Документальне оформлення відряджень. Приклад мети відряджень для правильного оформлення

Оформлення відрядження починається з підготовки завдання та визначення терміну. Після перевірки можливості відправлення співробітника видається наказ, оформляється кошторис, видається аванс під звіт. Весь період відсутності на робочому місці відзначається в табелі особливим чином. Після повернення затверджується авансовий звіт та виконується перерахунок.

Що змінилося в оформленні відрядження

Зміни законодавства щодо оформлення документів при відрядженні фахівців торкнулися заповнення:

• посвідчення про відрядження;
• журналу реєстрації відряджень;
• службове завдання;
• звіту про відрядження.

Наразі вимоги їх заповнювати скасовано. ТК РФ і Положення про відрядження про ці документи, які раніше вважалися обов'язковими до оформлення, нічого не говорять.

Однак якщо керівник компанії вважає необхідним веденняподібної документації та вводить таку норму у внутрішньофірмове положення про відрядження, тоді мають готуватися:

• посвідчення про відрядження;
• службове завдання;
• журнал реєстрації відряджень (робиться запис про відрядження).

Після повернення співробітник здає звіт про подорож.

Обов'язково оформлюються:

• наказ про направлення у відрядження;
• авансовий звіт про відрядження.

Наказ видає керівник, документ підписує посадову особу, уповноважену відправляти працівників у відрядження. А авансовий звіт оформляє після того, як він відряджається після свого повернення. Важливий момент: якщо змінюється термін поїздки, то видається додатковий наказ про продовження строку відрядження або його скасування.

Оформляти посвідчення про відрядження тепер немає необхідності

З наказами про направлення у відрядження, про продовження його терміну або про відкликання з відрядження співробітник знайомиться під розпис. Перед випуском наказу працівника повідомляють про зміну терміну відрядження.

Етап 1: підготовка до поїздки

Підготовка до відправлення у відрядження починається з перевірки можливості доручити подібне завдання конкретній посадовій особі. Існує цілий список заборон та обмежень. Зокрема, забороняється відправляти у відрядження співробітників віком до 18 років, вагітних жінок. Навіть якщо вони згодні, командувати їх неможливо.

• жінки з дітьми віком до 3 років;
• жінки з медичними заборонами на відрядження;
• батько, який самотужки виховує дитину до 5 років (належить і до опікунів);
• батьки, які виховують дитину-інваліда;
• співробітник, що доглядає хворого члена сім'ї;
• співробітник-іноземець;
• висококласний спеціаліст;
• співробітник із інвалідністю;
• співробітник, що працює в рамках учнівського договору (на період дії договору, якщо поїздка не пов'язана з учнівством).

Отже, відрядження спеціаліста із зазначеного переліку починається із запиту його згоди на відправлення. Адресуючи питання про поїздку, необхідно повідомити про його право відмовитися від відрядження (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Примусово відправляти перелічених осіб заборонено, оскільки це тягне за собою адміністративну відповідальність.

Відео: як направити співробітника у відрядження

Термін відрядження

Термін відрядження складається з часу, необхідного на дорогу до місця призначення та назад, та тривалості виконання службового завдання. Тривалість виконання доручень визначається з поставлених завдань, а час на дорогу розраховується за проїзними документами. Найчастіше термін поїздки фіксують за датами відправлення та прибуття, зазначеними у квитках.

Якщо немає квитків, то документом, що підтверджує, може бути позначка в готелі, а також договір найму житла.

Якщо добирався співробітник на власному транспорті, то термін визначається за службовій записці, що він оформляє після повернення. До неї прикладаються всі документи, що підтверджують поїздку. У цьому випадку важливо, щоб термін поїздки був не більшим за наказ про відрядження.

Етап 2: оформлення документів на подорож

Після визначення кандидатури для відправки та розрахунку тривалості поїздки видається внутрішнє розпорядження у письмовій формі - наказ чи розпорядження про направлення у відрядження.

Наказ може бути оформлений довільно, важливо, щоб з тексту було зрозуміло, хто керівник організації, кого саме направляють, куди і на який термін. Для видання наказу може використовуватись і уніфікована форма № Т-9 (якщо командуються кілька співробітників – форма № Т-9а).

У тексті наказу прописують термін відрядження

У тексті можна прописати мету та завдання поїздки. Підписувати наказ має право та людина, яка має повноваження відправляти співробітників у відрядження. Ще потрібно, щоб відомий ознайомився з наказом під розпис - дуже корисно, особливо якщо співробітник з низькою виконавчою дисципліною.

Якщо внутрішньофірмове положення про відрядження вимагає оформлення службового завдання, воно може заповнюватися у вільній формі або за уніфікованою формою № Т-10а. У службовому завданні зазначаються:

• прізвище, ім'я, по батькові співробітника, що відряджається;
• місце та термін поїздки;
• мета та завдання, які потрібно виконати;
• зміст звіту за її результатами.

У завданні вказують мету та завдання відрядження

Посвідчення про відрядження оформляється за формою № Т-10 , в ньому робляться записи:

• про працівника, який відправляється у відрядження;
• про термін відрядження;
• про місце та мету поїздки.

Тут же робляться позначки про прибуття та вибуття до пунктів призначення.

У посвідченні проставляються позначки про прибуття (вибуття) у місце призначення

Завершальним етапом складається кошторис на поїздку, цей папір підписується головним бухгалтером та керівником. По ній оформляється касовий ордер і видається авансом сума, необхідна для придбання квитка, оплату житла та проживання протягом усієї поїздки. Аванс видається перед поїздкою, невдача грошей до відправлення вважається порушенням законодавства.

У день вибуття в журналі реєстрації відряджень робиться запис про співробітника, що відправляється. Дата відправлення та прибуття зараховуються у строк відрядження, тому присутність на робочому місці у ці дні визначається за рішенням керівництва.

Протягом усіх днів відрядження в табелі обліку робочого часу за формою № Т-13 проставляється позначка (К) або цифровий код (06), відпрацьований годинник не ставиться. Табель на відрядженого працівника заповнюється виходячи з розпорядження про відрядження. Неробочі та святкові дні, що припадають на дати відрядження, позначаються кодом РВ (або 03). Це необхідно при розрахунку оплати праці у вихідні та свята.

Робочі дні відзначаються кодом (К), вихідні та свята (РВ)

Етап 3: продовження терміну відрядження

Порядок дій при продовженні терміну відрядження наступний:

• співробітника повідомляють про продовження відрядження;
• видають наказ;
• розраховують добові;
• виплачують працівникові необхідну на додатковий термін суму.

Отримати письмову згоду необхідно у тих співробітників, яких відправляють у відрядження за їхньою письмовою згодою.

Про продовження відрядження співробітника повідомляють будь-яким доступним способом

Етап 4: відшкодування витрат

Протягом трьох днів після повернення співробітник здає авансовий звіт про подорож. Цей документ можна готувати у вільному вигляді або скористатися уніфікованою формою № ОА-1. До нього слід додати всі документи, що підтверджують витрати - чеки, квитанції про оплату, квитки.

Оскільки роботодавець компенсує проїзд до місця відрядження, оплату житла та проживання, то документи про оплату цих послуг потрібно додати до звіту.

Можливо, що в компанії прийнято компенсувати і додаткові витрати - з придбання проїзних документів, оформлення закордонного паспорта, отримання візи, оплати послуг зв'язку. Про можливість компенсації цих витрат корисно поцікавитись до поїздки, і якщо таке припустимо, отримати на них дозвіл від начальства.

Якщо за підтверджуючими документами виявиться, що витрачено суму більшу, ніж видано аванс, то компанія видає невиплачені гроші. Якщо, навпаки, видано авансом більше, ніж витрачено, працівник повинен здати невикористані кошти в касу.

Співробітник звітує про результати відрядження у вільній формі

Відрядження на власному авто

Якщо працівник виїжджає у відрядження на особистому транспорті, з ним укладається додаткова угода, в якій фіксується величина компенсації за використання авто, розмір амортизації та інші витрати, що компенсуються компанією. Водночас вказується порядок компенсації витрат при відрядженні на власному транспорті. Оскільки рішення керівника про таке відрядження має бути письмовим, цей момент може бути зазначений у наказі.

За підсумками поїздки здається службова записка, у якій слід зазначити термін відрядження. До цього звітного документа прикладаються маршрутний лист (колійний лист), касові чеки, рахунки, квитанції, що підтверджують маршрут руху авто. Також термін поїздки можна визначити за документами з готелю чи договором найму житла.

Закордонне відрядження

Оформлення закордонного відрядження відбувається так само, як і внутрішньоросійського з тим лише доповненням, що гроші виплачуються в іноземній валюті. Тут важливо правильно визначити, скільки днів оплачується у валюті, скільки – у рублях. Час перебування на території іноземної держави та проїзду поза Росією оплачується в іноземній валюті, проїзд по російської території- у рублях. Дата перетину державного кордону оплачується по-різному: день виїзду з Росії – в іноземній валюті, день в'їзду до нашої країни – у рублях. Відрядження можуть видаватися через касу або зараховуватись на банківську картку.

Відрядження та відпустка: таке можливо?

Відпустка - це особистий час співробітника, яким він розпоряджається на власний розсуд. І якщо виникла така необхідність, то направляти у відрядження можна тільки за письмовою згодою співробітника.

Важливе застереження - перервати можна лише щорічну оплачувану відпустку.У такому екстремальному випадку компанія оформляє відкликання працівника з відпустки, потім за його письмовою згодою видає наказ про відрядження.

Поєднати за документами відпустку та відрядження не вдасться: або людина працює, або відпочиває

Відгук із відрядження або його скасування

Трудовий кодекс не дає чітких вказівок на дії при скасуванні відряджень. Скасування відрядження або відкликання раніше терміну здійснюється за кілька дій. Перед випуском наказу співробітника повідомляють про продовження терміну відрядження (або відкликання з нього). Потім видається наказ. Далі співробітника знайомлять із цим наказом під розпис, це можна зробити і після повернення на робоче місце. Якщо гроші вже видані, а відрядження скасували або перервали, то співробітник оформляє авансовий звіт та повертає раніше видані та не витрачені кошти.

Скільки зберігати наказ про відрядження

Відрядження документи зберігаються 75 років. Є послаблення для короткострокових поїздок, наказ про них має зберігатись 2 роки. Однак у законодавстві немає чітких вказівок, яке відрядження можна вважати короткостроковим, тому є сенс зберігати накази про всі відрядження довше одного дня протягом 75 років.

Оформлення документів на спеціаліста, що відряджається, виконується в п'ять дій. Спочатку визначають, які саме документи слід готувати (чи потрібне посвідчення про відрядження і службове завдання). Потім видають наказ. Потім видають аванс, після цього фіксують у журналі відправку співробітника і відзначають у табелі дні відрядження. Після повернення затверджують авансовий звіт і роблять перерахунок відрядження. Документи можна оформляти у довільній формі, у тому числі і за внутрішньофірмовими стандартами, оскільки з 1 січня 2013 року форми первинних документів для відряджень не є обов'язковими до застосування.

Покрокова інструкція з оформлення відрядження у 2019 році включає три етапи - документальне оформлення, виплата співробітнику авансу на поїздку та облік витрат на відрядження.

Крок 1. Оформляємо відрядження

У положенні пропишіть порядок документального оформлення відряджень у компанії, термін поїздки, нові правила обліку витрат на відрядження співробітників, порядок оплати поїздок та гарантії, які надаєте працівникам.

Підстава для направлення працівника у службову поїздку – рішення директора про направлення у відрядження. Документ можна оформити у довільному вигляді або за уніфікованою формою Т-9 або Т-9а (утв. Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1). Це треба зробити до того, як відправили співробітника у відрядження.

Дні поїздки слід зазначити у табелі обліку робочого дня за формою Т-12 або Т-13 (утв. постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1). Проставте літерний код "К" або цифру "06".

Крок 2. Оплачуємо відрядження

Штатному співробітнику, якого направили у службове відрядження, організація у 2019 році має відшкодувати:

• оплату проїзду;
• витрати на найм житла;
• добові;
• інші витрати, які працівник здійснив з дозволу керівника.

Відрядження та інші аналогічні витрати відшкодовують у порядку, який встановили у колективному договорі чи іншому локальному акті організації (ст. 168 ТК РФ). Порядок для різних співробітників може бути різним. Наприклад, може залежати від посади працівника, стажу, кваліфікації чи відділу (п. 3 листи Мінпраці Росії від 14 лютого 2013 р. № 14-2-291). Докладніше про те, які витрати потрібно компенсувати співробітнику, який вирушив у відрядження, розповіли експерти системи "Головбух".

Як оформити витрати на відрядження (норми і порядок відшкодування витрат) компанія вирішує самостійно, причому в 2019 році можна застосовувати порядок 2018 року (п. 11 Положення, затв. Постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749).

Як сплатити відрядження позаштатного співробітника

Коли людина працює за цивільно-правовим договором, її відносини з організацією трудове законодавство не регулює (ст. 11 ТК). Тому враховувати витрати на відрядження підрядників потрібно особливому порядку.

У законодавстві є норми лише для добових. І то лише в частині ПДФО та внесків. Так, щоб з добових не брати до уваги податок і внески, на поїздки по Росії на день треба видавати по 700 руб., А для закордонних поїздок по 2500 руб. Якщо ви сплачуєте більше, то з різниці доведеться утримати ПДФО і сплатити внески. В іншому закордонні відрядження та поїздки всередині країни оформляємо та оплачуємо однаково.

Підтвердженням витрат на відрядження буде авансовий звіт співробітника. До звіту працівник прикладає документи на його витрати на відрядження. Як оформити авансовий звіт після повернення співробітника з відрядження читайте в іншій статті .

Під час відрядження за штатним співробітником зберігають середній заробіток (ст. 167 ТК РФ). Його платять за всі дні роботи працівника за графіком для цього працівника. У тому числі за дні, коли відрядження був у дорозі або вимушено затримався (п. 9 Положення, затв. Постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749).

Крок 3. Враховуємо витрати на відрядження

Щоб списати витрати на відрядження у 2019 році, складають авансовий звіт. Для цього відряджений працівник має подати все первинні документи, що підтверджують витрати. Здати документи та залишок грошей треба протягом трьох робочих днів (підп. 6.3 Вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У).

Командовані підзвітники часто підкидають проблеми бухгалтеру. То принесуть квиток, сплачений милями, то величезний рахунок на послуги VIP-залів.

Облік відряджених витрат чиновники закріпили у статті 264 Податкового кодексу. Зазвичай у витрати входять добові витрати на проїзд і оплата проживання (ст. 168 ТК РФ). Розглянемо оподаткування витрат на відрядження у 2019 році докладніше.

Експерти попереджають

31 відсоток бухгалтерів плутаються у розрахунках за одноденними відрядженнями та звичайними/ Вони думають, що одноденні відрядження треба оплачувати так само, як звичайні.

Добові

Добові виплачують за кожен день перебування у відрядженні. Її дату початку та закінчення можна визначити за проїзними квитками. Причому вимагати документи, які б підтверджували витрати добових, не треба.

Якщо працівник їде машиною, яка належить йому на праві власності або яку взяв в оренду, то потрібна ще службова записка. Вона знадобиться і під час поїздки на службовому авто. Складений документ прикладають до авансового звіту. А для підтвердження витрат на бензин використовуйте чеки АЗС та дорожні листи.

Витрати на проїзд

Для відшкодування р Витрат на проїзд знадобляться квитки (ст. 264 НК РФ). Щоб підтвердити політ літаком, потрібен квиток (маршрут-квитанція) та посадковий талон (лист Мінфіну Росії від 18 травня 2015 р. № 03-03-06/2/28296). До обліку можна прийняти й електронні квитки.Посадковий талон без штампу про огляд не підтверджує витрати на купівлю авіаквитка. Такого невигідного для компаній висновку дійшли в Мінфіні (лист від 6 червня 2017 р. № 03-03-06/1/35214).

Поїздку залізничним транспортомпідтверджують білетом на поїзд. Для електронних квитків потрібен контрольний купон (лист Мінфіну Росії від 25 серпня 2014 р. № 03-03-07/42273).

Компанія має право списати вартість послуг таксі, яким скористалися співробітники (лист Мінфіну від 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Але доведеться довести службовий характер подорожі. Крім того, можна списати витрати, якщо співробітник вирушив у відрядження на власному автомобілі.

Якщо потрібно списати такі витрати, запасіться документами, які підтвердять службовий характер поїздок. Підійдуть замовлення-наряд та квитанція на оплату таксі. З цих паперів слід випливати, що співробітник скористався машиною для робочих цілей. На перевірці інспектори проаналізують маршрут та час поїздки. Якщо співробітник їздив у робочий часв ІФНС, то зайвих питань не буде. А якщо вночі і незрозуміло куди, то цей факт, напевно, насторожить податківців.

Крім паперів із таксі підготуйте й інші документи, які побічно підтвердять службову поїздку. Наприклад, це може бути договір із контрагентом, підписаний за результатами поїздки співробітника. Якщо ви сумніваєтеся, що зможете обґрунтувати службовий характер поїздки, то вартість таксі безпечніше списати за рахунок чистого прибутку.

Витрати на проживання

Витрати на проживання підтверджують документами з готелів. Якщо відряджений співробітник жив у орендованій квартирі, витрати можна підтвердити підписаним договором оренди. До нього додайте копії документів про право власності.

Бухгалтерський облік витрат на відрядження у 2019 році

Після того, як авансовий звіт про відрядження затверджено, господарські операції слід відобразити проводками у бухгалтерському обліку. Облік витрат на відрядження ведуть за допомогою рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Докладніше про те, як відобразити витрати на відрядження в бухобліку, розповідають експерти системи "Головбух".

Всі проводки на витрати на відрядження ми привели в таблиці нижче.

Проведення для обліку витрат на відрядження в 2019 році

Будь-який співробітник організації під час відправлення у відрядження має зібрати певні документи для звітності. Звітні документи для відрядження мають бути оформлені чітко за правилами, щоб їх могли прийняти. Ця стаття допоможе розібратися у цьому питанні.

Звітність потрібна у будь-якій справі, яка стосується роботи. Особливо якщо передбачається службова поїздка.

Звітні документи для відрядження - перше, про що повинен потурбуватися працівник, якого відправляють у відрядження. Але, щоб точно розібратися в даному питанні, слід чітко розуміти, що являє собою відрядження. Отже, під нею мається на увазі поїздка співробітника за розпорядженням його роботодавця. Вона оформляється наказом та має чітко зазначені терміни. Метою такої поїздки є виконання відповідальним співробітником певного службового завдання. Крім цього, службова поїздка не передбачає скорочення, збільшення заробітної плати або втрату робочого місця. До звітних документів входять папери, що стосуються відрядження (різних її аспектів).

Оскільки все це підприємство передбачає певні витрати на потреби працівника, то для того, щоб вони були компенсовані, потрібна відповідна документація, що підтверджує. Ці документи, що підтверджують витрати відрядженого працівника, збираються ним протягом усієї поїздки. Початком робочої поїздки вважається час та дата відправлення співробітника. Наприклад, це може бути час відправлення поїзда чи автобуса. Закінченням вважається час та дата прибуття співробітника.

Відшкодування витрат, який зробив відряджений чоловік, регламентується трудовим законодавством РФ. У відшкодування включаються такі витрати:

• на оплату проїзду у транспортних засобах;
• оренда житла;
• будь-які додаткові витрати, які можуть виникнути у зв'язку з проживанням поза місцем свого постійного проживання. Такі витрати можуть називатися добовим або польовим забезпеченням;
• всі витрати, зроблені працівником з дозволу свого роботодавця.

Виконання умов відшкодування, згодного трудового кодексу, здійснюється лише за подання певної звітної документації. Причому їх зразок має бути повністю дотриманий. Які потрібні звітні документи, що підтверджують наявність витрат, можна дізнатися у співробітника відділу бухгалтерії або свого безпосереднього роботодавця.

Слід пам'ятати, що всі умови робочої поїздки (хто може їздити, тривалість та інші тонкощі) мають бути обумовлені колективним договором, іншими окремими угодами та деякими локальними нормативними актами.

Тепер давайте розберемося, які документи вважаються відрядження. До цих документів належить та документація, за якою співробітника відправляють у службову поїздку. До них відносяться:

Крім цього, до цього переліку може входити звіт про відрядження, який складає працівник компанії після повернення з поїздки. Сюди належить і службове завдання, що складається керівником підрозділу.

Необхідно зазначити, що з кінця 2014 року (29 грудня) урядом було скасовано колишню раніше актуальну вимогу до оформлення посвідчення про відрядження, а також службового завдання. Тепер вони не обов'язкові та оформлюються за бажанням. При цьому авансовий звіт залишився обов'язковим документом. Перед наповненням треба уважно вивчити зразок, т.к. його треба оформляти у строго встановленому порядку. До звіту слід додати всю документацію, яка б підтверджувала факт піднесення працівником конкретних витрат.

Якщо авансовий звіт було оформлено неправильно або неналежним чином, то відшкодування витрат за ним неможливо буде здійснити. Також цей звіт не можна буде враховувати під час підготовки податкової документації та включати її до бази з оподаткування.

До внутрішньої документації з відрядження належать службове завдання, наказ та звіт про відрядження. Тому вони вважаються необов'язковими для визнання скоєних людиною витрат на відрядження.

Отже, при оформленні відрядження у співробітника повинні бути взяті з місця роботи такі звітні документи:

• службове завдання. У ньому має бути інформація про співробітника. ПІБ, посада та інші дані, а також місце відрядження, його терміни, причини. Тут має бути зазначено найменування компанії, яка покриває всі витрати;
• посвідчення на відрядження. Сюди заносяться відомості про початок і кінець відрядження. Посвідчення має бути засвідчене печаткою організації. На його підставі здійснюється виплата добових видатків. Не оформляється за необхідності поїздки за кордон або при поверненні з відрядження того ж дня.

Після повернення працівник оформляє та подає авансовий звіт. Він заповнюється лише в єдиному екземплярі та віддається до бухгалтерії.

У цьому звіті перед відправленням у службову поїздку слід вказувати орієнтовні суми, які пішли на проживання та транспорт. Після повернення з неї відбувається порівняння суми, виданої співробітнику з розміром реально здійснених ним витрат. У випадку, якщо видана перед поїздкою сума була витрачена не повністю, співробітник залишок повертає до каси. Для цього необхідний видатковий касовий ордер, виходячи з якого відбувається повернення.

Також, після повернення, працівник зобов'язується здати не тільки авансовий звіт, а й посвідчення про відрядження. Крім цього, потрібно здати документи, що підтверджують розмір понесених працівником витрат.

До звітної документації щодо службової поїздки відносяться:

• всі проїзні квитки, придбані на транспорт;
• документ, який має право підтверджувати проживання в готелі. Тут зазначається кількість днів, які людина провела у готелі, а також сума оплати проживання;
• роздруківка дзвінків, що ведуть у справах організації.

Усі чеки, які були оплачені співробітником за певні послуги, що входять до службової поїздки, він повинен складати та після повернення додати до авансового звіту. Не варто забувати, що вони повинні мати нормальний та читабельний вигляд. Не варто їх комкати, а потім прогладжувати. На чеках не повинні бути плями від їжі чи затерті ділянки. інформацію з яких неможливо буде рахувати. Такі чеки не прийматимуться бухгалтерією і ви не отримаєте належну за законом компенсацію.

Оплата добових витрат відбувається за посвідченням на відрядження. Розмір добових визначається, з локальних актів підприємства. Також їх розмір може визначатись колективним договором. При цьому максимальна та мінімальна сума виплат не є обмеженою, а визначається самостійно самою організацією. Так, обсяг добових при відрядженні за кордон буде приблизно в 3 рази вищим, ніж по країні.

Добові, визначені законодавством як норма (700 крб. для відряджень країною і 2500 крб. – зарубіжних країн), не обкладаються ПДФО. Якщо організація встановлює розмір виплат вище встановленої законом планки, вони оподатковуються ПДФО.

Якщо людина в період відрядження може повертатись щодня на місце свого постійного проживання, Тоді йому добові не покладаються.

Необхідно пам'ятати, що вся звітна документація на відрядження повинна заповнюватися грамотно, оскільки найменше відхилення від встановленого і уніфікованого зразка може спричинити неможливість отримання працівником відшкодування своїх витрат на відрядження.

Якщо співробітник повернувся зі службової поїздки та не до кінця виконав отримане робоче завдання, то роботодавець має право йти на скорочення його середньої заробітної плати, не видавати працівникові добові та інші виплати. Якщо ж невиконання завдання сталося не через погану роботу співробітника (наприклад, через форс-мажорні обставини, з боку іншої організації), то штрафні санкції до працівника роботодавцем не застосовуються.

Таким чином, щоб правильно виконати службове завдання, а також отримати належну за законом компенсацію за супутні витрати, необхідно чітко знати, які звіти про відрядження потрібно оформити. Пам'ятайте, що правильне та акуратне заповнення документації дозволить вам легко повернути собі витрачені на відрядження кошти.

Відео «Відрядження документів»

Переглянувши запис, ви дізнаєтесь, які існують особливості оформлення документів, пов'язаних із відрядженням.

Ми розробили покрокову інструкціюдля оформлення відрядження у 2019 році. У статті є зразки та бланки всіх документів для відправки працівника у відрядження.

Чи потрібні посвідчення про відрядження в 2019 році

Посвідчення про відрядження в 2019 році не діють, насправді скасування відбулося ще в 2015 році, коли постановою Уряду РФ № 1595 внесли зміни до п. 7 постанови Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 «Про особливості направлення працівників у службові вимога про оформлення посвідчення про відрядження умовою про те, що фактичний термін перебування у відрядженні визначається на підставі проїзних документів.

Цією ж ухвалою повністю виключили і п. 6, тим самим знявши зобов'язання роботодавця оформлювати службове завдання для опису мети відрядження співробітника.

Водночас, право виписувати листи відрядження ніхто не забирав. Якщо роботодавець вирішує саме таким документом підкріплювати факт службової поїздки співробітника, то бланк організація чи підприємець може розробити самостійно, а може взяти за основу колишню форму Т-10.

Які правила оформлення відряджень у 2019 році для внутрішніх та закордонних поїздок у частині добових

Добові можуть бути встановлені будь-які, в т. ч. внутрішнім нормативним актам можна передбачити різний розмір добових для посад, а також для різних місць відрядження.

Але при цьому згідно з нормами ст. 217 НК РФ є максимальний розмірдобових, з яких не нараховується податок із доходів. Ці величини становлять 700 руб. для службових поїздок Росією та 2 500 руб. для закордонних відряджень. Як нарахувати внески з надлімітних добових, інформація у статті

Із 1 січня перелік документів для документів відрядження змінився. Повний список дивіться у статті журналу "Спрощенка".

Відрядження у 2019 році: оформляємо та оплачуємо

Вести документи для відрядження безкоштовно онлайн ви можете у нашій програмі. Вона дозволяє вести податковий та бухгалтерський облік та готує первинні документи та звітність в один клік. Візьміть доступ до програми на 365 днів. Для користувачів доступна консультація по всьому бухгалтерським питанням 24 години на добу 7 днів на тиждень.

Про те, як відправити співробітника у відрядження у 2019 році по Росії, розповість невелика шпаргалка у таблиці:

Підстава для відправлення у відрядження	Письмове розпорядження керівника
Дата початку відрядження	Дата від'їзду, що підтверджується проїзними документами чи службовою запискою.
Дата закінчення відрядження	Дата приїзду, що підтверджується службовою запискою чи проїзними документами.
Розмір добових	700 руб. (Підп. 3 ст. 217 НК РФ)
	Авансовий звіт, документи про проживання та проїзд, службова записка

Закордонні відрядження у 2019 році: оформляємо та оплачуємо

Для закордонного відрядження шпаргалка така:

Дата початку закордонного відрядження	Дата штампу про перетин кордону РФ (якщо відрядження до країн, які за умов міжурядових відносин такий штамп не ставлять, то дата визначається за проїзними документами).
Дата закінчення закордонного відрядження	Дата, що передує даті штампу про перетин кордону (або аналогічно – даті, що визначається за проїзними документами). Добові протягом дня в'їзду нараховуються за нормами для Росії.
Розмір добових	2500 руб. (Підп. 3 ст. 217 НК РФ)
Підстава для нарахування витрат на відрядження	Авансовий звіт, документи про проживання та проїзд, службова записка (є дві протилежні позиції Мінфіну та ФНП щодо необхідності переведення проїзних документів та документів про проживання у закордонних відрядженнях, щоб уникнути суперечок краще зробити рядковий переклад таких документів).

Як оформити кроки

2. Залежно від встановленої на підприємстві процедури може бути оформлене і посвідчення про відрядження. У нас ви можете завантажити його бланк та зразок заповнення.

3. Для підтвердження знаходження у відрядженні використовуються проїзні документи, документи про оплату проживання або за відсутності таких, оформляється службова записка. У нас на сайті ви можете завантажити зразок такої службової записки.

4. Після завершення відрядження складіть авансовий звіт.

Особливості оформлення відрядження генерального директора

Для генерального директоране передбачено жодних винятків. Оформлення його службової поїздки оформляється за загальним правилам. Відповідно і те, як звітувати за відрядження в 2019 році, не залежить від посади особи, яка відряджається.

Єдина різниця – внутрішнім нормативним актом організація може встановити підвищені добові директору підприємства, але питання добового оподаткування при цьому не зміниться – вся сума понад норму буде базою для розрахунку ПДФО.

Особливості оформлення одноденного відрядження

Документальне оформлення відрядження у 2019 році, якщо воно мало тривалість всього один день, має одну особливість, пов'язану з нарахуванням добових.

Для одноденної ділової поїздки без перетину кордону РФ добові не передбачені. Для службової поїздки тривалістю за один день закордон передбачено добові в межах 50% від норми (п. 20 постанови № 749).

Нагадаємо, що розмір добових роботодавець може встановити будь-який на власний розсуд, але якщо ці добові перевищують норму, то з них доведеться сплатити ПДФО.

В іншому вимоги щодо складу документів ідентичні відрядженню нормальної тривалості.

Якщо відрядження своєю машиною, то яке підтвердження замість проїзних документів?

Для відрядження 2019 року нові правила обліку мають на увазі можливість підтвердити поїздку без проїзних документів службовою запискою з прикладеними чеками на бензин, наприклад. Якщо немає і чеків на бензин, то для визначення термінів відрядження спираються на документи про проживання або лише інформацію, отриману зі службової записки співробітника. І тут терміни що неспроможні виходити межі спочатку зазначеним у розпорядженні керівника.

Якщо відрядження на службовому автомобілі, то яке підтвердження замість проїзних документів?

Порядок оформлення відрядження у 2019 році

Порядок, передбачений під час направлення співробітника у службову поїздку, регулюється вже згаданою постановою № 749.

Крім того, порядок виплати добових та інших відшкодувань витрат, пов'язаних із відрядженням, встановлений у ст. 168 ТК України. Як уже було зазначено вище, організація чи підприємець має право оформлювати посвідчення про відрядження, як і раніше до 2015 року.

Бухоблік витрат на відрядження в 2019 році

Отримавши підтвердження витрат на відрядження в 2019 році, бухгалтер зробить такі проводки:

• Дп 20, 23, 26, 44 та інші рахунки обліку витрат Кт 71 - відображаються всі витрати, включаючи добові;
• Дп 71 Кт 50 – видано перевитрату за авансовим звітом;
• Дп 50 Кт 71 – повернення підзвітної суми;
• Дп 70 Кт 68 – утримано ПДФО із добових понад норму (утримання відбуватиметься із найближчої заробітної плати, нарахованої цьому співробітнику).

При цьому, платникам податків необхідно пам'ятати, що гарантії та компенсації, передбачені в тому числі і пов'язані з відрядженням, поширюються лише на співробітників, які уклали з організацією трудового договору. На співробітників, які працюють за договором ДПГ (цивільно-правового характеру), норми трудового законодавствата інших актів, що містять норми трудового права, не поширюються відповідно до положень .

Аналогічна норма міститься й у п.2 Постанови №749:

У відрядження направляються працівники, які перебувають у трудових відносинахз роботодавцем.

Примітка: Інше відрядження не вважається.

Відповідно, якщо співробітник працює в компанії за договором ДПГ, то направлення його в поїздку для службових цілей відрядженням не є. Отже, обов'язок компенсувати такому співробітнику витрати на відрядження в організації відсутня. Тому, щоб не збільшувати ціну договору ДПГ (суму винагороди) на суму витрат, пов'язаних із службовою поїздкою, а також - не сплачувати «зайвих» податків, можливість виплати компенсаційних сум виконавцю доручення необхідно передбачити у договорі ДПГ (цивільно-правового характеру).

І в податковому та в бухгалтерському обліку при відображенні господарських операцій, пов'язаних із службовими відрядженнями, виникає цілий комплекс завдань та питань, які має вирішити бухгалтерія. Напрямок співробітників у відрядження є частиною трудових відносин між співробітниками та організацією. Цьому питанню присвячена.

Відповідно до цього розділу, необхідно застосовувати особливий порядок розрахунків із заробітної плати з співробітниками відрядження. Адже при направленні працівника у службове відрядження йому гарантуються збереження: 1) місця роботи (посади); 2) середнього заробітку, а також відшкодування витрат, пов'язаних із службовим відрядженням відповідно до положень.

до меню

Порядок оформлення та обліку господарських операцій

Відповідно до вимог, у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:

• витрати на проїзд до місця призначення та назад;
• витрати на найм житлового приміщення;
• добові – додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання;
• інші витрати, вироблені працівником з дозволу чи відома роботодавця.

Крім перерахованих вище, до витрат на відрядженнявідносяться:

• витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок,
• витрати на перевезення багажу,
• витрати на оплату послуг зв'язку,
• витрати на отримання та реєстрацію службового закордонного паспорта, віз, інших виїзних документів,
• збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту,
• витрати на оформлення обов'язкового медичного страхування,
• витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека у банку на готівкову іноземну валюту,
• збори за послуги аеропортів, комісійні збори,
• інші обов'язкові платежі та збори.

Порядок та розміри відшкодування добових витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором чи локальним нормативним актом. Таким чином, Трудовим кодексом не встановлюються норми компенсаційних виплатна відшкодування відрядження. Роботодавцям надається право самостійно визначати в колективному договорі або локальному нормативному акті (наприклад, положення про відрядження), порядок та розмір відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, включаючи розмір добових, що виплачуються.

до меню

НАКАЗ на відрядження, службове ЗАВДАННЯ, Відрядження НАДЗОВЕРЕННЯ

Для документального оформлення господарських операцій, пов'язаних з відрядженнями, можуть застосовуватися уніфіковані форми, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004р. №1«Про затвердження уніфікованих формпервинної облікової документації праці та її оплати»:

• №Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження»
• №Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження»
• №Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання»

містить у собі інформацію про мету поїздки співробітника та її підсумкові результати. Є підставою для оформлення наказу формою Т-9 і служить на підтвердження економічної обгрунтованості витрат на відрядження.

Оформити працівникам направлення у відрядження можна за розробленими самостійно Розпорядження (наказ) роботодавця на певний терміндля виконання службового доручення поза місцем постійної роботи(П.3 Постанови №749). Відповідно до п.6 Постанови, мета відрядженняпрацівника визначається керівником командируючої організації та вказується у службовому завданні, яке затверджується роботодавцем.

ТОВ «ДАСПРОМ»
ІПН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423

повна назва організації

НАКАЗ № 90

про направлення працівника у відрядження

м. Москва 20.08.2019

НАКАЗУЮ:

Направити у відрядження Петрова Олексія Івановича.
Місце призначення - Росія, м. Єкатеринбург, ТОВ "Виробнича фірма "Майстер"".
Посада співробітника – наладчик обладнання.
Структурний підрозділ – інженерний цех.
Термін відрядження – з 24 по 26 серпня 2019 року (3 календарні дні).
Службове завдання – ремонт та налагодження обладнання.
Транспорт (підкреслити) – громадський/особистий/службовий/транспорт третіх осіб.

Відрядження здійснюється за рахунок коштів ТОВ "Виробнича фірма "Майстер"".

Директор _________ О.В. Іванов

З наказом ознайомлений:

Налагоджувач обладнання _____________ О.М. Петров

Направлення працівника у відрядження за межі РФ здійснюється за розпорядженням роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження, крім випадків відрядження в держави - учасники СНД, з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких у документах для в'їзду та виїзду прикордонними органами не робляться позначки про перетин державного кордону Постанови).

Складає 5 років (при довгострокових закордонних відрядженнях – 10 років).

Форма № Т-10. Посвідчення про відрядження

Документ не є обов'язковим із 8 січня 2015 року. Якщо хтось користується у своїй практиці цим документом, то можна завантажити:

• Порожній бланк посвідчення (.docx, 21 Кб)
• Заповнений зразок бланка відрядження (.docx, 16 Кб)

до меню

ТЕРМІНИ КОМАНДУВАННЯ, виїзд, приїзд у Вихідні, Ні Проїзних Документів

День виїзду у відрядження та день від'їзду з відрядження, що припадають на вихідні чи свята, повинні оплачуватись не менше, ніж у подвійному розмірі. Те саме стосується і днів перебування в дорозі в період відрядження.

до меню

Як підтвердити термін перебування у відрядженні у разі відсутності проїзних документів

Якщо поїздка у відрядження здійснена автомобілем сторонньої автотранспортної компанії без оформлення проїзних квитків, то термін перебування у відрядженні можна визначити за службовою запискою та за документами, що підтверджують маршрут проходження транспорту. У разі відсутності проїзних документів термін перебування працівника у відрядженні підтвердить службова записка та (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування працівника у відрядженні.

Примітка: Лист ФНП Росії у листі від 24.11.15 № СД-4-3/20427.

Відповідно до Положення про особливості направлення працівників у службове відрядження (утв. постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749

У пункті 7 Положень сказано: фактичний термін перебування працівника у місці відрядження визначається за проїзними документами, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження. Якщо проїзні документи з якихось причин відсутні, фактичний термін перебування працівника у відрядженні підтверджують документи щодо найму житлового приміщення. За відсутності таких працівник представляє службову записку та (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування співробітника у відрядженні (див. також лист Роструда від 19.10.15 № 2450-6-1).

Якщо поїздка здійснена на службовому, особистому транспорті або автомобілі третіх осіб (за довіреністю), то працівник повинен додати до службової записки дорожній лист, маршрутний лист, рахунки, квитанції, касові чеки та інші документи, що підтверджують маршрут прямування транспорту.

Положення про відрядження охоплюють не всі можливі варіантипроїзду працівника у відрядження. Зокрема, у цьому документі не зазначено, як визначити час перебування співробітника у місці відрядження, якщо поїздка здійснена на машині сторонньої автотранспортної компанії (на підставі відповідного договору), за якої не видаються квитки.

до меню

Якими документами можна підтвердити фактичний термін перебування працівника у відрядженні?

У Федеральній податковій службі вважають, що для будь-яких ситуацій, за яких проїзд не зобов'язаний супроводжуватися оформленням проїзних документів, слід керуватися положеннями абзацу другого пункту 7 Положення про відрядження. Тобто термін знаходження працівника у відрядженні може бути визначений за службовою запискою та за документами, що підтверджують використання цього транспорту для проїзду до місця відрядження та назад ( дорожнім листам, маршрутним листам, рахункам, квитанціям, касовим чекамта інших документів, що підтверджують маршрут прямування транспорту). При цьому зазначений у службовій записці працівника термін не повинен виходити за рамки строку, зафіксованого у відповідному рішенні керівника про направлення працівника у відрядження.

до меню

ОПЛАТА співробітнику витрат, пов'язаних зі службовою поїздкою, Розмір, розрахунок та виплата ДОБОВИХ, Бухгалтерська ДОВІДКА

З 2017 року страхувальникам не вдасться заощадити на страхових внесках завдяки підвищеним виплатам відрядження. У НК РФ внесено зміни, за якими страховими внесками не оподатковуються лише добові не більше встановлених лімітів ().

Примітка: Норми добових для цілей оподаткування при відрядженнях по Росії та закордонних відрядженнях (.pdf 120 Кб)

Для російських відряджень ліміт добових дорівнює 700 рублів, а для закордонних поїздок - 2 500 карбованців.

Підприємства та ІП вправі не змінювати затверджені розміри добових. Але потрібно врахувати той фактор, що при підвищених розмірах добовихдоведеться заплатити страхові внескиіз перевищення.

до меню

НАКАЗ про встановлення норм добових за відрядженнями по Росії та за кордон

Знадобиться для обліку добових при розрахунку прибуток. Добові у розмірі, затвердженому у колективному договорі чи наказі керівника, можна повністю врахувати у витратах.

Форма наказу встановлення норм добових – довільна. У тексті наказу вкажіть період, на який встановлюються добові, особливості службових відряджень та розмір добових.

Примітка: Завантажити наказ про встановлення норм добових (.docx, 17 Кб)

Розмір добових при відрядженні

Добові видаються у складі авансу на відрядження з урахуванням запланованого терміну поїздки (стаття 168 ТК.)

А якщо виплатити добові не у складі авансу на відрядження? Наприклад, коли співробітник повернеться, видати гроші з урахуванням фактичного терміну поїздки. У такому разі доведеться додатково розрахувати та виплатити компенсацію за затримку виплати добових – за аналогією із компенсацією за затримку зарплати. Так вважають судді (апеляційна ухвала Верховного судуРеспубліки Татарстан від 13.07.2015 № 33-10274/2015, касаційну ухвалу Омського обласного суду від 25.01.2012 № 33-413/2012).

Виплата добових, так само як і відшкодування витрат на відрядження, може здійснюватися організацією як у готівковій, так і в безготівковій формах. У разі видачі готівки з каси підприємства, співробітник, який прямує у відрядження, як підзвітна особа, зобов'язаний скласти у довільній формі видачу підзвітних сум. Ця заявамає містити власноручний напис керівника компанії про суму готівки та про термін, на який вони видаються. У заяві також має бути дата та підпис керівником компанії.

В даний час компанії все частіше використовують безготівкові кошти для розрахунків із підзвітними особами. А при знаходженні співробітників у відрядження безготівкові розрахунки стають особливо актуальними. Однак, при перерахуванні підзвітних сум на «зарплатні» пластикові картки співробітників можуть виникнути певні податкові ризики. Вони пов'язані з перекваліфікацією грошових коштів, перерахованих як підзвітні в заробітну плату. Податкові органи під час проведення перевірки такі суми можуть донарахувати страхові внески, ПДФО, пені та штрафи.

Щоб не вступати в конфлікти з податковими органами та мінімізувати податкові ризики, організації можуть убезпечити себе так:

1. Відобразити в обліковій політиці з метою бухгалтерського та податкового обліку організацій можливість перерахування безготівкових коштів на видачу підзвітних сум з використанням будь-яких реквізитів працівників.
2. Чітко вказувати призначення платежу саме як «перерахування підзвітних коштів» та наполягати на своїй позиції, якщо обслуговуючий банк спробує змінити призначення платежу.
3. Своєчасно та в повному обсязі вести облік авансових звітів та доданих до нього підтверджуючих документів.

У разі направлення працівника у відрядження на території двох або більше іноземних держав добові за день перетину кордону між державами виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для держави, до якої направляється працівник (№749).

Якщо співробітник захворів під час свого перебування у службовому відрядженні, то йому:

• відшкодовуються витрати на найму житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні),
• виплачуються добові протягом усього часу, доки він не має можливості за станом здоров'я розпочати виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання.

За період тимчасової непрацездатності співробітнику виплачується допомога з тимчасової непрацездатності відповідно до законодавства РФ. При цьому тимчасову непрацездатність має бути підтверджено документально в установленому порядку (п.25 Постанови №749).

до меню

Бухгалтерська довідка, Розрахунок добових

Потрібно, щоб обґрунтувати розмір виплачених добових, наприклад, у разі податкової перевірки.

Добові працівники виплачуються:

• за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні;
• за всі дні перебування у дорозі (включаючи день від'їзду та приїзду), у тому числі за час вимушеної затримки.

Розмір добових для відряджених працівників згідно зі статтею 168 Трудового кодексуРФ, можна встановити колективним (трудовим) договором чи наказом керівника. Цей розмір визначають:

• в комерційних організаціях- Самостійно;
• у організаціях держсектора – відповідними нормативно-правовими актами.

Завантажити довідку розрахунок для виплати добових(.docx, 19 Кб)

до меню

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ підтвердження відрядження, ЗВІТ про відрядження

Відповідно до п.24 Постанови №749, відшкодування інших витрат, пов'язаних із відрядженнями у випадках, порядку та розмірах, що визначаються колективним договором або локальним нормативним актом, здійснюється при поданні документів, що підтверджують ці витрати:

• авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми та зробити остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошовому авансу на витрати на відрядження. До авансового звіту додаються оформлене належним чином, документи про найм житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання в поїздах постільних речей) та про інші витрати, пов'язані з відрядженням;

До авансового звіту додаються оформлені належним чином такі документи:

• про найм житлового приміщення,
• підтверджуючі витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання у поїздах постільних речей),
• про інші витрати, пов'язані з відрядженням;
• звіт про виконану роботу у відрядженні, погоджений з керівником структурного підрозділуроботодавця, у письмовій формі.

Відповідно до , витрати організації повинні бути обґрунтовані та документально підтверджені. Дана вимога відноситься і до витрат на відрядження, виробленим.

до меню

Подавати документи, що підтверджують витрачання добових, не потрібно

Щоб урахувати витрати у вигляді добових, достатньо мати авансовий звіт. Роботодавець не повинен вимагати від працівника, що повернувся з відрядження, чеки ККТ, рахунки, квитанції та інші документи, що підтверджують фактичні витрати. Про це повідомив Мінфін Росії у листі від 11.12.15 № 03-03-06/2/72711.

Відповідно до підпункту 12 пункту 1 добові та польове забезпечення відносяться до витрат на відрядження, які з метою оподаткування прибутку враховуються у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією. Як і будь-які витрати, витрати на виплату добових мають бути документально підтверджені. Але, як пояснюють у Мінфіні, звітувати за добовими працівник не повинен. Інакше кажучи, він зобов'язаний представляти чеки, квитанції та інші документи, що підтверджують витрачання добових.

Датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту (підп. 5 п. 7). Відповідно, для того, щоб списати кошти, виділені на оплату добових, достатньо мати авансовий звіт.

до меню

Листи Мінфіну про витрати на відрядження

1. Документи, що підтверджують витрати на оплату проїзних документів (квитків) та послуг готелю

У своєму Листа від 10.11.2011р. №03-03-07/51, Мінфін зазначив перелік документів, необхідних для підтвердження витрат щодо оплати проїзних документів відрядженими співробітниками.

«При направленні працівника у відрядження документами, що підтверджують його витрати на оплату квитків та (або) послуг готелю, є:

• чек контрольно-касової техніки;
• сліпи, чеки електронних терміналів під час проведення операцій із використанням банківської картки, власником якої є працівник;
• підтвердження кредитної установи, в якій відкрито працівникові банківський рахунок, що передбачає здійснення операцій з використанням банківської картки, проведеної операції з оплати;
• або інший документ, що підтверджує здійснену оплату, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності.»

Примітка: Командовані співробітники не повинні забувати про документи, що підтверджують оплату вироблених витрат (чеки ККТ та сліпи).

до меню

2. Як підтвердити витрати, якщо оформлюються електронні проїзні документи.

Порядок підтвердження витрат при оформленні електронних квитків розкрито у Листа Мінфіну від 27.02.2012р. №03-03-07/6:

«У разі оформлення проїзних документів електронними пасажирськими квитками необхідно враховувати, що згідно з п. 2 Наказу Мінтрансу Росії від 08.11.2006 №134 «Про встановлення форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції у цивільної авіації» маршрут/квитанція електронного пасажирського квитка та багажної квитанції (витяг з автоматизованої інформаційної системи оформлення повітряних перевезень) є документом суворої звітності та застосовується для здійснення організаціями та індивідуальними підприємцямиготівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток без застосування контрольно-касової техніки.

Таким чином, якщо авіаквиток придбано у бездокументарній формі ( електронний квиток), то виправдувальними документами, що підтверджують витрати на придбання авіаквитка для цілей оподаткування, є сформована автоматизованою інформаційною системоюоформлення повітряних перевезень маршрут/квитанція електронного документа(авіаквитка) на паперовому носії, в якому вказана вартість перельоту, посадковий талон, що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаним в електронному квитку маршрутом.

до меню

3. Документальне підтвердження витрат по найму житла під час відрядження

Витрати на відрядження, не підтверджені документами, оподатковуються страховими внесками

Якщо відряджений працівник не подав документи, що підтверджують його витрати на проїзд та наймання житла, то роботодавець зобов'язаний нарахувати страхові внески на суму компенсації таких витрат. Така позиція висловлена ​​у листі Мінфіну від 09.02.18 № 03-04-05/7999.

4. Якими документами можна підтвердити витрати на оренду житла, якщо під час відрядження співробітник оселився у приватної особи

І тут витрати підтверджуються договором чи актом з наймодавцем. Тому що під час відрядження співробітник має право проживати не тільки в готелі, а й в іншому житловому приміщенні (наприклад, на орендованій квартирі). Підтвердити витрати на наймання житла в даній ситуації можна документами, складеними у довільній формі ( , постанова ФАС Північно-Західного округу від 26 лютого 2008 р. № А26-1621/2007). Наприклад, актом, підписаним наймодавцем (власником квартири), з одного боку та наймачем (командованим співробітником) з іншого. У цьому документі мають бути всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом від 6 грудня 2011 р. № 402–ФЗ.

Якщо організація самостійно орендує приватне житло для відряджених співробітників, з його власником можна укласти довгостроковий договір. Це доцільно, якщо організація регулярно командує своїх співробітників в той самий населений пункт. Розмір орендної плати у договорі можна за будь-який період. У цьому випадку документом, що підтверджує витрати на найм житла, також може бути акт.

Обов'язково зафіксуйте в акті факт оплати, оскільки в іншому випадку вважатиметься, що працівник не витратив. Фіксація факту оплати необхідна для визнання витрат на проживання у складі видатків при розрахунку податку на прибуток ()

5. Працівник провів відпустку у місці відрядження: оплата зворотного квитка оподатковується ПДФО та внесками?

Після виконання службового завдання працівник не повертається з місця відрядження, а залишається для проведення відпустки. Чи роботодавець повинен нарахувати страхові внески на вартість придбаного для співробітника зворотного квитка до місця постійної роботи? Так, мабуть, відповіла ФНП Росії в листі від 11.05.18 № БС-4-11/8968.

до меню

Заповнити, перевірити та здати розрахунок по страхових внесках через інтернет

ВИТРАТИ на громадський транспорт, таксі, інші витрати під час відрядження

Витрати на поїздки співробітника в громадському транспортіу місті, куди його відряджено, можна врахувати при оподаткуванні прибутку. Роботодавець зобов'язаний відшкодувати співробітнику витрати на проїзду, тобто витрати на поїздку до місця відрядження і назад – до місця постійної роботи (п. 12 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749). Відшкодування інших транспортних витрат відрядженого не передбачено. Однак витрати на поїздки співробітника міським транспортом під час відрядження можна врахувати у складі витрат на відрядження (). Це будуть додаткові витрати на відрядження.

Щоб врахувати ці витрати з метою оподаткування прибутку, передбачте їхнє відшкодування в локальних нормативних актах (наприклад, у колективному договорі, положенні про відрядження в організації). Крім того, вони повинні бути економічно обґрунтовані та документально підтверджені (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примітка: Листи Мінфіну Росії від 21 липня 2011 р. № 03-03-06/4/80, ФНП Росії від 12 липня 2011 р. № ОД-4-3/11246.

Суми компенсації витрат на проїзд співробітника у міському транспорті під час відрядження не оподатковуються ПДФО. Але якщо ці суми враховані у складі добових й у межах норм, встановлених Податкового кодексу РФ для добових (трохи більше 700 крб. кожен день перебування у відрядженні Росії і трохи більше 2500 крб. щодня при поїздках до інших держав). Такий висновок випливає, зокрема, з ухвали ФАС Північно-Західного округу від 24 листопада 2006 р. № А26-11318/2005-210.

Страхові внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та страхування від нещасних випадків та профзахворювань на суми відшкодування витрат на поїздки співробітника під час відрядження потрібно нарахувати. Це з тим, що переліки виплат співробітникам, куди не нараховуються страхові внески, є закритими. І такий вид виплат, як компенсація витрат співробітника на поїздки у громадському транспорті у місті, куди його відряджено, у них не названо. Такий висновок випливає з положень пункту 1 частини 1 та на обов'язкове соціальне страхуванняу разі тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством, абзаців 10 та 12 підпункту 2 пункту 1, пункту 2 статті 20.2 Закону від 24 липня 1998 р. № 125-ФЗ.

Супутні витрати на відрядження- вартість таксі, оренди машини в місці відрядження, послуги V IP-залів в аеропортах та на вокзалах, упаковки багажу та інші витрати, які схвалені керівником, підтверджуються квитками, посадковими талонами, квитанціями тощо. Як і у випадку з добовими, якщо квитки загубилися, то безпечніше запросити їхні копії у перевізника. Або попросити інший документ, з якого буде ясно, що конкретний працівник скористався послугами транспорту у конкретний день та у певний час.