Інструкція зі встановлення електронних рахунок фактур. Перехід на електронні рахунки-фактури: як перейти

Головна Відкриття Обмін документами через інтернет дуже зручний для підприємницької діяльності. У сучасний електронний ужиток входить все Велика кількістьвидів документації. Сьогодні вже практично повсюдно прийнято обмін рахунками-фактурами в

електронному вигляді

, що мають таку ж юридичну силу, як і аналог цього документа, оформлений на папері.

Розглянемо переваги виставлення та отримання рахунків-фактур онлайн, розкриємо нюанси цієї процедури, поговоримо про терміни та ризики їх порушення.

• Електронний рахунок-фактура – ​​юридичний оригінал
• Рахунок-фактура, виставлений (отриманий) в електронному форматі, не є копією свого надрукованого прототипу. Його відправлення та отримання – акт, що має самостійну юридичну значущість, оскільки це відображає спеціально створена законодавцями нормативна база. Для нього характерні ті ж особливості, що й для документа у паперовій формі, а саме:
• дані та реквізити організації;
• терміни виставлення (на сьогодні становлять 5 днів);
• обов'язкове візування керівництвом чи іншою особою, яка має таке право;
• реєстрація в облікових документах (журналі, книзі купівлі та продажу тощо);

обов'язок зберігання протягом 4 років (звісно, ​​у вигляді файлу);

є підставою для відрахувань з податку додану вартість. Еволюція нормативної базиПереведення рахунків-фактур в область електронного документообміну не відбулося в одну мить, це нововведення було довгоочікуваним для всіх підприємців, які є платниками ПДВ.

1. Нормативна базавід 27 липня 2010 року № 229-ФЗ про внесення змін до пункту Податкового Кодексу РФ, які свідчать, що рахунки-фактури тепер можна виставляти і в електронному вигляді (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) за певних умов.
2. Наказ Міністерства фінансів Російської Федераціївід 25 квітня 2011 р. № 50н, який затверджує процедуру виставлення та отримання електронних рахунків-фактур.
3. Постанова Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137, що регламентує форму рахунка-фактури (основного та коригувального) та особливості його заповнення.
4. Наказ ФНП Росії від 30 січня 2012 р. № ММВ-7-6/36, який затвердив документи в електронному форматі, які підтверджують відправлення та отримання рахунка-фактури.
5. Наказ ФНП Росії № ММВ-7-6/138 від 28 лютого 2012 р. зафіксував електронні формати всіх облікових документів, що мають відношення до рахунків-фактур (журналів обліку їх отримання та виставлення, книг покупок та продажів, додаткових листів до цих книг).

Позитивні властивості рахунків-фактур онлайн

Незважаючи на те, що в обміні документами по інтернету існує кілька підводних каменів, переваг у ньому значно більше. Розглянемо найочевидніші:

1. Негайність.Щоб обмінятися паперовими документами, потрібен час, іноді значний. Додатковий часНеобхідно також підтвердження отримання. Електронна інформаціядоходить до адресата миттєво, чи це контрагент чи контролюючий податковий орган.
2. Економія.Чим більше документів переходить до електронної форми, тим менше компаніявитрачатиме коштів на витрати, обов'язкові за фактичного документообігу: канцелярію та кур'єрські (поштові) витрати.
3. Визволення ресурсів. Через війну обміну документами через мережу в організації звільняються тимчасові і фінансові резерви, які можна направити підвищення ефективності її, й у результаті збільшення рентабельності.
4. Безпомилковість.Нехай не повністю, але електронний рахунок-фактура великою мірою захищає відправника та одержувача від прикрих помилок, які можуть зробити недійсним паперовий аналог та стати приводом для відмови у поверненні ПДВ.
5. Прозорість.У відправлений рахунок-фактуру, підтвердження якого отримано, неможливо внести жодних змін, що спотворюють.

Недоліки електронного рахунку-фактури

З огляду на безліч безперечних позитивних якостей недоліки електронного рахунки-фактури здадуться дуже невеликий «ложкою дьогтю». Вони випливають саме з переваг, оскільки є їх зворотним боком:

• неможливість оформлення «заднім числом»;
• доступність всіх відправлених варіантів податкового контролю;
• відрахування з ПДВ можна отримати трохи пізніше, ніж звичайно, оскільки день отримання рахунку-фактури відображається в реальному форматі.

Особливості використання електронних рахунків-фактур

Організація має використовувати електронний документообіг, але вона має таке право, якщо інша сторона угоди також згодна. Вираз згоди сторін може бути будь-яким, але у будь-якому разі документально оформленим.

ВАЖЛИВО!Крім згоди (і погодження) сторін, для електронного обміну документами обох компаній мають мати відповідні технічні можливості.

Угода має бути укладена з ще однією стороною, яка забезпечує обмін рахунками-фактурами. Виставити іншій стороні угоди цей документ можна виключно за допомогою оператора електронного документообігу(скорочено ЕДО), офіційно зареєстрованого у ФНП РФ (їх перелік міститься на офіційному сайті ФНП). Оператор зобов'язаний гарантувати:

• контроль формату файлу, що містить рахунок-фактуру;
• своєчасне надсилання документа одержувачу;
• формування службових документів, що підтверджують дату відправлення та отримання рахунку-фактури;
• незалежне посвідчення дат надсилання рахунків-фактур у різних інстанціях (перед партнерами, органами ФНП, у суді).

Для оперування електронними рахунками-фактурами підприємцям знадобиться сертифікат ключа електронного підпису, що оформляється на ім'я керівника або довіреної особи, яку вони повинні взяти в центрі, що посвідчує (перелік цих центрів – на сайті ФНП).

Послідовність дій регламентовано законодавчо. По кожному конкретному рахунку-фактурі виробляється окремий акт електронного обороту, це означає, що з відправленні кожного документа необхідно повторювати той самий алгоритм.

Порядок дій учасників документообміну під час виставлення електронного рахунку-фактури

Розглянемо, що робиться в процесі виставлення рахунку-фактури через інтернет учасниками угоди (мається на увазі, що сертифікати ключів ними вже отримані, угода один з одним та з операторами укладена):

1. Упорядкування документа у форматі, закріпленому податковими органами (це робить продавець). І тому він має або скопіювати його з бухгалтерської програми, або заповнити бланк у спецпрограмі оператора ФНС.
2. Відправлення сформованого документа оператору. Обов'язково потрібно дочекатися підтвердження оператора про отримання файлу, в якому буде значитися дата та час акту, чим фіксується акт відправки.
3. Продавець повідомляє оператора про те, що отримав його повідомлення.
4. Оператор продавця здійснює пересилання рахунку-фактури оператору покупця.
5. Оператор покупця здійснює відправлення файлу іншій стороні угоди.
6. Після отримання покупець відправляє повідомлення, яке також пройде через обох операторів, перш ніж надійде контрагенту.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Електронним підписом скріплюється кожен документ у процесі електронного обороту, а не лише рахунки-фактури.

Терміни виставлення та ціна запізнення

Органи ФНП зобов'язують продавця в обов'язок виставлення рахунку-фактури в строк не пізніше 5 робочих (календарних) діб з моменту вчинення правочину, яким може вважатися:

• відвантаження;
• виплата покупцю авансу чи всієї вартості покупки;
• доставка товару покупцю або до пункту, обумовленого у договорі;
• момент надання послуги.

Паперове оформлення рахунків-фактур дозволяло підкоригувати дату в ситуації запізнення, позначивши її заднім числом. Електронний форматвиключає таку можливість. Однак запізнення не настільки страшне, воно не є суттєвим порушенням, що може спричинити відмову у поверненні ПДВ (п. 2 ст. 169 НК РФ). Головне, щоб були виконані решта суттєвих вимог:

• можливість повної та достовірної ідентифікації продавця та покупця;
• вказівку товару (послуги, роботи);
• підтвердження прав власності та їх переходу внаслідок акта продажу;
• точні дані про вартість, що впливають на базу та суму ПДВ.

Нагадаємо, що електронний рахунок-фактура, так само як і його паперовий варіант, є підставою для прийняття до вирахування сум ПДВ, які пред'явили продавець покупцю (п. 1.2 Порядку).

Оператор електронного документообігу

Оператор електронного документообігу рахунків-фактур це організація, яка забезпечує обмін рахунками-фактурами, складеними в електронному вигляді за встановленим форматом, між покупцем та продавцем через систему електронного документообігу рахунків-фактур (ЕДО).

Система електронного документообігу (ЕДО) рахунків-фактур це автоматизована система(програма, веб-інтерфейс), яка дозволяє створювати, відправляти та отримувати рахунки-фактури, складені в електронному вигляді за встановленим форматом, через оператора електронного документообігу рахунків-фактур.

Реєстр довірених операторів ЕДО можна знайти на сайті ФНП www.nalog.ru (Оподаткування в РФ → Подання податкової та бухгалтерської звітності→ Електронні рахунки-фактури → Перелік операторів електронного документообігу).

Вибрати організація може будь-кого з них. І зовсім не обов'язково, щоб контрагент, з яким запроваджується електронний обмін рахунками-фактурами, обслуговувався у того ж оператора. Важливим є лише те, що для обміну електронними рахунками-фактурами у сторін угоди мають бути сумісні технічні засоби (п. 1.3 Порядку). Це означає, що вони мають бути сумісні у їхніх операторів. Тому при виборі оператора ЕДО необхідно з'ясувати, з якими з інших операторів він має технічну можливість обміну рахунками-фактурами.

У свою чергу, укладаючи договір з оператором, організація повинна вказати, чи вона згодна чи ні на передачу інформації іншому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядку).

Оператори ЕДО рахунків-фактур як посередники вирішують відразу два завдання.

По-перше, організації не потрібно самостійно піклуватися про технічної розробкизасобів для прийому та обробки електронних рахунків-фактур, сумісних із засобами контрагента, з яким вона переходить на електронний обмін рахунками-фактурами. Достатньо лише встановити програму (скористатися веб-інтерфейсом), надану оператором ЕДО.

По-друге, оператори ЕДО формують технологічні документи, що підтверджують факт обміну (дати відправлення, отримання та ін.) електронними рахунками-фактурами. А це важливо для виключення суперечок між платником податків та ІФНС. На це вказують і самі податківці (лист ФНП Росії від 30 квітня 2015 № БС-18-6/499@).

Згода сторін угоди

Підтвердити свою згоду на використання електронних рахунків-фактур ви чи ваш контрагент можете у будь-якій формі. Це може бути спеціально направлений лист або просто той факт, що ви і ваш контрагент включили один одного до списку контрагентів в системі ЕДО (лист Мінфіну Росії від 1 серпня 2011 р. № 03-07-09/26).

Дії продавця

Щоб виставити електронний рахунок-фактуру, протягом п'яти календарних днів після відвантаження або отримання авансу (п. 2.4 Порядку) продавець повинен:

• скласти електронний рахунок-фактуру за встановленим форматом та підписати його електронним підписом;
• надіслати покупцеві файл рахунка-фактури по ТКС через оператора ЕДО.

Далі продавець отримає від оператора ЕДО підтвердження із зазначенням дати та часу надходження йому файлу рахунку-фактури. У відповідь на це підтвердження не пізніше наступного робочого дня він повинен надіслати повідомлення про те, що підтвердження отримано.

Згідно з Порядком після отримання цього підтвердження оператора ЕДО рахунок-фактура вже вважається виставленим (п. 2.7 Порядку). Відправлення покупцем повідомлення про отримання рахунка-фактури ТКС через оператора ЕДО лише предмет домовленості між сторонами угоди (п. 2.9 Порядку). В обов'язковому порядку цього не потрібно.

Виставлений покупцю електронний рахунок-фактуру не можна дублювати на папері. Але якщо є необхідність, наприклад, при технічному збої оператора ЕДО, ви можете виставити покупцеві рахунок-фактуру на папері замість електронного рахунку-фактури (п. 2.20 Порядку).

У книзі продажів електронний рахунок-фактура реєструється у загальному порядкуу тому кварталі, на який припадає дата відвантаження товарів або отримання авансу (п. 2 Правил ведення книги продажів (утв. постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137), лист ФНП Росії від 17 червня 2013 р. № ЕД-4 -3/10769).

Дії покупця

Покупець отримує від оператора ЕДО файл з електронним рахунком-фактурою та підтвердження його відправлення із зазначенням її дати та часу. Не пізніше наступного робочого дня він повинен надіслати оператору повідомлення про отримання підтвердження.

Робити це потрібно лише в тому випадку, якщо є така домовленість із продавцем (п. 2.9, 2.12 Порядку).

У книзі покупок електронний рахунок-фактура також реєструється у загальному порядку (п. 1.11 Порядку).

p align="justify"> Електронний документообіг при обміні рахунками-фактурами здійснюється по кожному рахунку-фактурі окремо.

Як виправити електронний рахунок-фактуру

Для виправлення електронного рахунку-фактури покупець через оператора ЕДО надсилає продавцеві повідомлення про уточнення рахунку-фактури.

Отримавши повідомлення, продавець виправляє зазначені у ньому помилки та направляє покупцю через оператора ЕДО виправлений електронний рахунок-фактуру (п. 1.12 Порядку).

Порядок подальших дій сторін аналогічний тому, що використовувався при надсиланні початкового рахунку-фактури.

До речі, на думку Мінфіну, якщо оформлено електронний рахунок-фактура, коригувальний до нього можна скласти на папері (лист від 7 лютого 2018 р. № 03-07-09/7269).

Як поєднати паперові та електронні рахунки-фактури

Паперові та електронні рахунки-фактури реєструються у книгах покупок та продажів у загальному хронологічному порядку.

При виставленні рахунку-фактури в електронному вигляді платником податків вноситься дата надходження файлу рахунку-фактури оператору ЕДО від продавця, зазначена у підтвердженні цього оператора. При отриманні - дата направлення покупцю оператором ЕДО файлу рахунку-фактури продавця, відображена в підтвердженні оператора (лист ФНП Росії від 7 травня 2014 № ГД-4-3/8815).

Податковий кодекс РФ дозволяє виставляти рахунки-фактури у паперовому вигляді, а й у електронному. Контрагенти самі вирішують, як вони обмінюватимуться документами. Право застосовувати електронну документацію для направлення вхідного до відрахування закріплено дев'ятому пункті сто шістдесят дев'ятої статті НК РФ.

Наскільки це вигідно та зручно?

Електронні рахунки-фактури зручні для обох сторін. Продавцю немає потреби доставляти до клієнта паперовий документ, витрачаючи свій час та гроші, а покупець отримує потрібний документсвоєчасно.

В електронному вигляді простіше вносити зміни до рахунків-фактур, виправляти, коригувати документ. Перероблений бланк рахунку-фактури надходить покупцю в найкоротший термін. Електронні операції можуть відбуватися майже миттєво, що є суттєвою перевагою для сторін.

Водночас є й недоліки в електронному обміні рахунками-фактурами. Сторонам потрібно витратитись на оформлення посиленого кваліфікованого електронного підпису. Підготуватись технічно до отримання та передачі електронної документації, укласти договори з посередником, який візьме на себе процедуру обміну, оплатити його послуги.

Зміни 2016 року

З квітня 2016 року набув чинності Наказ Мінфіну №174н від 10 листопада 2015 року, який встановив нові правила здійснення процедури обміну електронними рахунками-фактурами.

Цей документ визначив порядок дій кожного учасника електронного документообігу: продавця, покупця та оператора.

Актуальні форми електронних рахунків фактур затверджено наказом №ММВ-7-6/93@ від 04.03.15. Цей наказ ФНП затвердив не тільки електронну форму стандартного рахунку-фактури, але і його форму коригування.

Як перейти на електронні рахунки-фактури?

Якщо два суб'єкти економічних відносинвирішують виставляти та отримувати рахунки-фактури в електронному вигляді, то потрібно виконати наступні кроки:

1. Узгодити це письмово;
2. Підготуватися технічно до прийому та передачі електронних рахунків-фактур;
3. Отримати посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП);
4. Підібрати відповідного посередника - Оператора електронного документообігу;
5. Заповнити та подати заяву на підключення до послуг Оператора;
6. Укласти договір із Оператором;
7. Отримати від Оператора необхідні дані для підключення – параметри доступу, ідентифікатор.

Зразок угоди

Два економічні суб'єкти - постачальник і клієнт, повинні домовитися про електронний обмін рахунками-фактурами. Електронна документація має повністю замінити паперову. Домовлятися краще не в словесній формі, а в письмовій, щоб не довелося у майбутньому вирішувати проблеми, пов'язані із невдоволенням однієї зі сторін.

Сторонам слід підписати угоду про участь у електронному документообігу під час передачі рахунків-фактур. Зміст цієї угоди складається у вільній формі, при цьому в ній слід зазначити такі моменти:

• Назва бланку;
• Дата та місце складання;
• Реквізити сторін;
• Підтвердження того, що сторони обмінюватимуться рахунками-фактурами в електронному вигляді;
• Вказівка ​​на те, що має бути виконана вимога наказу №174н щодо підписання документів УКЕП;
• Посилання на законодавчі документи, які визначають порядок взаємодії сторін при електронному документообігу;
• День набуття чинності угоди;
• Строк дії угоди;
• Підписи сторін, друк.

Текст складається у вільній формі, наприклад пропонуємо скачати шаблон угоди нижче.

Угода про обмін електронними рахунками-фактурами зразок – .

Отримання УКЕП

Наказ №174н визначив, що підписувати рахунки-фактури, повідомлення, повідомлення, що формуються в ході електронного обміну, потрібно саме посиленим кваліфікованим електронним підписом.

Щоб мати можливість виконати цю вимогу Мінфіну, слід звернутися до спеціалізованих компаній, які здатні створити ключі електронних підписівта видати кваліфіковані сертифікати на них. Орієнтуватися тут необхідно на Федеральний закон №63-ФЗ від 6 квітня 2011 року.

Зазвичай рахунок-фактуру підписує як керівник, а й головний бухгалтер(якщо він є у компанії), а також інші співробітники. На всіх осіб слід одержати УКЕП. Крім того, потрібно виписати доручення, яке дозволить представникам компанії підписувати електронну документацію. Довіреність може бути замінена розпорядчим документом, наприклад, наказом.

Вибір Оператора електронного документообігу та укладання з ним договору

Вибір досить великий, сторони можуть вибрати більш ніж одного Оператора, і укласти з кожним договір про співпрацю.

Кожен учасник (покупець та постачальник) повинен заповнити заяву та подати її оператору. Як правило, Оператори пропонують готові бланки заяви з полями для заповнення, залишається їх лише оформити та подати за місцем призначення. Заява містить основні відомості про економічного суб'єкта, його реквізити та висловлює бажання підключитися до електронного обміну рахунками-фактурами через телекомунікаційні канали зв'язку.

Після того, як буде підписано договір про підключення, Оператор надає необхідні дані, на підставі яких учасник готує свої технічні засоби до прийому та передачі електронної документації. Оператору приділяється термін у 3 дні з моменту подання заяви, протягом якої він повинен передати дані для підключення.

Відомості про те, що сторони обмінюватимуться електронними варіантамирахунків-фактур подаються до податкового органу, це завдання лягає на Оператора, покупцю та продавцю жодних дій робити не потрібно.

Порядок обміну електронною документацією

Детальну процедуру обміну електронними рахунками фактурами прописано у наказі №174н. Визначаються дії кожної сторони при первинній подачі рахунка-фактури, його виправлення, подання документа коригування.

Раніше при отриманні покупцем файлу з електронним рахунком-фактурою він мав оформити повідомлення про здійснення цієї події. Новий наказ із квітня 2016 року скасував цей обов'язок для покупця. Повідомлення надсилається лише у тому випадку, якщо обидві сторони погодили цей момент та визначили, що документ необхідний.

Особливості порядку електронного обміну:

• Кожен формований документ засвідчується УКЕП;
• Кожному учаснику електронних відносин потрібно перевіряти файли під час вступу;
• Вся документація, що оформляється, повинна зберігатися в електронному вигляді;
• Кожна дія має підтверджуватись оформлення підтвердження Оператора;
• На кожне підтвердження покупець та продавець повинні надіслати повідомлення про те, що вони отримали підтвердження;
• Повідомлення про надходження рахунки-фактури покупцю оформляється за бажанням сторін;
• Кожен окремий рахунок-фактура має відправлятися окремо.

Виправлення електронних рахунків-фактур

Електронний документообіг дозволяє швидко виправляти технічні помилки у рахунках-фактурах. Залежно від виду помилки застосовується або виправлений або коригувальний документ.

Якщо помилка технічна (друкарська помилка, неправильний розрахунок), то документ виправляється, при цьому покупець надсилає продавцю через Оператора повідомлення про необхідність змінити рахунок-фактуру. Продавець формує ще один такий же рахунок-фактуру, вказує номер та дату виправлення та передає через Оператора покупцю готовий бланк.

Якщо помилка пов'язана з невірною вказівкою ціни, кількості, ставки ПДВ, самої суми ПДВ у зв'язку з надлишками, нестачею при постачанні, погодженій зміні ціни, то слід оформлювати коригувальний рахунок-фактуру – самостійний документ, що є доповненням основного документа. Надсилається коригувальний документ через Оператора так само, як і звичайний.

Виходячи із пункту 1 статті 169 Податкового кодексуРФ для використання електронних рахунків-фактур обмін електронними рахунками-фактурами можливий лише за дотримання чотирьох умов:

• є взаємну згоду цього сторін угоди;
• рахунки-фактури складаються за встановленим форматом;
• рахунки-фактури підписуються посиленою кваліфікованим підписом;
• сторони мають сумісні технічні засоби та можливості для прийому та обробки цих рахунків-фактур у встановленому порядку.

Ще деякі умови можна знайти в Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур у електронної формипо телекомунікаційним каналам зв'язку (ТКС) (далі – Порядок). При цьому з 1 квітня діє новий порядок, затверджений наказом Мінфіну від 10 листопада 2015 року № 174н. Втім, від порядку, що раніше застосовувався, він відрізняється незначно, тому про зміни поговоримо по ходу справи.

Відповідно до пункту 1.3 Порядку обмін електронними рахунками-фактурами можливий лише за ТКС через оператора електронного документообігу.

Що це означає на практиці?

Електронний підпис та формат

Відповідно до пункту 6 статті 169 Податкового кодексу РФ електронний рахунок-фактура має бути підписаний посиленим кваліфікованим підписом керівника організації або особи, уповноваженої ним підписувати рахунки-фактури. З 1 квітня 2016 року цій вимогі відповідає і Порядок: раніше в ньому йшлося просто про електронну цифровий підпис.

Зверніть увагу

Формат електронного рахунку-фактури встановлено наказом ФНП від 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Тільки електронний рахунок-фактура, складений за таким форматом і підписаний посиленим кваліфікованим підписом, може бути підставою для відрахування покупцем «вхідного» ПДВ. І лише такі електронні рахунки-фактури можна направити до ІФНС на її вимогу на ТКС (листи Мінфіну від 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНП від 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, від 07.09. 2015 № ОД-4-2/15669).

Роздруковувати такий електронний рахунок-фактуру не потрібно ні для подання до ІФНС, ні для зберігання протягом встановленого строку (п. 1.13 Порядку, лист Мінфіну від 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Оператор електронного документообігу та сумісність коштів

Оператор електронного документообігу рахунків-фактур – організація, яка забезпечує обмін рахунками-фактурами, складеними в електронному вигляді за встановленим форматом, між покупцем та продавцем через систему електронного документообігу рахунків-фактур.

Система електронного документообігу (ЕДО) рахунків-фактур – автоматизована система (програма, веб-інтерфейс), яка дозволяє створювати, відправляти та отримувати рахунки-фактури, складені в електронному вигляді за встановленим форматом, через оператора електронного документообігу рахунків-фактур.

Реєстр довірених операторів ЕДО можна знайти на сайті ФНП www.nalog.ru (Оподаткування в РФ - Подання податкової та бухгалтерської звітності - Електронні рахунки-фактури - Перелік операторів електронного документообігу).

Вибрати організація може будь-кого з них. І зовсім не обов'язково, щоб контрагент, з яким вводиться електронний обмін рахунками-фактурами, обслуговувався у того ж оператора. Однак слід пам'ятати, що для обміну електронними рахунками-фактурами у сторін угоди мають бути сумісні технічні засоби (п. 1.3 Порядку). Це означає, що вони мають бути сумісні у їхніх операторів. Тому при виборі оператора ЕДО слід з'ясувати, з якими з інших операторів у нього є технічна можливість обміну рахунками-фактурами.

В свою чергу новий порядокпередбачає, що укладаючи договір з оператором, організація повинна, крім іншого, вказати чи згодна вона, чи ні, на передачу інформації іншому оператору (підп. «б» п. 2.1 Порядку).

Звичайно, було б набагато простіше, якби покупці та продавці могли обмінюватись рахунками-фактурами в електронній формі безпосередньо між собою без посередників. Проте оператори ЕДО рахунків-фактур вирішують одразу два завдання.

Зверніть увагу

p align="justify"> Електронний підпис головного бухгалтера для виставлення електронних рахунків-фактур не потрібно (п. 6 ст. 169 НК РФ).

По-перше, організації не потрібно самостійно дбати про технічну розробку засобів для прийому та обробки електронних рахунків-фактур, сумісних із засобами кожного контрагента, з яким переходить на електронний обмін рахунками-фактурами. Достатньо лише встановити програму (скористатися веб-інтерфейсом), надану оператором ЕДО.

По-друге, оператори ЕДО формують технологічні документи, які підтверджують факт обміну (дати відправки, отримання та ін.) електронними рахунками-фактурами, що, безсумнівно, важливо для виключення суперечок між платником податків та ІФНС. На це вказують і самі податківці (лист ФНП від 30.04.2015 № БС-18-6/499@).

Згода сторін угоди

Підтвердити свою згоду на використання електронних рахунків-фактур ви чи ваш контрагент можете у будь-якій формі. Це може бути спеціально направлений лист або просто той факт, що ви і ваш контрагент включили один одного до списку контрагентів у системі ЕДО (лист Мінфіну від 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Дії продавця

Щоб виставити електронний рахунок-фактуру протягом п'яти календарних днів після відвантаження або отримання авансу (п. 2.4 Порядку) продавець повинен:

• скласти електронний рахунок-фактуру за встановленим форматом та підписати її електронним підписом;
• надіслати покупцеві файл рахунка-фактури по ТКС через оператора ЕДО.

Далі він отримає від оператора ЕДО підтвердження із зазначенням дати та часу надходження йому файлу рахунку-фактури, у відповідь на яке не пізніше наступного робочого дня повинен надіслати повідомлення про те, що підтвердження отримано. Згідно з новим Порядком після отримання цього підтвердження оператора ЕДО рахунок-фактура вже вважається виставленим (п. п. 2.7 Порядку). Раніше продавцю потрібно було дочекатися отримання сповіщення покупця про отримання файлу рахунка-фактури. Хоча й колишній порядок передбачав, що датою виставлення електронного рахунку-фактури вважається дата надходження його файлу оператору ЕДО, зазначена у підтвердженні оператора (п. 1.10 Порядку).

Тепер надсилання покупцем повідомлення про отримання рахунка-фактури ТКС через оператора ЕДО лише предмет домовленості між сторонами угоди (п. 2.9 Порядку). В обов'язковому порядку цього не потрібно.

Виставлений покупцю електронний рахунок-фактуру не можна дублювати на папері. Але якщо є необхідність, наприклад, при технічному збої оператора ЕДО, ви можете виставити покупцеві рахунок-фактуру на папері замість електронного рахунку-фактури (п. 2.20 Порядку).

У книзі продажів електронний рахунок-фактура реєструється загалом у тому кварталі, на який припадає дата відвантаження товарів або отримання авансу (п. 2 Правил ведення книги продажу, лист ФНП від 17.06.2013 № ОД-4-3/10769).

Дії покупця

Покупець отримує від оператора ЕДО файл з електронним рахунком-фактурою та підтвердження його відправлення із зазначенням її дати та часу. Не пізніше наступного робочого дня він повинен надіслати оператору повідомлення про отримання підтвердження. Надсилати продавцю через оператора ЕДО повідомлення про отримання файлу рахунка-фактури потрібно лише в тому випадку, якщо є така домовленість із продавцем (п. п. 2.9, 2.12 Порядку).

У книзі електронний рахунок-фактура також реєструється у загальному порядку (п. 1.11 Порядку).

p align="justify"> Електронний документообіг при обміні рахунками-фактурами здійснюється по кожному рахунку-фактурі окремо.

Як виправити

Для виправлення електронного рахунку-фактури покупець через оператора ЕДО надсилає продавцеві повідомлення про уточнення рахунку-фактури. Отримавши повідомлення, продавець виправляє зазначені у ньому помилки та направляє покупцю через оператора ЕДО виправлений електронний рахунок-фактуру (п. 1.12 Порядку). Порядок подальших дій сторін ідентичний тому, що використовувався при надсиланні початкового рахунку-фактури.

Як поєднати паперові та електронні рахунки-фактури

Одномоментно перейти на електронний обмін рахунками-фактурами з усіма контрагентами навряд чи вдасться. А з кимось може взагалі не вдасться домовитися про це. Нічого страшного у цьому немає. Паперові та електронні рахунки-фактури реєструються у книгах покупок та продажів у загальному хронологічному порядку. При виставленні рахунку-фактури в електронному вигляді платником податків вноситься дата надходження файлу рахунку-фактури оператору ЕДО від продавця, зазначена у підтвердженні цього оператора. При отриманні – дата направлення покупцю оператором ЕДО файлу рахунку-фактури продавця, відображена у підтвердженні оператора (Лист ФНП від 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).

Отже обмін електронними рахунками-фактурами спочатку можна випробувати на одному з контрагентів, а потім уже домовлятися з іншими.

Нові правила набагато простіше запровадити і звикнути до них, рухаючись поступово, не поспішаючи.

Редакція "ПБ"Оксана Доброва

Практична бухгалтерія

З 3 червня набрав чинності Порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді. У ньому прописано правила виставлення та обміну електронними рахунками-фактурами, а також порядок внесення виправлень. Подробиці – у статті.

Коли можна застосовувати електронний документообіг

Можливість виставляти електронні рахунки-фактури передбачена статтею 169 таки Податкового кодексу РФ. Для цього потрібна взаємна згода сторін угоди, а також наявність сумісних технічних засобів та можливостей.

Обмін проводять відповідно до Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді… (затверджений наказом Мінфіну Росії від 25 квітня 2011 р. № 50н; далі – Порядок). Але на практиці такий обмін буде можливий після того, як ФНП Росії затвердить формати рахунку-фактури, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів в електронному вигляді.

Рахунок-фактура

Зрозуміло, електронний рахунок-фактура в першу чергу необхідний, щоб покупець отримав податок на додану вартість до відрахування. З пункту 1.2 Порядку випливає, що відрахування за рахунком-фактурою можливе, якщо він:

Створено в електронному вигляді у затвердженому форматі;

Підписано електронним цифровим підписом продавця;

Виставлено та отримано по телекомунікаційних каналах зв'язку відповідно до Порядку.

Такі рахунки-фактури можуть виставляти як продавці, а й податкові агенти, зазначені у статті 161 Податкового кодексу РФ. Їх можуть виставляти комісіонери, агенти, які у інтересах принципала, які реалізують чи купують від імені товари.

Угода сторін

Отже, рахунки-фактури складають в електронному вигляді за взаємною згодою сторін угоди за наявності технічних можливостей у відповідності до Порядку. Про це йдеться у пункті 1.4 Порядку.

Зазначимо, що згоду про такий обмін доцільно зафіксувати у договорі між сторонами. При цьому відмова однієї зі сторін угоди не може розглядатися як ухилення від укладання договору. Адже обмін електронними рахунками-фактурами є правом, а чи не обов'язком зацікавленої сторони.

Обмін рахунками-фактурами відбувається за участю операторів електронного документообігу (п. 1.3 Порядку). Причому документообіг може проходити через одного, і через кількох операторів.

В останньому випадку вони повинні мати сумісні технічні засоби для приймання та передачі рахунків-фактур відповідно до затвердженого формату та Порядку.

Обмін допускається за обов'язкового використання сертифікованих засобів криптографічного захисту інформації. Вони повинні дозволити ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису та встановити відсутність спотворення інформації (п. 1.6 Порядку). Крім того, ці засоби повинні бути сумісними із засобами криптографічного захисту інформації, що використовуються у ФНП Росії.

Виставляти та отримувати рахунки-фактури в електронному вигляді можна у зашифрованому або незашифрованому вигляді (п. 1.7 Порядку). Документообіг проводиться за кожним рахунком-фактурою окремо (п. 1.9 Порядку). Датою виставлення документа покупцю вважається день надходження файлу рахунку-фактури оператору від продавця (дату вказує оператор у підтвердженні).

При цьому рахунок-фактура вважається виставленим, якщо продавцю надійшло:

відповідне підтвердження від оператора;

Повідомлення від покупця про отримання рахунку-фактури (повідомлення надсилає оператор, воно має бути підписане електронним цифровим підписом покупця).

У свою чергу, моментом отримання покупцем рахунку-фактури вважається дата, коли оператор направить йому файл рахунку-фактури від продавця (дату оператор вказує в підтвердженні).

При цьому рахунок-фактура вважається отриманим покупцем, якщо йому надійшло відповідне підтвердження оператора та за наявності повідомлення покупця про отримання рахунку-фактури (воно має бути підписано електронним цифровим підписом та підтверджено оператором).

Процедури обміну електронними рахунками-фактурами

Обмін рахунками-фактурами в електронному вигляді конкретизовано у розділі II Порядку.

Підготовка до документообігу

Отже, учаснику документообігу (продавцю чи покупцю) потрібно, по-перше, отримати сертифікати ключів підпису керівника організації чи інших осіб, уповноважених цього наказом (іншим розпорядчим документом) чи довіреністю.

>|Сертифікати ключів підпису учасникам електронного документообігу видають організації (що засвідчують центри), що їх випускають для використання у інформаційних системахзагального користування. При цьому вони повинні входити до мережі довірених центрів ФНП Росії, що посвідчують (п. 1.8 Порядку).|<

По-друге, необхідно оформити та подати оператору заяву про участь організації в електронному документообігу рахунків-фактур телекомунікаційними каналами зв'язку.

У заяві зазначаються такі облікові дані:

Повне найменування учасника (для індивідуального підприємця- прізвище ім'я по батькові);

Місцезнаходження учасника (для індивідуального підприємця – місце проживання);

ІПН учасника;

Відомості про власників отриманих сертифікатів ключа підпису та реквізити сертифіката ключа підпису;

Контактні дані учасника;

Відомості про податковий орган, у якому перебуває на обліку учасник.

По-третє, необхідно отримати у оператора ідентифікатор учасника електронного документообігу, реквізити доступу та інші дані, необхідні підключення до такого документообігу.

Цей порядок дій передбачено пунктом 2.1 Порядку.

Обов'язки продавця

Послідовність дій продавця при виставленні покупцю рахунка-фактури в електронному вигляді наведено у пункті 2.4 Порядку. Так, продавець послідовно:

1) формує рахунок-фактуру в електронному вигляді відповідно до затверджених вимог та формату;

2) перевіряє дійсність електронного цифрового підпису продавця;

3) підписує рахунок-фактуру електронним цифровим підписом продавця;

4) за потреби зашифровує рахунок-фактуру;

6) зберігає підписаний рахунок-фактуру.

Перевіряє справжність електронного цифрового підпису оператора;

Формує повідомлення про отримання підтвердження оператора;

Підписує повідомлення електронним цифровим підписом продавця та надсилає його оператору;

Зберігає підписане підтвердження оператора та підписане повідомлення про отримання цього підтвердження в електронному вигляді.

Обов'язки покупця

У пункті 2.9 Порядку визначено, що при отриманні від продавця файлу рахунку-фактури в електронному вигляді покупець повинен не пізніше наступного робочого дня:

1) перевірити справжність електронного цифрового підпису продавця;

2) сформувати повідомлення про отримання рахунка-фактури;

3) підписати повідомлення про отримання рахунку-фактури електронним цифровим підписом покупця;

Крім того, покупець повинен перевірити отриманий рахунок-фактуру на відповідність затвердженим вимогам та формату, а також наявність та правильність заповнення реквізитів рахунку-фактури (п. 2.15 Порядку). А коли від оператора надійде підтвердження про дату відправлення повідомлення про отримання рахунку-фактури, то не пізніше наступного робочого дня потрібно виконати дії, аналогічні передбаченим для продавця пунктом 2.7 Порядку (п. 2.13 Порядку).

Якщо рахунок-фактуру необхідно скоригувати

При отриманні рахунки-фактури покупець може виявити якісь недоліки, які потрібно усунути.

Для внесення виправлень до рахунку-фактури покупець надсилає продавцю через оператора повідомлення про уточнення рахунку-фактури (п. 1.12 Порядку).

Алгоритм дій у цьому випадку буде наступним:

1) формується повідомлення про уточнення рахунка-фактури;

2) повідомлення підписується електронним цифровим підписом покупця;

3) якщо є необхідність, повідомлення зашифровується;

5) після закінчення процедури підписане повідомлення про уточнення рахунку-фактури в електронному вигляді слід зберегти.

Оператор при отриманні від покупця повідомлення про уточнення рахунку-фактури не пізніше наступного робочого дня надсилає його на адресу продавця (п. 2.16 Порядку).

Отримавши від покупця повідомлення про уточнення рахунку-фактури, продавець повинен усунути зазначені у ньому помилки та направити покупцеві виправлений рахунок-фактуру в електронному вигляді (п. 1.12 Порядку).

Для цього не пізніше наступного робочого дня продавцю потрібно:

1) перевірити справжність електронного цифрового підпису покупця;

2) сформувати повідомлення про отримання повідомлення про уточнення рахунка-фактури;

3) підписати повідомлення електронним підписом;

Зверніть увагу: учасники електронного документообігу мають забезпечити зберігання документів, підписаних електронним цифровим підписом. Але це стосується лише тих документів, складання та виставлення яких передбачено Порядком.

Спільно з документами слід зберігати сертифікат ключа підпису, який застосовувався для формування електронного цифрового підпису даних документів.

Термін зберігання такий самий, що встановлений для зберігання рахунків-фактур. Про це йдеться у пункті 1.13 Порядку.

Якщо у процесі документообігу виникли складності

У Порядку також розглянуто алгоритм дій сторін, якщо виникнуть ті чи інші проблеми.

Наприклад, якщо продавець не отримав у встановлений термінпідтвердження (у якому зазначено дату та час надходження файлу з рахунком-фактурою), то він повинен повідомити про це оператора.

Це саме слід зробити, якщо продавцю не надійде повідомлення від покупця про отримання рахунка-фактури (п. 2.20 Порядку).

Може статися, що покупець не отримає у встановлений термін рахунок-фактуру. У такому разі він має проінформувати про це продавця. Якщо продавець відправляв рахунок-фактуру і може підтвердити відправку файлу, далі слід зв'язатися з оператором і повідомити його про ситуацію, що склалася.

І якщо у продавця є підтвердження оператора про отримання файлу рахунку-фактури, продавець та (або) покупець повідомляють оператора (оператора) про цей факт. У цьому випадку продавець повторно надсилає раніше складений рахунок-фактуру без зміни його реквізитів. Про це йдеться у пункті 2.21 Порядку.

>|Если на дату повторного спрямування раніше складеного рахунки-фактури виникла необхідність внесення змін до нього, то покупцю направляється рахунок-фактура з виправленими реквізитами (п. 2.21 Порядку).|<