Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт із документаційного забезпечення. Досягнення цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:
– постійне вдосконалення форм та методів роботи з документами;
- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно- пошукових систем, контролю за виконанням та підготовкою документів до передачі до відомчого архіву відповідно до чинних державних нормативно-методичних документів;
– скорочення документообігу;
– розробка та впровадження нормативних та методичних документівпо вдосконаленню документаційного забезпеченняв організації та у підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.
Функції сучасної служби діловодства у Росії визначаються з цілей та завдань її діяльності та включають повний обсяг роботи, що виконується службою.
Відповідно до покладених завдань служба ДОП здійснює такі функції:
1) розробка, впровадження та ведення табеля та альбому уніфікованих формдокументів організації, внесення до них змін;
2) здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;
3) організація своєчасного розгляду документів, що надходять, і підготовка їх до доповіді керівництву, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
4) регулювання ходу виконання документів, контролю проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін; узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
5) організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів; розробка та проектування бланків документів;
6) розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ та оперативного використання документної інформації;
7) організація роботи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян;
8) організація контролю над роботою з документами в структурних підрозділах;
9) розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни;
10) здійснення контролю за правильністю оформлення справ у структурних підрозділах;
11) здійснення контролю за правильністю формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі до архіву;
12) організація роботи архіву відповідно до Положення про державний архівний фонд СРСР, правил, інструкцій та методичними рекомендаціямиустанов ДАС СРСР;
13) підвищення кваліфікації працівників служби ДНЗ та архівів, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби ДНЗ;
14) організація робочих місць, АРМ, умов праці працівників служби ДНЗ.
2.5. Регламентація діяльності служби
документаційного забезпечення управління
Служба ДНЗ та її працівники здійснюють свою діяльність на підставі наступних організаційно-правових документів (рис. 8):
- Положення про структурний підрозділ;
- Інструкція з діловодства.
Створення становища та інструкцій спрямовано розподіл функцій та обов'язків, і навіть на регламентацію прийнятої технології роботи з документами (рис. 8).
Слід зазначити, що у регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє статут організації. Розробка статуту впливає загальну постановку діловодства, оскільки певні завдання, відбивають напрям і специфіку діяльності організації, порядок затвердження структури, штатів керівництва, і створюють початкову організаційну основу документообігу підприємства. Розмежування у статуті функцій та обов'язків керівників підприємства сприяє регламентації інформаційних зв'язків, що виникають у процесі виконання цих функцій, та дозволяє визначити коло документів, які будуть створюватися та використовуватись у управлінської діяльності.
Розділ статуту, присвячений порядку управління підприємством, дає первісне уявлення про розпорядчу документацію, що видається керівництвом, впливає на впорядкування процесів документоутворення, визначає параметри інформаційних потоків та документообігу.
Завдання, функції, правничий та обов'язки, виконувані у процесі діяльності ДОП, розробляються і закріплюються у положенні про службу ДОП. Положення про службу та організацію розробляється на основі типового. При розробці індивідуальних положень конкретизується склад завдань та функцій служби, залежно від реальних умов її діяльності.
Положення про службу документаційного забезпечення підписується керівником служби ДНЗ та затверджується керівництвом організації. Узгоджується становище з керівниками тих структурних підрозділів, із якими у ньому закріплено взаємозв'язок (додаток 1). Перегляд становища слід проводити за зміни структури організації, перепідпорядкуванні служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, запровадження нових форм та методів організації праці.
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що служить основою для усунення паралелізму та дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція.
Рис. 8. Структура організаційних документів,
працівників служби ДОП, що закріплюють статус
Службова посада є первинним елементом управлінської структури. Формування системи посад залежить від обсягу, складу, характеру функцій, що виконуються у структурному підрозділі, від поділу та кооперації праці. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, що виконує організаційну, що регламентує та регулює роль. Крім того, посадові інструкції дають змогу об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.
Першим джерелом розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, що містить регламентований перелік вимог до кваліфікації спеціалістів різних категорій.
Друге джерело під час складання посадових інструкцій - типові посадові інструкції. Їх розробляють окремих категорій службовців однотипних установ чи структурних підрозділів (наприклад, секретарів структурних підрозділів). Наявність типових інструкцій значно спрощує складання індивідуальних, але не замінює їх. Оскільки посадові інструкції є документом, що регламентує організаційно-правове становище працівника, необхідне їх складання кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Третім документом, який використовується для розробки посадових інструкцій, є положення про структурний підрозділ. Посадові інструкції регламентують завдання та функції, встановлюють їх розподіл між працівниками структурних підрозділів, визначають зміст, характер та порядок діяльності кожного працівника.
| Найменування розділів положення про службу ДОП | Зміст |
| загальні положення | Встановлюється точна назва служби діловодства, її місце в організаційній структурі організації, ступінь самостійності, найменування посади керівника служби, порядок призначення та звільнення його з посади, перелік основних правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба ДОП керується у своїй роботі |
| Цілі, завдання служби | Формулюються цілі та завдання служби |
| Функції | Надається всебічна характеристика діяльності служби: описуються функції, закріплюється обсяг відповідальності кожного структурного підрозділу за певну ділянку роботи, розмежування функцій між окремими ділянками |
| Права | Містить перерахування прав, закріплених за службою: право перевіряти організацію роботи з документами у структурних підрозділах, вимагати від виконавців доопрацювання документів у разі порушень правил їх оформлення, вимагати у структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання своїх функцій |
| Керівництво | Наводяться обов'язки керівника служби ДНЗ (координація діяльності служби, планування її роботи, контроль за роботою співробітників, створення або участь у розробці нормативно-методичного забезпечення служби), його права |
| Відповідальність (може включатися до розділу «Посібник») | Перераховуються основні позиції, за якими керівник несе персональну відповідальність за виконання завдань служби, за стан документації, її відповідність вимогам правових та нормативних документів, достовірність інформації, її витік, організацію роботи служби, роботу з персоналом |
| Взаємини з іншими структурними підрозділами | Відображається наявність та характер взаємозв'язків служби ДНЗ з іншими структурними підрозділами, склад та характеристика документів, що розробляються службою ДНЗ спільно з іншими структурними підрозділами, терміни їх подання, періодичність обміну інформацією |
Положення і посадові інструкції - взаємозалежні і взаємодоповнювані документи, оскільки обов'язки кожного працівника встановлюються з розподілу всього комплексу функцій, виконуваних службою діловодства, виходять із завдань і з усіх служб загалом.
До тексту посадової інструкції пред'являються вимоги повноти визначення завдань, функцій, обов'язків. Нечітке та неповне визначеннядіяльності кожного працівника веде до нестабільності та неузгодженості дій окремих працівників. При закріпленні у формулюваннях посадової інструкції загальних, неконкретних, обтічних обов'язків створюється чисто формальний документ, який виконує свого призначення. Усі пункти посадової інструкції повинні унеможливлювати різного тлумачення її змісту, конкретизувати обов'язки та види роботи. Дієслова, що виражають дію, слід вживати у дійсному способі: «інспектор виконує», «секретар організує» «референт складає» і т.д. При цьому має бути точно відображено ступінь самостійності у виконанні роботи: «бере участь...», «разом з...», «забезпечує виконання».
У розділі «Основні завдання та обов'язки» формулюється основне завдання працівника даної посади, предмет ведення, дільниця роботи. Далі йде перерахування конкретних посадових обов'язків, у тому числі складається виконання основного завдання. Наприклад, основне завдання працівника – реєстрація документів; у різних організаціях це завдання може передбачати виконання таких робіт, як ведення одного або кількох журналів, заповнення реєстраційних або реєстраційно-контрольних карток, ведення комп'ютерної бази даних, передача інформації, складання та ведення довідкових картотек, обслуговування запитів спеціалістів апарату управління тощо. При формулюванні обов'язків виходять із прийнятої організації технології роботи з документами, з наявності технічних засобів. У цьому ж розділі формулюються особливості підготовки та передачі документів, доступу працівника до певної інформації, правила обробки та передачі документів, методи та строки виконання обов'язків, порядок виконання окремих доручень та етичні норми, які необхідно дотримуватись у колективі.
У розділ «Права» вносять такі права працівника діловодної служби, як прийняття рішень, отримання інформації до виконання своєї роботи, право візування певних видів документів, право контролю, право повернення документів доопрацювання тощо. Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, що виділяється в окремий розділ.
У розділі «Відповідальність» формулюються зміст та форми відповідальності посадової особи за результати та наслідки її діяльності, а також за неприйняття своєчасних заходів чи дій, що належать до її обов'язків. Відповідальність може бути встановлена дисциплінарна та матеріальна, але обов'язково відповідно до чинного законодавства та врахування специфіки роботи організації.
Два останні розділи тісно взаємопов'язані та дозволяють встановити критерії оцінки праці.
Інструкція з документаційного забезпечення управління- основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в організації, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти. Практично інструкція закріплює систему діловодства, що склалася у тій чи іншій конкретній організації.
Інструкції складаються у кожному закладі з урахуванням специфіки його роботи. Основою їхнього складання служать типові інструкції, і навіть діючі державні нормативно-методичні документи.
Структура інструкції включає загальні положення, тематичні розділи та програми.
В розділі "Загальні положення"встановлюють сферу поширення Інструкції, відповідальність за її недотримання, підрозділ, який відповідає за єдиний порядок документування та організацію роботи з документами в установі загалом та у її структурних підрозділах, їх адміністративну та методичну підпорядкованість, нормативно-методичну базу.
Тематичні розділи, як правило, починаються з розділу "Документування", де визначаються:
– питання діяльності цієї організації, які підлягають обов'язковому документированию;
– види та різновиди документів, що використовуються для документування розпорядчої, організаційної, інформаційної діяльності;
– загальні правилапідготовки та оформлення документів;
- Правила підготовки окремих видіврозпорядчих документів, включаючи порядок візування, погодження, затвердження та підписання;
– порядок виготовлення та розмноження документів;
– правила оформлення та засвідчення копій та додатків;
– порядок використання та зберігання бланків, печаток, штампів;
– порядок роботи виконавців із документами.
Зміст цього розділу може бути значно розширено за рахунок включення окремих підрозділів, які визначають правила підготовки документів колегіального органу, а також заступників керівника. Деякі організації виділяють перелічені питання у самостійний організаційний документ типу правил (або регламенту) підготовки та оформлення документів.
Розділ «Організація документообігу»включає: порядок приймання, обробки, розподілу документів; організацію їх транспортування та передачі з одного структурного підрозділу до іншого; основні інстанції руху документів; порядок підготовки та відправлення вихідних документів; порядок обліку обсягу документообігу.
Розділ «Реєстрація документів»встановлює організацію реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів, терміни, форми та методи реєстрації, дає опис прийнятої технології та порядок індексації документів.
В розділі «Організація довідкової роботи»встановлюються принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації, дається опис довідкових масивів, їх доступності для різних категорій службовців та різних структурних підрозділів, порядок систематизації та класифікації довідкової інформації, технологія інформаційно-пошукової роботи.
Розділ «Організація контролю над виконанням документів»встановлює категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, порядок постановки на контроль, технологію контролю, обов'язки виконавців, типові терміни виконання, порядок узагальнення даних контролю за виконанням документів, порядок інформування керівників про виконавську дисципліну, використання форм та відміток на документах.
Розділ "Оперативне зберігання документів"містить правила зберігання документів у службі документації, у структурних підрозділах та встановлює відповідальність за збереження документів, правила формування у справі окремих категорій документів, порядок розробки та використання номенклатури справ, порядок систематизації та індексації справ.
У розділ «Підготовка документів до здачі в архів»включені порядок та організація проведення експертизи (відбору документів для зберігання та знищення), правила підготовки справ до зберігання, вимоги до опису справ, порядок передачі справ до архіву.
Склад тематичних розділів може змінюватись і доповнюватись залежно від умов роботи та прийнятої технології.
Додатки до інструкції повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу, систематизованого у порядку розташування розділів, у кожному з яких робляться відповідні посилання. У додатку поміщають схеми документопотоків, відбитки печаток та штампів, зразки бланків, зразки заповнення форм документів, приклади оформлення окремих видів документів, переліки контрольованих документів, форми їх обліку, форми номенклатури справ та інших.
Інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в них логічної послідовності. Інструкція - регламентуючий документ як служби діловодства, а й всім фахівців апарату управління .
Підготовку інструкції здійснює служба діловодства з участю архіву, юридичної служби. Інструкція затверджується керівником організації та вводиться у дію його наказом, після чого розсилається у всі структурні підрозділи для використання у роботі.
Табель уніфікованих форм документіворганізації - перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних та достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури, що містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу документів, що застосовуються в апараті, так і процедури їх підготовки. У табель включаються лише документи, створення яких потрібно, правомірно, періодично повторюється.
Табель може мати такі графи:
- Код форми документа;
– найменування законодавчого чи нормативного акта, що є основою застосування чи видання документа;
- Найменування структурного підрозділу, відповідального за підготовку, періодичність складання;
- узгодження (внутрішнє та зовнішнє) - вказуються організації або структурні підрозділи або посадові особи, які беруть участь у цьому процесі;
– підпис (посада особи, яка підписує документ);
– затвердження (посада керівника чи найменування органу, що затверджує документ);
– друк (необхідність посвідчення документа печаткою);
– адресат-організація (структурний підрозділ, до якого надається документ).
Крім того, в табель можна внести відомості про місце виготовлення тексту документа, його реєстрацію, кількість створюваних екземплярів, тираж розсилки, місце зберігання оригіналу та ін.
Процес складання табеля дозволяє діловодній службі проаналізувати всі операції з документами (посади виконавців та керівників, які беруть участь у складанні, підписанні, візуванні, затвердженні; періодичність створення документа, характеристика технічних засобів створення, що застосовуються, пересилання). Після затвердження керівником організації табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів. Підтримка табеля у робочому стані (ведення) здійснює діловодна служба. Ведення передбачає своєчасне внесення у табель змін у документуванні - використання нових форм федеральними органами, скасування раніше діючих, і навіть контролю над порядком использования.
Застосування табеля дозволяє:
– виключити можливість невиправданого створення нових форм;
– встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінських функцій та завдань;
- Врахувати кількість видів та форм документів.
Перш ніж розглянути основні функції служби ДОП, слід виділити ціль і ті основні завдання, які вона покликана вирішувати. Метою служби ДНЗє своєчасне забезпечення документованою інформацією працівників організації (споживачів інформаційної системи). Основні завдання служби ДНЗ:
Забезпечення єдиного порядку документування та роботи з документами в організації відповідно до чинних норм;
Удосконалення форм та методів роботи з документами, включаючи їхню автоматизацію.
Набір функцій служби ДОПдля вирішення цих завдань належить до типових та регламентованих « Загальними положеннямиДСДОУ». Розглянемо функції, що розкривають основні ділянки робіт та їх угруповання відповідно до структурних підрозділів, що створюються для їх виконання.
| Найменування підрозділу | Функції, що виконуються |
| Секретаріат (помічник керівника, секретар-референт, технічний секретар) | попередній розгляд та підготовка документів на ім'я керівника; підготовка та погодження документів за дорученням керівника; організація та документаційне обслуговування переговорів та нарад, документування колегіальних органів управління; бездокументне обслуговування керівника: ( телефонні переговори, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної, організаційно-інформаційне обслуговування та технічне забезпечення, організація ділових зустрічей та відряджень керівників тощо) |
| ПРОТОКІЛЬНА ГРУПА | розробка планів роботи колегіальних органів; організація та проведення засідань органів управління; документування їхньої діяльності; підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів, листів, довідок; оформлення рішень колегіальних органів у формі розпорядчих документів, витягів з протоколів засідань; аналіз довідок та доповідей структурних підрозділів; прийом, реєстрація, організація зберігання, розсилання необхідних документів; інформаційно-довідкова робота; контроль виконання рішень колегіальних органів. |
| ВІДДІЛ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОУ (бюро, сектор, центр). | - розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення ДОП(від створення бланків, включаючи забезпечення захисту інформації, створення Табеля та Альбому форм документів, до вдосконалення документообігу та організаційно-технічного оснащення ДНЗ); - розробка нормативно-методичного забезпечення ДНЗ; - розробка класифікаційних довідників організації (класифікатори, номенклатура справ, переліки документів із термінами зберігання); - проведення підвищення кваліфікації працівників ДНЗ та спеціалістів апарату управління; - консультування працівників організації та контроль їх діяльності з питань ДНЗ. |
| ЕКСПЕДИЦІЯ | - прийом та відправлення документів; - доставка їх у структурні підрозділи; - кількісний облік вхідних та вихідних документів. |
| ПІДРОЗДІЛ З ОБЛІКУ І РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ | - реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів; - формування та ведення інформаційно-довідкової роботи; - Контроль за правильністю складання та оформлення вихідних та внутрішніх документів; - підготовка документів на подання керівництву на рассмотрение; - формування справ та підготовка їх до передачі на зберігання до архіву. |
| ГРУПА КОНТРОЛЮ (бюро, відділ, інспекція) | - Організація контролю термінів виконання документів, постановка їх на контроль та зняття з контролю; - регулювання виконання та інформування керівництва про хід виконання документів; - Організація підсумкового контролю (аналіз виконавчої дисципліни та обґрунтованості термінів виконання документів). |
| ПРИЙМАЛЬНА (група листів або відділ звернень громадян) | - формування та зберігання справ із зверненнями громадян; - аналіз та узагальнення причин звернення та результатів їх розгляду; організація прийому громадян керівництвом організації (органу влади). |
| ЦЕНТР ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ (відділ, група) | - передрук документів з чернеток; - рахування та правка текстів; - Облік виконуваної роботи. |
| КОПІЮВАЛЬНО-МНОЖИЛЬНЕ БЮРО | - Копіювання документів; - тиражування документів; - Підготовка рекламної продукції; - Облік виконуваної роботи. |
| ВІДОМСТВЕНИЙ АРХІВ | - прийом на зберігання документів від структурних підрозділів та надання ним методичної допомоги - контроль за дотриманням правил формування та зберігання справ у структурних підрозділах - облік, систематизація та зберігання документів, організація їх руху та використання - участь у розробці нормативних та методичних документів у архівній справі та ДОП - підготовка та передача справ на державне зберігання. |
Нині у зв'язку з автоматизацією роботи з документованою інформацією в організаціях створюється відповідна СЛУЖБА УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ, діяльність якої поки що не регламентується нормативними документами. Зазвичай підрозділами служби є відділ технічне обслуговування електронної системи, інформаційно-аналітичний відділ та ін.
Основні функції цієї служби:
˜ впровадження інформаційних технологійна основі використання коштів обчислювальної техніки
˜ створення комплексної інформаційної системи організації
˜ діяльність з експлуатації інформаційної системи
˜ проектування та підтримка системи інформаційних потреб споживачів бази даних
˜ підбір кваліфікованих кадрів служби тощо.
Таким чином, ми бачимо, що функції служби ДОП, в цілому, типізовані та згруповані. Будь-яка організація або органи виконавчої влади при проектуванні служби ДОП можуть спиратися на запропоновані структурно-функціональні варіанти, враховуючи особливості своєї структури та специфіку діяльності. При необхідності можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі, але набір функцій повинен бути представлений у будь-якій організації повністю, навіть у тому випадку, якщо всі діловодні функції виконує одна людина.
Служба документаційного забезпечення управління (ДОП)
СДОУ – це організаційний відокремлений структурний підрозділ установи, який виконує роботу з документами.
Основне завдання служби ДНЗ є своєчасна обробка та передача на різні рівні, управлінської інформації, необхідної для здійснення функцій
У практиці управління діють служби ДНЗ.
- 1. Управління справами (міністерства, відомості Росії). Склад включає: канцелярію інспекцію при міністрі, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів (скарг), центральний архів.
- 2. Загальний відділ - в органах управління на місцях та в органах управління громадських організацій. Склад: підрозділи з обліку та реєстрації документів, група контролю, протокольна, копіювально-розмножувальна служба, архів.
- 3. Канцелярія - міністерства та відомства автоном. Респ-їх;
Промислові об'єднання, науково-дослідні, проектні, обчислювальні центри.
В установах, які не мають служби ДОП, її функцію виконує секретар-керівник або інша виділена для цього посадова особа.
- 1. Керівники: начальник управління справами, начальник канцелярії, завідувач архіву, завідувач машинописного бюро, завідувач стенографічного бюро, завідувач загального відділу, завідувач секретаріату, начальник відділу листів, начальник інспекції, начальник протокольної частини.
- 2. Фахівці: архівіст, помічник міністра, референт, методист, редактор, інспектор, секретар – міністра.
- 3. Технічні виконавці: коректор, експедитор, діловод, друкарка 1,2 категорії, стенографіст 1,2 категорії, секретар - друкарка, секретар - стенографістка.
Функції структурних елементів СДОУ.
- 1. Функція експедиції: прийом кореспонденції, що надходить, сортування на реєструючу і не реєструючу, розподіл за структурними підрозділами установи; ведуть кількісний облік документів; відправлення вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції до структурних підрозділів та адресатів.
- 2. Функція групи з обліку та реєстрації кореспонденції: облік та реєстрація вхідних та вихідних, внутрішніх документів, ведення довідково-інформаційного апарату та пошук інформації, перевірка правильності вихідних та внутрішніх документів.
- 3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка термінів виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа та доручення.
- 4. Функція відділу листів: прийом та облік підприємств, заяв, скарг громадян; підготовка та передача на розгляд керівництву підприємств, заяв скарг на виконання до структурних підрозділів; контроль за строками їх виконання, повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ із пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх до архіву, аналіз та узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.
- 5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі до архіву; контроль за правильного формування, зберігання та використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі до архіву.
- 6. Функція секретаря-керівника та його заступників: попередній розгляд та підготовка до документаційного керівництва кореспонденції з найважливіших питань; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументаційне обслуговування роботи керівництва.
Операції СДОУ.
Контролює дотримання стандартів на документи.
Експедиційна обробка та доставка документів виконавцям.
- 3. Реєстрація документів та обліково-довідкова робота.
- 4. Контроль над виконанням документів.
- 5. Формування, оформлення, зберігання та використання справ.
- 6. Оформлення та випуск розпорядчої документації установ.
- 7. Машинописне виготовлення, копіювання та розмноження службових документів.
СГСДОУ - це комплекс основних положень, що регламентують правила, нормативи та рекомендації щодо ведення діловодства в установах, починаючи з моменту надходження або створення до здачі документів до архіву.
Організація праці працівників СДОУ.
1. Загальні вимогидо організації праці працівників СДОУ Організація праці включає вирішення наступних питань:
Чітка організаційна побудова СДОУ, вибір раціональнішої форми роботи з документами - всі установи діляться на 4 категорії залежно від обсягу документообігу (кількість документів оброблюваних установою за рік) в установі 1, 2, 3 категорії, робота з документами здійснює канцелярія, а в установах 4 категорії – секретаріатом. Це централізує роботу СДНЗ під єдиним керівництвом. Централізація дозволяє забезпечити оперативне виконання документаційних робіт, створює чіткі взаємодії між структурним підрозділом, що входять до СДОУ, підвищує якість обробки документів.
Правильне розмежування функції між окремими виконавчими та підрозділами з їхньої кваліфікації. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки запровадження нормативних документів, інструкція з документування управлінської діяльності; Посадові інструкції, державні стандарти.
Нормування праці працівників СДОУ. Розроблено методичні рекомендації щодо нормування праці інженерно технічних працівниківі службовців, типові норми часу роботи з документами, зокрема і виконання машинописних работ.
Нормуванням праці закликало забезпечити нормальне завантаження працівників протягом дня, тижня, місяця, року за нормальної напруги кожному робочому місці, визначити критерії, оцінки роботи кожного сотрудника.
4) Регламентація посадового та кількісного складу, складу персоналу СДОУ, підвищення його кваліфікаційного та культури у роботі. Чисельність працівників ДНЗ розраховується по службі загалом та її структурним підрозділам.
При формуванні СДОУ слід виходити з мінімальної чисельності працівників з кожної функції документаційного обслуговування. Вона має визначатися залежно від обсягу документообігу з урахуванням типових норм часу на документаційні роботи.
5) Раціональна організаціяробочих місць та забезпечення сприятливих умов праці.
Для цього можуть бути використані методичні рекомендації щодо наукової організаціїпраці інженерно-технічних працівників та службовців.
Від організації робочого місця, сприятливих умов праці залежить працездатність людини, продуктивність і якість праці, її здоров'я.
Форми організації роботи із документами.
Документообіг: включає роботу з готовими документами, створеним даним установою одержуваним ззовні (прийом, розподіл, реєстрація, контроль виконання, довідкові роботи, формування справ, зберігання та використання документів движ. док. інформації по інстанціях.
- 3 форми організації роботи з документами.
- 1. Централізована
- 2. Децентралізована
- 3. Змішана
Централізована форма: застосовується в установах з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій із документами в 1 структурі підрозділу (канцелярія, загальний відділ).
- 2) Децентралізована форма : Робота з документами всі операції виконують у структурному підрозділі установи, як правило, роз'єднаних територіально.
- 3) Змішана форма: використовується у великих установах зі складною структурою та великим обсягом документообігу.
При виборі форми організація роботи з документами для конкретної установи слід враховувати такі фактори:
- а) обсяг документообігу.
- б) характер роботи установи, її територіального розміщення.
- в) структура установи та її підрозділи.
- г) у техніч. оснащеність.
- д) кваліфікаційних керівників, спеціалістів та технічних виконавців.
Найважливіший під час виборів форми організації роботи з документами, обсягом документообігу.
Для визначення установи документообігу використовують категоричність запропоновану СГСДО.
Нормування документаційних робіт.
Послідовність робіт з шифром, є певною послідовністю елементів праці відс. роботи з документами. Це такі операції як: прийом кореспонденції, розтин конвертів визначення цінності вкладення, сортування за напрямами використання документів, що реєструються виконання по суті питання, підшивка у справі, оформлення документів на друкарській машинці, пошук документів, внесення на документ службових позначок, переклад на машиноносії.
p align="justify"> При нормування документаційних операцій використовується нормативи часу на виконання операцій, норматив чисельності персоналу, норматив керованості та співвідношень чисельності.
Нормування часу - це величина витрат часу на виконання певного виду робіт при певних організаціях технічних та санітарно гігієнічних умовахпраці.
Вимірювання та нормування трудових витрат служать для:
- 1. Визначення витрат на роботу всієї установи.
- 2. Удосконалення методів праці.
- 3. Заохочення співробітник. до праці.
- 4. Рівномірний розподіл робочого навантаження у часі.
- 5. Поліпшення планування роботи установи.
- 6. Забезпечення оптимального використання технічних засобів.
- 4. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА ЙОГО ВПЛИВ НА УПРАВЛІННЯ
Роль документної інформації у управлінні.
Управлінська діяльність властива всім установам, організаціям та підприємствам. У процесі управління збирається, обробляється і передається дуже багато інформації. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, більшість якої відображається в документах. Законодавчими та нормативними актами передбачено низку ситуацій, за яких документування інформації є обов'язковим. Залежно від конкретної управлінської ситуації створюється безліч різних видівдокументів. Вони поділяються на:
- · Змістом інформації (відбивають основні функції управління)
- · Походження (службові та особисті)
- · Місця складання (зовнішні та внутрішні)
- · способу виготовлення (рукописні, машинописні та друкарські)
- · Формі викладу інформації (типові, створені для всіх або для окремих установ, індивідуальні)
- · Кількість питань (прості - одне питання; складні - кілька питань)
Процес управління включає такі документовані операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішення; прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збирання інформації про виконання; передачу інформації з вертикальних та горизонтальних зв'язків; зберігання та пошук інформації.
Апарат управління реалізує свої функції головним чином за допомогою універсальних та повноважних організаційно-розпорядчих документів (ОРД), що створюються циркулюючими незалежно від специфіки діяльності у всіх галузях народного господарствата державного управління.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
Розміщено на http://www.allbest.ru/
Вступ
Інформація, зафіксована у документах будь-якого підприємства, є відображенням діяльності організації та становить основу будь-якого бізнесу. Більшу частинуслужбової інформації працівники підприємства отримують у вигляді документів.
Сучасне управління державним підприємствомабо комерційною організацією- це значною мірою безперервна низка процесів складання та переміщення документів. Здійснюються проекти, укладаються та розриваються договори, купуються та продаються цінні папери, підприємства, нерухомість та всі ці, а також безліч інших операцій підтверджуються документально. Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження та правильне оформлення документів. Безлад у зберіганні документів може обернутися ризиком втрати цінної інформації, що може негативно позначитися на діяльності підприємства, тому сьогодні різних організаціяхчасто зустрічається такий підрозділ як служба ДНЗ.
Діловодство на підприємстві має вестись на основі Єдиної державної системиділоводства (ЄДСД). Вона допомагає уникнути надмірностей та дублювання у роботі, т.к. у ній сформульовані єдині вимоги та рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку та пошуку інформації, здійснення контролю за виконанням документів та угруповання їх у справи.
У цій контрольній роботібуде визначено користь служби ДОП, у компетенції якої є робота з документами організації. Будуть визначені цілі та завдання, функції та взаємодія цієї служби з іншими структурними підрозділами підприємства.
1. Поняття служби ДОП
Служба ДНЗ- це організаційний відокремлений структурний підрозділ установи, що виконує роботу з документами, та підпорядковується безпосередньо керівнику.
Служба документаційного забезпечення управління може бути представлена в організації як самостійний структурний підрозділ ( канцелярія, загальний відділ, секретаріат) і окремим співробітником, ( секретар-референт).
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що стосуються запису (фіксації) та оформлення необхідної реалізації управлінських дій інформації різних носіях за встановленими правилами.
Документування здійснюється природною мовою ( рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучними мовами з використанням нових носіїв ( перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, диски та ін.).
Діяльність служби ДОП регламентується Положенням про службу Документаційного забезпечення управління. Діяльність працівників служби ДОП регламентується посадовими інструкціями, які закріплюють раціональний поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання та кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються службою ДОП та затверджуються її керівником або його заступником. При зміні функцій та завдань служби ДОП посадові інструкції переглядаються. Служба ДНЗ у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами органів державної влади та управління Російської Федерації, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями установ Державної Автоматизованої СистемиРосійської Федерації (ДАС) та іншими чинними нормативами з питань документаційного забезпечення управління. Керівництво службою ДНЗ має здійснюватися фахівцями з вищим чи середнім спеціальною освітоювідповідного профілю. Служба ДОП має свою печатку з позначенням свого найменування. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. - М: Інфра-М, 2008г.-с.18
1.1 Цілі та завдання служби ДНЗ
. Служба ДНЗ вирішує такі завдання: - вдосконаленняформ та методів роботи з документами; - забезпечення єдиного порядкудокументування, організацію роботи з документами, побудови пошукових систем; - контроль виконання та підготовки документівдо передачі до державного архіву відповідно до чинних нормативів; - скорочення документообігу, кількості форм документів; - розробка і впровадженнянормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення організації; - участь у розробці та впровадженні прогресивних технологійдокументаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, персональних комп'ютерів. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. - М: Інфра-М, 2008г.-с.19
1.2 Функції
Відповідно до покладених завдань служба ДОП здійснює такі функції:
1) розробка, впровадження та ведення табеля та альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;
2) здійснення обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;
3) організація своєчасного розгляду та підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
4) контроль за проходженням, виконанням та оформленням документів у встановлені терміни, узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
5) організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів;
6) розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ та оперативного використання документної інформації;
7) організація роботи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян;
8) організація контролю над роботою з документами у структурних підрозділах;
9) розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни;
10) здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі до архіву;
11) організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правил, інструкцій та методичних рекомендацій установ ГАС Російської Федерації;
12) підвищення кваліфікації працівників служби ДНЗ, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їхньої компетенції; організація робочих місць, зокрема автоматизація. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. - М: Інфра-М, 2008г.-с.20
1.3 Права та відповідальність
Служба ДНЗ має право:
1) здійснювати контроль за скороченням надлишкової інформації в організації та підвідомчій системі та вживати до цього відповідних заходів; 2) вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації та контролювати виконання цих правил; 3) вимагати у структурних підрозділів та організацій відомості, необхідні для роботи; 4) проводити перевірки організації документального забезпечення управління у структурних підрозділах та доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів; 5) залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів для підготовки проектів документів за дорученням керівництва; 6) повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог; 7) спільно з обчислювальним центром визначати завдання документаційного забезпечення управління, що підлягають автоматизації; 8) підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції; 9) розробляти положення про структурні підрозділи служби ДНЗ та посадові інструкції працівників; 10) вносити пропозиції до керівництва про притягнення до дисциплінарної відповідальності в усіх випадках порушення підрозділами та посадовими особамивстановлені правила роботи з документами; 11) брати участь в обговоренні керівництвом питань щодо стану роботи з документами, а також удосконалення форм і методів роботи з ними; 12) вносити на розгляд керівництва уявлення про призначення, переміщення та звільнення працівників служби ДНЗ, їх заохочення та накладення на них стягнень.
Служба ДОП несе відповідальність за: 1) забезпечення встановленого порядку роботи з документами у створенні; 2) виконання вказівок та доручень керівництва та дотримання необхідних умовпраці працівників. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. - М: Інфра-М, 2008г.-с.21
1.4. Взаємодія служби ДНЗ з іншими підрозділами
Служба ДНЗ взаємодіє:
1) зі структурними підрозділами- з питань документаційного забезпечення управління;
2) з юридичною службою - за правовим питанням, пов'язаним із підготовкою документів;
3) зі службами кадрів, праці та заробітної плати та з відповідними науково-дослідними організаціями - з питань добору та розстановки кадрів та підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної та організаційної техніки;
4) зі службами господарського обслуговування- з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговуванняпрацівників служби ДНЗ.
5) з обчислювальним центром- з питань розробки та впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів обчислювальної техніки.
2. Оформлення документів за зразками
2.1 Приклад оформлення рішення ради директорів
ВАТ "Пастор"
РІШЕННЯ РАДИ ДИРЕКТОРІВ
Про ліквідацію
ВАТ« Пастор»
Рада директорів ВАТ "Пастор" у зв'язку з неможливістю здійснювати далі господарську діяльністьбез ризику стати неспроможним (банкрутом)
ВИРІШИВ:
1. Визнати недоцільність подальшої фінансово-господарську діяльність ВАТ.
2. Ліквідувати ВАТ із 01.05.2011
3. Примірник цього рішення ради директорів за їх підписами та печаткою ВАТ направити до територіального податкового органу для внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осібу тому, що ВАТ перебуває у процесі ліквідації.
4. Призначити ліквідаційну комісію ВАТ у складі: Бродкіної К.В., Іванової С.Т., Калядкіна О.Г., Неклюжева І.В.
5. Головою ліквідаційної комісії ВАТ призначити Агєєва В.В.
6. Доручити ліквідаційній комісії здійснити повний комплекс заходів щодо ліквідації ВАТ.
7. Установити, що відповідно до п. 3 ст. 62 Цивільного Кодексу РФ з прийняття цього рішення про ліквідацію ВАТ та призначення ліквідаційної комісії до неї переходять всі повноваження з управління справами ВАТ.
Голова Ради підпис О.Л. Бублик
Члени Ради підпис Л.О. Горбунів
підпис О.С. Шумів
Подібним чином оформляються рішення колегіального органу (чи то рада директорів, збори трудового колективу, Збори акціонерів та ін.).
Рішення- це правовий акт, який приймається колегіальними та дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою вирішення найважливіших питань їх діяльності. Рішення називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління та більше, один з яких діють на основі колегіальності, а інший – на основі єдиноначальності.
Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої, розділених словом «ВИРІШИВ» («ВИРІШИЛА», «ВИРІШИЛО», «ВИРІШИЛИ»), яке друкується великими літерами з нового рядка від поля. Якщо постанова чи рішення не потребують обґрунтування, текст починається таким чином: «Рада директорів ВИРІШИЛА: …».
У рішеннях, прийнятих колегіальними та дорадчими органами, використовується форма викладу тексту від третьої особи однини («ВИРІШИВ», «ВИРІШИЛА», «ВИРІШИЛО»). У спільних рішеннях двох та більше організацій текст викладається від першої особи («ВИРІШИЛИ»).
При необхідності констатуюча частина може містити посилання закони та інші нормативні акти.
Розпорядчу частину викладається пунктами.
Додаток 1
до рішення Ради директорів
від 06.05.2009 №15
Проект рішення має бути узгоджений із усіма зацікавленими структурними підрозділами та організаціями. Обов'язковою є процедура юридичної експертизи проектів рішень.
Рішення оформляється на бланку рішення (бланк конкретного документа).
Обов'язковими реквізитами рішення є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи погодження документа.
2.2 Приклад оформлення уявлення про заохочення
Закрите акціонерне товариствоГенеральному директору
«Металопрокат» Т.Р. Романову
ПРЕДСТАВЛЕННЯВідділу кадрів підготувати
до 26.11.2010 наказ,
24.11.2010 №22 бухгалтерії оформити
виділення 30000 руб.
Москва 25.11.2010 Романов
Про заохоченняМіхалкіноїА.В.
Міхалкіна Ганна Віталіївна 1970 року народження працює у бухгалтерії ЗАТ з липня 2005 р. Має вищу професійну освіту(Закінчила МЕСІ). Міхалкіна А.В. - відповідальний працівник, кваліфікований спеціаліст, ініціативна та виконавча. Посадові обов'язкивиконує в повному обсязі, зауважень та порушень трудової дисциплінине має. У 2008 році проходила навчання в Академії управління на курсах підвищення кваліфікації.
За бездоганну роботу, високий професіоналізм та у зв'язку з ювілеєм прошу оголосити Михалкіної А.В. подяку та преміювати її.
Головний бухгалтер - підпис В.А. Ісаєва
Начальник відділу кадрів підпис В.І. Осипова
Зам. Генерального директора підпис П.Ю. Доронін
У справу №03-05
Зайцева 29.11.2010
Заохочення- це визнання роботодавцем заслуг працівника, знак подяки та акт нагородження за сумлінну роботу. Ларін М.В., Сокова А.М. Оформлення службових документів.- М.: МУФЕР, 2006.-с.54
Процедура оформлення заохочення працівника включає кілька етапів:
1) Керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, складається уявлення про заохочення на ім'я керівника організації із зазначенням виду заохочення відповідно до чинних нормативних актів (наприклад, оголошення подяки; виплата премії; нагородження цінним подарунком; нагородження почесною грамотою; подання до звання кращого у професії та ін.) Подання складається у довільній формі, але має містити такі відомості про працівника (працівників): П.І.Б.; рік народження; освіта; посада; структурний підрозділ; стаж роботи у організації; оцінку виробничої діяльності, і навіть мотив заохочення; заснування.
2) У разі позитивного рішення про заохочення роботодавцем видається наказ про заохочення працівника (уніфікована форма Т-11), затверджена Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1 або форма Т-11а про заохочення групи працівників. При оформленні наказу (форма Т-11 або Т-11а) у рядку «Підстава» зазначається: найменування документа (подання) та особа, яка його підписала (посада, прізвище, ініціали), номер і дата.З наказом працівника слід ознайомити під розпис.
4) На підставі наказу вноситься запис про заохочення до трудової книжки працівника. Відповідно до п. 24 Правил ведення трудових книжок на підставі наказу до трудової книжки вносяться такі відомості:
Про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленим організаціями (зразок оформлення запису про заохочення: у графі 3 - Оголошено подяку за тривалу та бездоганну роботу, у графі 4 - дата та );
Про інші види заохочення, передбачених законодавствомРФ, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядкуорганізації, статутами та положеннями про дисципліну.
Записи про премії, передбачені системою оплати праці або виплачувані на регулярній основі, трудові книжкине вносяться.
3. Визначення термінів
Номенклатура - (Лат. nomenclatura - перелік, розпис імен) - це перелік посад відповідно до організаційної структури відомства, організації, компанії. У діловодстві також існує таке поняття як номенклатура справ- систематизований перелік найменувань справ, заведених у створенні, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у порядку.
Номенклатура справ має бути у кожної організації, установі, підприємстві, у своїй вона повинна охоплювати всі документи, створювані у процесі діяльності.
Загальні вимоги до складання та оформлення номенклатур справ викладено у таких документах:
Основні правила роботи архівів організацій, ухвалені рішенням Колегії Росархіву від 06 лютого 2002 р.;
Говорячи про номенклатуру справ, необхідно зазначити, що існують три види номенклатур справ:
- типова номенклатура справ;
- зразкова номенклатура справ;
- індивідуальна номенклатура справ конкретної організації
Типова номенклатура справвстановлює склад справ, що заводяться у діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.
Зразкова номенклатура справвстановлює приблизний склад справ, заводимих у діловодстві організацій, куди вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер.
Зазвичай типові та зразкові номенклатури справ розробляються вищими організаціями для своїх підвідомчих організацій. Однак у кожній організації має бути індивідуальна, тобто. своя конкретна, номенклатура справ. При існуванні типової або зразкової номенклатури справ для організації вони використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ цієї організації: 1) в індивідуальну номенклатуру справ організації з типової або зразкової номенклатури справ переносяться передбачені ними заголовки справ, які передбачається завести у діловодстві організації, конкретизовані з урахуванням її специфіки ; 2) в індивідуальну номенклатуру справ переносяться без змін терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ.
Номенклатура справ організації оформляється загальному бланку організації. Візується керівником архіву організації або особою, відповідальною за архів організації, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління (діловодство), та після схвалення Центральною експертною комісією (або експертною комісією) організації спрямовується на погодження з експертно-перевірковою комісією відповідної архівної установи , після чого затверджується керівником організації. Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання у роботі.
Номенклатура справ організації на наступний календарний рік складається в останньому кварталі поточного року, затверджується керівником організації та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Номенклатура справ має узгоджуватися з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій та структури організації розробляється нова номенклатура справ.
Реєстраційний штамп -встановлює відповідальність організації за документ, початок відліку терміну виконання. Реєстраційний штамп містить: найменування підприємства, поля для вказівки дати надходження та номера (індексу) вхідного документа.Цей вид штампу не проставляється на додатку до документа.
Типові документи -це нормативні та розпорядчі документи, що визначають порядок роботи установ (наприклад, типовий статут, типова структура) або окремих її сторін (типовий договір) та є зразками для складання установами однойменних документів з урахуванням специфіки їхньої діяльності. Таким чином, типові документивідображають однорідні питання та складаються за однаковими зразками, і називаються також тексти - аналоги.
Висновок
Весь процес управління пронизаний інформацією, що є основою прийняття рішень, та побудований на роботі з документами, в яких вона фіксується. Тому документаційне забезпечення управління (діловодство) будь-якої організації, установи, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша обслуговуюча функція управління, яка має свої специфічні завдання та має виконуватись самостійним, організаційно-відокремленим структурним підрозділом – службою документаційного забезпечення управління (службою ДНЗ).
Говорячи про найменування служби документаційного забезпечення управління, слід зазначити, що сьогодні служба ДНЗ може мати різні назви, наприклад: керування справами, відділ діловодства, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, канцелярія, секретаріаті т.д. При цьому можна сказати, що конкретне найменування служби ДНЗ не має важливого значення.
Основними цілями служби ДНЗ є: організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт з документаційного забезпечення управління.
У цій контрольній роботі відповідно до вимог також наведено приклади оформлення рішення ради директорів та уявлення про заохочення. Усі прізвища та назви організацій є вигаданими та наведені документи є лише прикладами. Визначення деяких термінів також наведено відповідно до вимог даного варіанту контрольної роботи.
документаційне управління номенклатура справа
Список використаної літератури
1. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. - М: Інфра-М, 2008 р.-320 с.
2. Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності. - М: Бізнес-преса, 2005.-240 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство. - М: ЮНІТІ-ДАНА, 2001.-359 с.
4. Ларін М.В., Сокова А.М. Оформлення службових документів. - М: МУФЕР, 2006.-112 с.
5. Співак В.А. Документування управлінської діяльності. Діловодство. - М: Пітер, 2006.-240 с.
Розміщено на Allbest.ru
Подібні документи
Служба документаційного забезпечення управління та нормативне регулюванняїї діяльності на прикладі ТОВ "Тепломережа". Документи, що регламентують організацію діловодства підприємства. Функції спеціалістів служби управління документацією.
дипломна робота , доданий 31.10.2014
Документи, що визначають організацію діловодства у створенні. Основні цілі, завдання та функції служби документаційного забезпечення управління, її права та відповідальність. Аналіз порядку організації діловодства з прикладу ТОВ " МТК " Мілком " .
реферат, доданий 31.03.2015
Характеристика, функції та організаційна структура служби документаційного забезпечення управління та підрозділи. Управління соціального захистунаселення. Нормативна регламентація роботи діловодної служби. Організація роботи із документами.
звіт з практики, доданий 18.09.2013
Служба документаційного забезпечення управління: її призначення, завдання, структура та склад. Форма організації діловодства. Вибір найменування служби, визначення її посадового складу та штатної чисельності, кваліфікаційного складу організації
курсова робота , доданий 17.05.2015
Цілі та завдання служби документаційного забезпечення управління, їх функції, права та відповідальність. Види кадрової документації: штатний розклад та розстановка; положення про оплату праці; посадові інструкції. правила внутрішнього трудового розпорядку.
курсова робота , доданий 27.05.2015
Опис структури служб документаційного забезпечення управління - документування та організація роботи з офіційними документами. Завдання та функції служби. Джерела розробки посадових інструкцій. Чотири організаційні структурислужби.
реферат, доданий 18.02.2009
Основні функції, правничий та обов'язки служби документаційного забезпечення управління. Правила підготовки та оформлення реквізитів ділових паперів. Принципи виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків із відтворенням Державного герба РФ.
реферат, доданий 15.11.2010
Служба документаційного забезпечення управління структурі організації. Правова та методична база, що регламентує діяльність працівників служби. Аналіз локальної нормативної бази. Штатний розклад: форма, основні особливості внесення змін
курсова робота , доданий 27.03.2013
Основні поняття в документальне оформленняменеджменту. Характеристика основних типів документів, особливості кадрових документіворганізації. Функціонування служби документаційного забезпечення управління, цілі та завдання її створення, функції та права.
курсова робота , доданий 28.09.2010
Організаційна побудова служби інформаційно-документаційного забезпечення управління. Вимоги до назви служби ДОП. Організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт з документаційного забезпечення підприємства.
Основними цілями служби ДНЗ є організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт з ДНЗ. Служба ДНЗ вирішує такі завдання:
- вдосконалення форм та методів роботи з документами;
- забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі до центрального архіву відповідно до чинних нормативів;
- скорочення документообігу; уніфікація форм документів;
- розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення на підприємстві.
Функції служби ДОП
Служба ДОП виконує такі функції.
- 1. Розробка, впровадження та ведення табеля та альбому уніфікованих форм документів підприємства, внесення до них змін.
- 2. Здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами.
- 3. Організація своєчасного розгляду та підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
- 4. Контроль проходження, виконання та оформлення документів у встановлені терміни; узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів; систематичне інформування керівництва та цих питань.
- 5. Організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів; розробка та проектування бланків документів.
- 6. Розробка номенклатури справ підприємства, забезпечення зберігання справ та оперативного використання документної інформації.
- 7. Організація роботи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян.
- 8. Організація контролю роботи з документами у структурних підрозділах.
- 9. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни.
- 10. Здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі до архіву.
- 11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи РФ, правил, інструкцій та методичних рекомендацій установ Росархіву.
- 12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДНЗ, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їхньої компетенції.
- 13. Організація робочих місць, зокрема автоматизація обробки документів.
Права та відповідальність служби ДОП
Служба ДНЗ має право:
- 1) здійснювати контроль за станом діловодства в організації та в підрозділах;
- 2) контролювати та вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами;
- 3) вимагати від структурних підрозділів та організацій відомості, необхідні для роботи;
- 4) проводити перевірки організації ДНЗ структурних підрозділів та доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів;
- 5) залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів для підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- 6) повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог;
- 7) спільно з обчислювальним центром визначати завдання ДОП, що підлягають автоматизації;
- 8) підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції;
- 9) розробляти положення про структурні підрозділи служби ДНЗ та посадові інструкції працівникам;
- 10) вносити пропозиції керівництву про притягнення до дисциплінарної відповідальності у всіх випадках порушення підрозділами та посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
- 11) брати участь в обговоренні керівництвом питань щодо стану роботи з документами, а також удосконалення форм і методів роботи з ними;
- 12) вносити на розгляд керівництва уявлення про призначення, переміщення та звільнення працівників служби ДНЗ, їх заохочення та накладення на них стягнень.
Служба ДОП відповідає за забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації; виконання вказівок та доручень керівництва та дотримання необхідних умов праці працівників.
Завантаження...
