Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам Журнал реєстрації виданих довідок

Розгорнути ▼

Форма журналу обліку видачі медичних довідок відповідає Додатку 1.2 до Наказу Комітету з охорони здоров'я Адміністрації Санкт-Петербурга від 20.12.1999 N 270-п та Головного управління внутрішніх справ Санкт-Петербурга та Ленінградської області від 28.02.2000 N 140
Порядок оформлення журналу обліку видачі медичних довідок:
1. Журнал обліку видачі медичних довідок заповнюється акуратно, розбірливим почерком синім, фіолетовим або чорним чорнилом (пастою) російською мовою.
2. У графі 1 – ставиться порядковий номер виданої довідки щодо наростаючої.
3. У графах 2, 3, 4 – записується прізвище, ім'я, по батькові водія (кандидата у водії транспортних засобів (повністю)).
4. У графі 5 – записується дата народження водія (кандидата у водії) транспортних засобів.
5. У графі 6 – записується адреса реєстрації (прописка) водія (кандидата у водії) транспортних засобів.
6. У графах 7; 8; 9; 10; 11; 12 – вказується заявлений обсяг обстеження (тобто категорії транспортних засобів, які хоче отримати водій (кандидат у водії). Якщо дозволено керування транспортними засобами, що не підпадають під жодну з категорій транспортних засобів, то вписується номер дозволеного пункту дозвільної частини довідки.
7. У графі 13 – ставиться підпис водія (кандидата у водії) транспортних засобів, який заявив зазначений у пункті 6 обсяг обстеження.
8. У графі 14 – зазначаються серія та номер довідки, що видається.
9. У графі 15 – зазначається дата видачі медичної довідки.
10. У графі 16 – вписується висновок комісії (коротко) із зазначенням категорії.
11. У графі 17 – зазначається прізвище та ініціали голови комісії, який видав висновок медичної комісії.
12. У графі 18 – зазначаються особливі позначки (напрямок на КЕК; направлення на додаткове обстеження; інші).
13. У графі 19 – ставиться підпис водія (кандидата у водії) транспортних засобів, який отримав довідку.
Журнал обліку видачі медичних довідокмістить графи:
1. № п/п
2. Прізвище
3.Ім'я
4.По батькові
5.Дата народження
6. Адреса реєстрації
7-12. Заявлений обсяг обстеження
- А
- У
- З
- Д
- Е
- N
13. Підпис обстежуваного
14. Серія та номер довідки
15. Дата видачі довідки
16. Висновок комісії
17. П.І.Б. голови комісії
18. Особливі позначки
19. Підпис обстежуваного

Ще сумніваєтеся, де купити та замовити якісні? Тільки в нас!
Ми доставляємо замовлення не тільки по Москві та області, а й по всій Росії.
Скориставшись , Ви налаштуєте потрібну кількість сторінок, обкладинку, логотип тощо.

Шановні колеги, ми випустили "порожній" журнал – із незаповненими шапками граф.

Якщо Ви вирішили завести журнал обліку/реєстрації будь-яких документів або подій, який важко знайти у продажу, Ви можете придбати наш «порожній» журнал та заповнити «шапки» його граф по-своєму.

Зразки заповнення змістовної частини журналів ми наводимо нижче:

• Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам
• Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам
• Журнал реєстрації службових завдань
• Журнал реєстрації актів
• Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)
• Журнал реєстрації та обліку особистих карток

Журнал «порожній» – із незаповненими шапками граф випущений у зручному форматі (А4, книжковий).

Обкладинка щільна довговічна (щільний глянсовий картон 300 г + ПВХ).

Папір білий якісний 80 г. 72 сторінки

Розлинівка чітка. У цьому рядки збігаються. Понад 2100 рядків для записів. Ширина графік зручна.

Титульна сторінка «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф виглядає наступним чином:

Таким чином, на титульній сторінці «порожнього» журнал – із незаповненими шапками граф самостійно заповнюється найменування роботодавця, а також пишеться, що реєструється/враховується у журналі. Наведемо приклади.

Приклад 2

Графа «Почато: «___»_________20___г.» заповнюється під час відкриття журналу. Графа «Закінчено: «___»_________20___г.» заповнюється під час закриття журналу.

На другій та третій сторінках журналу розміщено розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу».

Інші сторінки журналу містять порожні графи – по 5 граф на кожній сторінці. Перша графа трохи вже, решта – однакової ширини. Крім рядка-шапки на кожній сторінці 30 рядків для заповнення.

Якщо Ви хочете вести журнал, що має мало граф (1-5), можна робити записи на кожній сторінці. Якщо Ви плануєте вести журнал, що має більше граф (6-10), можна його вести «на розворот», рядки на сторінках ліворуч і праворуч знаходяться рівно один навпроти одного.

Приклади заповнення змістовної частини «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф

Приклад 1. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам

Приклад 2. Журнал реєстрації службових завдань

Приклад 3. Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам

Приклад 4. Журнал реєстрації актів

Приклад 5. Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)

Приклад 6. Журнал реєстрації та обліку особових справ

Приклад 7. Журнал реєстрації та обліку особистих карток

«Порожній» журнал – із незаповненими шапками граф пронумеровується самостійно. Крім того, журнал прошивається, опечатується та засвідчується керівником організації (або іншою повноважною особою), якщо це встановлено у роботодавця на локальному рівні (наприклад, інструкцією з кадрового діловодства). У такому випадку на останній сторінці журналу можна зробити відповідні записи.

1. Трудову та санітарну (за наявності) книжки.
2. Відомості про суму заробітної плати.
3. Відомості про страховий стаж та персоніфіковані відомості про застраховану особу.
4. Копії актів, розпоряджень та наказів про трудову діяльність.

Усі документи, що видаються під час звільнення, повинні бути заповнені та завірені печаткою організації.

Трудова книжка

Це основний документ про трудову діяльність та стаж людини. У разі затримки у видачі роботодавець може бути оштрафований на суму до 50 000 рублів.

Видача документів при звільненні, особливо бланків трудової та особистої медкнижок, має фіксуватися у спеціальних журналах.

Особиста медична книжка

Усі працівники, пов'язані з виробництвом, зберіганням, транспортуванням та реалізацією харчових продуктів, питної води, вихованням та навчанням дітей, комунальним та побутовим обслуговуванням населення, повинні мати медкнижки. При розірванні трудового договору роботодавець зобов'язаний віддати медичну книжку, навіть якщо вона була оформлена за його рахунок. Детальні роз'яснення про особисту медкнигу можна прочитати у листі Росспоживнагляду від 10.11.2015 № 01/13734-15-32.

2-ПДФО

Містить відомості про суму доходу з початку календарного року та на дату припинення контракту включно. Компенсація за невикористану відпустку у довідці відображається, а ось суму вихідної допомоги (якщо є), яка не оподатковується ПДФО, до довідки не включається (докладніше див. Лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Довідка про заробітну плату

Видається за формою, затвердженою Наказом Мінпраці від 30.04.2013 № 182н. Включає інформацію про персональних даних працівника та суму його заробітку за поточний і два попередні роки.

СЗВ-М

У цю форму включаються відомості протягом місяця, у якому людина йде, у четвертому розділі вказуються лише дані про звільненому.

Форма звіту

Довідка про страховий стаж

Тут необхідно вказати відомості про обчислені, утримані та перераховані додаткові страхові внески на накопичувальну частину трудової пенсії. Цей обов'язок встановлено Федеральним законом від 30.04.2008 № 56-ФЗ.

Персоніфіковані дані про застраховане

Заповнюється третій розділ. Період – з початку кварталу за датою звільнення.

Інші документи

Які документи потрібні при звільненні працівника у кожному конкретному випадку, вирішує сам співробітник (за винятком обов'язкових до видачі – усі, зазначені вище). Наприклад, колишній працівник може захотіти мати всі копії нормативних актів, пов'язаних з його службовою діяльністю:

• про прийом;
• переміщенні;
• переклади;
• звільнення тощо.

Якщо працівник письмово запросив усі ці розпорядження та накази до дати відходу, ці копії треба видати в останній день служби. Якщо людина запросила їх після свого відходу, відділ кадрів має три дні, щоб підготувати необхідні копії.

Передача справ

Коли співробітник залишає компанію, організація, звичайно, зобов'язана зробити з ним розрахунок та видати оригінали та копії документів, зазначені вище, однак у деяких випадках працівник також зобов'язаний зробити деякі дії, наприклад:

• оформити;
• передати справи, які були в роботі.

Ці випадки не регламентовані законодавчо, але деяких випадках, наприклад, коли здійснюється , необхідні.

Для планомірної організації кадрових паперів та обліку виданих документів у створенні зазвичай ведеться журнал реєстрації довідок, виданих працівникам.

ФАЙЛИ

Уніфікованої форми цього документа немає, є кілька варіантів оформлення. Один із них представлений у прикріпленому бланку та зразку його заповнення.

Заяви

Для того, щоб працівникові було видано довідку, він спочатку пише заяву. Ці заяви слід зберігати. Згідно з існуючими в РФ законами, термін їх зберігання не повинен становити менше трьох років.

Насправді трапляються ситуації, коли кілька разів потрібні довідки про заробітну плату, класифіковані за роками, нарахування пенсійних виплат.

Для того, щоб не робити одну й ту саму роботу кілька разів, кадровики зберігають копії хоча б одного разу запитаних довідок за роками в окремій папці. Так щоб, коли вони знадобилися надалі, довідки були завжди під рукою.

Складові частини журналу

Документ улаштований досить просто: обкладинка плюс основний розділ. На обкладинці вказуються назва журналу, дата його початку (є спеціальна графа для дати закінчення, але її можна заповнити тільки на кінцевому етапі заповнення). Окремо виділено місце за вказівкою назви організації. У деяких бланках є поля для визначення терміну зберігання документа.

Важливий момент! Якщо журнал є продовженням попереднього, то на його обкладинці має бути зазначена ця інформація з датами та посиланнями на попередній документ.

Але головне в документі - це основний розділ, що складається з таблиці зі стовпцями такого змісту:

• Номер рядка, що заповнюється. Довідки класифікуються за датами та реєструються в журналі у хронологічному порядку.
• Дата видачі. Ці дані мають співпадати з датуванням виданої довідки. Якщо запитам організації присвоюються реєстраційні номери, то цій же графі вказують і його.
• ПІБ працівника. Заява видачу від імені цього працівника має перебувати у кадровика чи іншого співробітника, у чиї обов'язки входить ведення журналу. Також зазначається його посада, підрозділ, у якому він працює, його професія. При необхідності вказуються адреса та телефон цієї особи для швидкого зв'язку.
• Зміст довідки. Коротко у цій графі повідомляється, про що саме видано довідку. В основному працівники запитують довідки про розмір та нарахування заробітної плати.
• Дата плюс реєстраційний номер довідки, що видається.
• Розписка у отриманні. Якщо працівник не має змоги отримати довідку на руки, то в цій графі записуються дата та форма надсилання довідки. Наприклад, рекомендованим листом, через кур'єрську службу (з її найменуванням) та ін.
• Примітка. У цій графі може бути зазначена та принципово важлива інформація, яка була передбачена в інших графах. Наприклад, мотив, який спонукав працівника звернутися за отриманням довідки.

Різновиди журналів

Існують три основні різновиди журналів:

• Документи з кадрового діловодства.
• Журнали із загального діловодства.
• Журнали охорони праці.

Кожен вид документації має власну специфіку. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам – яскравий «представник» документації, що відноситься до кадрової політики.

Зберігання

При використанні зручності журнал може бути поміщений в обкладинку з ПВХ плівки.

Після того як журнал закінчили (закінчився термін його дії), його не викидають. Це суперечить закону. Його поміщають на архівне зберігання (безпосередньо представлений бланк – на 5 років, тільки якщо співробітники не працюють у шкідливих чи небезпечних умовах праці).

Для більшої зручності розміщення в журналі може бути кілька отворів. Вони дозволяють зручно розмістити журнал у архівній папці. Обкладинка з документа перед здійсненням цієї дії знімається.

Зворотній бік

З зворотного боку обкладинки на останньому аркуші може бути розташований спеціальний напис-засвідчувач, що дозволяє підготувати журнал до тривалого зберігання. Але навіть якщо поля для засвідчення відсутні, керівник зобов'язаний поставити свій підпис зі зворотного боку документа після його завершення, а також там має стояти печатка організації. Звичайно, якщо така процедура опечатування кожного екземпляра передбачена внутрішнім розпорядком організації (у різних компаніях із цього приводу свої розпорядження).

Відповідальний за наповнення

Функціонал заповнення журналу реєстрації довідок, виданих працівникам, здебільшого веде кадровик. Але цей обов'язок може бути покладено на діловода або бухгалтера організації окремим наказом керівника або прописано у трудовому договорі працівника.

У більшості журналів на перших сторінках вказуються ПІБ заповнюючого, його посада, період несення відповідальності за ведення журналу та ставиться особистий підпис. Розподіл таких обов'язків є дуже важливим моментом у всьому діловодстві організації.

Чи обов'язкова така форма

Встановленої форми цього журналу немає. Однак, наведені бланки дуже зручні при використанні. Вони можуть бути доповнені різними графами. Наприклад, ці додаткові стовпці таблиці основної частини можуть містити дані про:

• Реєстраційний номер довідки окремо.
• ПІБ та інші дані того співробітника, який готував довідку, а також його підпис.
• Тому, які підстави для отримання довідки були. Посилання на номери документів із датуванням.

Кожна з організацій має право самостійно вирішувати, яку форму для ведення цього документа вибрати та як її перетворити. Головне, щоб вона була прийнята наказом керівника та була частиною облікової політики компанії.

Чи допустимі виправлення

У разі заповнення помилки вкрай небажані. Проте виправлення за такого стану справ цілком допустимі. Щоб виправити, потрібно однією рисою перекреслити хибну інформацію, а збоку чи вгорі, поруч із нею, написати правильну.

Виправлення вважається грамотно оформленим, лише якщо поруч із ним стоїть напис «Виправленому вірити» та підписи всіх зацікавлених (відповідальних за заповнення) осіб. Тільки так журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, буде заповнено коректно.