Однією з функціональних підсистем КІС підприємства є електронна система управління документообігом (ЕСКД), метою розробки якої є підвищення ефективності управління економічними системами на основі автоматизації управління документообігом і діловими процесами, Всіх видів робіт з документами, що забезпечують і координують спільну діяльність всіх учасників процесу управління.
Створювані в даний час електронні системи управління документообігом повинні відповідати основним вимогам киця.
Масштабованість.Бажано, щоб система електронного документообігумогла підтримувати як кілька одиниць, так і кілька тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалася лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечено за допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як «Sybase», «Oracle», «Informix» та ін., Які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи найширший спектр продуктивності.
Распределенност'.Основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем електронного документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому розподілені майданчики можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналами зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами. J
модульність,Цілком можливо, що замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, а іноді спектр розв'язуваних замовником завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що система електронного документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.
Відкритість.Система електронного документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад, коли необхідно інтегрувати систему з іншими прикладними системами, зокрема бухгалтерської програмою. Для цього система документообігу повинна підтримувати загальні стандартиобробки і передачі даних і мати відкриті інтерфейси для можливої доопрацювання та інтеграції з іншими системами.
4. Захист електронної документації
Загальна схема ЗД на підприємстві, представлена на рис. 8, відображає систему організаційних і технічних заходів по ЗД.
Організаційні заходи визначають:
посадові функції персоналу, який бере участь в обробці даних;
для відповідальних операцій контроль і виконання операції повинні здійснюватися двома співробітниками, які мають різні ключі;
для БД повинні бути забезпечені умови надійного збереження;
заборонено передавати дані в інші місця (фірми, організації), якщо там не забезпечуються умови надійного захисту;
для збереження даних у разі форс-мажорних обставин повинен бути розроблений план евакуації.
Велике значення має Контроль ЗД, який поділяється на два види:
Зовнішня перевірка або аудит (виконується сторонньою організацією);
внутрішня перевірка (власними силами) .Технологія включає наступні заходи з перевірки:
системної документації;
проектної документації (будівель, приміщень, обчислювальних центрів);
проектної документації на ПЗ;
керівних призначених для користувача документів по ПЗ і ОС;
зайнятості (доступу) і управління нею;
ревізії вихідних кодів;
імен файлів даних і папок (директорій);
всіх носіїв даних;
термінального доступу;
списків користувачів і їх прав;
консольних протоколів;
системних журналів реєстрації;
журналів апаратних і програмних збоїв;
Протоколів електронної обробки даних і внесення змін до персональних даних та ін.
В результаті виконаних дій створюється список перевірки, який може бути здійснений за допомогою спеціальних або загальнодоступних програмних засобів в двох видах носіїв: тверда (паперова) копія та електронна форма.
В якості технічних заходів захистувикористовуються електронні підписи і електронні конверти.
Електронний підпис - це спеціальна послідовність символів, що додається до тексту для запевнення його справжності. Вона виходить шляхом складних математичних перетворень з самого тексту і спеціального числа К, званого вашим секретним ключем. Очевидно, що будь-яке стороннє обличчя, змінюючи текст, має внести відповідні зміни і в підпис. Однак знаючи одну її складову - текст, воно не знає іншого - ключа, і, отже, внести таких змін не може. При перевірці підпису над нею виробляються дії, зворотні тим, за допомогою яких вона отримана, але замість секретного ключа в них бере участь інше число - відкритий ключ. Він, природно, залежить від секретного, але так, що отримати секретний ключ з відкритого можна. Таким чином, ви можете розсилати свій відкритий ключ всім абонентам, не піклуючись про його захист. Навіть якщо він потрапить в руки комусь сторонньому, ваша інформація не буде підроблено. Такий метод створення і розсилки ключів називається принципом відкритого розподілу ключів.
Цей же принцип використаний і при запечатування листа в електронний конверт . Для запечатування застосовуються два ключа: ваш секретний ключ і відкритий ключ того абонента, якому лист призначений. З цих двох ключів створюється один - загальний - ключ. Він же використовується і при роздруку, але виходить в цьому випадку вже навпаки - з вашого відкритого ключа та секретного ключа іншої сторони (ці дві пари влаштовані таким чином, що загальні ключі виходять однаковими).
Це зручно, по-перше, тому, що вам не треба для зміни ключів особисто зустрічатися з усіма абонентами - досить просто розіслати їм ключі по електронній пошті, А по-друге, тому що ви створюєте і розсилаєте всім один і той же ключ.
Запобіжні заходи, які повинні використовуватися для безпеки передачі документів через мережу Інтернет
Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратного комплексу, що виконує функції брандмауера.
Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів.
Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогою корпоративної інтрамережі, що має локальні IP-адреси, які не зареєстровані в Інтернеті і, отже, недоступні із зовнішнього світу.
Огорожа виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафіки, виконує реєстрацію зовнішніх Web-вузлів, що відвідуються користувачами.
Застосування різних протоколів на локальних серверах, що містять особливо важливі бази даних, І на Web-серверах, що ускладнює несанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшити переваги Web-технології.
Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівень доступу, ролі, групи користувачів, шифрування і т. Д.).
Система електронного документообігу (СЕД), яка використовується на підприємстві, повинна відповідати всім вимогам, що пред'являються до неї з боку нормативно-правої бази і федеральних органів виконавчої влади, виправдовувати очікування своїх користувачів по функціональному наповненню і технологічними можливостями. Тільки в цьому випадку вона зможе забезпечити ефективну роботу з документами, автоматизувати процеси управління ними.
Необхідність автоматизації процесів, пов'язаних з управлінням документацією, усвідомлюють практично всі компанії. Від того як налагоджена робота з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльність компанії в цілому.
Електронні системи документообігу — це інформаційні системи, які допомагають автоматизувати роботу з документами на протязі всього їх життєвого циклу(Створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація та ін.), А також процеси взаємодії між співробітниками. При виборі СЕД необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує вирішення таких завдань і відповідає ряду вимог, що пред'являються до неї. В першу чергу, це законодавчі вимоги.
Законодавча база
Основним критерієм вибору СЕД для російського користувача є відповідність системи прийнятим стандартам і нормам діловодства і відсутність суперечностей із законодавством.
Регламентація електронного документообігу на державному рівні ведеться за кількома напрямками. Це законодавче регулювання (федеральні закони), стандартизація в області діловодства та документообігу, укази Президента РФ і постанови Уряду РФ, накази і розпорядження органів державної влади і управління. Вищу юридичну силу мають закони Російської Федерації. Незнання закону не звільняє від відповідальності.
Стандарт MoReq-2
Стандарт (специфікація) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типові вимоги до автоматизованих систем електронного документообігу», виданий у 2008 році Європейською Комісією і перекладений на російську мову, містить більше 700 вимог до управління електронними документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можна використовувати для формування технічного завдання для побудови програмних продуктівавтоматизації документообігу.
Таблиця 1. Функціональні вимоги до СЕД за специфікацією MOREQ 2
| Група вимог | кількість вимог | |
| 1 | Схема класифікації та організація справ | |
| 2 | Управління доступом і безпеку | |
| 3 | Зберігання, відбір і передача | |
| 4 | Введення і реєстрація документів | |
| 5 | Ідентифікація інформаційних об'єктів | |
| 6 | Пошук, витяг і відображення | |
| 7 | адміністративні функції | |
| 8 | опціональні модулі | |
| 9 | нефункціональні вимоги |
Вимоги компанії до СЕД
Кожна компанія в залежності від специфіки діяльності і організації документообігу формулює свої вимоги до систем електронного документообігу. Проте, ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Управління документами. Загальні вимоги», Частина процесів — реєстрація документа в системі, класифікація доступу і захисту, встановлення порядку та строків зберігання та ін. — ідентифікує як процеси управління документами. Такі процеси будуть загальними практично для будь-якої компанії. Узагальнені вимоги компаній до СЕД включають в себе також:
- реєстрацію, облік і контроль вхідних, вихідних, внутрішніх документів, звернень громадян, організаційно-розпорядчих документів;
- можливість перекладу паперових документів в електронний вигляд, Потокове сканування, розпізнавання документів;
- жорсткість бізнес-процесів і, в той же час, можливість будувати їх «на льоту» і в довільній формі;
- обмін документами між територіально розподіленими підрозділами;
- рубрикацію, категоризацію і класифікацію документів;
- пошук за реквізитами і повнотекстовий пошук за змістом документів з урахуванням морфології мови;
- облік і обробку документів, що знаходяться на архівному збереженні;
- формування звітності;
- управління правами доступу;
- застосування електронно-цифрового підпису.
У частині організації робочих процесів компанії формулюють свої вимоги до СЕД в наступному вигляді:
- створення проектів документів;
- узгодження проектів документів;
- затвердження документів;
- створення резолюцій, доручень;
- контроль виконавської дисципліни;
- контроль версій документів;
- протоколювання дій;
- обговорення документів;
- делегування повноважень по виконанню документів і т.д.
Крім всіх цих вимог до СЕД, компанії очікують від неї відповідності концепції розвитку ІТ в компанії в цілому. Що, в свою чергу, передбачає масштабованість, можливість створення територіально-розподілених СЕД, а також — розширення функціональних завдань. Важливе очікуване властивість системи — її відкритість, тобто можливість внесення змін, в тому числі силами власних фахівців.
Необхідна підприємствам і можливість СЕД до інтеграції з корпоративною інформаційною системою, в т.ч. електронною поштою, зі стандартними офісними додатками, корпоративним порталомкомпанії.
Для роботи в органах виконавчої влади інтеграція дозволяє організувати єдиний інформаційний простір для обміну документами з системою міжвідомчого електронного документообігу, взаємодіяти з сайтом, для завантаження звернень громадян.
Непорушне вимога компаній до СЕД — забезпечення інформаційної безпекиі захист документів і міститься в них інформації.
Особисті уподобання користувачів
Особисті уподобання користувачів СЕД зводяться, як правило, до забезпечення зручності роботи в системи, підвищення впевненості при виконанні тих чи інших операцій. Так, одне із загальних переваг — простота і зручність інтерфейсу. Чим менше часу витрачається на навчання роботі в СЕД, тим швидше приймається користувачами система. Прості і зрозумілі користувачеві інтерфейси, з якими він звик працювати за іншими функціональних областях, наявність електронного курсу навчання значно скорочують терміни введення СЕД в експлуатацію і не викликають її відторгнення, як і всього іншого нового.
Потрібні користувачам і неформальне спілкування, Можливість обговорення необхідності зміни в тому чи іншому документі.
Серед інших користувацьких переваг можна відзначити:
- відображення руху документів (процесів), в тому числі — графічне;
- оперативний контроль виконання документа (який етап, у якого співробітника, у кого знаходиться паперова копія, повернув контрагент договір, чи почав виконувати колега завдання та ін.);
- організація особистих, персональних папок (зберігання персональних документів з гнучким наданням доступу до них колегам);
- можливість налаштування системи для виконання конкретних завдань конкретного користувача;
- організація робочого стола з відображенням лише тієї інформації, яка необхідна співробітникові;
- віддалений доступ до системи, робота з мобільних пристроїв.
Так, наприклад, всім вище перерахованим вимогамзадовольняє СЕД «1С: Документообіг», а спільне рішення компаній 1С-ККД і iDecide для iPad дозволяє працювати з документами в дорозі і в відрядженні, переглядати і виконувати завдання з мобільного пристрою, керувати за допомогою голосових і графічні коментарі для спрощення реєстрації доручень, що прискорює прийняття рішень.
Знання зовнішніх по відношенню до компанії вимог, що пред'являються до систем електронного документообігу, і вміння сформулювати до неї свої вимоги дозволяють не тільки вибрати найбільш підходящу компанії систему, автоматизувати і оптимізувати процеси документообігу і управління ними, а також — створити єдине інформаційне середовище для колективної роботи з документами.
У зв'язку з масовим поширенням сучасних автоматизованих технологій роботи з документами в електронній формів 2013 році на замовлення Федерального архівного агентства двома провідними науковими установами в області документознавства та архівної справи - Російським державним гуманітарним університетом(РДГУ) та Всеросійським науково-дослідним інститутом в області документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) - був виконаний ряд науково-дослідних проектів з підготовки методичних рекомендацій в області організації роботи з електронними документами.
Ось деякі з таких проектів:
- «Архівні та документоведческой функціональні вимоги до інформаційних систем, Що забезпечує електронний документообіг в процесі внутрішньої діяльностіфедеральних органів виконавчої влади »(ВНІІДАД).
- « Порівняльний аналізформатів файлів електронних документів постійного (довгострокового) зберігання »(РДГУ).
- «Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій» (ВНІІДАД).
- «Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в державних і муніципальних архівах» (ВНІІДАД).
- «Складання архівних описів в електронній формі та їх інтеграція в інформаційну інфраструктуру державних і муніципальних архівів» (ВНІІДАД).
Самий об'ємний документ - це підготовлені ВНІІДАД «Архивоведческие і документоведческой функціональні вимоги до інформаційних систем, які забезпечують електронний документообіг в процесі внутрішньої діяльності федеральних органів виконавчої влади» (далі - Вимоги). Він представляє найбільший інтерес як для працівників діловодних служб, так і для співробітників ІТ-підрозділів, що здійснюють впровадження або настройку систем електронного діловодства і документообігу (СЕД), і в даній статті ми розглянемо саме його.
Вихід цього документа дуже важливий: не дивлячись на те що системи електронного документообігу використовуються вже майже двадцять років, до останнього часу єдиним вітчизняним документом, що встановлює основні вимоги до систем електронного документообігу та діловодства (СЕД), був наказ Мінкомзв'язку Росії від 02.09.2011 № 221 « про затвердження Вимог до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, які враховують в тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформації обмеженого поширення ». Цей документ містить лише дуже короткі (на 6 сторінках) і найзагальніші вимоги до СЕД. Поки СЕД використовувалися виключно як внутріучрежденческіе системи, їх різноплановість і несумісність між собою не були суттєвою проблемою. Але з початком переходу до єдиного інформаційного простору, організацією міжвідомчого електронного документообігу необхідність уніфікації СЕД, забезпечення їх сумісності з загальнодержавними системами обміну документами, електронної взаємодії та архівного зберігання виходять на перший план. Частково на вирішення питання взаємодії систем СЕД спрямований ГОСТ Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення », але розроблені ВНІІДАД Архивоведческие і документоведческой вимоги до СЕД вкрай актуальні.
Вимоги призначені для федеральних органів виконавчої влади, але відповідно до ст. 11 Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційних технологіяхі про захист інформації »поширюються і на інші державні органи та органи місцевого самоврядування. Комерційні організації мають право організовувати СЕД на власний розсуд, але, з огляду на роль держави в нашій країні, зазвичай всі великі та середні комерційні організаціїорієнтуються на правила, встановлені державою для зручності взаємодії з державними органами.
Огляд нормативних та методичних документів, що встановлюють вимоги до постановки діловодства і СЕД
У першому розділі Вимог міститься огляд нормативних і методичних документів, що встановлюють вимоги до постановки діловодства і СЕД. На двох десятках сторінок викладені основні положення ключових документів в області автоматизації ДОУ - стандартів ГОСТ Р 15489-1-2007 «СИБИД. Управління документами. загальні положення», ДСТУ ISO 23081-1-2008« СИБИД. Управління документами. Процеси управління документами. Метадані для документів », детально проаналізовані європейські стандарти MoReq, MoReq2 і вимоги до СЕД, затверджені наказом Мінкомзв'язку Росії від 02.09.2011 № 221« Про затвердження вимог до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, які враховують в тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформації обмеженого поширення ». Також розглянуті положення Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджені постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 (в ред. Від 07.09. 2011), Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «про електронний підпис», постанова Уряду РФ від 09.02.2012 № 111 «про електронний підпис, використовуваної органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування при організації електронної взаємодії між собою, про порядок її використання, а також про встановлення вимог до забезпечення сумісності засобів електронного підпису »(разом з Правилами використання посиленою кваліфікованої електронного підпису органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування при організації електронної взаємодії між собою). Однак треба враховувати, що законодавство в області роботи з електронними документами швидко змінюється, тому, користуючись цим розділом, завжди варто перевіряти наявність змін в нормативних правових актах, наприклад, той же положення про МЕДО сьогодні діє в редакції 2011 року, включаючи більш широке коло учасників .
Практика застосування СЕД в процесі внутрішньої діяльності ФОІВ
У другому розділі Вимог міститься цікава інформація про рівень впровадження СЕД в федеральних органах виконавчої влади, отримана на основі проведеного ВНІІДАД моніторингу. Уже той факт, що на 74 федеральних органу виконавчої влади (ФОІВ) припадає 57 продуктів СЕД дев'ятнадцяти типів, говорить про те, наскільки актуальна сьогодні уніфікація в області систем електронного діловодства.
Етапи життєвого циклу документів в установі, склад полів реєстраційно-контрольних карток, схема класифікації та організації справ, вимоги до прикладних функцій, інформаційного забезпеченняСЕД і до використання в СЕД електронноїпідписи - про все це ви дізнаєтесь із статті канд. іст. наук, експерта Росархіву С.Л. Кузнєцовав №7 2013 журналу "Сучасні технологіїдокументообігу та діловодства "
В цілому підготовлені ВНІІДАД «Архивоведческие і документоведческой функціональні вимоги до інформаційних систем, які забезпечують електронний документообіг в процесі внутрішньої діяльності федеральних органів виконавчої влади» можна і потрібно використовувати не тільки на стадії вибору, впровадження та первинної настройки СЕД, а й під час аналізу вже функціонуючих СЕД для визначення відповідності СЕД, використовуваної в конкретній організації, сучасним вимогам.
електронні архівиТипові функціональні вимоги до систем електронного документообігу та систем зберігання електронних документів в архівах державних органів
Олексій Микрюков01 серпня 2018 р 10:27
Олексій Микрюков, аналітик компаніїDIRECTUM .
14 червня 2018 року на офіційному сайті Федерального архівного агентства (Росархіву) в розділі «проекти документів »Розміщений«Проект типових функціональних вимог до систем електронного документообігу та систем зберігання електронних документів в архівах державних органів »Об'ємом 37 сторінок.
Галузь давно чекала цей документ. І як заявлено в проекті, вимоги розроблені з метою формування єдиної нормативної основи для систем електронного документообігу (СЕД) і систем зберігання електронних документів (СХЕД), а також для оцінки вже застосовуються СЕД і СХЕД. У документі явно розділяються СЕД і СХЕД, і це важливий момент.
Виділення терміна СХЕД є одним з принципових відмінностей нових вимог. Помітний явний акцент на етапі архівного зберігання в життєвому циклі документа. Раніше мова йшла в основному про СЕД, а питання зберігання електронних документів (ЕД) залишалися за кадром. Відповідно, документи тривалих термінів зберігання раніше або спочатку створювалися в паперовому вигляді, або роздруковувалися перед передачею на зберігання.
У документі розглядаються тільки функціональні вимоги, на відміну від попередніх нормативних документів (Вимоги до систем електронного документообігу федеральних органів влади (СЕД ФОІВ), затвердженіНаказом Міністерства зв'язку і масових комунікацій РФ №221 від 02.09.2011 ; Див. також ) . Чи не розглядаються системно-технічні вимоги, вимоги щодо інформаційної безпеки, надійності, а також вимоги до інтерфейсу автоматизованих робочих місць користувачів СЕД і СХЕД. Вимоги не поширюються на роботу з документами, що містять відомості, що становлять державну таємницю.
Аналізуючи документ, найцікавіше розглянути вимоги, пов'язані з організацією зберігання документів. Вимоги щодо створення або занесенню, реєстрації, виконання та контролю при роботі з документами не такі цікаві, так як це основні завдання СЕД. Практично не залишилося великих організацій, які б не автоматизували ці завдання з використанням СЕД. Тому вимоги до СЕД цікаві хіба тільки для оцінки вже існуючих і використовуваних систем в момент поновлення або зміни, а це тема окремого матеріалу.
Загальні функціональні вимоги
Почнемо з «Загальні функціональні вимоги до управління документами в СЕД і СХЕД».
В цьому розділі, на мій погляд, відбито два важливих моменти:
перше« 2.3. У СЕД і СХЕД повинні дотримуватися вимоги до автентичності, достовірності, цілісності та придатності для використанняелектронних документів, включених до зазначених системи».
Для того щоб забезпечити дотримання цих вимог при зберіганні документів необхідно, щоб при передачі документів на зберігання в СХЕД вони були автентичні, достовірні, цілісні і придатні для використання. Відповідно, до передачі документа в СХЕД «відповідальність» за виконання цих вимог лежить на оперативній системі (СЕД або іншої інформаційної системи).
Друге«2.4. У СЕД і СХЕД повинні формуватися і зберігатися метадані документів:
- створювані при включенні документа в систему (СЕД або СХЕД);
- утворюються після включення документа в СЕД або СХЕД в рамках його життєвого циклу в системі;
- використовувані при взаємодії СЕД і СХЕД з іншими інформаційними системами (в тому числі з МЕДО, СМЕВ та ін.)
- пов'язані з передачею на подальше зберігання (з СЕД- в СХЕД, з СХЕД- до державного архіву).
Метадані про включених в СЕД або СХЕД документах повинні бути пов'язані з тим документом, до якого вони належать ».
Тобто метадані, пов'язані з документом, формуються протягом усього життєвого циклу документа, в тому числі і на протязі всього терміну його зберігання. При цьому явних вимог, що пред'являються до формату або способу зберігання метаданих, немає.
Робота з архівними документами
Підготовка до передачі документів на зберігання в СХЕД (п.п. 3.8 і 3.9).
«До функцій СЕД відноситься:
- Формування та ведення номенклатури справ
- Віднесення документів до справ
- Формування описів справ, документів структурних підрозділів
- Експертиза цінності документів, що включає в себе відбір електронних справ, документів, що підлягають передачі в СХЕД і виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню ».
З документами, що зберігаються в СЕД, все ясно. Але в організаціях є й інші інформаційні системи, в яких можуть зберігатися документи, наприклад, ERP. Ці системи можуть взагалі нічого «не знати» про номенклатуру справ і нормах діловодства. Відповідно для них повинні бути розроблені додаткові правила, За якими документи будуть передаватися на зберігання в СХЕД.
У документі нічого не говориться про те, як вивантажувати документи з інших систем, тієї ж ERP. Тому якщо організація захоче зберігати документи з ERP, то потрібно буде вигадувати якісь правила, за якими:
1) ці документи будуть розвантажуватися з ERP - це власне завдання ERP;
2) ці документи будуть розміщуватися в СХЕД - це завдання СХЕД, і у нас для цього є інструменти.
Прийом документів в СХЕД (п. 4.3)
«СХЕД повинна забезпечувати:
● Прийом електронних справ, документів і описів структурних підрозділів з перевіркою комплектності
● перевірку електронних підписівдокументів
● Перевірку відтворюваності електронних документів
● Формування відповідних повідомлень про підтвердження або про відмову в прийомі документів ».
Вимоги по відтворюваності позначені, але як це реалізовувати - не зрозуміло.
У документі є явне вказівку на формат контейнерів ЕД, що вдає із себе « zip-архів, що включає контент і метадані електронного документа, файли електронних підписів і візуалізовану копію текстового електронного документа в форматі PDF / A».
Облік і класифікація документів в СХЕД (п. 4.4)
Вимоги з обліку електронних документів в СХЕД практично нічим не відрізняються від вимог з обліку паперових документів. При цьому вимоги до складу метаданих ЕД враховують тільки специфіку документів, типових для держорганів (листи, накази і т.п.). У комерційних організацій різноманітність документів набагато більше: комерційна пропозиція, Статут проекту, технічне завдання, Протокол закупівельної комісії і т.д. У цьому сенсі вимоги навряд чи застосовні для інших видів документів.
Зберігання електронних справ, документів в СХЕД (п. 4.5)
Цей блок виглядає одним з найбільш неопрацьованих в проекті вимог. У ньому зафіксовані вимоги до забезпечення СХЕД можливостей:
● резервного копіювання електронних документів;
● проведення перевірок наявності та стану ЕД з використанням спеціальних програмперевірки технічного стану електронних документів і фіксацією результатів перевірок у відповідних актах;
● конвертації і / або міграції електронних документів в нові формати;
Але при цьому нічого не сказано про забезпечення юридичної значимості ЕД при довготривалому зберіганні. Ці вимоги я.
Використання електронних справ, включених в СХЕД (п. 4.2 та 4.6).
Використання ЕД передбачає:
● Надання постійних і тимчасових прав доступу до документів
● Формування фонду користування електронних справ і організацію на його основ електронного читального залу
● Багатокритеріальний пошук
● Формування архівних копій, довідок виписок
● Облік використання електронних справ.
Тут залишаються питання в першу чергу з надання електронних документів за запитами різних організацій, Так як єдиних вимог з надання ЕД у поза зараз немає, і практика не сформована.
Експертиза цінності і виділення до знищення електронних справ, документів з простроченим терміном зберігання (п. 4.7 та 4.8).
Наведені в проекті вимоги також практично нічим не відрізняються від вимог при роботі з паперовими документами. Відмінність полягає лише в особливостях знищення електронних документів (наприклад, видалення резервних копій і гарантоване знищення).
Вимоги щодо передачі електронних документів на зберігання в держ. архів описані формально. Причина пов'язана, швидше за все, з відсутністю напрацьованих практик.
загальні висновки
Після аналізу проекту вимог залишається відчуття, що викладене в ньому «доганяє» поточний станречей, закріплює вже існуючі напрацювання, але не до кінця відповідає на існуючі питання і вже тим більше не намагається спрогнозувати і дати відповіді на питання найближчого майбутнього.
Документ показує, що специфічних вимог до системи довгострокового зберігання електронних документів багато. Є серед них досить жорсткі і конкретні. На підприємствах є безліч систем, які генерують документи, що підлягають тривалому зберіганню, або які передбачають тривале зберігання: ERP, HR, ECM. CRM і інші. Таким чином, можна зробити висновок, що найбільш доцільно виділяти окрему систему довготривалого зберігання, Інтегровану з системами-джерелами. Реалізовувати вимоги у всіх зазначених вище системах довго і дорого.
З іншого боку, вимоги вже мають під собою технологічну основу, Яка дозволяє реалізувати подібні системи. Наявні на ринку системи роботи з документами можна і потрібно перевіряти на відповідність вимогам, сформульованими в нормативній базі.
Реалізація вимог
Одним із прикладів системи, яка показує готовність і повністю задовольняє цим вимогам - рішення «Довготривалий архів» від компанії DIRECTUM.
«Довготривалий архів» - це комплексна система для управління паперовим і електронним архівом організації. Рішення розроблено з дотриманням правил російського архівного діловодства. Воно дозволяє централізовано зберігати документи будь-якого виду протягом терміну, встановленого законодавством РФ, гарантуючи юридичну силу документів протягом усього терміну зберігання.
Рішення може працювати з будь-якими ECM-системами, не тільки з рішеннями DIRECTUM, інтегрується з ERP і іншими системами за рахунок готових механізмів.
Крім того, рішення не тільки вже зараз закриває завдання створення електронного архіву, а й працює на перспективу. У рішення закладені можливості роботи з інструментами автоматичної обробки документів на основі штучного інтелекту для класифікації та експертизи цінності документів. Крім того, використовується власна унікальна технологіязабезпечення юридичної значимості, яка в перспективі може бути переведена і на технології блокчейна.
(4,78 - оцінили 9 чол.)
Вимоги до СЕД Мінкомзв'язку Росії
Вимоги до швидкодії СЕД
Вимоги до обліку всіх операцій в СЕД
Вимоги до функціональності СЕД
Експертиза цінності і архівне зберігання в СЕД
Застосування систем електронного документообігу та діловодства (СЕД) почалося з середини 1990-х років. Однак впровадження СЕД в державному масштабі набуло широкого поширення тільки в останні п'ять років. Основним стимулом тут стало розпорядження Уряду РФ від 12.02.2011 № 176-р, якою затверджено План заходів щодо переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг і Постанова Уряду РФ від 06.09.2012 № 890 «Про заходи щодо вдосконалення електронного документообігу в органах державної влади» .
Поки СЕД використовувалися виключно як внутріучрежденческіе системи, їх різноплановість і несумісність між собою не були суттєвою проблемою. Але з початком переходу до єдиного інформаційного простору, організацією міжвідомчого електронного документообігу необхідність уніфікації СЕД, забезпечення їх сумісності з загальнодержавними системами обміну документами, електронної взаємодії та архівного зберігання виходять на перший план. Частково на вирішення питань взаємодії систем СЕД спрямований ГОСТ Р 53898-2010. «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення ».
«Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу ...» призначені для федеральних органів виконавчої влади, але відповідно до ст. 11 Федерального закону № 149-ФЗ від 27.07.2006 поширюються і на інші державні органи та органи місцевого самоврядування. Комерційні організації мають право організовувати СЕД на власний розсуд, але, з огляду на роль держави в нашій країні, зазвичай всі великі та середні комерційні організації орієнтуються на правила, встановлені державою для зручності взаємодії з державними органами.
Розглянемо найбільш цікаві положення Вимог ... Мінкомзв'язку Росії.
«Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу ...» визначають мінімальний набір функцій, який повинен бути присутнім в СЕД, а також вимоги до організації використання СЕД в установі.
Одна з головних вимог до СЕД - це її масштабованість як за кількістю підключених робочих місць, так і за кількістю що містяться в СЕД документів. Треба враховувати, що сучасні системиуправління документами використовуються практично всіма співробітниками організації, які працюють з документами, причому загальна тенденція- це використання як стаціонарних робочих місць, так і доступу до документів з мобільних пристроїв, віддалений доступ до системи. За кількістю що зберігаються в СЕД документів слід мати на увазі, що так як в системі зберігаються не тільки остаточні оформлені та підписані документи, а й проміжні робочі версії, то кількість файлів, проектів документів та документів, що надходять в СЕД, за рік у кілька разів перевищує сумарна кількість документів, що реєструються службою ДОУ(Вхідних, вихідних і внутрішніх). Вимоги передбачають, що СЕД повинна забезпечувати зберігання всіх документів за період не менше 5 років, але на практиці доводиться орієнтуватися на терміни не менше 10-15 років, так як це той період, протягом якого документи в електронній формі продовжують активно використовуватися, тим більше що п. 20 пп. е) тих же Вимог передбачає можливість зберігання документів в терміни до ста років.
Важливий параметр СЕД - її швидкодію. Якщо апаратно-програмний комплекс (сервер СЕД) недостатньо продуктивний для даної кількості одночасно працюючих в системі користувачів і (або) для даного обсягу бази даних (кількості документів в системі), то співробітникам доведеться чекати відкриття картки документа або самого документа, отже, продуктивність співробітників падає. Тому в Вимогах закладені тимчасові параметри, яким повинна відповідати продуктивність СЕД:
- час отримання доступу до СЕД - не більше трьох секунд;
- час отримання доступу до картки, створюваної при реєстрації документа і містить дані, що описують контекст, зміст, структуру документа, дії, вчинені з документом в ході підготовки, розгляду, виконання і зберігання, а також ідентифікаційні дані (метадані) - не більше п'яти секунд .
У будь-якій системі може статися збій як програмний, так і апаратний. Але збій СЕД призводить до неможливості роботи з документами всіх співробітників організації, тому Вимоги встановлюють жорсткі рамки для часу простою при збої і перезавантаження СЕД - не більше 30 хвилин. Також СЕД повинна забезпечувати автоматичне повідомлення користувачів про збої в роботі системи. В першу чергу зазвичай налаштовують автоматичне повідомлення через SMS і по електронній пошті адміністратора і технолога СЕД.
Ще одна поширена ситуація - з якоїсь причини документ пошкоджений або випадково стертий користувачем. Вимоги передбачають, що в цьому випадку протягом 30 хвилин електронний документ повинен бути відновлений з резервної копії. В організації, відповідно до Вимог, має бути не менше однієї резервної копії електронних документів, що зберігаються в СЕД. Однак на практиці для забезпечення схоронності створюють не менше двох резервних копій, бажано на різних носіях. Це мінімізує ризики втрати електронних документів.
Коефіцієнт надійності СЕД повинен становити не менше 0,98.
Ще один показник - це рівень захищеності СЕД від несанкціонованого доступу. Для державних установ, що працюють з документами обмеженого доступу, це повинна бути сертифікація не нижче класу 1Г. Однак з причини високої вартості створення і експлуатації захищених СЕД, з документами обмеженого доступу зазвичай намагаються працювати в традиційному режимі, на папері, так як вони, як правило, становлять невелику частку документів організації. В іншому випадку зазвичай для роботи з такими документами встановлюють спеціально виділені комп'ютери або навіть окрему захищену мережу, яка не має з'єднання з відкритою комп'ютерною мережею та Інтернет. Однак і в цьому випадку передбачається робота з документами рівня ДСП, але ніяк не з документами, що містять державну таємницю.
Основна частина «Вимог до інформаційних систем електронного документообігу ...» - це опис того, як в СЕД повинні бути побудовані процеси документаційного забезпеченняуправління.
Підкреслюється, що СЕД повинна забезпечувати роботу з усіма видами і категоріями документів і проектами документів організації.
СЕД, що використовуються державними установами, Повинні забезпечувати взаємодію з системами міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), міжвідомчого електронного взаємодії (СМЕВ), іншими інформаційними системами.
Робота СЕД повинна відповідати положенням ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги », в тому числі в галузі забезпечення автентичності, цілісності та достовірності електронного документа, а також Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затвердженого Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 (пп. 9 і 11 Вимог).
СЕД повинна забезпечувати всі основні діловодних процесів:
Збереження документа або відомостей про документ (проект документа) в СЕД (його реєстрація або, в термінах Вимог - введення документа в систему):
Доведення документа до виконавця (користувача СЕД)
узгодження документа
підписання документа
Передачу (відправку) документа;
«Зберігання і облік документів, відповідно до інструкції з діловодства в ФОІВ, а також контроль виконавської дисципліни, підготовку довідкових матеріалів і списання документів до архіву», тобто контроль виконання, інформаційно-довідкову роботу, поточне зберігання і облік, включаючи підготовку документів для передачі до державного архіву або на депозитарне зберігання.
Особливість автоматизованої системи діловодства - це наявність функції протоколювання всіх дій користувачів і системних подій. Іншими словами, все, що відбувається в СЕД - створюється або реєструється документ, просто проглядається файл, вноситься правка - вся ця інформація зберігається в спеціальних службових файлах, що дозволяє завжди сказати, хто і коли дивився або правил документ (картку документа). Окремо в Вимогах прописана обов'язковість фіксації дати і часу введення документа в систему. Ця інформація фіксується як в реєстраційній картці (метаданих по документу), так і в контрольній інформації (протоколі дій в СЕД).
Відповідно до п. 17 Вимог протоколювання підлягає інформація про всі дії, вчинені з документами або наборами документів, проектами документів, реєстраційною карткою (метаданими). Це відомості:
про користувача СЕД ФОІВ, які виконали дію;
про дату і час вчинення дії;
про введення в СЕД документів, проектів документів;
про переміщення розділу (підрозділу) в класифікаційної схемою;
про зміни в вказівках щодо термінів зберігання і подальші дії з документами;
про дії, виконаних адміністратором СЕД ФОІВ в ході експертизи цінності документа, що проводиться відповідно до федеральним закономвід 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації";
про накладення та зняття заборони на знищення розділу (підрозділу) класифікаційної схеми;
про будь-яку зміну або знищення метаданих користувачем СЕД;
про зміни прав доступу до документів;
про передачу документів;
про знищення документів;
про пресу документа або метаданих.
Іншими словами, СЕД повинна дозволяти в будь-який момент отримати інформацію, хто і коли відкривав, переглядав, редагував документ або реєстраційну картку до нього, а також, з якими документами працював той чи інший співробітник.
Вимоги Мінкомзв'язку РФ ділять діловодних процесів, підтримувані СЕД, на наступні групи:
а) обробка вхідних і вихідних документів на паперовому носії, створених або надійшли в організацію і включених в СЕД ФОР шляхом реєстрації, сканування та створення електронного образу документів (включаючи документи, отримані за допомогою поштового зв'язку, електрозв'язку та фельд'єгерського зв'язку);
б) обробка електронних документів, отриманих або переданих по системі міжвідомчого електронного документообігу;
в) обробка електронних документів, отриманих або переданих з використанням системи міжвідомчого електронного взаємодії;
г) обробка електронних документів, отриманих або переданих по електронній пошті;
д) обробка внутрішніх документів в СЕД.
В організаціях, які не є державними органами, пункти б) та в) відсутні, документи надходять тільки або за традиційними каналами зв'язку, або по електронній пошті.
У разі надходження документа на папері введення документа в СЕД включає його реєстрацію, сканування та створення електронного образу документа.
В організації може бути затверджений і включений в інструкцію з діловодства перелік документів, для яких заборонено створення їх електронних образів, наприклад, документи з грифом ДСК, з позначкою «особисте», конфіденційні документи і т. П. У разі надходження такого документа він реєструється в СЕД, але його електронний образ не створюється.
Для проектів електронних документів на кожному етапі їх створення, узгодження та підписання здійснюється фіксація вмісту документа шляхом створення версій документів і їх прикріплення до картки документа.
СЕД повинна підтримувати прикріплення до реєстраційної картки будь-яких форматів файлів. Це важливо, тому що СЕД зазвичай використовується багато років і за цей час можуть з'явитися нові версії програм і, відповідно, формати файлів, які повинні будуть також підтримуватися СЕД. СЕД повинна дозволяти вводити в систему і реєструвати файли документів навіть у тому випадку, коли додаток, в якому був створений документ, на даному робочому місці відсутній (не встановлено). При цьому деякі, найбільш поширені формати, СЕД повинна вміти відображати обов'язково. Це pdf, rtf, doc, tiff.
СЕД повинна дозволяти розміщувати документи в ієрархічній схемі, що складається з розділів і підрозділів, відповідно до якої організовується систематизація та організація зберігання документів в СЕД (класифікаційне схема). Слід мати на увазі, що фізично документи розміщуються на сервері (системі зберігання) в порядку, визначеному внутрішньої конфігурацією і принципами зберігання файлів в даній СЕД, а класифікаційна схема - це просто поле в реєстраційній картці, що дозволяє швидко знаходити документи за класифікаційними ознаками.
В основу класифікаційної схеми зазвичай кладуть номенклатуру справ організації.
У реєстраційній картці СЕД повинні бути визначені ті поля, які є обов'язковими для заповнення. при введенні документа СЕДповинна запитувати у користувача заповнення обов'язкових полів (метаданих) (п. 13 Вимог).
При відправці документів традиційними способами (на папері) СЕД забезпечує надпечатку конвертів і друк списків розсилки.
Відповідно до встановлених термінів зберігання СЕД повинна забезпечувати наступні дії:
зберігати документ постійно;
провести експертизу цінності документів;
по завершенні календарного року створювати документи за встановленою формою: акт про виділення до знищення документів (розділів) з простроченим терміном зберігання та опису на документи постійного і довготривалого (понад 10 років) терміну зберігання;
виділяти документи до знищення (видаляти з системи) зі збереженням в СЕД інформації про виділення документів до знищення;
передавати документи на зберігання в інше сховище ( автоматизовану систему), В тому числі експортувати річні розділи документів постійного терміну зберігання для передачі на зберігання до державних архівів і експортувати річні розділи документів з особового складу для передачі в архіви документів з особового складу.
На практиці передача на державне зберігання вимагає забезпечення сумісності СЕД за форматом експорту річного розділу з програмним комплексом «Архівний фонд», використовуваним в державних і муніципальних архівах.
У Вимогах міститься положення про забезпечення термінів зберігання з тривалістю не менше ніж до ста років. Однак в даний час такі технології знаходяться в стадії опрацювання, і автору не відома жодна СЕД, яка могла б забезпечити сама по собі такі великі терміни зберігання юридично значущих документів в електронній формі.
Розглянуті Вимоги Мінкомзв'язку РФ доповнюють розроблені ВНІІДАД «Архивоведческие і документоведческой функціональні вимоги до інформаційних систем, які забезпечують електронний документообіг в процесі внутрішньої діяльності федеральних органів виконавчої влади». Вони важливі як для працівників діловодних служб, так і для співробітників IT -підрозділ, що забезпечують впровадження або настройку систем електронного діловодства і документообігу (СЕД).
В цілому розглянуті «Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, що враховують в тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформації обмеженого поширення» можна і потрібно використовувати не тільки на стадії вибору, впровадження та первинної настройки СЕД, а й для аналізу вже функціонуючих СЕД для визначення відповідності СЕД, використовуваної в конкретній організації, сучасним вимогам. 5 Зареєстровано в Міністерстві юстиції Російської Федерації 08.09.2010, реєстраційний № 18380.
Завантаження ...
