У житті досить часто використовуємо слово «процес» стосовно найрізноманітніших ситуацій. При цьому ніхто не має питання: що таке процес. Всі ми сприймаємо це слово як само собою зрозуміле і розуміємо його як логічну послідовністьпевних дій чи операцій людини, вкладених у отримання конкретного результату. Цей термін у нас неодноразово зустрічається при викладі матеріалу даного підручника.
Ми розглядаємо менеджмент принаймні у трьох значеннях: як людей, які виконують роботу з управління, як галузь знань про управління і як процес управління. Усім сьогодні зрозуміло одне: управління – це передусім процес.
А що таке процес керування? на це питаннябуде одержано стільки відповідей, скільки людей буде опитано, і всі вони будуть достатньо вірними.
Однак такою різноманітністю не можна користуватися, якщо ми хочемо створити ефективний управлінський технологічний процесконкретної організації.
Процес- це сукупність послідовних цілеспрямованих дій задля досягнення будь-якого результату.
Учасниками процесу управління є керівники, виконавці та контролери.
Мета управлінського процесу- об'єднання зусиль учасників задля досягнення конкретного результату. Предметуправлінського процесу - інформація, яку виконавці, контролери та керівники використовують у своїй діяльності.
Коштиздійснення процесу - це документи та різні засоби прийому, передачі, реєстрації, зберігання, обробки та видачі інформації.
Правильно спроектований процес управління робить організацію успішною. А щоб цей процес правильно проектувати, необхідно знати його внутрішню структуру, взаємозв'язки між окремими етапами виконання та їх характеристики.
Відомо, що процесний підхід до управління був уперше досліджений представником класичної школи» чи наукового менеджеризму Анрі Файолем. Аналізуючи діяльність керівників, він розглянув її як процес, що поділяється на окремі стадії: планування, організацію, координування, контроль та мотивування.
Згодом стало очевидним, що переліком даних функцій зміст процесу управління не вичерпується. Якщо взяти окремо будь-яку з функцій, то її виконання також є процесом управління. Складається враження, що управління складається з окремих процесів виконання кожної конкретної функції.
Давайте розберемося. Справді, до виконання, припустимо, функції планування необхідно виконати низку послідовних процедур. Знову абстракція. Адже планування як процес виконується щодо конкретного об'єкта та конкретної ситуації, і це вірно. Щоразу ми говоримо про процеси управління, що відрізняються один від одного об'єктами, на які вони спрямовані, та часом їх виконання.
Мал. 5. Управлінський цикл
На наш погляд, процес управління необхідно пов'язувати не з функціями, а із завданнями управління. Як нам відомо, кожне завдання є управлінські дії, які описуються метою, об'єктом управління, тимчасовим періодом її вирішення, інформаційними параметрами (входом, виходом). Відповідно до даним раніше визначенням, «процес управління» є логічну послідовність управлінських дій, т. е. завдань управління, рішення яких спрямовано досягнення конкретного результату, яким є мета. Таким чином, зміст процесу управління відображає логічний взаємозв'язок розв'язання задачі планування, організації, обліку, контролю, регулювання, аналізу та стимулювання. Поєднання цих завдань управління, вирішення яких спрямоване на одну конкретну мету, утворює управлінський цикл(рис. 5.), чи конкретний процес керування.
Усі процеси управління організацією, представлені як взаємозв'язку завдань управління, можна розділити на великі групи: постійні і періодичні.
Постійні процесиє функціональними сферами людської діяльності з досягнення поточних цілей. Наприклад, процес управління виробництвом продукції. Такі процеси містять певні управлінські процедури, порядок виконання яких заздалегідь спроектовано та описано у вигляді інструкції. Зміна змісту постійних процесів відбувається нечасто. Управлінські процедури мають стандартний характері змінюються лише за вдосконаленні системи управління. Вони описуються штатним складомзадач управління, вирішення яких здійснюється за відомим алгоритмом. Для їхнього вирішення використовуються відомі методи.
Періодичні процеси- це активна форма управління, викликана появою незапланованих, непередбачених ситуацій, що вимагає вироблення оперативних (часто разових) управлінських впливів. Ці процеси, зазвичай, спрямовані на вирішення позаштатних управлінських ситуацій. Для виконання управлінських процедур використовуються вироблені менеджментом правила, але використання цих правил є мистецтвом управління. У різні моменти часу об'єктом уваги керівника, який здійснює періодичний процес управління, можуть бути різні аспекти керованої системи.
Як постійні, так і періодичні управлінські процеси мають ту саму внутрішню структуру, що відрізняється цілями, предметом, засобами, змістом виконуваних управлінських процедур та операцій.
У процесі управління можна виділити елементи та управлінські процедури.
Елементи процесу управління є управлінські категорії, логічний взаємозв'язок яких визначає такі характеристики управлінської діяльності:
а) навіщо виконується процес управління;
б) що стало причиною виникнення процесу управління;
в) на що спрямований процес керування;
г) який вид впливу виробляється у процесі управління.
З сутності управлінської діяльності, розглянутої нами раніше, можна назвати такі елементи процесу управління:
· Ситуація;
· Проблема;
· Рішення.
Логічний взаємозв'язок цих елементів представлений на рис. 6.
Цільвизначає зміст виконання процесу управління. Процеси реалізуються задля досягнення мети. Процес управління – це цілеспрямована діяльність учасників. Конкретний результат людської діяльності – це мета. Отже, кожен процес управління відбувається для досягнення певної мети. Тому процес управління передбачає з'ясування чи постановку мети, заради якої він виконуватиметься.
Мал. 6. Процес управління організацією
Кожному з процесів управління властива своя мета. Отже, цілі щодо постійні (невизначений період) і періодичні. Неправильно поставлена мета робить процес управління неефективним, а й шкідливим для успішної діяльності організації.
Цілі в процесі управління повинні мати операційний характер і перетворюватися на конкретні завдання та робочі завдання. Для кожної управлінської ситуації є орієнтиром для концентрації необхідних ресурсів.
Ситуаціяє стан керованої підсистеми (для постійних процесів) або окремого об'єкта (для періодичних процесів).
Ситуація у процесі управління виникає внаслідок появи відхилень діяльності керованого об'єкта чи впливу об'єкт чинників зовнішнього середовища, у якій працює організація. Ситуація може на організації керований конкретний об'єкт позитивний вплив, підвищуючи ефективне чи негативне, знижуючи її. Наприклад, різке підвищення попиту продукції підприємства дозволяє підвищити ціну, і, навпаки, різке зниження споживчого попиту цю продукцію змушує організацію виробляти заходи, мають небажані тенденції. Ситуація – це певне обурення, яке є причиною виникнення процесів управління. Складність і сфера впливу ситуації (вплив на велику підсистему чи окремий об'єкт) є причиною виникнення постійних чи періодичних процесів управління.
У менеджменті ситуація має одну дуже важливу особливість. Численні ситуації, що впливають на організацію взаємопов'язані. Одна ситуація спричиняє безліч інших, проходження катера викликає хвилі на річці. Перший процес управління, що виробляє реакцію на вплив ситуації, викликає явище інших процесів управління, а ті, у свою чергу, викликають процеси, тим самим створюючи постійні управлінські цикли.
Ситуації у процесі управління створюють проблеми, які мають бути вирішені менеджерами.
Проблема -це необхідність обґрунтування та вибору певної позиції у вирішенні ситуації, що виникла.
Проблема передбачає з'ясування основних протиріч між умовами роботи організації, викликаними появою ситуації, та умовами, потрібними задля досягнення організацією своїх цілей. З'ясування характеру управлінської ситуації дозволяє визначити можливі напрями діяльності менеджера з усунення відхилень від досягнення поставленої мети.
Напрямки діяльності пов'язані з перерозподілом наявних ресурсів (матеріальних, людських, фінансових), тобто визначенням необхідних ресурсів та їх розподілом.
Вибираючи можливі напрями виходу з ситуації, менеджер повинен пам'ятати про взаємопов'язаності управлінських ситуацій. Тому під час вирішення проблеми менеджеру необхідно використовувати інтегральний системний підхід. Простого свідчення про те, які елементи чи чинники, викликали ситуацію, найсильніше впливають успіх організації, явно недостатньо у тому, щоб визначити, яке рішення буде найкращим задля досягнення тієї чи іншої мети організації.
Для цього необхідно встановити взаємозв'язок між цими елементами та виробити комплексну реакцію на усунення небажаних впливів.
Саме вплив на ситуацію здійснюється через рішення.
Менеджер у процесі управління вибирає напрям дій як для себе, але й організації та інших працівників.
Рішення- це заключний і, мабуть, найвідповідальніший елемент у процесі управління.
Рішення передбачає вибір найбільш ефективного варіанта впливу на ситуацію, що виникла (маються на увазі змінні фактори, що викликали ситуацію), вибір конкретних, засобів і способів, розробку конкретних управлінських процедур здійснення процесу управління.
Саме цей елемент приводить у дію людські, матеріальні та фінансові ресурси. Від того, яке буде прийнято рішення, залежить ефективність виробленої управлінської реакції на вплив, що надається ситуацією. Рішення акумулює у собі вдалі та невдалі сторони попередніх елементів і має відфільтрувати неефективні напрями діяльності керованих об'єктів чи дій менеджерів.
Кожен елемент процесу управління реалізується за допомогою взаємопов'язаних управлінських процедур. Можна виділити такі управлінські процедури:
· цілепокладання;
· аналітична діяльність;
· Вибір варіантів дій;
· Реалізація рішень.
Цілепокладанняяк процедура покликана забезпечити постановку конкретної мети (якщо ціль не поставлена) або з'ясування сутності мети, пов'язаної з перебігом процесу управління.
Постановка цілі здійснюється для постійних процесів.
У цьому випадку цілі виступають як стандарт, заходи, якими вимірюється виконання роботи.
У управлінні організацією часто трапляються випадки, коли процедура цілепокладання протікає неусвідомлено, автоматично чи елементарно.
Такі випадки мають місце у багатьох періодичних процесах. Однак автоматизм, що здається, не означає, що менеджер здійснює процес управління і з'ясування змісту мети. У разі має місце підсвідоме з'ясування мети, для досягнення якої менеджер спрямовує процес управління. Мета менеджеру відома, а ситуація, що виникла, не настільки складна, щоб менеджери зміг відразу визначити характер її впливу. Тому складається враження автоматизму у здійсненні процесу управління.
Жоден процес управління може бути здійснено без процедури цілепокладання. Управління без мети не існує, що випливає зі слідства. загального поняттяуправління.
Процедура цілепокладання дозволяє зробити наступне:
1. організувати та пояснити весь діапазон явищ, пов'язаних з об'єктом, під системою чи підприємством загалом;
2. передбачити поведінку об'єкта, підсистеми чи підприємства;
3. оцінити розумність рішень у момент, коли вони ще не прийняті;
4. проаналізувати власну роботуменеджерам усіх рівнів у процесі управління та в результаті покращити її.
Процедура цілепокладання необхідна і для з'ясування сутності та змісту ситуації, що виникла. Будь-яка ситуація має порівнюватися з метою, на досягнення якої вона може вплинути.
Інформаційне забезпеченняявляє собою управлінську процедуру щодо предмета процесу управління - інформації, що адекватно відображає характеристику мети та вплив ситуації, що виникла на її досягнення.
Ця процедура включає операції зі збору необхідної інформації, її систематизації та обробці.
Аналітична діяльністьу процесі управління характеризує сукупність операцій, що з оцінкою стану керованого об'єкта, підсистеми чи підприємства (залежно від виду процесу), пошуком шляхів поліпшення, чи усунення небажаних впливів із боку ситуації. Аналізується також сама ситуація, причини її виникнення та можливі наслідки її впливу. Для цього використовується зібрана та оброблена інформація про конкретну мету та фактори, що створили управлінську ситуацію. Аналітична діяльність «обслуговує» всі елементи процесу управління, надаючи можливі варіантипротікання процесу управління.
Вибір варіантів процесів.Зміст цієї управлінської процедури залежить від складності ситуації, що виникла. Для вироблення реакцію вплив ситуації менеджеру необхідно визначити найбільш адекватні варіанти дій. Якщо проблема не є особливою складністю, і була правильно оцінена, то зробити вибір правильного рішення порівняно просто. Менеджер, володіючи необхідною інформацією, просто вибирає альтернативу із найбільш сприятливими загальними наслідками.
Але менеджеру доводиться мати справу не лише з простими ситуаціями, а й із дуже складними та взаємопов'язаними ситуаціями. У цьому випадку йому доводиться брати до уваги безліч компромісних варіантів, і якщо аналітична процедура була виконана недостатньо, то, можливо, жодна альтернатива не може бути найкращою. Трапляються випадки, коли навіть додаткова аналітична робота не дає задовільних альтернатив.
У цих випадках менеджер змушений приймати до виконання ту альтернативу, яка є прийнятною, але необов'язково найкращою. Таким чином, процедура вибору альтернатив є обов'язковою у процесі управління, але вона необов'язково призводить до вибору лише найкращого рішення.
Реалізація рішення.Реальна цінність рішення стає очевидною лише після його здійснення. Процес управління закінчується, якщо він вплинув на об'єкт управління як результат конкретної роботивиконавця. Тому процедура реалізації рішення вимагає від менеджера як прийняття прийнятного рішення, а й обов'язкової організації його виконання, т. е. він має залучити до цього процесу конкретних виконавців. Якщо це зроблено, такий процес управління немає реального сенсу, і його здійснення (виконання попередніх процедур) годі витрачати ресурси.
Зворотній зв'язок. ППроцес управління містить, крім перерахованих елементів, зворотний зв'язок. Роль зворотний зв'язок ми з вами вже розглядали. Тому нам ясно, що порівняння отриманого результату від реалізації обраної альтернативи рішення з метою, задля досягнення якої здійснювався процес управління, можливе лише за допомогою встановлення зворотного зв'язку. Методи встановлення зворотний зв'язок будуть нами розглянуті далі.
Тут важливо зрозуміти, що зворотний зв'язок дозволяє менеджеру оцінити результати здійсненого ним процесу управління і, у разі потреби, скоригувати результат, доки організації ще не завдано значної шкоди.
Основу всіх управлінських процедур становить інформація, що передається за допомогою людської мови, документів чи відповідних технічних засобів. Тому інформаційне забезпечення необхідне під час виконання всіх управлінських процедур. Предметом процесу управління є інформація, яку менеджери та виконавці використовують для його здійснення.
Процес управління- це сукупність окремих видівдіяльності, спрямованих на впорядкування та координацію функціонування та розвитку організації та її елементів на користь досягнення стоять перед ними цілей.
Процес управліннявирішує дві завдання:
- тактичнаполягає у підтримці стійкості, гармонійності взаємодії та працездатності всіх елементів об'єкта управління;
- стратегічназабезпечує його розвиток та вдосконалення, переведення в якісно та кількісно інший стан.
Процес характеризуєтьсябезперервністю, циклічною повторюваністю окремих фаз (збирання, обробки, аналізу, зберігання, контролю інформації; вироблення та прийняття рішень; організації їх виконання), нерівномірністю, інерційністю, що проявляється у запізнюванні управлінських дій. Він розвивається та вдосконалюється разом із самою організацією.
Управлінський процеспоєднує в собі такі моменти як управлінський працю, його предмет і засоби, і реалізується у певному продукті.
Предметом праці в управлінні є документи управління, що отримав таку назву на відміну від інших документів, не пов'язаних із взагалі з процесом управління. Основним носієм інформації у системі управління служить у час документ. З їх допомогою здійснюється взаємозв'язок між структурними підрозділамиорганізації.
Перетворена інформація набуває самостійного існування та може накопичуватися, що призводить до ускладнення процесу управління, посилення панування минулих рішень над поточними. Останнє, щоправда, певною мірою корисно, оскільки породжує організаційний порядок, що забезпечує автоматичне спрацювання управлінських механізмів та виконання відповідних дій без спеціальних розпоряджень. Однак він обмежений, тому що не в змозі підкорити та координувати усі організаційні елементи.
Засобами управлінської працієвсе те, що сприяє здійсненню операцій з інформацією – від комп'ютерів, телефонів до авторучки та паперу. При цьому виділяють: засоби складання документів (принтери, диктофони та ін.); засоби обробки та оформлення документів (штемпелі, різаки, діроколи); засоби угруповання та зберігання документів (папки, швидкозшивачі, картотеки); засоби виконання обчислювальних операцій; засоби оперативного зв'язку; меблі.
Продукт праці- Це результат управлінського процесу, яким є управлінське рішення. За допомогою того чи іншого матеріального носія (переважно документів) ці рішення надходять безпосередньо до об'єкта управління.
Управлінська праця, як і інженерний, конструкторський, дослідний та ін., відноситься до категорії праці розумової, що здійснюється людиною у вигляді нервово-психічних зусиль. Він існує у трьох основних формах: евристичного, адміністративного та операторного.
Евристична працязводиться до сукупності дій з аналізу та вивчення тих чи інших проблем, що стоять перед організацією, та розробки на основі цього різних варіантів їх рішень – управлінських, економічних, технічних. Залежно від складності та характеру самих проблем ця праця виконується керівниками та фахівцями.
Адміністративна працяє долею переважно керівників. Він пов'язаний з виконанням таких видів робіт, як поточна координація діяльності підлеглих, їх контроль, оцінка, мотивація, розпорядництво (доведення в усному та письмовому вигляді прийнятих рішень до виконавців), інструктування, обмін інформацією (здійснюється у процесі проведення зборів та нарад, прийому відвідувачів) , ведення ділових переговорів, відповідей на листи та телефонні дзвінки, обходу робочих місць).
Операторна працяспрямований на технічне забезпеченнявиробничих та управлінських процесів необхідною інформацією. Він включає такі роботи як документаційна (оформлення, розмноження, сортування, та зберігання різноманітних документів); первинно-лічильна та облікова (збір статистичної, бухгалтерської та іншої інформації про виробничі, господарські, соціальні та інші процеси, що протікають в рамках організації); комунікативно-технічна, обчислювальна та формально-логічна (послідовна обробка зібраної інформації та здійснення на її основі та за заданим алгоритмом, розрахунків необхідних для прийняття рішень).
Ця праця випадає на частку фахівців та технічних виконавців. Частина його, строго кажучи, не відноситься до розумового, тому для її позначення іноді використовують термін «нефізична праця».
Процес управлінської праці складається з елементарних дій, або операцій, тобто однорідних, логічно неподільних частин управлінської діяльності, з одним або групою носіїв інформації (документів) від моменту їх надходження до передачі у перетвореному вигляді іншим або на зберігання.
Управлінські операції– це технологічно нерозчленований процес обробки управлінської інформації, що надходить у цей структурний підрозділ.
Управлінські операції бувають: пошуковими, обчислювальними, логічними, описовими, графічними, контрольними, комунікаційними (наприклад слухання, читання, розмова, спостереження за діями різних пристроїв, мислення тощо).
Самостійний комплекс операцій з обробки інформації (збору, вивчення, аналізу, формулювання висновків, їх оформлення), що закінчуються певним за формою та змістом результатом у вигляді усного повідомлення або документа (довідки, наказу, листи та ін.), отримав назву роботи.
Управлінські роботи різняться:
- по цільового призначення(передбачення, активізація, контроль);
- за конкретним змістом (дослідження, планування);
- за періодами (стратегічні, тактичні, оперативні);
- за етапами (цілепокладання, аналіз ситуації, визначення проблеми, пошук вирішення); за спрямованістю (всередину або поза організацією);
- за сферами (економічна, соціальна, технологічна);
- з об'єктів (виробництво, персонал);
- за формами та методами здійснення; з організаційної ролі (диференціюючі та інтегруючі);
- за характером перетворення інформації (стереотипні, що виконуються за алгоритмом, та творчі);
- за рівнем складності.
Зупинимося докладніше на останній, оскільки для управлінської праці є чи не головною характеристикою.
Складність управлінської праціобумовлюється кількома обставинами.
По перше, масштабами, кількістю та складом розв'язуваних проблем, зв'язків між ними, різноманітністю застосовуваних методів, організаційних принципів.
По-друге, необхідністю приймати нові, нетрадиційні рішення, часто в умовах невизначеності чи ризику, що потребує глибоких професійних знань, досвід, широка ерудиція.
По-третє, Складність управлінської праці визначається ступенем оперативності, самостійності, відповідальності, ризикованості рішень, які необхідно приймати. Менеджер, приймаючи рішення, часто бере на себе відповідальність не лише за матеріальний добробут людей, але за їхнє здоров'я і навіть життя.
- комунікаційними (ведення переговорів, прийом відвідувачів, обхід організації, виїзд у відрядження);
- розпорядчими та координаційними (доведення до виконавців прийнятих рішень в усній та письмовій формах, складання та видача завдань, інструктування);
- контрольно-оціночними (перевірка своєчасності та якості виконання завдань);
- аналітико-конструктивними (вивчення інформації та підготовка рішень);
- інформаційно-технічними (з носіями інформації) на які йде 10 – 15% робочого часу; первинно-рахунковими та обліковими.
Управлінська процедура– комплекс взаємопов'язаних у порядку управлінських операцій та документів, вкладених у досягнення фіксованої .
Процедура повинна відображати мету роботи, використовувані та документи, що розробляються, їх зміст, порядок проходження.
Класифікація процедур та операцій здійснюється за низкою критеріїв:
- За змістом:
- інформаційні чи інформаційно-технічні пов'язані з обробкою інформації та її носіїв. Тут виділяють також документаційні, первинно-рахункові, облікові та обчислювальні операції та процедури;
- логіко-розумні чи аналітико-конструктивні пов'язані з підготовкою та прийняттям управлінських рішень;
- організаційні складаються із службово-комунікаційних, розпорядчих та координаційних операцій та процедур.
- За характером поєднання у часі:
- послідовні, тобто. кожна операція чи процедура починається лише після закінчення попередньої;
- паралельні, що передбачають одночасне виконання операцій та процедур;
- паралельно-послідовні передбачають часткове поєднання суміжних операцій та процедур у часі та у просторі.
- За складністю:
- прості операції та процедури, тобто. містять кілька елементів та операцій;
- складні операції (20-30 елементів) та процедур (100 і більше операцій).
- За ступенем повторюваності:
- повторювані, тобто. постійно виконувані працівниками управлінського апарату;
- неповторні чи творчі, складні операції та процедури.
При всій своїй різноманітності та різного ступеня складності управлінські процедури носять циклічний характер.
Управлінський цикл– це період звернення інформації у сфері управління, який вимірюється певним для кожної процедури часовим інтервалом або календарним періодом.
Актуальність питання про етапи процесу керівництва пов'язана з тим, що він червоною ниткою проходить через діяльність організації. Ефективність можна порівняти з годинником. Налагоджений та чіткий механізм призведе до запланованого результату. Разом з тим, хорошій системі менеджменту властива гнучкість - здатність пристосовуватися до нових умов.
Сутність управління
Під управлінням мається на увазі керівництво об'єктом чи суб'єктом (людиною). Менеджмент як процес є сукупністю різних видів діяльності, координації, підтримання порядку, необхідних для успішної роботипідприємства, досягнення цілей та розвитку.
Процес управління включає рішення тактичного і стратегічного завдання:
- завдання, пов'язане з тактикою, вимагає підтримки гармонії, цілісності та результативності елементів керованого об'єкта;
- стратегія передбачає розвиток, удосконалення та позитивну зміну стану.
Характеристика процесів управління
Процес управління є безперервним та циклічним. Він складається з управлінської праці, предмета, коштів та кінцевого продукту. Управління будь-яким об'єктом пов'язане з періодичною повторюваністю окремих етапів роботи. Це можуть бути фази збору та аналізу даних, вироблення організації його виконання.
Технологія процесу управління удосконалюється разом із розвитком організації. Якщо керівник запізнюється, ухвалюючи рішення, то управлінський процес стає хаотичним, інерційним.
Замкнена послідовність управлінських процесів, повторюваних задля досягнення цілей, називається циклом менеджменту. Початком циклу стає виявлення проблеми, результатом – досягнення робочого результату. Періодичність управлінських процесів допомагає знайти загальні для організацій різного профілю закономірності та принципи.
Принципи управління
Основи процесів управління виражені через фундаментальні засади. Вони об'єктивні та узгоджені із законами менеджменту. список загальних принципівменеджменту, який можна знайти у підручниках, не маленький. Серед них виділяють:
- цілеспрямованість;
- Зворотній зв'язок;
- перетворення інформації;
- оптимальність;
- перспективність.
Формування та діяльність системи менеджменту спирається на кілька інших принципів.
Розподіл праці | Функції менеджменту відокремлюються друг від друга і стають основою структури управління. З'являються відділи, бригади, що виконують різні, але єдині види робіт. |
Об'єднання функцій | Поєднання операцій в управлінських функціях. Взаємозв'язок функцій керуючих органів із внутрішньою структурою. |
Центризм та незалежність | Процес управління та організаційна структуразалишаються централізованими та незалежними від зовнішнього середовища. |
Підпорядкування у системі управління | Інформаційний потік по сходах пов'язує вищу, середню та низову управлінську ланку. |
Здійснення принципів сприяє ефективному об'єднанню управлінських функцій, зміцненню зв'язків всіх рівнях управлінських органів.
Управлінські функції
Професійну діяльність менеджерів поетапно відбивають управлінські функції.
Угруповання функцій | Процес управління включає види діяльності |
Загальні (універсальні) функції | Планування, здійснення прогнозів, координація, організація, контроль, облікова функція та інші. Сприяють розвитку, вдосконаленню та взаємозв'язку управлінських процесів. |
Спеціальні функції | Адміністрація, управління персоналом, мотивація. Як інструменти для спільних функцій вони допомагають організувати продуктивну діяльність. |
Допоміжні функції | Обслуговування управлінських процесів для успішного функціонування всіх |
За характером діяльності виділяють функції, що застосовуються в різних сферах, пов'язані з виробництвом, господарською частиною, економікою, технологією
Анрі Файоль поділив функції управління промисловою організацієюна 6 груп: адміністративна, комерційна, виробнича, бухгалтерська, страхова та облікова діяльність.
Етапи процесу управління
Кожна управлінська дія та рішення супроводжується єдністю інформації, цілей, соціуму та інших аспектів. Сутність менеджменту відбиває який може бути представлений як сукупність етапів.
Процес управління включає етапи, які постійно чергуються.
Крім перерахованих вище етапів, до процесу управління відносять дії з реалізації управлінського рішення.
7 етапів процесу управління персоналом
Управлінські завдання у сфері людських ресурсів різноманітні. Процес управління персоналом складається із семи етапів.
- Планування кадрового забезпечення всіх функцій підприємства.
- Залучення персоналу, формування кадрового резерву, відбір та наймання.
- Трудова мотивація. Створення матеріальної ( заробітня плата, премії) та нематеріальної системи мотивації для формування стабільного колективу.
- Система адаптації та профорієнтації співробітників. В результаті кожен має швидко увійти в роботу, знати корпоративні цілі, розуміти суть та вимоги до своєї діяльності.
- Оцінка співробітників та праці. Оцінка знань, умінь, навичок ефективної роботи. Система оцінки праці кожного та інформування колективу в цілому.
- Переміщення, планування кар'єри, ротація кадрів.
- Підготовка кадрів на зміну керівникам. Підвищення кваліфікації управлінських працівників.
Ефективний процес управління персоналом неможливий без розвитку та підвищення професійного потенціалу трудящих. Цей чинник стає вирішальним у виробництві та продуктивності праці.
Управління проектами
Процеси управління проектами є сукупність функцій та певних видів діяльності.
Весь проект та кожного виконавця можна оцінити, використовуючи низку показників. Це обсяг, період та якість проведених робіт відповідно до термінів, обсяг вкладених ресурсів (матеріальних, фінансових), кадровий склад проектної групи, Передбачуваний рівень ризику.
Процеси управління проектами пов'язані з вирішенням наступних завдань:
- формулювання цілей проекту;
- пошук та вибір варіантів рішень щодо виконання проекту;
- створення структури (команда виконавців, ресурси, терміни та бюджет);
- зв'язок із зовнішнім середовищем;
- керівництво командою виконавців та координація ходу робіт.
Управління інформацією
Інформація являє собою сукупність знань, відомостей про якусь подію, факт, явище або процес. У управлінні виробництвом інформація стає необхідним засобом зв'язку, комунікації між працівниками.
Велике значення інформації у системі управління пов'язані з її універсальністю. Вона не лише предметом і продуктом управлінської праці, а й сукупністю даних про стан системи управління, внутрішнього та зовнішнього середовища.
Процеси управління інформацією є етапи збору, передачі, перетворення, обробки та застосування інформації. Як окремі процеси виділяють зберігання та знищення інформаційної бази.
Управління ризиками
Управління ризиками на будь-якій фірмі є не одноразовим заходом, а постійною необхідністю. Ризик-менеджмент став етапом управління бізнесом, без якого неможливе отримання прибутку, досягнення цілей. включає п'ять етапів спрямованих дій.
У практичної діяльностіці процеси який завжди виконуються у цій черговості чи можуть здійснюватися одночасно.
Загальна картина має бути доповнена зворотним зв'язком для кожного з етапів, що означає повернення при необхідності на пройдений етап. Підсумковий етап пов'язаний з висновками та кінцевою оцінкою. Підсумки необхідно використовувати під час роботи над оцінкою та мінімізацією ризиків у майбутньому.
Управління технологією виробництва
Залежать від організаційної структури, яка представлена на сучасних підприємстваху трьох варіантах.
- Централізований метод управління передбачає зосередження функцій у відділах. На виробництві фактично є тільки лінійне керівництво. Тому централізація застосовується лише з невеликому виробництві.
- Децентралізація - структура процесу управління пов'язані з передачею цехам всіх функций. Цехи стають частково незалежними підрозділами.
- Поєднання централізації та децентралізованої системи використовують більшість виробничих підприємств. Оперативні питання вирішуються у цехах чи бюро, а методика управління та контроль якості залишаються за управлінськими відділами. Цехи мають власні управлінські апарати та ведуть весь технологічний процес.
Управління фінансами
Система управління фінансами має бути присутня навіть на невеликий фірміі складатися не лише з бухгалтерії. Процес управління включає п'ять напрямів фінансової роботи.
Контроль бізнес-процесів | Допомагає виявляти можливі втрати коштів |
Створення фінансового відділу | І виділення фінвідділів – це чіткий розподіл відповідальності, ефективний контроль грошових потоків. |
Контроль переміщення грошей та товарів | Здійснюється за допомогою фінансового планугрошових потоків |
Впровадження управлінського обліку | Впроваджується після розробки показників з метою оцінки стану фінансів, ефективності відділів. |
Бюджетне управління | Процес управління включає на основі аналітичної інформації финотделов. |
Аналіз процесу управління
Головною метою управлінського аналізує забезпечення керівництва інформацією для ухвалення обґрунтованих рішень. До нього відносять три напрямки аналізу:
- ретроспективний (досліджує інформацію про минулі події);
- оперативний (аналіз поточної ситуації);
- перспективний (короткостроковий та стратегічний аналізможливої ситуації у майбутньому).
Удосконалення системи управління
Процес удосконалення управлінської системипроводиться на основі аналізу даних управлінського, бухгалтерського обліку. Для оцінки її ефективності необхідно розрахувати ряд коефіцієнтів: керованість, рівень автоматизації праці, економічність праці, економічну ефективністьуправління, результативність управління, продуктивність праці.
Удосконалення управлінської системи - це неминучий для успішної організації. На цьому етапі процес управління включає, наприклад:
1) аудит управлінської системи;
2) перевірку дотримання законодавства, міжнародних стандартів, рекомендацій Банку РФ;
3) розробку заходів щодо вдосконалення управлінської системи та актуалізацію внутрішньої документації;
4) співробітництво ради директорів з акціонерами та формування пропозицій.
Сучасний стан суспільства та економіки сприяє переосмисленню менеджменту та професіоналізму керівника. Для керівника стає актуальною активна робота в розвитку персоналу, головного ресурсу підприємства. Успішний управлінець вміє дивитися у майбутнє, виявляти гнучкість у прийнятті рішень за повної непередбачуваності довкілля.
Реферат з питань менеджменту на тему:
Управлінські процеси у створенні
Вступ 3
Управлінський процес 4
Управлінський цикл та його етапи 6
Виробництво та керування ним 9
Управління асортиментною політикоюпідприємства 15
Матеріально-технічнезабезпечення підприємства 20
Збутова політикапідприємства 21
Висновок 24
Список литературы 25
Вступ
Управління як діяльність реалізується в сукупності управлінських процесів, тобто цілеспрямованих рішень та дій, що здійснюються менеджерами у певній послідовності та комбінації. Будь-яка управлінська діяльність складається з наступних етапів:
1) отримання та аналіз інформації;
2) вироблення та прийняття рішень;
3) організація їх виконання;
4) контроль, оцінка отриманих результатів, внесення корективів у хід подальшої роботи;
5) винагороду чи покарання виконавців.
Ці процеси розвиваються та вдосконалюються разом з організацією. Вони бувають первинними та похідними; одноступінчастими та багатоступінчастими; швидкоплинними та тривалими; повними та неповними; регулярними та нерегулярними; своєчасними та запізнюючими тощо. п. Управлінські процеси містять як жорсткі (формальні) елементи, наприклад, правила, процедури, офіційні повноваження, так і м'які, такі як стиль керівництва, організаційні цінності та інше.
Управлінський процес та його характеристика
Будь-який управлінський процес складається з певних фаз (стадій).
Фаза (стадія) – якісно певна частина процесу. Перехід із однієї фази до іншої передбачає суттєві якісні зміни як самого процесу, і системи, у якій він здійснюється.
Повне проходження стадій процесу повернення до вихідного утворює цикл. У випадку цикл - це повна сукупність послідовно здійснюваних стадій цілісного процесу.
Етап - вужче поняття, ніж фаза. Етапи виділяються лише у процесах, орієнтованих досягнення результатів. Етапи управління - це конкретні дії, що входять до управлінського процесу, з метою отримання запланованого результату. Мають специфічний характер, особливий зміст та можуть здійснюватися самостійно. Разом про те вони нерозривно пов'язані, більше, вони хіба що проникають друг в друга. Інакше кажучи, всі управлінські етапи утворюють цілісний управлінський цикл.
Управлінський цикл - це завершена послідовність активних дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей. Управлінський цикл починається з з'ясування завдання чи проблеми та закінчується досягненням певного результату. Після цього цикл управління повторюється. Частота його повторення визначається конкретним типом та природою керованої системи. У соціальних системахцей цикл повторюється безперервно. Остаточна метауправління системою може досягатися одним чи декількома циклами управління.
Циклічна реалізація процесів дозволяє встановлювати та фіксувати характерні риси, загальні залежності, єдині закономірності процесів та забезпечувати на цій основі їх раціональну процесуалізацію та передбачення.
Загальна системаетапів:
1. збір та обробка інформації, аналіз, з'ясування та оцінка обстановки - діагноз;
2. науково обґрунтоване передбачення найбільш ймовірного стану, тенденцій та особливостей розвитку об'єкта управління на період попередження на основі виявлення та правильної оцінки стійких зв'язків та залежностей між його минулим, сьогоденням та майбутнім – прогноз;
3. вироблення та прийняття управлінського рішення;
4. розробка системи заходів, вкладених у досягнення поставленої мети, - планування;
5. своєчасне доведення до виконавців поставлених завдань, правильний добір та розстановка сил, мобілізація виконавців на виконання прийнятого рішення – організація;
6. активація діяльності виконавців - мотивація та стимулювання;
7. отримання, обробка, аналіз та систематизація відомостей про хід реалізації завдань, перевірка того, наскільки організація справи та результати виконання відповідають прийнятим рішенням, - Облік та контроль;
8. загальний для 4-х останніх етапів – забезпечення пропорційного та безперервного функціонування всієї системи управління шляхом встановлення поточних оптимальних зв'язків між окремими виконавцями – регулювання.
Даний алгоритм дозволяє визначити місце кожного етапу в процесі управління, оволодіти технологією та методикою, навичками та вмінням керувати колективом. Строго послідовне розташування етапів показує залежність якості системи управління від кожного окремого елемента та функцій, що реалізуються. Початок виконання чергового етапу означає закінчення попереднього. Наприклад, робота з інформацією здійснюється протягом усього управлінського циклу, коригування плану відбувається в ході виконання і т.д.
Починається цикл із появи управлінської проблеми. Проблемою можуть бути як завдання, вказівки начальника, так і власні завдання. У нашому випадку проблему можна визначити як питання, яке об'єктивно виникає в ході управління, і рішення якого становить практичний інтерес, відповідає поставленим цілям.
Управлінський цикл та його етапи
1. Діагноз
Діагноз - збір та обробка інформації, аналіз, з'ясування та оцінка обстановки.
Вирішення проблеми вимагає наявності управлінської інформації. Це безліч повідомлень, необхідні здійснення процесу управління.
Вимоги до інформації: повнота, об'єктивність, достовірність, оперативність, безперервність надходження.
Інформація надходить із вищої ланки управління або може збиратися самостійно. У першому випадку інформація обов'язково усвідомлюється, у другому випадку потрібне застосування наукових методів збору.
2. Прогнозування
Під прогнозом розуміється науково обґрунтоване судження про можливі стани об'єкта в майбутньому, про альтернативні шляхи його розвитку та строки існування.
Процес розробки прогнозу називається прогнозуванням. Це спеціальні дослідження, переважно з кількісними оцінками та із зазначенням тенденцій, характеру та певних термінів зміни об'єкта управління.
Прогнозування має два аспекти: передбачуваний, що передбачає опис можливих чи бажаних перспектив, станів, вирішення проблем майбутнього, і передбачуваний, що передбачає власне вирішення цих проблем. Отже, прогноз - не самоціль, а засіб для вироблення управлінського рішення та планування.
3. Рішення
Прийняття рішень - одне з фундаментальних завдань управлінської діяльності, і саме в цій точці управлінського циклу часто починаються неприємності. І не тільки тоді, коли рішення виявляється невірним, - чимало клопоту буває і з правильними, грамотними рішеннями (С. Макаров).
У науковій літературі управлінське рішення представлено у двох аспектах – широкому та вузькому.
У широкому аспекті управлінське рішення розглядають як основний вид управлінської праці, сукупність взаємозалежних, цілеспрямованих та логічно послідовних управлінських дій, що забезпечують реалізацію управлінських завдань.
У вузькому значенні слова під управлінським рішенням розуміють вибір альтернативи, акт, спрямований на вирішення проблемної ситуації
Див: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту/Пер. з англ. - М.: Справа, 1992.. Управлінське рішення - це процес підготовки та вибору з деякої сукупності одного або кількох взаємопов'язаних методів впливу на об'єкт управління з метою його зміни чи стабілізації.4. Планування
На основі результатів прогнозу та рішення керівника проводиться планування та формується план діяльності.
Планування полягає у встановленні певної послідовності та способів виконання військами кожного із завдань, розподілі зусиль військ та матеріальних засобів за завданнями та напрямками дій, встановлення порядку взаємодії та всіх видів забезпечення, що дозволяють реалізувати рішення та досягти поставленої мети.
Планом називається офіційний документ, в якому відображаються:
· Прогнози розвитку організації в майбутньому;
· Проміжні та кінцеві завдання та цілі, що стоять перед нею та її окремими підрозділами;
· Механізми координації поточної діяльності та розподілу ресурсів;
· стратегії у разі надзвичайних обставин.
При плануванні необхідно враховувати його принципи:
· Єдність;
· Безперервність;
· Гнучкість;
· Координація та інтеграція;
· Обґрунтованість;
· Скритність (в умовах бойової обстановки).
5. Організація
Складається у встановленні постійних та тимчасових взаємин, а також порядку та умов роботи всіх елементів та ланок системи.
Етапи планування та організації тісно пов'язані між собою. У певному сенсі планування та організація об'єднуються: планування готує ґрунт у тому, щоб реалізувати мети, які стоять перед частиною (підрозділом), а організація як функція управління створює робочий процес, головним компонентом якого виступають люди. Таким чином, планування та організація хіба що матеріалізують управління, роблять його фактом соціальної дійсності.
Організація-це відносно автономна група людей, діяльність яких свідомо координується задля досягнення спільної мети. Вона є планованою системою сукупних (кооперативних) зусиль, у якій кожен учасник має свою, чітко певну роль, свої завдання чи обов'язки, які потрібно виконувати.
Ці обов'язки розподіляються між учасниками в ім'я досягнення цілей, що їх ставить перед собою організація, а не в ім'я задоволення індивідуальних побажань, нехай ті та інші часто збігаються. Організація має певні межі, які обумовлюються видами діяльності, чисельністю працюючих, капіталом, виробничою площею, територією, матеріальними ресурсами тощо. Зазвичай вони фіксуються, закріплюються у таких документах, як статут, установчий договір, становище.
Організаціями є приватні та державні фірми, державні установи, громадські об'єднання, установи культури, освіти тощо. Будь-яка організація складається з трьох основних елементів. Це люди, що входять в цю організацію, цілі та завдання, для вирішення яких вона створюється, та управління, яке формує та мобілізує потенціал організації для вирішення завдань.
Будь-яка організація є відкриту систему, вбудовану у зовнішнє середовище, з якою організація перебуває у стані постійного обміну. На вході вона отримує ресурси із зовнішнього середовища, на виході вона віддає у зовнішнє середовище створений продукт. Тому життєдіяльність організації складається із трьох основних процесів:
1) отримання ресурсів із зовнішнього середовища;
2) перетворення ресурсів у готовий продукт;
3) передача виробленого продукту довкілля.
При цьому ключову роль виконує процес управління, що підтримує відповідність між цими процесами, а також мобілізує ресурси організації на здійснення цих процесів.
У сучасній організації основними є процеси, що здійснюються на входах та виходах, які забезпечують відповідність між організацією та її середовищем. Здійснення внутрішніх процесів, виробничої функції підпорядковане забезпеченню довгострокової готовності організації адаптуватись до змін зовнішнього оточення.
Рівні управління
Поділ праці дозволяє співробітникам підприємства виконувати свої функції набагато кваліфікованіше докладаючи менше власних зусиль, сприяє зменшенню витрат організації. Поділ праці може бути горизонтальним та вертикальним. Горизонтальний поділ праці передбачає створення в організації підрозділів, що спеціалізуються на різних видахдіяльності. Вертикальне - відокремлює безпосереднє виконання роботи з роботи з координації діяльності виконавців; відбивається в ієрархії рівнів менеджменту. Результатом вертикального розподілу праці є утворення різних рівнів управління.
Рівні управління організацією
Найчастіше виділяють три рівні управління:
Технічний рівень (нижній рівень управління) - менеджери безпосередньо контактують із працівниками-виконавцями, вирішують конкретні питання;
Управлінський рівень (середній) - менеджери, несуть відповідальність за перебіг виробничих процесів у підрозділах, що складаються з кількох структурних одиниць; менеджери штабних та функціональних служб апарату управління, керівники допоміжних та обслуговуючих виробництв, цільових програм та проектів;
Інституційний рівень (вищий) – адміністрація підприємства, яка здійснює загальне стратегічне керівництво; вирішує питання стратегічного менеджменту- Управління фінансами, вибору ринків збуту, розвитком підприємства, на цьому рівні зайнято всього 3-7% від загального управлінського персоналу.
Вищий рівень управління розробляє довгострокові плани, формулює завдання середнього рівня. Значне місце в інституційному рівні управління займає адаптація фірми до змін ринкового середовища, управління відносинами між підприємством та довкіллям. Вища керівна ланка може бути представлена президентом, генеральним директором, іншими членами правління.
Керівники середньої ланки координують та контролюють роботу молодших управлінців. Вони визначають проблеми виробничого, організаційного, фінансового характеру, розробляють творчі пропозиції, готують інформацію для управлінських рішень, які приймають менеджери. вищої ланки. Це – керівники окремих підрозділів, служб, відділів підприємства.
Нижній рівень управління відповідно підпорядкований середньому. До управлінців нижнього рівня належать виробничі майстри, Бригадири, керівники груп. Це вузькоспеціалізовані професійні менеджери, які виконують чітко регламентовані обов'язки з виробництва, збуту, маркетингу, управління матеріальним постачанням тощо. Вони є відповідальними за раціональне використання виділених ним матеріальних ресурсів, робітників, обладнання. Така побудова організаційної структури забезпечує чіткість управління, використовує переваги вузької, поглибленої спеціалізації менеджерів. Однак одночасно воно ускладнює визначення вкладу кожного менеджера в загальний результат підприємництва, його відповідальності за рішення, що приймаються.
На малих та середніх підприємствах система управління має дещо іншу організаційну структуру. Менеджери таких підприємств більшою мірою стикаються з проблемами нестабільного довкілля, з непередбачуваними результатами діяльності. Тому в малому та середньому бізнесі передбачається виконання менеджерами одночасно кількох функцій управління (взаємозамінність окремих керівників).
Побудова організаційної структури управління у цій групі підприємств залежить від організаційно-правової форми підприємницької діяльності, відносин між власниками та управлінцями. У умовах від підприємницьких здібностей менеджерів, їх уміння працювати як злагоджена команда, залежить ефективність управління загалом. Тому організаційна структура управління в малому та середньому підприємництві будується за горизонтальним принципом.
Характерною рисоюгоризонтальної структури управління є зосередження зусиль всіх без винятку менеджерів на вирішенні конкретної задачі, наприклад, на успіх фірми. Це означає, що в малому та середньому підприємництві може не існувати суворого розмежування між підприємцями за ступенем їх повноважень та відповідальності. Лише кілька менеджерів вищої ланки мають у розпорядженні фінансові та трудові ресурси. Інші працюють спільно над вирішенням кардинальних питань. Завдяки цьому стає можливим досягнення таких переваг: Зменшення витрат на керування; Скорочення виробничого циклу; Підвищення ступеня реагування на вимоги споживачів та ринкові потреби.
Окремі групиуправлінців можуть відповідати певні напрями діяльності. У цих груп особистий успіх визначається вмінням працювати з кінця різних функціональних процесів, з фахівцями різних профілів.
Управління є реалізацією кількох взаємопов'язаних функцій (ОСНОВНИХ!):
планування, організації, мотивації співробітників та контролю.
Планування. За допомогою цієї функції визначаються цілі діяльності організації, засоби та найбільш ефективні методи для досягнення цих цілей. Важливим елементомЦією функцією є прогнози можливих напрямів розвитку та стратегічні плани. На цьому етапі фірма повинна визначити, яких реальних результатів вона може досягти, оцінити свої сильні та слабкі сторони, і навіть стан довкілля (економічні умови у країні, урядові акти, позиції профспілок, дії конкуруючих організацій, переваги споживачів, суспільні погляди, розвиток технологій).
Організація. Ця функція управління формує структуру організації та забезпечує її всім необхідним (персонал, засоби виробництва, кошти, матеріали тощо). Тобто цьому етапі створюються умови задля досягнення цілей організації. Хороша організаціяроботи персоналу дозволяє досягти ефективніших результатів.
Мотивація - це процес спонукання інших до діяльності задля досягнення цілей організації. Виконуючи цю функцію, керівник здійснює матеріальне та моральне стимулювання працівників, та створює найбільш сприятливі умови для прояву їх здібностей та професійного "зростання". При хорошій мотивації персонал організації виконує свої обов'язки відповідно до цілей цієї організації та її планів. Процес мотивації передбачає створення працівників можливості задоволення їхніх потреб, за умови належного виконання ними своїх обов'язків. Перш ніж мотивувати персонал більш ефективну роботу, керівник повинен з'ясувати реальні потреби своїх працівників.
Контроль. Ця функція управління передбачає оцінку та аналіз ефективності результатів роботи організації. За допомогою контролю проводиться оцінка ступеня досягнення організацією своїх цілей та необхідне коригування намічених дій. Процес контролю включає: встановлення стандартів, вимірювання досягнутих результатів, Порівняння цих результатів з планованими і, якщо потрібно, перегляд початкових цілей. Контроль пов'язує воєдино всі функції управління, він дозволяє витримувати необхідний напрямок діяльності організації та своєчасно коригувати неправильні рішення.
лекція №6. Внутрішнє середовищеорганізації
Усі підприємства функціонують у певному середовищі, яке зумовлює їх дії, та виживання їх у довгостроковому періодізалежить від здатності адаптуватися до очікувань та вимог середовища. Розрізняють внутрішнє та зовнішнє середовище організації. Внутрішнє середовище включає основні елементи і підсистеми всередині організації, що забезпечують здійснення процесів, що протікають в ній. Зовнішнє середовище – це сукупність чинників, суб'єктів і умов, що є поза організації та здатних проводити її поведінка.
Елементи довкілля поділяються на дві групи: чинники прямого і непрямого на організацію. Середовище прямого впливу (ділове середовище, мікрооточення) включає такі елементи, які безпосередньо впливають на господарський процес та відчувають на собі такий самий вплив функціонування організації. Це середовище специфічне кожної окремої організації і, зазвичай, контролюється нею.
Середовище непрямого впливу (макрооточення) включає елементи, які впливають на процеси, що протікають в організації не прямо, а побічно, опосередковано. Це середовище переважно немає специфічного характеру стосовно окремо взятої організації та, зазвичай, перебуває поза її контролю.
Завантаження...
