Referencia regiszter minta. Az alkalmazottak részére kiadott bizonyítványok nyilvántartási naplója

Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Olvassa el, hogyan kell kitölteni és helyesen karbantartani, töltsön le egy mintát

Olvassa el cikkünket:

A tanúsítványok nyilvántartásának kitöltése és karbantartása

Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Emellett a vezető a nyilvántartás alapján figyelemmel kísérheti a vonatkozó feladatok végrehajtását az elvégzett munka mennyiségének meghatározására, a személyzeti osztály eredményességének értékelésére stb.

A tanúsítvány-nyilvántartási naplónak 2020-ban nincs jóváhagyott formája, azt minden vállalkozásnak jogában áll bármilyen formában megőrizni. Vásárolhat kész nyomtatványt és kitöltheti, vagy az űrlap kinyomtatásával elkészítheti saját modellünk szerint.

Egyes vállalkozások a kiadott tanúsítványokat elektronikus formában, MS Excel vagy speciális munkafolyamat-szervezési programok segítségével tartják nyilván.

Bármilyen formában is létezik a folyóirat a szervezetben, szerkezete ha nem is azonos, de nagyon hasonló lesz. Nagyszámú dokumentum elkészítése esetén megengedhető differenciált könyvelésük megszervezése - például típusonként, felosztásonként stb.

Ha az ügyintéző önállóan készíti el a naplót, akkor egyszerű A4-es füzetet használhat, amelyet ennek megfelelően címezhet a vállalkozás nevével, valamint a borítón a kezdési dátumot is megjelölheti, és helyet hagyhat a későbbi befejezési dátumnak.

A 2020. évi bizonyítványnyilvántartási naplóban célszerű az oldalakat megszámozni, felvillantani, megerősítő „a lapok számát összevarrva és rögzítve a naplóba” felirattal, a fej aláírásával ellátni, és fóka.

Az első lapon a „Naplóvezetésért felelős alkalmazottak” rovat lesz, a vállalkozás volumenétől függően 2-3 lapot lehet hozzárendelni.

A napló egy példányban létezik, így egy-egy személy vezeti. Általában ez egy személyzeti tiszt vagy egy titkár-jegyző. A szakasz kitöltésével kapcsolatos nehézségek nem merülhetnek fel. Kényelmes, oszlopokkal ellátott lemez formájában adják ki:

• szám sorrendben;
• a napló használatának megkezdése;
• munka vége;
• a felelős személy neve;
• pozíciója;
• a vezető utasításának részletei, amely alapján ez a munkavállaló felelős a nyilvántartásba vételért;
• aláírás.

Az űrlap fő része táblázatos formában is megjelenik, és a következő információkat tartalmazza:

• sorszám. Minden kiállított dokumentumhoz külön sor kerül kialakításra, köztük hézagok nélkül, a regisztráció „visszadátumozásának” elkerülése érdekében;
• az igazolás kiállításának dátuma, amely egybeesik az okmányon feltüntetett dátummal;
• A dokumentumot kérő alkalmazott teljes neve, beosztása;
• a dokumentum tartalma (a fizetés összegéről, a nyugdíjalapba történő befizetésekről, a munkaidőről stb.);
• A kiállító alkalmazott teljes neve és beosztása;
• kiadás célja, kibocsátási helye;
• a petíció benyújtójának aláírása. Ha az iratot nem személyesen adták át, akkor rögzíteni kell, hogyan került átadásra a munkavállalónak (ajánlott levél, futár);
• nem szabványos esetekben célszerű egy további oszlopot létrehozni a megjegyzésekhez (például a kimenő adatok megadásához, ha vannak ilyenek)

Az oszlopok sorrendjének és az oszlopfejléceknek azonosnak kell lenniük minden szórásra. Amikor a folyóirat véget ér, az archívumba kerül, és újat indítanak. Ebben az esetben a kötetek számozását időrendi sorrendben kell feltüntetni.

Hibajavítás

A tanúsítvány regisztrációs naplójában megengedett javítások. A hibás bejegyzést tiszta vonallal áthúzzuk, és a helyes adatot vagy az áthúzott fölé, vagy ha hely engedi, egy sor alatt rögzítjük (anélkül, hogy ehhez a sorhoz új sorszámot rendelnénk).

Ha kezdetben önmagában gépeljük, akkor bölcs dolog nem spórolni a papírral, és nagyobb magasságú vonalakat csinálni, majd ha szükséges, végezzen javításokat, nem kell csiszolni, és a folt nem fog olvashatatlannak és hanyagnak tűnni.

jegyzet

Elveszett vagy megsérült személyi okmányok? arról, hogy mit kell tenni ilyen helyzetekben, mi és hogyan lehet helyreállítani, és mi az, amit már nem lehet helyreállítani

Miután a helyesbítést a szabályoknak megfelelően kiállították, mellette el kell helyezni a „Hiszemre javítva” feliratot, valamint a naplóvezetésért felelős és az igazolást kiállító személy aláírását (ha az ugyanaz a személy, természetesen csak egy aláírás lesz).

Mennyi ideig kell naplót vezetni

Az „f” cikknek megfelelően. 358. pontja szerint a Szövetségi Levéltár által 06.10.00-án jóváhagyott tárolási időket megjelölve a „Szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus gazdálkodási dokumentumok jegyzéke” a hivatkozási nyilvántartások és az iratmásolatok tekintetében 3 éves tárolási idő (tól) a záró dátum) van beállítva.

A személyi papírok szisztematikus szervezése és a kiadott bizonylatok elszámolása érdekében a szervezet rendszerint nyilvántartást vezet a munkavállalóknak kiállított igazolásokról.

FÁJLOK

Ennek a dokumentumnak nincs egységes formája, több tervezési lehetőség is létezik. Az egyiket a mellékelt űrlapon és a töltelékmintán mutatjuk be.

Nyilatkozatok

Ahhoz, hogy egy alkalmazott igazolást kapjon, először kérelmet ír. Ezeket a nyilatkozatokat meg kell őrizni. Az Orosz Föderációban hatályos törvények szerint a tárolási időszak nem lehet kevesebb három évnél.

A gyakorlatban előfordulnak olyan helyzetek, amikor a nyugdíjkifizetések kiszámításához többször is szükség van évek szerinti illetményigazolásra.

Annak érdekében, hogy ne végezzék el többször ugyanazt a munkát, a személyzeti tisztek a legalább egyszer kért igazolások másolatait évekig külön mappában tárolják. Hogy amikor a jövőben szükség lesz rájuk, mindig kéznél legyenek a referenciák.

Egy folyóirat összetevői

A dokumentum elrendezése meglehetősen egyszerű: a borító és a fő rész. A borítón fel van tüntetve a folyóirat neve, kezdési dátuma (van külön oszlop a záró dátumra, de csak a kitöltés utolsó szakaszában tölthető ki). Külön hely a szervezet nevének. Egyes űrlapokon mezők találhatók a dokumentum tárolási idejének megadására.

Fontos pont! Ha a folyóirat az előző folytatása, akkor ezt az információt fel kell tüntetni a borítóján dátumokkal és hivatkozásokkal az előző dokumentumra.

De a legfontosabb dolog a dokumentumban a fő rész, amely egy táblázatból áll a következő oszlopokkal:

• A kitöltendő sor száma. A hivatkozások dátum szerint vannak osztályozva, és időrendi sorrendben kerülnek bejegyzésre a folyóiratban.
• Kiadás dátuma. Ezeknek az adatoknak meg kell egyeznie a tanúsítvány kiállításának dátumával. Ha a szervezetben regisztrációs számokat rendelnek a kérésekhez, akkor azt is feltüntetik ugyanabban az oszlopban.
• Az alkalmazott neve. A munkavállaló nevében történő kiadás iránti kérelemnek már a személyzeti tisztnél vagy más olyan alkalmazottnál kell lennie, akinek feladatai közé tartozik a naplóvezetés. Fel van tüntetve a beosztása, az osztály, ahol dolgozik, a szakmája is. Ha szükséges, ennek a személynek a címe és telefonszáma feltüntetésre kerül a gyors kommunikáció érdekében.
• Súgó tartalom. Röviden ez az oszlop tartalmazza, hogy pontosan miről is adták ki az igazolást. A munkavállalók alapvetően a bérek nagyságáról és kiszámításáról kérnek tájékoztatást.
• A kiállított igazolás dátuma plusz regisztrációs száma.
• Átvételi elismervény. Ha a munkavállalónak nincs lehetősége igazolást átvenni a kezében, akkor az igazolás küldésének dátuma és formája ebben az oszlopban kerül rögzítésre. Például ajánlott levélben, futárszolgálaton keresztül (a nevével), stb.
• Jegyzet. Ez az oszlop olyan alapvetően fontos információkat jelezhet, amelyeket más oszlopok nem tartalmaztak. Például az az indíték, amely arra késztette a munkavállalót, hogy igazolást kérjen.

A folyóiratok fajtái

A folyóiratoknak három fő típusa van:

• HR dokumentumok.
• Magazinok az általános irodai munkáról.
• Munkavédelmi folyóiratok.

Minden dokumentumtípusnak megvannak a sajátosságai. Az alkalmazottak számára kiállított bizonyítványok nyilvántartása a személyzeti politikával kapcsolatos dokumentáció fényes "képviselője".

Tárolás

Kényelmi okokból a magazin PVC fóliaburkolatba helyezhető.

Miután a tár elkészült (lejárt), nem dobja ki. Ez törvénybe ütközik. Irattári raktárba kerül (a külön bemutatott nyomtatvány 5 évre szól, csak abban az esetben, ha a munkavállalók nem dolgoznak káros vagy veszélyes munkakörülmények között).

A tárban való könnyebb elhelyezés érdekében lehet néhány lyuk. Lehetővé teszik a napló kényelmes elhelyezését egy archív mappában. A művelet végrehajtása előtt eltávolítja a borítót a dokumentumról.

Hátoldal

A borító hátoldalán az utolsó lapon egy speciális felirat-tanúsító található, amely lehetővé teszi a folyóirat hosszú távú tárolásra való előkészítését. De akkor is, ha nincsenek hitelesítési mezők, a vezető köteles az irat hátuljára aláírását annak elkészülte után, és ott kell lennie a szervezet pecsétjének is. Természetesen, ha az egyes példányok lezárásának ilyen eljárását a szervezet belső szabályzata előírja (a különböző cégeknek saját megrendeléseik vannak ebben a kérdésben).

Feltöltésért felelős

Az alkalmazottak részére kiállított igazolások nyilvántartásának funkcionalitását a legtöbb esetben személyzeti tisztviselő látja el. De ezt a kötelezettséget a szervezet ügyintézőjére vagy könyvelőjére lehet ruházni a vezető külön utasításával vagy a munkavállaló munkaszerződésében.

A legtöbb folyóiratban az első oldalak feltüntetik a kitöltő nevét, beosztását, a folyóirat fenntartási felelősségének időtartamát és személyes aláírást. Az ilyen jellegű felelősségek megosztása nagyon fontos pont a szervezet teljes irodai munkájában.

Szükséges ez az űrlap?

Ennek a naplónak nincs meghatározott formája. Ezek az űrlapok azonban nagyon könnyen használhatók. Különféle grafikonokkal kiegészíthetők. Például a törzstábla további oszlopai a következőkről tartalmazhatnak adatokat:

• A regisztrációs szám hivatkozása külön.
• Az igazolást készítő alkalmazott teljes neve és egyéb adatai, valamint aláírása.
• Mi volt az oka a bizonyítvány megszerzésének. Hivatkozások dokumentumszámokra dátummal.

Minden szervezetnek jogában áll önállóan eldönteni, hogy a dokumentum kezeléséhez melyik formát válassza, és hogyan konvertálja azt. A lényeg az, hogy a vezető utasítására fogadják el, és része legyen a társaság számviteli politikájának.

Korrekciók megengedettek?

Kitöltéskor a hibák nagyon nemkívánatosak. A korrekciók azonban ebben az állapotban teljesen elfogadhatóak. A javításhoz a téves adatokat egy sorral át kell húzni, és a helyes adatot az oldalára vagy a tetejére, mellé kell írni.

A helyesbítés csak akkor tekinthető helyesen végrehajtottnak, ha mellette a „Hisz javítva” felirat és minden érdeklődő (kitöltésért felelős) személy aláírása található. Csak így lesz helyesen kitöltve a munkavállalóknak kiállított igazolások nyilvántartása.

Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Olvassa el, hogyan kell kitölteni és helyesen karbantartani, töltsön le egy mintát

Olvassa el cikkünket:

A tanúsítványok nyilvántartásának kitöltése és karbantartása

Az alkalmazottak számára kiállított igazolások nyilvántartása megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, és lehetővé teszi a statisztikai adatok kiválasztását. Emellett a vezető a nyilvántartás alapján figyelemmel kísérheti a vonatkozó feladatok végrehajtását az elvégzett munka mennyiségének meghatározására, a személyzeti osztály eredményességének értékelésére stb.

A tanúsítvány-nyilvántartási naplónak 2020-ban nincs jóváhagyott formája, azt minden vállalkozásnak jogában áll bármilyen formában megőrizni. Vásárolhat kész nyomtatványt és kitöltheti, vagy az űrlap kinyomtatásával elkészítheti saját modellünk szerint.

Egyes vállalkozások a kiadott tanúsítványokat elektronikus formában, MS Excel vagy speciális munkafolyamat-szervezési programok segítségével tartják nyilván.

Bármilyen formában is létezik a folyóirat a szervezetben, szerkezete ha nem is azonos, de nagyon hasonló lesz. Nagyszámú dokumentum elkészítése esetén megengedhető differenciált könyvelésük megszervezése - például típusonként, felosztásonként stb.

Ha az ügyintéző önállóan készíti el a naplót, akkor egyszerű A4-es füzetet használhat, amelyet ennek megfelelően címezhet a vállalkozás nevével, valamint a borítón a kezdési dátumot is megjelölheti, és helyet hagyhat a későbbi befejezési dátumnak.

A 2020. évi bizonyítványnyilvántartási naplóban célszerű az oldalakat megszámozni, felvillantani, megerősítő „a lapok számát összevarrva és rögzítve a naplóba” felirattal, a fej aláírásával ellátni, és fóka.

Az első lapon a „Naplóvezetésért felelős alkalmazottak” rovat lesz, a vállalkozás volumenétől függően 2-3 lapot lehet hozzárendelni.

A napló egy példányban létezik, így egy-egy személy vezeti. Általában ez egy személyzeti tiszt vagy egy titkár-jegyző. A szakasz kitöltésével kapcsolatos nehézségek nem merülhetnek fel. Kényelmes, oszlopokkal ellátott lemez formájában adják ki:

• szám sorrendben;
• a napló használatának megkezdése;
• munka vége;
• a felelős személy neve;
• pozíciója;
• a vezető utasításának részletei, amely alapján ez a munkavállaló felelős a nyilvántartásba vételért;
• aláírás.

Az űrlap fő része táblázatos formában is megjelenik, és a következő információkat tartalmazza:

• sorszám. Minden kiállított dokumentumhoz külön sor kerül kialakításra, köztük hézagok nélkül, a regisztráció „visszadátumozásának” elkerülése érdekében;
• az igazolás kiállításának dátuma, amely egybeesik az okmányon feltüntetett dátummal;
• A dokumentumot kérő alkalmazott teljes neve, beosztása;
• a dokumentum tartalma (a fizetés összegéről, a nyugdíjalapba történő befizetésekről, a munkaidőről stb.);
• A kiállító alkalmazott teljes neve és beosztása;
• kiadás célja, kibocsátási helye;
• a petíció benyújtójának aláírása. Ha az iratot nem személyesen adták át, akkor rögzíteni kell, hogyan került átadásra a munkavállalónak (ajánlott levél, futár);
• nem szabványos esetekben célszerű egy további oszlopot létrehozni a megjegyzésekhez (például a kimenő adatok megadásához, ha vannak ilyenek)

Az oszlopok sorrendjének és az oszlopfejléceknek azonosnak kell lenniük minden szórásra. Amikor a folyóirat véget ér, az archívumba kerül, és újat indítanak. Ebben az esetben a kötetek számozását időrendi sorrendben kell feltüntetni.

Hibajavítás

A tanúsítvány regisztrációs naplójában megengedett javítások. A hibás bejegyzést tiszta vonallal áthúzzuk, és a helyes adatot vagy az áthúzott fölé, vagy ha hely engedi, egy sor alatt rögzítjük (anélkül, hogy ehhez a sorhoz új sorszámot rendelnénk).

Ha kezdetben önmagában gépeljük, akkor bölcs dolog nem spórolni a papírral, és nagyobb magasságú vonalakat csinálni, majd ha szükséges, végezzen javításokat, nem kell csiszolni, és a folt nem fog olvashatatlannak és hanyagnak tűnni.

jegyzet

Elveszett vagy megsérült személyi okmányok? arról, hogy mit kell tenni ilyen helyzetekben, mi és hogyan lehet helyreállítani, és mi az, amit már nem lehet helyreállítani

Miután a helyesbítést a szabályoknak megfelelően kiállították, mellette el kell helyezni a „Hiszemre javítva” feliratot, valamint a naplóvezetésért felelős és az igazolást kiállító személy aláírását (ha az ugyanaz a személy, természetesen csak egy aláírás lesz).

Mennyi ideig kell naplót vezetni

Az „f” cikknek megfelelően. 358. pontja szerint a Szövetségi Levéltár által 06.10.00-án jóváhagyott tárolási időket megjelölve a „Szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus gazdálkodási dokumentumok jegyzéke” a hivatkozási nyilvántartások és az iratmásolatok tekintetében 3 éves tárolási idő (tól) a záró dátum) van beállítva.

Kedves kollégák, kiadtunk egy "üres" magazint - üres címsorokkal.

Ha úgy dönt, hogy könyvelési/nyilvántartási naplót indít az értékesítés során nehezen fellelhető bizonylatokról vagy eseményekről, megvásárolhatja „üres” naplónkat, és a saját módján kitöltheti oszlopának „fedelét”.

Az alábbiakban példákat mutatunk be a folyóiratok tartalmának kitöltésére:

• Az alkalmazottak részére kiadott bizonyítványok nyilvántartási naplója
• Az alkalmazottak részére kiállított dokumentumok nyilvántartási és könyvelési naplója
• Szolgáltatási munkanapló
• Törvénykönyvi napló
• A feljegyzések (jelentések, magyarázó megjegyzések stb.) nyilvántartási naplója
• Személyi kártyák nyilvántartási és könyvelési naplója

A magazin "üres" - üres fejlécekkel a grafikont kényelmes formátumban adják ki (A4, könyv).

A burkolat sűrű és tartós (sűrű fényes karton 300 g + PVC).

Fehér minőségi papír 80 g.72 oldal

A vonal egyértelmű. A vonalak egyeznek. Több mint 2100 sor a bejegyzésekhez. A grafikon szélessége kényelmes.

Az "üres" magazin címlapja - üres fejlécekkel a grafikon így néz ki:

Így az „üres” folyóirat címoldalán - üres kupakkal a grafikont önállóan töltik ki a munkáltató nevével, és azt is írják, hogy a folyóiratba be van jegyezve / rögzítve. Mondjunk példákat.

2. példa

"Kezdve" oszlop: ___ "_________ 20___" a napló megnyitásakor töltődik fel. "Befejezett: "___" oszlop _________ 20___ a napló bezárásakor töltődik be.

A folyóirat második és harmadik oldalán található a „A folyóirat fenntartásáért felelős alkalmazottak” rovat.

A magazin többi oldala üres oszlopokat tartalmaz - minden oldalon 5 oszlop. Az első oszlop kissé keskenyebb, a többi azonos szélességű. A „fejléc” soron kívül minden oldalon 30 sort kell kitölteni.

Ha kevés oszlopot (1-5) tartalmazó naplót szeretne vezetni, akkor minden oldalra bejegyzést tehet. Ha több (6-10) oszlopos naplót tervez vezetni, akkor azt „forgatva” is tudja tartani, a bal és jobb oldali oldalakon a sorok pontosan egymással szemben helyezkednek el.

Példák az „üres” napló tartalmának kitöltésére – üres fejléc oszloppal

1. példa: Az alkalmazottak részére kiállított bizonyítványok nyilvántartási naplója

2. példa: Szerviz munkanapló

3. példa: Az alkalmazottak részére kiállított dokumentumok nyilvántartási és könyvelési naplója

4. példa: Cselekmények nyilvántartása

5. példa: Feljegyzések (jelentések, magyarázó megjegyzések stb.) nyilvántartási naplója

6. példa: Személyes ügyek nyilvántartási és könyvelési naplója

7. példa Személyi kártyák nyilvántartási és könyvelési naplója

"Üres" tár - üres kupakokkal a grafikon egymástól függetlenül számozott. Ezen túlmenően a naplót a szervezet vezetője (vagy más felhatalmazott személy) összevarrja, lepecsételi és hitelesíti, ha ezt a munkáltató helyi szinten megállapítja (például személyi nyilvántartási utasítással). Ebben az esetben a napló utolsó oldalán megfelelő bejegyzéseket lehet tenni erről.