Журнал реєстрації довідки зразок. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Читайте про те, як його правильно заповнювати та вести, скачайте зразок

Читайте у нашій статті:

Як заповнити та вести журнал реєстрації довідок

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Крім цього, керівник, ґрунтуючись на реєстрі, може здійснювати контроль за виконанням відповідних завдань для визначення обсягу виконаних видів робіт, оцінки ефективності роботи відділу кадрів тощо.

Затвердженої форми журналу реєстрації довідок 2020 року немає, кожне підприємство має право вести їх у довільній формі. Можна придбати готовий формуляр та заповнювати його, можна самостійно скласти свій за нашим зразком, роздрукувавши бланк.

Деякі підприємства проводять облік виданих довідок в електронному вигляді, використовуючи MS Excel або спеціальні програми для організації документообігу.

У якому б журналі не існував в організації, його структура буде якщо не однаковою, то дуже схожою. При великій кількості оформляемых документів припустимо організувати їх диференційований облік - наприклад, за видами, підрозділами тощо.

Якщо діловод складає журнал самостійно, він може використати простий зошит формату А4, озаглавити його відповідним чином із зазначенням назви підприємства, а також відзначити на обкладинці дату початку обліку та залишити місце для наступної дати його закінчення.

У журналі реєстрації довідок у 2020 році бажано пронумерувати сторінки, прошити його, зробивши завірювальний напис «у журналі прошито та скріплено кількість аркушів», завізувати підписом керівника та поставити друк.

На першому аркуші розташовуватиметься розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу», залежно від обсягів підприємства можна виділити на нього 2-3 аркуші.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. Зазвичай це кадровий працівник або секретар-діловиробник. Складнощів із заповненням розділу виникати не повинно. Оформляється він у вигляді зручної таблички зі стовпцями:

• номер по порядку;
• початок роботи з журналом;
• завершення роботи;
• ПІБ відповідальної особи;
• його посада;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого на цього співробітника покладено відповідальність щодо реєстрації;
• підпис.

Основний розділ формуляра також подається в табличному вигляді і містить такі відомості:

• номер рядка. Для кожного виданого документа призначений окремий рядок, без перепусток між ними, щоб уникнути реєстрації "заднім числом";
• дата видачі довідки, яка збігається з датою, зазначеною на самому документі;
• ПІБ працівника, який запросив документ, його посаду;
• зміст документа (про розмір зарплати, про відрахування до ПФ, про період роботи тощо);
• ПІБ та посада видавця;
• ціль видачі, місце надання;
• розпис прохача в отриманні. Якщо документ не передавався особисто до рук, необхідно записати, яким чином його було передано співробітнику (замовний лист, кур'єр);
• доцільно створити додаткову графу для приміток у нестандартних випадках (наприклад, для внесення до неї вихідного реквізиту, якщо є)

Послідовність колонок та заголовки граф мають бути ідентичними на кожному розвороті. Коли журнал закінчується, його відправляють до архіву та заводять новий. І тут необхідно означити нумерацію томів у хронологічному порядку.

Виправлення помилок

Виправлення журналу реєстрації довідок допустимі. Помилковий запис перекреслюється акуратною лінією, а правильна інформація записується або вище закресленої, або, якщо дозволяє місце, рядком нижче (без присвоєння цього рядка нового порядку).

Якщо спочатку верстається самостійно, розумно не заощаджуватиме паперовий простір і робитиме рядки побільше по висоті, тоді при необхідності внести виправлення, не доведеться дрібнити, і помарок не виглядатиме нерозбірливим і неакуратним.

Зверніть увагу

Втратили чи зіпсували кадровий документ? про те, що робити в таких ситуаціях, що можна відновити і як, а що вже не відновити

Оформивши виправлення за всіма правилами, необхідно проставити поруч із ним напис «Виправленому вірити», і навіть підписи осіб: відповідального за ведення журналу і який видав довідку (якщо це та сама людина, зрозуміло, підпис буде лише одна).

Скільки зберігати журнал

Відповідно до п. "ж" ст. 358 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій", із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.00, для журналів обліку довідок та копій документів встановлено термін зберігання 3 роки (з дати закриття).

Для планомірної організації кадрових паперів та обліку виданих документів у створенні зазвичай ведеться журнал реєстрації довідок, виданих працівникам.

ФАЙЛИ

Уніфікованої форми цього документа немає, є кілька варіантів оформлення. Один із них представлений у прикріпленому бланку та зразку його заповнення.

Заяви

Для того, щоб працівникові було видано довідку, він спочатку пише заяву. Ці заяви слід зберігати. Згідно з існуючими в РФ законами, термін їх зберігання не повинен становити менше трьох років.

Насправді трапляються ситуації, коли кілька разів потрібні довідки про заробітну плату, класифіковані за роками, нарахування пенсійних виплат.

Для того, щоб не робити одну й ту саму роботу кілька разів, кадровики зберігають копії хоча б одного разу запитаних довідок за роками в окремій папці. Так щоб, коли вони знадобилися надалі, довідки були завжди під рукою.

Складові частини журналу

Документ улаштований досить просто: обкладинка плюс основний розділ. На обкладинці вказуються назва журналу, дата його початку (є спеціальна графа для дати закінчення, але її можна заповнити тільки на кінцевому етапі заповнення). Окремо виділено місце за вказівкою назви організації. У деяких бланках є поля для визначення терміну зберігання документа.

Важливий момент! Якщо журнал є продовженням попереднього, то на його обкладинці має бути зазначена ця інформація з датами та посиланнями на попередній документ.

Але головне в документі - це основний розділ, що складається з таблиці зі стовпцями такого змісту:

• Номер рядка, що заповнюється. Довідки класифікуються за датами та реєструються в журналі у хронологічному порядку.
• Дата видачі. Ці дані мають співпадати з датуванням виданої довідки. Якщо запитам організації присвоюються реєстраційні номери, то цій же графі вказують і його.
• ПІБ працівника. Заява видачу від імені цього працівника має перебувати у кадровика чи іншого співробітника, у чиї обов'язки входить ведення журналу. Також зазначається його посада, підрозділ, у якому він працює, його професія. При необхідності вказуються адреса та телефон цієї особи для швидкого зв'язку.
• Зміст довідки. Коротко у цій графі повідомляється, про що саме видано довідку. В основному працівники запитують довідки про розмір та нарахування заробітної плати.
• Дата плюс реєстраційний номер довідки, що видається.
• Розписка у отриманні. Якщо працівник не має змоги отримати довідку на руки, то в цій графі записуються дата та форма надсилання довідки. Наприклад, рекомендованим листом, через кур'єрську службу (з її найменуванням) та ін.
• Примітка. У цій графі може бути зазначена та принципово важлива інформація, яка була передбачена в інших графах. Наприклад, мотив, який спонукав працівника звернутися за отриманням довідки.

Різновиди журналів

Існують три основні різновиди журналів:

• Документи з кадрового діловодства.
• Журнали із загального діловодства.
• Журнали охорони праці.

Кожен вид документації має власну специфіку. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам – яскравий «представник» документації, що відноситься до кадрової політики.

Зберігання

При використанні зручності журнал може бути поміщений в обкладинку з ПВХ плівки.

Після того як журнал закінчили (закінчився термін його дії), його не викидають. Це суперечить закону. Його поміщають на архівне зберігання (безпосередньо представлений бланк – на 5 років, тільки якщо співробітники не працюють у шкідливих чи небезпечних умовах праці).

Для більшої зручності розміщення в журналі може бути кілька отворів. Вони дозволяють зручно розмістити журнал у архівній папці. Обкладинка з документа перед здійсненням цієї дії знімається.

Зворотній бік

З зворотного боку обкладинки на останньому аркуші може бути розташований спеціальний напис-засвідчувач, що дозволяє підготувати журнал до тривалого зберігання. Але навіть якщо поля для засвідчення відсутні, керівник зобов'язаний поставити свій підпис зі зворотного боку документа після його завершення, а також там має стояти печатка організації. Звичайно, якщо така процедура опечатування кожного екземпляра передбачена внутрішнім розпорядком організації (у різних компаніях із цього приводу свої розпорядження).

Відповідальний за наповнення

Функціонал заповнення журналу реєстрації довідок, виданих працівникам, здебільшого веде кадровик. Але цей обов'язок може бути покладено на діловода або бухгалтера організації окремим наказом керівника або прописано у трудовому договорі працівника.

У більшості журналів на перших сторінках вказуються ПІБ заповнюючого, його посада, період несення відповідальності за ведення журналу та ставиться особистий підпис. Розподіл таких обов'язків є дуже важливим моментом у всьому діловодстві організації.

Чи обов'язкова така форма

Встановленої форми цього журналу немає. Однак, наведені бланки дуже зручні при використанні. Вони можуть бути доповнені різними графами. Наприклад, ці додаткові стовпці таблиці основної частини можуть містити дані про:

• Реєстраційний номер довідки окремо.
• ПІБ та інші дані того співробітника, який готував довідку, а також його підпис.
• Тому, які підстави для отримання довідки були. Посилання на номери документів із датуванням.

Кожна з організацій має право самостійно вирішувати, яку форму для ведення цього документа вибрати та як її перетворити. Головне, щоб вона була прийнята наказом керівника та була частиною облікової політики компанії.

Чи допустимі виправлення

У разі заповнення помилки вкрай небажані. Проте виправлення за такого стану справ цілком допустимі. Щоб виправити, потрібно однією рисою перекреслити хибну інформацію, а збоку чи вгорі, поруч із нею, написати правильну.

Виправлення вважається грамотно оформленим, лише якщо поруч із ним стоїть напис «Виправленому вірити» та підписи всіх зацікавлених (відповідальних за заповнення) осіб. Тільки так журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, буде заповнено коректно.

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Читайте про те, як його правильно заповнювати та вести, скачайте зразок

Читайте у нашій статті:

Як заповнити та вести журнал реєстрації довідок

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Крім цього, керівник, ґрунтуючись на реєстрі, може здійснювати контроль за виконанням відповідних завдань для визначення обсягу виконаних видів робіт, оцінки ефективності роботи відділу кадрів тощо.

Затвердженої форми журналу реєстрації довідок 2020 року немає, кожне підприємство має право вести їх у довільній формі. Можна придбати готовий формуляр та заповнювати його, можна самостійно скласти свій за нашим зразком, роздрукувавши бланк.

Деякі підприємства проводять облік виданих довідок в електронному вигляді, використовуючи MS Excel або спеціальні програми для організації документообігу.

У якому б журналі не існував в організації, його структура буде якщо не однаковою, то дуже схожою. При великій кількості оформляемых документів припустимо організувати їх диференційований облік - наприклад, за видами, підрозділами тощо.

Якщо діловод складає журнал самостійно, він може використати простий зошит формату А4, озаглавити його відповідним чином із зазначенням назви підприємства, а також відзначити на обкладинці дату початку обліку та залишити місце для наступної дати його закінчення.

У журналі реєстрації довідок у 2020 році бажано пронумерувати сторінки, прошити його, зробивши завірювальний напис «у журналі прошито та скріплено кількість аркушів», завізувати підписом керівника та поставити друк.

На першому аркуші розташовуватиметься розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу», залежно від обсягів підприємства можна виділити на нього 2-3 аркуші.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. Зазвичай це кадровий працівник або секретар-діловиробник. Складнощів із заповненням розділу виникати не повинно. Оформляється він у вигляді зручної таблички зі стовпцями:

• номер по порядку;
• початок роботи з журналом;
• завершення роботи;
• ПІБ відповідальної особи;
• його посада;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого на цього співробітника покладено відповідальність щодо реєстрації;
• підпис.

Основний розділ формуляра також подається в табличному вигляді і містить такі відомості:

• номер рядка. Для кожного виданого документа призначений окремий рядок, без перепусток між ними, щоб уникнути реєстрації "заднім числом";
• дата видачі довідки, яка збігається з датою, зазначеною на самому документі;
• ПІБ працівника, який запросив документ, його посаду;
• зміст документа (про розмір зарплати, про відрахування до ПФ, про період роботи тощо);
• ПІБ та посада видавця;
• ціль видачі, місце надання;
• розпис прохача в отриманні. Якщо документ не передавався особисто до рук, необхідно записати, яким чином його було передано співробітнику (замовний лист, кур'єр);
• доцільно створити додаткову графу для приміток у нестандартних випадках (наприклад, для внесення до неї вихідного реквізиту, якщо є)

Послідовність колонок та заголовки граф мають бути ідентичними на кожному розвороті. Коли журнал закінчується, його відправляють до архіву та заводять новий. І тут необхідно означити нумерацію томів у хронологічному порядку.

Виправлення помилок

Виправлення журналу реєстрації довідок допустимі. Помилковий запис перекреслюється акуратною лінією, а правильна інформація записується або вище закресленої, або, якщо дозволяє місце, рядком нижче (без присвоєння цього рядка нового порядку).

Якщо спочатку верстається самостійно, розумно не заощаджуватиме паперовий простір і робитиме рядки побільше по висоті, тоді при необхідності внести виправлення, не доведеться дрібнити, і помарок не виглядатиме нерозбірливим і неакуратним.

Зверніть увагу

Втратили чи зіпсували кадровий документ? про те, що робити в таких ситуаціях, що можна відновити і як, а що вже не відновити

Оформивши виправлення за всіма правилами, необхідно проставити поруч із ним напис «Виправленому вірити», і навіть підписи осіб: відповідального за ведення журналу і який видав довідку (якщо це та сама людина, зрозуміло, підпис буде лише одна).

Скільки зберігати журнал

Відповідно до п. "ж" ст. 358 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій", із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.00, для журналів обліку довідок та копій документів встановлено термін зберігання 3 роки (з дати закриття).

Шановні колеги, ми випустили "порожній" журнал – із незаповненими шапками граф.

Якщо Ви вирішили завести журнал обліку/реєстрації будь-яких документів або подій, який важко знайти у продажу, Ви можете придбати наш «порожній» журнал та заповнити «шапки» його граф по-своєму.

Зразки заповнення змістовної частини журналів ми наводимо нижче:

• Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам
• Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам
• Журнал реєстрації службових завдань
• Журнал реєстрації актів
• Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)
• Журнал реєстрації та обліку особистих карток

Журнал «порожній» – із незаповненими шапками граф випущений у зручному форматі (А4, книжковий).

Обкладинка щільна довговічна (щільний глянсовий картон 300 г + ПВХ).

Папір білий якісний 80 г. 72 сторінки

Розлинівка чітка. У цьому рядки збігаються. Понад 2100 рядків для записів. Ширина графік зручна.

Титульна сторінка «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф виглядає наступним чином:

Таким чином, на титульній сторінці «порожнього» журнал – із незаповненими шапками граф самостійно заповнюється найменування роботодавця, а також пишеться, що реєструється/враховується у журналі. Наведемо приклади.

Приклад 2

Графа «Почато: «___»_________20___г.» заповнюється під час відкриття журналу. Графа «Закінчено: «___»_________20___г.» заповнюється під час закриття журналу.

На другій та третій сторінках журналу розміщено розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу».

Інші сторінки журналу містять порожні графи – по 5 граф на кожній сторінці. Перша графа трохи вже, решта – однакової ширини. Крім рядка-шапки на кожній сторінці 30 рядків для заповнення.

Якщо Ви хочете вести журнал, що має мало граф (1-5), можна робити записи на кожній сторінці. Якщо Ви плануєте вести журнал, що має більше граф (6-10), можна його вести «на розворот», рядки на сторінках ліворуч і праворуч знаходяться рівно один навпроти одного.

Приклади заповнення змістовної частини «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф

Приклад 1. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам

Приклад 2. Журнал реєстрації службових завдань

Приклад 3. Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам

Приклад 4. Журнал реєстрації актів

Приклад 5. Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)

Приклад 6. Журнал реєстрації та обліку особових справ

Приклад 7. Журнал реєстрації та обліку особистих карток

«Порожній» журнал – із незаповненими шапками граф пронумеровується самостійно. Крім того, журнал прошивається, опечатується та засвідчується керівником організації (або іншою повноважною особою), якщо це встановлено у роботодавця на локальному рівні (наприклад, інструкцією з кадрового діловодства). У такому випадку на останній сторінці журналу можна зробити відповідні записи.