Питання 26 Аналіз використання робочого дня Аналіз рівня використання фонду робочого дня проводиться у межах кожної категорії працівників, виробничого підрозділута в цілому по підприємству. Для забезпечення сумісності даних (через щорічні

У будь-яких організаціях обов'язково ведеться табель обліку робочого дня. Правила оформлення цього документа, його призначення та готовий приклад, який можна використовувати як зразок – це розглядається далі.

Завантажити зразок бланків можна наприкінці статті.

Запланована тривалість зміни та загальна кількість робочих днів на місяць практично завжди відрізнятимуться від годин та днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, який насправді був відпрацьований.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати відомості про весь відпрацьований період часу.
2. Отримати дані щодо неявок за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким особам, що перевіряють – відповідний опис наведено в таблиці.

Форма: бланк та зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) та адаптувати під потреби компанії.

Документ складається з 3 основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина системакодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання на лікарняні, простий у зв'язку з виною роботодавця та ін. Кожна обставина має буквений та цифровий код.
2. Друга (таблична) частина – це власне облік робочого дня. Він здійснюється у щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості щодо виплати зарплати (суми, години та дні, ставка).

Ось як виглядає порожній бланкформи Т-12.

Поряд із формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина – тобто цей документ є простим табелем для фіксування робочого часу, без розрахунків із зарплати. Готовий прикладдокумента показано нижче.

Порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені працівники: вони фіксують робочий часкожного дня. Як правило, відповідальний за коректне оформлення – це директор структурного підрозділу (наприклад, відділ продажу). Відповідальність може поділити та його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельника, який фіксує всі відомості.

У будь-якому разі відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільний) – наприклад, документ, наведений нижче.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися та поставити свій підпис та дату.

Загалом порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує інформацію за кожен день.
2. Після заповнення (за місяць) документ передають до відділу кадрів.
3. Після відділу кадрів він вступає до бухгалтерії.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнено та підписано всіма відповідальними особами, то його підшивають та відправляють до архіву на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється у небезпечних та шкідливих умовах, час зберігання значно збільшується – не менше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Враховуються лише ті працівники, які мають трудовий договір, у тому числі внутрішні сумісники – за ними, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані щодо таких працівників:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим виходячи з цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличної частини.

Титульний лист

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ Альфа).
2. Коди по ОКУД та ОКПО.
3. Номер – систему нумерації вибирає компанія самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів протягом календарного року.
4. Звітний період – тобто. місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його мають підписати всі відповідальні працівники. Потім документ перетворюється на архівне зберігання.

Таблична частина

Тут потрібно заповнити усі графи:

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється цей розділ. Тут фіксуються відомості здебільшого про 2 форми виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні(позначається кодом 2012).

Усі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку – він буде одним і тим самим, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів та годин.

Наприкінці документа ставлять підписи усі уповноважені співробітники:

• особа, яка веде документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар по заповненню:

Додатковий лист

Існує кілька випадків, коли самого табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо працівник звільняється у середині місяця чи на початку. У цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та годинники фіксуються саме на додатковому аркуші. А в бланку роблять запис «Звільнено» рівно тією датою, коли й відбулося звільнення. Потім документ здається разом із додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і про причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час складати документ, ставиться код 30 (літерне позначення «ПН»).

У таких випадках краще робити всі позначки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальну кількість годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватись не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організують вахтовий методроботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - Календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал обирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця у небезпечних та шкідливих умовах, то за основу береться період у 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу співробітник не виконував роботу з поважних причин, цей час не враховується (тобто воно виключається повністю).

Нестандартні ситуації: що робити

У більшості випадків документ оформляти досить просто, оскільки облік ґрунтується на рівномірному, однаковому розподілі робочого часу по кожному співробітнику. Однак такий порядок нерідко порушується через певні обставини, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують лише фактично відпрацьований годинник (цілим числом). Відсутність позначають позначкою "Я" або двома цифрами "01".
2. Якщо він захворів, то ставлять "Б", а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного – обов'язкова вимогадля такої позначки.
3. Якщо було заплановано, і працівник взяв його за погодженням, відповідно до чинного порядку, ставлять позначку «НВ» (у цифровому варіанті код «28»). Трапляються випадки, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «ПН», але у разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «ПН» закреслюється.
4. Якщо колега вирушив у відрядження, відзначають «К». Коли він офіційно повернеться і почне звичайні обов'язки, ставлять літеру «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня чи тижня, тому табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити для того, щоб відобразити фактичну ситуацію, істинність якої документально підтверджується.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючим бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді потрібно обережно перекреслити всі неправильні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної межі. Якщо помилкові відомості містяться у сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад.

Трудовим кодексом РФ (стаття 91) встановлено обов'язок роботодавця вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Для цього передбачені уніфіковані форми табеля обліку робочого часу, затверджені Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1. Обов'язковим використання цих форм не є, тож роботодавець має право розробити свою. Форма № Т-13 використовується найчастіше, оскільки застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних.

Наказом Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52н затверджено форму ЗКУД 0504421 для використання органами державної влади ( державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами Цим самим Наказом визначено порядок її заповнення та застосування.

Табель обліку за формою Т-12

Табель обліку за формою Т-13

Табель обліку за формою ОКУД 0504421

Розроблено спеціальну форму табеля обліку робочого часу для бюджетних установ — ОКУД 0504421.

Як фіксувати відпрацьований час

За будь-якої тривалості трудового дня, незалежно від встановлених режимів, робочий час відображається в таблиці обліку двома способами:

• методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
• шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, понаднормового годинника тощо).

Якщо тривалість трудового дня (зміни) є незмінною, дозволяється реєструвати лише відхилення, оскільки умовами трудового договору чи правилами внутрішнього трудового розпорядку визначено кількість робочих годин кожного трудового дня.

Якщо кількість відпрацьованих годин у різні дні (зміни) різна, наприклад, під час сумованого обліку відпрацьованого часу, то при заповненні табеля обліку робочого часу слід застосовувати метод суцільної реєстрації. Це дозволить після закінчення облікового періоду виявити можливий понаднормовий годинник та скоригувати подальше залучення працівника до роботи в межах встановленої для цієї категорії норми тривалості відпрацьованого часу.

Відмітки в табелі обліку робочого часу про причини неявок на роботу, працю в режимі неповного дня або з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін. , письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника у випадках, встановлених законодавством, та ін.).

Як заповнювати табель обліку робочого часу

При складанні необхідно керуватися Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженими Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 № 1. Використовуються. При відображенні кількості відпрацьованого часу навпроти прізвища працівника проставляється буквений (Я) або цифровий (01) код, а в нижніх рядках вказується тривалість роботи. Якщо робота за графіком випадає на нічний час, доповніть форму графами для вказівки необхідних реквізитів.

Вихідні та святкові дні у табелі

Вони відображаються відповідно до , де враховуються всі встановлені святкові дні та їх перенесення відповідно до Постанов Уряду. Вихідні дні різних категорій співробітників варіюються залежно від встановленого їм робочого графіка. Коди обліку вихідних днів у документі використовують різні. Це залежить від того, як організація оплачує ці дні, на якій підставі вони надаються.

Вихідний день відповідно до графіка працівника позначається буквеним (В) або цифровим (26) кодом. Він не впливає на встановлену оплатупраці.

Якщо з ініціативи компанії працівники отримують додатковий вихідний, а компанія зменшує ними норму роботи на місяць, то працівники отримують повний оклад, а ці дні не оплачуються компанією. Для таких днів у табелі передбачено літерний (В) або цифровий (26) код.

Інший випадок встановлення компанією додаткового вихідного - співробітники йдуть на вихідний, а компанія оплачує ці дні середньому. Виходить, що за відпрацьовані дні працівники отримують зарплату, а за вихідні, що додатково оплачуються, — середній оклад. Для такого випадку передбачено буквений (ОВ) або цифровий (27) код.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

Така таблиця обліку є документом з особового складу, що стосується організації праці, котрого ст. 22.1 Закону про архівну справу встановлено спеціальний термін зберігання, а саме:

• п'ять років з дня закінчення року, в якому він складений, якщо в табелі враховувалося відпрацьоване лише тих працівників, які працюють у нормальних умовах праці;
• 50 років із дня складання ТУРВ, якщо у ньому враховувалася праця співробітників, зайнятих на шкідливих чи небезпечних роботах.

Облік та податки

Виходячи із зазначених у таблиці даних, бухгалтерія розраховує заробітну плату та різні посібники. Також ці дані впливають на сплату податків. Звернімо увагу на основні ризики.

При проходженні податкових перевірок, у тому числі з податку на прибуток, компанія має надати достовірні дані про кількість відпрацьованих днів та годин кожного співробітника, щоб підтвердилася правильність нарахувань. Якщо виявлять порушення, то суму податку на прибуток, зазначену у звітах, визнають невірною, що спричинить накладення штрафних санкцій.

Із заробітку працівника, організація, як податковий агент, повинна з'ясувати, чи ця людина є податковим резидентом РФ, щоб використовувати при розрахунку правильну податкову ставку. Табель зможе підтвердити фактичне знаходження співробітника на території країни. Особливо мають враховувати цю особливість ті роботодавці, які відправляють співробітників у відрядження до Білорусії чи Казахстану, бо при перетині цих кордонів у паспорті громадянина не роблять жодних позначок. У разі виникнення спірної ситуаціїкомпанія зможе довести, що застосувала правильну ставку, утримала та нарахувала ПДФО у повному розмірі.

Правильне заповнення табеля гарантує компанії можливість ФСС зарахувати витрати на лікарняному листку, тому що не можна офіційно підтвердити кількість відпрацьованих днів, які є вкрай важливими при розрахунку цих сум.

Компанії повинні враховувати, скільки часу фактично відпрацьовують всі працівники підприємства протягом дня чи зміни. І тому потрібно ведення табеля обліку робочого дня працівників. Цей документ складається за спеціальною формою. Кожна компанія та ІП мають заповнювати цю документацію. Користуватися для цього треба обліковими бланками Т-12 та Т-13, розробленими Держкомстатом. Заповнювати табель досить просто, але для цього повинні враховуватися деякі правила та вимоги, щоб звіт був коректним. Від його змісту залежить правильність розрахунку зарплати працівників підприємства.

Поняття документа

Спеціальну форму табелю було затверджено ще у 2004 році Держкомстатом. Ведення табелів обліку робочого дня в організаціях здійснюється працівниками кадрової служби чи бухгалтерського відділу.

На підставі цієї форми керівництво підприємства може виконувати різні дії:

• враховувати весь відпрацьований час кожним працівником підприємства;
• контролювати дотримання дисципліни на робочому місці;
• відображати всі явки та неявки співробітників на роботу;
• фіксувати факт запізнення кожного фахівця;
• мати відомості, що дозволяють визначити, наскільки повно було виконано роботу фахівцем у компанії;
• користуватись цією інформацією для грамотного нарахування зарплати;
• вносити дані до статистичних форм.

Найчастіше використовується цей документ співробітниками бухгалтерського відділу, коли вони розраховують оптимальну зарплату, премії та надбавки іншим працівникам підприємства. Ведення табеля обліку робочого часу співробітників кадрової служби дозволяє контролювати явки і запізнення. Якщо виявляються порушення, то притягуються відповідні працівники підприємства до відповідальності, а також можуть застосовуватись різні видидисциплінарного стягнення.

Нюанси використання документа

У ПК міститься інформація про те, що кожна людина, яка офіційно працює в будь-якій компанії, може при звільненні вимагати табель обліку спільно з іншими документами, до яких належить і трудова книжка. Ці відомості зазначаються у ст. 84.1 ПК.

З 2013 року керівники підприємства під час табеля обліку робочого часу працівників можуть не користуватися уніфікованими формами, оскільки вони були скасовані. Але зазвичай спеціалісти підприємства користуються саме цими документами. Зразок ведення табеля обліку робочого часу знаходиться нижче.

Допускається, щоб спеціалісти бухгалтерського відділу чи кадрової служби самостійно вносили до цього документа різні зміни. Вони залежать від специфіки роботи всього підприємства та наявної кількості працівників у штаті.

Бланк, запроваджений Держкомстатом, вважається зручним, тому його можна легко обробляти та змінювати. Нерідко він використовується без будь-яких змін.

Які форми є зручними?

Існує три форми документа, які вважаються простими у використанні. У них легко можна внести різні коригування. Вибір залежить від напряму діяльності підприємства та кількості посад у компанії.

Ведення табеля обліку робочого часу може здійснюватися з використанням як основа трьох форм:

• Т-13. Зазвичай використовується цей бланк компаніями, в яких встановлюється на вході турнікет або інше обладнання, на підставі якого автоматичному режиміфіксується, коли саме приходить на роботу той чи інший фахівець. Заповнюється документація як ручним методом, і із застосуванням різних комп'ютерних програм.
• Т-12. Цей варіант представлений універсальним бланком. Він зазвичай заповнюється фахівцями підприємства вручну. У ньому є додатковий розділ, куди можуть вносити відомості про розмір оплати за виконану роботу.
• 0504421. Цей бланк вважається специфічним, оскільки застосовується лише бюджетними організаціями. Найбільш актуальний серед вчителів чи викладачів, які працюють у різних освітніх установах.

Кожен документ має свої особливості, тому заповнюється специфічним чином.

Хто заповнює табель?

Спеціально у компанії має призначатися конкретний відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу. Зазвичай при цьому вибирається працівник кадрової служби чи бухгалтерії. Для цього має спочатку видаватися наказ, на підставі якого фахівцю передаються відповідні повноваження.

На самому табелі повинні ставити підписи відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу та керівник відділу кадрів. Не потрібно в компанії окремо виділяти посаду для такого співробітника, оскільки впоратися із завданням може кожна людина, яка наділяється керівництвом підприємства відповідними повноваженнями. Обов'язок ведення табеля обліку робочого дня передається виходячи з наказу. У ньому вказується, який саме співробітник підприємства є відповідальним за ведення цього документа.

До трудового договору обраного фахівця треба внести окремий пункт. У ньому зазначається, що громадянин наділяється конкретними повноваженнями. Якщо цей процес не буде виконано, то фахівець може відмовитись від додаткової роботи.

Людина, обрана для ведення табеля обліку робочого часу, повинна вносити відомості протягом місяця, після чого документація передається керівнику відділу кадрів. Директор відділу звіряє інформацію з іншими джерелами, після чого підписує форму. Вона далі передається до бухгалтерії для розрахунку зарплати кожному співробітнику підприємства.

Правила заповнення

Співробітник підприємства, який отримує повноваження щодо заповнення цього документа, має розібратися у нюансах процесу внесення відомостей. Правила ведення табеля обліку робочого часу вважаються простими та зрозумілими. Бажано спочатку в них добре розібратися, що дозволить зручно та легко працювати зі звітом. Від цього залежить продуктивність діяльності як кадрової служби, а й бухгалтерії. З правильно внесених даних працівники бухгалтерського відділу зможуть правильно розрахувати оплату праці кожного працівника підприємства.

До основних правил заповнення документа належить таке:

• спочатку правильно вибирається актуальна форма ведення табеля обліку робочого дня;
• заповнюється документ лише в одному примірнику;
• допускається при цьому вручну вносити дані чи користуватися комп'ютером;
• співробітник, який займається цим процесом, повинен мати відповідні повноваження, для чого попередньо роботодавцем видається наказ;
• готувати табель треба на початку нового місяця;
• до титульного листа вносяться відомості про назву компанії та наявні підрозділи;
• зазначається дата початку обліку;
• наприкінці місяця прописується дата закінчення звітування;
• основний лист табеля представлений таблицею, до якої вносяться дані про кожного працівника організації, причому важливо вносити правильно всі прізвища, щоб не допустити плутанини чи помилок;
• обов'язково про кожного співробітника повинна бути достовірна інформація, а також прописується номер, який можна взяти в особистій справі;
• стовпці табеля представлені конкретними днями місяця;
• навпроти прізвищ є осередки, в які вносяться відомості про всі відпрацьовані години або зміни;
• якщо є вихідні чи свята, то треба вказувати цю інформаціюспеціальними відмітками;
• відомості відповідальною особою повинні вноситись щодня, для чого орієнтується фахівець на офіційні документи, до яких належать різні накази, заяви, лікарняні листи чи розпорядження керівництва компанії;
• якщо фіксуються запізнення чи прогули, всі вони закріплюються спеціальними кодами, які з цифр і букв.

Скріплюється документ підписом керівника підприємства. Без цього підпису він не вважатиметься дійсним. Порядок ведення табеля обліку робочого дня вважається простим, тому впоратися з цим процесом може кожен працівник кадрової служби. Якщо виявляються помилки чи порушення, саме призначений фахівець відповідає за ці відомості.

Нюанси внесення різних відомостей

Заповнити цей документ насправді досить просто. Для цього треба тільки розібратися у призначенні кожного осередку. Відповідальні особи, які мають повноваження заповнення документації, повинні добре вивчити склад документа. До особливостей процесу заповнення належать:

• допускається збільшувати кількість граф;
• угорі відображаються коди витрат годинника, а знизу вказується, скільки фактично було відпрацьовано фахівцем у конкретний день;
• у кожного працівника організації повинен бути особистий номер у табелі, який застосовується для розрахунку зарплати та вчинення інших дій;
• за сумісниками закріплюється два номери;
• вказувати потрібно як відпрацьовані дні, так і кількість годинників, які були фактично відпрацьовані фахівцем щодня;
• наприкінці кожного місяця табель передається до кадрової служби, причому фахівці даного відділу перевіряють правильність складання документа, а також слід переконатися, що пропущені працівниками робочі години не є прогулами;
• якщо звільняється якийсь фахівець, то з наступного місяця його номер не використовується під час заповнення табеля;
• вказувати потрібні дані про прогули, вихідні дні, а також про відгули, відпустки, відрядження або інші причини, з яких відсутні спеціалісти на робочому місці.

Якщо тривалість робочого дня вказується в годиннику, то не потрібно фіксувати неповний годинник.

Специфіка для бюджетних організацій

Підприємства, є бюджетними, користуються під час роботи інший формою. Вона називається №0504421. У цьому бланку є певні відмінності стандартної форми Т-12 або Т-13. Це пов'язано з тим, що у ньому відбиваються всі нюанси роботи саме бюджетної організації. У таблицю можна ввести різні коди, які вказують на вихідний під час навчання чи навчальні відпустки.

До основних нюансів ведення табелю обліку робочого часу працівників у бюджетній сфері належить таке:

• в титульний лист важливо вписувати як найменування даного установи, а й присвоєний цифровий код;
• якщо потрібно внести певні зміни до документа, прописується код коригування;
• існують графи, куди треба вносити відомості про проміжні підсумки.

При використанні даного бланка не потрібно прописувати додаткові розрахунки. Під час заповнення документа використовуються стандартні правила.

Які застосовуються кодові позначення?

При заповненні цього документа потрібно мати відомості про те, які саме коди повинні вноситися. Вони складаються з цифр та букв. На титульному аркуші цього звіту є розшифрування всіх кодів. Нерідко потрібно запровадити додаткові коди, навіщо випускається керівником підприємства спеціальне положення про ведення табеля обліку робочого дня.

До основних кодів, які використовуються при заповненні цього табеля, відносяться:

• тривалість денної зміни – Я01;
• нічна робота- Н02;
• діяльність, яку доводиться вести працівникам у вихідні чи святкові дні, – РВ03;
• виконання понаднормових завдань - С04;
• відправка фахівця у відрядження – К06;
• оформлення обов'язкової оплачуваної відпустки - ОТ9;
• надання спеціалісту додаткової оплачуваної відпустки - ОД10;
• перебування людини на лікарняному – Б19;
• оформлення тимчасової непрацездатності без оплати – Т20.

Зазвичай стандартних кодів, запроваджених законодавчо, вистачає грамотного заповнення документа.

Які часто помиляються?

Існують деякі поширені порушення, що призводять до появи значних помилок у документі. До них відносяться:

• зазначаються тільки ініціали працівників, а при цьому відсутня інформація про посаду, яку вони займають;
• свята прописуються як робочі дні;
• у передсвятковий день не наголошується, що скорочується робоча зміна на одну годину.

Якщо в компанії працює громадянин за сумісництвом, потрібно багато уваги приділяти точної тривалості його робочого дня. Нерідко фахівці відправляються у відрядження, а за таких умов просто використовується код К06, тому не потрібно вказувати, скільки годин працює співробітник на день.

Як заповнюється при відрядній оплаті?

Досить часто підприємства користуються відрядною оплатою праці, що призводить до складнощів при заповненні табелю. Інструкція з ведення табеля обліку робочого часу для відрядників полягає в наступному:

• оплата праці залежить від обсягу виконаної роботи спеціалістом;
• у документі має враховуватися вироблення щодо кожного працівника підприємства;
• допускається вимірювати працю в годиннику, наприклад, це потрібно в школах або інших освітніх закладах, тому в табелі слід прописувати час роботи;
• в інших ситуаціях використовується код Я01, тому не потрібно заповнювати останній рядок цієї документації;
• окремо оплачується робота у святкові дні, причому розмір оплати залежить від інформації, що міститься у колективному договорі.

Отже, навіть за наявності відрядної форми оплати праці заповнити табель досить легко.

Відповідальність за помилки

Конкретний спеціаліст компанії наділяється повноваженнями вести табель, навіщо роботодавець видає відповідний наказ. Він повинен добре розібратися у тому, як правильно заповнювати таблицю. Для спрощення процесу часто використовується спеціальна програмадля ведення табеля обліку робочого дня. До неї достатньо вносити в потрібні рядки актуальні дані, після чого документ роздруковується та підписується. За потреби досить просто внести різні зміни.

Якщо виявлятимуться помилки у цьому документі наглядовими державними органами, то компанія притягуватиметься до відповідальності. Найчастіше інспектор виявляє, що є розбіжності у відомостях, зазначених у табелі, з тими даними, які містяться у первинних документах. Нерідко відомості про зарплату відрізняються від даних у розрахунковій документації.

Якщо встановлюється факт наявності порушень, то компанія притягується до адміністративної відповідальності, тому сплачує штраф у вигляді 5 тис. крб. При виявленні повної відсутності цього документа збільшується штраф до 50 тис. крб., причому стягується з керівника підприємства виходячи з положень ст. 5.27 КпАП. Для запобігання цій ситуації керівництво компанії має стежити за правильністю та своєчасністю складання табеля.

Висновок

Отже, ведення табеля обліку робочого дня працівників є обов'язковим кожної організації. Цей процес виконується відповідальним фахівцем, який наділяє відповідними повноваженнями за допомогою видання спеціального наказу керівником підприємства.

Важливо розібратися у правилах заповнення всіх осередків цього документа. Якщо в ньому є помилки або він зовсім відсутній у компанії, наглядові органи можуть притягнути компанію до адміністративної відповідальності. З відомостей з табеля проводиться розрахунок оплати праці спеціалістів. Оптимально для ведення документа користуватися спеціальними комп'ютерними програмами, що спрощують цей процес.

Положення

Відкрити у форматі Word

1. Загальні положення

1.1. Це Положення вводиться з метою систематизації процесу збору та обробки інформації про витрати робочого часу працівниками підприємства.

1.2. Для ведення табельного обліку робочого дня у підрозділах підприємства наказом директора призначаються відповідальні особи у складі співробітників цих підрозділів.

1.3. У посадові обов'язкипрацівників, відповідальних за табельний облік, вводяться функції: контроль фактичного часу перебування співробітників підрозділу на роботі та ведення табельного обліку з відповідальністю за правильне відображення в табелі робочого часу працівників та своєчасність подання табеля на розрахунок.

1.4. Для виконання обов'язків працівник, відповідальний за табельний облік:

1.4.1. веде облік штатного складу працівників підрозділу;

1.4.2. на підставі документів (наказів з особового складу та загальним питанням) вносить до списку зміни, пов'язані з прийомом, звільненням, переміщенням, зміною графіка роботи, розрядів, наданням відпусток тощо;

1.4.3. здійснює контроль своєчасності явки на роботу та звільнення з роботи, знаходження на робочому місці співробітників з повідомленням керівника підрозділу про неявки, запізнення, передчасні догляди та причини, що їх викликали;

1.4.4. контролює своєчасність надання та правильність оформлення документів, що підтверджують право співробітників на відсутність на робочому місці: листків про тимчасову непрацездатність, довідок щодо догляду за хворими, підписаних керівником звільнюючих та інших;

1.4.5. готує списки працівників для видання наказів про роботу у вихідні та неробочі святкові дні.

1.5. У разі неможливості тимчасово виконувати обов'язки з ведення табельного обліку призначеним співробітником, керівник підрозділу своїм розпорядженням на цей період призначає відповідального виконавця і повідомляє Департаменту з управління персоналом і режиму.

1.6. Усі співробітники, в обов'язки яких покладено ведення табельного обліку, обов'язково знайомляться з цим Положенням під розпис.

2. Визначення

Заповнюємо табель обліку робочого часу правильно

Працівники категорії А мають право вільного виходу (входу) за межі підприємства у робочий час. Перелік посад, що належать до категорії А, визначається Додатком 1 до цього Положення (розробляється Департаментом з управління персоналом та режимом та затверджується директором підприємства за погодженням з Радою директорів).

2.2. Працівники категорії Б– працівники, які мають право залишити територію підприємства протягом робочої зміни, лише надавши виправдувальні документи (звільнювальну, повістку, підписану керівником заяви тощо).

Заяви працівників на надання адміністративної відпустки звільняються візуються керівниками департаментів, цехів, служб.

2.3. Журнал обліку відсутніх працівників– документ, що відображає прізвище, ім'я, по батькові працівника, його посаду, підрозділ, належність до ТОВ, дату, поточний (з ___ до ___) та загальний (у годинах) час, причину відсутності на робочому місці. Персональні відомості про працівника, а також дату та час відсутності працівника фіксуються співробітниками служби охорони на прохідній. Щомісячно відомості з журналу перевіряються працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік, які перевіряють дані з журналу з наявними документами та, за необхідності, з'ясовують справжні причини відсутності працівників на робочому місці. У разі неподання в установленому порядку підтверджуючих документів причиною відсутності вважається самовільний відхід з робочого місця (запізнення – на початку зміни). Якщо працівник був відсутній понад 4 години поспіль, і документи, що підтверджують його право на відсутність, у встановленому порядку не надано, працівникові проставляється прогул та робочий день оплаті не підлягає. Прогул оформляється у порядку, встановленому трудовим законодавством. Правила ведення журналу обліку відсутніх працівників розробляються Департаментом з управління персоналом спільно із службою охорони та затверджуються директором підприємства.

3. Правила заповнення табеля

3.1. Табель обліку робочого часу ведеться в електронному та паперовому варіантах.

3.2. Електронний варіант табеля вводиться працівниками, відповідальними за табельний облік, до бази даних 1С з урахуванням таких вимог:

3.2.1. У табелі обліку робочого дня введення даних проводиться з розбивкою щодня.

3.2.2. Всі види робочого часу (загальний відпрацьований час, відпрацьований нічний, понаднормовий годинник) вказуються в єдиному табелі для кожного підрозділу.

3.2.3. Найменування підрозділу в табелі обліку робочого часу зазначається у графі «коментар».

3.2.4. У графі «дата» табеля обліку робочого дня вказується останнє число звітного місяця.

3.2.5. Табель, внесений до електронної бази 1С, проводиться безпосередньо працівником, який вносив дані.

3.3. Крім цього, працівники, відповідальні за табельний облік, заповнюють табель у форматі Excel згідно з Додатком 2 та роздруковують його на папері. Підписаний табель передається до бухгалтерії на зберігання.

3.4. Табель містить підпис працівника, відповідального за його ведення, (у нижньому лівому кутку), візу безпосереднього керівника цього працівника (у нижньому правому кутку) та візу керівника відповідного Департаменту, служби, цеху (нижче за підпис працівника, відповідального ведення табеля). Підпис відповідального працівника та візи керівників містять: найменування посади, П.І.Б., підпис, дату підписання, телефон та E-mail підписала.

3.5.1. Дані про співробітників вносяться в табель у суворій відповідності до виконання штатного розкладу підрозділу.

3.5.2. У разі, якщо фактичне місце роботи співробітника знаходиться в іншому підрозділі, запис у табелі робиться відповідальним за ведення табеля підрозділу, до штату якого включений цей співробітник, але за поданням керівника, у чиєму безпосередньому підпорядкуванні він працює. У цьому випадку безпосередній керівник своїм підписом (нижче за підпис відповідального за ведення табеля з розшифровкою та датою) засвідчує правильність заповнення табеля на своїх підлеглих. Наприклад:

— місцем роботи контролера ВТК є Цех № 1. Табель на нього складається табельником ДКК за поданням майстра зміни, в якій працює цей контролер. Майстер розписується в табелі нижче за підпис табельника ДКК.

— фактичним місцемроботи прибиральниці господарського відділу є складом комплектації. Табель подається господарським відділомза погодженням із завідувачем складом комплектації.

3.5.3. У разі, якщо провадиться переведення (переміщення) співробітника до іншого підрозділу протягом календарного місяця (пізніше першого числа), на нього оформляється окремий табель за відпрацьований час, який подається одночасно із заявою про переведення. У табелі проставляється годинник роботи за останній робочий день (включно) у цьому підрозділі, а з дати переведення (переміщення) проставляється «Х». У підсумковий табель місяця за підрозділом цей співробітник не включається. У новому підрозділі табель оформляється із дня фактичного переходу, але після оформлення наказу. Попередніми днями проставляється «Х».

3.5.4. У разі звільнення на співробітника подається окремий табель, одночасно із заявою на звільнення (з доповідною запискою – у разі звільнення з ініціативи роботодавця). У табелі проставляється годинник роботи по останній робочий день (включно), а після дня звільнення проставляється «Х». У підсумковий табель місяця за підрозділом цей співробітник не включається.

3.5.5. Працівники, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною віком до 1,5 або 3 років, у табель не вносяться.

3.5.6. Список працівників складається в алфавітному порядку (за першими літерами прізвища).

3.5.7. У верхньому правому кутку табеля вказується місячна норма робочого часу відповідно до виробничого календаря.

3.5.8. Порядкова нумерація у графі 1 ведеться за ставками співробітників, внесених у табель (а не прізвище). Якщо працівник у цьому підрозділі працює на різних ставках, на нього виділяється стільки порядкових номерів, скільки ставок він займає.

3.5.9. У графі 2 арабськими цифрами (1, 2, 3) проставляється група інвалідності працівника. Для здорових працівників проставляється прочерк.

3.5.10. Прізвище, ім'я та по батькові записуються у графі 3 повністю. При цьому ретельно вивіряється написання прізвища, імені та по-батькові у разі розбіжності прийнятого називання співробітника та його документів. У разі зміни прізвища, імені, по батькові, нові дані вносяться в табель лише після видання відділом кадрів відповідного наказу з особового складу підприємства.

3.5.11. У графі 4 (посада) вказується посада співробітника у суворій відповідності до штатного розкладу. У цій графі вказується кількість ставок (1, 0,5, 0,25 тощо.).

3.5.12. У графі 6 зазначається КТУ (коефіцієнт трудової участі), який визначається керівником відповідно до прийнятих на підприємстві правил.

3.5.13. Явки (неявки) зазначаються у графах 7-22. У графах 7-22 виділяються 4 рядки – по два на кожну половину місяця. Перший і третій рядки застосовуються для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а другий і четвертий — для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, з точністю до десятої частки) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.

3.5.14. У графах 23 та 24 вказується відповідно загальна кількість днів та годин, відпрацьованих працівником у першу та другу половину місяця. Для цього у зазначених графах виділяються два рядки. У верхньому рядку вказується кількість днів (графа 23) та годин (графа 24), відпрацьованих працівником з 1 по 15 число місяця включно. У нижньому рядку вказується кількість днів та годин, відпрацьованих працівником з 16 по останнє число місяця включно.

3.5.15. У графі 25 проставляється загальна кількість днів (змін), відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість днів, що проставляються у графі 25, повинна дорівнювати сумі значень верхнього та нижнього рядків графи 23.

3.5.16. У графі 26 зазначається загальна кількість годин, відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість годин у графі 26 має дорівнювати сумі значень верхнього та нижнього рядків графи 24.

3.5.17. У графах 27 і 28 вказуються відповідно відпрацьований працівником понаднормовий годинник, що оплачується за півторною та за подвійною ставками. У разі, якщо працівник не відпрацював без поважної причини місячну норму робочого часу, понаднормовий годинник йому не проставляється.

3.5.18. У графі 29 вказується кількість годин, відпрацьованих працівником у нічний час. Відповідно до ТК РФ нічним часом вважається час, відпрацьований з 2200 до 600.

3.5.19. У графі 30 вказується кількість годин, відпрацьованих за місяць працівником у вихідні та неробочі святкові дні згідно з наказами директора.

3.5.20. У графі 31 зазначається кількість нічних змін, відпрацьованих працівником протягом місяця.

3.5.21. У графах 32-40 зазначається кількість днів неявок на роботу за їх видами.

3.5.22. У графі 41 зазначається загальна кількість днів неявок працівника. Значення графи 41 має дорівнювати сумі значень граф 32-40.

3.5.23. Робочий годинник працівникам, яким встановлений оклад, проставляється у суворій відповідності до графіка роботи (8 годин, 4, 2, 24, 12, 1,5 тощо). Співробітникам, яким встановлено годинникову тарифну ставку, проставляється фактично відпрацьований час з точністю до десятих часток.

3.5.24. У передсвяткові дні тривалість робочої зміни для працівників з повним робочим днем ​​скорочується на годину. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день (7 годин на зміну або менше), тривалість зміни у передсвятковий день не скорочується. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день тривалістю понад сім годин, тривалість робочої зміни у передсвятковий день скорочується до 7 годин.

3.5.25. За необхідності роботи у передсвятковий день повної робочої зміни (8 годин) видається наказ про організацію роботи в понаднормовий час. У цьому випадку працівникам проставляється у табелі час, відпрацьований за наказом. Наказ про організацію роботи у понаднормовий час готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства та направляється до відповідних підрозділів не пізніше ніж за один робочий день до зміни, зазначеної у наказі.

3.5.26. За необхідності організації роботи у вихідний чи неробочий святковий день видається відповідний наказ. Відпрацьований у неробочий святковий або вихідний день час вказується в табелі відповідно до наказу. Наказ про організацію роботи у вихідні (неробочі святкові) дні готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства.

3.5.27. Робота у вихідний (неробочий святковий) день провадиться відповідно до положення про оплату праці працівників ТОВ «ХХХХХ» у подвійному розмірі. За бажанням працівника, який працював у вихідний чи неробочий святковий день, йому може бути надано інший день відпочинку. У цьому випадку робота в неробочий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку не підлягає оплаті.

3.5.28. При збігу святкового і вихідного днів вихідний день переноситься наступного після святкового робочого дня відповідно до Трудового кодексу РФ.

3.5.29. Залучення працівників до понаднормової роботі, а також до роботи у вихідний (неробочий святковий) день допускається лише за письмовою згодою працівника у випадках, передбачених ТК РФ, та оформляється наказом. Роботи, які не оформлені належним чином, у табелі не відображаються та оплаті не підлягають.

3.5.30. Звітним періодом для обліку в табелі робочого дня встановлюється один календарний місяць (з першого до останнього число включно).

3.5.31. У разі виконання працівником трудових функційна території підприємства (незалежно від виробничого майданчика) у табелі проставляється на кожен відпрацьований день кількість відпрацьованих годин відповідно до цього Положення.

3.5.32. У разі знаходження працівника не на території виробничих майданчиків підприємства або невиконання ним трудових функцій у табелі проставляється буквене позначення використання часу відповідно до Додатка 3.

3.5.33. У разі використання в один день декількох видів часу (наприклад, 6 годин роботи та 2 години простою), табель ведеться по одному працівникові у два рядки.

3.5.34. Відпустки (щорічні та адміністративні), лікарняні листи проставляються на всі календарні дні, включаючи вихідні (за винятком святкових днів).

3.6. Нарахування заробітної плати працівникам провадиться бухгалтерією підприємства на підставі табелів обліку робочого часу, внесених до електронної бази 1С працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік.

3.7. Дані про витрати робочого часу, що вносяться до електронної бази 1С, повинні відповідати даним табелям, що заповнюються згідно з Додатком 2.

3.8. У табелі не дозволяється жодних виправлень та додаткових позначок.

4. Порядок формування та подання табелів

4.1. Не рідше ніж один раз на тиждень працівник, відповідальний за табельний облік, збирає за своїм підрозділом дані про використання робочого часу

4.2. При виході працівників протягом робочої зміни службою охорони фіксується час виходу та повернення. Якщо працівник виходив за виробничої необхідності (немає звільнювальної, і працівник не належить до категорії А), час відсутності віднімається з балансу відпрацьованого часу.

4.3. Усі запізнення та передчасні відходи з роботи фіксуються службою охорони та віднімаються з балансу робочого часу. Виняток становлять працівники, які приходять на роботу пізніше або раніше, що йдуть за звільняльними, а також працівники, які належать до категорії А.

4.4. Як виняток окремим працівникам, які приїжджають працювати на громадському транспортіприміського або міжміського сполучення, за заявою працівника та клопотання безпосереднього керівника, може зміщуватися час початку робочої міни. При цьому завізована керівником відповідного підрозділу (Департаменту, служби, цеху) заява працівника надсилається заступнику начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішньому контролю, а копія – до служби охорони.

4.5. Дані про випадки запізнень, самовільних звільнень з роботи надсилаються службою охорони заступнику начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішньому контролю не пізніше 1 числа місяця, наступного за звітним. Заступник начальника Департаменту з управління персоналом, режиму та внутрішнього контролю складає аналітичні записки про порушення працівниками режиму праці та відпочинку та до п'ятого числа місяця, наступного за звітним, надсилає їх керівникам відповідних департаментів, цехів, служб.

4.6. Дані про використання робочого часу заносяться працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік до електронної бази 1С до 1700 третього числа місяця, наступного за звітним.

4.7. Працівники підрозділів, відповідальні за табельний облік, до 1700 першого числа місяця, наступного за звітним, заповнюють форму табеля згідно з Додатком 2, роздруковують їх і після перевірки та підпису відповідними посадовими особами передають на зберігання до бухгалтерії.

Як заповнювати табель обліку робочого часу?
Табель обліку робочого часу не тільки відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником, а й дозволяє щодня фіксувати інформацію про явки та неявки на роботу. Хтось із працівників захворів, хтось відсутній з нез'ясованих причин, а хтось пішов у відпустку. Давайте подивимося, як правильно відзначати всі ці випадки у табелі.

Табель обліку робочого дня повинні вести всі організації. Цей документ необхідний для того, щоб:

складати статистичну звітність з праці органів статистики.

Держкомстат Росії затвердив для табеля обліку робочого часу дві уніфіковані форми – Т-12 та Т-13*. Відрізняються форми тим, що Т-12 є універсальним варіантом, а Т-13 ведеться, якщо в організації встановлено автоматичну систему контролю явок-неявок на роботу (турнікет). При цьому дані заносяться у форму через комп'ютер. Найчастіше звичайно використовують форму Т-12, оскільки пропускні системи встановлені далеко не у всіх організаціях.

Табель складається в одному екземплярі. Наприкінці місяця заповнений табель мають підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.

Хто веде табель

Раніше у багатьох організаціях була спеціальна посада – табельник. Наразі керівники вважають нераціональним тримати окрему штатну одиницю лише для реєстрації виходів та невиходів на роботу. Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на фахівця з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів, крім їх основних функцій. Пам'ятайте, що цей обов'язок має бути закріплений у трудовому договорі та посадовій інструкції співробітника або покладений на нього наказом директора організації.

Як відображати у табелі використання робочого часу

Форми Т-12 і Т-13 практично не відрізняються за складом реквізитів, тому ми розглядатимемо заповнення табеля на прикладі однієї форми — Т-12. А точніше її першого розділу, який називається "облік використання робочого часу". Зразок заповнення табеля наведено на стор.

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Бланки табеля обліку робочого часу: правила та санкції

Зазначаються і проміжні результати (за першу та другу половину місяця). Явки і неявки працювати фіксуються шляхом суцільної реєстрації. Це означає, що за кожне число місяця у відповідному осередку проставляється якесь позначення — явка або неявка з певних причин (або за нез'ясованими обставинами). Однак допускається і не відзначати явки, а реєструвати лише відхилення від графіка роботи (неявки, запізнення тощо). Якщо за місяць відхилень не було, то в табелі буде відображено лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця та загальний підсумок, а інші клітини залишаться порожніми.

Тепер давайте подивимося, як потрібно проставляти позначення в табелі.

У графах 4 та 6 форми Т-12 є два рядки. У верхньому рядку ставиться літерне позначення видів витрат робочого часу по кожному дню місяця (явка, відпустка, відрядження, лікарняний тощо). У нижній записується кількість годин за ними. Літерні позначення наведено на титульному листі форми Т-12. Наприклад, якщо працівник 13 червня прийшов на роботу і був присутній повний робочий день, то в табелі за червень у осередку з числом 13 навпроти прізвища співробітника ми поставимо "Я" та 8 робочих годин. Якщо у цей день він був у відрядженні, то потрібно поставити "К". А ось робочих годинників у вашій організації у нього в цей день не було, тому в нижньому рядку ставимо нуль. Для вихідних та свят теж є своє позначення. У верхньому рядку ставиться "в", а в нижньому - нулі.

Пам'ятайте: щоб проставити той чи інший код, у вас мають бути вагомі підстави. Скажімо, лікарняний ви можете відзначити в табелі, тільки якщо точно відомо, що співробітник має листок тимчасової непрацездатності. У таблиці на стор … наведено перелік документів з усіх випадків неявок та відхилень від встановленого режиму праці. Якщо ж у вас немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, то ви можете відзначити в табелі лише неявку з нез'ясованих причин (ПН).

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, що представлені на титульному листі форми Т-12, використовуються і у формі Т-13

Як підбивати підсумки

Наприкінці місяця потрібно порахувати загальну кількість відпрацьованих днів та годин. При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні лікарняних, відряджень — загалом усі дні, коли працівник був відсутній на роботі. Щоб порахувати кількість відпрацьованих годин, треба просто скласти цифри у другому рядку граф 4 та 6, а результати занести до графи 5 (за першу половину місяця), графи 7 (за другу половину місяця) та графи 8-13 (загалом за місяць) .

Окремо треба порахувати кількість днів неявок та занести інформацію про них до граф 14-16. У графі 15 ставляться цифрові коди причин неявок (ці коди наведені на титульному аркуші форми, разом із літерними позначеннями). Наприклад, код чергової відпустки— 09, а неявки з нез'ясованих причин — 30. І нарешті необхідно визначити загальну кількість вихідних у кожного працівника за місяць і вписати його до графи 17.

Умовні позначення у табелі обліку робочого часу

Матеріал розміщено на сайті HRM.RU

Топ 10: Системи обліку робочого часу

Система обліку робочого часу для середнього та великого бізнесу. Автоматичний моніторинг робочого часу за комп'ютером, облік зустрічей та дзвінків. Діляє програми та сайти, з якими працює співробітник, на продуктивні та непродуктивні.

Yaware Time Tracker

Сервіс для ефективного моніторингуроботи працівників. Контроль запізнень, відходів раніше, ніж належить, відсутності співробітників на робочих місцях. Є мобільний додатокдля трекінгу виїзних співробітників.

Тайм Лікар

Онлайн програма обліку робочого часу. Відстежує роботу персоналу, а й надає розбивку у тому, скільки часу витрачається певні проекти (чи клієнтів). Існує зйомка скріншотів для моніторингу роботи співробітників.

Програма збирає інформацію про те, у яких програмах працював співробітник та скільки часу він провів на різних сайтах. Формуються звіти, в яких керівник може бачити ефективність роботи підлеглих та підрозділів як згідно з графіками робочого часу співробітників, так і за весь період без урахування графіків. Кейлоггер перехоплює всі натискання клавіш співробітників на робочих комп'ютерах.

Рішення для керування персоналом. Дозволяє не тільки контролювати діяльність ваших співробітників за комп'ютером, але й вимірювати їхню продуктивність. Облік робочого часу, запущених програм та відвіданих web-сайтів. Знімки екрану. Аналіз набраного тексту. Автоматичні оповіщення про порушення трудової дисципліни. Широкий спектр звітів по відділу та кожному співробітнику.

Система обліку робочого дня для некомп'ютерних компаній. Дозволяє зручно вести облік робочого часу за допомогою біометричного терміналу або Android-планшета, який можна встановити на вході.

Мій графік

Сервіс планування графіка роботи персоналу. Врахування запізнень, відгулів, лікарняних, відпусток. Складання графіка роботи одним натисканням. Облік робочого дня без устаткування. Ключові показникиефективності

Хмарна програма для обліку робочого часу. Складається з декількох програм, які можна самостійно (або в команді) використовувати в онлайн-інтерфейсі, планшеті або телефоні.

Великий брат

Система обліку робочого дня. Дозволяє відзначати час перебування на роботі, час обідньої перерви та простоїв; контролює інтернет-трафік, будує звіти щодо використання робочого часу.

Система обліку робочого часу та контролю доступу з використанням біометрії та апаратних терміналів

Сервіс для автоматичного обліку та контролю робочого часу продавців та співробітників через розпізнавання осіб. Дозволяє фіксувати прихід та догляд, контролює присутність працівників на робочому місці, повідомляючи керівництво про проблеми дисципліни. Формує табель робочого часу з докладним звітом про відвідування та відпрацьований час.

ОФІСМЕТРИКА

Програма обліку робочого дня працівників в офісі. Фіксує початок та закінчення робочого дня, перерви на обід, паузи, перекури. Враховує роботу програм та відвідування сайтів. Вся статистика, зібрана програмою, представлена ​​у формі наочних звітів.

Особливості заповнення табеля обліку робочого часу

Безкоштовна персональна програма для обліку робочого часу

Хмарне рішення для моніторингу роботи працівників на ПК. Відстежує широкий перелік активностей використання програм, веб-серфінг, листування в Skype, email. Дозволяє в реальному режимі часу спостерігати за робочими столами комп'ютерів співробітників

1. Поняття та зміст табеля обліку робочого часу

У кожній організації Російської Федераціїобов'язково ведеться облік робочого дня.

Порядок оформлення табеля робочого часу

У великих організаціях та на підприємствах створюється спеціальне структурний підрозділ(Група, бюро, сектор та ін) табельного обліку. У невеликих організаціях може бути введена окрема посада – табельник. В офісах, де використання такого працівника для ведення обліку робочого часу нераціонально, цю функцію доручають уповноваженій (призначеній наказом керівника) посадовій особі. Часто облік робочого дня стає обов'язком секретаря.

Робочим називається час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до законів та інших нормативних правових актів відносяться до робочого часу1.

Роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Ведення табеля обліку робочого дня організується з урахуванням специфіки роботи організації.

Облік використання робочого дня організується в целях:

— забезпечення контролю за своєчасною явкою робітників і службовців на роботу, виявлення тих, хто запізнився і не з'явився;

— контролю знаходження персоналу на робочих місцях у робочий час, а також своєчасного догляду та приходу працівників під час обідньої перерви;

- фіксування своєчасного звільнення працівників з роботи після закінчення робочого дня;

- Врахування фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороби, відпусток та інших форм використання робочого часу;

- Реєстрації прогулів.

При веденні табеля обліку використання робочого дня необхідно керуватися такими правилами:

1) Облік явки працювати і звільнення з неї ведеться з організації загалом чи окремо по структурним підрозділам.

2) Включення працівника в табель та виключення з нього провадиться на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ про прийом на роботу, трудовий договір).

3) Кожному працівнику присвоюється табельний номер, який проставляється у всіх документах з обліку праці та заробітної плати та зберігається за працівником за будь-яких переміщень всередині організації. У разі звільнення працівника його табельний номер, зазвичай, не присвоюється іншому працівникові протягом трьох лет2.

За підсумками даних з обліку робочого дня проводяться розрахунки оплати труда. Ці відомості використовуються для складання форм статистичної звітності.

Облік робочого дня ведеться щодня, результати фіксуються в уніфікованій формі табеля, розробленої органами статистики. Нині застосовуються форми затверджені постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1.

Обов'язок вести табель може бути прописаний у працівника у трудовому договорі, посадовій інструкції або покладений на нього окремим наказом щодо основної діяльності. За порушення зобов'язання щодо обліку робочого часу винні посадові особи несу адміністративну відповідальність, що накладається органами Федеральної інспекції праці.

Табель ведеться в одному екземплярі. Наприкінці місяця підраховується загальна кількість відпрацьованих працівником днів та годин. Табель підписують керівники структурних підрозділів (у невеликих організаціях – керівник організації) та працівник, який відповідає за ведення табеля. Підписаний документ передається до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати.

Табелі обліку робочого часу згідно зі ст. 281 Переліку типових управлінських документів, що утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, утв. Росархів 06.10.2000, зберігаються один рік.

Для обліку робочого дня використовуються уніфіковані форми Т-12 «Табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці» та Т-13 «Табель обліку робочого часу»3.

2. Заповнення табеля обліку робочого часу

Наповнення форми Т-12.Для заповнення форми табеля застосовуються встановлені літерні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу (див. додаток 1). Ці позначення розміщені на титульному аркуші форми Т-12, вони застосовуються при заповненні форми Т-13.

Важливо дотримуватись наступного правила заповнення табеля. Для кожної умовної позначки (крім позначки про нормальну тривалість робочого часу) потрібна наявність відповідних документів. Відмітки про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника (або роботодавця), скороченою тривалістю робочого часу та ін. вносяться в табель лише на підставі належним чином оформлених документів. Такими документами можуть бути, наприклад, листок непрацездатності, наказ про надання відпустки, наказ про відрядження та ін.

Якщо працівник не надає відповідних документів, у табелі зазначається літерний код «ПН» — відсутність працівника на робочому місці з нез'ясованих причин. Надалі при з'ясуванні причин неявки в табель можуть бути внесені виправлення. Якщо ж з'ясовується, що зафіксований прогул (наприклад, за доповідною запискою начальника структурного підрозділу), табель може бути документом – основою застосування дисциплінарних впливів чи звільнення працівника з відповідної статті Трудового Кодексу Російської Федерации.

У формі табеля Т-12 для відображення щоденних витрат робочого часу кожного працівника відведено дві графи – 4 і 6. Кожна графа розділена на два рядки. У верхніх рядках проставляються умовні позначення видів витрат робочого дня, у нижніх – фактично відпрацьоване кількість годин і минут4.

При заповненні форми Т-12 у верхніх рядках граф 5 та 7 проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках – кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період; у графі 5 – за першу половину місяця, у графі 7 – за другу.

Будь-яка організація має право застосовувати один із таких методів ведення табелю:

— у табелі відзначають як явки, і неявки працювати;

- У табелі відзначають лише відхилення (неявки, запізнення, понаднормовий годинник роботи та ін).

При використанні другого способу в табелі у графах 5 та 7 у верхньому рядку проставляються лише коди умовних позначень неявок на роботу (відпустки, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних та громадських обов'язків та ін.), а нижні рядки цих граф залишаються порожніми.

Якщо організація застосовує один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок, то при складанні табеля за формою Т-12 у розділі 2 не заповнюються графи 18 – 22. Якщо ж встановлені різні для різних категорій працівників види оплати та кореспондуючі рахунки, то в табелі заповнюються графи 18 – 34.

Якщо співробітник йде у відпустку, то в табелі обліку робочого часу необхідно вказати святкові дні, тому що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, не включаються до щорічної відпустки та не оплачуються5.

Якщо співробітник перебуває у відпустці, немає необхідності відзначати вихідні дні, тому що вони входять у поняття «календарні дні відпустки».

Усунення працівника від роботи враховується у відповідній графі табеля шляхом проставлення часу відсутності на роботі, неявок на роботу.

Якщо співробітник перебуває у відрядженні у вихідний чи святковий день, необхідно проставляти в табелі факт перебування у відрядженні, оскільки такі дні будуть оплачені йому у підвищеному розмірі.

Наповнення форми Т-13.Форма Т-13 "Табель обліку робочого часу" в невеликих організаціях, як правило, не використовується. Ця форма застосовується для обліку робочого часу за наявності в організації автоматизованого оброблення облікових даних (див. додаток 2).

Бланки табеля за формою Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути створені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посада), табельний номер, тобто дані, що містяться в довідниках щодо постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.

У формі Т-13 щоденні витрати робочого часу зазначаються у графі 4. Вона містить чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне місяцю число граф (15 та 16).

Якщо організація застосовує один (загальний для всіх працівників) вид оплати та кореспондуючий рахунок, у табелі форми Т-13 заповнюються реквізити «код виду оплати», «кореспондуючий рахунок» над таблицею з графами 7 – 9 та графа 9, без заповнення граф 7 та 9.

Якщо організація нараховує заробітну плату за кількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками, під час запису облікових даних заповнюються графи 7 – 9.

Якщо кількість видів оплати та кореспондуючих рахунків перевищує чотири, у формі Т-13 передбачено додатковий блок з ідентичними номерами граф для заповнення даних щодо видів оплати.

Двічі на місяць (за першу та другу половину місяця) проводиться підрахунок загальної кількості робочого часу – відпрацьованих днів та годин. Підрахунок проводиться підсумовуванням цифр у другому рядку граф 4 та 6 та внесенням результату до графи 5. Дані за другу половину місяця також виходять підсумовуванням граф 4 та 6, але результат вноситься до графи 7. У графах 8 – 13 проставляються дані обліку робочого часу в цілому за місяць.

Табелі обліку робочого дня зберігаються один рік у тому підрозділі (у того співробітника), де ведеться облік робочого часу.

бібліографічний список

1. Андрєєва, В. І. Приклад заповнення табеля обліку робочого часу / В. І. Андрєєва / / Довідник кадровика. - 2006. - №2. - С.72 - 73.

2. Митрофанова, У. У. Табель обліку робочого дня/ У. У. Митрофанова// Довідник кадровика. - 2004. - №11. - С.63 - 67.

3. Санкіна, Л. В. Табель обліку робочого часу / Л. В. Санкіна / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - №8. - С. 36 - 39.

4. Трудовий кодексРосійської Федерації. - М.: Проспект, 2008. - 208 с.

Додаток 1

Сторінки: наступна →