Електронний документ та його файл. Електронний документ: поняття, особливості, формати

«Передусім зазначимо, що документи розрізняють формати фізичні та технічні. Під фізичним форматом мають на увазі форма існування документа у природі: паперовий, електронний та інших. Під технічним форматом у разі електронними документами мається на увазі формат файлу електронного документа». .

Існує багато різних форматів файлів. Загалом їх можна розділити на «однопрограмні», тобто контрольовані та підтримувані лише одним програмним розробником, та «багатопрограмні», які підтримуються кількома розробниками і можуть оброблятися різними програмами.

Перерахуємо основні формати (див. таблицю 1):

• 1. Текстові формати. Вони найчастіше створюються за допомогою текстових процесорів. Найбільш поширеними текстовими форматами є: однопрограмні формати Microsoft Word та WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), який підтримується різними програмними програмами і зберігає задане форматування тексту; формат PDF (Portable Document Format), який містить зображення сторінки, що включає текст та графіку. Файли у форматі PDF можуть бути прочитані за допомогою різних програм, призначених лише для читання файлів, але створюються лише за допомогою програми Adobe Acrobat.
• 2. Графічні формати. Вони зберігають зображення (наприклад, фотографію, малюнок) і поділяються на два основні типи:
  • - Векторні формати, які зберігають зображення як набір геометричних фігур. Серед них найбільш поширені:
  • - формат DXF (Drawing Interchange Format), що широко застосовується в програмах комп'ютерного дизайну, використовуваних інженерами, архітекторами,
  • - формат ЕРS (Encapsulated PostScropt), що широко використовується в настільних видавничих системах,
  • - формат CGM (Computer Graphics Metafile), що широко застосовується в багатьох графічних редакторах (наприклад, у редакторі Photoshop).
  • - растрові формати, які зберігають зображення як набір точок – пікселів. При зміні масштабу зображення растровий графіка отримує спотворення. Серед растрових форматів найпоширеніші:
  • - формат ВМР (Bitmap) - відносно низькоякісний формат, який найчастіше використовується в текстових процесорах;
  • - формат TIFF (Tagged Image File Format), який широко застосовується в багатьох програмних додатках;
  • - формат GIF (Graphics interchange Format), який широко використовується в програмах, призначених для Інтернету.
• 3. Формати баз даних створюються за допомогою спеціальних програмних засобів- Систем управління базами даних (СУБД). СУБД дозволяє встановлювати зв'язки між елементами інформації бази даних, виконувати різні операції з інформацією бази даних (пошук, індексування, виконання різних математичних операцій, генерація звітів та довідок тощо). Прикладами СУБД є Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase та ін.

Наприклад, база даних про покупців може містити поля з іменами покупців, адресами та відомостями про покупки. Ці поля можуть бути організовані окремі таблиці (наприклад, одна таблиця всім полів з іменами покупців).

Бази даних можна конвертувати у текстовий формат, але при цьому будуть втрачені зв'язки між полями та таблицями (наприклад, може вийти десять сторінок імен, десять сторінок адрес та тисяча сторінок відомостей про покупки, тобто нескладна інформація).

4. Формати електронних таблиць. Файли у форматі електронних таблиць зберігають у комірках числа та взаємозв'язку між цими числами.

Наприклад, один осередок може містити формулу, яка підсумовує дані двох інших осередків. Як і файли баз даних, файли електронних таблиць зазвичай мають формат тієї програми, з якої створено. Деякі програми можуть імпортувати та експортувати дані інших джерел, у тому числі програм, призначених для такого обміну даними (наприклад, формат DIF (Data Interchange Format)). Файли електронних таблиць можна перетворити на текстові файли, але значення та взаємозв'язки між числами при цьому будуть втрачені.

• 5. Відео- та аудіо-формати. Ці формати містять зображення, що рухаються (наприклад, цифрове відео, анімацію) і звукові дані, які найчастіше створюються і переглядаються за допомогою відповідних програм і зберігаються в однопрограмному форматі. Найбільш використовуваними з них є формати QuickTime та MPEG (Motion Picture Experts Group)
• 6. Мови розмітки, також звані форматами розмітки, містять вбудовані інструкції щодо відображення та зрозумілості змісту файлу. До них відносяться:
  • · SGML (Standart Generalized Markup Language), який використовується в багатьох країнах світу в державні органита є міжнародним стандартом;
  • · HTML (Hypertext Markup Language), який використовується для відображення майже всієї інформації у мережі WorldWideWeb;
  • · XML (Extensible Markup language) - відносно проста мова, заснований на SGML - і здобув популярність при управлінні інформацією та обміні нею.

Таблиця 1. Найпоширеніші формати файлів.

«Кожен із форматів файлів має свої переваги та недоліки при використанні в документаційне забезпеченняуправління. Наприклад, текстові формати (World Perfect, Microsoft Word, RTF та ін.) зручні для проведення контекстного пошуку документів у базі даних, а графічні формати (РDF, TIFF та ін.) дозволяють отримати при скануванні зображення документа з усіма його зовнішніми особливостями, зберігати документи у тому вигляді, як і папері, з усіма підписами і візами.

Формат MS Word, наприклад, дуже зручний при редагуванні документа та групової роботі з ним, проте файл MS Word зберігає багато прихованої інформації (передусім про зроблені у файлі зміни) і, отже, дуже небезпечний з точки зору витоку службової інформації. У ряді випадків, таких, наприклад, як комерційна пропозиціяабо проект контракту, прихована інформація дозволяє встановити, які були вихідні припущення, хто вплинув на текст найбільший вплив. При груповій підготовці документа аналіз правки дає можливість дізнатися не тільки прізвища людей, які її зробили, а й хто який саме внесок зробив у підсумковий варіант». .

«У Росії федеральні органи виконавчої самостійно встановлюють формати для певних видів електронних документів, що використовуються при взаємодії з іншими організаціями та громадянами. Наприклад, відповідно до вимог Федеральної комісії з ринку цінних паперів (нині - Федеральної службипо фінансовим ринкам), файли певних видів документів мають бути представлені у форматі RTF. Мінфіном Росії, своєю чергою, встановлено, що документи статистичної звітності представляються страховими (страховими медичними) організаціями як набору текстових файлів у форматі XML» .

«Уряд Москви встановив основні формати електронних документів, які використовуються в електронному документообігу». .

Електронна копія паперового документа, призначена для детального відтворення графічного образу, створюється за допомогою растрових графічних форматів(BMP, JPEG, GIF або PNG) або гібридних текстово-растрових форматів (PDF, DjVu).

Електронний оригінал, виготовлений напівавтоматизованим або автоматизованим чином, що передбачає збереження графічного оформлення документа з можливістю форматування тексту та впровадження графічних елементів, створюється за допомогою форматів PDF, DOC, RTF, HTML.

Якщо при використанні електронного повідомлення потрібно забезпечити пошук за змістовною частиною за ключовими словами, то електронна копіяпаперового документа, що містить інформацію, призначену для розпізнавання тексту та збереження у текстовому форматі, створюється у форматі з розміткою тексту (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) або простим текстовим форматом (ТХТ).

Електронний оригінал, виготовлений напівавтоматизованим або автоматизованим чином, який передбачає необхідність автоматизованої інтеграції інформації, створюється у форматі файлу XML.

Чим примітний формат XML? Розширювана мова розмітки (Extensible Markup Language) містить у собі як дані, а й несе інформацію, описує ці дані. Він застосовується до будь-якого комп'ютерного додатку, незалежно від технічного забезпеченняі операційних системта дозволяє передавати великі обсяги інформації без необхідності трудомісткого перетворення структур даних.

Попередниками XML є стандартна спільна мова розмітки SGML, яка була затверджена Міжнародною організацієюпо стандартизації як стандарт ще в 1980-х роках, і його спрощена версія - гіпертекстова мова розмітки HTML.

Формат XML прийнятий органами стандартизації Інтернет-спільноти в особі консорціуму World Wide Web та організації UDDI.org. В даний час компанії Microsoft, IBM, Oracle, а також ряд невеликих фірмз виробництва програмного забезпечення оперативно перейшли на використання XML у своїй продукції та практично реалізують ідею стандартизації форматів документів на основі XML.

Формат PDF, створений Adobe Systems Inc., дуже популярний при обміні документами і широко використовується для документів мережі Інтернет, тому що він дозволяє зберегти оригінальний. зовнішній вигляддокументів та ускладнює внесення змін до документа. За оцінкою компанії Adobe, вже півмільярда людей завантажили її безкоштовну програмуперегляду PDF-файлів, багато підприємств вибрали даний форматяк стандарт для передачі та зберігання документів, а чимало незалежних розробників пропонують продукти, що підтримують PDF, причому деякі безкоштовно.

Проте компанія Adobe не несе зобов'язань і надалі надавати безкоштовний доступ до своїх програм. Більше того, у нових версіях програм Adobeнайчастіше неправильно видаються файли попередніх версій. Ось чому з'явилася модифікована версія PDF, названа PDF-Archive (PDF-А). Вона розглядається за кордоном як один із двох основних форматів, які можуть у майбутньому використовуватися для архівного зберігання електронних документів. Другим форматом є розглянутий вище XML.

Формат PDF-А, як і XML, має свої переваги та недоліки при архівному зберіганні електронних документів. Зокрема, формат PDF-Аособливо зручний для архівного зберігання електронних документів, тому що зберігає зовнішній вигляд оригінального паперового документа. Нею зручність підтвердив досвід судових справ щодо двох найбільших банкрутств в історії США - корпорації Enron та компанії Global Crossing. Вони створили величезну кількість документів у форматі PDF, і перед федеральними судовими органами постало завдання щодо забезпечення безпеки та архівного зберігання цих документів. Це багато в чому послужило імпульсом розробки проекту міжнародного стандартуз архівування PDF-документів.

Однак можливості використання зазначеного формату в електронних архівах обмежені: наприклад, PDF-А не підходить для архівного зберігання аудіовізуальних документів.

«Слід зазначити, що жоден із форматів файлів електронних документів не може вважатися універсальним для тривалого архівного зберігання, оскільки досить швидко змінюються техніка, технології та програмне забезпечення. Вже сьогодні непросто відтворювати документи, створені в текстових процесорах AmiPro, Word Perfect сучасне обладнання». Чи легко, наприклад, використовувати архівний документ у форматі MS Word 97 років через 10-15?

Швидше за все, різноманітність форматів буде збережено. Тому архівні служби розробляють нормативні умови для архівного зберігання електронних документів різних форматів, насамперед найпоширеніших PDF

Тим не менш, в даний час великі надії пов'язуються з використанням формату XML як стандартний для обміну електронними документами в різних сферахдіяльності, особливо у сфері державного управління.

З усього вищесказаного випливає, що електронний документ має різноманітність форматів, але жоден із форматів файлів електронних документів не може вважатися універсальним для тривалого архівного зберігання, оскільки досить швидко змінюються техніка, технології та програмне забезпечення. Формат документа залежить від сфери застосування, сфери діяльності тієї чи іншої організації, від правового статусудокумента.

документообіг редагування захист

Слайд 2

Тема урока. Електронний документ та файл.

Цілі уроку: сформувати первинне уявлення про види пам'яті, показати відмінні особливості різних видівпам'яті; Розширити початкові знання про створення та зберігання електронних документів;

Слайд 3

Завдання уроку.

Вивчимо, що таке внутрішня та зовнішня пам'ять комп'ютера; Познайомимося із поняттям файл – електронний документ; Створимо комп'ютерні папки, електронні документи, надамо їм імена.

Слайд 4

Електронний документ- це набір даних, які зберігаються у пам'яті комп'ютера.

Що може бути електронний документ?

Слайд 5

Електронні документи