Акт звіряння - це документ, призначений визначення стану взаєморозрахунків між контрагентами. Законодавство не зобов'язує організації та індивідуальних підприємців складати ці документи обов'язково. Проте більшість працівників бухгалтерії вважають за краще періодично проводити цю роботу з метою уникнути помилок в обліку та можливих розбіжностей із постачальниками та покупцями.
Призначення документа
Акт звіряння призначено для документального підтвердження стану розрахунків між двома організаціями на певну дату. За допомогою цього документа можна простежити всі господарські операції, проведені за участю контрагентів у розрізі договорів або загалом по конкретній організації, та вивести кінцеве сальдо на ту чи іншу дату. Цей залишок може бути підтверджений як обома учасниками звірки, так і лише однією юридичною особою або ІП. Якщо за даними бухобліку існують розбіжності за сумою кінцевого сальдо, їх можна усунути шляхом вивчення операцій, зазначених у акті звірки. В обліку тієї чи іншої організації може бути неправильно відображена сума будь-якого продажу чи оплати. У разі виявлення помилок бухгалтер робить в обліку виправлення, після чого складається новий акт звірки взаєморозрахунків, який підписується уповноваженими цього особами.
Періодичність складання
Законодавством нашої країни не передбачено обов'язок підприємств складати акти звіряння в певний час. Кожна організація самостійно вирішує, коли необхідно проводити перевірку взаєморозрахунків із контрагентами, та й чи варто це робити взагалі. При цьому можна виділити кілька ситуацій, коли дана процедура може допомогти уникнути помилок у бухобліку та конфліктів із постачальниками та підрядниками. Акт звіряння потрібен у таких випадках:
1. Перед складанням обов'язкової річної бухгалтерської звітності.
2. Під час проведення інвентаризації взаєморозрахунків із контрагентами.
3. Якщо постачальник надає покупцеві розстрочку платежу.
4. Контрагенти співпрацюють тривалий час.
5. Значні суми угод або часті та об'ємні поставки товарів чи послуг.
Акти звірки та складання річної звітності
Більшість працівників бухгалтерії воліє проводити звірку взаєморозрахунків з контрагентами перед здаванням річних звітів. Завдяки цій практиці можна знайти та виправити багато помилок в обліку, які могли б вплинути на достовірність звітності. Особливо це необхідно для великих організацій із великою кількістю різних підрозділів. У таких умовах документи на придбання будь-якої продукції, наприклад, канцтоварів для якогось відділу можуть просто не потрапити вчасно до бухгалтерії.
Часто таке трапляється під час постачання товару без здійснення передоплати наприкінці звітного періоду. Матеріали отримані, їх відвантаження відбито в обліку контрагента, а бухгалтерії приймаючої організації нічого про це не відомо. У разі передоплати уважні бухгалтери зазвичай самі намагаються з'ясувати, чи не було постачання та отримати відповідні документи. Якщо ж перерахування коштів був і найближчим часом не очікується, постачання товару не буде відображено в обліку одержувача вантажу. Акт звіряння з контрагентом дає змогу простежити, чи всі документи щодо скоєних господарських операцій відображені в обліку, а також перевірити коректність їхнього відображення. Багато співробітників при виявленні розбіжностей своїх даних з даними контрагента, поряд з актом звірки, підписаним з розбіжностями, відразу передають недостатній комплект документів. Це значно прискорює процес виправлення помилок в обліку.
Форма документа
На кожному підприємстві може бути розроблена та затверджена своя власна форма акта звірки, яка влаштовуватиме всіх зацікавлених осіб, та дозволить коректно проводити перевірку. Нормативними актами не передбачено уніфікованого вигляду цього документа. Але оскільки він є первинним, при його складанні повинні бути враховані всі вимоги, які пред'являються законодавством до оформлення такого роду документації. Зокрема, акт звірки повинен мати такі реквізити:
1. Найменування.
2. Дата формування.
3. Дані про упорядника.
4. Короткий зміст проведеної операції.
5. Вимірювачі зазначених господарських операцій.
6. Вказівка посад осіб, відповідальних за відображення господарських операцій та документальне їх оформлення.
7. Власноручні підписи зазначених посадових осіб.
Порядок заповнення
Основною частиною акта звірки, яка несе у собі інформацію про проведені контрагентами господарські операції, є таблиця. Вона складається із двох частин. У лівій відбиваються, зазвичай, заходи організації - укладача документа. Вона включає чотири стовпці. У першому з них вказується порядковий номер запису, у другому – короткий зміст господарської операції, у третьому та четвертому – її грошовий вираз за дебетом або кредитом. Права частина таблиці залишається незаповненою; дані туди записуються контрагентом під час проведення ним звірки. Отже, у аналізований акт вносяться - в хронологічному порядку - записи всіх проведених організацією, з участю конкретного контрагента, операцій за певний період. Після чого підраховуються обороти по дебету та кредиту, і визначається кінцеве сальдо на потрібну дату.
Проведення звірки
Компанія, яка отримала акт звірки від контрагента, порівнює дані свого бухгалтерського обліку з інформацією, поданою організацією-упорядником у документі. Перевіряється дата здійснення господарської операції, її вид та сума. Працівник бухгалтерії звіряє також сальдо початку періоду. У разі виявлення невідповідностей краще спочатку перевірити правильність відображення документів у власному обліку. Для цього потрібно підняти накладні та рахунки-фактури, подані контрагентом або виписані йому. У разі виявлення помилки дані обліку підлягають коригуванню, після якого звіряння проводиться заново. Якщо ж помилки не виявлено, співробітник вказує у правій частині акта свою інформацію, підраховує обороти та кінцеве сальдо. Акт звіряння відправляється контрагенту із розбіжностями.
Правила підписання
Документ має бути підписаний керівником та головним бухгалтером компанії. На відведеному при цьому місці ставлять печатку організації. Вона має зачепити останні пару букв підписів. За відсутності керівника чи головного бухгалтера акт звіряння засвідчується підписами інших посадових осіб організації, які мають право на підписання таких документів. При цьому вказується їхня посада.
Статус документа
Акт звіряння дозволяє не тільки виявити помилки у веденні бухобліку, але й уникнути розбіжностей із контрагентами. Якщо, наприклад, дебітор організації підписує документ, він погоджується зі станом розрахунків і висловлює готовність цим оплатити борг. Акт звірки з деякими іншими виправдувальними документами є також підставою списання безнадійних боргів після закінчення терміну їх позовної давності. Підписаний обома сторонами документ необхідний при зверненні компанії до суду з метою стягнення з контрагента боргу за поставлені товари або надані послуги.
Завантаження...
