих документів керівник підприємства віддав доручення підготовку проекту наказу.

Збір та аналіз інформації для підготовки проекту наказу чи розпорядження

Даний етап передбачає насамперед збір та аналіз об'єктивної, достатньої та своєчасної інформації, необхідної для вироблення управлінського рішення, яке згодом буде відображено у наказі, що видається, або розпорядженні.

Джерелами інформації можуть бути:

● законодавчі акти та нормативна документація;

● поточна документація організації;

● документи, що надходять з інших організацій;

● публікації у періодичному друку;

● наукові матеріали та ін.

Підсумком збору та аналізу інформації є вироблення управлінського рішення. Варто звернути увагу, що в процесі аналізу інформації зазвичай проробляються різні варіанти рішень і після їх всебічної оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

Продовження прикладу 1

У цьому прикладі 1 випадку серед джерел інформації присутні як внутрішні документи організації, так і документи, що надійшли з сторонньої організації.

До внутрішніх документів ТОВ «Новобудрегіон-А», необхідних для вивчення, можна віднести: поточний станпро роботу в системі автоматизації складського обліку «Склад+», наказ, що його затвердив, а також доповідну записку.

Крім цього, необхідно детально вивчити додатки, надіслані ВАТ «Технології 21 століття» з листом від 9 січня 2007 р. № 2/02-15.

Підготовка проекту наказу чи розпорядження

Говорячи про підготовку проекту, слід зазначити, що фахівець (або розробник) готує саме проект, а не документ. Проект не має юридичної сили, і щоб проект розпорядчого документа став наказом чи розпорядженням, він має пройти процедуру погодження та підписання. Крім того, після підписання потрібна реєстрація документа.

Проект наказу чи розпорядження готується спеціалістом чи спеціалістами структурних підрозділів. Якщо проект документа стосується інтересів різних підрозділів, то за рішенням керівництва підприємства повинна створюватися тимчасова комісія або призначається група працівників для підготовки проекту.

Оформлюються проекти наказів та розпоряджень 4 відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» 5 (далі – ГОСТ Р 6.30-2003).

Отже, проекти наказів та розпоряджень друкуються на бланках формату А4, тобто. 210 × 297 мм. Зазвичай наказу і розпорядження розробляються спеціальні бланки. Відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 вони звуться «бланків конкретних видів документів». Такі бланки (крім листа), залежно від установчих документів організації, включають такі реквізити:

● Державний герб Російської Федерації (або герб суб'єкта Російської Федерації, чи емблема організації, чи товарний знак (знак обслуговування);

● найменування виду документа;

● місце складання чи видання документа;

● а також обмежувальні позначки для реквізитів:

- Реєстраційний номер документа.

На особливу увагу заслуговують розміри полів бланків. Так, відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003, бланк повинен мати поля не менше:

Ліве поле використовується для підшивки документа у справу. З цього можна зробити висновок, що при розробці бланків документів тривалого (понад 10 років) та постійного терміну зберігання (до яких і належать накази та розпорядження) краще встановити ліве поле в діапазоні 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблиця 1. Обов'язкові реквізити наказу та розпорядження

найменування виду документа

оформляти не треба, присутній на бланку

місце складання чи видання документа

оформляти не треба, присутній на бланку

реєстраційний номер документа

оформляється після підписання на момент реєстрації документа

заголовок до тексту

оформляється під час підготовки проекту документа

візи погодження документа (також може бути за потреби гриф погодження документа)

повністю оформлюються під час погодження проекту документа

оформляється під час підписання документа

залежно від установчих документів може бути Державний герб Російської Федерації (або герб суб'єкта Російської Федерації, або емблема організації, або товарний знак) 6

оформляти не треба, присутній на бланку

Постановка на контроль та виконання

відмітка про контроль

оформляється під час постановки документа на контроль

Зняття з контролю та направлення документа у справу

відмітка про виконання документа та направлення його у справу

оформляється при знятті з контролю та направленні документа у справу

Тепер перейдемо до розгляду особливостей оформлення проектів наказу та розпорядження. Почнемо з правил складання тексту Він завжди викладається від першої особи одниниі складається з двох частин:

● констатуючої (або преамбули) та

У констатуючої частинидається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу чи розпорядження послужив законодавчий чи нормативний правовий акт вищої організації чи документ, раніше виданий цією організацією, у констатуючій частині зазначаються його найменування, дата та номер. При цьому можуть бути використані формулювання типу «На підставі», «На виконання», «Відповідно до». Якщо наказ чи розпорядження видається в ініціативному порядку, у констатуючій частині формулюються цілі та завдання дій, що передбачаються, викладаються факти або події, що спричинили видання наказу або розпорядження.

Констатуюча частина зазвичай починається словами «З метою», «У зв'язку» тощо.

Бувають випадки, коли констатуюча частина може бути відсутня у зв'язку з тим, що дії, що наказуються, не потребують роз'яснення або обґрунтування 7 .

Констатуюча частина у наказах відокремлюється від розпорядчої слова «НАКАЗУЮ:», а в розпорядженнях – словом «ПРОПОНУЮ:» або «ОБОВ'ЯЗУЮ:». Дані слова друкуються з нового рядка від поля великими літерами.

Розпорядча частинаповинна містити перерахування дій, що передбачаються, із зазначенням виконавця кожної дії та строків виконання.

Часто відбувається розподіл розпорядчої частини на пункти у зв'язку з тим, що передбачається наявність кількох виконавців доручень зі своїми термінами готовності.

Організаційно-розпорядча документація. Вимоги щодо оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003.

У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися із зазначення посади та прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) у давальному відмінку. Як виконавці можуть бути зазначені організації або структурні підрозділи.

Відомості про управлінську дію передають дієсловом у невизначеній формі та доповненням з позначенням об'єкта дії. Наприклад:

1. Начальнику Управління міжнародних операцій Котову О.Д. підготувати проект «Інструкції про організацію роботи з. ».

2. Начальнику Юридичного відділу Мельникову С.Г. надати Управлінню міжнародних операцій необхідні нормативні правові акти та методичні документи.

Вказівка ​​строку виконання дається окремим рядком та оформляється як дата завершення виконання. Наприклад:

3. Термін подання 15.07.2003.

В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, у яких покладається контролю над виконанням розпорядчого документа. Наприклад:

Контроль над виконанням наказу покласти на заступника голови Правління банку Сидорова К.М.

Типова інструкція з діловодства федеральних органах виконавчої, затверджена наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. № 536.

Якщо наказ змінює або скасовує якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на документ, що скасовується (пункт документа) із зазначенням його дати, номера та заголовка. Текст пункту має починатися словами «Визнати таким, що втратив чинність. ».

До наказу не слід включати пункт «Наказ довести до відома. ». Підрозділи (посадові особи), до відома яких наводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом із проектом наказу.

Текст будь-якого організаційно-розпорядчого документа, який оформляється на папері формату А4, повинен друкуватись через полуторний міжрядковий інтервал.

У наказу чи розпорядження можуть бути різні додатки 8: положення, регламенти, переліки, списки, графіки, таблиці, зразки документів та ін. реквізит «Відмітка про наявність програми» ніколи не оформляється на наказах та розпорядженнях у зв'язку з тим, що посилання додаток дається у тексті розпорядчого документа.

Якщо додаток носить довідковий чи аналітичний характер (схема, таблиця, список тощо.), то тексті наказу чи розпорядження дається посилання «відповідно додатку 2» чи «(додаток 2)». При цьому на першій сторінці програми у верхньому правому куті пишеться слово «Додаток», нижче дається посилання на наказ або розпорядження. За наявності кількох програм вони нумеруються.

Додаток №2
до наказу ЗАТ "Альтернатива-М"
від 11.01.2007 № 1

Якщо додатком до розпорядчого документа є документ, що затверджується (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться позначка: «(додається)». А на самому документі, що затверджується, у правому верхньому кутку першої сторінки оформляється реквізит «Гриф затвердження документа».

Заголовок повинен в обов'язковому порядку оформлятися на всіх проектах наказів та розпоряджень та включати в себе короткий змістдокумента.

Він повинен відповідати на запитання «про що (про кого)?», наприклад, «Про затвердження інструкції з діловодства», «Про проведення атестації співробітників ЗАТ «Связьінвестком»», «Про реалізацію концепції вдосконалення документаційного забезпечення управління».

При цьому заголовок повинен займати не більше п'яти рядків загальною довжиною до 150 знаків, друкуватись від поля (тобто без абзацного відступу) через одинарний міжрядковий інтервал без лапок і не підкреслюватися, починатися з великої літери та закінчуватися без використання крапки.

На питаннях оформлення обов'язкових реквізитів бланка наказу чи розпорядження зупинятися не будемо, оскільки докладно розповідається у статті Е.М. Кам'яної «Розробка бланків організаційно-розпорядчих документів», опублікованій у журналах № 8' та № 9' 2005 р.

Коли проект наказу чи розпорядження підготовлено, розпочинається наступний етап – узгодження проекту розпорядчого документа. Він нерозривно пов'язаний з іншим етапом – доопрацюванням проекту за зауваженнями узгоджуючих посадових осіб. Тому обидва ці етапи ми розглянемо одночасно.

Погодження проекту наказу чи розпорядження та доопрацювання проекту за зауваженнями узгоджуючих посадових осіб

Узгодження проекту документа передбачає:

● внутрішнє узгодження або візування (якщо для видання документа достатньо внутрішнього узгодження), що оформляється реквізитом «візи узгодження документа»;

● зовнішнє узгодження (якщо необхідно провести експертизу рішення в інших організаціях). До зовнішнього узгодження проектів наказів і розпоряджень вдаються рідко, тому ми не зупинятимемося на ньому у цій статті 9 .

Забезпечення якісної підготовки проектів документів та їх узгодження із заінтересованими сторонами покладається на керівників підрозділів, що виносять проект.

П. 2.7.1.2. Типовий інструкціїз діловодства у федеральних органах виконавчої, затвердженої наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. № 536.

П. 2.7.1.2. Типовий інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої, затвердженої наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. № 536.

Проекти наказів (розпоряджень) та додатки до них візуються виконавцем 10 та керівником підрозділу, який вніс проект, керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівником служби ДНЗ та юридичної служби (візує проекти нормативних правових актів). Заперечення щодо проекту наказу (розпорядження), що виникають за погодженням, викладаються у довідці, що додається до проекту.

Якщо процесі узгодження до проекту наказу вносяться зміни принципового характеру, він підлягає передруку і повторному узгодженню.

Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов'язків.

На підприємстві має бути розроблений перелік видів та підвидів 11 документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні за погодженням, тобто. із зазначенням основних узгоджувальних або табель форм документів 12 .

Етапи підготовки проекту документа, його погодження та доопрацювання за зауваженнями узгоджувачів можуть здійснюватися так званим «традиційним» способом або за допомогою системи автоматизації діловодства та електронного документообігу.

При «традиційному» способіпроект розпорядчого документа готується на бланку та передається на погодження у паперовому вигляді.

У цьому випадку візи посадових осіб проставляються у нижній частині зворотної сторони останнього листа проекту документа. Фахівець, який готує проект наказу чи розпорядження, може зробити основу для подальшого проставлення віз, вказавши на зворотному боці останнього аркуша проекту документа посади та прізвища узгоджуючих. Реквізит «візи погодження документа» має оформлюватись відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТу Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Погодження документа оформлюють візою погодження документа (далі – віза), що включає підпис і посаду візуючого документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:

Особистий підпис О.С. Орлов
Дата

За наявності зауважень до документа візу оформлюють так:

Зауваження додаються
Керівник юридичного відділу
Особистий підпис О.С. Орлов
Дата

Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують та додають до документа.

На розсуд організації допускається полистное візування проекту документа чи можливість оформлення віз документа окремому аркуші узгодження. У цьому форма листа узгодження не регламентується ні ГОСТами, ні правовими актами, і відповідно до цього у різних організаціях лист узгодження може мати різну форму.

У разі передачі на погодження проекту розпорядчого документа на паперовому носії можливий лише один вид маршруту руху проекту: послідовний. Це означає, що в той самий час проект документа може перебувати лише в однієї з узгоджуючих посадових осіб. На практиці часто трапляються такі випадки, коли проект документа мають узгоджувати керівники одного рівня, і черговість їх узгодження не має жодного значення. Відповідно, послідовний маршрут узгодження документа який завжди є оптимальним рішенням.

Крім цього, «традиційний» спосіб узгодження «з'їдає» досить багато робочого часу у співробітників підприємства. Адже проект документа на паперовій основі необхідно самостійно відносити узгоджуючим посадовим особам або передавати через службу документаційного забезпечення управління (далі – служба ДОП). В останньому випадку погодження документа розтягується на тривалий час, оскільки спочатку треба віднести проект до служби ДОП, потім необхідно, щоб зі служби ДОП секретар чи відповідальний за діловодство потрібного підрозділу забрав та передав проект на погодження своєму керівнику, а після погодження повернув проект до служби ДОУ… Така процедура має продовжуватися доти, доки проект не буде узгоджений усіма необхідними посадовими особами. У результаті середніх і великих підприємствах узгодження одного проекту документа може тривати кілька днів.

Погодження проектів документів за допомогою систем автоматизації діловодства та електронного документообігу має безліч переваг у порівнянні з "традиційним" способом. За такого підходу розробник проекту документа створює проект у системі, вказує вид маршруту руху проекту документа під час узгодження та активізує процедуру узгодження.

Можливі наступні маршрути узгодження:

● послідовний: коли проект спочатку надходить першому узгоджувальному; після того, як він здійснить узгодження, проект автоматично надходить другому узгоджувальному і т.д.;

● паралельний: коли проект надходить одночасно відразу всім узгоджуючим і вони проводять узгодження проекту документа у будь-якій послідовності;

● паралельно-послідовний (або змішаний): коли проект документа надходить спочатку до однієї групи посадових осіб, які можуть здійснювати погодження в будь-якій послідовності; і лише після того, коли всі посадові особи з першої групи здійснять узгодження, проект пересилається до наступної групи посадових осіб.

Якщо розглядати узгодження проектів наказів та розпоряджень, то можна зазначити, що найбільш оптимальним буде паралельно-послідовний маршрут. У цьому випадку можна організувати узгодження по наступному ланцюжку:

● 1 група узгоджувальних – виконавець (або розробник) проекту документа;

● 2 група узгоджуючих – керівник виконавця;

● 3 група узгоджуючих – керівник (або співробітник служби ДОП), який перевіряє проект розпорядчого документа на правильність оформлення;

● 4 група узгоджуючих – керівники підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівник юридичної служби;

● 5 група узгоджуючих – заступник (або заступники) керівника підприємства.

Узгодження з використанням автоматизованих системмає ще цілу низку переваг у порівнянні з «традиційним» узгодженням. Назвемо основні з них:

1. Розробнику не потрібно витрачати час на доставку проекту узгоджуючим посадовим особам, оскільки це робить система відповідно до заданого маршруту.

2. Розробник може зазначити час, протягом якого посадова особа зобов'язана погодити проект документа.

3. Розробник проекту документа може будь-якої миті подивитися, як здійснюється погодження документа, хто з посадових осіб зробив погодження та яку візу поставив.

4. Погоджувальні посадові особи оперативно дізнаються про надходження ним на погодження проекту документа завдяки спеціальній системі оповіщення.

5. Проект документа узгоджується максимально стислі терміни.

6. Проект документа не може загубитися у процесі погодження.

7. Система може зберігати всі версії проекту, візи та зауваження узгоджувачів.

Незважаючи на вищезгадані, досить вагомі переваги «електронного» узгодження, нині воно застосовується на невеликій кількості підприємств. І причина цього: автоматизувати роботу з проектами документів, у тому числі й етап узгодження, можна тільки в тому випадку, якщо активними користувачами систем автоматизації діловодства та електронного документообігу стануть усі керівники, адже саме вони є основними узгоджуючими посадовими особами. На жаль, сьогодні практика показує, що в більшості організацій та підприємств основними користувачами систем автоматизації є секретарі та відповідальні за діловодство, до компетенції яких не входить узгодження проектів документів.

Тепер розглянемо, що відбувається, якщо хтось із узгоджувачів не погоджується зі змістом проекту документа.

У разі винесення одним або декількома погоджувальними зауважень принципового характеру,що змінюють суть документа, проект має бути передрукований (тобто має бути створено нову версію проекту документа) і повторно узгоджено.

Якщо під час погодження було винесено зауваження редакційного характеру,які не змінюють змісту проекту, проект також підлягає передруку, але повторного узгодження в цьому випадку не потрібно.

Підписання наказу чи розпорядження

Узгоджений проект документа передається на підпис керівнику.

Якщо візи погодження оформлялися не з зворотному боці останнього аркуша проекту, але в окремому аркуші узгодження, то цьому разі також необхідно передати керівнику лист узгодження проекту документа.

Підпис керівника перетворює проект документа на повноцінний документ, після чого він має бути зареєстрований.

Реєстрація наказу чи розпорядження

Реєстрація документа– це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення або отримання.

У нашому випадку реєстрація фіксуватиме факт створення документа. Варто зазначити, що реєстрація також потрібна для подальшого обліку документів та організації довідкової роботи.

Реєстрація може здійснюватися одним із трьох способів:

● записом про документ у паперовому журналі (журнальна форма реєстрації);

● записом у паперовій реєстраційно-контрольній картці (карткова форма реєстрації);

● внесенням інформації про документ до системи автоматизації діловодства та електронного документообігу (автоматизована форма реєстрації).

Варто зазначити, що в даний час доцільною є саме автоматизована реєстрація документів, оскільки вона має безліч переваг у порівнянні з журнальною та картковою формами реєстрації. Назвемо невелику частину з цих переваг:

● швидкий пошук документів за будь-яким реквізитом або реквізитами;

● автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи з документів;

● автоматичний контроль за виконанням доручень (документів);

● можливість одночасної реєстрації документів на кількох робочих місцях та інші.

Причому автоматизована реєстрація документів можлива без впровадження на підприємстві спеціалізованого програмного забезпечення.

У більшості невеликих компаній здійснюється за допомогою програми MS Exсel шляхом заповнення звичайної таблиці.

Під час реєстрації документу надаються реєстраційний номер та дата документа.Датою наказу та розпорядження має бути дата підписання, звідси можна зробити висновок, що накази та розпорядження мають реєструватися саме в день їх підписання.

Реєстрація документів проводиться у межах груп, залежно від назви документа. Крім цього окремо реєструються накази (а також розпорядження) з основної діяльності, з особового складу та з адміністративно-господарських питань. Це означає, що перераховані вище підвиди наказів і розпоряджень матимуть не загальну, а роздільну нумерацію.

Тепер наведемо вимоги до оформлення реєстраційного номера та дати документа, закріплених у ГОСТі Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТу Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера 13 , який можна доповнювати на розсуд організації індексом справи з номенклатури справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.

Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу в порядку зазначення авторів у документі.

П. 3.11. ГОСТу Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Дату документа оформлюють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформлюють двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік – чотирма арабськими цифрами.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад, 05 червня 2003 р., а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.06.05.

Зазвичай для оформлення дати наказу та розпорядження використовують саме цифровий спосіб, наприклад, 05.02.2007.

Доведення наказу чи розпорядження до виконавців

Доведення розпорядчого документа до виконавців – це тиражування документа, його розсилання (можливо стислі терміни) чи передача виконавцям.

При «традиційній» організації діловодства найчастіше з наказів та розпоряджень знімають копії, рідше роблять виписки, які потім надсилають виконавцям чи співробітникам організації відповідно до покажчика розсилки (він також складається та підписується виконавцем).

Якщо при роботі з документами використовується система автоматизації діловодства та електронного документообігу, то в більшості випадків (коли співробітника не треба знайомити з документом під розпис, що буває актуальним, наприклад, при оформленні деяких розпорядчих документів за особовим складом) зареєстрований документ надсилається співробітникам за допомогою використовуваної системи. Такий підхід дозволяє отримати адресатам документ у максимально короткі терміни, а також економити матеріальні та тимчасові ресурси, які витрачаються за «традиційного» підходу на копіювання документів та передачу копій.

Варто зазначити, що більшість розпорядчих документів перед доведенням до виконавців ставляться на контроль у службі ДОП. Проте контроль за виконанням – це вже окрема велика тема, якій ми приділили достатньо уваги минулого року 14 , 15 .

Продовження теми – у статті В.П. Козирєвий «Розробка проектів розпорядчих документів: взаємодія відповідального виконавця та спеціаліста з діловодства».

Коли досвідчений фахівець ділиться своїми доробками, це завжди цікаво. А особливо якщо йдеться про налагодження конструктивної взаємодії з колегами з інших підрозділів. Ви дізнаєтесь, як підготувати проект розпорядчого документа з дотриманням правил діловодства та всіх тонкощів російської мови. ГОСТ Р 6.30-2003 закріплює лише основні вимоги до оформлення розпорядчих документів. Автор розповідає, як вони були доопрацьовані (розширені) та реалізовані у міжрегіональній телекомунікаційній компанії. Конкретні приклади формулювань для різних ситуацій та наявність зразків оформлення роблять статтю дуже зручною для неї. практичного застосуванняу вашій роботі. Статтю опубліковано у липневому номері журналу «Діловодство та документообіг на підприємстві» за 2007 рік.

1 Розпорядчі документи – документи, у яких фіксуються вирішення адміністративних та організаційних питань діяльності установи (наказ, розпорядження тощо.). - Короткий словник видів та різновидів документів. - М.: ВНІІДАД. - 1974.

2 В даний час розпорядженням також є правовий акт, що видається одноосібно: - Главою держави - Президентом Російської Федерації; - Керівником колегіального органу влади та управління в межах наданої йому компетенції, наприклад, розпорядження Голови Уряду Російської Федерації; - Головами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації - губернаторами, мерами та ін.

3 Див. оперограму життєвого циклу наказу за основною діяльністю у статті Ю.В.Хіміч на стор. 32 журналу № 2' 2007.

4 Деякі накази та розпорядження щодо особового складу повинні оформлятися на підставі статті 9 Федерального законувід 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» за уніфікованими формами, затвердженими постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носить рекомендаційний характер всім організацій, крім федеральних органів виконавчої. Незважаючи на це, чітке виконання його положень говорить про високу культуру документування інформації та роботи з документами.

6 Якщо у комерційної організаціїнемає емблеми організації чи товарного знака (знака обслуговування), цей реквізит не оформляється.

7 Приклад наказу без констатуючої частини див. у статті Т.А.Кузнєцової на стор. 45 журналу № 2'2007.

8 Див. Статтю Каменевій Є.М. «Деякі тонкощі оформлення додатків», опубліковану в № 11' 2006 р. на стор. 26 журналу «Діловодство та документообіг на підприємстві».

9 За процедурою зовнішнього узгодження див. відповідь на запитання на стор. 37 журналу № 6' 2006.

10 Під виконавцем розуміється спеціаліст, який займається розробкою проекту документа.

11 Вид документа – це приналежність документа до системи документації за ознаками змісту та цільового призначення (наприклад, наказ, розпорядження, акт тощо). Під підвидом у разі розуміється група документів одного виду, об'єднана характером викладеного у документі питання (наприклад, накази проведення навчання, накази проведення атестації, накази про створення експертної комісії тощо.).

12 Табель форм документів, що застосовуються в діяльності організації, – це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних та достатніх для реалізації функцій та завдань управлінської діяльності, з характеристикою їхнього юридичного статусу, етапів підготовки та проходження.

13 Порядкові номери надаються протягом календарного року, тобто. з початку наступного року порядкові номери знову починаються з одиниці.

14 Див. Статтю О.В. Рискова «Контроль над виконанням доручень: вимоги регламентів федеральних органів виконавчої» на стор. 24 журналу № 1’ 2006.

15 Див статті Е.М. Каменевой про способи контролю над виконанням доручень на стор. 72 журналу № 9’ 2006 і стор. 76 журналу № 10’ 2006.

Впровадження системи електронного документообігу є доцільним майже на кожному підприємстві, оскільки дозволяє суттєво підвищити виконавську дисципліну та суттєво скоротити терміни обробки документів. Невисокі витрати та можливість адаптації до специфіки діяльності підприємства роблять впровадження системи електронного документообігу оптимальним рішенням, що дозволяє підвищити продуктивність праці та ефективність управління.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що дає використання системи електронного документообігу у створенні;
• які цілі запровадження електронного документообігу;
• які основні етапи впровадження електронного документообігу;
• що міститься у наказі про запровадження електронного документообігу.

Нині ефективність запровадження системи електронного документообігу для підприємства не викликає сумнівів. При невисоких витратах на технічне та програмне забезпеченнятакі системи дозволяють суттєво підвищити виконавську дисципліну, якість документообігу та продуктивність праці, суттєво скоротивши час прийняття та трансляції управлінських сигналів.

Впровадження системи електронного документообігу для підприємства

Оптимізація документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства ведеться у кількох напрямках:

• підвищення якості інформаційного змісту документів: їх розробка у необхідній та достатній кількості, відповідність найменувань змісту, виключення дублюючих один одного по суті та змісту документів; створення, оформлення та затвердження документів відповідно до прийнятих державних та локальних стандартів;
• підвищення економічності системи документообігу, що діє на підприємстві: маршрутизація з можливістю контролю строків виконання, суміщення первинного бухгалтерського та кадрового обліку з процесом оперативного управління; скорочення часу обробки та проходження документа, можливість швидкого пошуку потрібного документа, організація зберігання великих обсягів інформації

Всі ці завдання легко вирішуються шляхом впровадження системи електронного документообігу в організації, що дозволяє автоматизувати процес створення, розробки та обліку документів, контролювати їх поширення та переміщення, забезпечити їх оперативну обробку, пошук та зберігання.

Цілі впровадження системи електронного документообігу:

Перелічені завдання визначають і переваги впровадження системи електронного документообігу, особливо у тих підприємствах, у яких щорічний документопотік обчислюється у тисячах облікових одиниць, а архів - у десятках тисяч. Ефективність впровадження системи електронного документообігу, звісно, ​​зумовлена ​​як її вартістю, так і обсягами оброблюваних документів, а також специфікою діяльності компанії. Розрахунки показують, що у загальному випадку, запровадження системи електронного документообігу окупається за рік-два.

Етапи впровадження системи електронного документообігу

Рано чи пізно до усвідомлення необхідності автоматизації системи документообігу на підприємстві приходить кожен керівник, метою якого є оптимізація його виробничої та організаційної діяльності. Успіх її багато в чому залежить від того, наскільки буде дотримано основних принципів впровадження системи електронного документообігу:

• зацікавленість та активну участь у впровадженні вищого керівництва підприємства;
• розуміння цілей та дотримання етапів впровадження системи електронного документообігу;
• залучення до вибору чи розробки ключових користувачів та фахівців організації;
• адаптація під поточні та перспективні завдання, що стоять перед організацією.

Процес впровадження системи електронного документообігу реалізовуватиметься у кілька етапів.

На першому етапі необхідно створити робочу групу з фахівців та керівників, що регулюють документопотоки в організації, та з їх допомогою виявити «слабкі» місця діючої системи документообігу. Групі необхідно виявити управлінські потреби керівників вищої ланки, а також потреби користувача рядових виконавців. Це допоможе сформувати основні вимоги до системи та викласти їх у вигляді технічного завдання.

На другому етапі з урахуванням розроблених вимог здійснюється вибір тієї електронної системи документообігу, яка буде оптимальною як за функціоналом, так і за вартістю. Якщо завдання, які вирішуються системою документообігу компанії, досить специфічні, електронна система може бути розроблена «під ключ» і тоді саме члени робочої групи найбільш тісно спілкуватимуться з розробниками, формулюючи їм конкретні завдання.

На третьому етапі впровадження системи електронного документообігу буде проведено її встановлення та, за необхідності, оновлення парку технічних засобів, модернізацію застарілого обладнання та придбання нового.

Четвертий етап – дослідна експлуатація та навчання персоналу відповідно до затвердженого плану впровадження системи електронного документообігу. На цьому етапі діагностуються проблеми впровадження системи електронного документообігу та ті з них, які обумовлені помилками у технічних чи програмних рішеннях, повинні бути усунені розробниками. Як правило, дослідна експлуатація системи проходить у реальних виробничих умовах, тому її можна поєднати з останнім етапом – введенням системи електронного документообігу у промислову експлуатацію.

Наказ про впровадження системи електронного документообігу

Цим документом, складеним у довільній формі, керівник організації може зобов'язати членів робочої групи або інших відповідальних осіб провести дослідну експлуатацію системи або відразу ввести її в промислову експлуатацію. До переліку розпоряджень наказу може бути також включено:

• використання її можливостей на всіх робочих місцях;
• набрання чинності документами, що регламентують експлуатацію системи електронного документообігу на підприємстві (інструкцій, методичних вказівок, правил);
• визначення кола осіб, яким надається доступ до системи на рівні адміністраторів;
• проведення загального інструктажу та навчання користувачів;
• призначення осіб, відповідальних за впровадження нових стандартів діловодства та розмежування їх обов'язків.

Сьогодні електронний документообіг сміливо вривається у наше життя, сьогодні практично всі компанії застосовують електронні документи, користуються електронною поштою, електронні декларації, тим більше, що для оподаткування ПДВ обов'язковість декларацій встановлена ​​законодавчо. Хтось перейшов далі і використовує в повсякденному життісистеми електронного документообігу та переклав всю звітність та первинні документиу електронний вигляд.

Поняття електронного документообігу та плюси електронного документообігу

Електронний документообіг є способом роботи з документами. Особливості електронного документообігу полягають у тому, що електронні документи, підписані електронним цифровим підписом. Такий документ, підписаний ЕЦП, дорівнює своєму значенню документу на паперовому носії.

Електронний документообіг має свої плюси та мінуси.

Таблиця
Плюси та мінуси електронного документообігу

Плюси електронного документообігу	Мінуси електронного документообігу
Можливість швидко знайти документи; наявність централізованої структури документообігу; Систематизоване зберігання документів у електронному архіві; Простота у реєстрації та узгодженні документів; Можливість підписання та направлення документів електронними каналами зв'язку, що економить час; Можливість складання аналогічних документів; Проведення електронного аудиту	Необхідність придбання електронного цифрового підпису; неможливість використання, якщо контрагент не застосовує електронний документообіг; Додаткові витрати на електронний документообіг; Відсутність уніфікованих форматів документообігу; Недовіра деяких користувачів до електронних документів

Водночас, електронний документообіг розвивається дедалі більше. І для цього є причини.

По-перше, електронний документообіг передбачено у податковому законодавстві. Наприклад, при поданні звітності зі страхових внесків або ПДФО її необхідно подавати в електронному вигляді, якщо чисельність компанії становить понад 25 осіб. Подавати звітність в електронному вигляді необхідно подавати декларацію в електронному вигляді. Крім того, пояснення, якщо звітність подано в електронному вигляді, у 2017 році також необхідно буде надавати у вигляді електронного документа.

По-друге, електронний документообіг прийнято у бухгалтерському обліку. Відповідно до закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.
По-третє, 2017 року електронний документообіг отримає ще більший розвиток у судочинстві. Так, багато хто звикли до того, що рішення судів публікуються в електронному вигляді в мережі Інтернет. Відповідно до статті 4 АПК РФ позовна заява, заява, скарга, подання та інші документи можуть бути подані до суду на паперовому носії або в електронному вигляді, у тому числі у формі електронного документа, підписаного електронним підписом у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, у вигляді заповнення форми, розміщеної на офіційному сайті суду в інформаційно-телекомунікаційній мережі Інтернет. Аналогічні положення встановлено у частині цивільного процесу.

По-четверте, електронні технологіїщільно увійшли до нашого життя щодо застосування електронного документообігу в тендерній документації, проведенні електронних аукціонів. Відповідно до статті Федерального закону від 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. від 03.07.2016) «Про контрактної системиу сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» під аукціоном в електронній формі ( електронним аукціоном) розуміється аукціон, у якому інформація про закупівлю повідомляється замовником необмеженому колу осіб шляхом розміщення в єдиній інформаційній системі повідомлення про проведення такого аукціону та документації про нього, до учасників закупівлі пред'являються єдині вимоги та додаткові вимоги, проведення такого аукціону забезпечується на електронному майданчикуїї оператором.

П'ята причина пов'язана з тим, що сьогодні багато компаній працюють у різних регіонах, з різними містами, тому для організації ефективного бізнесунеобхідно прискорити документообіг та спростити взаємини між сторонами. У зв'язку з цим інтуїтивно багато компаній вводять електронний документообіг.

Як запровадити електронний документообіг?

На першому етапі необхідно ухвалити принципове рішення про запровадження електронного документообігу. Таке рішення оформляється наказом на підприємстві. Деякі компанії розробляють спеціальні локальні акти, які регулюють документообіг та узгодження документів усередині компанії, до таких особливостей можна віднести узгодження документів між відділами, постановку на контроль, підписання керівництвом та зберігання архівних документів.

На другому етапі необхідно вибрати, який підпис використовуватиме компанія при оформленні документів.

Простим електронним підписом є електронний підпис, який за допомогою використання кодів, паролів або інших засобів підтверджує факт формування електронного підпису певною особою.

Некваліфікованим електронним підписомє електронний підпис, який:

1. отримана внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;
2. дозволяє визначити особу, яка підписала електронний документ;
3. дозволяє виявити факт внесення змін до електронного документа після його підписання;
4. створюється з використанням засобів електронного підпису.

Кваліфікованим електронним підписомє електронний підпис, який відповідає всім ознакам некваліфікованого електронного підпису та наступним додатковим ознакам:

1. ключ перевірки електронного підпису вказано у кваліфікованому сертифікаті;
2. для створення та перевірки електронного підпису використовуються засоби електронного підпису, що мають підтвердження відповідності вимогам (стаття 5 Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис». Однак дуже у багатьох випадках документи потрібні для цілей безпеки саме посилений кваліфікований підпис.

Третім етапом буде вибір спеціального центру, що посвідчує. Для вибору компанії, що спеціалізується на електронному документообігу, важливо оцінити зручність роботи саме з певною компанією. Важливо встановити вартість послуг, можливість додаткових функцій, а також послуг з електронного документообігу, також важливо встановити, яку відповідальність несе компанія — центр, що засвідчує, у разі технічних збоїв і проблем у веденні документообігу.

На четвертому етапі необхідно надати документи для укладання договору.

П'ятим етапом є укладення договору з центром, що засвідчує. Згідно зі статтею 2 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис» центр, що засвідчує юридична особа, індивідуальний підприємець чи державний орган чи орган місцевого самоврядування, які здійснюють функції зі створення та видачі сертифікатів ключів перевірки електронних підписів, а також інші функції.

Шостим етапом є використання електронного документообігу у компанії, організація конкретного обміну електронними документами. Рахунки-фактури складаються в електронній формі за взаємною згодою сторін угоди та за наявності у них сумісних технічних засобів та можливостей для приймання та обробки цих рахунків-фактур відповідно до затвердженого формату.

Що має містити договір із центром, що засвідчує?

При укладанні договору з центром, що засвідчує, необхідно звернути увагу на правовий статуспосвідчувального центру. Акредитація посвідчувального центру здійснюється за умови, зокрема, виконання ним вимог щодо наявності фінансового забезпечення відповідальності за збитки, заподіяні третім особам внаслідок їх довіри до інформації, зазначеної в сертифікаті ключа перевірки електронного підпису, виданому таким центром, що засвідчує, або інформації, що міститься в реєстрі сертифікатів , який веде такий посвідчувальний центр, у сумі не менше ніж 1,5 млн руб.

Укладаючи договір з центром, що засвідчує, важливо звернути увагу на предмет договору. Відповідно до статті 432 ДК РФ це умови, обов'язкові для договорів цього виду. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами, у потрібній у підлягаючих випадках формі, досягнуто згоди по всіх суттєвим умовамдоговору. Тобто важливо прописати найчіткіше предмет договору.

Предмет договору випливає із закону «Про електронний підпис».

Посвідчувальний центр:

1. створює сертифікати ключів перевірки електронних підписів та видає такі сертифікати;
2. встановлює термін дії сертифікатів ключів перевірки електронних підписів;
3. анулює видані цим центром, що засвідчує, сертифікати ключів перевірки електронних підписів;
4. видає за зверненням заявника кошти електронного підпису;
5. веде реєстр виданих та анулюваних цим посвідчувальним центром сертифікатів ключів перевірки електронних підписів;
6. встановлює порядок ведення реєстру сертифікатів;
7. створює за зверненнями заявників ключі електронних підписів та ключі перевірки електронних підписів;
8. перевіряє унікальність ключів перевірки електронних підписів у реєстрі сертифікатів;
9. здійснює за зверненнями учасників електронної взаємодії перевірку електронних підписів;
10. здійснює іншу пов'язану з використанням електронного підпису діяльність.

Відповідальність центру, що засвідчує, настає у випадках:

1. невиконання або неналежного виконання зобов'язань, що випливають із договору надання послуг, що засвідчує центр;
2. невиконання чи неналежного виконання обов'язків (п.3 статті 13 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис»).

В якості додаткових умовдоговору з центром, що засвідчує, може бути передбачено страхування.

Як організувати електронний документообіг усередині компанії?

Усередині компанії електронний документообіг має бути організований як годинник. Адже важливо, що електронний документообіг передбачає сканування документів, підписання електронним цифровим підписом. А це означає, що потрібен спеціаліст, який відповідає за електронні скан-копії, а на робочих місцях керівників має бути встановлене спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє підписувати документи.

Складання, оформлення та погодження проектів електронних документів здійснюється за загальними правилами діловодства, встановленими щодо аналогічних документів на паперовому носії. Електронний документ повинен мати всі реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки, оскільки друк не є обов'язковим реквізитом. Всередині компанії можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких електронний цифровий підпис не використовується. Наприклад, без електронного цифрового підпису може здійснюватись постановка документів на контроль.

Якщо ви хочете організувати документообіг зі своїми контрагентами, необхідно відповідні положення включити до договору з контрагентом.

Документи формуються та підписуються в електронному вигляді. Засоби електронного цифрового підпису, що використовуються, повинні бути сертифіковані в установленому порядку.

Найпростіше організувати електронний документообіг із органами влади, наприклад, із податковою службою. для цього також необхідно отримати електронний підпис і укласти договір із центром, що засвідчує. Найчастіше платники податків подають до податкового органу декларації, пояснення, рахунки-фактури. Як «зворотний зв'язок» документи формуються податковою відповідно до Наказу ФНП Росії від 15.04.2015 № ММВ-7-2 / [email protected]«Про затвердження Порядку направлення документів, які використовуються податковими органами при реалізації своїх повноважень у відносинах, регульованих законодавством про податки та збори, в електронній формі по телекомунікаційних каналах зв'язку та про визнання такими, що втратили чинність, окремих положень наказу Федеральної податкової служби від 17.02.2011 № ММВ-7 -2 / [email protected]».

До таких документів належать:

1. вимоги щодо подання пояснень;
2. повідомлення про контрольовані іноземні компанії;
3. повідомлення про виклик платника податків (платника збору, податкового агента);
4. податкового повідомлення;
5. рішення про зупинення операцій за рахунками платника податків (платника збору, податкового агента) у банку та переказів його електронних коштів;
6. рішення про відміну призупинення операцій за рахунками платника податків (платника збору, податкового агента) у банку та переказів його електронних коштів;
7. рішення щодо проведення виїзної податкової перевірки;
8. інші документи.

Таким чином, якщо говорити про внутрішньофірмові електронні документи, то їх звернення регулюватиметься внутрішніми локальними актами, якщо говорити про взаємини з контрагентами, то такі взаємини регулюються сторонами, а якщо документообіг організується з органами влади, то органи влади діятимуть відповідно до порядку електронного. документообігу, прийнятим для конкретної компанії.

Як організувати зберігання електронних документів?

Основним нормативним актом, який регулює зберігання електронних документів, є Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені Наказом Міністерства культури Російської Федерації від 31.03.2015 № 526, далі - Правила). У цьому документі вперше встановлюються правила зберігання електронних документів.

Як необхідно зберігати документи?

По першенеобхідно підготувати номенклатуру справ конкретної організації. Номенклатура справ відрізнятиметься залежно від підприємства, сфери діяльності.

Номенклатура справ використовується для угруповання виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання та пошуку документів. Номенклатура справ є основою складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, і навіть для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

По-друге, необхідно сформувати відносини. для цього необхідно провести експертизу цінності документів, які зберігатимуться в електронному вигляді. Нагадаємо, що є нормативні терміни зберігання окремих документів. Наприклад, бухгалтерські документи зберігаються протягом 5 років, а податкові – протягом 4 років.

По-третє, необхідно зазначити, що дані зберігаються в електронному вигляді в номенклатуру справ. Наприклад, «Графіки обліку робочого дня. Електронні документи.

По-четвертепотрібно заархівувати документи.

Перш ніж помістити електронну справу на зберігання, її потрібно:
— вивантажити з електронної системи (якщо документ створюється у якомусь спеціальному програмному продукті);
- захистити від можливих змін, зберігши в відповідному форматі;
- Записати на носій інформації.

Загальноприйнятий формат для зберігання та архівування електронних документів – PDF/A. Слід відрізняти його від звичного PDF, з кожним оновленням якого з'являються нові можливості для роботи з файлами. PDF/A призначений для іншого: це формат довгострокового архівного зберігання електронних документів.

П'ятим крокомє складання описів. До опису включаються всі електронні справи, сформовані щодо електронних документів. Однак замість кількості аркушів, що вказується при формуванні справ на паперових носіях, вказується обсяг електронних документів.

Формат опису може виглядати так:

Найменування посади керівника структурного підрозділу
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису
ПОГОДЖЕНО Найменування посади керівника служби ДОП
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису
Завідувач архіву (Особа, відповідальна за архів)
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису

Загалом зберігати документи в електронному вигляді набагато зручніше, адже немає необхідності надалі при пошуку документів переривати цілу кімнату паперової документації. Також простіше надавати документи в електронному вигляді на запит податкової, Пенсійного фонду, а також інших перевіряючих.

У деяких випадках слід знищити документи. Наприклад, досить довго зберігалися службові записки, термін зберігання минув і необхідно їх знищити. І тут проводиться експертиза цінності документів. Таку експертизу може провести спеціальна комісія. За наслідками експертизи оформляється акт про виділення до знищення документів. Форма такого акта розробляються компанією самостійно. І на підставі акту диски чи інші носії інформації просто знищуються.

На закінчення слід зазначити, що, безумовно, майбутнє за електронними документами. Однак важливо правильно організувати електронний документообіг. Багато компаній стикаються з проблемами неправильної організації документообігу, коли до електронного документообігу підключається лише одне робоче місцеу відділі чи навіть департаменті, коли більша половина документів ведеться, як і раніше, на паперових носіях. Тому всі питання щодо електронного документообігу слід вирішувати «на березі» на етапі впровадження системи.