1 ВСТУП 2

2 ПОНЯТТЯ СЛУЖБИ ДОУ 4

3 ОСНОВНІ Завдання і функції СЛУЖБИ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНА РЕГЛАМЕНТАЦІЯ СЛУЖБИ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА І ФУНКЦІЇ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ВИСНОВОК 26

ВСТУП

В даний час для більшості російських державних організацій і комерційних фірм характерна відсутність впорядкованої системи ведення діловодства, незважаючи на те, що саме раціональне і чітко організоване діловодство, визначальне документаційне забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства.

Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією в процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат. Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийнять управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.

Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що діловодство - одна з функцій управління заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки. В сучасних умовах, Робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби документаційного забезпеченняуправління не обмежуються тільки організацією документообігу установи, урахуванням документів і контролем над їх виконанням. Служба документаційного забезпечення управлінської діяльності бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, в забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, в удосконаленні роботи з документами. А ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, в подальшому допомагає нам в роботі.

метою курсової роботиє дослідження наукової проблеми управління документацією в організації, опис структури та розкриття основних функцій служби документаційного забезпечення управління, визначення призначення в організації.

Виходячи з мети були поставлені такі завдання:

вивчення періодичного видання, Який розкриває тему курсової роботи;

розповісти про службу документаційного забезпечення управління в організації, перерахувати її основні завдання та функції;

розглянути структуру служб документаційного забезпечення управління і описати їх основні функції.

1. ПОНЯТТЯ СЛУЖБИ ДОУ

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт щодо створення та оформлення документів, їх виконання і контролю термінів виконання, з обліку документів, формування справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовці їх до здачі в архів.

В даний час термін «діловодство» частіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДНЗ).

Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.

СДОУ - це організаційне відокремлений структурний підрозділ установи, що виконує роботу з документами.

Основне завдання служби ДОУє своєчасна обробка і передача на різні рівні, управлінської інформації, необхідної для здійснення функцій.

У невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий і створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.

Вибір організаційної форма служби ДОУ залежить від рішення керівництва і самої служби ДОУ. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства

2. ОСНОВНІ Завдання і функції СЛУЖБИ ДОУ

В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОУ не обмежуються тільки організацією документообігу установи, урахуванням документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, в забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, в удосконаленні роботи з документами.

Цілі служби ДОУ:

Удосконалення форм і методів роботи з документами;

Впровадження єдиного порядку роботи з документами (їх підготовка і обробка);

Контроль виконання та підготовки документів до передачі в державний архів відповідно до діючими нормативами;

Скорочення документообігу, кількості форм документів;

Розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення ДОУ організації;

Участь в розробці і впровадженні прогресивних технологій ДОУ на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, персональних комп'ютерів.

Таким чином, служба ДОУ вирішує три основні комплекси задач, а з цих завдань випливають функції:

1. Забезпечення документування управлінської діяльності. Ці завдання можуть бути вирішені за допомогою виконання наступних функцій:

• Розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;

• забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;

• контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання.

2. Організація роботи з документами в установі. Ці завдання вирішуються виконанням таких функцій:

• встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);

• експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;

• реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;

• контроль за виконанням документів;

• систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи із зверненнями громадян;

• забезпечення захисту інформації.

3. Удосконалення форм і методів роботи з документами. Ці завдання включають в себе виконання таких функцій:

• розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;

• методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;

• підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;

• впорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, що застосовуються в діяльності організації;

• розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;

• постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.

3. НОРМАТИВНА РЕГЛАМЕНТАЦІЯ СЛУЖБИ ДОУ

Для успішної роботи і сприятливих перспектив розвитку служби ДОУ необхідна нормативна регламентація самої служби ДОУ.

Служба документальне забезпечення управління (ДОП) і її працівники здійснює свою діяльність на підставі наступних організаційно-правових документів:

• положення про структурний підрозділ;

• посадових інструкцій;

• інструкції з діловодства.

В регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства. Закладене в статуті організаційну побудову дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності.

Служба документаційного забезпечення управління (ДОП)

СДОУ - це організаційне відокремлений структурний підрозділ установи, що виконує роботу з документами.

Основне завдання служби ДОУ є своєчасна обробка і передача на різні рівні, управлінської інформації, необхідної для здійснення функцій.

У практиці управління діють служби ДОУ.

• 1. Управління справами (міністерства, відомості Росії). Склад включає: канцелярія інспекція при міністрі, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів (скарг), центральний архів.
• 2. Загальний відділ - в органах управління на місцях і в органах управління громадських організацій. Склад: підрозділи з обліку та реєстрації документів, група контролю, протокольна, копіювально-розмножувальна служба, архів.
• 3. Канцелярія - міністерства і відомствах автоном. Респ-их;

Промислові об'єднання, науково-дослідних, проектних, обчислювальних центрах.

В установах, що не мають служби ДОУ, її функцію виконує секретар-керівник або інша виділене для цього посадова особа.

• 1. Керівники: начальник управління справами, начальник канцелярії, завідувач архівом, завідуючий машинописним бюро, завідуючий стенографічних бюро, завідуючий загальним відділом, завідуючий секретаріатом, начальник відділу листів, начальник інспекції, начальник протокольної частини.
• 2. Фахівці: архівіст, помічник міністра, референт, методист, редактор, інспектор, секретар - міністра.
• 3. Технічні виконавці: Коректор, експедитор, діловод, друкарка 1,2 категорії, стенографіст 1,2 категорії, секретар - друкарка, секретар - стенографістка.

Функції структурних частин СДОУ.

• 1. Функція експедиції: прийом кореспонденцію, що надходить, сортування на реєструє і не реєструє, розподіл по структурних підрозділах установи; ведуть кількісний облік документів; відправка вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції в структурні підрозділи і адресатам.
• 2. Функція групи по обліку та реєстрації кореспонденції: облік і реєстрація вхідних і вихідних, внутрішніх документів, ведення довідково-інформаційного апарату і пошук інформації, перевірка правильності вихідних і внутрішніх документів.
• 3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка строків виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа і доручення.
• 4. Функція відділу листів: прийом і облік підприємств, заяв, скарг громадян; підготовка і передача на розгляд керівництву підприємств, заяв скарг на виконання в структурні підрозділи; контроль за термінами їх виконання, сповіщення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ з пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх в архів, аналіз і узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.
• 5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі в архів; контроль за правильного формування, зберігання і використання справ в структурних підрозділах; підготовка справ до передачі в архів.
• 6. Функція секретаря-керівника і його заступників: попередній розгляд і підготовка до документаційного керівництву надходить кореспонденції по найбільш важливих питаннях; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументационное обслуговування роботи керівництва.

Операції СДОУ.

Контроль за дотриманням стандартів на документи.

Експедиційна обробка і доставка документів виконавцям.

• 3. Реєстрація документів і обліково довідкова робота.
• 4. Контроль за виконанням документів.
• 5. Формування, оформлення, зберігання і використання справ.
• 6. Оформлення та випуск розпорядчої документації установ.
• 7. Машинописне виготовлення, копіювання і розмноження службових документів.

СГСДОУ - це комплекс основних положень, що регламентують правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства в установах починаючи з моменту надходження або створення до здачі документів в архів.

Організація праці працівників СДОУ.

1. Загальні вимогидо організації праці працівників СДОУ. Організація праці включає в себе вирішення наступних питань:

Чітке організаційне побудова СДОУ, вибір найбільш раціональної форми роботи з документами - все установи діляться на 4 категорії в залежності від обсягу документообігу (кількість документів оброблюваних установою за рік) в установі 1, 2, 3 категорії, робота з документами здійснює канцелярія, а в установах 4 категорії - секретаріатом. Це централізує роботу СДОУ під єдиним керівництвом. Централізація дозволяє забезпечити оперативне виконання документаційних робіт, створює чіткі взаємодії між структурним підрозділом, що входить в СДОУ, підвищує якість обробки документів.

Правильне розмежування функції між окремими виконавчими та підрозділами по їх кваліфікації. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки впровадження нормативних документів, інструкція по документування управлінської діяльності; посадові інструкції, Державні стандарти.

Нормування праці працівників СДОУ. Розроблено методичні рекомендації з нормування праці інженерно технічних працівниківі службовців, типові норми часу на роботи з документами, в тому числі і виконання машинописних робіт.

Нормуванням праці закликало забезпечити нормальне завантаження працівників протягом дня, тижня, місяця, року при нормальній напрузі на кожному робочому місці, визначити критерії, оцінки роботи кожного співробітника.

4) Регламентація посадового та кількісного складу, складу персоналу СДОУ, підвищення його кваліфікаційного і культури в роботі. Чисельність працівників ДНЗ розраховується по службі в цілому і по її структурним підрозділам.

При формуванні СДОУ слід виходити з мінімальної чисельності, працівників по кожній функції документаційного обслуговування. Вона повинна визначатися в залежності від обсягу документообігу на основі типових норм часу на документаційні роботи.

5) раціональна організаціяробочих місць і забезпечення сприятливих умов праці.

Для цього можуть бути використані методичні рекомендації по наукової організаціїпраці інженерно технічних працівників і службовців.

Від організації робочого місця, сприятливих умов праці, залежить працездатність людини, продуктивність і якість праці, його здоров'я.

Форми організації роботи з документами.

Документообіг: включає в себе роботу з готовими документами, створеними цією установою одержуваних ззовні (прийом, розподіл, реєстрація, контроль виконання, довідкові роботи, формування справ, зберігання і використання документів руху. Док. Інформації по інстанціях.

• 3 форми організації роботи з документами.
• 1. Централізована
• 2. Децентралізована
• 3. Змішана

Централізована форма: застосовується в установах з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в 1 структурі підрозділи (канцелярія, загальний відділ).

• 2) Децентралізована форма : робота з документами всі операції виконують в структурному підрозділі установи, як правило, роз'єднаних територіально.
• 3) Змішана форма: використовується в великих установах зі складною структурою і великим обсягом документообігу.

При виборі форми організація роботи з документами для конкретного закладу треба враховувати такі фактори:

• а) обсяг документообігу.
• б) характер роботи установи, його територіального розміщення.
• в) структура установи і його підрозділи.
• г) в техніч. оснащеність.
• д) кваліфікаційних керівників, Фахівців і технічних виконавців.

Найбільш важливий при виборі форми організації роботи з документами, обсягом документообігу.

Для визначення установи з документообігу використовують категоричність запропоновану СГСДО.

Нормування документаційних робіт.

Послідовність робіт з шифром, являє собою певну послідовність елементів праці проц. по роботі з документами. Це такі операції як: прийом кореспонденції, розкриття конвертів визначення цінності вкладення, сортування за напрямами використання документів, що реєструються виконання по суті питання, підшивка у справи, оформлення документів на друкарській машинці, Пошук документів, внесення на документ службових відміток, переклад на машіноносітеле.

При нормування документаційне операцій використовується нормативи часу на виконання операцій, норматив чисельності персоналу, норматив керованості і співвідношень чисельності.

Нормування часу - це величина витрат часу на виконання певного виду робіт при певних організаціях технічних і санітарно гігієнічних умовахпраці.

Вимірювання і нормування трудових витрат служать для:

• 1. Визначення витрат на роботу всієї установи.
• 2. Удосконалення методів праці.
• 3. Заохочення служащ. до праці.
• 4. Рівномірний розподіл робочого навантаження в часі.
• 5. Покращення планування роботи установи.
• 6. Забезпечення раціонального використання технічних засобів.
• 4. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА ЙОГО ВПЛИВ НА УПРАВЛІННЯ

Роль документної інформації в управлінні.

Управлінська діяльність властива всім установам, організаціям і підприємствам. У процесі управління збирається, обробляється і передається величезна кількість інформації. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, більша частинаякій відбивається в документах. Законодавчими і нормативними актами передбачено ряд ситуацій, при яких документування інформації є обов'язковим. Залежно від конкретної управлінської ситуації створюється безліч різних видівдокументів. Вони поділяються за:

• · Змістом інформації (відображають основні функції управління)
• · Походженням (службові та особисті)
• · Місця складання (зовнішні і внутрішні)
• · Способом виготовлення (рукописні, машинописні і друкарські)
• · Формі викладу інформації (типові, створені для всіх або для окремих установ, індивідуальні)
• · Кількості питань (прості - одне питання; складні - кілька питань)

Процес управління включає наступні документовані операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішення; прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним зв'язкам; зберігання та пошук інформації.

Апарат управління реалізує свої функції головним чином за допомогою універсальних і повноважних організаційно-розпорядчих документів (ОРД), що створюються циркулюючих незалежно від специфіки діяльності в усіх галузях народного господарстваі державного управління.

Перш ніж розглянути основні функції служби ДОУ, слід виділити мета і ті основні завдання, які вона покликана вирішувати. Метою служби ДОУє своєчасне забезпечення документованої інформацією співробітників організації (споживачів інформаційної системи). Основні завдання служби ДОУ:

Забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації відповідно до діючих норм;

Удосконалення форм і методів роботи з документами, включаючи їх автоматизацію.

Набір функцій служби ДОУдля вирішення цих завдань належить до типових і регламентований « загальними положеннямиГСДОУ ». Розглянемо функції, що розкривають основні ділянки робіт і їх угруповання в відповідності зі структурними підрозділами, що створюються для їх виконання.

Найменування підрозділу	Їх функції
СЕКРЕТАРІАТ (помічник керівника, секретар-референт, технічний секретар)	попередній розгляд і підготовка документів на ім'я керівника; підготовка та узгодження документів за дорученням керівника; організація і документальне обслуговування переговорів і нарад, документування колегіальних органів управління; бездокументарній обслуговування керівника: ( телефонні переговори, Прийом відвідувачів, організація роботи приймальної, організаційно-інформаційне обслуговування та технічне забезпечення, Організація ділових зустрічей та відряджень керівників і т.п.)
ПРОТОКОЛЬНА ГРУПА	розробка планів роботи колегіальних органів; організація і проведення засідань органів управління; документування їх діяльності; підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів, листів, довідок; оформлення рішень колегіальних органів у формі розпорядчих документів, виписок з протоколів засідань аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів; прийом, реєстрація, організація зберігання, розсилка необхідних документів; інформаційно-довідкова робота; контроль за виконанням рішень колегіальних органів.
ВІДДІЛ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОУ (бюро, сектор, центр).	- розробка і впровадження заходів щодо вдосконалення ДОУ (від створення бланків, включаючи забезпечення захисту інформації, створення Табеля і Альбому форм документів, До вдосконалення документообігу та організаційно-технічного оснащення ДНЗ); - розробка нормативно-методичного забезпечення ДНЗ; - розробка класифікаційних довідників організації (класифікатори, номенклатура справ, переліки документів зі строками зберігання); - проведення підвищення кваліфікації працівників ДНЗ та фахівців апарату управління; - консультування працівників організації і контроль їх діяльності з питань ДОУ.
ЕКСПЕДИЦІЯ	- прийом і відправка документів; - доставка їх до структурних підрозділів; - кількісний облік вхідних і вихідних документів.
ПІДРОЗДІЛ З ОБЛІКУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ	- реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів; - формування і ведення інформаційно-довідкової роботи; - контроль за правильністю складання і оформлення вихідних і внутрішніх документів; - підготовка документів для подання керівництву на розгляд; - формування справ і підготовка їх до передачі на зберігання в архів.
ГРУПА КОНТРОЛЮ (бюро, відділ, інспекція)	- організація контролю термінів виконання документів, постановка їх на контроль та зняття з контролю; - регулювання виконання та інформування керівництва про хід виконання документів; - організація підсумкового контролю (аналіз виконавської дисципліни та обгрунтованості термінів виконання документів).
ПРИЙМАЛЬНЯ (група листів або відділ звернень громадян)	- формування і зберігання справ зі зверненнями громадян; - аналіз і узагальнення причин звернення і результатів їх розгляду; організація прийому громадян керівництвом організації (органу влади).
ЦЕНТР ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ (відділ, група)	- передрук документів з чернеток; - зчитування і правка текстів; - облік виконуваної роботи.
Щорозмножувальних БЮРО	- копіювання документів; - тиражування документів; - підготовка рекламної продукції; - облік виконуваної роботи.
ВІДОМЧИЙ АРХІВ	- прийом на зберігання документів від структурних підрозділів та надання їм методичної допомоги - контроль за дотриманням правил формування і зберігання справ у структурних підрозділах - облік, систематизація та зберігання документів, організація їх руху і використання - участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи і ДНЗ - підготовка і передача справ на державне зберігання.

В даний час у зв'язку з автоматизацією роботи з документованої інформацією в організаціях створюється відповідна СЛУЖБА УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ, діяльність якої поки не регламентується нормативними документами. Зазвичай підрозділами служби є відділ технічне обслуговуванняелектронної системи, інформаційно-аналітичний відділ та ін ..

Основні функції цієї служби:

~ впровадження інформаційних технологійна основі використання засобів обчислювальної техніки

~ Створення комплексної інформаційної системи організації

~ Діяльність по експлуатації інформаційної системи

~ Проектування і підтримка системи інформаційних потреб споживачів бази даних

~ Підбір кваліфікованих кадрів служби і т.п.

Таким чином, ми бачимо, що функції служби ДОУ, в цілому, типізовані і згруповані. Будь-яка організація або органи виконавчої влади при проектуванні служби ДОУ можуть спиратися на пропоновані структурно-функціональні варіанти, враховуючи особливості своєї структури і специфіку діяльності. При необхідності можливе поєднання декількох функцій в одному підрозділі, але набір функцій повинен бути представлений в будь-якій організації повністю, навіть в тому випадку, якщо всі діловодних функції виконує одна людина.

Документаційне забезпечення управління організації виконує спеціальний структурний підрозділ.

Можливі назви спеціального структурного підрозділу ДОУ:

· керування справами;

· загальний відділ;

· Канцелярія;

· Секретаріат.

В організаціях, де обсяг документів невеликий, роботу з документами виконує секретар. Структура служби ДОУ і завдання відповідають технологічному ланцюжку операції, що проводяться з документами (від прийому до здачі документів в архів організації).

Цілі служби ДОУ:

· організація роботи;

· Керівництво документаційне потоком;

· Координація видів робіт з документами;

· Контроль за послідовністю роботи з документами;

· Організація робіт з документаційного забезпечення управління.

Завдання служби ДОУ:

· Вдосконалення форм і методів роботи з документами;

· Забезпечення єдиного порядку документування;

· Забезпечення єдиного порядку роботи з документами;

· Контроль за виконанням документів;

· Зберігання документів;

· Уніфікація форм документів;

· Скорочення, по можливості, документообігу;

· Методична робота по вдосконаленню документаційного забезпечення в організації;

· Впровадження прогресивних технологій на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки.

Функції служби ДОУ:

· Розробка, впровадження альбому уніфікованих формдокументів організації, внесення в них змін;

· Обробка, реєстрація документів, обліково-довідкова робота;

· Доповідь керівництву про документах, контроль правильності оформлення документів, представлених на підпис керівництву;

· Контроль за проходженням, виконанням і оформленням документів в намічені терміни;

· Виготовлення і розмноження документів;

· Розробка номенклатури справ, зберігання справ;

· Контроль за роботою з документами в структурних підрозділах;

· Організація роботи архіву;

· Підвищення кваліфікації працівників служби ДОУ.

Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті:

1. Централізована форма.

Пропонує зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у веденні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) Або одного співробітника (секретаря). У цьому підрозділі виконується повний циклтехнологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом і обробка документів, що надходять, їх регуляція, контроль за поповненням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів - тобто відбувається повний цикл обробки документів.

Повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих організаціях з обсягом документообігу до 10 тис. Документів на рік.

2. Децентралізована форма організації документаційного обслуговування являє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службудля роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу.

3. Змішана форма організації робіт з документами.

Частина операцій зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі виконуються операції по створенню документів, їх систематизації, зберігання справ, їх предархивную обробці. Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, в бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи з особового складу і т.д.

Функції структурних підрозділів служби діловодства.

1. Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі.

2. Секретар виконує функції:

o попередній розгляд і підготовка до доповіді керівнику надходять на його ім'я документів;

o підготовки за вказівкою керівника проектів окремих документіві їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організацій;

o організація і документальне обслуговування нарад, які проводить керівник.

Документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання :)

o бездокументарній обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.д.).

3. Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядуванняв складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган.

Виконує наступні функції:

o підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів для керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

o аналіз довідок і документів структурних підрозділів, підготовка висновків по ним;

o організація і проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

o прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

4. Відділ раціоналізації діловодства (центр вдосконалення документації (ДНЗ), бюро НОТ або НОУТ, методичний сектор та ін.):

o розробка і впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;

o розробка документів;

o організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

5. Експедиція - спеціалізований ділянку, який здійснює прийом і відправку надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.

6. Підрозділ з обліку і реєстрації документів виконує:

o реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

o формування та ведення довідково-інформаційного матеріалу;

o контроль за оформленням і складання вихідних внутрішніх документів.

7. Група контролю (бюро, відділ, інструкція) виконує:

o контроль за термінами виконання документів та за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

o аналіз виконавчої дисципліни;

o інформування керівництва про хід виконання документів і доручень.

8. Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення) веде прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян, аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації та причин звернення і здійснює організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

9. Машинописне бюро виконує:

o очищення і правку текстів документів;

o облік виконуваної роботи.

10. Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

o передрук документів з чернеток;

o тиражування документів;

11. Архів здійснює:

o прийом від структурних підрозділів оброблених і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;

o облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;

o підготовку справ до передачі на державне зберігання.

Таким чином, служба діловодства бере на себе весь комплекс роботи по інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.

В даний час основним нормативним документом, який регламентує найменування посад працівників служби діловодства, є загальноросійський класифікаторпрофесій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. Ці ж найменування включені в Кваліфікаційний довідник.

згідно з цими нормативним документамза характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.

В регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Положення про службу діловодства створюється з тією ж метою, що і положення інших структурних підрозділів. Вони розробляється на основі типових положень, які містять максимальний набір функцій служби.

Для управління організацією та рішення її завдань існує самостійний структурний підрозділ - служба ДОУ, яке підпорядковується, як правило, безпосередньо керівнику організації або одному з його заступників.

Для управління організацією та рішення її завдань існує самостійний структурний підрозділ - служба ДОУ, яке підпорядковується, як правило, безпосередньо керівнику організації або одному з його заступників.

Створювані сьогодні в організаціях служби ДОУ мають різноманітні назви: департамент з управління справами, адміністративний департамент, адміністративно-правовий департамент, управління справами, адміністративно-кадрове управління, управління діловодства, управління документообігу та комплектування відомчих архівів, управління справами та інформаційних технологій, адміністративна дирекція і т.д.

Включення в найменування служби ДОУ слів «департамент» і «управління» з внутрішніми підрозділами у вигляді відділів, секторів, груп підкреслює її значимість як структури, що має таку ж функцію управління в організації, як, наприклад, управління фінансами.

Вибір варіанту служби ДОУ, її структура і чисельність залежать від штатної чисельностіорганізації, складу структурних підрозділів, обсягу виконуваних службою ДОУ робіт, Обсягу документообігу, форм роботи з документами (централізований, децентралізований, змішаний документообіг), трудовитрат на виконання конкретних видів робіт, рівня автоматизації процесів обробки документів (впровадження СЕД).

Метою даної статті є виклад деяких сучасних підходівдо формування служби ДОУ.

Цілі і завдання служби ДОУ

Цілями служби ДОУ є керівництво, координація та реалізація робіт по ІДОУ.

Служба ДОУ покликана вирішувати такі основні завдання:

• забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами.

Виконання цього завдання передбачає організацію, планування і регулювання процесів управління документами і міститься в них інформації, забезпечення єдиної технології створення, узгодження, реєстрації, обробки, контролю виконання, зберігання і використання документів протягом всього їх життєвого циклу. Це досягається розробкою і забезпеченням практичного застосуванняінструкції по ДОУ, положення про службу ДОП, положення про архів і про експертну комісію організації, номенклатури справ, переліків і класифікаторів, інших нормативних і методичних документів, необхідних для організації роботи з документами на основі єдиних вимог;

• створення інформаційно-пошукових систем.

Вирішення цього завдання має забезпечувати швидкий і якісний пошук всіх зареєстрованих документів з різних наборів реквізитів на будь-якому етапі їх обробки і проходження в організації. Необхідно організувати формування бази даних про документи, що досягається, перш за все, шляхом автоматизації порядку роботи з документами;

• організація контролю за виконанням документів.

Дане завдання включає комплекс робіт, спрямованих на своєчасне і правильне виконання документів (доручень) відповідних керівників, проведення необхідної аналітичної роботи по виконавській дисципліні.

Технологія проведення цієї роботи викладається в інструкції по ДОУ і включає в загальному порядку:

• визначення термінів виконання, принципи контролю;
• постановку завдань контролю і проведення контрольних процедур (постановка на контроль, визначення терміну виконання, моніторинг ходу виконання, попереджувальний і подальший контроль, продовження терміну виконання, зняття документа з контролю, інформування керівника про виконавську дисципліну і підготовку пропозицій щодо її поліпшення (при необхідності);
• підготовку документів до передачі в відомчий архів відповідно до чинних нормативних документів.

• організація роботи по комплектуванню архіву організації.

Відповідно до інструкції по ДОУ закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, як правило, через рік після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають опису та оформлення в установленому порядку відповідальними за діловодство структурних підрозділів для передачі в архів. Працівники служби ДОУ надають необхідну методичну і практичну допомогу в забезпеченні цього процесу.

• підготовка номенклатури справ організації і контроль за правильністю формування справ в підрозділах.

Робота по підготовці номенклатури справ проводиться на основі вивчення складу, змісту і кількості документів, що утворюються в процесі діяльності організації, і отриманих від структурних підрозділів пропозицій для включення справ в зведену номенклатуру справ організації. При цьому слід керуватися основними положеннями ГСДОУ, інструкцією по ДОУ організації, положеннями про структурні підрозділи, штатним розкладом, Типовим переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання. Контроль за правильним формуванням справ покликана також здійснювати служба ДОУ шляхом проведення періодичних перевірок підрозділів на предмет стану роботи з документами, збереження документів;

• проведення експертизи цінності документів.

Це завдання вирішується проведенням полистного перегляду сформованих справ з метою визначення наукового, соціально-культурного, історичного та практичного значення документів, відбору їх для подальшого зберігання або знищення. Така робота проводиться в структурних підрозділах під методичним керівництвом фахівців служби ДОУ і в архіві організації по документам, переданим в архів;

• вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Дане завдання виконується за допомогою розробки і практичного впровадження ряду нормативних і методичних документів (наприклад, альбому форм уніфікованих документів). В альбомі подано характеристику кожного документа, його корпоративний статус, етапи документування. У ньому нормативно закріплюються склад використовуваних в організації документів і процедура їх підготовки, передбачається єдина класифікація документів відповідно до управлінськими функціями і завданнями. При його використанні враховується також кількість видів і форм документів. На вирішення цього завдання спрямовано впровадження автоматизованих програм по роботі з документами;

• скорочення документообігу та кількості документів.

Для підготовки пропозицій керівництву організації щодо скорочення документообігу організовується облік його обсягу.

Завдання скорочення обсягу документообігу можливо вирішити двома шляхами:

• скоротити внутрішню переписку (наприклад, ввести сувору вимогу вести внутрішню переписку тільки при відсутності можливості вирішення питання в робочому порядку за допомогою корпоративної електронної пошти, Телефону, обговорення);
• оптимізувати документообіг і застосовувати раціональну маршрутизацію документів при використанні СЕД;

• розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення ІДОУ організації.

Виконання цього завдання пов'язане з підготовкою основоположних документів для роботи служби ДОУ і організації в цілому (насамперед мається на увазі інструкція по ДОУ, що відображає всі процеси роботи з документами і міститься в них інформацією, і технологічні операції в логічно вибудуваної послідовності);

• впровадження сучасних методівобробки документів, включаючи автоматизовані системи ДОУ і безпаперовий (електронний) документообіг.

Вирішення цього завдання дуже актуально, тому що в сучасних умовах практично кожна організація впроваджує СЕД або здійснює доопрацювання або її заміну на більш функціональну систему. Без елементів електронного документообігу неможливо успішно вибудовувати бізнес або забезпечити ефективну роботу будь-якої організації. Сьогодні у великих організаціях в основному використовується змішаний документообіг: електронний документообертз супроводом елементів паперового;

• організаційно-методичне керівництво постановкою діловодства в структурних підрозділах та підвідомчих організаціях.

Служба ДОУ повинна реалізовувати це завдання за допомогою розробки нормативно-методичних документів, роз'яснення способів їх застосування, надання методичної та практичної допомоги підрозділам і підвідомчим організаціям, проведення семінарів, нарад, підвищення кваліфікації відповідальних за роботу з документами відповідних підрозділів і структур.

Структура служби ДОУ і зміни, що відбулися в останні роки

Відповідно до ГСДОУ типова структура служби ДОУ передбачає: секретаріат, канцелярію, групу контролю, протокольну групу, групу вдосконалення роботи з документами, відділ листів (скарг), експедицію, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів.

ГСДОУ - державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (схвалити. Колегією Головархіву СРСР від 27.04.1988, Наказ Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33).

У найменуваннях наведеної структури відображені основні функції, що їх службою ДОУ. Однак за останні 10-15 років структура служби ДОУ зазнала змін, перш за все, через наступних факторів:

• змін законодавства в сфері інформації та документації;
• відновлення технології підготовки, обробки, зберігання і використання документів;
• появи нових підходів до організації управлінських процесів, Обумовлених, наприклад, зміною організаційно-правової форми організації або впровадженням системи менеджменту якості відповідно до затверджених стандартів.

Цілі і завдання служби ДОУ змінилися в набагато меншому ступені, основні зміни пов'язані з впровадженням СЕД в організаціях: відбувається оптимізація документообігу, раціональна маршрутизація (рух документів), виключення випадків некваліфікованого документування бізнес-процесів.

Необхідно враховувати, що впроваджувалися 10-15 років тому автоматизовані системи були націлені на мінімізацію витрат при виконанні конкретних операцій (робіт), наприклад, реєстрації документів або контролю виконання доручень керівництва організації. В даний час впроваджуються корпоративні технології та системи в організації в цілому, які, як правило, інтегруються з іншими автоматизованими системами( «Бос-кадровик», «1С» і ін.).

втратила своє практичне значеннякопіювально-розмножувальне бюро, оскільки працівники багатьох організацій забезпечуються копіювальною технікою на їх робочих місцях, і вони самостійно тиражують документи. Також вичерпало себе машинописне бюро, так як після оснащення працівників організацій комп'ютерами кожен фахівець готує проекти документів з використанням комп'ютерів. Крім того, відділ листів (скарг) у даний час все рідше виділяється в окрему структуру, але порядок роботи з листами (скаргами) викладається у відповідному розділі інструкції по ДОУ, і ця категорія документів, як правило, реєструється окремо або в загальному документопотоки, але виділяється особливо. Також не зовсім актуальна протокольна група, яка раніше вирішувала завдання підготовки, узгодження і випуску рішень колегіальних органів управління організації, але деякі функції, що виконувалися нею, в зміненому вигляді частково передаються коректорів (в ряді випадків це може бути група випуску документів). Завдання підготовки проектів рішень та організації роботи колегіальних органів вирішує відповідальний секретар відповідного колегіального органу.

На закінчення слід підкреслити, що від стану роботи з документами залежить оперативність і якість прийнятих управлінських рішень, терміни їх реалізації, підвищення ефективності діяльності організації в цілому, тому роль служби ДОУ в структурі організації складно переоцінити.

Е.В. Тичинський, експерт в сфері діловодства та архівної справи