Az egyeztetési aktus egy olyan dokumentum, amely a szerződő felek közötti kölcsönös elszámolások állapotát határozza meg. A jogszabályok nem kötelezik a szervezeteket és az egyéni vállalkozókat arra, hogy ezeket a dokumentumokat feltétlenül elkészítsék. A legtöbb könyvelő azonban inkább rendszeresen végzi ezt a munkát, hogy elkerülje a számviteli hibákat és a szállítókkal és vevőkkel való esetleges nézeteltéréseket.
A dokumentum célja
Az egyeztető aktus célja, hogy dokumentálja a két szervezet közötti elszámolások állapotát egy adott időpontban. Ennek a dokumentumnak a segítségével nyomon követheti a szerződő felek részvételével lebonyolított összes üzleti tranzakciót szerződések keretében vagy általában egy adott szervezet számára, és megjelenítheti az adott időpontra vonatkozó végső egyenleget. Ezt az egyensúlyt mind az egyeztetés mindkét résztvevője, mind pedig egyetlen jogi személy vagy egyéni vállalkozó megerősítheti. Ha a számviteli adatok szerint a záróegyenleg összegében eltérések vannak, akkor azok az egyeztető aktusban feltüntetett tranzakciók tanulmányozásával kiküszöbölhetők. Egy adott szervezet könyvelésében előfordulhat, hogy az eladások vagy kifizetések összege helytelenül szerepel. Ha hibákat talál, a könyvelő javításokat végez a könyvelésben, majd új kölcsönös elszámolások egyeztetési okiratot készít, amelyet arra felhatalmazott személyek írnak alá.
Az összeállítás gyakorisága
Hazánk jogszabályai nem írják elő a társaságok számára az egyeztetési okiratok szigorúan meghatározott időpontban történő elkészítésének kötelezettségét. Minden szervezet önállóan dönti el, hogy mikor kell ellenőrizni a kölcsönös elszámolásokat a partnerekkel, érdemes-e egyáltalán ezt megtenni. Ugyanakkor számos olyan helyzet adódhat, amikor ez az eljárás segíthet elkerülni a számviteli hibákat és a beszállítókkal és vállalkozókkal való konfliktusokat. Az egyeztető jelentés a következő esetekben szükséges:
1. A kötelező éves beszámoló összeállítása előtt.
2. A szerződő felekkel történő elszámolások leltározása során.
3. Ha a szállító a vevő részére részletfizetést biztosít.
4. A vállalkozók már régóta együttműködnek.
5. Jelentős tranzakciós összegek vagy gyakori és nagy mennyiségű áru- vagy szolgáltatásszállítás.
Egyeztető nyilatkozatok és éves beszámolók készítése
A könyvelők többsége az éves beszámoló benyújtása előtt inkább egyezteti az elszámolásokat a partnerekkel. Ennek a gyakorlatnak köszönhetően számos olyan számviteli hiba felkutatása és javítása lehetséges, amelyek befolyásolhatják a beszámoló megbízhatóságát. Ez különösen szükséges a nagy szervezetek számára, amelyek sok különböző részleggel rendelkeznek. Ilyen körülmények között előfordulhat, hogy bármely termék vásárlására vonatkozó dokumentumok, például egy bizonyos részleg írószerei egyszerűen nem jutnak el időben a könyvelési osztályhoz.
Ez gyakran előfordul, ha az árut a jelentési időszak végén előre fizetés nélkül szállítják ki. Az anyagok átvételre kerültek, kiszállításuk megjelenik a szerződő fél könyvelésében, erről az átvevő szervezet számviteli osztályán semmit nem lehet tudni. Előrefizetés esetén a figyelmes könyvelők általában megpróbálnak utánajárni, hogy történt-e kiszállítás, és maguk szerzik be a megfelelő dokumentumokat. Ha nem történt pénzátutalás, és a közeljövőben sem várható, az áru kiszállítása nem jelenik meg a címzett könyvelésében. A partnerrel való egyeztetés lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy a befejezett üzleti tranzakciókra vonatkozó összes dokumentum megjelenik-e a könyvelésben, valamint ellenőrizni tudja a tükrözés helyességét. Sok munkavállaló az adatai és a partner adatai közötti eltérések észlelésekor a nézeteltérésekkel aláírt egyeztető okirattal együtt azonnal átadja a hiányzó iratkészletet. Ez nagymértékben felgyorsítja a könyvelési hibák kijavításának folyamatát.
Dokumentum űrlap
Minden vállalkozás kidolgozhatja és jóváhagyhatja az egyeztetési aktus saját formáját, amely minden érdekelt félnek megfelel, és lehetővé teszi az ellenőrzés helyes végrehajtását. A szabályozási aktusok nem írják elő e dokumentum egységes formáját. De mivel ez az elsődleges, az elkészítésekor figyelembe kell venni mindazokat a követelményeket, amelyeket a jogszabályok az ilyen jellegű dokumentációk elkészítésére támasztanak. Az egyeztető jelentésnek különösen a következő adatokat kell tartalmaznia:
1. Név.
2. Megalakulásának időpontja.
3. Információk a fordítóról.
4. Az elvégzett művelet összefoglalása.
5. A meghatározott üzleti tranzakciók mérőeszközei.
6. Az üzleti tranzakciók rögzítéséért és dokumentálásáért felelős személyek beosztásának feltüntetése.
7. E tisztviselők kézzel írt aláírásai.
Kitöltési eljárás
Az egyeztetési aktus fő része, amely a szerződő felek által lebonyolított üzleti tranzakciókról tartalmaz információkat, egy táblázat. Két részből áll. A bal oldali általában a szervezet tevékenységét tükrözi - a dokumentum készítője. Négy oszlopa van. Az első a rekord sorszámát, a második az üzleti tranzakció összegzését, a harmadik és a negyedik pedig a terhelés vagy jóváírás pénzbeli kifejezését jelzi. A táblázat jobb oldala üres marad; az adatokat ott rögzíti az ügyfél, amikor egyeztetést végez. Így a vizsgált aktusban - időrendi sorrendben - rögzítésre kerül a szervezet által egy adott partner részvételével, meghatározott időszakra lebonyolított összes ügylet. Ezt követően kiszámolják a terhelési és jóváírási forgalmat, és meghatározzák a kívánt időpontra vonatkozó végső egyenleget.
Egyeztetés
Az a társaság, amely az egyeztető jelentést megkapta a szerződő féltől, összehasonlítja számviteli adatait a kibocsátó szervezet által a dokumentumban közölt információkkal. Ellenőrzik az üzleti tranzakció dátumát, típusát és összegét. A könyvelő alkalmazott az időszak eleji egyenleget is egyezteti. Ha ellentmondásokat talál, a legjobb, ha először ellenőrizze a dokumentumok tükrözésének helyességét a saját könyvelésében. Ehhez a szerződő fél által benyújtott vagy általa kiállított számlákat és számlákat kell előállítania. Ha hibát találnak, a számviteli adatok javításra kerülnek, majd az egyeztetést ismételten elvégzik. Ha hibát nem talál, a munkavállaló az aktus jobb oldalán feltünteti adatait, kiszámítja a forgalmat és a végösszeget. Az egyeztető jelentést az eltérésekkel megküldik a szerződő félnek.
Aláírási szabályok
A dokumentumot a cég vezetőjének és főkönyvelőjének kell aláírnia. A szervezet pecsétjét az erre fenntartott helyre helyezik. Be kell akasztania az aláírások utolsó pár betűjét. A vezető vagy a főkönyvelő távollétében az egyeztetési aktust a szervezet más olyan tisztségviselőinek aláírásával igazolják, akik jogosultak ilyen dokumentumok aláírására. Ebben az esetben helyzetüket jelzik.
Dokumentum állapota
Az egyeztetési aktus nemcsak a számviteli hibák azonosítását teszi lehetővé, hanem a szerződő felekkel való nézeteltérések elkerülését is. Ha például egy szervezet adósa aláír egy dokumentumot, akkor egyetért a települések állapotával, és kifejezi készségét az adósság kifizetésére. A behajthatatlan követelések elévülési idejének lejárta utáni leírásának alapjául a más forrásokiratokkal való egyeztetési aktus is szolgál. Mindkét fél által aláírt okiratra van szükség akkor is, ha a társaság bírósághoz fordul a leszállított áruk vagy nyújtott szolgáltatások adósságának behajtása érdekében.
Betöltés...
