На сьогоднішній день існує безліч кур'єрських служб, які доставлять ваші відправлення до будь-якої населений пункт. Ці служби відрізняються різними способами та термінами доставки, надають різні додаткові сервіси. Незважаючи на це, найчастіше організаціям доводиться користуватись послугами державної пошти, а саме Пошти Росії. По-перше, це дешевше. І якщо один документ на місяць можна відправити і експрес-поштою, заплативши за це кілька сотень рублів, то відправка кількох десятків листів на день у цьому випадку коштуватиме невиправдано дорого. Крім того, якщо доведеться підтверджувати доставку документів поштою до суду, то повідомлення від Пошти Росії однозначно буде прийнято як доказ, а від експрес-пошти ще невідомо.
Як правильно користуватися державною поштою для надсилання листів організації? У цій статті ми докладно розповімо вам, як це робити. Тут можна завантажити журнал реєстрації поштових відправлень для вашої компанії. А - подивитися вебінар про те, як організувати надсилання листів.
Хто займається поштовими відправленнями? В організації це такі співробітники, як кур'єр, офіс-менеджер, також такими відправленнями може займатися людина, яка працює в канцелярії. У поодиноких випадках листи надсилає людина, яка їх пише – виконавець. Але це не зовсім правильна тактика, і якщо у вас у компанії так відбувається, то подумайте над тим, щоб змінити ці правила. Систему надсилання ваших листів поштою дуже швидко можна налагодити та організувати. Найголовніше, що ця система дозволить відстежити кожен відправлений з організації лист, не залучаючи до цього виконавця. Завдяки цій системі співробітники компанії не будуть кілька разів на день відпрошуватися на пошту, за що начальство скаже вам спасибі.
Якщо відправлень дуже багато, то можна укласти договір із відділенням Пошти Росії. Щодня приїжджатиме спеціальний співробітник і забиратиме всі ваші відправлення. Але організації приходять до цього, як правило, не відразу, тому нижче – про те, як організувати надсилання пошти в компанії своїми силами.
Необхідні телефони та нормативні документи
Коли налагоджуватимете роботу з Поштою Росії, обов'язково збережіть усі необхідні номери телефонів. Насамперед вам необхідно дізнатися номер гарячої лініїпошти у вашому регіоні. Телефону, який знаходиться на сайті Пошти Росії, вам буде недостатньо, потрібен саме регіональний.
Обов'язково дізнайтесь номери телефонів поштового відділення, з якого ви здійснюватимете відправлення. Зазвичай, це найближче до офісу відділення. До речі, якщо організація за своїм установчих документів"прив'язана" до іншого відділення, нічого страшного: ви маєте право користуватися послугами будь-якого офісу Пошти Росії.
Як дізнатися, до якого відділення пошти належить ваша компанія? Це дуже легко. У юридична адресакомпанії входить поштовий індекс, який складається із шести цифр. Перші три цифри вказують на те, до якого регіону ви ставитеся, а решта трьох номер поштового відділення до якого «прив'язана» ваша компанія.
Наприклад, поштовий індекс 458785, 458 – регіон, 785 – номер відділення, до якого належить компанія. Для того щоб дізнатися адресу та номер телефону відділення, ви можете зайти на офіційний сайт Пошти Росії або скористатися будь-якою довідковою частиною вашого регіону.
Якщо в організації є і юридична, і поштова адреси, не забувайте про юридичну!Навіть якщо на нього випадково приходить один лист на рік, цю поштову скриньку потрібно перевіряти регулярно, щоб уникнути неприємностей. Адже якщо пошта була відправлена на юридичну адресу, а її забули отримати, що спричинило правові наслідки, то це провина організації, а не того, хто надіслав лист не на поштову адресу.
Також не варто забувати, що у Пошти Росії тисячі відділень по всій країні, працюють на яких звичайні люди. Людський фактор тут досить сильний... А ось правила для всіх одні, тому людині, якій буде доручено займатися поштою, дуже бажано ознайомитися і завжди тримати під рукою:
- Правила надання послуг поштового зв'язку (утв. наказом Міністерства зв'язку та масових комунікацій РФ від 31.07.2014 №234)
У цьому документі описано правила прийому доставки та вручення листів, бандеролей та посилок аж до того, як правильно написати поштову адресу.
- Порядок прийому та вручення внутрішніх поштових відправлень, що реєструються (утв. Наказом ФГУП «Пошта Росії» від 17.05.2012 №114-п)
Тут написано, як працювати (готовити, здавати, отримувати) з листами та посилками, факт відправлення та доставки яких одержувачу, включаючи опис вмісту, потрібно підтвердити.
Які бувають поштові відправлення?
Простий лист
Працювати з ним найпростіше. Берете документ, вкладаєте у конверт, запечатуєте його. На конверті вказуєте адресу, клеїть марку та опускаєте лист у поштову скриньку. Мінусом є те, що ви не зможете відстежити надсилання вашого листа. У більшості випадків воно доходить до адресата, але дізнатися точно чи довести це ви не зможете. З цієї причини у простих листах надсилають документи, які не є важливими і за необхідності їх можна буде відновити. Ще один мінус: усі листи на пошті зважуються, тому що від ваги відправлення залежить його вартість. У звичайний конверт із звичайною маркою можна вкласти і без проблем відправити лише два аркуші паперу. Якщо більше, то вийде перевага і лист повернеться до офісу. Доведеться йти на пошту і вистоювати чергу, щоб надіслати простий лист із доплатою в кілька рублів. Зважайте на це, надсилаючи свої документи.
Рекомендований лист
Замовний лист із повідомленням про вручення
Воно вирушає так само, як і рекомендоване. Різниця полягає в тому, що до конверта кріпиться спеціальний купон. З одного боку купона вказується адресу відправника, з іншого боку – адресу і прізвище одержувача і (необов'язково, але рекомендується) короткий опис те, що вкладено конверт. Через певну кількість днів купон повертається адресату листа за підписом одержувача, і це є письмовим доказом того, що лист вручили адресату.
Замовний лист із описом вкладення
Воно може бути і просто рекомендованим, і з повідомленням. Просто листа з описом надіслати не можна. У поштовому відділенні у вільному доступі лежать спеціальні бланки для опису вкладення. Їх треба заповнити у двох примірниках. Один бланк разом із листом у незапечатаному конверті віддається оператору, інший залишається у вас. З описом пересилаються документи «найпроблемнішим» адресатам.
При прийомі листів оператор зважує їх, тому, якщо надсилаєте багато документів, майте на увазі, що лист запросто може перетворити на бандероль. Усі бандеролі реєструються в оператора. В іншому ніяких відмінностей від листів немає: бандероль може бути і з повідомленням і з описом вкладення. Різниця лише у ціні.
Державна пошта здійснює інші види відправлень, про це можете дізнатися на офіційному сайті Пошти Росії або в будь-якому відділенні.
Тепер, коли ви створили пошту Gmail, ви можете почати надсилати повідомлення електронної пошти. Складання електронного листаможе бути таким самим простим, як і набір короткого повідомлення. Ви можете використовувати форматування, вкладення та підписи.
У цьому уроці ми покажемо, як скласти лист, додати лист вкладення і як створити підпис, який буде відображатися у всіх ваших листах.
Написання листа
Для складання листа використовується окреме вікно. Саме в ньому ви додаватимете електронна адресаодержувача, тему, та саме повідомлення. Також ви можете використовувати різні типиформатування тексту та додавати вкладення. За бажання ви можете навіть створити підпис, який додаватиметься до всіх ваших листів.
Вікно складання листа
1. Одержувачі.
Це ті люди, яким ви надсилаєте листа. Вам буде потрібно написати електронну адресу кожного отримувача.
У більшості випадків ви додаєте одержувачів у поле Кому, але ви також можете додати їх у поля Копія або Прихована копія.
2. Копія та Прихована копія.
Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем. Таким чином, ви можете тримати людину в курсі, даючи їй знати, що відповідати на лист не обов'язково.
Прихована копія означає «точна прихована копія». Вона працює так само, як і Копія, але всі адреси одержувачів у цьому полі приховані. Таким чином використання цього поля-один з кращих способіввідправити лист великою кількістюлюдей і дотриматися конфіденційності.
3. Тема.
У темі має бути зазначена суть листа. Тема має бути короткою, але при цьому точно інформувати одержувача про суть повідомлення.
4. Тіло.
Це текст листа. Звичайний лист із привітанням, кількома параграфами, підписуєте своїм ім'ям тощо.
5. Кнопка Надіслати.
Коли ви закінчите лист, натисніть кнопку відправити, щоб він пішов одержувачам.
6. Параметри форматування.
Натисніть кнопку Параметри форматування, щоб отримати доступ до них. Форматування дозволяє змінювати вигляд та стиль вашого листа. Наприклад, можна змінити розмір і колір шрифту, додати посилання.
7. Прикріпити файли.
Вкладення – це файл (наприклад, зображення або документ), який надсилається разом із листом. Gmail дозволяє включати до листа кілька вкладень. Натисніть кнопку Прикріпити файли, щоб додати вкладення до листа.
Щоб надіслати електронний лист:
Якщо людина, якій ви пишите, вже є у вас в контактах, то ви можете почати набирати її ім'я, прізвище або email, Gmail почне відображати відповідні контакти трохи нижче за поле Кому. Ви можете вибрати з них потрібний та натиснути клавішу Enter, щоб додати адресу людини у поле Кому.
Додавання вкладень
Вкладення– це файл (наприклад, зображення або документ), який надсилається разом із листом. Наприклад, якщо ви шукаєте роботу, можете відправити резюме, вклавши його в лист, а тіло листа стане супровідним листом. Хорошим тоном є включення в тіло листа згадки про вкладення, особливо якщо одержувачі не очікують його отримати.
Не забувайте прикріплювати файли, перш ніж натиснути кнопку Надіслати. Користувачі часто забувають прикріпити файли до відправлення повідомлення.
Щоб додати вкладення:
- Під час створення листа натисніть значок скріпки внизу вікна створення листа.
- Відобразиться діалогове вікно завантаження файлів. Виберіть потрібний файл та натисніть Відкрити.
- Вкладення почне завантажуватися на поштовий сервер. Більшість вкладень завантажується за кілька секунд, але для деяких потрібно більше часу.
- Коли ви готові надіслати листа, натисніть Надіслати.
Ви можете натиснути кнопку Надіслати до того, як вкладення завантажиться на сервер. Gmail надішле листа тільки після того, як він закачається.
Gmail дозволяє додавати різні типи форматування тексту.
- Натисніть кнопку Форматування внизу вікна створення листа, щоб відкрити параметри форматування.
1) Шрифт
У Gmail можна вибрати один із кількох шрифтів. Ви можете змінити шрифт всього листаабо кількох слів. 
2) Розмір шрифту
У більшості випадків ви про зміну розміру шрифту навіть думати не будете і використовуватимете звичайний розмір шрифту, але іноді для виділення деяких слів потрібен інший розмір.
Будьте обережні з цією опцією. Занадто великі або маленькі літери можуть зробити лист, що не читається. 
3) Напівжирний, Курсив, Підкреслений
Ви можете виділити текст, зробивши його напівжирним, написати курсивомчи підкреслити.
4) Колір тексту та фону
У неофіційному листі можна змінити колір тексту та фону для деяких слів.
Намагайтеся уникати надто світлих тонів, оскільки текст такого кольору погано видно на білому тлі.
5) Вирівнювання
Ви можете змінити вирівнювання тексту у вашому листі. 
6) Нумерований та маркований списки
Ви можете записати текст у вигляді нумерованого або маркованого списку.
Такий спосіб допомагає виділити кожен елемент списку та відокремити їх одного від одного.
7) Відступ
Ви можете збільшити або зменшити відступи ліворуч або праворуч.
8) Цитата
Цитата - ще один спосіб виділити частину тексту.
9) Очистити форматування
Щоб повністю видалити всі форматування з листа, натисніть кнопку Очистити форматування.
10) Кнопка плюс
Натисніть кнопку плюс, щоб відкрити додаткові опції: Додати фото, вставити посилання, вставити смайлик або вставити запрошення.
Додавання підпису
Підпис – це опціональний блок листа, який з'являється в кінці тексту в кожному листі, що відправляється. За промовчанням Gmail не вставляє в лист підпис, але це легко виправити. Зазвичай до неї входить ваше ім'я і Контактна інформація: телефон, електронна адреса. Якщо ви використовуєте Gmail на роботі, в підпис можна включити посаду, назву та адресу компанії або адресу сайту.
Пам'ятайте, що підпис має бути коротким. Замість перерахування всіх номерів телефону, email та поштових адрес, достатньо вказати пару основних.
Пам'ятайте, що ваш підпис зможе побачити багато людей, тому не завжди потрібно включати до нього домашню адресу або іншу особисту інформацію. При чому таке може статися навіть тоді, коли ви пишете своїм знайомим, адже вони можуть надіслати ваш лист комусь іншому.
З розвитком технологій життя людини, з одного боку, ускладнюється, з другого - стає набагато простіше. Ще зовсім недавно, років 20-30 тому, відправка листа була цілою процедурою: ручка, аркуш паперу, конверт. Пишеш листа, кидаєш у поштову скриньку, чекаєш на відповідь. А що зараз? Набрав текст, одне клацання, за кілька хвилин уже можеш читати те, що надіслав тобі співрозмовник. Давайте розберемося, як надсилати пошту по електронній пошті.
Для початку потрібно мати комп'ютер, доступ в інтернет, свою електронну поштову скриньку та адресу людини, якій ви хочете надіслати листа. Якщо немає свого e-mail, нічого страшного. Перш ніж електронною поштою, заведемо її.
Існує багато безкоштовних "Яндекс", "Майл", "Гугл", "Рамблер" та ін. Заходимо на сайт будь-якого з них та реєструємо собі ящик. З цією метою натискаємо на кнопку ”Реєстрація в пошті” або з такою назвою, слідуємо підказкам. Через кілька хвилин місія буде виконана, і тепер можна приступати безпосередньо до відповіді на питання про те, як надсилати пошту електронною поштою.
Клацаємо кнопку “Написати лист”, і перед нами відкриється спеціальна форма для написання послання. У полі "Кому" вводимо електронну адресу одержувача. Якщо ці дані вже є в нашій адресній книзі, то вони з'являться при написанні літер і будуть запропоновані для автоматичного заповнення форми. Просто клацніть на потрібній адресі.
Якщо цей лист бажаєте відправити і іншим людям, то в полі "Копія" вкажіть їх. Можна ввести адреси в полі "Прихована", і тоді одержувачі не бачитимуть і знатимуть, що цю інформацію надіслано ще будь-кому.
Заповнюємо наступну графу – “Тема”. У ній максимально коротко вказуємо, що це повідомлення. Одержувач повинен зрозуміти, що це за послання, та відкрити його для прочитання.
Далі у спеціальному полі пишемо текст свого листа. З цією метою встановлюємо там курсор та приступаємо до друкування. Після того, як ви викладете всі свої думки, натисніть кнопку "Надіслати". Все, лист пішов до одержувача, про що ви отримаєте відповідне повідомлення.
Вище було надано основну інформацію про те, При виконанні цієї операції можна змінювати колір тексту та шрифт, а також включити перевірку орфографії, і ваше послання буде без помилок.
Є можливість, що дуже важливо, відправити файл електронною поштою. Тобто можна прикріпити до листа фотографії, документи, відео та іншу інформацію. І одержувач прямо у листі зможе її переглянути, завантажити та зберегти на своєму комп'ютері.
Для цієї мети натискаємо кнопку "Прикріпити файл" і відкриється форма для його пошуку. За допомогою файлового менеджера знаходимо те, що нам потрібно, і двічі клацаємо. Все, потрібний файл (фото/відео/документ) прикріплений до листа і піде разом із ним до одержувача.
Ось ми і відповіли на запитання про те, чи додавати до неї файли. Тепер можна забути про конверти і бути впевненим, що вашого листа в одну мить дістанеться адресата.
Багатьом знадобляться знання у тому, як надіслати листа Поштою Росії. У наш час комп'ютеризації писати паперові листимайже перестали. Але іноді все ж таки без них не обійтися.
Насамперед слід пам'ятати, що листи бувають різні — цінні, замовні та прості.Як краще відправити своє послання, ви легко визначите, ознайомившись з наступними рекомендаціями.
Найпоширенішим відправленням є простий лист, надісланий поштою Росії. Його достатньо запечатати в конверт, придбаний у поштовому відділенні чи кіоску, написати зліва вгорі свою адресу, а внизу з правого боку — адресу одержувача, вказати індекс та опустити до поштової скриньки.
Якщо відправлення вийшло занадто об'ємним і важким, вага його перевищує стандартні 20 г, вартість пересилки зросте, конверт необхідно додатково наклеїти марки. А якщо ні, то він повернеться до вас для доплати.
Якщо все зроблено правильно і вага не перевищує сплачену вартість, конверт вирушить у дорогу і потрапить у потрібні руки. Іноді трапляється, що адресат вибув, а його нове місцезнаходження встановити неможливо. Тоді конверт, здійснивши подорож, повернеться до вашої поштової скриньки. Але простежити за ним на шляху не вийде.
Проста кореспонденція не реєструється у поштовій системі. І якщо шляхом щось пропадає, а таке іноді трапляється, ніхто відповідальності за це не понесе. Вміст конверта буде втрачено назавжди. Тому чогось важливого простою поштою краще не посилати, цей ризик не виправданий.
Просте відправлення найдешевше, його пересилання коштує всього 17 рублів, якщо вага не перевищує 20 г. Але, заощадивши гроші, є всі шанси зіпсувати нерви, спокій дорожчий.
Замовні та цінні листи
Коли виникне потреба переслати родичам, які мешкають в іншому місті, оригінал документа, і ви хочете простежити за ним у дорозі, скористайтеся послугами пересилання рекомендованої або цінної кореспонденції. Це коштуватиме трохи дорожче. Заплатити за пересилання рекомендованого листа вам доведеться, як мінімум, 35 рублів. Якщо вага перевищить 20 г, вартість ще трохи збільшиться. Остаточну ціну скажуть після зважування поштові працівники.
Як надіслати рекомендований лист? Тут нема нічого складного. Необхідно лише знайти час для походу до поштового відділення. Листок з посланням дозволяється запечатати у свій конверт, за бажання конверт можна купити безпосередньо перед відправкою. Віддаєте оператору поштового відділення та кажіть, що хочете надіслати рекомендований лист.
Листу буде надано спеціальний номер, ви отримаєте квитанцію про оплату. На сайті Пошти Росії легко можна відстежувати рух свого замовного послання. Воно буде вручено за вказаною адресою особисто тій людині, ім'я та прізвище якої ви вказали на конверті.
Якщо вдома його застати не вдасться, листоноша залишить повідомлення, конверт протягом місяця чекатиме адресата в поштовому відділенні. А після закінчення цього терміну, якщо не буде затребуваний, повернеться назад, до відправника.
Можете надіслати листа з повідомленням про вручення, картка – повідомлення повернеться до вас з підписами одержувача та поштового працівника, а також із зазначенням дати вручення. За цю послугу стягується додаткова плата. Замовний лист – більш захищений вид відправлення. Як правило, рекомендована поштова кореспонденція не втрачається. Якщо раптом таке станеться, витрачені гроші вам ніхто не поверне.
Але є ще надійніший і захищений спосіб пересилання Поштою Росії — це цінний лист. Для нього потрібно купити спеціальний конверт та взяти бланк для опису вмісту. У разі порушення строків доставки при пошкодженні конверта або втрати відправник має право на отримання компенсації. Цінність вмісту призначає відправник. Пересилання такого листа обійдеться дорожче замовного, але в дорозі до нього буде особливу увагу, цінне послання, зазвичай, швидко знаходить адресата.
Якщо адресат за кордоном чи у Кремлі
Іноді виникає потреба надіслати листа за кордон. Легко це можна зробити за допомогою Пошти Росії. Вимоги не сильно відрізняються від тих, що висуваються до внутрішньої кореспонденції.
Єдина умова для кореспонденції за кордон — адреса одержувача має бути написана латинськими літерами. Назва країни слід продублювати і російською. Зразок того, як слід писати адресу на конверті, можна побачити у будь-якому поштовому відділенні.
Якщо виникне питання, як надіслати листа до Білорусі, відповідь проста, як і спосіб пересилання. До цієї країни лист без проблем дійде, якщо адреса вказана російською мовою. Але краще все ж таки використовувати латинський шрифт, як це передбачено поштовими правилами для всієї міжнародної кореспонденції. Вартість листа за кордон залежить від ваги конверта з посланням та країни призначення. Пересилання простого листа вагою до 20 г до Білорусії чи Німеччини коштуватиме 31 рубль. Скільки коштує відправити листа за кордон, до будь-якої країни світу, охоче підкажуть поштові оператори.
Пошта прийде на допомогу і в тому випадку, якщо вам потрібно звернутися до Президента Росії. Путіну можна написати як простий, так і рекомендований лист, з повідомленням або без нього. Пересилання листів Президенту та членам Уряду здійснюється на загальних підставах, з такими ж гарантіями доставки, як і для решти кореспонденції.
Адреса призначення дуже проста: 103132, Росія, Москва, ул. Іллінка, буд. 23, В.В. Путіну.
Пошта Росії удосконалює свою роботу, автоматизовано процеси обробки пошти, що сприяє прискоренню доставки кореспонденції.
Щоб шлях для вашого послання виявився легким і швидким, не забудьте написати поштовий індекс, якщо він не буде вказаний, лист перенаправлять на ручне сортування, що подовжить час його перебування в дорозі.
Надсилання листів все ще актуальне в наш час. Звернувшись до будь-якого відділення Пошти Росії, у вас є можливість надіслати листа на будь-яку адресу – як у Росії, так і за її межами.
Надсилання листа здійснюється безпосередньо у відділеннях Пошти Росії. Якщо ви не знаєте, де саме знаходиться відділення або яке ближче до вашого місцезнаходження, скористайтесь сервісом пошуку філії та відділення на офіційній сторінці організації. Встановити своє відділення ви зможете за картою або точною адресою. Лист буває простим, рекомендованим або з оголошеною цінністю, і передбачено лише для пересилання письмового повідомлення. Максимальна вага листа – 100 г. поштового відправленняпотрібно придбати конверт відповідного розміру. На зовнішній стороні конверта вказуються дані відправника та одержувача. Швидкість доставки залежить від правильності заповнення. Для пересилання внутрішньої письмової кореспонденції реквізити вказуються російською мовою, а міжнародних – англійською чи державною мовою одержувача.
- прізвище, ім'я та по батькові;
- назва вулиці, номер будинку та квартири;
- назва району;
- назва республіки, краю, області;
- назва країни лише для міжнародних відправлень;
- індекс.
Завантажити бланк можна тут: .
Подивитися приклад заповненого бланка можна в нас: .
Якщо вам дуже важливо знати, коли адресат отримає лист, надішліть рекомендований лист з повідомленням про вручення. У відділенні пошти слід заповнити бланк та обов'язково вибрати вигляд листа. При цьому такий лист буде майже вдвічі дорожчим за звичайний.
Завантаження...
