Informácie a komunikácia v organizácii. Informačné a komunikačné technológie v riadení organizácie

Ministerstvo školstva a vedy Ruskej federácie

Federálna štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia

Vyššie a odborné vzdelanie

„Magnitogorská štátna technická univerzita

ich. G.I. Nosov"

odbor štátnej a obecnej správy

a personálny manažment

KURZOVÁ PRÁCA

Podľa disciplíny: Základy teórie manažmentu

Na tému: Úloha komunikácií v manažmente

Umelec: Karimova Alina Ildarovna

Vedúci: Ritter Irina Vladimirovna

Magnitogorsk, 2014

ÚVOD

Komunikácia hrá veľkú úlohu v procese riadenia. Fungujú ako spojovací proces potrebný na to, aby manažér vykonával manažérske činnosti. Takmer 80 % pracovného času manažérov venujú komunikácii, keďže musia komunikovať, pričom zohrávajú úlohu medziľudskej komunikácie, informačné role a rozhodovacie úlohy, ako aj pre všetky manažérske funkcie. Kvalita výmeny informácií priamo ovplyvňuje mieru implementácie cieľov organizácie. Výmena informácií je zabudovaná do všetkých hlavných typov manažérskych činností, a preto je táto téma dnes najrelevantnejšia.

Často sa bezdôvodne predpokladá, že efektívny komunikačný systém sa vyvinie „sám od seba“, akonáhle je skupina účinkujúcich poverená nejakou spoločnou úlohou. V mnohých prípadoch ani aktívne, cieľavedomé pokusy o vytvorenie priaznivého prostredia pre komunikáciu neprinesú požadovaný výsledok. Podľa prieskumov verejnej mienky 73 % amerických, 63 % britských a 85 % japonských lídrov považuje slabú komunikáciu za hlavnú prekážku pri dosahovaní efektívnosti svojich organizácií. Neefektívna komunikácia je jednou z hlavných príčin problémov manažmentu. Na druhej strane, efektívnosť komunikácie úplne závisí od efektívnosti pracovného manažéra, od jeho manažérskych schopností.

Na tento účel musí vedúci:

Poznať mechanizmus rozvoja komunikačných procesov, charakter vplyvu vonkajších podmienok na dosahované výsledky.

Majte zručnosti potrebné na efektívnu komunikáciu.

V zložitých situáciách si to môže dokonca vyžadovať špeciálnu osobu v organizácii, ktorej by mala byť pridelená zodpovednosť za štúdium a zlepšovanie komunikačných systémov v organizácii.

Predmetom štúdie je analýza komunikačného systému podniku JSC "Bashkirenergo". Predmetom štúdia je komunikácia v manažmente v JSC "Bashkirenergo". Cieľom predmetu je štúdium komunikácie v oblasti manažmentu.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné v práci vyriešiť nasledujúce úlohy:

˗ definovať komunikácie, ukázať ich povahu a zložitosť;

˗ zvážiť dôležitosť komunikácie v organizácii;

˗ zverejniť obsah komunikačného procesu a zvážiť bariéry komunikácie;

˗ zvážiť rôzne existujúce druhy komunikácie;

˗ identifikovať spôsoby, ako zlepšiť komunikáciu v organizácii;

˗ charakterizovať činnosť podniku JSC „Bashkirenergo“;

˗ identifikovať analýzu zlepšenia komunikácie v podniku JSC "Bashkirenergo".

V kurze sa využívajú metódy: analýza, popis, prognóza, porovnanie.

Komunikácia je teda zložitý proces pozostávajúci zo vzájomne závislých krokov. Každý z týchto krokov je potrebný na to, aby boli naše myšlienky zrozumiteľné pre inú osobu. Každý krok je bodom, v ktorom, ak sme nepozorní a nepremýšľame o tom, čo robíme, môže sa stratiť zmysel.

1. KOMUNIKÁCIA V ORGANIZÁCII

1 Podstata, problémy a úloha komunikácie

Väčšina z toho Každodenný životčlovek trávi v organizáciách: školy, firmy atď. Žijeme v spoločnosti zloženej z organizácií. Takmer každý z nás je členom jednej alebo viacerých organizácií, v ktorých práve komunikácia oživuje organizačnú štruktúru.

Komunikácia je:

prenos informácií (myšlienky, obrazy, hodnotenia, postoje) od človeka k človeku;

interakcia, ktorou sa informácie prenášajú a prijímajú; proces prenosu a prijímania informácií;

linka alebo kanál spájajúci účastníkov výmeny informácií.

Riadenie v organizácii sa uskutočňuje prostredníctvom ľudí. Jedným z najdôležitejších nástrojov riadenia v rukách manažéra sú informácie, ktoré má k dispozícii. Pomocou a odovzdávaním týchto informácií, ako aj prijímaním spätnej väzby organizuje, usmerňuje a motivuje podriadených. Veľa závisí od jeho schopnosti sprostredkovať informácie tak, aby sa dosiahlo ich čo najprimeranejšie vnímanie tým, komu sú určené.

Rozlišujú sa tieto znaky komunikácie medzi ľuďmi:

možnosť vzájomného ovplyvňovania partnerov na seba prostredníctvom systému znakov (verbálna a neverbálna komunikácia);

komunikačný vplyv len vtedy, ak existuje jednotný alebo podobný systém kodifikácie a dekodifikácie pre komunikátora (osobu, ktorá informáciu odosiela) a príjemcu (osobu, ktorá ju prijíma);

potenciál pre komunikačné bariéry.

Podľa Vikhanského O.S. Výraz „komunikácia“ pochádza z lat. „communis“, čo znamená „všeobecný“: odosielateľ informácie sa snaží vytvoriť „spoločenstvo“ s príjemcom informácie. Odtiaľ možno komunikáciu definovať ako prenos nielen informácií, ale aj významu alebo významu prostredníctvom symbolov.

Pojem „komunikácie“ sa rýchlo stal všeobecne akceptovaným, no jeho rozšírenie vôbec neznamenalo, že sa komunikácia stala jednou z dôležitých zložiek sociálneho výskumu. Až vývoj rôznych koncepcií organizácií dal relevantnosť problémom spojeným s výstavbou a prevádzkou komunikačných sietí.

Efektívna medziľudská komunikácia je dôležitá pre úspech v manažmente z viacerých dôvodov. Po prvé, riešenie mnohých manažérskych úloh je založené na priamej interakcii ľudí (šéf s podriadeným, podriadený s iným podriadeným) v rámci rôznych udalostí. Po druhé, medziľudská komunikácia je najlepšia cesta diskusia a riešenie problémov charakterizovaných neistotou a nejednoznačnosťou.

Keď už hovoríme o úlohe komunikácie v organizácii, treba poznamenať, že jednou z najdôležitejších úloh manažmentu je vytváranie komunikačných sietí a vytváranie podmienok pre úspešné fungovanie komunikácie v organizácii. Výmena informácií je totiž zahrnutá ako nevyhnutný článok vo všetkých hlavných činnostiach organizácie, preto ak komunikačné spojenia (interné aj externé) neexistujú alebo nefungujú, negatívne to ovplyvňuje fungovanie celej organizácie.

Je to spôsobené niekoľkými dôvodmi:

vedúci oddelení organizácie musia stráviť veľa času hľadaním potrebných informácií a ich spracovaním;

dochádza k duplicite informácií, pretože rovnaké informácie vstupujú do oddelenia organizácie a jej manažmentu z rôznych zdrojov;

v niektorých oddeleniach a niektorých manažéroch je nedostatok informácií, zatiaľ čo v iných oddeleniach môže dôjsť k preťaženiu informáciami;

zamestnanci organizácie málo poznajú jej aktivity, plány, orientáciu a postavenie vo vonkajšom prostredí, čo negatívne ovplyvňuje integračné procesy, presnú implementáciu príkazov manažmentu a pod.

V tomto smere je jedným z hlavných cieľov manažmentu v organizácii vytvorenie komunikačného systému, jeho spustenie a kontrola jeho normálneho fungovania. Implementácia komunikácie je v niektorých prípadoch spojená so značnými ťažkosťami:

Ak majú dvaja ľudia výrazný rozdiel v názoroch na akúkoľvek otázku, iba obojstranná komunikácia to objasní. Zverejňovanie rôznych uhlov pohľadu často vedie k formovaniu polárnych názorov, keď strany zaujímajú extrémne pozície. Pod vplyvom hrozby potenciálnych problémov, ktoré sú v prípade prehry nevyhnutné, účastníci diskusie často „odhadzujú“ logiku a racionalitu a prechádzajú k defenzívnej argumentácii: zameriavajú sa na osobné vlastnosti „nepriateľa“, selektívne používať fakty, ktoré majú, snažiť sa ovládať a potláčať negatívne emócie. Obranná argumentácia sa vyhýba riziku a prejavom neschopnosti, ale hlavným dôvodom jej použitia je túžba kontrolovať situáciu a túžba získať prevahu, čo vedie k zníženiu efektívnosti komunikácie. Druhým možným problémom je kognitívna (kognitívna) disonancia, t.j. vnútorný konflikt a úzkosť, ktoré vznikajú, keď ľudia dostanú informácie, ktoré nie sú v súlade s ich hodnotovým systémom, predchádzajúcimi rozhodnutiami alebo inými údajmi, ktoré sú im známe. Keďže jeho výskyt spôsobuje pocit nepohodlia, človek sa ho snaží zbaviť alebo aspoň znížiť. Možno sa pokúsi získať nové komunikačné vstupy, zmeniť interpretáciu prijatých údajov alebo sa rozhodne, či urobí úpravy hodnotového systému. Možno jednotlivec jednoducho odmieta veriť nesúladným informáciám alebo ich ignoruje. Pri nadväzovaní kontaktu musí byť odosielateľ obzvlášť opatrný, pretože komunikácia predstavuje účinnú formu sebaodhalenia iným ľuďom a zároveň zdroj možného hodnotenia komunikátora inými. V priebehu komunikácie nielenže prezrádzame niečo iným ľuďom (obsah), ale kým prenášame správu (hovoríme), príjemcovia nám dávajú určité hodnotenie. Tento aspekt komunikácie podnecuje odosielateľa zamyslieť sa nad záchranou tváre, t.j. snaží sa zabrániť tomu, aby sa ostatní kritizovali. Negatívne hodnotenia ohrozujú predovšetkým sebaúctu jednotlivca. Niekedy samotný „kritik“ ľutuje a hovorí niečo, čo je v rozpore s našou predstavou o sebe samom. Aj keď sú takéto „poľutovaniahodné“ správy často doručené neúmyselne, zvyčajne v príjemcovi vyvolávajú ťažké pocity, vytvárajú vo vzťahu napätie, ktoré niekedy vedie k ich rozpadu. Medzi „nešťastné“ správy patrí napr. Hrubé verbálne chyby, osobné útoky, hanlivé stereotypné vyhlásenia, sarkastická kritika alebo nebezpečné informácie. Veľmi často sú tieto druhy správ prenášané počas emocionálnej konfrontácie. Problémy spojené s vytváraním efektívnej komunikácie možno rozdeliť do dvoch hlavných skupín: problémy štrukturálnej komunikácie a problémy, ktoré vznikajú v priebehu medziľudskej komunikácie.

Ak teda hovoríme o úlohe komunikácie v organizácii, treba poznamenať, že budovanie komunikačných sietí a vytváranie podmienok pre úspešné fungovanie komunikácie v organizácii sú jednou z najdôležitejších úloh manažmentu, ale stretli sme sa aj s problémy, ktoré vznikajú a bránia komunikačnému procesu.

2 Komunikačný proces v organizácii

Organizácia – stabilný systém jednotlivcov spolupracujúcich na základe hierarchie hodností a deľby práce na dosahovaní spoločných cieľov. Komunikácia je životne dôležitý systém organizácie: ak nejakým spôsobom eliminujete tok správ v organizácii, prestane existovať. Komunikácia preniká do všetkých činností v organizácii, je dôležitým pracovným nástrojom na zabezpečenie toho, aby jednotlivci vnímali svoje organizačné úlohy a na integráciu organizačných jednotiek. Z pohľadu teórie otvorených systémov je organizácia reprezentovaná rozvinutou sieťou komunikačných kanálov, ktoré sú určené na zber, systematizáciu a analýzu informácií o vonkajšom prostredí, ako aj na prenos spracovaných správ späť do okolia. Komunikácia je spojovacím prvkom, ktorý spája vzájomne závislé časti organizácie. Hneď ako sa komunikácia zastaví, organizačná činnosť prestáva existovať. Namiesto toho sa opäť objavuje nekoordinovaná aktivita jednotlivcov. Komunikácia nie je len základným prvkom vnútorného fungovania organizácie, ale zohráva zásadnú úlohu pri výmene informácií medzi organizáciou a prostredím. Komunikačný systém slúži ako prostriedok na začlenenie organizácií do ich vonkajšieho prostredia. Komunikácia v rámci organizácie a medzi organizáciou a jej prostredím spolu tvorí to, čo sa nazýva organizačná komunikácia. Je potrebné poznamenať, že proces komunikácie v organizácii je spravidla usporiadaný a podmienený určitou reguláciou a predvídateľnosťou. Základom procesu riadenia je interakcia medzi prvkami riadiacej štruktúry – jednotkami, pozíciami, jednotlivcov realizované pomocou komunikačných kanálov, ktoré ich spájajú, vytvorených v procese osobných kontaktov, výmeny dokumentov, fungovania elektronickými prostriedkami, komunikácie atď. Hlavným cieľom komunikačného procesu je zabezpečiť pochopenie informácií, ktoré sú predmetom komunikácie. Samotný fakt výmeny informácií však nezaručuje efektívnosť komunikácie. Aby sme lepšie pochopili proces výmeny informácií a podmienky jej efektívnosti, zvážime hlavné prvky a fázy komunikačného procesu. Komunikačný model má štyri hlavné zložky: zdroj, správa, kanál a príjemca. Keďže tieto komponenty sú prítomné takmer v každom akte komunikácie, tento jednoduchý komunikačný model sa často označuje ako ISPC.

Zdroj je pôvodcom správy. Je to hlavná zodpovednosť za prípravu správy. Môžu to byť jednotlivci alebo skupiny jednotlivcov, ktorí spolupracujú, ako aj verejná inštitúcia alebo organizácia.

Správa je podnet, ktorý zdroj sprostredkuje príjemcovi. Na to sa vykonáva akt komunikácie a v tomto akte sa prenáša určitá myšlienka. Správy sa skladajú zo znakov, ktoré majú špecifický význam pre zdroj a príjemcu. Správy sú buď kódované alebo dekódované.

Kódovanie je preklad už zmysluplnej myšlienky do správy prispôsobenej na prenos; je previesť význam myšlienky na symboly a dekódovanie je preklad prijatých podnetov do konkrétnej interpretácie prenášanej správy. Príjemcovia teda správu dekódujú prevodom znakov na hodnoty. Aby dali symbolom význam, jednotlivci klasifikujú javy do kategórií a dávajú im názvy – kódy.

Mnoho správ sa prenáša vo forme jazykových znakov. Symboly však môžu byť aj neverbálne: gestá, mimika, iné pohyby tela alebo grafické obrázky.

Kanál je prostriedok, ktorým sa správa prenáša zo zdroja do prijímača, cesta, ktorou sa správa fyzicky prenáša. Kanály možno rozdeliť na:

Kanály financovania masové médiá sú komunikačné médiá, ako sú noviny, časopisy, rádio a televízia, ktoré umožňujú zdroju doručiť informácie mnohým príjemcom.

Medziľudské kanály sú tie kanály, ktoré sa používajú pri priamej výmene správ medzi jedným zdrojom a jedným príjemcom.

Príjemca je najdôležitejším prvkom komunikačného procesu. Ako je znázornené (obr. 1.), komunikácia nie je jednosmerný tok správ od zdroja k príjemcovi. Príjemca tiež generuje informácie a správy pre zdroj a takáto interakcia je nevyhnutnou podmienkou úspešnej komunikácie.

Spätná väzba je reakcia príjemcu na správu zdroja. Zdroj môže vziať do úvahy spätnú väzbu pri zmene nasledujúcich správ. Spätná väzba teda robí komunikáciu dynamickým obojsmerným procesom. Spätnú väzbu možno považovať za správy pre zdroj, ktoré obsahujú údaje o účinnosti predchádzajúceho komunikačného aktu. Pozitívna spätná väzba informuje zdroj, že požadovaný výsledok správy bol dosiahnutý. Negatívna spätná väzba informuje zdroj, že požadovaný výsledok správy sa nedosiahol. V tomto zmysle negatívna spätná väzba zle ovplyvňuje vzťah medzi zdrojom a príjemcom a môže medzi nimi vytvárať konflikty.

Pokiaľ ide o zlepšenie efektívnosti komunikácie, negatívna spätná väzba je dôležitejšia ako pozitívna spätná väzba. Existuje množstvo faktorov, ktoré znižujú efektivitu komunikácie, ktoré sa nazývajú bariéry medziľudskej komunikácie. Komunikačné bariéry sú psychologické prekážky adekvátneho prenosu informácií medzi komunikačnými partnermi. V priebehu komunikácie môžu vzniknúť rôzne bariéry. Prítomnosť dobre fungujúcej komunikácie v organizáciách prispieva k riešeniu mnohých problémov, najmä koordinácie činností jednotlivých štruktúrnych jednotiek v organizácii s ohľadom na spoločný cieľ.

Hlavným problémom komunikácie medzi prvkami organizačnej štruktúry je neistota vo vzťahu medzi jednotlivými štruktúrnymi jednotkami organizácie. V podmienkach neistoty sa môžu zvýšiť tieto hlavné typy bariér v komunikačných procesoch:

Skreslenie správ je jav, pri ktorom štrukturálne jednotky organizácie dostávajú informácie, ktoré nie sú adekvátne reálnej situácii. Skreslenie v komunikačných sieťach vedie k výraznému spomaleniu tempa práce v organizácii. Rozhodovanie a implementácia musia začať v rovnakom čase: pochopiť, ako robiť prácu, je rovnako dôležité ako rozhodnúť sa, čo robiť. Skreslenie informácií však neumožňuje pristúpiť k okamžitej implementácii riešenia, pretože je založené na nesprávnych predpokladoch. V tejto súvislosti sa musíme vrátiť k tejto situácii, zopakovať správy. Okrem toho skreslenie informácií vedie k nesprávnemu nastaveniu cieľov, čo okamžite ovplyvňuje zvyšok organizácie.

Neúmyselné skreslenia, ktoré vznikajú v dôsledku nedostatku informácií, nejednoznačnosti situácie alebo ťažkostí v medziľudských kontaktoch.

Vedomé skreslenia, ktoré predstavujú veľké nebezpečenstvo pri rozhodovaní v organizácii a stanovovaní cieľov: v tomto prípade je medzičlánok v komunikačnom reťazci v rozpore s obsahom správy a snaží sa zmeniť charakter jej dopadu.

Filtrovanie informácií v správe, keď sú nepotrebné informácie odrezané tento moment informácie, zostáva len podstata. Informačné preťaženie je možné v prípadoch, keď členovia organizácie nedokážu efektívne reagovať na všetky informácie, ktoré potrebujú a odfiltrovať z nich určitú časť, podľa ich názoru, najmenej dôležitú. Môže však nastať situácia, kedy bude obzvlášť potrebné zabezpečiť túto konkrétnu informáciu normálne fungovanie organizácie alebo jej divízií.

Nedostatky v štruktúre organizácie majú výrazne negatívny vplyv na fungovanie komunikačných sietí. Najbežnejší z týchto nedostatkov by sa mal rozpoznať ako neúspešná konfigurácia - existencia veľkého počtu úrovní riadenia, keď sa informácie strácajú alebo sú skreslené pri prechode z úrovne na úroveň. Platí to najmä pre komunikačné toky smerom nahor (zdola nahor, od podriadených k manažérom).

Ďalšou dôležitou štrukturálnou nevýhodou je nedostatok stabilných horizontálnych väzieb medzi jednotlivými oddeleniami organizácie, napríklad keď vedenie organizácie povoľuje iba vertikálne spojenia a komunikácie medzi oddeleniami rovnakej úrovne sú považované za nepodstatné a zbytočné.

Ďalšou významnou nevýhodou je existencia konfliktov medzi jednotlivé skupiny a divízií organizácie. Konflikty sú často súčasťou samotnej štruktúry organizácie. Oddelenia alebo jednotliví lídri v konfliktnom stave môžu nielen prispieť k rozpadu komunikačných väzieb v rámci organizácie, ale využiť komunikačné siete aj na dosiahnutie vlastných cieľov v boji proti iným oddeleniam.

Vysoká miera priestorovej diferenciácie vytvára bariéry pri prechode informácií určitými komunikačnými kanálmi z dôvodu odľahlosti jednotlivých štruktúr organizačných jednotiek. V prvom rade ide o kanály kontroly a spätnej väzby, ako aj o kanály, ktorými sa prenášajú tlačené informácie (dokumenty, vedecká alebo technologická literatúra atď.). V dôsledku toho môže medzi členmi organizácie vzniknúť vzájomná nedôvera a znižuje sa efektivita interakcie.

Na ceste medziľudskej komunikácie existujú aj bariéry. Komunikácii veľmi často bráni vzájomné nepochopenie zo strany členov komunikačného procesu. Príčiny problémov s komunikáciou v dôsledku nedorozumenia sú nasledovné:

Rozdiely vo vnímaní správy a jej hlavnej myšlienky a konceptu, čo sa deje v skutočnosti:

nesprávne kódovanie správy zo strany manažérov bez zohľadnenia kultúry a postojov členov organizácie (správa je napísaná alebo prenášaná v nezrozumiteľnom jazyku, obsahuje veľa slov patriacich do inej subkultúry, alebo špeciálne termíny, pole pôsobnosti resp. vyberajú sa poznatky, ktoré sú členom organizácie málo známe a pod.);

konflikt medzi oblasťami kompetencií, základom úsudku odosielateľa a príjemcu informácie (štrukturálny konflikt tohto druhu môže viesť k selektívnemu vnímaniu informácie príjemcom v závislosti od vlastných záujmov a potrieb a ignorovaniu záujmov odosielateľ);

rozdielne sociálne postoje členov organizácií, rozdielne hodnotové štruktúry.

Sémantické bariéry v dôsledku zle formulovaných správ, ktoré môžu viesť k strate informácií pri prenose príjemcom, najmä mnohé z týchto problémov vznikajú v multinárodnom prostredí.

Sémantika je veda, ktorá študuje spôsoby, akými sa slová používajú a aký význam majú. Pretože slová (symboly) môžu Iný ľudia majú rôzne významy, to, čo chcel odosielateľ oznámiť, nebude príjemcom vždy interpretované a chápané rovnako. Sémantické variácie často vedú k nedorozumeniam, pretože v mnohých prípadoch je dosť ťažké pochopiť, aký význam bol priradený znaku odosielateľa. Symboly nemajú svoj pôvodný ustálený význam. Človek chápe ich význam na základe svojich skúseností a mení sa v závislosti od kontextu, t.j. situáciu, v ktorej sa symbol používa. A keďže každý má inú skúsenosť a každý komunikačný kontakt je v tom či onom smere odlišný od ostatných, nikdy si nemôžete byť istí, že adresát tomuto symbolu priradil rovnaký význam ako vy.

Neverbálne medziľudské bariéry. Patria sem akékoľvek iné znaky ako slová. Neverbálny prenos sa často uskutočňuje súčasne s verbálnym a môže zlepšiť alebo zmeniť význam slov. Očný kontakt, úsmev či zamračenie, napätý výraz, to všetko sú príklady neverbálnej komunikácie.

Neuspokojivá spätná väzba (napríklad kvôli neschopnosti počúvať).

Aby ste predišli stratám spôsobeným nedostatkami medziľudskej komunikácie, môžete použiť nasledujúce techniky:

predbežná príprava na prenos správy; napríklad objasnenie hlavných ustanovení, obsahu správy;

odstránenie sémantických bariér odstránením nejednoznačnosti, nejednoznačnosti pojmov;

neustála pozornosť neverbálnej symbolickej komunikácii – tón správy, gestá, mimika a pod.;

prejav apatie a otvorenosti v komunikácii a prenose správ;

vytvorenie spätnej väzby, pre ktorú by sa malo: klásť otázky príjemcovi informácie o obsahu správy a miere jej vnímania; hodnotiť neverbálnu reakciu príjemcov správy, venovať osobitnú pozornosť gestám, držaniu tela a mimike, ktoré naznačujú zmätok alebo nepochopenie; vytvárať atmosféru dôvery, dobrej vôle a pripravenosti diskutovať o vznikajúcich problémoch s prihliadnutím na záujmy a potreby príjemcu informačných správ.

Na záver môžeme vo všeobecnosti povedať, že najefektívnejšie využitie komunikácie závisí od takých dôležitých faktorov, ako je profesionalita manažérov, štruktúra organizácie a jej charakteristiky, prítomnosť stabilných medziľudských vzťahov medzi členmi organizácie, kultúra podriadených, postavenie organizácie vo vonkajšom prostredí (blízkosť a otvorenosť), kompetentnosť zamestnancov.

3 Typy komunikácie v organizácii

Komunikáciu uskutočňovanú v organizáciách možno klasifikovať podľa viacerých kritérií (tabuľka 1.)

Tabuľka 1. Klasifikácia komunikácií v organizácii

Klasifikačný znak Druhy komunikácie Predmet a komunikačné prostriedky Komunikácia pomocou technických prostriedkov, informačných technológií Interpersonálna Forma komunikácie Verbálna Neverbálna Komunikačné kanály Formálna Neformálna Organizačný znak (priestorové usporiadanie kanálov) Vertikálne Horizontálne Diagonálne Orientácia komunikácie Zostupne Vzostupne Podľa predmetov a prostriedkov komunikácie je obvyklé rozlišovať:

Komunikácie realizované pomocou technických prostriedkov informačných technológií, v moderné podmienky nadobudnúť prvoradý význam. Vykonávajú sa pomocou elektronickej pošty, telekomunikačných systémov, manažérskych informačných technológií (MIS).

Interpersonálna komunikácia – komunikácia uskutočňovaná medzi ľuďmi v situáciách „tvárou v tvár“ a v skupinách pomocou slov a neverbálnych komunikačných prostriedkov. Majú veľký význam pre štúdium organizačného správania.

Medziľudská komunikácia je ovplyvnená rôznych faktorov(obr. 1).

Obr.1 - Faktory ovplyvňujúce medziľudskú komunikáciu

riadenie komunikácie verbálne

Komunikácia vo forme komunikácie:

Verbálna komunikácia je komunikácia uskutočňovaná pomocou ústnej reči ako kódovacieho systému.

Manažéri trávia väčšinu svojho pracovného času v osobnej komunikácii s inými jednotlivcami. Výhodou ústnej komunikácie je rýchlosť, spontánnosť a možnosť rozsiahleho využívania neverbálnych signálov súčasne so slovami.

Neverbálna komunikácia - správy odoslané odosielateľom bez použitia ústnej reči ako kódovacieho systému, napríklad pomocou gest, mimiky, polohy, vzhľadu, správania. Pôsobia ako komunikačné prostriedky do tej miery, že ich obsah môžu iní interpretovať.

Informácie sa prenášajú prostredníctvom verbálnej komunikácie. Neverbálna komunikácia vyjadruje postoj k partnerovi v správe.

Formálna komunikácia vám umožňuje zefektívniť a obmedziť toky informácií.

Sú určené podľa platných predpisov:

Organizačné (napríklad organizačná schéma);

Funkčné (napríklad nariadenie o oddeleniach a službách, obsahujúce časť „Vzťahy medzi oddeleniami“).

Formálne komunikačné kanály sú široko používané v organizáciách s hierarchickou štruktúrou riadenia.

Neformálne komunikácie sú sociálne interakcie medzi ľuďmi, ktoré odrážajú vyjadrenie ľudskej potreby komunikácie. Dopĺňajú formálnu komunikáciu.

V závislosti od priestorového usporiadania kanálov a smeru komunikácie je obvyklé rozdeliť sa na:

Organizačné komunikácie zhora nadol – predstavujú tok informácií od najvyšších úrovní riadenia k nižším (manažér – podriadení). Toto je najzrejmejší typ organizačnej komunikácie. Komunikácia medzi vedúcim a podriadenými súvisí s vyjasnením si úloh, priorít a očakávaných výsledkov; zabezpečenie zapojenia do riešenia úloh rezortu; diskusia o problémoch výkonu; dosiahnutie uznania a odmien za účelom motivácie; zlepšovanie a rozvíjanie schopností podriadených; so zberom informácií o bezprostrednom alebo skutočnom existujúci problém; upovedomenie podriadeného o blížiacej sa zmene; ako aj prijímanie informácií o nápadoch, zlepšeniach a návrhoch.

Organizačná komunikácia smerom nahor má tiež funkciu poskytovať manažérom informácie o tom, čo sa deje na nižších úrovniach. Vďaka nim sa manažéri dozvedajú o aktuálnych a potenciálnych problémoch a navrhnú nápravné opatrenia. Komunikácia smerom nahor sa zvyčajne uskutočňuje vo forme správ, návrhov a vysvetliviek.

Horizontálne komunikácie - komunikácie zamerané na koordináciu a integráciu činností zamestnancov rôznych oddelení a divízií na rovnakých úrovniach hierarchie na dosiahnutie cieľov organizácie; pomáha zvyšovať efektívnosť využívania všetkých druhov zdrojov organizácie.

Diagonálna komunikácia - komunikácia vykonávaná zamestnancami oddelení a pododdielov rôznych úrovní hierarchie. Používajú sa v prípadoch, keď je komunikácia zamestnancov organizácie inými spôsobmi náročná.

Elektronická komunikácia. Elektronická pošta (e˗mail) je komunikačný počítačový systém.

2. ZLEPŠENIE SYSTÉMU KOMUNIKÁCIE NA PRÍKLADE JSC "BASHKIRENERGO"

1 Sociálno-ekonomické charakteristiky organizácie JSC "Bashkirenergo"

Bashkir otvorený Akciová spoločnosť Založená energetika a elektrifikácia Bashkirenergo (JSC Bashkirenergo). Štátny výbor Baškirskej republike za správu štátneho majetku 30.10.1992. Predmet činnosti - výroba elektrickej a tepelnej energie; oprava a Údržba energetické zariadenia.

OJSC "Bashkirenergo" je jedným z najväčších regionálnych energetických systémov v Rusku. Inštalovaný elektrický výkon je 4 295 MW, inštalovaný tepelný výkon je 13 141 Gcal/h.

V rámci výrobných kapacít energetického systému Republiky Bashkortostan - jeden štátny okres elektrická stanica(GRES), desať zariadení na kombinovanú výrobu tepla a elektriny (CHP), vrátane plynopiestovej Zauralskej CHPP, dve vodné elektrárne (HPP), päť jednotiek s plynovou turbínou, šesť plynových piestových jednotiek, jedna veterná elektráreň a sedem malých vodných elektrární.

Celkový počet spotrebiteľov v domácnostiach k 01.07.2010 je 1 191 452.

Keď už hovoríme konkrétnejšie o komunikačnom systéme v tomto podniku, stojí za zmienku, že podľa výskumu manažér trávi 50 až 90 % všetkého času komunikáciou. Zdá sa to nepravdepodobné, ale je to jasné, keď si uvedomíte, že manažér to robí preto, aby plnil svoje úlohy medziľudské vzťahy, výmene informácií a rozhodovacích procesoch ani nehovoriac manažérske funkcie plánovanie, organizácia, motivácia a kontrola. Práve preto, že výmena informácií je súčasťou všetkých hlavných typov manažérskych činností, je komunikácia spájajúcim procesom.

Komunikačný proces je proces interakcie medzi rôznymi subjektmi komunikácie, v ktorom sa uskutočňuje proces výmeny informácií.

Hlavným cieľom komunikačného procesu je zabezpečiť pochopenie informácií, ktoré sú predmetom komunikácie, t.j. správy. V procese výmeny informácií možno rozlíšiť štyri spojovacie komponenty:

odosielateľ, osoba, ktorá vytvára nápady alebo zbiera informácie a prenáša ich;

správa, informácia zakódovaná príslušnými symbolmi;

kanál, prostriedok prenosu informácií;

príjemca, osoba, ktorej sú informácie určené.

Podľa typu organizačných štruktúr je JSC "Bashkirenergo" lineárnou štruktúrou riadenia (obrázok 2).

Obr. 2 - Schéma lineárnej organizačnej štruktúry riadenia

Toto je jedna z najjednoduchších štruktúr riadenia organizácie. Na čele každej štrukturálnej jednotky stojí vodca - jediný vodca, ktorý má všetky právomoci a vykonáva výlučne vedenie podriadených zamestnancov a sústreďuje všetky riadiace funkcie vo svojich rukách.

Každý podriadený má jedného vedúceho, cez ktorého prechádzajú všetky riadiace príkazy jedným kanálom, v tomto prípade sú za výsledky všetkých činností riadených objektov zodpovedné riadiace väzby.

Na analýzu fungovania komunikačných kanálov v skúmanom podniku je potrebné vedieť, aké výhody a nevýhody má táto organizačná štruktúra riadenia.

Výhody:

jednota a jasnosť velenia;

koordinácia akcií a vykonávania;

jasná zodpovednosť;

efektívnosť pri rozhodovaní;

osobnú zodpovednosť manažérov za konečné výsledky svojho útvaru.

nedostatky:

vysoké nároky na lídra, ktorý musí byť komplexne pripravený poskytovať efektívne vedenie na všetkých úrovniach riadenia;

nedostatok prepojení na plánovanie a prípravu rozhodnutí;

informačné preťaženie, veľa kontaktov podriadených, nadriadených a zmenových štruktúr;

zložité spojenie medzi orgánmi;

koncentrácia moci na vrchole.

V tejto komunikačnej štruktúre sa rozhodnutie prenášané z jedného konca na druhý stáva známym všetkým účinkujúcim a všetci o ňom diskutujú. Všetky spojenia v takejto komunikácii sú rovnaké a neexistuje žiadny príkazový štýl vedenia. Takáto štruktúra vzťahov sa rýchlo rozpadne, ak sa spojenie medzi dvoma účastníkmi komunikácie preruší.

2 Analýza komunikácie JSC "Bashkirenergo".

LLC "Bashkir Distribution Electric Networks" pokračuje v najlepších tradíciách zavedených v OJSC "Bashkirenergo". Osobitne sa venuje veľká pozornosť telesná výchova a šport. Zapojenie energetikov do zdravého životného štýlu uľahčili tak firemné akcie, ako aj tie, ktoré sa konali v znamení dekrétov prezidenta Baškirskej republiky: Rok zdravia, Rok športu a zdravého životného štýlu, Rok prevencie r. Drogová závislosť, alkoholizmus a tabak, Rok prosperujúceho detstva a upevňovania rodinných hodnôt, Rok podpory a rozvoja mládežníckych iniciatív, Rok ochrany životné prostredie. To všetko zlepšuje komunikačný proces vo firme. Zamestnanci sa prostredníctvom takýchto aktivít lepšie spoznávajú a zlepšujú sa vzťahy, čo je pri nich nevyhnutné spoločná práca. V trhovom hospodárstve je jedným z rozhodujúcich faktorov efektívnosti a konkurencieschopnosti podniku (OJSC Bashkirenergo) zabezpečiť vysokú ľudské zdroje. A najproduktívnejší spôsob, ako to dosiahnuť, je vyvinúť a implementovať personálna politika, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou strategicky orientovanej politiky organizácie. Chápeme, že investícia do práce s ľuďmi je dlhodobo najefektívnejšou investíciou do nášho podnikania.

Hlavným cieľom personálnej politiky spoločnosti je prilákať, rozvíjať a udržať si vysokokvalifikovaných a efektívnych manažérov a špecialistov, ktorí sú schopní zvyšovať hodnotu podniku prostredníctvom odborných a efektívne riadenie majetok spoločnosti. Hlavným princípom personálnej politiky spoločnosti je udržanie efektívneho fungovania a dynamiky rozvoja udržiavaním a rozvojom optimálneho personálu, súdržného, zodpovedného, vysoko rozvinutého, výkonného tímu potrebného na riešenie úloh.

Koncepcia personálnej politiky spoločnosti zahŕňa tieto oblasti práce:

budovanie efektívnej štruktúry riadenia spoločnosti založenej na optimalizácii obchodných procesov a racionálnom rozdelení funkčnosti práce podľa oddelení a úrovní riadenia;

včasné zabezpečenie spoločnosti personálom požadovanej kvalifikácie potrebnej na riešenie obchodných problémov;

zabezpečenie zamerania personálu na vysoký výkon, prispievanie k dosahovaniu cieľov;

zlepšenie sociálnych a pracovných vzťahov;

Ustanovenie sociálnych záruk a kontrola ich dodržiavania;

Vytváranie podmienok pre získanie odborných zručností personálu potrebných pre úspešné riešenie obchodných úloh, vytváranie podmienok pre odborný rast a sebarealizáciu zamestnancov prostredníctvom systému odborného vzdelávania a rozvoj zamestnancov;

Rast produktivity práce zlepšovaním systému materiálnych a nemateriálnych stimulov a sociálne zabezpečenie zamestnancov, ako aj zaistenie bezpečných pracovných podmienok.

Dosiahnutie udržateľného rastu spoločnosti nie je možné bez profesionálnej a koordinovanej práce celého tímu, preto sa v stratégii rozvoja energetického systému venuje veľká pozornosť personálu.

Manažment úspešne rieši úlohy dosahovania vysokej miery zodpovednosti zamestnancov a efektívnosti ich práce pracovná činnosť. JSC "Bashkirenergo" vykonáva cieľavedomú prácu na návrhu optimálnej personálnej štruktúry a jej rozvoja, ktorá sa vykonáva v týchto hlavných oblastiach:

poskytnúť spoločnosti kvalifikovaný personál;

pracovná motivácia, zvyšovanie pracovnej spokojnosti pre všetky kategórie personálu;

formovanie firemného vedomia;

vytváranie podmienok pre efektívne využívanie zručností, vedomostí a skúseností zamestnancov;

odborné školenia a zdokonaľovacie školenia zamestnancov.

Analyzujme činnosť spoločnosti z hľadiska zabezpečenia podniku pracovnými zdrojmi, pohybu pracovná sila, kvalitné zloženie, aj použitie pracovné zdroje v podniku.

Analýzu začnime zabezpečením podniku pracovnými zdrojmi, ktoré vypočítame porovnaním skutočného počtu zamestnancov podľa kategórií a profesií s plánovanou potrebou, uvedieme to v tabuľke 2.

Tabuľka 2 - Zabezpečenie spoločnosti pracovnými zdrojmi na roky 2011 - 2012

Kategórie zamestnancov

Ako ukazuje tabuľka 2, ponuka špecialistov v porovnaní s plánom vzrástla o 46 osôb (podiel podľa plánu = 17 %, v skutočnosti = 18 %), zabezpečenie inžiniersko-technických pracovníkov a zamestnancov sa zvýšilo o 134 osôb. ľudí (podiel podľa plánu bol 66 %, v skutočnosti 67 %). Nárast počtu zamestnancov v podniku energetickej sústavy v roku 2011 bol spôsobený prevodom obecných energetických zariadení do energetickej sústavy. Počet vedúcich pracovníkov sa mierne znížil (o 1 osobu), čo neovplyvnilo prácu podniku.

Pohyb pracovnej sily rozoberieme výpočtom potrebných koeficientov. Dynamická analýza sa vykonáva podľa indexu stability personálu; dynamika zamestnanosti; dynamika počtu zamestnancov, miera fluktuácie zamestnancov, dôvody prepúšťania zamestnancov. Analýza využíva množstvo ukazovateľov. Najpoužívanejšie sú: koeficient dynamiky počtu zamestnancov, koeficient fluktuácie pri prijímaní zamestnancov, koeficient fluktuácie zamestnancov, koeficient konštantného zloženia (tab. 3).

Tabuľka 3. - Pohyb pracovnej sily v podniku

Ukazovatele20112012OdchýlkaPočet priemyselných a výrobných zamestnancov na začiatku roka16806189582152Zamestnaní23601756˗604dôchodcovia208172˗36 vrátane:˗ vlastnej vôle 6753˗14˗ prepustený za porušenie pracovná disciplína 141119˗22Počet zamestnancov ku koncu roka18958205421584Priemerný počet zamestnancov15801712132Miera fluktuácie pri prijímaní zamestnancov1.491.03˗050.46Cirkevná miera18958205421584Počet stálych zamestnancov

K pr.0 \u003d 2360 / 1580 \u003d \u003d 1,49 (1)

K pr. - Obratový koeficient pri prijímaní zamestnancov v roku 2011

K pr.1 \u003d 1756 / 1712 \u003d 1,03 (2)

K pr.1. - Ukazovateľ obratu pri prijímaní zamestnancov v roku 2012

K mk.0 = 208 / 1580 = 0,13 (3)

K mk.0 - Miera fluktuácie zamestnancov v roku 2011

K mk.1 \u003d 172 / 1712 \u003d \u003d 0,10 (4)

K TC.1 - Miera fluktuácie zamestnancov v roku 2012

Kps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Koeficient stálosti zloženia personálu JSC "Bashkirenergo" v roku 2011.

Kps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

K ps.1 - Koeficient stálosti zloženia personálu JSC "Bashkirenergo" v roku 2012

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

K chz.0 - Koeficient dynamiky čísla zamestnaných robotníkov 2011

K ch.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

K kap.1 - Koeficient dynamiky počtu zamestnaných pracovníkov v roku 2012

Ako ukazuje tabuľka 3, v analyzovanom období klesol počet prijatých (o 604 osôb), ako aj tých, ktorí odišli z vlastnej vôle (14 osôb) a pre porušenie pracovnej disciplíny (22 osôb). To naznačuje spokojnosť podniku so súčasnými zamestnancami a samotnými zamestnancami v podmienkach pracovnej činnosti. Na základe ukazovateľov v tabuľke boli vypočítané ukazovatele fluktuácie za prijímanie zamestnancov (˗0,46), výsledkom čoho je pokles prijímania nových zamestnancov, fluktuácia zamestnancov (˗0,03), pokles tohto koeficientu naznačuje, že strany je menej pravdepodobné, že sa budú stretávať s tvrdeniami a nezhodami o kvalite vykonávaných povinností, dynamike počtu zamestnancov (˗0,05). Koeficient konštantného zloženia sa nezmenil, bude to mať priaznivý vplyv na prácu. Pohyb pracovnej sily a výsledky koeficientov sú teda v norme.

Činnosť JSC "Bashkirenergo" je zameraná predovšetkým na zlepšenie efektívnosti výroby a distribúcie elektrickej a tepelnej energie, spoľahlivé a neprerušované dodávky energie všetkým spotrebiteľom Baškirskej republiky. Energetická spoločnosť je zároveň aktívne sociálnej politiky, zameraný na vytváranie priaznivých podmienok pre zvyšovanie výkonnosti a produktivity personálu, dobrý odpočinok pre zamestnancov a ich rodiny.

Efektívny systém sociálnej ochrany implementovaný v JSC Bashkirenergo zohráva dôležitú úlohu pri získavaní vysokokvalifikovaných odborníkov do energetickej spoločnosti, pomáha znižovať fluktuáciu zamestnancov a je jednou zo zložiek úspešnej výroby a obchodných aktivít.

S cieľom zlepšiť kvalitu personálu pokračuje OJSC Bashkirenergo v úzkej spolupráci s poprednými energetickými inštitúciami vyššieho vzdelávania v krajine. V roku 2011 bolo do cieľovej oblasti prijatých 110 mladých odborníkov, ktorí absolvovali vysoké školy v energetických špecializáciách, ako aj 78 absolventov Ufa Fuel and Energy College.

Na Kazanskú štátnu energetickú univerzitu bolo vyslaných 18 manažérov a špecialistov na externé vzdelávanie (rozpočtové) v cieľovom smere pre školenia v energetických špecializáciách. V KSEU na jeden deň rozpočtový formulár Na štúdium bolo vyslaných 10 absolventov a na Štátnu leteckú technickú univerzitu v Ufe 17 absolventov stredných škôl.

165 ľudí bolo vyškolených na kurzoch ďalšieho vzdelávania v inštitúciách ďalšieho odborného vzdelávania, Inštitúte pre pokročilé štúdium (IPK) štátnych zamestnancov v Moskve, Petrohradskej energetickej IPK a jej pobočkách a 4 144 ľudí bolo vyškolených v NNOU UTK Bashkirenergo. V roku 2011 bolo vyškolených 226 prevádzkových pracovníkov. 1371 špecialistov a manažérov prešlo prípravou na skúšku a certifikáciou v TTC. Náklady na školenie, preškolenie a pokročilé školenie personálu pre NNOU UTK v roku 2206 dosiahli 13 miliónov 541 tisíc rubľov.

3. HLAVNÉ NÁVODY NA ZLEPŠENIE KOMUNIKÁCIE V JSC BASHKIRENERGO

1 Problémy energetických spoločností

Zaznamenali sme dva dôležité komunikačné problémy, ktoré existujú v rámci tejto organizácie JSC "Bashkirenergo"

Zamestnanci považujú svojho priameho nadriadeného za hlavný zdroj informácií pre seba. Keďže od neho nedostávajú dostatok informácií, hľadajú iné zdroje, čo vedie k zrodu fám, ktoré skresľujú skutočný stav;

Podmienky spolupráce a interakcie v tíme by mali charakterizovať:

vzájomná dôvera a dôvera medzi manažérom a zamestnancom;

voľný pohyb informácií nahor a nadol v hierarchickej štruktúre, ako aj dobre zavedené horizontálne komunikačné kanály;

Spokojnosť členov tímu s ich postavením, ktoré im zabezpečuje aktívnu účasť na činnosti spoločnosti;

neustála spolupráca v práci bez boja a intríg;

dobrá psychologická klíma;

pozitívne úspechy podniku na trhu;

optimistické odhady budúcnosti spoločnosti.

Hlavné princípy PR pre vnútorné vzťahy sú určené niekoľkými základnými ustanoveniami:

uznanie pozitívneho prínosu zamestnancov k úspechu podniku;

povzbudenie, uznanie. Všetky výskumy v oblasti riadenia komunikácie dokazujú, že najdôležitejšími stimulantmi sú peniaze, ako aj rôzne privilégiá poskytované zamestnancom. Okrem nich je tu taký dôležitý faktor ako jednoduchá pochvala;

sloboda vyjadrenia vlastného názoru zamestnancov na všetky otázky manažmentu, vrátane oprávnenej kritiky manažmentu;

stieranie hraníc medzi vedením a bežnými zamestnancami, pokiaľ ide o privilégiá;

prioritou interná komunikácia nad vonkajškom. Najhoršia vec, ktorá sa môže spoločnosti stať, je, keď jej zamestnanci počujú zlé správy zo spravodajstva v televízii;

priame a nepriame zapojenie zamestnancov do procesu riadenia, zisťovanie a zohľadňovanie ich názorov, pozícií, ako aj nimi prezentovaných myšlienok;

informovanosť o plánoch organizácie. Zamestnanci akejkoľvek spoločnosti sa vždy snažia vedieť, akým smerom sa ich organizácia uberá a aká je ich skutočná úloha v tomto procese;

povinné plnenie sľubov daných vedením spoločnosti;

uspokojovanie potrieb zamestnancov na osobnú pozornosť; odznaky im umožňujú oslovovať sa krstnými menami. Kolegovia sa rýchlejšie spoznávajú, čo prispieva k vytváraniu priaznivej psychickej klímy vo firme.

Tak sme prehliadli dva dôležité problémy v organizácii JSC "Bashkirenergo" V ďalšom odseku sa pokúsime nájsť spôsoby, ako tieto problémy odstrániť

Existujú rôzne spôsoby, ako zlepšiť komunikačné procesy v organizácii. Regulácia informačných tokov. Manažéri na všetkých úrovniach organizácie musia reprezentovať informačné potreby svojich nadriadených, kolegov a podriadených. K tomu je potrebné posúdiť kvalitatívne a kvantitatívne aspekty informačných potrieb v organizácii. Manažér musí definovať, čo je „príliš veľa“ a „príliš málo“ pri výmene informácií. Informačné potreby do značnej miery závisia od cieľov manažéra, rozhodnutí, ktoré robí a charakteru ukazovateľov hodnotenia výsledkov jeho práce, ako aj jeho oddelenia a podriadených. manažérske akcie. V organizáciách vedúci pracovníci organizujú týždenné stretnutia (porady, plánovacie stretnutia, porady atď.), na ktorých sa diskutujú a objasňujú nové plány, možnosti stratégií, cieľov a zámerov, ako aj priebežné výsledky. Systémy spätnej väzby. Spätná väzba je neoddeliteľnou súčasťou kontrolnej a riadiacej informačnej základne organizácie. Prieskum zamestnancov - z možností systému spätnej väzby, ktoré sa vykonávajú s cieľom získať informácie od manažérov a pracovníkov o veľkom zozname problémov: sú im jasne oznámené ciele ich činnosti; akým potenciálnym alebo skutočným problémom čelia alebo môžu čeliť; či dostávajú presné a včasné informácie, ktoré potrebujú na výkon svojej práce; či je ich vedúci otvorený návrhom atď.

Systém zberu ponúk. Účelom zhromažďovania návrhov je uľahčiť tok informácií na vrchol. Všetci zamestnanci zároveň dostávajú príležitosť generovať nápady na zlepšenie ktoréhokoľvek aspektu činnosti organizácie. To zase má tendenciu znižovať úroveň filtrovania alebo ignorovať nápady na ceste zdola nahor. Spôsoby organizácie systému sú rozmanité – prideliť samostatnú telefónnu linku, prostredníctvom ktorej môžu zamestnanci anonymne volať a pýtať sa na stretnutia a povýšenia. Manažéri niekedy pracujú na linke a okamžite odpovedajú na otázky. Odpovede sa buď posielajú priamo zamestnancom (pokiaľ otázka nie je anonymná), alebo sa tlačia vo firemnom bulletine.

Informačné technológie. E-mailový systém prispieva k zlepšeniu výmeny informácií v organizáciách. E-mail dáva zamestnancom možnosť posielať písomné správy komukoľvek v organizácii. To výrazne znižuje tok telefonických rozhovorov.

Spolu s využitím oficiálnych komunikačných kanálov zamestnanci organizácie uspokojujú svoju potrebu poradenstva a podpory vzájomnými konzultáciami. Konzultácie medzi jednotlivcami na rovnakej úrovni majú často dôležité dôsledky pre organizáciu; neustále obracanie sa na seba o radu zvyšuje dôveru vo vlastné rozhodnutia. Ako ukazuje skúsenosť, úplná závislosť od manažérov pri získavaní informácií a rád je obmedzením a vo väčšine prípadov sa mu dá vyhnúť. Zrejme každého lídra by mala zaujímať cirkulácia informačných tokov vo všetkých troch smeroch – hore, dole a horizontálne. Komunikácia (samozrejme v rôznych objemoch) v každom z troch smerov prebieha súčasne.

Vnímanie akejkoľvek komunikácie zamestnancami je determinované mnohými organizačnými a osobnými faktormi. Zmena vo vnímaní zamestnanca môže byť spôsobená zmenou prijímaných informácií alebo pracovného prostredia. Vnímanie ovplyvňuje aj minulá skúsenosť. V prevádzkovej organizácii objednávky vrcholový manažér filtrované a potom prijaté.

ZÁVER

Význam komunikácie v podnikaní v súčasnej fáze vývoja neustále narastá. Je to spôsobené tým, že podniky, organizácie, ich manažéri a zamestnanci potrebujú prijímať a ovládať neustále sa rozširujúce informácie, ktoré pomáhajú riešiť vznikajúce problémy.

Komunikácia je výmena informácií, na základe ktorých manažér dostáva a prináša informácie potrebné na efektívne rozhodovanie prijaté rozhodnutia zamestnancom organizácie.

Komunikačný proces pozostáva z etáp: odoslanie správy, odoslanie správy, prijatie správy a spätná väzba. Podstatné prvky komunikačným procesom sú odosielateľ, správa, prenosové kanály, príjemca a spätná väzba. Práve prítomnosť spätnej väzby robí komunikačný proces obojsmerným. Prítomnosť všetkých týchto prvkov je potrebná na realizáciu efektívna komunikácia.

Klasifikácia komunikácií je potrebná na identifikáciu ich rôznych typov za účelom následnej analýzy a zlepšovania. Komunikáciu v organizácii možno klasifikovať podľa viacerých kritérií: podľa predmetu a prostriedkov komunikácie, podľa formy komunikácie, komunikačného kanála, podľa ich priestorovej polohy, podľa smeru komunikácie.

Existujú rôzne prekážky efektívnej komunikácie. S vedomím možných bariér by sa manažéri mali snažiť predchádzať ich vzniku alebo hľadať a plánovať efektívne spôsoby ich prekonania.

Aktívne počúvanie je najdôležitejším prostriedkom efektívnej komunikácie, preto sa manažéri musia naučiť ovládať toto dôležité umenie.

Na organizovanie efektívnej komunikácie v skupine, v organizácii je potrebné správne budovať a používať komunikačné siete.

Medzi hlavné spôsoby zlepšenia výmeny informácií v organizácii patria: regulácia informačných tokov, manažérske akcie, zavádzanie systémov spätnej väzby, zavádzanie systémov zberu návrhov, používanie newsletterov, využívanie moderných informačných technológií a svetových informačných zdrojov.

V súčasnosti vzniká potreba zavádzania nových systémov, ktoré by plnili funkcie globálnej resp lokálna sieť organizácií.

Pokrok sa zrýchľuje rýchlym tempom, takže je ťažké si predstaviť, čo sa stane v blízkej budúcnosti. Fakt je však taký: stará forma podnikania sa skončila. Mnoho druhov výkazov, uzávierok, internej dokumentácie sa dnes vytvára len v papierovej forme, aby sa duplikovala elektronická forma.

Kým sa problém informačnej bezpečnosti jednoznačne nevyrieši, bude sa to praktizovať aj naďalej. Ale mnohé transakcie sú už uzavreté bez opustenia kancelárie, vedené účty, uzatvorené zmluvy.

Keďže komunikácia je jednou z najdôležitejších zložiek manažmentu, manažér by sa mal snažiť monitorovať proces komunikácie, identifikovať problémy v každej fáze a snažiť sa ich eliminovať, aby sa zvýšila efektívnosť prenosu a vnímania informácií.

Na záver o skúmanej spoločnosti stojí za zmienku, že v posledných rokoch spolu s nárastom úlohy marketingu vzrástla aj úloha marketingovej komunikácie. Tieto dva pojmy sa v súčasnosti stali neoddeliteľnými, pretože moderný marketing vyžaduje oveľa viac ako len vytvorenie produktu, ktorý uspokojí potreby zákazníka, jeho primeranú cenu a jeho sprístupnenie cieľovým spotrebiteľom. Firmy potrebujú komunikovať so svojimi zákazníkmi, informovať o svojich produktoch, aby bol ich nákup ziskový.

Na praktickú počesť práce sa zvážili možnosti zlepšenia komunikácie v podniku JSC "Bashkirenergo". Analýza komunikácie bola vykonaná na príklade JSC "Bashkirenergo", boli študované vlastnosti objektu a boli identifikované spôsoby zlepšenia komunikačného systému. Uvádzame výhody a nevýhody tohto podniku.

ZOZNAM POUŽITÝCH ZDROJOV

1.Albastova L.M., Ignatov V.G. Teória manažmentu: Učebnica//.˗Rostov˗on˗Donu: Vydavateľstvo: Marec, 2006.

.Romanov A.A., Panko A.V. Marketingová komunikácia. - M.: Eksmo, 2006 2. Arzhanykh E.V. Vedecká práca: vývoj komplexu marketingovej komunikácie na príklade hotelového komplexu Holiday˗Inn˗Moskva - str.54˗63, Moskva, 2005

.Abchuk, V.A. Manažment: Učebnica / A.V. Abchuk//.˗ Petrohrad: Sojuz, 2002. ˗ 348s.

.Basovský, L.E. Manažment: učebnica / vyd. Basovský L.E.// - M.: INFRA˗M, 2003.˗216s.

.Bulygin, A.V. Efektívne riadenie: Návod/ A.V. Bulygin//. - M.: Finpress, 2000. - 1056 s.

.Vikhansky, O.S. Manažment: učebnica pre vysoké školy. / Ed. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ M., vyd. Gadariki, 2001.˗ 528s.

.Vikhansky, O.S. Manažment: učebnica pre vysoké školy. / Ed. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ M., vyd. "Gadariki", 2004. - 530. roky.

.Volkov, Yu.G., Dobrenkov V.I., Nechipurenko V.N., Popov A.V. Sociológia: Učebnica / Ed. Prednášal prof. JUH. Volkov. - Ed. 2., rev. a dodatočné - M.: Gardariki, 2000. - 512 s.

.Gibson, J.L. atď. Organizácie: správanie, štruktúra, procesy: Per. z angličtiny. //8. vyd. - M., 2000˗ 280. roky.

.Glukhov, V.V. Vedenie: učebnica - 2. vyd., opravené. a dodatočné / pod. vyd. Glukhov V.V. Petrohrad: vyd. Lan, 2002. - 528s.

.Dobrotvorský, I.L. Zvládanie. Efektívne technológie: Študijná príručka. - M., 2002˗ 401s.

.Ivanov, A.P. Manažment: učebnica / vyd. Ivanov A.P. Petrohrad: Michajlov, 2002˗ 320. roky.

.Kibanov, A.Ya., Zakharov D.K., Konovalova V.G. Etika obchodné vzťahy: Učebnica / Ed. A JA Kibanovej. - M.: INFRA˗M, 2004. - 328 s. - (séria" vyššie vzdelanie»)

.Kabushkin, N.I. Základy manažmentu: Učebnica / vyd. Kabushkin N.I.˗ 5. vydanie, stereotyp. Mn.: Nové poznatky, 2002˗ 336s

.Korgová, M.A. Vedenie: Učebnica / pod. vyd. Korgova M.A. Rostov - na Done: Phoenix, 2008. - 378 rokov.

.Korolev Yu.B. Manažment v agropriemyselnom komplexe: učebnica / vyd. Korolev Yu.B., Mozloev V.Z., Mefed A.V. - M.: Kolos, 2002˗376s.

.Korolev Yu.B. Manažment v agropriemyselnom komplexe: učebnica / vyd. Korolev Yu.B., Korotnev V.D., Kochetova G.N., Nikiforova E.N. - M.: Kolos, 2003˗304s.

.Kroshelev A.N. Základy manažmentu: učebnica / vyd. Kroshelev A.N., Shvannikov N.N. - M.: Skúška, 2007 - 365s.

.Kryshova E.N. Vedenie: Učebnica / pod. vyd. Kryshova E.N.M.: FÓRUM: INFRA˗M, 2005 - 258s.

.Latfullina G.R. Organizačné správanie: Učebnica pre stredné školy. 2. vyd., dod. A revidovaný / Ed. G.R.Latfullina, O.N.Gromová. - Petrohrad: Peter, 2008 - 464 s.: ill.

.Mescon, Albert, Hedouri. Základy manažmentu. 3. vyd., dodatok. A prerábač. M., 2008.

.NewstromDzh.V., Davis K. Organizačné správanie: Preložené z angličtiny / ed. Yu.N.Kapturevsky. - Petrohrad, 2000.

.Litvínov F.I. Modelovanie manažérskych štruktúr podniku / vyd. Litvinov F.I.//Manažment v Rusku a zahraničí.˗2008.˗№2˗s.91˗96.

Manažment informácií a komunikácie projektu (Project Communications Management)

Poskytovanie informácií účastníkom a projektovým procesom zahŕňa komunikačné kanály, akumuláciu údajov, výmenu a aktualizáciu údajov, údržbu databázy, distribúciu informácií spotrebiteľom. Informačný manažment zabezpečuje poskytovanie, vyhodnocovanie, spracovanie, monitorovanie, analýzu informácií, informačných tokov počas celého životného cyklu projektu.

Komunikácia a súvisiace informácie sú akýmsi základom pre koordináciu akcií účastníkov projektu.

Pod informácie porozumieť zhromaždeným, spracovaným a distribuovaným údajom. Aby boli informácie užitočné pre rozhodovanie, musia byť poskytnuté včas, podľa plánu a vo vhodnej forme. Toto je riešené využitím moderných informačných technológií v rámci systému riadenia projektov.

Riadenie projektovej komunikácie (riadenie interakcií, informačné odkazy) - riadiaca funkcia zameraná na zabezpečenie včasného zberu, generovania, distribúcie a uchovávania potrebných informácií o projekte.

Manažment komunikácie Projekt zahŕňa nasledujúce procesy:

Plánovanie komunikácie(Communications Planning) – určuje informačné a komunikačné potreby projektového tímu (kto, kedy a aké informácie potrebuje).

Distribúcia informácií(Information Distribution) - včasné poskytovanie potrebných informácií účastníkom projektu.

Vykazovanie výkonnosti(Performance Reporting) - zber a šírenie informácií o napredovaní projektu.

Administratívne dokončenie(Administrative Closure) - príprava, zber a distribúcia informácií a materiálov na oficiálne ukončenie fázy alebo projektu.

Hlavnými spotrebiteľmi informácií o projekte sú:

Projektový manažér - analyzovať nezrovnalosti medzi skutočnými ukazovateľmi výkonnosti a plánovanými a prijímať rozhodnutia o projekte.

Zákazník - byť si vedomý postupu projekčných prác.

Dodávatelia- ak je potrebný materiál, vybavenie a pod. potrebné na výkon práce.

Dizajnéri - v prípade potreby vykonať zmeny v projektovej dokumentácii.

Priami realizátori prac.

Obsah projektového komunikačného manažmentu. Riadenie projektovej komunikácie zabezpečuje podporu komunikačného systému (interakcií) medzi účastníkmi projektu, prenos riadiacich a reportovacích informácií zameraných na zabezpečenie dosiahnutia cieľov projektu. Každý účastník projektu musí byť pripravený na interakciu v rámci projektu v súlade so svojimi funkčnými zodpovednosťami.

Riadenie komunikácie zahŕňa nasledujúce procesy.

Plánovanie komunikačného systému - určenie informačných potrieb účastníkov projektu (určenie zloženia informácií, načasovania a spôsobov ich doručenia).

Zber a šírenie informácií – procesy pravidelný odber a včasné doručenie potrebných informácií účastníkom projektu.

Príprava správ o priebehu projektu - spracovanie skutočných výsledkov o stave projektu, ich porovnanie s plánovanými ukazovateľmi, analýza trendov, prognózovanie.

Dokumentácia postupu prác - zhromažďovanie, spracovanie a organizovanie ukladania projektovej dokumentácie.

Pozrime sa bližšie na tieto procesy.

Plánovanie komunikačného systému. Komunikačný plán je neoddeliteľnou súčasťou plánu projektu. Obsahuje:

plán zberu informácií, ktorý definuje zdroje informácií a spôsoby ich získavania;

plán distribúcie informácií, ktorý definuje spotrebiteľov informácií a spôsoby ich doručenia;

podrobný popis každého dokumentu, ktorý sa má prijať alebo odoslať, vrátane formátu, obsahu, úrovne podrobnosti a použitých definícií;

plán uvedenia určitých typov komunikácií do prevádzky;

metódy na aktualizáciu a zlepšenie komunikačného plánu.

Komunikačný plán je formalizovaný a podrobný v závislosti od potrieb projektu.

Zber a šírenie informácií. V rámci projektu je potrebné realizovať rôzne druhy komunikácia:

interné (v rámci projektového tímu) a externé (s vedením spoločnosti, zákazníkom, externými organizáciami a pod.);
formálne (správy, žiadosti, stretnutia) a neformálne (pripomienky, diskusie);
písomné a ústne;
vertikálne a horizontálne.

Správa o pokroku projektu. Procesy zberu a spracovania údajov o skutočných výsledkoch a zobrazovanie informácií o stave prác v reportoch sú základom pre koordináciu práce, operatívne plánovanie a riadenie. Správa o pokroku zahŕňa:

informácie o aktuálnom stave projektu ako celku aj v kontexte jednotlivých ukazovateľov;
informácie o odchýlkach od základných plánov;
predpovedanie budúceho stavu projektu.

Systémy na zber a distribúciu informácií by mali spĺňať potreby rôznych typov komunikácie. Na tieto účely možno použiť automatizované a neautomatizované metódy zhromažďovania, spracovania a prenosu informácií.

Manuálne metódy zahŕňajú zber a prenos údajov na papieri, organizovanie stretnutí.

Automatizované metódy zahŕňajú použitie výpočtovej techniky a moderných komunikačných prostriedkov na zlepšenie efektívnosti interakcie: e-mail, systémy správy dokumentov a archivácia údajov.

Zdokumentovanie postupu prác. Hlavné priebežné výsledky postupu prác by mali byť formálne zdokumentované. Dokumentácia výsledkov pokroku zahŕňa:

zber a overovanie konečných údajov;
analýza a závery o miere dosiahnutia výsledkov projektu a efektívnosti vykonanej práce;
archivovať výsledky pre budúce použitie.

Počítačové systémy na vedenie elektronických archívov umožňujú automatizovať procesy ukladania a indexovania textových a grafických dokumentov a výrazne uľahčujú prístup k archívnym informáciám.

Blagoveščensk 2016

ÚVOD

1.1 Pojem informácie.

1.2 Vlastnosti informácie.

1.3 Typy informácií.

SEMIOTIKA..

ENTROPIA.

ZÁVER.

APLIKÁCIA.

ÚVOD

VŠEOBECNÉ KONCEPCIE INFORMÁCIÍ A VÝMENY INFORMÁCIÍ

Pojem informácie

Informácia je chápaná ako informácia o okolitom svete, ktorá má formu symbolov, prístupných, zrozumiteľných pre človeka a vyžadujúcich analýzu, pochopenie, dekódovanie. Informácie zohrávajú v manažmente dôležitú úlohu. Informácie sú potrebné pri príprave a prijímaní rozhodnutia o riadení; spätná väzba je potrebná na kontrolu výkonu rozhodnutia; informácie sú potrebné aj pri tvorbe strategických plánov spoločnosti na dosiahnutie jej cieľov. Preto uvažujeme o základných pojmoch teórie informácie. V súčasnosti existuje veľa definícií pojmu „informácie“ a žiadna z nich nie je všeobecne akceptovaná. Je to prirodzené, pretože všeobecne akceptovaná definícia sa objavuje vo vede, keď sa stáva klasickou a prestáva sa rozvíjať. To sa našťastie nedá povedať o informačnej vede.

„Informácie 1) správa, povedomie o stave vecí, informácie o niečom prenášanom ľuďmi; 2) znížená, odstránená neistota v dôsledku prijatia správy; 3) správa neoddeliteľne spojená s kontrolou, signály v jednote syntaktických, sémantických a pragmatických charakteristík; 4) prenos, odraz rozmanitosti v akýchkoľvek objektoch a procesoch (neživá a živá príroda)“.

Paraščenko I.P. v informatike a informatike. (Troitsk, 2005) uvádza pre ilustráciu niektoré definície zozbierané v práci Melik-Gaykazyan I.V. „Informačné procesy a realita“. (Moskva, 1997)

- "Informácia je vedomosť, ktorú niekto iný odovzdá alebo ju získa vlastným výskumom alebo štúdiom."

- "Informácie sú informácie obsiahnuté v tejto správe a považované za predmet prenosu, uchovávania a spracovania."

- "Informácie v bežnom zmysle sú informácie, správy vo vedeckých a technických aplikáciách - to, čo nesie signál."

- "Informácia je označenie obsahu prijatého z vonkajšieho sveta v procese nášho prispôsobovania sa mu a prispôsobovania našich pocitov mu."

- "Informácia je objektívny obsah spojenia medzi vzájomne pôsobiacimi hmotnými objektmi, prejavujúci sa v zmene stavu týchto objektov."

- „Informácie sú aktuálne údaje o premenných v určitej oblasti činnosti, systematizované informácie týkajúce sa hlavných príčinných vzťahov, ktoré sú obsiahnuté v znalostiach ako koncept všeobecnejšej triedy, vo vzťahu ku ktorej sú informácie podriadené.

- "Informácia je znalosť nejakej špeciálnej udalosti, prípadu alebo niečoho podobného."

Ruský filozof V.G.Afanasiev vo svojom diele „Sociálne informácie“, ktoré bolo znovu publikované v roku 1994, opísal informácie takto: „...Informácie v najvšeobecnejšom zmysle slova sú výsledkom odrážania rôznorodosti reality, komunikácie , informácie o tom. Nie je to materiálna, nie energetická vo svojej podstate, ale mentálna, ideálna kategória. Je vlastné nie celej prírode, hmote, ale iba živej a spoločenskej hmote. Informácie nie sú len výsledkom reflexie, nielen vedomostí. Ona sú práve správy, informácie, t.j. také znalosti, ktoré sú potrebné a ktoré majú spotrebiteľa. Až interakciou so spotrebiteľom získava poznanie charakter správy, informácie, t.j. stať informáciou. Informácie sú poznatky, ktoré sú v neustálom obehu, pohybujú sa, ktoré sú zhromažďované, ukladané, spracovávané, prenášané a používané (alebo môžu byť použité) systémom. A nie hocijaký, ale iba samosprávny systém ... Informácie sú tam, kde je kontrola.

Informačné vlastnosti

Kvalita informácií sa určuje podľa štyroch hlavných kritérií:

1. Spoľahlivosť – Ak zamestnanci zistia chyby v informáciách obsiahnutých v dokumente, budú nedôverčiví ku všetkým údajom, ktoré cez neho dostanú.

2. Včasnosť – Hodnotu majú len včas prijaté informácie. Manažér zodpovedný za plnenie rozpočtu potrebuje aktuálne informácie o výške nákladov, ktoré mu umožňujú adekvátne reagovať na nežiaduce zmeny.

3. Požadovaný objem – Mnoho manažérov trpí prebytkom informácií, pretože ich nedokážu zvážiť a použiť veľké polia. Možno to znamená, že je nešťastné zvoliť formát na konverziu údajov na riadiace informácie.

4. Význam - Manažér zodpovedný za výrobu potrebuje informácie o objemoch výroby, indikátoroch odstávok zariadení; manažér vrcholový manažment vyžaduje sa viac súhrnných údajov. Obrázok 1 znázorňuje proces premeny primárnych údajov na manažérske informácie prostredníctvom informačného systému (IS).

Typy informácií

mechanický odraz.

Kameň narážajúci do steny zanecháva na jednej strane priehlbinu, stopu a na druhej strane sa odráža pod uhlom, v ktorom dopadol na stenu, t.j. uhol odrazu sa rovná uhlu dopadu. . Druhým príkladom mechanického odrazu je zrkadlový odraz, t.j. v zrkadle vidíme kópiu, obraz, znak, značku predmetu, ktorý sa odráža v zrkadle. Ale, prirodzene, vidíme len vonkajšie črty odrazené v zrkadle; zrkadlový odraz je krokom k iným fyzickým odrazom. Existuje mechanický odraz, existuje fyzický odraz.

fyzický odraz

Toto je len interakcia elementárnych častíc rôznych polí: elektromagnetických a iných polí a objavenie sa niektorých nových javov, prijatie niektorých nových interakcií.

chemický odraz.

Atóm kyslíka dostane signál od atómu zlata a „rozumie“, že nemôžete variť kašu so zlatom, zlato sa nedostane do kontaktu s kyslíkom a nedochádza k interakcii. Zlato nie je oxidované kyslíkom. A keď kyslík dostane signál z vodíka, dôjde k pomerne násilnému spojeniu. Napríklad k tomuto spojeniu môže dôjsť výbuchom, ak sa v nádobe alebo v byte nahromadí primeraný podiel vodíka a kyslíka, dôjde k výbuchu. Alebo sa vodík a kyslík kombinujú za vzniku tepla. Na tomto základe sa vytvárajú kyslíkovo-vodíkové horáky, ktoré dávajú teploty do 3000 stupňov, tavia a varia kovy. Ale zdá sa, že rovnaké signály alebo približne rovnaké signály prijímajú akékoľvek iné atómy a molekuly, v dôsledku čoho dochádza k chemickým interakciám.

SEMIOTIKA

Semiotika nachádza svoje predmety všade – v jazyku, matematike, fikcia, v jedinom literárnom diele, v architektúre, v plánovaní bytov, v organizácii rodiny, v podvedomých procesoch, v komunikácii zvierat, v živote rastlín.

Ale všade je jeho bezprostredným predmetom informačný systém, teda systém, ktorý nesie informácie, a elementárnym jadrom takéhoto systému je znakový systém.

Nech už sú takéto systémy akékoľvek – či už pôsobia v spoločnosti, v prírode alebo v človeku (jeho organizme, myslení a psychike) – sú predmetom semiotiky.

Tri strany Fregeho trojuholníka dávajú tri časti semiotiky, ktoré C. Morris pomenoval takto:
1. Syntaktika. Študuje vzťah medzi znakmi, vrátane rečového reťazca (alebo sféry vnútorných vzťahov medzi znakmi). Syntaktiku možno charakterizovať vzťahom výrazu, ktorý sa realizuje medzi slovom a pojmom.
2. Sémantika. Študuje vzťah medzi znakmi a určeným predmetom; alebo vzťah medzi znakmi a ich predmetmi. To znamená, že sféra záujmu sémantiky je v skúmaní vzťahu medzi vecou a slovom, ktorý sa realizuje prostredníctvom vzťahu označenia.
3. Pragmatika (skúma vzťah medzi znakom a osobou, resp. vzťah medzi znakmi a tými, ktorí ich používajú, vzťah medzi vecou a pojmom, t. j. pragmatiku možno charakterizovať cez vzťah „dáva zmysel“).

Všetky informácie cirkulujúce vo vonkajších a vnútorných okruhoch možno rozdeliť do troch informačných tokov:

1. Podľa druhu zhmotneného poznania v vedecky náročných produktov;

2. Ľudský odborné znalosti(patenty, licencie, vynálezy, zručnosti a techniky);

3. Umenie, metódy a technika praktické riešenieúlohy moderného podnikového manažmentu.

V zahraničnej literatúre je tretí informačný tok reprezentovaný kombináciou nasledujúcich komponentov:

o manažment (podnikový, personálny a výrobný manažment);

o marketing (riadenie vývoja produktov a predajného trhu);

o cielenie (dlhodobé cielené programy na dobytie predajných trhov v inej krajine).

teda informačné zdroje, ktoré vychádzajú z podstaty a zákonitostí vývoja koncepcie informácie, sú strategickým zdrojom a umožňujú:

o rozvíjať strategické a taktické ciele;

o realizovať programy (plány) na dosiahnutie cieľov a zámerov;

o prijímať manažérske rozhodnutia na koordináciu činností jednotiek na základe monitorovania informácií;

o zlepšiť systém riadenia na základe jeho diagnostiky;

o rozvíjať procesy informatizácie založené na zlepšovaní svojej infraštruktúry (obr. 2).

ENTROPIA

Entropia (informácia) je mierou náhodnosti informácie, neistoty vzhľadu akéhokoľvek znaku primárnej abecedy. Pri absencii straty informácií sa číselne rovná množstvu informácií na symbol prenášanej správy

Napríklad v sekvencii písmen, ktoré tvoria vetu v ruštine, sa objavujú rôzne písmená s rôznou frekvenciou, takže neistota výskytu pri niektorých písmenách je menšia ako pri iných. Ak zoberieme do úvahy, že niektoré kombinácie písmen (v tomto prípade hovoria o entropii n-tého rádu, pozri nižšie) sú veľmi zriedkavé, tak neistota ešte klesá.

Na ilustráciu pojmu informačná entropia sa možno uchýliť aj k príkladu z oblasti termodynamickej entropie, ktorý sa nazýva Maxwellov démon. Pojmy informácie a entropia majú medzi sebou hlboké súvislosti, no napriek tomu vývoj teórií v štatistickej mechanike a teórii informácie trval mnoho rokov, kým si navzájom korešpondovali.

ZÁVER

V tejto práci na kurze sme skúmali pojmy informácie a dôležitosť komunikácie pre efektívne fungovanie manažéra organizácie. Bez vedomostí a špeciálnych zručností nie je možné riadiť ľudí; Po ceste sú rôzne prekážky.

Zistil som (domnievam sa), že informácie sú kľúčové pre riadenie organizácie. Taktiež, že komunikácia je proces, v ktorom si dvaja alebo viacerí ľudia vymieňajú a rozumejú prijaté informácie, ktorých účelom je motivovať alebo ovplyvniť určité správanie.

Manažér, ktorý nikoho nepočúva, je ako predajca ojazdených áut, ktorý hovorí: "Predávam! Nechcú kupovať." Komunikácia manažmentu je obojsmerná cesta, ktorá si vyžaduje počúvanie a iné formy spätnej väzby. Poznatky získané manažérmi z osobnej komunikácie so zamestnancami formujú ich chápanie života spoločnosti. Verím, že s týmito znalosťami sú manažéri v procese komunikácie schopní ovplyvňovať myslenie podriadených, ako aj efektívne pracovať so zákazníkmi.

Preto je veľmi dôležité udržiavať v organizácii „zdravého“ firemného ducha prostredníctvom pravidelných stretnutí, školení a spoločných podujatí pre zamestnancov z rôznych oddelení. Veď len koordinovaná práca všetkých častí jedného celku môže viesť k úspešnému fungovaniu organizácie.

APLIKÁCIA

Slovník pojmov

Zvládanie- Povinné riadenie hospodárskej činnosti, ktorá je zase samostatným druhom odbornej činnosti.

Oblasť riadenia- ide o činnosť podnikov, ktoré vystupujú v trhovom mechanizme ako samostatné ekonomické subjekty.

Riadiaci objekt – ekonomická aktivita, podnik ako celok alebo jeho samostatná divízia.

manažér- špeciálne vyškolený profesionálny manažér, ktorý je špecialistom v tejto oblasti. Ide o osobu, ktorá zastáva stálu riadiacu funkciu a je oprávnená rozhodovať o konkrétnych činnostiach organizácie pôsobiacej v trhovom hospodárstve.

Etapy riadenia.

1.Strategický manažment– rozvoj cieľov manažmentu, prognózovanie a pokročilé plánovanie manažérske akcie.

2.operatívne riadenie– včasné rozhodovanie v súvislosti s meniacimi sa podmienkami vonkajších a vnútorné prostredie organizácií.

3.Kontrola- porovnanie dosiahnutých výsledkov s plánom a vypracovanie nápravných opatrení na odstránenie nežiaducich chýb a následkov činností.

Rozsah riadenia:

– ekonomické;

– sociálno-psychologické;

– právne;

- organizačný a technický.

Ekonomická oblasť činnosti– riadenie výrobného procesu. Činnosťou manažéra je koordinovať materiálne a pracovné zdroje na dosiahnutie cieľov pri najnižších nákladoch.

Predmet riadenia- fyzická alebo právnická osoba, ktorá vykonáva mocenský vplyv.

Riadiaci objekt- čo je usmerňované vplyvom objektu ovládania. Predmet kontroly môže byť fyzický a právnických osôb sociálne, sociálno-ekonomické systémy a procesy.

kontrolný mechanizmus Je to prostredie, v ktorom sa vykonávajú riadiace činnosti. Takýmto riadiacim prostredím je riadiaci systém a riadiaca technika.

Dva výklady pojmu „manažment“:

1) ako proces riadenia organizácie – riadiace činnosti;

2) ako kontrolný mechanizmus. proces riadenia a mechanizmus riadenia musia navzájom korešpondovať s cieľmi riadenia ako druhu činnosti.

MINISTERSTVO ŠKOLSTVA A VEDY REGIÓNU AMUR ŠTÁTNY ODBORNÝ VZDELÁVACÍ AUTONÓMNY INŠTITÚCIA REGIÓNU AMUR

"AMUR PEDAGOGICKÁ KOLEŽ"

Komunikačné informácie v manažmente organizácie

Práca na kurze

Blagoveščensk 2016

ÚVOD

VŠEOBECNÉ KONCEPCIE INFORMÁCIÍ A VÝMENY INFORMÁCIÍ..

1.1 Pojem informácie.

1.2 Vlastnosti informácie.

1.3 Typy informácií.

1.4. Čo je výmena informácií.

1.5. Funkcie výmeny informácií.

AKÉ INFORMÁCIE ZAMESTNANCI POTREBUJÚ K ÚSPEŠNEMU VÝKONU V SÚLADE S CIEĽMI SPOLOČNOSTI..

1.1. Účel spoločnosti by mal byť známy všetkým zamestnancom. Prítomnosť všeobecného cieľa určuje stanovenie čiastkových cieľov, a tým určuje štruktúru spoločnosti, fázy práce celej spoločnosti ako celku a jej divízií.

1.2. Všetci zamestnanci musia pochopiť účel spoločnosti. Ciele by nemali byť len známe, mali by ich realizovať všetci zamestnanci. Keďže práve uvedomenie vám umožňuje vidieť systém cieľových priorít, subjektívnu užitočnosť.

1.3. Zamestnanci musia mať prístup k informáciám o prostriedkoch na dosiahnutie cieľa. Cieľ možno dosiahnuť rôznymi spôsobmi. Konkrétne prostriedky nie sú určené ani tak cieľom, ako skôr podmienkami, okolnosťami a príležitosťami.

1.4. Zamestnanci musia mať prístup k informáciám potrebným na samostatné rozhodovanie na dosiahnutie cieľa. Uvedomenie si cieľa a výber prostriedkov predchádza konkrétnym činnostiam a správaniu.

SEMIOTIKA..

ENTROPIA.

KOMUNIKAČNÁ SIEŤ V ORGANIZÁCII..

MANAŽÉRSKE TECHNOLÓGIE AKO INFORMAČNÝ PROCES.

ZÁVER.

ZOZNAMY POUŽITÉ LITERATÚRY..

APLIKÁCIA.

ÚVOD

IN moderná spoločnosť Jednou z kľúčových otázok je komunikácia. V organizáciách sa tento problém ukazuje ako nedostatok pochopenia, že komunikácia nie je len výmena informácií, ale dynamický medziľudský proces výmeny správania. Zo všetkých organizačných procesov zaujíma snáď ústredné a kľúčové miesto komunikácia, pretože sú základom života organizácie. Rozhodovanie sa často definuje ako výber medzi dvoma alebo viacerými alternatívami. V skutočnosti však ide o proces zhromažďovania a spracovania informácií, vývoja alternatív a výberu jednej z nich, a čo je najdôležitejšie, ide o realizáciu rozhodnutia. Interakcia manažmentu sa v organizácii uskutočňuje na rôznych úrovniach a na každej z nich dochádza ku konfliktom. Konflikty sa dnes považujú za zdroj individuálneho a organizačného rozvoja, keďže pri riešení konfliktov sa rodí nová situácia.

Účelom písania semestrálnej práce je určiť miesto informácií a komunikácie v manažmente organizácie.

Úlohou práce je presne zistiť, ako informácie prispievajú k normálnemu fungovaniu firmy, akú úlohu zohrávajú v riadení, ako dokáže manažér efektívne pracovať pomocou komunikácie.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

Úvod

V modernej spoločnosti je jedným z kľúčových problémov komunikácia. V organizáciách sa tento problém ukazuje ako nedostatok pochopenia, že komunikácia nie je len výmena informácií, ale dynamický medziľudský proces výmeny správania. Zo všetkých organizačných procesov zaujíma snáď ústredné a kľúčové miesto komunikácia, pretože sú základom života organizácie. Rozhodovanie sa často definuje ako výber medzi dvoma alebo viacerými alternatívami. V skutočnosti je to však proces zhromažďovania a spracovania informácií, vývoja alternatív a výberu jednej z nich, a čo je najdôležitejšie, toto je realizácia rozhodnutia. Bez toho posledného tento proces vôbec nedáva zmysel. Interakcia manažmentu sa v organizácii uskutočňuje na rôznych úrovniach a na každej z nich dochádza ku konfliktom. Konflikty sa dnes považujú za zdroj individuálneho a organizačného rozvoja, keďže pri riešení konfliktov sa rodí nová situácia. Paradox spočíva v tom, že prítomnosť konfliktu sa využíva na posúdenie vyspelosti jednotlivca, skupiny a organizácie. Konflikt je životne dôležité semienko, z ktorého vyrastá úspech.

Cieľom kurzovej práce je určiť miesto informácií a komunikácie v manažmente organizácie.

Úlohou práce je presne zistiť, ako informácie prispievajú k normálnemu fungovaniu firmy, akú úlohu zohrávajú v riadení, ako dokáže manažér efektívne pracovať pomocou komunikácie.

Predmetom práce v kurze sú informácie zapojené do procesu riadenia a komunikácie.

1. Všeobecné pojmy informácie a výmena informácií

1.1 Pojem informácie

Informácia je chápaná ako informácia o okolitom svete, ktorá má formu symbolov, prístupných, zrozumiteľných pre človeka a vyžadujúcich analýzu, pochopenie, dekódovanie.

Informácie sú odrazom okolitého sveta v mysli človeka, určitým spôsobom fixované, a preto majú vlastnosť reprodukovateľnosti, používané ako prostriedok komunikácie medzi ľuďmi, poznávanie a uvedomovanie si sveta, hromadenie a uchovávanie vedomostí.

V riadiacich činnostiach sú informácie súhrnom informácií o stave riadiacich a riadených subsystémov, ako aj o životnom prostredí. V praxi riadenia organizácie sa však informácie chápu zjednodušene ako:

· Súbor informácií o stave riadenia, riadených systémov a externého prostredia ich fungovania;

· Nové informácie o stave týchto kontrolných objektov;

· Informácie, ktoré znižujú mieru neistoty a rizika ohľadom budúcnosti a pod.

V moderných podmienkach riadenia a riadenia organizácie sa dôležitou oblasťou stala informačná podpora, ktorá spočíva v zbere a spracovaní informácií potrebných na prijímanie informovaných manažérskych rozhodnutí.

Organizácie uchovávajú a spracúvajú obrovské množstvo údajov, ktoré možno premeniť na použiteľné informácie. Efektívnosť jeho využívania závisí od schopnosti organizácie zbierať primárne dáta, ktoré manažérom poskytujú potrebné informácie. Obrázok 1 znázorňuje proces premeny primárnych údajov na manažérske informácie prostredníctvom informačného systému (IS).

Obrázok 1 - Premena údajov na informácie prostredníctvom IS

1.2 Vlastnosti informácie

Kvalita informácií sa určuje podľa štyroch hlavných kritérií:

1) Spoľahlivosť (presnosť). Ak sa zmení grafikon vlakov čo i len o 10 %, väčšina cestujúcich bude starý grafikon vnímať ako mimoriadne nespoľahlivý. Ak zamestnanci nájdu chyby v informáciách obsiahnutých v dokumente, budú nedôverčiví ku všetkým údajom, ktoré s jeho pomocou získajú.

2) Včasnosť. Hodnotné sú len informácie prijaté včas. Manažér zodpovedný za plnenie rozpočtu potrebuje aktuálne informácie o výške nákladov, ktoré mu umožňujú adekvátne reagovať na nežiaduce zmeny.

3) Požadovaný objem. Mnoho manažérov trpí preťažením informáciami, pretože nie sú schopní zobraziť a použiť ich veľké množstvo. Možno to znamená, že je nešťastné zvoliť formát na konverziu údajov na riadiace informácie.

4) Význam. Veľa závisí od úloh a povinností konkrétneho zamestnanca. Manažér zodpovedný za výrobu potrebuje informácie o objemoch výroby, indikátoroch prestojov zariadení; senior manažér potrebuje všeobecnejšie údaje.

Aby sme mohli posúdiť kritérium významnosti, obrátime sa na tabuľku 1, ktorá ukazuje rozdiely v informačných potrebách vyšších manažérov a vedúcich oddelení zodpovedných za súčasnú prácu organizácie (Gorry a Skott-Morton, 1971):

Tabuľka 1 - Rozdiely v informačných potrebách vyšších manažérov a vedúcich oddelení

Top manažéri	Vedúci oddelení
Zovšeobecnené údaje	Vysoko špecializované informácie
Analýza trendov, plány do budúcnosti	Štatistické údaje
Interné a externé informácie	Prevažne interné údaje
Prevažne kvalitatívne informácie	Hlavne kvantitatívne informácie
Potreby sa líšia v závislosti od potreby konkrétnych rozhodnutí	Denné údaje

1.3 Výmena informácií

V činnostiach veľkých firiem je prenos informácií nevyhnutným prvoradým faktorom normálneho fungovania firmy. Zároveň nadobúda zvláštny význam zabezpečenie efektívnosti a spoľahlivosti informácií. Vnútropodnikový informačný systém pre mnohé firmy rieši problémy organizácie technologického procesu a má výrobný charakter.

Prostredníctvom informácií sa uskutočňujú cyklicky sa opakujúce etapy procesu riadenia - získavanie, spracovanie informácií o stave

riadený objekt a prenášanie riadiacich príkazov naň. Následne sa pomocou informácií realizuje prepojenie medzi subjektom a objektom a medzi riadiacou a riadenou časťou celkového riadiaceho systému.

V rámci spoločných aktivít si ľudia vymieňajú rôzne nápady, nápady, pohľady, podnety, poznatky, postoje. Toto všetko možno považovať za informáciu a samotný komunikačný proces možno prezentovať ako proces výmeny informácií. Práve preto, že výmena informácií je súčasťou všetkých hlavných typov manažérskych činností, nazývame komunikáciu spojovacím procesom. A jedným z najdôležitejších nástrojov riadenia v rukách manažéra sú informácie, ktoré má k dispozícii. Pomocou a odovzdávaním týchto informácií, ako aj prijímaním spätnej väzby organizuje, usmerňuje a motivuje podriadených. Preto veľa závisí od jeho schopnosti sprostredkovať informácie tak, aby sa dosiahlo čo najprimeranejšie vnímanie týchto informácií tým, komu sú určené.

Komunikácia je výmena informácií, na základe ktorej manažér dostáva informácie potrebné na efektívne rozhodovanie a prináša prijaté rozhodnutia zamestnancom organizácie. Ak je komunikácia slabá, rozhodnutia môžu byť nesprávne, ľudia môžu nesprávne pochopiť, čo od nich vedenie chce, alebo napokon môžu utrpieť medziľudské vzťahy. Efektívnosť komunikácie často určuje kvalitu rozhodnutí a spôsob ich skutočnej implementácie.

Je takmer nemožné preceňovať dôležitosť komunikácie v manažmente. Takmer všetko, čo lídri robia, aby pomohli organizácii dosiahnuť jej ciele, si vyžaduje efektívnu komunikáciu. Ak ľudia nebudú vedieť zdieľať informácie, nebudú schopní spolupracovať, stanovovať si ciele a dosahovať ich. Komunikácia je však zložitý proces pozostávajúci zo vzájomne závislých krokov. Každý z týchto krokov je veľmi potrebný na to, aby boli naše myšlienky zrozumiteľné pre iného človeka. Každý krok je bodom, v ktorom ak sme neopatrní a nepremýšľame o tom, čo robíme, zmysel sa môže stratiť.

Podľa výskumov manažéri venujú 50 až 90 % svojho času komunikácii. Zdá sa to neuveriteľné, ale je to jasné, keď si uvedomíte, že manažér to robí preto, aby plnil svoje úlohy v medziľudských vzťahoch, výmene informácií a rozhodovacích procesoch, nehovoriac o manažérskych funkciách plánovania, organizovania, motivácie a kontroly.

Práve preto, že výmena informácií je súčasťou všetkých hlavných typov manažérskych činností, nazývame komunikáciu spojovacím procesom. Keďže manažér plní tri zo svojich rolí a plní štyri hlavné funkcie s cieľom formulovať a dosahovať ciele organizácie, kvalita komunikácie môže priamo ovplyvniť mieru implementácie cieľov.

To znamená, že efektívna komunikácia je nevyhnutná pre úspech jednotlivcov a organizácií. Zlá komunikácia je jednou z hlavných oblastí záujmu. Hlbokým premýšľaním o komunikácii na individuálnej a organizačnej úrovni sa musíme naučiť znižovať výskyt neefektívnej komunikácie a stať sa lepšími, efektívnejšími manažérmi. Efektívnymi lídrami sú tí, ktorí sú efektívni v komunikácii. Predstavujú podstatu komunikačného procesu, majú dobre vyvinuté ústne a písomné komunikačné schopnosti a chápu, ako prostredie ovplyvňuje výmenu informácií.

Komunikácia sa uskutočňuje prostredníctvom sprostredkovania myšlienok, faktov, názorov, vnemov alebo vnemov, pocitov a postojov od jednej osoby k druhej, verbálne alebo inou formou, s cieľom získať požadovanú reakciu.

Pri zvažovaní komunikačného procesu je potrebné vziať do úvahy, že v podmienkach ľudskej komunikácie je dôležité nielen to, ako sa informácie prenášajú, ale aj ako sa formujú, spresňujú a rozvíjajú. Komunikácia a informácie sú rozdielne, ale súvisiace veci. Komunikácia zahŕňa to, čo sa komunikuje, aj to, ako sa to „čo“ komunikuje.

Aby komunikácia prebiehala, sú potrebné aspoň dve osoby. Preto musí mať každý z účastníkov všetky alebo niektoré schopnosti: vidieť, počuť, dotýkať sa, cítiť a ochutnávať.

Efektívna komunikácia si vyžaduje určité zručnosti a schopnosti od každej zo strán. Komunikáciu treba chápať nielen ako odosielanie a prijímanie informácií, keďže ide o vzťah dvoch jednotlivcov, z ktorých každý je aktívnym subjektom – ich vzájomné informovanie zahŕňa nadväzovanie spoločných aktivít. V komunikačnom procese teda nedochádza len k pohybu informácií, ale aj k ich aktívnej výmene.

V špecificky ľudskej výmene informácií zohráva dôležitosť informácií osobitnú úlohu pre každého účastníka komunikácie, pretože ľudia si nevymieňajú len slová, ale snažia sa vytvoriť spoločný význam. A to je možné za predpokladu, že informácie sú nielen prijaté, ale aj pochopené a pochopené.

2. Semiotika a jej sekcie

riadenie manažmentu komunikácie

Semiotika je veda, ktorá študuje spôsoby prenosu informácií, vlastnosti znakov a znakových systémov v ľudskej spoločnosti (hlavne prirodzené a umelé jazyky, ako aj niektoré kultúrne javy, systémy mýtov, rituálov), prírodu (komunikácia vo svete zvierat). ) alebo v samotnom človeku (zrakové a sluchové vnímanie a pod.). Inými slovami, semiotika je teória znakov a znakových systémov.

Existujú tri vetvy semiotiky:

§ syntax (alebo syntax z gréčtiny. syntaxe- konštrukcia, poriadok) - študuje vzory konštrukcie znakových systémov bez ohľadu na ich interpretáciu, to znamená vzťah znakov medzi sebou;

§ sémantika (z gréčtiny. sémantika- to, čo znamená) - študuje vzťah medzi znakom a jeho významom;

§ pragmatika (z gréčtiny. pragmatos- akcia) - študuje vzťah znakov s ich odosielateľmi, príjemcami a kontextom znakovej činnosti.

IN moderná veda Existuje niekoľko oblastí semiotického výskumu.

Prvý smer - biologická semiotika, alebo biosémiotika.

Tento smer sa zaoberá štúdiom signálnych (komunikačných) systémov zvierat vrátane nižších zvierat a hmyzu, to znamená, že študuje systémy založené na prirodzených znakoch alebo znakoch, ktoré sú nejakým spôsobom dôležité pre existenciu samotného organizmu, tj. biologicky významné (biologicky relevantné).

Druhým smerom je etnosemiotika, ktorá študuje „implicitnú úroveň“ ľudskej kultúry. Aj keď je pre etnosemiotiku samostatným predmetom pozorovania niečo celkom hmatateľné, napríklad folklórna svadobná pieseň alebo kúzlo, uhol pohľadu semiotiky na túto tému sa líši od uhla pohľadu; vedy o folklóre: semiotika ho študuje ako súčasť takých znakových systémov danej spoločnosti, ktorých význam a úlohu neuznávajú samotní členovia spoločnosti.

Etnosemiotika je mladá a rýchlo sa rozvíjajúca veda, ktorá ešte nemá všeobecne uznávané zovšeobecňujúce teórie. V zahraničí, najmä v USA, veľké množstvo samostatný špecifický výskum v rámci etnografie (nazývanej tam „kultúrna a sociálna antropológia“).

Zastavme sa najskôr pri súkromnom výskume v kultúrnej a sociálnej antropológii, pričom typickým príkladom je štúdium ľudských pozícií, ktoré môžu byť súčasťou znakových systémov. V rámci kultúrnej a sociálnej antropológie možno skúmať držanie tela z rôznych uhlov pohľadu.

Na jednej strane je možné študovať držanie tela z hľadiska fyziológie ľudského tela (rovnakým spôsobom možno študovať plač, smiech, fyziologické funkcie atď.), ide o tzv. . Opis polôh je dôležitý pre inžiniersku psychológiu, ktorá spočíva v štúdiu človeka v kontakte so strojom: reakcie a správanie človeka, umiestnenie človeka pred strojom alebo strojom, konštrukcia rukovätí, držanie tela pred strojom alebo strojom, konštrukcia rukovätí, držadlá, držadlá. ovládacie panely atď.; znalosť typických postojov pre danú národnosť je dôležitá pri plánovaní bytov, nábytku a pod.; pre psychiatriu: psychiatrické pozorovanie polôh zasa môže osvetliť fyzické správanie zdravého človeka.

Na druhej strane, postoje možno skúmať ako polohy ľudského tela typické pre danú kultúru. Ide o etnologické hľadisko. Celkový počet rôznych stabilných polôh, ktoré môže ľudské telo zaujať, je asi 1000. Ale z nich sú kvôli kultúrnej tradícii každého kmeňa a ľudí niektoré zakázané (tabuizované), zatiaľ čo iné sú nemenné. Preto štúdium postojov musí byť nevyhnutne porovnávacie, „interkultúrne“. Aby bolo možné určiť, či je určitá poloha, ako napríklad poloha sedenia pri jedle, významná, t. j. či má etnologický význam, je potrebné porovnať polohy sedenia pri jedle v rôznych kultúrach, napríklad u severoamerických Indiánov. a novozélandských domorodcov. Ak sa ukáže, že postoje sú stabilne odlišné, potom sú faktom kultúry.

Potom je možné zostaviť katalóg etnologických postojov (obrázok 2). Po identifikácii najmenších, elementárnych jednotiek priestorového správania človeka – postojov a zostavení katalógov – sa začína ich hĺbkové kultúrno-etnografické štúdium, ktoré možno uskutočniť nasledovne:

a) vzťah postojov k iným znakovým a neznakovým systémom kultúry: odievanie, usporiadanie bývania atď.;

b) kultúrna a historická tradícia - stabilita určitých postojov počas dlhých období existencie národov.

Takéto polohy sa prenášajú tradíciou a pretrvávajú po dlhú dobu. Predpokladá sa, že môžu slúžiť podobne ako formy jazyka a predmety materiálnej kultúry na nadviazanie najstarších pohybov a kontaktov kmeňov. Postoj v treťom rade zhora, štvrtý stĺpec zľava, charakteristický pre obyvateľstvo Samojských ostrovov v Tichom oceáne, teda zjavne naznačuje nepriame kontakty s Indiou, kde sa spája s náboženskými zvykmi.

Obrázok 2 - Časť katalógu polôh významných z etnologického hľadiska (podľa G. Hughesa)

Tretí smer - linguosemiotika- zameriava sa na štúdium prirodzeného jazyka s jeho štýlom.

Prirodzený hovorený jazyk ľudí je najkompletnejší a najdokonalejší zo všetkých komunikačných systémov, ktoré existujú vo svete, ktorý človek pozná. Iné, umelé, človekom vytvorené systémy a jazyky (napríklad písanie, signalizácia vlajkami, Morseova abeceda, Braillovo písmo pre nevidiacich, umelé jazyky ako esperanto alebo volapuk, informačno-logické jazyky atď.) stelesňujú len niektoré vlastnosti prirodzeného jazyka. Tieto systémy môžu výrazne vylepšiť jazyk a prekonať ho v jednom alebo viacerých ohľadoch, ale zároveň byť v iných ohľadoch podradené, rovnako ako telefón, televízia, rádio (vo všeobecnosti akýkoľvek nástroj, akýkoľvek nástroj) zlepšujú určité vlastnosti jednotlivca. ľudské orgány.

Linguosemiotika skúma ďalšie súvisiace znakové systémy, ktoré:

§ fungujú paralelne s jazykom (napríklad gestá a mimika, ktoré sprevádzajú reč);

§ kompenzovať jazyk (napríklad expresívna, štylistická intonácia; typografické písma);

§ upraviť jeho funkcie a jeho znakový charakter (napríklad umelecký prejav).

V posledných rokoch sa v dôsledku rýchleho rozvoja modelovania prirodzeného jazyka a vzniku tzv rôzne druhy umelé jazyky (informačné, informačno-logické, ako programovanie atď.), rozšíril sa aj predmet lingvistickej semiotiky.

Štvrtý smer abstraktná semiotika- študuje len najvšeobecnejšie vlastnosti a vzťahy, ktoré charakterizujú znakové systémy, bez ohľadu na ich materiálne stelesnenie (R. Carnap v zahraničí; V. B. Biryukov, D. P. Gorskij, A. A. Zinoviev, V. V. Martynov a ďalší, ZSSR). V rámci tohto smeru vzniká najabstraktnejšia, logicko-matematická teória znakových systémov.

Predmetom všeobecnej semiotiky je porovnávanie, porovnávanie a zovšeobecňovanie výsledkov konkrétnej semiotiky; úvaha o tom, ako sa abstraktné jazykové vzťahy prejavujú v rôznych znakových systémoch; formulácia všeobecných semiotických zákonov vznikajúcich v tomto procese; riešenie epistemologických otázok a pod.

3. Meranie informácií. Entropia

3.1 Úloha informácií v manažmente

Podstatu a úlohu informácií v riadení najlepšie ukazuje prepojenie pojmu informácie s pojmom entropia. Svojho času N. Wiener vyjadril dualitu entropia – informácia takto: „Tak ako množstvo informácií v systéme je mierou organizácie systému, tak isto je entropia mierou dezorganizácie systému; jedno sa rovná druhému, brané s opačným znamienkom. Riadenie v systéme závisí od dostupných informácií. Zo všetkých rôznych definícií informácií je najzákladnejšia tá, ktorú predpokladá informačná teória a ktorá súvisí s množstvom informácií:

Informácie sú odstránením neistoty. V tomto prípade je neistota znížená množstvom informácií, ktoré boli získané v procese výberu alebo rozhodovania z dostupného množstva alternatív;

V manažmente sú však informácie aj prostriedkom komunikácie (informácie sa prenášajú vo forme správy, ktorá obsahuje informáciu pri zmene premenných).

Informácie pôsobia proti tendencii systému dezorganizovať a zvyšovať entropiu a množstvo informácií v systéme je mierou organizácie systému (obrázok 3.1.).

Je potrebné rozlišovať medzi pojmami ako dáta a informácie. Údaje - primárne informácie (signály) o zmenách premenných (stupeň agregácie je nízky);

Priebežné informácie získané ako výsledok akumulácie a agregácie primárnych údajov, informujúce o dynamike zmien;

Finálne informácie (vysoký stupeň akumulácie a agregácie) priamo využité v rozhodovacom procese.

3.2 Kvantitatívne merania informácií

Štrukturálne miery sa používajú na meranie iba diskrétnych informácií. Základom používaných štruktúrnych opatrení sú informačné prvky (kvantá), ktoré sú chápané ako nedeliteľné časti informácie.

Štrukturálne miery sa ďalej delia na geometrické, kombinatorické a aditívne miery informácií.

geometrická miera definuje množstvo informácie ako hodnotu dĺžky, plochy alebo objemu geometrického modelu správy, vztiahnuté na počet v nej obsiahnutých kvantách. Geometrická metóda určuje potenciál, teda maximálne možné množstvo informácie v daných konštrukčných rozmeroch. Toto množstvo sa nazýva informačnú kapacitu.

Množstvo informácií pri používaní kombinatorická miera sa vypočíta ako počet kombinácií, ktoré možno vytvoriť z informačných prvkov. Toto opatrenie meria potenciálnu štrukturálnu diverzitu informačné komplexy. Kombinatorické opatrenie je vhodné použiť vtedy, keď je potrebné vyhodnotiť možnosti prenosu rôznych informácií pomocou alfanumerických prvkov.

Predtým, ako hovoríme o aditívnom meradle informácie, predstavíme si pojmy hĺbka h a dĺžka l slova.

Hĺbka h slová pomenúvajú počet rôznych prvkov (znakov) obsiahnutých v akceptovanej abecede.

Dĺžka l slová sú počet znakov, ktoré sú potrebné a dostatočné na vyjadrenie danej množiny slov prvkami danej abecedy.

Hĺbka slova zodpovedá základu a dĺžka slova zodpovedá bitovej hĺbke číselného systému alebo kódovania.

Celkový počet slov, ktoré môžu byť reprezentované kódmi dĺžky l a hĺbky h, je daný

To znamená, že informačná kapacita q pri tejto metóde odhadu závisí exponenciálne od dĺžky slova l. Preto je aplikácia tohto opatrenia v praxi veľkou nepríjemnosťou.

Na zabezpečenie možnosti pridania množstva informácií pri pridávaní slov a proporcionality množstva informácií k dĺžke slova Hartley zaviedol aditívnu logaritmickú mieru informácií.

I = log 2h l = l log 2h.

Jednotkou informácie pri aplikácii aditívnej miery je bit, t. j. množstvo informácie obsiahnuté v slove s hĺbkou h = 2 a dĺžkou. l= 1. Ak informácie pochádzajú z rôznych zdrojov, potom pri odhadovaní množstva informácií aditívnou mierou máme

kde I(A1, A2, ..., An) je celkové množstvo informácií zo zdrojov A1, A2, ..., An;

I(Ai), i = 1(1)n - množstvo informácií zo zdroja Ai, merané aditívnou mierou.

Určenie množstva informácií pomocou štatistických meraní si vyžaduje pravdepodobnostný prístup. Pri tomto prístupe sa informácie považujú za správu o výsledku náhodných udalostí, implementácii náhodných premenných a funkcií a množstvo informácií závisí od apriórnych pravdepodobností týchto udalostí, veličín, funkcií. Štatistické a štrukturálne merania informácií neumožňujú posúdiť obsah informácie, pretože nezohľadňujú význam správy a jej hodnotu pre adresáta. Sémantické opatrenia umožňujú vyhnúť sa tomuto nedostatku.

3.3 Množstvo informácií ako miera organizácie systému

Množstvo informácií sa používa na vyjadrenie stupňa organizácie systému na základe merania stupňa neistoty (vzorec 3.1.):

K= -log2pi, (3.1.),

kde p i je pravdepodobnosť výberu i-tej alternatívy;

Tento vzorec je znázornený na obrázku 3.2 nižšie. Pojem množstvo informácií je ďalej interpretovaný v súvislosti so znížením neistoty pri výbere z 8 alternatív. Zároveň sa neistota znížila o 3 bity alebo o množstvo informácií, ktoré sa získali ako výsledok výberu z 8 alternatív.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 bity.

kde K je množstvo informácií;

p i - pravdepodobnosť výberu i-tej alternatívy;

Obrázok 4 - Tri cykly výberu a zníženie neistoty o tri bity pri výbere z ôsmich možností.

4.Komunikačné siete organizácie

Organizáciu riadia ľudia. Jedným z najdôležitejších nástrojov riadenia manažéra je ich usmerňovanie signály alebo správy svojim podriadeným o ich správaní potrebnom na dosiahnutie cieľov organizácie. Pomocou toho a získaním spätnej väzby od podriadených manažér organizuje, motivuje a vedie podriadených. Veľa závisí od schopnosti manažéra efektívne vysielať a prijímať takéto signály a správy, aby ich čo najprimeranejšie vnímali tí, ktorým sú určené. Mnohí manažéri chápu dôležitosť tohto problému a venujú mu veľkú pozornosť.

V procese komunikácie sa signály alebo správy o správaní prenášajú z jedného subjektu na druhý a naopak. Ako subjekty môžu vystupovať jednotlivci, skupiny a organizácie ako celok.

V prvom prípade ide o komunikáciu medziľudské charakter. Uskutočňuje sa prenosom myšlienok, faktov, názorov, rád, vnemov alebo vnemov, pocitov a postojov z jednej osoby na druhú. verbálne(ústne alebo písomne) a v neverbálne(pózy, gestá, tón hlasu, čas prenosu atď.) s cieľom získať požadovanú odozvu.

V druhom a treťom prípade áno organizačné komunikácie, t.j. o tom, ako, kým a kedy sú vysielané signály v kontexte skupín a organizácií (stretnutia, prezentácie, pokyny a postupy, obchodné dokumenty, objednávky a pokyny, plány atď.) a ako je organizovaná spätná väzba (pozorovania, správy, hodnotenie a atď.). Komunikačné prepojenia, ktoré existujú v organizácii, odrážajú jej skutočnú štruktúru a úlohou vrcholového manažmentu je v tomto prípade uviesť obe do súladu.

Nesúlad medzi schválenou štruktúrou a komunikačným procesom existujúcim v organizácii výrazne znižuje efektivitu jej činností.

Treba poznamenať, že komunikácia informácie -- ide o odlišné (dva pojmy, ktoré sa veľmi často zamieňajú), ale súvisiace pojmy. Informácie sú prirodzenou a zmysluplnou súčasťou odosielaného alebo prijímaného signálu alebo správy, čo im umožňuje prisúdiť určitý význam. Jednoducho povedané, informácia je vnútorná interpretácia vonkajších udalostí. Napríklad výkrik strachu je interpretáciou informácií, ktoré možno dokonca merať v decibeloch.

Komunikácia tiež zahŕňa Čo sa prenáša, a Ako toto „čo“ sa prenáša. Aby komunikácia prebiehala v medziľudskom variante, je potrebná aspoň prítomnosť dvoch osôb.

Komunikácia kladie požiadavky na každého z účastníkov manažérskej interakcie. Takže každý z účastníkov musí mať všetky alebo niektoré schopnosti: vidieť, počuť, dotýkať sa, cítiť, ochutnávať atď. Efektívna komunikácia vyžaduje, aby každá zo strán mala určité zručnosti a schopnosti, ako aj určitý stupeň vzájomného porozumenia.

Pojem „komunikácia“ pochádza z latinského „communis“, čo znamená „všeobecný“: odosielateľ signálov alebo správ sa snaží vytvoriť „spoločenstvo“ s príjemcom.

Odtiaľ možno komunikáciu definovať ako prenos nielen informácií, ale aj významu alebo významu prostredníctvom symbolov. Efektívna medziľudská komunikácia je pre úspech v manažmente veľmi dôležitá z viacerých dôvodov. Po prvé, riešenie mnohých manažérskych úloh je založené na priamej interakcii ľudí (šéf s podriadenými, podriadení navzájom) v rámci rôznych podujatí.

Po druhé, medziľudská komunikácia je možno najlepší spôsob, ako diskutovať a riešiť problémy charakterizované neistotou a nejednoznačnosťou.

Komunikačná sieť je spojenie jednotlivcov participujúcich na komunikačnom procese určitým spôsobom pomocou informačných tokov (obrázok 5). V tomto prípade sa neberú do úvahy jednotlivci ako takí, ale komunikačné vzťahy medzi jednotlivcami. Komunikačná sieť zahŕňa tok správ alebo signálov medzi dvoma alebo viacerými jednotlivcami. Komunikačná sieť sa zameriava na organizačné vzorce týchto tokov, nie na to, či bol prenesený význam alebo význam správy. Komunikačná sieť však môže mať za následok zúženie alebo rozšírenie medzery medzi odoslanou a prijatou hodnotou.

Sieť vytvorená manažérom pozostáva z vertikálnych, horizontálnych a diagonálnych väzieb. Vertikálne odkazy sú postavené pozdĺž línie vedenia od šéfa k podriadeným. Horizontálne spojenia sa vykonávajú medzi rovnakými úrovňami jednotlivcov alebo častí organizácie: medzi zástupcami, medzi vedúcimi oddelení, medzi podriadenými. Diagonálne väzby Ide o prepojenia s ostatnými nadriadenými a s inými podriadenými. Sieť týchto spojení vytvára skutočnú štruktúru organizácie. Úlohou formálnej organizačnej štruktúry je dať komunikačným tokom správny smer. Veľkosť oddelení v organizácii obmedzuje možnosti rozvoja komunikačnej siete. Ak sa veľkosť skupiny zvyšuje exponenciálne, počet možných komunikačných vzťahov sa zvyšuje exponenciálne. Komunikačná sieť v skupine 12 je teda pestrejšia a zložitejšia ako v skupine troch.

V závislosti od toho, ako sú komunikačné siete vybudované, môžu byť aktivity skupiny viac alebo menej efektívne.

EXTERNÁ KOMUNIKAČNÁ SIEŤ

Obrázok 5 - Interpersonálna komunikačná sieť vedúceho tímu v organizácii

Existujú dobre zavedené vzorce komunikačných sietí pre skupiny rovnakej alebo rôznej veľkosti (obrázok 6). V kruhových sieťach môžu členovia skupiny komunikovať iba s tými, ktorí sa nachádzajú vedľa nich. V sieťach kolies existuje formálna, centralizovaná hierarchia moci, v ktorej podriadení medzi sebou komunikujú prostredníctvom svojho šéfa. Objektívnym základom takejto situácie je, že osoba v strede „kolesa“ má viac komunikačných spojení ako ostatní členovia skupiny. Dostáva viac správ, je častejšie uznávaný ostatnými členmi skupiny ako osoba vykonávajúca vodcovské funkcie, má väčší sociálny vplyv na ostatných členov skupiny, zvyčajne má väčšiu zodpovednosť za sprostredkovanie informácií, očakáva sa od neho viac, ako sa od ostatných očakáva, že nakoniec vyrieši problém.

Podobný obraz je pozorovaný v sieťach typu "Y". Takéto siete sa nazývajú centralizované a môžu byť efektívne, ak sa vyriešia jednoduché problémy. Iný typ mocenskej hierarchie predstavujú „reťazové“ siete, v ktorých sa objavujú horizontálne prepojenia – prvok decentralizácie. „Omnikanálové“ siete predstavujú úplne decentralizované skupiny. To sa zvyčajne vyžaduje, keď je potrebné zapojiť všetkých do riešenia zložitých problémov. Tento prístup sa nazýva aj otvorená komunikácia.

Poznanie typov komunikačných sietí je obzvlášť dôležité pre pochopenie vzťahov moci a kontroly v organizácii. Je známe, že skrývanie alebo centralizácia informácií podporuje mocenské vzťahy. Charakter vzájomnej závislosti pracovných miest a ľudí v skupine alebo organizácii určí typ efektívnejšej komunikačnej siete. Jednoduchá vzájomná závislosť umožňuje použitie centralizovaných sietí. Komplexná vzájomná závislosť si vyžaduje „tímový“ prístup k budovaniu komunikačných sietí. Zložitá sieť však nemusí vyriešiť jednoduchý problém.

Obrázok 6 - Ukážky komunikačných sietí v skupinách

5. Technológia riadenia ako informačný proces

Technológia je akýkoľvek spôsob transformácie surovín na získanie požadované výsledky. Keďže predmetom, a teda aj východiskovým materiálom manažérskej práce sú informácie, možno napríklad manažérsku technológiu definovať ako súbor metód spracovania manažérskych informácií s cieľom rozvíjať, prijímať a realizovať manažérske rozhodnutia.

Technológia riadenia odráža obsah riadenia, je charakterizovaná procesmi pohybu a spracovania informácií a je determinovaná skladbou a postupom vykonávania riadiacej práce, počas ktorej sa tieto informácie transformujú a ovplyvňujú spravovaný objekt. To znamená hlavný účel technológie riadenia - vytvorenie racionálnej schémy interakcie štrukturálne členenia a jednotlivých účinkujúcich v procese riadenia.

Technológia riadenia je definovaná ako systém operácií a postupov vykonávaných manažérmi, špecialistami a technických vykonávateľov v určitom poradí pomocou potrebných metód a technických prostriedkov.

Cieľom riadiacej techniky je optimalizácia proces riadenia, racionalizuje ho vylúčením takých činností a operácií, ktoré nie sú potrebné na dosiahnutie výsledku.

Hlavnou funkciou manažérskej technológie je zabezpečiť vedecký a funkčný vzťah manažérskych procesov s konkrétnymi manažérskymi technológiami, ktoré prispievajú k realizácii manažérskych funkcií. V tomto smere je dôležité formovať myslenie nového typu manažérov, orientovať ich na proaktívne analytické a inovačné aktivity.

Vývoj technológie riadenia zahŕňa určenie počtu, postupnosti a charakteru operácií, ktoré tvoria proces riadenia, vývoj alebo výber vhodných metód, techník a technických prostriedkov pre každú operáciu, identifikáciu optimálnych podmienok pre proces prenosu objektu systému z počiatočný stav na požadovaný.

Precízne fungovanie riadiaceho orgánu si vyžaduje rozdelenie procesu riadenia na operácie, a efektívna organizácia manažment – správna kombinácia operácií. Každá operácia musí byť prepojená s predchádzajúcimi operáciami tohto cyklu riadiaceho procesu. Vykonanie operácie musí byť spojené s vykonaním iných operácií. Koncept " ovládacia technika» úzko súvisí s procesom algoritmizácie operácií v rámci určitých funkcií riadiaceho systému.

Úloha algoritmu (postupu) procesu riadenia je predpis, ktorý určuje obsah a postupnosť akcií v akomkoľvek informačnom alebo organizačnom procese. Jeho algoritmom sú pravidlá pre sekvenčnú realizáciu určitých, vzájomne prepojených operácií, na ktoré možno tento proces rozložiť a ktoré je potrebné implementovať na dosiahnutie požadovaného cieľa. Postup možno definovať ako systém postupne implementovaných pokynov na vykonávanie operácií v určitom poradí, vedúcich k riešeniu manažérskych problémov.

Schematicky možno technológiu riadenia reprezentovať ako informačnú a organizačnú interakciu troch hlavných cyklov alebo procesov, v rámci ktorých sa vykonávajú rôzne operácie a postupy.

1. Informačný proces: vyhľadávanie, zhromažďovanie, prenos, spracovanie a uchovávanie rôznych druhov informácií. Uplatňujú sa tu prevažne kreatívni umelci a špecialisti.

2. Logické myslenie, alebo proces vývoja a prijímania manažérskych rozhodnutí: výskum, spracovanie, výpočty, prognózy, rozhodovanie. Zamestnáva najmä špecialistov a vedúcich pracovníkov organizácie.

3. Organizačný proces alebo organizačný vplyv na objekt riadenia pri vykonávaní riadiacich rozhodnutí: výber a umiestňovanie personálu, prinášanie úloh vykonávateľom, operatívne plánovanie, organizácia práce, koordinácia, kontrola vykonávania atď.

Významné body v technológie riadenia sú štúdie a popisy racionálnych spôsobov implementácie manažérskych procesov pomocou vhodných operácií a postupov. Napriek tomu je veľmi ťažké popísať algoritmy fungovania manažérskych systémov a určiť celý súbor metód na vykonávanie a usporiadanie informačných transformácií a organizačných interakcií, ktoré tvoria proces riadenia, a nie je možné to jednoznačne formulovať.

V súčasnosti existuje niekoľko prístupov k formovaniu manažérskej technológie. Keďže technológia riadenia je určená zložením riadiacej práce, potom sa jej konštrukcia môže uskutočňovať v závislosti od toho, ktorý prístup k pochopeniu riadenia sa berie ako základ, alebo aký štýl riadenia charakterizuje činnosť vedúcich pracovníkov spoločnosti.

Najrozvinutejší a najjednoduchší je tradičný, klasický funkčný prístup, ktorý je založený na chápaní manažmentu ako procesu vykonávania určitých funkcií. Manažérsku technológiu tu možno definovať ako reguláciu racionálnych postupov a spôsobov práce s informáciami v procese implementácie manažérskych funkcií. Podstata funkčného prístupu spočíva v tom, že na každej hierarchickej úrovni systémov riadenia sú vyčlenené relatívne samostatné oblasti riadiacej práce alebo funkcií, pre každú z nich je vybudovaný špecifický súbor postupov. V budúcnosti budú pridelené podfunkcie a zodpovedajúce bloky procedúr, podrobne opísané na úrovni operácie; sú určené druhy dokladov, potrebné technické prostriedky a pod.

Tento prístup k technologizácii procesov riadenia je použiteľný pre podniky stabilne fungujúce v málo sa meniacom prostredí. Organizácia teda môže disponovať plánovacou technológiou, riadiacou technológiou alebo (s prihliadnutím na špeciálne riadiace funkcie) technológiou na riadenie vývoja nového produktu, technológie. marketingový výskum atď.

najvhodnejšie pri zmene vonkajšie prostredie je situačný prístup, ktorého podstatou je zdôvodniť algoritmus výberu postupu na základe zohľadnenia znakov konkrétnej situácie alebo problému. Pri situačnom prístupe je technológia riadenia definovaná ako postupnosť akcií na výber vhodných postupov a na uskutočnenie transformácií informácií a organizačných dopadov, ktoré sú v nich zahrnuté. Schéma technológie riadenia zahŕňa:

diagnostikovanie problému a určenie spôsobov jeho riešenia;

Identifikácia faktorov ovplyvňujúcich rozhodnutie;

vývoj a hodnotenie alternatív;

· vypracovanie taktiky na realizáciu plánovaných ciest rozvoja.

A napokon, rozhodovací prístup k manažmentu nám umožňuje považovať manažérsku technológiu za určitú postupnosť činností používaných pri stanovovaní podnikových cieľov a vývoji mechanizmov na ich dosiahnutie. V tomto sú dve fázy:

1. rozvoj cieľov a stratégií rozvoja podniku;

2. vytvorenie technológie na prijímanie a implementáciu manažérskych rozhodnutí.

Efektívnosť technológie riadenia je konečný výsledok, vyjadrené nielen v úspore času a nákladov, ale aj v zabezpečení stability a prežitia organizácie v meniacom sa vonkajšom prostredí.

Kritériá efektívnosti technológie riadenia zahŕňajú:

Jednoduchosť (technológia ovládania by nemala byť prehnane komplikovaná, obsahovať medzikroky alebo operácie);

flexibilita (prispôsobenie sa meniacim sa podmienkam);

Spoľahlivosť (prítomnosť určitej miery bezpečnosti, záložný mechanizmus);

Ziskovosť (technológia môže byť efektívna, ale nie ekonomická);

Jednoduché použitie (dobre navrhnutá technológia bude zbytočná, ak bude nepohodlná pre ľudí, ktorí musia pracovať).

Osobitné miesto v riadiacej technike dnes zaujíma riadiaca technika.

Technológia riadenia je súbor materiálnych zdrojov (kancelárske vybavenie, komunikačné vybavenie, počítačové vybavenie atď.), Ktoré umožňujú znížiť zložitosť riadiacich prác, načasovanie ich implementácie a tiež zlepšiť kvalitu prijímaných rozhodnutí.

Mentálne schopnosti jednotlivca majú limit, využitie operatívnej a dlhodobej pamäte počítačov umožňuje rozširovať intelektuálne schopnosti špecialistov na riešenie manažérskych problémov. Rozvoj automatizačných nástrojov prispieva k prehlbovaniu informačného charakteru manažérskej práce a technológie počítačových systémov sa dnes stávajú neoddeliteľnou súčasťou manažérskej techniky.

V ceste komunikácie existujú prekážky, ktoré možno rozdeliť do dvoch skupín: tie, ktoré existujú na individuálnej úrovni, a tie, ktoré „rastú“ na úrovni organizácie.

Zdrojmi komunikačných bariér sú jednotlivci aj organizácie ako celok (tabuľka 2).

Jednotlivé bariéry môžu byť po prvé spojené s rozdielmi v emóciách a typoch vnímania. Napríklad, ak má človek tendenciu deliť ľudí do skupín (tried), jeho názor sa bude ťažko meniť. Ak si človek rigidne zadefinuje svoju pozíciu ešte pred začatím diskusie, šance na úspech v komunikácii sa výrazne znížia. Navyše ľudia s rôznym zázemím alebo úrovňou vedomostí majú tendenciu interpretovať rovnaké informácie odlišne.

Po druhé, problém môže spočívať v nesprávnom výbere kanála alebo komunikačného prostriedku. Napríklad, ak má správa emocionálnu konotáciu, odporúča sa ju odovzdať osobne, na stretnutí, a nie listom. Písomné správy sú lepšie pre rutinnú komunikáciu, ale neposkytujú dostatočne rýchlu spätnú väzbu. Okrem toho je nevhodné používať písané správy na prenos viacerých informačných signálov.

Po tretie, komunikačné ťažkosti sú často spojené so sémantickými rozdielmi.

Sémantika je význam slov a kontext, v ktorom sa používajú. Slovo „efektívnosť“ môže pre manažéra závodu znamenať dosahovanie vysokých objemov výroby a pre špecialistu na ľudské zdroje spokojnosť zamestnancov. Mnohé úplne obyčajné anglický jazyk slová majú v priemere 28 rôznych významov. Úspešná komunikácia preto zahŕňa starostlivý výber slov, ktoré sú navrhnuté tak, aby presne odrážali vaše myšlienky.

Po štvrté, príjemca môže nepochopiť odosielateľa, ak hovorí jednu vec, ale neverbálne správy naznačujú niečo úplne iné. Ak sa výraz tváre osoby nezhoduje s jeho slovami, v komunikácii bude „hluk“ a neistota. Intonácie, gestá, činy - to všetko by nemalo byť v rozpore s tým, čo sa hovorí nahlas.

Tabuľka 2 – Komunikačné bariéry a spôsoby ich prekonávania

	Ako ich prekonať
Individuálne
bariéry medzi ľuďmi	aktívne vnímanie
Kanály a prostriedky prenosu informácií	Výber vhodného kanála
Sémantika	Poznanie perspektívy partnera
Nesúlad informačného signálu	Správa na základe výletov
Organizačné
Rozdiely v postavení a úrovni moci	Atmosféra dôvery
Potreby a ciele oddelení	Vývoj a používanie formálnych kanálov
Nesúlad komunikačnej siete s pracovnými úlohami	Zmena organizácie a štruktúry skupiny
Nedostatok formálnych kanálov	Podpora používania viacerých, formálnych aj neformálnych kanálov

Organizačné bariéry súvisia s faktormi, ktoré sú vlastné organizácii ako celku. V prvom rade je to problém rôzneho postavenia a úrovne autorít. Ak by ste boli napríklad zamestnancom v prvej línii, nahlásili by ste problém manažérovi, ak by vaša sťažnosť vyvolala u manažéra negatívny dojem o vašej práci? Na druhej strane manažéri obdarení mocou často vnímajú bežných zamestnancov ako neschopných ľahkovážnych myšlienok a činov jednotlivcov.

Rozdiely v cieľoch a potrebách oddelení majú významný vplyv na komunikáciu. Každý z nich má svoje problémy. Pre výrobné oddelenie sú hlavné ukazovatele výkonnosti, jeho zamestnanci sú dosť ďaleko od záujmov zamestnancov marketingových služieb.

Tretím problémom je, že komunikačné toky nemusia zodpovedať úlohe tímu alebo celej organizácie. Ak sa pri plnení neštandardných úloh použije centralizovaná komunikačná štruktúra, výmena informácií medzi zamestnancami bude jednoznačne nedostatočná. Organizácia, oddelenie alebo tím je maximálne efektívny len vtedy, keď objem komunikácie medzi zamestnancami zodpovedá úlohe.

Nedostatok formálnych kanálov v organizácii má negatívny vplyv na efektivitu komunikácie. Spoločnosť by vždy mala mať vzostupnú, zostupnú a horizontálnu komunikáciu adekvátnu aktuálnej situácii v rôznych formách: zamestnanecké prieskumy, politika otvorených dverí, newslettery, poznámky, špeciálne tímy, dokonca aj zriadenie špeciálnych „spojovacích“ pozícií. Absencia formálnych kanálov znamená, že v organizácii ako takej neexistuje žiadna komunikácia.

Na prekonanie komunikačných bariér musí manažment vytvoriť organizačnú štruktúru, ktorá bude podporovať pozitívnu a efektívnu komunikáciu, ktorá si vyžaduje individuálne zručnosti aj organizačné kroky.

Najdôležitejšou zručnosťou jednotlivca je schopnosť počúvať. Aktívne počúvať znamená klásť otázky, prejavovať záujem a občas parafrázovať to, čo ten druhý povedal, aby ste sa uistili, že tomu rozumiete správne. Aktívne počúvať znamená poskytnúť spätnú väzbu odosielateľovi správy.

Po druhé, je potrebné zvoliť vhodné kanály na prenos vlastných správ. Komplexná správa si vyžaduje použitie veľkého komunikačného kanála (telefón, osobný rozhovor), bežné správy a dáta je možné prenášať vo forme poznámok, listov alebo e-mail.

Po tretie, odosielateľ aj príjemca sa musia snažiť pochopiť uhol pohľadu druhej strany. Pri prijímaní informácií by manažéri mali ukázať Osobitná pozornosť, čo im umožní rozpoznať, či má partner nejaké predsudky, objasniť, čo bolo nesprávne pochopené, opraviť svoje vlastné posolstvo. Keď správne posúdime názory účastníkov rozhovoru, presnejšie interpretujeme sémantický význam prenášaných slov, pocitov a vo všeobecnosti s nimi zaobchádzame objektívnejšie.

A nakoniec, riadenie založené na vychádzke k ľuďom. Manažér musí pravidelne opustiť svoju kanceláriu a nezávisle kontrolovať stav komunikačných kanálov v spoločnosti. Keď manažér vidí všetko na vlastné oči, stretne ľudí, získa oveľa ucelenejší obraz o organizácii, dostane príležitosť priamo sprostredkovať dôležité myšlienky a hodnoty zamestnancom.

Atmosféra dôvery a otvorenosti v organizácii povzbudzuje zamestnancov k úprimnej vzájomnej komunikácii, keď zamestnanci nebojácne sprostredkúvajú na vrchol dobré aj zlé správy. Na vytvorenie takejto atmosféry sú potrebné podmienky pre rozvoj interpersonálnych kvalít zamestnancov.

Po druhé, manažéri musia rozvíjať a používať formálne komunikačné kanály vo všetkých smeroch. V Scandinavian Design sa na kontaktovanie zamestnancov používajú dva rôzne newslettery. V závode Packard Electric, ktorý vlastní General Motors, majú zamestnanci prístup ku všetkým informáciám o spoločnosti: finančným informáciám, plánom do budúcnosti, hodnoteniam kvality, ukazovateľom výkonnosti. Bank of America používa špeciálne programy zapojiť zamestnancov do vyjadrovania myšlienok a spätnej väzby. Môžu sa použiť aj iné metódy: direct mail, nástenky, prieskumy.

Po tretie, manažéri by mali podporovať súčasné používanie viacerých komunikačných kanálov, formálnych a neformálnych. Tieto viaceré kanály zahŕňajú písomné pokyny, osobné diskusie, „chodenie von“ a „víno“. Napríklad v tom istom závode GM mesačne vychádzajú noviny, manažéri majú pravidelné stretnutia s pracovnými tímami a elektronický displej v bufete sa používa na vysielanie správ. Odosielanie správ cez viacero kanálov súčasne zvyšuje šance, že budú správne prijaté a pochopené.

Po štvrté, štruktúra organizácie musí zodpovedať potrebám komunikácie. Napríklad Casino/Holiday Inn (Las Vegas) má vyhradený komunikačný tím (ako súčasť organizačnej štruktúry). Skladá sa zo zástupcov z každého oddelenia. Tím sa zaoberá najnaliehavejšími problémami spoločnosti, navrhnutý tak, aby pomohol manažérom vyhodnocovať problémy nielen v rámci záujmov ich oddelení. Na riešenie problémov tím zapája všetkých, ktorí sú schopní pomôcť. Ak je v organizácii nedostatok horizontálnych komunikačných kanálov, možno v nej vytvoriť podobné tímy, zaviesť ďalšie skupiny „rýchlej odozvy“, pozície manažérov integrátorov, maticové štruktúry. Organizačná štruktúra, by okrem iného mala odrážať potrebu informácií. Ak oddelenie alebo tím vykonáva zložité neštandardné úlohy, je nevyhnutná decentralizácia štruktúr, ktorá umožňuje zintenzívniť diskusie a zapojiť zamestnancov do procesu riadenia.

Záver

Talentovaní lídri majú záujem udržiavať kontakt so zamestnancami a zákazníkmi a formovať smerovanie svojich spoločností. A takéto kontakty musia byť uskutočňované nepretržite, čo znamená, že lídri musia mať rozvinuté medziľudské zručnosti. Tí, ktorí nie sú oboznámení s manažmentom, zvyknú žasnúť nad množstvom energie, ktorú úspešní manažéri vkladajú do komunikácie.

Som presvedčený, že informácie sú pre riadenie organizácie kľúčové. Informácie prichádzajúce zvonku a cirkulujúce v rámci spoločnosti vedúci a vedúci manažéri zhromažďujú, analyzujú a v dôsledku toho vytvárajú správnu pracovnú stratégiu. „Kto vlastní informácie, vlastní svet,“ povedal Winston Churchill.

Komunikáciu sme definovali ako proces, v ktorom si dvaja alebo viacerí ľudia vymieňajú a rozumejú prijaté informácie, ktorých účelom je motivovať alebo ovplyvniť určité správanie.

Efektívna činnosť manažéra predpokladá jasné rozlíšenie medzi pojmami odlúčenie a proklamácia. Manažér, ktorý nikoho nepočúva, je ako predajca ojazdených áut, ktorý hovorí: "Predávam, nechcú kupovať." Komunikácia manažmentu je obojsmerná cesta, ktorá si vyžaduje počúvanie a iné formy spätnej väzby. Poznatky získané manažérmi z osobnej komunikácie so zamestnancami formujú ich chápanie života spoločnosti. Verím, že s týmito znalosťami sú manažéri v procese komunikácie schopní ovplyvňovať myslenie podriadených, ako aj efektívne pracovať so zákazníkmi.

Zoznam použitej literatúry

1 Boddy D., Payton R. Základy manažmentu / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - Petrohrad: Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Zvládanie. - M.: Gardarika, 2001. - 528 s.

Podobné dokumenty

Podstata komunikácie a vymedzenie jej významu v procese manažérskej činnosti manažéra. Odrody komunikácie a jej hlavné fázy implementácie, štádiá rozporov. Spôsoby vzájomného vzťahu komunikácie a informácií v personálnom manažmente.

abstrakt, pridaný 28.05.2010

Pojem, prvky, obsah, klasifikácia, druhy a formy komunikácie. Informácie ako hlavný prvok komunikačných systémov. Popis hlavných fáz komunikačného procesu. Analýza informačných technológií a komunikácií v manažmente.

ročníková práca, pridaná 6.1.2010

Špecifickosť pojmu komunikácia: definícia, pojem, modely. Rozmanitosť a funkčné vlastnosti komunikácie v manažmente. Špecifiká toku formálnych a neformálnych komunikačných procesov v organizácii. Interakcia jednotlivcov v organizácii.

práca, pridané 16.06.2017

Manažér, jeho miesto a úloha v riadení organizácie. všeobecné charakteristiky LLC "PYAT-3", vlastnosti osobných kvalít manažéra v manažmente. Hlavné nevýhody flegmatického manažéra. Hlavné zložky v štruktúre individuálnej činnosti.

semestrálna práca, pridaná 11.08.2013

Komunikatívna zložka komunikácie. Formovanie obchodnej kultúry v západných krajinách av Rusku. Vlastnosti verbálnej a neverbálnej medziľudskej komunikácie. Efektívnosť komunikačných procesov v manažmente, prikázania úspešnej komunikácie.

abstrakt, pridaný 21.01.2011

Podstata, problémy a úloha komunikácie. Vlastnosti komunikačného procesu v organizácii. Odporúčania na zlepšenie komunikácie v OAO "Bashkirenergo". Interakcia medzi prvkami riadiacej štruktúry. Verbálna a neverbálna komunikácia.

semestrálna práca, pridaná 11.5.2014

Štúdium konceptu a vlastností komunikácie ako procesu. Zohľadnenie princípov, fáz a obsahu komunikačného procesu v personálnom manažmente. Zváženie spôsobov, ako zlepšiť efektívnosť komunikácie v procese riadenia ľudských zdrojov.

semestrálna práca, pridaná 24.05.2015

Vymedzenie pojmu informácie ako hlavnej podmienky konkurencieschopnosti organizácie. Hlavné typy manažérskych informácií, ich zdroje a fázy výmeny údajov. Používanie lokálnych počítačových systémov na prácu s údajmi a metódy na ich ochranu.

abstrakt, pridaný 19.02.2012

Znaky klasifikácie informácií. Komunikácia ako proces prenosu informácií od zdroja k príjemcovi s cieľom zmeniť jeho znalosti o postojoch alebo správaní. Interpersonálne komunikačné bariéry (mikrobariéry). Spôsoby, ako zlepšiť komunikačný systém.

prezentácia, pridané 3.12.2014

Pojem komunikácie, ich úloha v riadení. Obsah komunikačného procesu, jeho etapy. Charakteristika LLC "Volga marketing family". Štúdium komunikačného procesu v manažmente organizácie. Odporúčania pre komunikáciu v rámci organizácie.

Je dobre známe, že informácie a komunikácia sú dôležité vo všetkých oblastiach ľudská aktivita v súčasnej fáze neustále narastá, čo je spojené so zmenami sociálno-ekonomického charakteru, vznik najnovšie úspechy v oblasti strojárstva a techniky výsledky vedeckého výskumu.

Každý potrebuje informácie: riadiace štruktúry, tímy podnikov, verejné organizácie atď. Nedá sa spoliehať len na intuíciu, na svoj život a praktická skúsenosť. Je potrebné prijímať a ovládať neustále sa rozširujúce informácie, ktoré pomáhajú riešiť vznikajúce problémy.

Táto práca je o informáciách a komunikácii – o niečom, na čom sa denne podieľa každý, no len málokto to robí dostatočne dôsledne. Je takmer nemožné preceňovať dôležitosť komunikácie v manažmente. Takmer všetko, čo lídri robia, aby pomohli organizácii dosiahnuť jej ciele, si vyžaduje efektívnu komunikáciu. Ak ľudia nedokážu zdieľať informácie, je jasné, že nebudú schopní spolupracovať, formulovať ciele a dosahovať ich. Ako sa však neskôr ukáže, komunikácia je zložitý proces pozostávajúci zo vzájomne závislých krokov. Každý z týchto krokov je potrebný na to, aby boli naše myšlienky zrozumiteľné pre inú osobu. Každý krok je bodom, v ktorom, ak sme nepozorní a nepremýšľame o tom, čo robíme, môže sa stratiť zmysel.

Informácie - je len vonkajším prejavom komunikácie, jej výsledkom. Informácie zohrávajú ústrednú úlohu v ľudskej komunikačnej existencii a pôsobia ako prostriedok komunikácie.

Telefón, písací stroj a telegraf sa nezmenili už stovky rokov. Mechanizácia inštitúcií sa začala v druhej polovici 19. storočia. Hlavnými nástrojmi úradníckej práce však v tom čase zostali pero a papier. S príchodom 20. storočia zaujalo v inštitúciách svoje pevné miesto množstvo mechanizovaných zariadení: Morseov telegraf, Bellov telefón, hlasový záznamník a Edisonov písací stroj.

Prvých 50 rokov minulého storočia dalo svetu písací stroj, telefónny automat, telegraf, elektrický písací stroj, kopírku, sčítačku, kalkulačku, magnetofón, malý tlačiarenský stroj, zariadenie na spracovanie informácie o diernych štítkoch a oveľa viac.

Všetky tieto vynálezy zvýšili komunikáciu medzi inštitúciami a zvýšili aj počet „bielych golierov“ pracujúcich v kanceláriách.

V polovici 60-tych rokov sa počítače používali vo väčšine veľkých spoločností na uľahčenie rutinnej práce, ako je spracovanie mzdových údajov, písanie šekov, inventarizácia a kontrola účtov. Začali sa objavovať vzdialené terminály, ktorých neoddeliteľnou súčasťou bola klávesnica alebo ďalekopis.

Koncom 60. a začiatkom 70. rokov sa na trhu objavilo množstvo lacných kopírok, minipočítačov, elektronických prepínačov a textových procesorov a koncom 70. rokov sa objavil mikropočítač.

Počas 80. rokov 20. storočia nárast informačných technológií znamenal, že stále menej kancelárií fungovalo bez osobných počítačov (PC), faxov (faxov), sofistikovaných fotokopírovacích strojov (kopírky), e-mailov a špecializovaných telefónnych systémov.

Kancelária sa v podstate nezmenila.

Antropológ na návšteve modernej kancelárie by videl zhruba rovnaký obraz ako pred 50 rokmi. Upozornil by na skutočnosť, že ľudia sú zaneprázdnení:

Čítaním;

Napíšte niečo na papier;

Analyzovať a triediť poštu;

Komunikujte medzi sebou - osobne alebo telefonicky;

Tlačiť;

Robte výpočty na kalkulačkách;

diktovať;

Zakladajú dokumenty, vyberajú šanóny z masívnych kovových skriniek.

S nástupom počítačov do škôl v 70. rokoch sa však väčšina ľudí pozerá na klávesnicu ako na jeden z nástrojov kancelárskej práce, ktorý využívajú nielen sekretárky, pisárky a administratívni pracovníci.

V súčasnosti používajú počítače, písacie stroje a textové procesory ženy aj muži. Teraz je počítač v kancelárii alebo doma rovnaký normálny jav, ako pred tridsiatimi rokmi - telefón. Mnohé počítače sú výkonné zariadenia plné programov pre inžinierov, vedcov a manažérov spoločností. Každý podnik alebo organizácia potrebuje počítače na výpočty, spracovanie údajov, plánovanie, internú komunikáciu.

V začiatkoch počítačov bola väčšina z nich navrhnutá na jediný účel. Teraz sú multifunkčné. Okrem spracovania textových informácií pomocou počítača môžete študovať situáciu na akciový trh, rezervujte si letenky. Terminál maklérov nahradil telegraf, textový editor nahradil písací stroj.

Evolúcia písací stroj trvala vyše sto rokov. Evolúcia osobný počítač trvalo menej ako desaťročie.

predindustriálne

Priemyselný

Informačné

Teraz žijeme v informačnom veku. Predindustriálna a priemyselná éra úplne závisela od kvality práce zamestnancov, bez použitia metód systematického plánovania či zložitej techniky. V kancelárii priemyselného obdobia ľudia slúžili prísne výrobný systém a jej autá. V dnešnom informačnom veku kancelárska práca spája systémy a vybavenie, aby vyhovovala potrebám zamestnancov aj ich zákazníkov.

Informácie majú veľký význam pre interné riadenie firmy a jej vonkajších kontaktov a najmä pre rozhodovanie je obmedzeným a nákladným zdrojom pre výrobnú činnosť firmy.

Vzťah informácií k cieľom a rozhodnutiam je uvedený v tabuľke. 1.

stôl 1

Vzťah medzi charakterom informácie a úplnosťou riešenia

V systémoch s deľbou práce jednotlivci nemajú rovnaké informácie a preto je nevyhnutná ich výmena či komunikácia. Idealizovaný informačný proces môže byť znázornený diagramom na obr. 1

Ryža. 1. Schéma informačného procesu

Ústrednou úlohou je zlepšiť informovanosť osôb s rozhodovacou právomocou. Stupeň informovanosti je pomer skutočnej úrovne informácií k požadovaným. Potreba informácií je rozdiel medzi nimi. Pomocné kritériá na poskytovanie informácií sú:

Množstvo informácií (úplnosť);

Jeho dôležitosť;

presnosť;

Spoľahlivosť;

Jasnosť (napr. absencia sémantických chýb);

Relevantnosť;

flexibilita;

Ekonomická efektívnosť informačného procesu (pomer zisku z informácií a nákladov na ne);

Účtovanie informačnej bezpečnosti.

Informačné technológie sú veľmi rôznorodé. Pri ich výbere by ste mali zvážiť:

Kedy, ako často, ako dlho sa spojenie uskutočňuje;

Kto koho kontaktuje;

Ako sú účastníci spojení („hviezda“, „kruh“, „koleso“, „reťaz“, „selektor“);

Čo je predmetom a ako sa vykonáva.

Klasifikácia informačných technológií je znázornená na obr. 2.

Z celého množstva počítačových informačných systémov sa ďalej zvažujú dva typy:

Manažérske informačné systémy (MIS - manažérsky informačný systém),

Systémy na podporu rozhodovania (DSS - Decision Support system).

V MIS sa údaje zbierajú, spracúvajú a prezentujú manažérovi tak, aby bolo zabezpečené operatívne riadenie. Hlavnými komponentmi MIS sú databáza, počítačový systém a forma, v ktorej sú údaje distribuované.

Obr.2. Klasifikácia informačných technológií

Príkladmi informácií, ktoré sa generujú v databázach, sú ceny, výkon, rýchlosť, počet objednávok, dostupnosť zdrojov a toky práce. Pre MIS je nevyhnutné, aby databázy obsahovali správne množstvo a správny typ správnych a kvalitných informácií. Tieto informácie musia byť starostlivo usporiadané.

Počítač v MIS spracováva dáta a generuje informácie pre rôzne oddelenia firmy. Je základom pre formovanie modelov manažérskych rozhodnutí a rozhodnutí samotných. Stavba modelu zostáva tvorivým procesom.

DSS sa líši od MIS tým, že manažér je zvyčajne skôr internou zložkou DSS než externou ako v MIS. Inými slovami, manažér interaguje s počítačovým informačným systémom takým spôsobom, že získava rozhodnutia v iteratívnom procese. V dôsledku toho DSS často integruje ekonomické a matematické modely ako primárne prvky systému, s ktorým subjekt s rozhodovacou právomocou interaguje (tabuľka 2).

Na schéme na obr. 3 znázorňuje informačné toky interakcie medzi manažérom a počítačovým systémom DSS, bežne označované ako analýza „čo ak...?“. Počítač generuje výsledky na ekonomicko-matematickom modeli a manažér sa ho pýta: "Čo sa stane, ak sa v modeli niečo zmení?" (napríklad ciele, náklady, ich štruktúra a pod.). Manažér môže tiež modelovať možné riešenia a vyhodnocovať potenciálne výsledky.

Rozdiely medzi MIS a DSS

MIS	DSS
Dôraz je kladený na štruktúrovanie úloh s preddefinovanými štandardnými postupmi, pravidlami ich riešenia a informačnými tokmi.	Dôraz sa kladie na riešenia Počítačová štruktúra a analytická pomoc sú dôležité, ale dôležitejšie sú odhady manažérov.
Prínos spočíva v znížení nákladov, časovej náročnosti, počtu personálu údržby atď.	Prínos spočíva v rozšírení rozsahu a možnosti elektronizácie rozhodovacích procesov s cieľom pomôcť manažérovi zvýšiť jeho efektivitu.
Vplyv na rozhodovanie manažéra je nepriamy, pretože poskytuje prístup k potrebným údajom	Vplyv na manažéra spočíva vo vytváraní potrebných nástrojov pod jeho priamou kontrolou, čo nie je snahou automatizovať rozhodovací proces, predurčovať ciele a vyvíjať tlak na rozhodnutie.

Ďalším aspektom DSS je interakcia medzi nimi základné časti. Napríklad rozhodnutia o zásobách ovplyvňujú nielen výrobu, ale aj marketing, distribúciu a náklady. Informačné toky zabezpečujú vývoj „kooperatívneho“ riešenia.

Rozhodnutia manažéra neznamenajú koniec fungovania DSS. Tie a ich dôsledky vo forme spätnej väzby poskytujú ďalšie údaje v databáze. Ideálnym DSS je teda dynamický systém s nepretržitou aktualizáciou údajov.

Vývoj takýchto systémov sú expertné systémy. Ide o počítačové programy, ktoré obsahujú znalostné bázy o konkrétnych problémoch a mechanizmy interakcie prvkov týchto báz – v skutočnosti inteligentné DSS.

Porovnanie DSS a expertných systémov je uvedené v tabuľke. 3.

Porovnanie DSS a Expertného systému

Charakteristický	DSS	Expertný systém
Ciele	Pomôžte tomu, kto rozhoduje	Tipy na prehrávanie
Kto robí rozhodnutia	rozhodovateľ a/alebo systém	systém
Primárna orientácia	Robiť rozhodnutia	Prezentácia odborných znalostí a rád
Hlavné smerovanie rozhovoru	Osoba s rozhodovacou právomocou vedie rozhovor s autom	Stroj vedie rozhovory s osobou s rozhodovacou právomocou
Povaha ustanovenia	Jednotlivec, skupina, organizácie	Jednotlivec alebo skupina
Metódy správy údajov	Číselné	Symbolické (väčšinou)
Charakteristika problémových oblastí	komplexný, široký	Úzky
Typy skúmaných problémov	Špeciálne, jedinečné	opakujúce sa
Obsah databázy	Faktické poznanie	Postupy a dôkazy
Schopnosť vyvodiť závery o príčinách	Neprítomný	Existujú obmedzenia
Schopnosť vysvetlenia	Obmedzené	Existuje

Znalostná báza zahŕňa veľké množstvo vedomostí o problémoch uložených v systéme. Výskumníci zistili, že využitie tohto súboru poznatkov je efektívnejšie ako používanie špeciálnych rozhodovacích postupov. Expertné systémy sú poradcami pri rozhodovaní, pretože obsahujú fakty, znalosti a pravidlá, ktoré sa vzájomne ovplyvňujú v problémovej oblasti.

Príklad všeobecnej štruktúry expertného klasifikačného systému založeného na pravidlách je na obr. 4.

Ryža. 4. Štruktúra informácií v expertnom klasifikačnom systéme

Výhody prevádzky s reálnymi znalosťami a schopnosťou expertných systémov vedú ďalej k vytváraniu a využívaniu systémov s umelou inteligenciou.

Ústredným bodom umelej inteligencie je použitie viac heuristiky (alebo pravidiel enumerácie) ako algoritmov spracovania informácií. Heuristika zahŕňa pokyny, hodnoverné argumenty alebo pravidlá výpočtu pre rozhodovanie, a preto odráža ľudské správanie presnejšie ako algoritmy.

Ďalšou dôležitou charakteristikou systémov umelej inteligencie je, že fungujú so symbolmi aj číslami.

Expertné systémy s umelou inteligenciou sa využívajú pri plánovaní, riadení výroby, údržbe zariadení, teda v oblastiach, kde manažérske rozhodnutia nemôžu byť úplne založené na algoritmoch.

Komunikácia znamená výmenu informácií medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi. Manažéri venujú 50 až 90 % svojho času komunikácii. Zdá sa to neuveriteľné, ale je to jasné, keď si uvedomíte, že manažér to robí preto, aby plnil svoje úlohy v medziľudských vzťahoch, výmene informácií a rozhodovacích procesoch, nehovoriac o manažérskych funkciách plánovania, organizovania, motivácie a kontroly. Práve preto, že výmena informácií je zabudovaná do všetkých hlavných typov manažérskych činností, nazývame komunikáciu spojovacím procesom.

Hoci sa všeobecne uznáva, že komunikácia je rozhodujúca pre úspech organizácií, prieskumy ukázali, že 73 % amerických, 63 % britských a 85 % japonských vedúcich pracovníkov považuje komunikáciu za hlavnú prekážku efektívnosti svojich organizácií. Tieto prieskumy ukazujú, že neefektívna komunikácia je jednou z hlavných oblastí záujmu.

Manažér musí porozumieť veľkému množstvu informácií, medzi ktorými sú informácie, ktoré neovplyvňujú proces riadenia. Výmena informácií, ktoré ovplyvňujú proces riadenia, sa nazýva efektívna komunikácia. Efektívny manažér je ten, ktorý je schopný rýchlo vybrať efektívnych zo všeobecného toku komunikácií, t.j. užitočné pre proces riadenia.

Začnime analýzou komunikačného procesu v organizáciách.

So súčasnými a potenciálnymi zákazníkmi komunikujú prostredníctvom reklamy a iných propagačných programov. V oblasti public relations sa uprednostňuje vytváranie určitého imidžu, „imidžu“ organizácie na lokálnej, národnej či medzinárodnej úrovni. Organizácie sa musia podriadiť štátna regulácia a dokončiť v tejto súvislosti dlhé písomné správy. Každá spoločnosť vo svojich výročných správach uvádza informácie o financiách a marketingu, ako aj informácie o svojej polohe, kariérnych možnostiach, benefitoch atď. Toto je len niekoľko príkladov rôznych spôsobov, akými môže organizácia reagovať na udalosti a faktory vo svojom vonkajšom prostredí. diskusie, stretnutia, telefonické rozhovory, videonahrávky, správy atď., ktoré kolujú v rámci organizácie, sú často reakciou na príležitosti alebo problémy vytvorené vonkajším prostredím.

Informácie sa v rámci organizácie presúvajú z úrovne na úroveň v rámci vertikálnych komunikácií. Môže sa prenášať po prúde, tzn. z vyšších úrovní na nižšie. Podriadené úrovne riadenia sú tak informované o aktuálnych úlohách, zmenách priorít, konkrétnych úlohách, odporúčaných postupoch a pod. Okrem výmeny smerom nadol potrebuje organizácia komunikáciu smerom nahor. Prenos informácií z nižších úrovní na vyššie úrovne môže mať významný vplyv na výkon.

Koordinácia úloh a činností medzi viacerými organizačnými jednotkami si vyžaduje výmenu informácií medzi nimi. Preto sa informačné toky medzi oddeleniami vytvárajú horizontálne. Takto sa koordinujú činnosti pracovných skupín v oblasti kontroly nákladov, alokácie zdrojov, nových výrobných metód a marketingu produktov. Vedúci jednotlivých oddelení sa navzájom informujú o postupe zavádzania novej techniky. Horizontálna komunikácia okrem koordinácie akcií prispieva k vytváraniu rovnocenných vzťahov medzi oddeleniami, čo má pozitívny vplyv na prácu celej organizácie.

Snáď najzrejmejšou zložkou komunikácie v organizácii je vzťah medzi vodcom a podriadeným. Štúdie ukázali, že 2/3 tejto činnosti sa vykonávajú medzi manažérmi a riadia sa.

Niektoré z mnohých typov výmeny informácií medzi vedúcim a podriadeným súvisia s objasnením úloh, priorít a očakávaných výsledkov; zabezpečenie zapojenia do riešenia úloh rezortu; diskusia o problémoch výkonu; dosiahnutie uznania a odmien za účelom motivácie; zlepšovanie a rozvíjanie schopností podriadených; so zhromažďovaním informácií o vznikajúcom alebo skutočnom probléme; upovedomenie podriadeného o blížiacej sa zmene; ako aj prijímanie informácií o nápadoch, zlepšeniach a návrhoch.

Keďže podriadení sú zjednotení v pracovných skupinách, komunikácia manažéra s nimi je dôležitou súčasťou dosahovania efektívnosti riadenia. Účasť na výmene informácií každého člena pracovná skupina umožňuje rozvinúť správnejší vzťah medzi skupinou a vodcom a vodcom - aktívnejšie zapájať podriadených do záležitostí organizácie.

Organizácie sa skladajú z formálnych a neformálnych zložiek. Kanál neformálnej komunikácie možno nazvať kanálom na šírenie fám. Povesti „sa vznášajú okolo strojov na chladenú vodu, na chodbách, v jedálňach a na akomkoľvek inom mieste, kde sa ľudia zhromažďujú v skupinách“. Keďže informácie sa prenášajú oveľa rýchlejšie cez fámy ako cez formálne komunikačné kanály, manažéri využívajú prvé kanály na plánované úniky a šírenie určitých informácií alebo informácií „len medzi nami“. Informácie prenášané cez neformálne komunikačné kanály, t.j. fámy sú často skôr presné ako skreslené. Podľa Davisovho výskumu je 80 – 99 % klebiet presných, pokiaľ ide o konzistentné informácie o samotnej spoločnosti. Domnieva sa však, že miera presnosti nemôže byť taká vysoká, pokiaľ ide o osobné alebo silne emocionálne nabité informácie. Okrem toho, bez ohľadu na presnosť, „všetko poukazuje na silu klebiet, či už je ich vplyv pozitívny alebo negatívny“.

Typické informácie prenášané kanálmi povestí:

Nadchádzajúce zníženie počtu pracovníkov vo výrobe;

Nové opatrenia pre neskoré oznámenia;

Zmeny v štruktúre organizácie;

Nadchádzajúce pohyby a propagácie;

Podrobný popis sporu medzi oboma vodcami na poslednom stretnutí;

Kto s kým chodí po práci.

Dni profesií ako pisár, referent zodpovedný za zaznamenávanie informácií, výpočet miezd, vystavovanie faktúr sú spočítané. Zmeny sa týkajú niekoľkých oblastí:

Práca sekretárky, ktorej jedinou úlohou bolo spracovanie textu (t. j. človek musel vedieť prebrať stenografiu, „prečítať“ text na páske a následne ho dešifrovať zapísaním na písacom stroji alebo počítači).

Tri zložky (stenografia, vedenie záznamov, písanie na stroji), ktoré pred storočím zapĺňali sekretárku na plný úväzok, sa rýchlo vytrácajú. Autor píše svoj vlastný text a vďaka možnosti elektronického ukladania dokumentov sú tieto tri zručnosti zbytočné.

Administratívni pracovníci, ktorých jedinou úlohou bolo zapisovať informácie do papierových správ, prakticky vymizli. Stroje prevzali mechanickú prácu v každom aspekte kancelárskeho života.

Štruktúra spoločností sa trochu zjednodušila. Úplne zanikli pozície informačných manažérov. Hoci len pred niekoľkými rokmi, keď chcel generálny riaditeľ vedieť najnovšie čísla o exporte alebo importe, alebo o počte absolventov vysokých škôl zamestnaných v spoločnosti, musel kontaktovať informačného manažéra, ktorého kancelária sa nachádzala o niekoľko poschodí nižšie. Teraz stačí stlačiť niekoľko kláves na zobrazenie najnovších údajov.

Ak sa však manažér snaží čo najproduktívnejšie využiť svoje pracovný čas Stále potrebuje asistenta. Napriek tomu, že sa čas manažéra pri mnohých rutinných úkonoch skrátil alebo delegoval na iných ľudí, stále zostáva monotónna práca, ktorá si nevyžaduje vysokú kvalifikáciu a špeciálne manažérske schopnosti. Preto môže byť písanie alebo zostavovanie dlhých dokumentov zverené tajomníkovi, ako aj následná distribúcia takýchto dokumentov.

Nová technológia umožňuje sekretárkam a administratívnym pracovníkom prevziať niektoré povinnosti manažérov. Sekretárka alebo administrátor sa stáva ešte dôležitejším spojivom medzi manažérom a ostatnými časťami systému – to je už v manuálnych systémoch organizácií všadeprítomné. So zdokonaľovaním počítačov a softvér tajomník alebo správca, ako to často býva v moderné kancelárie, sa postupne stávajú prvými, ktorí zvládajú zložitosť a vlastnosti nových systémov rýchlejšie ako manažéri.

Keďže stále viac administratívnych pracovníkov prijíma nové a stále sa zlepšujúce technológie, ich úloha sa mení. S rozširovaním vedomostí o počítačových systémoch pre administrátorov sa otvárajú nové obzory práce.

Administratívni pracovníci musia mať znalosti o počítačových grafických balíkoch, účtovných programoch, zručnosti v inštalácii nových programov a aktualizácii databáz.

Počítačový návrh prezentačného materiálu, kombinácia grafiky s textom na obrazovke, zodpovednosť za vykonávanie programov pre manažérov, kontrola a vyhľadávanie informácií v databáze – všetky tieto úkony menia rolu administrátora či sekretárky v kancelárii.

Niektoré veľké organizácie stavajú v komplexnosti prácu sekretárky na rovnakú úroveň ako prácu stredného manažéra. Moderné technológie nahrádzajú obrovské množstvo tradičných sekretárskych či administratívnych povinností.

S pomocou moderné vybavenie pre manažérov je oveľa jednoduchšie viesť si denník (v ktorom sa zaznamenávajú obchodné stretnutia a plánujú udalosti), komunikovať so zamestnancami spoločnosti (vďaka e-mailu), písať poznámky, listy a správy.

Prečo teda vôbec potrebujete sekretárku – je to naozaj len na odpovedanie na telefonáty?

Pre väčšinu z nás kancelária skončí na mieste, ktoré si sami vyberieme. Moderný manažér má možnosť pracovať kdekoľvek, vďaka čomu je jeho kancelária mobilná. Prenosné pracovné stanice, počítače, „laptopy“ – to všetko urobilo kancelárske informačné systémy dostupnejšími, lacnejšími a rýchlejšími na prácu takmer odkiaľkoľvek.

Prenosné počítačové pracovné stanice prekonali obmedzenia mobility. Teraz už nie je potrebné zhromažďovať všetkých zamestnancov na jednom mieste v rovnakom čase. Kancelária môže byť kdekoľvek – doma (práca na diaľku), u klienta, v hoteli, vo vlaku a dokonca aj v lietadle – kdekoľvek sa zamestnanec nachádza.

Elektronické komunikačné prostriedky, prostredníctvom ktorých môžu zamestnanci spoločnosti kontaktovať ústredie, zvyšujú mobilitu kancelárskych priestorov, umožňujú ľuďom zdržiavať sa takmer kdekoľvek, zbierať, ukladať a prenášať požadované informácie.

Najnovšie prostriedky elektrónovo-optickej komunikácie umožnili kombinovať text a obraz a organizovať obchodné stretnutia a konferencie.

Telekonferencia znamená úsporu času a peňazí vynaložených na služobné cesty alebo údržbu drahých budov a zariadení. Preto sa výrazne zvyšuje efektivita konferencií a stretnutí, ktoré sa stále konajú tradične.

Všetci vieme, ako používať telefón a vieme, že teraz nie je potrebné chodiť do inej kancelárie, aby ste napísali alebo nadiktovali list, prečítali korešpondenciu alebo našli niečo v zložke. Práca už nie je spojená s tokom papierov prechádzajúcim cez nejaký stôl, spája sa len s konkrétnym zamestnancom. Preto si môže zorganizovať čas tak, ako mu to vyhovuje, určiť, kedy a kde bude robiť tú či onú prácu.

Všetky tieto faktory vysvetľujú potrebu sekretárky alebo administrátora v centrále firmy, ktorý by „udržal obliehanie“ – Ak by v 60-tych rokoch vedel manažér alebo sekretárka komunikovať interkomom so všetkými kanceláriami kancelárie, ktorá by v 90-tych rokoch tvrdiť, že manažér sa nemôže nachádzať kilometre od kancelárie a naďalej riadiť prácu organizácie?

Využívanie moderných technológií je zamerané na zavedenie „bezpapierových“ metód práce. Existuje všeobecný názor, že manažéri konajú najviac pracovný čas na obchodných stretnutiach a telefonických rozhovoroch.

S vývojom moderná technológia a jeho implementácii do práce úradu informácie uchovávame nielen v elektronickej alebo digitálnej podobe, ale uchovávame aj papierové kópie. Množstvo uložených informácií je teda dvojnásobné, kovová skrinka s masívnymi priečinkami je na rovnakom mieste! Éra „bezpapierovej“ práce ešte len príde. Odpor ľudí voči prijatiu 100 % prostredia elektronickej kancelárie pokračuje. Uloženie všetkých informácií na pevný disk vás skutočne nezachráni od prichádzajúcich papierov. Technológia ešte nedosiahla takú úroveň, akú by sme chceli. Myslíme si, že vieme, čo chceme, ale technológia ešte nedokáže plne uspokojiť naše potreby.

Informačné technológie nám umožňujú dosiahnuť tieto ciele:

1. Skrátiť čas na prijímanie informácií (teda minimalizovať oneskorenia pri prijímaní informácií z dôvodu ich možnej nedostupnosti, pošty, zasielania informácií na nesprávnu adresu alebo jednoducho z dôvodu dovolenky vo firme).

2. Eliminujte nadbytočnú a opakujúcu sa prácu (zbytočné úlohy ako prepisovanie a únavné triedenie a vyhľadávanie dokumentov).

Optimalizácia používania ľudské zdroje(pri úlohách vyžadujúcich zdôvodnenie, iniciatívu, hodnotenie).

Z tejto práce je teda možné vyvodiť nasledujúce závery.

Význam informácií a komunikácie v súčasnosti neustále narastá. Doba a technologický pokrok diktuje svoje pravidlá, ktoré treba akceptovať. Vedecký a technologický vývoj, neustále zmeny v politickom a ekonomickom prostredí nútia manažérov, aby vo svojej práci súvisiacej s informáciami a komunikáciami uplatňovali stále viac nových a pokročilejších techník.

Každý deň čelíme informačným tokom a komunikačným procesom, a keďže len málo z nich to robí koordinovaným spôsobom, ako už bolo spomenuté, význam štúdia tohto problému zo dňa na deň rastie.

Znalosť a schopnosť správneho využívania všetkých komunikačných techník do značnej miery pomáha manažérovi priblížiť sa k riešeniu hlavnej úlohy manažmentu – tvorby zisku.

Môžete tiež vyvodiť nasledujúce závery:

1. Implementácia komunikácií je spojovacím procesom nevyhnutným pre akúkoľvek dôležitú manažérsku činnosť.

2. Komunikácia je výmena informácií medzi ľuďmi.

3. Medzi organizáciou a jej prostredím, medzi umiestnenou vyššou a nižšou úrovňou, medzi divíziami organizácie je potrebná výmena informácií. Manažéri komunikujú priamo s podriadenými, či už jednotlivcami alebo skupinami. Existujú aj fámy - ako neformálny informačný systém.

4. Hlavnými prvkami komunikačného procesu sú odosielateľ, správa, kanál a príjemca.

5. Kroky procesu - vývoj nápadu, kódovanie a výber kanálov, prenos a dekódovanie.

6. Spätná väzba, t.j. Reakcia prijímača, ktorá indikuje, či je prenášaná informácia pochopená alebo nie, pomáha prekonať šum.

7. Hluk v informačný systém- je to, čo skresľuje význam v dôsledku jazykových rozdielov, rozdielov vo vnímaní, ako aj fyzických interakcií.

8. Rozdiely vo vnímaní sú častou prekážkou zdieľania informácií, pretože ľudia reagujú len na to, čo vnímajú. Ak majú odlišné hodnotové systémy a preferencie, je pravdepodobnejšie, že budú vnímať a interpretovať informácie odlišne.

9. Sémantické diskrepancie, t.j. nesúlad medzi spôsobmi, akými sa slová používajú, a ich významom sú bežnou prekážkou pri výmene informácií pomocou slov ako symbolov.

10. Neverbálne signály môžu sťažiť komunikáciu, ak sú v rozpore s významom slov.

Slabá spätná väzba a slabé počúvanie bránia efektívnej komunikácii.

Vedúci môže zvýšiť efektivitu medziľudských výmen objasnením nápadov, ako ich komunikovať, berúc do úvahy možné rozdiely – sémantiku a vnímanie – predstavenie významu jazyka postojov, gest a intonácií, podnecovanie tvorby spätnej väzby.

Bežnými bariérami komunikácie v organizáciách je filtrovanie zlých správ partnermi, preťaženie informačnej siete a zlá organizačná štruktúra.

Komunikáciu v rámci organizácie je možné zlepšiť zavedením systémov spätnej väzby, riadením tokov informácií, podnikaním manažérskych opatrení na podporu komunikácie smerom hore a dole, nasadením systémov zberu návrhov, tlačou informačných materiálov na použitie v rámci organizácie a uplatňovaním pokrokov moderných informačných technológií.

Informačné technológie majú pozitívne aj negatívne stránky. Vzhľadom na to sa v najbližších desaťročiach môže práca manažéra buď zjednodušiť, alebo skomplikovať.

Aby sa človek stal príkladnou „tvárou“ firmy, je potrebné zlepšiť svoje správanie v komunikačných procesoch a schopnosť analyzovať informácie, používať najvhodnejšie spôsoby komunikácie. Poznať všetky silné a slabé stránky každá technika používaná v komunikačných procesoch.

1. Antanovskiy T.R., Baldin L.V. atď. Základy podnikania. Odkaz na slovník. M., 2002

2. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Manažment: osoba, stratégia, organizácia, proces. M., 2005

3. Glukhov V.V. Základy manažmentu. M., 2000.

4. J. D. Daniels, Lee H. Radeba Medzinárodný obchod". M., "Case LTD", 2000

5. Douglas Coulter “Kultúrne rozdiely a manažment”// Problémy teórie a praxe manažmentu 1999 č. 3

6. Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Základy manažmentu: Per. z angličtiny-M.: “Delo”, 2002. - s. 165-193.

7. Naribaev KN, Dzhumambaev S. Manažment: Učebnica. – Almaty. 1999

8. Pocheptsov G. Public relations, alebo ako úspešne riadiť verejný názor. M., 2003.

9. Praktická psychológia pre manažérov. M.: Informovať - vyd. dom "Filin", 2006

10. Rožanová V.A. Psychológia manažmentu. - M .: CJSC Business School "Intel-Sintez", 2004

11. Philip Kotler „Základy marketingu“. M., "Obchodná kniha", 2003

12. Yakovleva O.N. Manažment v sociálnej oblasti - ekonomické systémy. Návod. GAU, 2005

Glukhov V.V. Základy manažmentu. M., 2000. s.6

Praktická psychológia pre manažérov. M.: Informovať - vyd. dom "Filin", 2006 s.124

Antanovský T.R., Baldin L.V. atď. Základy podnikania. Odkaz na slovník. M., 2002, strana 243

Antanovský T.R., Baldin L.V. atď. Základy podnikania. Odkaz na slovník. M., 2002, strana 204

Philip Kotler Základy marketingu. M., "Obchodná kniha", 2003, s. 301

Yakovleva O.N. Manažment v sociálno-ekonomických systémoch. Návod. GAU, 2005, strana 74

Philip Kotler Základy marketingu. M., "Obchodná kniha", 2003, s. 398

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Základy manažmentu: Per. z angličtiny-M.: “Delo”, 2002, 168 strán.

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Základy manažmentu: Per. z angličtiny-M.: “Delo”, 2002, 172 s.

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Základy manažmentu: Per. z angličtiny-M.: "Prípad", 2002, 175 strán

Rožanová V.A. Psychológia manažmentu. - M .: CJSC Business School "Intel-Sintez", 2004, s.38

Populárne

Mestské nákupné centrum Stroydepo. Stroydepo recenzie. tovar na opravy a stavebné práce

« Domáci maloobchodný reťazec pozostávajúci zo stavebných hypermarketov. Ich priemerná plocha je 5500 m2. Dnes je ich dvanásť... »

Ruskí výrobcovia oblečenia Skupinové ceny značiek dámskeho oblečenia

« 4.5 / 5 ( 4 hlasy ) Groupprice je online platforma skvelých príležitostí pre veľký veľkoobchod. Požadované modely si môžete zakúpiť jednotlivo. Ale... »

Ako vytvoriť efektívny multi-brandový internetový obchod Aké sú výhody nakupovania v multi-brandovom obchode

« Multi-brandový obchod... Mono-brandový obchod... Ako sa navzájom líšia? Je medzi nimi vôbec nejaký rozdiel? A koľko je toto... »