Матеріально-технічним забезпеченням підприємств холдингу займається Управління «Татнафтопостач», яке взаємодіє з десятками тисяч постачальників, набуває необхідні матеріали, обладнання та передає їх підрозділам «Татнафти». Для оформлення цих операцій необхідно формувати, погоджувати, підписувати та відображати в обліку сотні тисяч документів – договорів, угод, накладних, рахунок-фактур, актів тощо.
Оперативна обробка такого значного обсягу документації неможлива без сучасних інструментів, здатних забезпечити швидкий обмін даними між сторонніми організаціями та всіма підрозділами компанії.
У 2015 році керівництво ПАТ «Татнафта» ініціювало проект впровадження системи електронного документообігу з метою оптимізувати та прискорити взаємодію між підрозділами Компанії, скоротити час на обмін документами як усередині компанії, так і із зовнішніми контрагентами.
У ході проекту було заплановано:
- Перекласти максимальний обсяг документообігу електронний вигляд.
- Забезпечити співробітникам можливість миттєвого доступу до юридично значимої інформації через інформаційні системи підприємства.
- Скоротити час на формування, погодження та підписання документів.
- Організувати електронний обмін документами - актами приймання-здачі виконаних робіт (Н-А4), накладними (ТОРГ-12), рахунками-фактурами зі сторонніми контрагентами, у тому числі і з власними підрозділами на основі власних розроблених та затверджених форматів накладної М-15 та актів Н-А7.
- Прискорити обмін документами усередині компанії.
Перехід на ЕДО
Партнером зі створення системи електронного документообігу у ПАТ "Татнафта" стала компанія "1С-Рарус Казань".
Відповідно до вимог керівництва ПАТ «Татнафта» система ЕДО мала забезпечити рішення наступних завдань:
- стандартизація та автоматизація ланцюжків узгодження первинних бухгалтерських документів;
- підписання документів посиленою кваліфікованою електронним підписом;
- обмін підписаними документами зі сторонніми контрагентами та всередині компанії між структурними підрозділами;
- використання у роботі затверджених ФНП Росії форматів первинних бухгалтерських документів;
- розробка та підтримка власних форматів електронних документів;
- мінімізація ручного введення даних до інформаційних систем підприємства;
- інтеграція з обліковими системами SAP та 1С компанії.
Для створення такої системи було обрано рішення «1С: Документообіг 8 КОРП» як єдину систему електронного документообігу (ЕДО) ПАТ «Татнафта», яке передбачалося інтегрувати з обліковими системами підприємства.
Як пілотний підрозділ для впровадження ЕДО було обрано Управління «Татнафтопостач». Переклад «Татнафтопостачання» на ЕДО було виконано протягом 2,5 місяців. За цей час було проведено передпроектне обстеження, розроблено календарний план, проведено налаштування та тестування системи, отримано електронні ключі та вирішено інші організаційні заходи. З цим завданням успішно впоралася проектна команда управління «Татнафтопостачання» на чолі з керівником проекту Турушевой М. З. та компанія «1С-Рарус Казань» - виконавець робіт.
На першому етапі проекту було організовано обмін юридично значущими документами між Управлінням «Татнафтопостач» та одним з основних партнерів – компанією «ТМС-груп», що входить до нафтосервісного холдингу «ТАГРАС-Холдинг».
На другому етапі проекту протягом 3-х місяців до системи електронного документообігу з Управлінням «Татнафтопостачання» було підключено 73 підприємства «ТАГРАС-холдинг».
На третьому етапі було автоматизовано обмін документами всередині компанії – між Управлінням «Татнафтопостач» та 21 структурним підрозділом ПАТ «Татнафта». На третій етап проекту було виділено три місяці.
На реалізацію всіх трьох етапів запуску ЕДО у Татнафті пішло 8,5 місяців. За цей час до системи ЕДО-Татнафта було підключено 22 підрозділи ПАТ «Татнафта» та 73 підприємства - стратегічний партнерхолдингу. На момент завершення проекту кількісний обсяг електронного документообігу становив 250 000 документів у річному обчисленні.
Ключові результати впровадження системи ЕДО
«
Рішення про перехід на ЕДО зріло давно. І рішення це було правильним та обґрунтованим. Тих цілей, які ми ставили перед собою, ми досягли. Ми впровадили не просто систему електронного обміну із сторонніми організаціями, ми реалізували два проекти в одному: організували документообіг із зовнішніми контрагентами через оператора ЕДО Такськом, використовуючи рішення 1С-Такском, і в той же час впровадили систему внутрішнього документообігу, в якому йде узгодження кожного фінансового документа за тим типовим ланцюжком, який призначений до конкретного договору. Систему ЕДО в нашій компанії ми розвиваємо та поетапно розширюємо. на поточний моментще 97 підприємств-партнерів готові працювати з нами за системою електронного документообігу.
Ахметшин Раміль Ахметович,
Організовано оперативний обмін юридично значимими документами з контрагентами.
Система ЕДО інтегрована з обліковими системами підприємства. За операціями відвантаження користувач ЕДО створює у своїй обліковій системі документ, вивантажує створений документ у систему електронного документообігу, де автоматично запускається визначений для цього документа (за цим договором чи угодою) процес узгодження. Підписаний уповноваженою особоюдокумент автоматично йде через оператора ЕДО до контрагента.
Обсяг паперового документообігу із контрагентами постійно скорочується, це поступальний процес. Зокрема, в ЕДО переведено обмін документами із 73 сервісними підприємствами "ТАГРАС-Холдинг", одного з ключових партнерів ПАТ "Татнафта". У річному обчисленні документообіг ПАТ «Татнафта» із цим холдингом становить близько 44,8% від загального зовнішнього документообігу компанії.
«
Поставлено завдання протягом 2016 року весь документообіг між «ТАГРАС-Холдинг» та всіма структурними підрозділами ПАТ «Татнафта» повністю перевести в електронний вигляд. Як очікуваний результат – 44,8% документообігу компанії «Татнафта» із сторонніми організаціями перейде в електронний вигляд. Це дуже велика та серйозна цифра. "ТАГРАС-Холдинг" свого часу підтримав нашу ініціативу, і паралельно з ПАТ "Татнафта" розпочав впровадження системи електронного документообігу на всіх підприємствах холдингу. Сьогодні вже 73 підприємства "Таграс Холдингу" обмінюються з нами електронними документами. Сумарний документообіг за 2015р. в обох напрямках у річному обчисленні становив понад 250 000 документів. це накладна (ТОРГ-12), рахунок-фактури, акти приймання-здачі виконаних робіт (Н-А4)»
Турушева Мауліда Заляйлетдинівна,
головний бухгалтеруправління «Татнафтопостач»
Істотно знижено обсяг паперового документообігу всередині підприємства
Для того, щоб знизити обсяг паперового документообігу на підприємстві відповідно до положень Федерального закону 402-ФЗ та 93 ст. НК РФ був розроблений власний формат електронної накладної для відпустки матеріалу на бік та переміщення всередині компанії - формат М-15 із застосуванням посилено кваліфікованого електронного підпису.
«
Раніше з кожного паперового документа готували завірену копію для надання під час проведення податкових перевірок. Переведення в електронний вигляд одного паперового документа дозволяє нам відмовитися від його друку та зберігання та відмовитися від створення другого паперового екземпляра (копії), що допомогло значно скоротити паперовий архів документів та час на підготовку та надання документів податковим органам. У ході проекту ми зрозуміли, що перевести всі первинні документи, якими обмінюємося всередині компанії між структурними підрозділами в електронний вигляд цілком реально. Це і стало основним аргументом для розробки власного формату накладної М-15 та внутрішнього Акту Н-А7. Спільно з ІТ-спеціалістами ми розробили та протокольно затвердили формат електронної накладної М-15 з відпуску матеріалів на бік та переміщення їх усередині компанії та формат Акту Н-А7. Лише за неповний січень місяць за цими форматами ми становили близько 2500 електронних документів. Скільки буде всього в річному обчисленні - стане зрозуміло трохи пізніше, оскільки ми не збираємося зупинятися на досягнутому і ставимо завдання щодо переведення інших форм документів в електронний вигляд.»
Артамонов Борис Миколайович,
Прискорилося узгодження документів
Розроблено та впроваджено систему внутрішнього узгодження документів. У системі налаштовані типові ланцюжки для узгодження кожного типу документа у бізнес-процесів і підрозділів підприємства - сьогодні таких ланцюжків понад 400. Відповідно до документів беруть участь близько 2500 користувачів, а підписантів - понад 200.
Забезпечено адресну доставку електронного документа до конкретного одержувача
У затверджених ФНП форматах документів недостатньо інформації для того, щоб ідентифікувати маршрут руху документа та доставити його конкретному одержувачу. Отримані електронні документи доводиться обробляти та перенаправляти до конкретних підрозділів, до яких належать ці документи. Для того, щоб виключити проміжну ланку по ручної обробкивхідного потоку електронних документів у ході впровадження системи ЕДО в Татнафту були розроблені та успішно використовуються 15 додаткових необов'язкових полів, які містять відомості про адресацію місця відправлення та місця доставки матеріальних цінностейта електронних документів до них. Контрагент (покупець, якщо стороння організація) чи одержувач (якщо структурний підрозділ) через web-інтерфейс подає до облікової системи Управління «Татнефтеснаб» заявку на постачання будь-якого обладнання чи матеріалів, заповнює дані додаткові поля, зокрема адресацію місця доставки. Оброблений електронний документ після підписання з боку управління «Татнафтопостачання» автоматично надсилається адресату за вказаними реквізитами. Таким чином, виключено необхідність вручну визначати, на який склад, до якого підрозділу має бути направлений документ. Вся інформація у електронному документі. І документ автоматично знайде свого адресата серед сотень складів, баз та підзвітних осіб як під час відправлення, так і при отриманні.
«
Отриманий рівень автоматизації процесів документообігу за рахунок впровадження ЕДО дозволить зробити тотожним операційний та бухгалтерський облік. Це принципово змінює парадигму побудови обліку у компанії»
Ахметшин Раміль Ахметович,
заступник головного бухгалтера, куратор усього проекту у ПАТ «Татнафта»
Скорочено трудовитрати на формування та контроль правильності заповнення облікових документів
Сьогодні у «Татнафті» введення в систему первинних документівза договорами виконується не бухгалтерами, а ініціаторами договору, оскільки саме вони мають у своєму розпорядженні найбільш повну інформацію про кожен договір і кожний супутній йому документ. При цьому бухгалтер здійснює контрольні функції перевірки коректності введених даних та на підставі цих даних формує дані в обліку. На перевірку кожного документа витрачається певний час роботи бухгалтера. При обсязі документів у кілька сотень тисяч чи мільйони документів на рік трудовитрати на перевірку зіставлення даних займають багато часу.
Сьогодні в системі ЕДО ПАТ «Татнафта» реалізовано механізм автоматичного контролю кодів номенклатури. Контрагент для формування документа за договором з ПАТ «Татнафта» зобов'язується використовувати коди довідника номенклатури Татнафти. Крім того, автоматично контролюються дані, необхідні для запуску документа щодо ланцюжка узгодження з відповідальними особами. Ця функціональність знижує кількість ручних операцій із введення даних у систему за вхідними документами.
Концепція ПАТ «Татнафта» передбачає, що електронні документи, що містять усі необхідні реквізити, що пройшли процедуру погодження та підписані з двох сторін електронними підписами, автоматично вважаються у компанії достовірними та не повинні підлягати подальшій додаткової перевірки. При цьому наприкінці ланцюжка погодження після підписання документа з обох сторін документ передається відповідному бухгалтеру, і бухгалтер лише підтверджуватиме, що документ проведено в обліку та підписано. Дані роботи знаходиться на стадії налаштування та тестування системи та дозволить у майбутньому істотно скоротити трудовитрати на ведення обліку. Крім цього, планується реалізувати можливість перехресної перевірки проведених документів у системах ЕДО та облікової системи, що, за оцінками керівництва, дозволить ще на кілька відсотків скоротити трудовитрати на ведення обліку.
«
Позбавляючись необхідності ручного введення та перевірки кожного документа, ми тим самим спрощуємо роботу бухгалтерської служби та робимо її комфортнішою. Тому першочергове для нас завдання - максимально автоматизувати завантаження і проведення вхідних документів, і, як наслідок, повністю позбутися необхідності звіряння документів»
Портнов Віталій Іванович,
керівник проектів Центру обслуговування Бізнесу (ЦВП) ПАТ «Татнафта»
Плани щодо розвитку системи ЕДО
Перейти на електронний обмін документами з усіма партнерами ПАТ "Татнафта"
Система ЕДО у ПАТ «Татнафта» продовжує активно розвиватися. Компанія планує перейти на ЕДО з максимальною кількістю своїх контрагентів, серед яких є і невеликі компанії- партнери, які нині немає і готові впроваджувати системи електронного документообігу. Для них планується реалізувати можливість обміну електронними документами через web-портал, коли контрагент на порталі оформлятиме електронний документ, засвідчуватиме його персональним ключем електронного підпису та через оператора ЕДО відправлятиме до підрозділів «Татнафти».
«
Впровадження ЕДО, як не дивно, тягне за собою не лише перехід на електронний документооберт, але і велика кількістьсупутніх достоїнств, які може отримати компанія. У цьому напрямі ми сьогодні розвиваємось, не відокремлено, а комплексно, тобто розвиваємо всі суміжні системи, з якими пов'язаний ЕДО. Наше завдання на стратегічну перспективу – перевести весь внутрішній документообіг в електронний вигляд та зробити систему ЕДО системою холдингового рівня, до якої поетапно будуть підключені всі дочірні підприємства«Татнафта» – понад 160 організацій та залучити до електронного обміну документами максимальну кількість наших контрагентів, яких – десятки тисяч».
Ахметшин Раміль Ахметович,
заступник головного бухгалтера, куратор усього проекту у ПАТ «Татнафта»
Реалізувати автоматичне формуванняпроводок
В даний час повним ходомйдуть роботи з безшовної інтеграції системи ЕДО з обліковими системами компанії – як 1С, і SAP. Ця інтеграція заснована на технології веб-сервісів, коли система ЕДО інформує облікову систему про зміни статусів тих чи інших документів (документ відхилений, підписаний, відхилений з іншого боку одержувачем, підписаний одержувачем тощо) і на підставі цих статусів в обліковій системі автоматично формуватимуться необхідні проводки. За такої схеми роботи в обліковій системі відображатимуться операції з реалізації лише за підписаними з обох сторін електронними документами, а бухгалтерія буде позбавлена необхідності сторнувальних операцій з позаштатним ситуаціям. Це дозволить скоротити трудовитрати, знизити податкові ризикита зменшити кількість уточнюючих документів для податкової інспекції.
«
Ми пішли шляхом, в основі якого лежить наступний принцип: формування електронного документа в будь-якій інформаційної системимає виконуватися лише один раз на боці виконавця – контрагент сформував документ, підписав його та надіслав в електронному вигляді. Ми з цим документом більше нічого, окрім погоджень та підписання, робити не повинні. Все має бути автоматизовано: узгодження уніфікованого ланцюжка, підписання, автоматичне відправлення підписаного документа контрагенту та автоматичне формування проводок в обліковій системі. При цьому витрати на введення документів в облікові системи мають бути нульовими. Це нова можливість, що дає нам система ЕДО в інтеграції з обліковою системою. І це суттєва змінафілософії роботи з документами на підприємстві»
Ахметшин Раміль Ахметович,
заступник головного бухгалтера, куратор усього проекту у ПАТ «Татнафта»
Розширити список внутрішніх електронних документів
«
Сформувавши та затвердивши свій власний формат М-15, ми зрозуміли, що готові перевести весь внутрішній документообіг компанії в електронний вигляд. Стаття 9 Закону 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» відкриває маємо великі можливості. І зараз це одне з перспективних напрямів, яке дозволить нам оперативно затверджувати формат кожного документа, розробляти під кожен електронний документ регламент та запускати в життя»
Артамонов Борис Миколайович,
заступник головного бухгалтера з методології
Реалізувати можливість роботи з ЕДО-Татнафтою через мобільний додаток
Це особливо актуально для ПАТ «Татнафта», як для підприємства зі складною та розгалуженою організаційною структурою. З системою ЕДО працює 2500 співробітників, на 200 з них видано сертифікати електронного підпису, багато співробітників постійно перебувають у русі. Мобільний додатокдозволить їм погоджувати та підписувати документи у будь-який час, на будь-якому об'єкті та з будь-якого мобільного пристрою, підключеного до Інтернету.
Організувати прямий обмін електронними документами із банками
Для оптимізації роботи з банками, які обслуговують підприємства «Татнафта», опрацьовується питання прямого обміну документами за технологією 1С: ДиректБанк, яка дозволить надсилати платіжні доручення до банку та отримувати виписки за розрахунковими рахунками з електронним підписом безпосередньо з облікових систем, без перемикання до системи «Клієнт -Банк». Це дозволить скоротити час на завантаження та розвантаження електронних файлів, а також додаткову звірку облікових документів з даними виписок."
"Татнафта" - одна з найбільших російських нафтових компаній. Група «Татнафта» включає нафтогазовидобувні, нафтогазопереробні, нафтохімічні підприємства, підприємства з реалізації нафти, газу та продуктів їх переробки, шинний комплекс, мережу АЗС та блок сервісних структур.
Впроваджуючи системи електронного документообігу протягом останніх двох років все частіше доводиться стикатися з СЕД «Практика», розроблену у нас у Татарстані Сталикаюсь і в державних структурах, і в комерційних, що звичайно приємно, система наша рідна татарська, як то кажуть « Бік әйбәт», але враховуючи мізерний функціонал системи стикаєшся з нерозуміємо, навіщо взагалі замовникам на стільки убога система, якою і СЕД назвати не виходить???
Але про все по порядку.
Золотий дощ від міністра «Практики»
СЕД «Практика» було розроблено у 2006 році Казанською компанією «Системи документообігу». Система є хмарним сервісом, де плата береться щомісяця за кожного користувача СЕД. Система створювалася фактично на замовлення уряду Татарстану, після чого її поширення по республіці пішло за допомогою адміністративних рішень та тиску.Наразі політика поширення не змінилася, СЕД «Практика» все також поширюється за допомогою адміністративного тиску від міністра зв'язку Нікіфорова, чиї колишні компаньйони та друзі Нікіфрова Тимур Якубовта Дмитро Юртаєв за "Казанським порталом" (http://e-kazan.ru/) є власниками компанії "Системи документообігу". Також Никифоров та Якубов разом працювали програмістами у НДІ математики та механіки ім. Чеботарьова при Казанському державному університеті, створеному за підтримки Джорджа Сороса
Наш міністр зв'язку Микола Никифоров - найкращий «менеджер продажів» СЕД Практика
На даний момент СЕД «Практика» користуються близько 4000 організацій: МВС РФ, Міністерство культури РФ, Мінприроди РФ, Російська академія народного господарствата держслужби за президента РФ, уряд Москви, Приморський край, республіка Тува, «Татнафта», «Камаз» та інші організації.
4000 клієнтів всього за 9 років існування компанії- Це реально круто, враховуючи, що 90% з них "Системи документообігу" змогла отримати лише за останні 3 роки. Це просто феномеїнальний успіх якийсь, адже якщо порівнювати основних старожил ринку, то у них більш мізерні показники — у Directum всього 1700 клієнтів за 12 років, а ЕОС має 6000 клієнтів за 20 років.
Тимур Якубов - співвласник «Систем документообігу» та хороший другміністра зв'язку Миколи Никифорова
Виходить, є зв'язки на рівні уряду — значить буде тобі і гешефт, і прибутковий бізнес, немає зв'язків - йди працюй і не плач. Гарний прикладкумівства, про яке знають вже напевно все.
Цікаво, а чи Володимир Володимирович взагалі в курсі?
Можливості СЕД «Практика»
На офіційному сайті СЕД «Практика» представлені такі переваги:- Простота обслуговування та впровадження
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
- Можливість віддаленої роботи
- Співробітництво в онлайні з іншими організаціями
- Використання електронного підпису
- Гнучкість налаштування прав доступу
- Цілодобова техпідтримка
- Гнучка масштабованість
- Мобільний офіс керівника
Не довго спростовуватиму зазначені розробником переваги, просто розповім, що побачив і дізнався по СЕД «Практика», подивившись на одному з об'єктів у Республіці. Зрозумієте самі можливості цієї так званої СЕД.
Отже перед вами зведена таблиця:
| ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ | |
| Використовувані технології | Розроблена мовою програмування PHP |
| СУБД | Oracle/MySQL |
| Принципи роботи | На вибір:
|
| Можливості |
|
| Розташування інсталяції | SaaS-рішення, сервери знаходяться в Республіці Татарстан, м. Казань Можливе встановлення рішення на устаткуванні замовника, але на даний момент це вдалося лише мерії м. Москви Фактично система є SaaS-рішенням. |
| ФУНКЦІОНАЛ СЕД | |
| Реєстрація кореспонденції |
Усього 4 функції:
Є лише одна група вхідні, і одна група вихідні. Тобто. немає можливості створити додаткові групи: Усі листи надходять лише у вхідні, або у вихідні з однаковими картками документів і правилами роботи. Немає журналу обліку, і руху паперових документів, немає можливості відстеження місцезнаходження оригіналів документів, тобто. Практично система не підтримує змішаний документообіг, лише електронний. Цей функціонал необхідний як подальшого списання у справу, і мінімізації дублювання інформації, т.к. доведеться враховувати їхнє місцезнаходження в будь-якій додатковій системі. |
| Узгодження |
|
| Доручення |
|
| Архів | У системі підтримується управління зберіганням, тобто. встановлення термінів зберігання та дій щодо їх закінчення (наприклад, зберігати 5 років, потім знищити). Тобто. не можна гарантувати збереження документів протягом встановленого термінуі не допустити їх видалення плюс відбувається зберігання документів понад встановлені нормативи, через що можуть виникати юридичні ризики. Існує лише довідник «Номенклатура справ» для позначки, де лежить документ, тобто. аналог аналог особистим папкам, куди користувачі можуть переміщати документи. |
| Пошук |
|
| Звіти |
|
| Робота з файлами | У системі Практика документ трансформується в серію окремих файлів - картинок («сторінки документа» в термінах системи Практика). До картки документа можна прикріпити файли MS Word/Excel, PDF, TIFF, але всі вони будуть перетворені на формат JPG, тому всі документи у системі Практика
|
| Ведення довідників | Є лише такі типи довідників:
|
| Перевірка на повторність |
|
| Поточне сканування та робота зі штрих-кодами | СЕД «Практика» не підтримує функцію потокового сканування, розпізнавання, штрих-кодування та автоматичного приєднання відсканованого документа до РК. |
| Одночасне редагування одного файлу | Ні, т.к. немає самих редагованих файлів, а лише JPG картинки. |
| Інтеграція з ActiveDirectory | Ні |
| Система автоматичного заміщення працівників | Так,
|
| Наявність маршрутизатора процесів. Можливість налаштування процесів підготовки/узгодження/підписання/розгляду/ознайомлення документів | Ні. Маршрутизатора чи редактора бізнес-процесів немає, адресати додаються вручну. Тобто. налаштувати гнучкі маршщрути погодження, наприклад, договорів не вийде ніяк. Ну якщо тільки ви заплатите дуже багато грошей розробнику і він реалізує даний функціонал під вас. |
| Паралельне/Послідовні/Змішані маршрути | Так, вказується щоразу заново у картці комусь направляється документ на погодження та підпис. |
| Маршрут за ролями/посадами | Ні |
| Версійність карток документів (запуск маршруту заново після N кількості правок та не згодних) | Ні |
| Версійність файлів | Ні |
| Можливість використання шаблонів маршрутів узгодження | Ні |
| Управління життєвими статусами документа | Так. Робота тільки зі створеними статусами, немає можливості створення власних та налаштування процесів та прав доступу під кожен статус. |
| МОБІЛЬНІ ДОДАТКИ | |
Наявність та можливості iPAD-клієнта
|
|
| Безпека передачі даних на iPAD | Захист інформації під час роботи з мобільного пристрою, підключення здійснюється через канал VipNet. АЛЕ лише за виконання таких умов:
|
| Використання електронного підпису на iPAD |
|
Наявність Windows-програм для керівників, можливості
|
|
| Наявність рішення для планшетів на Windows 8.1 | Ні. |
| Наявність Android-клієнта | Так |
| ДЕРЖ.ОРГАНАМ | |
| МЕДО | Так. Усі документи з МЕДО надходять до папки «Вхідні» без номерів і доступні за фільтром «МЕДО» |
| СМЕВ | Так, але інтеграції з єдиним державним порталомпослуг немає. |
| Звернення громадян | Так |
| БЕЗПЕКА | |
| Використання кваліфікованого електронного підпису | Ні,
|
| Крипто-провайдери, що підтримуються | Крипто-про |
| Підписання електронним підписом документів | Так |
| Підписання електронним підписом доручень | Так |
| Шифрування файлів | Ні |
| Розмежування прав доступу до документів | Всього три (розмежування прав на доступ до документа, розмежування користувачів за ролями, журнал дій користувачів). Немає налаштування за групами користувачів, при створенні нового користувача доводиться багаторазово виконувати ті самі дії. |
| ЮЗАБІЛІТІ | |
| Принципи роботи | Робоче місцеза моделлю хмарних обчислень.
|
| Можливість брендування системи | Так.
|
| ВПРОВАДЖЕННЯ | |
| Курси навчання | Так, є тільки дистанційні курсидля користувачів та системного технолога. |
| Документація | Наявність лише документації користувача. Документації щодо розгортання рішення, щодо його конфігурування та підтримки немає. |
| Принципи впровадження, послуги |
|
| НАЛАШТУВАННЯ, ПОДАЛЬШИЙ РОЗВИТОК & ПІДТРИМКА | |
| Налаштування полів у картці документа | Набір елементів метаданих є фіксованим, внести необхідні поля до картки документа неможливо. Неможливо налагодити роботу з різними специфічними видами документів, наприклад, розпорядчими чи договірними. |
| Інтеграція з іншими ІТ-системами | Ні |
| Створення нових шаблонів звітів | Ні |
| Підтримка | Підтримка та консультування клієнтів здійснюється тільки через фахівців кол-центру в м. Казань. |
| ЛІЦЕНЗУВАННЯ & ВАРТІСТЬ | |
| Принципи ліцензування |
|
| Вартість | Вартість роботи з СЕД "Практика" становить 5 тис. руб. на місяць за ліцензію плюс 250 руб. за кожного користувача. Тобто. наприклад на 100 користувачів, вартість системи лише ліцензій, без її налаштування та підтримки дорівнюватиме близько 360 000 руб. на рік. Не так уже й бюджетно виходить. |
ВИСНОВКИ: | Система «Практика» насамперед – розробка на замовлення. Основний функціонал системи – базові можливості реєстрації, узгодження, виконання та контролю за виконанням документів. Цей функціонал розроблено відповідно до порядку роботи, прийнятого в Уряді Москви та Республіці Татарстан. Система підтримує лише електронний документообіг і не підтримує рух паперових оригіналів. Система слабо підходить комерційним організаціямчерез відсутність можливості налаштування системи під свої вимоги, налаштування маршрутів узгодження, налаштування полів, слабкої можливості забезпечення безпеки даних, відсутність можливості створення своїх груп документів з необхідним набором полів. «Практика» не підходить і державним структурам, через наявність фактично лише базового функціоналу СЕД та слабких можливостей роботи з МЕДО та СМЕВ. Крім того, існують скарги на стабільність роботи системи, особливо після внесення службою технічної підтримки глобальних змін. Система постійно допрацьовується, і всі нововведення відразу ж без проведення процедури попереднього тестування застосовуються на Saas-сервер, що працює. |
Думка «Гільдії керуючих документації» щодо СЕД «Практика»
Щоб ви не подумали, що я не справедливий до СЕД «Практика» хочу навести відгук про систему Сергія Афанасьєва виконавчого директора Гільдії із сайту CNews:«Систему значною мірою сфокусовано на забезпеченні роботи зі службовою кореспонденцією та зверненнями громадян, причому переважно на оперативних аспектах цієї роботи. Глибока модернізація системи дуже бажана. При цьому основні концепції, технічні та інтерфейсні рішення можуть бути збережені. Обстеження проводилося у зв'язку з серйозними проблемами, що виникли під час експлуатації та доопрацювання цієї системи під потреби конкретного апарату.». http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Думка про Татарську СЕД "Практика", документообіг із Татарстану
Особливості СЕД «Практика» Простота обслуговування та впровадження Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Можливість віддаленої роботи Співпраця з іншими організаціями в режимі онлайн Використаннязасобів електронного підпису Гнучкість налаштування прав доступу Масштабованість Мобільний офіс керівника
Сценарій схеми руху документа ЗОВНІШНИЙ ДОКУМЕНТ Зовнішня організаціяЗАТ "_________" Канцелярія. Секретар КерівникВідділ 1Відділ 2 1 Вхідний лист 6.Підпис 4. Погодження 5. Вихідний лист 3. Проект вихідного листа 7.Реєстрація 1.Реєстрація На виконанні 2. Резолюція 4. Погодження
1 етап. Реєстрація документа у СЕД Автонумерація документів; Автозаповнення полів із заздалегідь налаштованих довідників; Посилання на пов'язані документи; Надсилання документа на e-mail; Орфографічна перевірка тексту документа, що вводиться; Контроль за виконанням документа; Повна роботаіз файлами; Розмежування прав доступу; Підпис документа ЕП. Функціональні можливості:
2 етап. Резолюція. Робота з дорученнями: проектами резолюції та резолюціями: текстовими графічними та голосовими; Необмежена кількість резолюцій; Автоматичне розсиланнярезолюцій; Автоматичне відстеження системою строків термінів виконання документів; Груповий друк резолюцій; Групове надсилання документів адресатам. Функціональні можливості:
Впроваджуючи системи електронного документообігу протягом останніх двох років все частіше доводиться стикатися з СЕД «Практика», розроблену у нас у Татарстані Сталикаюсь і в державних структурах, і в комерційних, що звичайно приємно, система наша рідна татарська, як то кажуть « Бік әйбәт», але враховуючи мізерний функціонал системи стикаєшся з нерозуміємо, навіщо взагалі замовникам на стільки убога система, якою і СЕД назвати не виходить???
Але про все по порядку.
Золотий дощ від міністра «Практики»
СЕД «Практика» було розроблено у 2006 році Казанською компанією «Системи документообігу». Система є хмарним сервісом, де плата береться щомісяця за кожного користувача СЕД. Система створювалася фактично на замовлення уряду Татарстану, після чого її поширення по республіці пішло за допомогою адміністративних рішень та тиску.Наразі політика поширення не змінилася, СЕД «Практика» все також поширюється за допомогою адміністративного тиску від міністра зв'язку Нікіфорова, чиї колишні компаньйони та друзі Нікіфрова Тимур Якубовта Дмитро Юртаєв за "Казанським порталом" (http://e-kazan.ru/) є власниками компанії "Системи документообігу". Також Никифоров та Якубов разом працювали програмістами у НДІ математики та механіки ім. Чеботарьова при Казанському державному університеті, створеному за підтримки Джорджа Сороса.
Наш міністр зв'язку Микола Никифоров - найкращий «менеджер продажів» СЕД Практика
На даний момент СЕД "Практика" користуються близько 4000 організацій: МВС РФ, Міністерство культури РФ, Мінприроди РФ, Російська академія народного господарства та держслужби при президенті РФ, уряд Москви, Приморський край, республіка Тува, "Татнафта", "Камаз" та інші організації.
4000 клієнтів всього за 9 років існування компанії- Це реально круто, враховуючи, що 90% з них "Системи документообігу" змогла отримати лише за останні 3 роки. Це просто феномеїнальний успіх якийсь, адже якщо порівнювати основних старожил ринку, то у них більш мізерні показники — у Directum всього 1700 клієнтів за 12 років, а ЕОС має 6000 клієнтів за 20 років.
Тимур Якубов - співвласник «Систем документообігу» та добрий друг міністра зв'язку Миколи Никифорова
Виходить є зв'язки на рівні уряду — отже, буде тобі і гешефт, і прибутковий бізнес, немає зв'язків — іди працюй і не плач. Гарний приклад кумівства, про який знають вже напевно все.
Цікаво, а чи Володимир Володимирович взагалі в курсі?
Можливості СЕД «Практика»
На офіційному сайті СЕД «Практика» представлені такі переваги:- Простота обслуговування та впровадження
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
- Можливість віддаленої роботи
- Співробітництво в онлайні з іншими організаціями
- Використання електронного підпису
- Гнучкість налаштування прав доступу
- Цілодобова техпідтримка
- Гнучка масштабованість
- Мобільний офіс керівника
Не довго спростовуватиму зазначені розробником переваги, просто розповім, що побачив і дізнався по СЕД «Практика», подивившись на одному з об'єктів у Республіці. Зрозумієте самі можливості цієї так званої СЕД.
Отже перед вами зведена таблиця:
| ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ | |
| Використовувані технології | Розроблена мовою програмування PHP |
| СУБД | Oracle/MySQL |
| Принципи роботи | На вибір:
|
| Можливості |
|
| Розташування інсталяції | SaaS-рішення, сервери знаходяться в Республіці Татарстан, м. Казань Можливе встановлення рішення на устаткуванні замовника, але на даний момент це вдалося лише мерії м. Москви Фактично система є SaaS-рішенням. |
| ФУНКЦІОНАЛ СЕД | |
| Реєстрація кореспонденції |
Усього 4 функції:
Є лише одна група вхідні, і одна група вихідні. Тобто. немає можливості створити додаткові групи: Усі листи надходять лише у вхідні, або у вихідні з однаковими картками документів і правилами роботи. Немає журналу обліку, і руху паперових документів, немає можливості відстеження місцезнаходження оригіналів документів, тобто. Практично система не підтримує змішаний документообіг, лише електронний. Цей функціонал необхідний як подальшого списання у справу, і мінімізації дублювання інформації, т.к. доведеться враховувати їхнє місцезнаходження в будь-якій додатковій системі. |
| Узгодження |
|
| Доручення |
|
| Архів | У системі підтримується управління зберіганням, тобто. встановлення термінів зберігання та дій щодо їх закінчення (наприклад, зберігати 5 років, потім знищити). Тобто. не можна гарантувати збереження документів протягом встановленого терміну та не допустити їх видалення, плюс відбувається зберігання документів понад встановлені нормативи, через що можуть виникати юридичні ризики. Існує лише довідник «Номенклатура справ» для позначки, де лежить документ, тобто. аналог аналог особистим папкам, куди користувачі можуть переміщати документи. |
| Пошук |
|
| Звіти |
|
| Робота з файлами | У системі Практика документ трансформується в серію окремих файлів - картинок («сторінки документа» в термінах системи Практика). До картки документа можна прикріпити файли MS Word/Excel, PDF, TIFF, але всі вони будуть перетворені на формат JPG, тому всі документи у системі Практика
|
| Ведення довідників | Є лише такі типи довідників:
|
| Перевірка на повторність |
|
| Поточне сканування та робота зі штрих-кодами | СЕД «Практика» не підтримує функцію потокового сканування, розпізнавання, штрих-кодування та автоматичного приєднання відсканованого документа до РК. |
| Одночасне редагування одного файлу | Ні, т.к. немає самих редагованих файлів, а лише JPG картинки. |
| Інтеграція з ActiveDirectory | Ні |
| Система автоматичного заміщення працівників | Так,
|
| Наявність маршрутизатора процесів. Можливість налаштування процесів підготовки/узгодження/підписання/розгляду/ознайомлення документів | Ні. Маршрутизатора чи редактора бізнес-процесів немає, адресати додаються вручну. Тобто. налаштувати гнучкі маршщрути погодження, наприклад, договорів не вийде ніяк. Ну якщо тільки ви заплатите дуже багато грошей розробнику і він реалізує даний функціонал під вас. |
| Паралельне/Послідовні/Змішані маршрути | Так, вказується щоразу заново у картці комусь направляється документ на погодження та підпис. |
| Маршрут за ролями/посадами | Ні |
| Версійність карток документів (запуск маршруту заново після N кількості правок та не згодних) | Ні |
| Версійність файлів | Ні |
| Можливість використання шаблонів маршрутів узгодження | Ні |
| Управління життєвими статусами документа | Так. Робота тільки зі створеними статусами, немає можливості створення власних та налаштування процесів та прав доступу під кожен статус. |
| МОБІЛЬНІ ДОДАТКИ | |
Наявність та можливості iPAD-клієнта
|
|
| Безпека передачі даних на iPAD | Захист інформації під час роботи з мобільного пристрою, підключення здійснюється через канал VipNet. АЛЕ лише за виконання таких умов:
|
| Використання електронного підпису на iPAD |
|
Наявність Windows-програм для керівників, можливості
|
|
| Наявність рішення для планшетів на Windows 8.1 | Ні. |
| Наявність Android-клієнта | Так |
| ДЕРЖ.ОРГАНАМ | |
| МЕДО | Так. Усі документи з МЕДО надходять до папки «Вхідні» без номерів і доступні за фільтром «МЕДО» |
| СМЕВ | Так, але інтеграції із єдиним державним порталом послуг немає. |
| Звернення громадян | Так |
| БЕЗПЕКА | |
| Використання кваліфікованого електронного підпису | Ні,
|
| Крипто-провайдери, що підтримуються | Крипто-про |
| Підписання електронним підписом документів | Так |
| Підписання електронним підписом доручень | Так |
| Шифрування файлів | Ні |
| Розмежування прав доступу до документів | Всього три (розмежування прав на доступ до документа, розмежування користувачів за ролями, журнал дій користувачів). Немає налаштування за групами користувачів, при створенні нового користувача доводиться багаторазово виконувати ті самі дії. |
| ЮЗАБІЛІТІ | |
| Принципи роботи | Робоче місце за моделлю хмарних обчислень.
|
| Можливість брендування системи | Так.
|
| ВПРОВАДЖЕННЯ | |
| Курси навчання | Так, є лише дистанційні курси для користувачів та системного технолога. |
| Документація | Наявність лише документації користувача. Документації щодо розгортання рішення, щодо його конфігурування та підтримки немає. |
| Принципи впровадження, послуги |
|
| НАЛАШТУВАННЯ, ПОДАЛЬШИЙ РОЗВИТОК & ПІДТРИМКА | |
| Налаштування полів у картці документа | Набір елементів метаданих є фіксованим, внести необхідні поля до картки документа неможливо. Неможливо налагодити роботу з різними специфічними видами документів, наприклад, розпорядчими чи договірними. |
| Інтеграція з іншими ІТ-системами | Ні |
| Створення нових шаблонів звітів | Ні |
| Підтримка | Підтримка та консультування клієнтів здійснюється тільки через фахівців кол-центру в м. Казань. |
| ЛІЦЕНЗУВАННЯ & ВАРТІСТЬ | |
| Принципи ліцензування |
|
| Вартість | Вартість роботи з СЕД "Практика" становить 5 тис. руб. на місяць за ліцензію плюс 250 руб. за кожного користувача. Тобто. наприклад на 100 користувачів, вартість системи лише ліцензій, без її налаштування та підтримки дорівнюватиме близько 360 000 руб. на рік. Не так уже й бюджетно виходить. |
ВИСНОВКИ: | Система «Практика» насамперед – розробка на замовлення. Основний функціонал системи – базові можливості реєстрації, узгодження, виконання та контролю за виконанням документів. Цей функціонал розроблено відповідно до порядку роботи, прийнятого в Уряді Москви та Республіці Татарстан. Система підтримує лише електронний документообіг і не підтримує рух паперових оригіналів. Система слабо підходить комерційним організаціям через відсутність можливості налаштування системи під свої вимоги, налаштування маршрутів узгодження, налаштування полів, слабкої можливості забезпечення безпеки даних, відсутність можливості створення своїх груп документів з необхідним набором полів. «Практика» не підходить і державним структурам, через наявність фактично лише базового функціоналу СЕД та слабких можливостей роботи з МЕДО та СМЕВ. Крім того, існують скарги на стабільність роботи системи, особливо після внесення службою технічної підтримки глобальних змін. Система постійно допрацьовується, і всі нововведення відразу ж без проведення процедури попереднього тестування застосовуються на Saas-сервер, що працює. |
Думка «Гільдії керуючих документації» щодо СЕД «Практика»
Щоб ви не подумали, що я не справедливий до СЕД «Практика» хочу навести відгук про систему Сергія Афанасьєва виконавчого директора Гільдії із сайту CNews:«Систему значною мірою сфокусовано на забезпеченні роботи зі службовою кореспонденцією та зверненнями громадян, причому переважно на оперативних аспектах цієї роботи. Глибока модернізація системи дуже бажана. При цьому основні концепції, технічні та інтерфейсні рішення можуть бути збережені. Обстеження проводилося у зв'язку з серйозними проблемами, що виникли під час експлуатації та доопрацювання цієї системи під потреби конкретного апарату.». http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Думка про Татарську СЕД "Практика", документообіг із Татарстану
|
DIRECTUM: Звернення громадян
Рішення. Бізнес-рішення «DIRECTUM: Звернення громадян» дозволяє державним установамефективно працювати зі зверненнями громадян та підвищувати прозорість своєї діяльності. Вирішення бізнес-завдання: Побудова роботи з номенклатурою справзвернень громадян (створення, ведення, списання). Створення та ведення реєстру громадян, що звернулися. Фіксація усного спілкування з громадянами, що звернулися. Розгляд звернень громадян та формування доручень виконавцям (як внутрішнім, так і зовнішнім).
Шлях: Головна сторінка / Вибрати СЕД / Каталог продуктів СЕД Корпорація «Інформаційні технології» завершила проект «Управління діловодством» на базі ERP-системи IT-Enterprise для найбільшого українського будівельного холдингу «Київміськбуд»
Мобільні пристрої(Планшет, телефон). Інтеграція з корпоративним порталомна базі Microsoft Office SharePoint Server для публікації та роботи з документами холдингу, субпідрядників та постачальників. Case Management (Керування бізнес-кейсами/завданнями/ справами) – формування ділового портфеля проекту та робота з ним через інтеграцію з модулем «Управління проектами» системи IT-Enterprise.
Шлях: Головна сторінка / Вибрати СЕД / Каталог впроваджень СЕД « СПРАВА» у Забайкальському краї: єдиною системою документообігу охоплено всі регіональні органи виконавчої влади
Система електронного документообігу « СПРАВА», Розроблена компанією ЕОС, за даними аналітиків DSS Consulting вже багато років є беззаперечним лідером російського СЕД/ECM-ринку. Лідерство « СПРАВА» демонструє і за кількістю реалізованих проектів, і за кількістю автоматизованих робітників.
Шлях: Головна сторінка / Вибрати СЕД / Каталог впроваджень СЕД Дефіле-2013: DOCFLOW як висока мода, Прет-а-порт тенденцій в IT– ось що таке DOCFLOW сьогодні. І як тиждень Високої моди в Парижі не має жодного відношення до реальних продажів будинків Chanel і Christian Dior, так і конференція-виставка збирає експертів для того, щоб рознеслося: "Міні
Соціальні мережі, мобільність, юзабіліті, інтелектуальний пошук, аналітика – ці "мантри" лунали минулого року, вони ж звучали сьогодні. Вперше за шість років на конференції не було представників AIIM із доповіддю про становище світових справу ECM – напевно, у Міжнародної асоціаціїтеж немає нових новин. Але появи їх наступного року слід чекати лише тут – на DOCFLOW.
Шлях: Головна сторінка / Форум з питань СЕД Практика зберігання документів з електронним підписом
Через цей час. У Росії її дуже незначна практика зберігання електронних документів. Це незважаючи на те, що з 2002 року діє ФЗ-1 «Про ЕЦП» і можна подавати звітність в електронному вигляді, тобто, виходить, з електронними архівами ми маємо справавже понад 10 років. Щоправда, звітність – це специфічне завдання, у межах якої терміни зберігання незначні. Ми, що у практиці зберігається безліч протиріч. Що з цим робити операторам електронного документообігу? Можливо, вони...
Шлях: Головна сторінка / Матеріали / Аналітика ринку СЕД та ECM Заступник Голови уряду Камчатського краю Олексій Войтов: «Електронний документообіг зробив нашу роботу більш оперативною»
З січня 2013 року в Уряді Камчатського краю працює єдина система електронного документообігу, створена на базі СЕД. СПРАВА» компанії «Електронні офісні системи» (ЕОС), що об'єднує 34 виконавчих органів державної владита 7 структурних підрозділівапарату губернатора та Уряду Камчатського краю. Про результати впровадження системи та використання електронного...
Шлях: Головна / Матеріали / Аналітика ринку СЕД та ECM Впровадження/експлуатація EOS for SharePoint
Зупинили свій погляд на EOS for SharePoint... Багато хто пише, що мали/мають досвід роботи з цією системою. У зв'язку з цим, хотілося б дізнатися, чи виникали у вас якісь глобальні чи не дуже проблеми під час її експлуатації, як їх вирішували? Що насправді справіможна отримати від тех. служби ЕОС? Читала про інші СЕД, що багато "слизьких" моментів, у тому числі і непередбачені витрати виникають при зверненні в тих підтримку. Про EOS інфо...
Шлях: Головна сторінка / Форум з питань СЕД Впровадження СЕД « СПРАВА» в адміністрації уряду ХМАО-Югри
Волі губернатора Ханти-Мансійського автономного округу– Югри та зусиллям директора Департаменту інформаційних технологійу регіоні практично повністю автоматизовано роботу з документами. В даний час у системі електронного документообігу « СПРАВА» Розробки компанії «Електронні офісні системи» (ЕОС) працює до 2200 користувачів. На чільне місце при реалізації проекту було поставлено забезпечення безпеки та захист з'єднань, що поряд з наявністю повноцінного web-доступу до системи створило...
Шлях: Головна сторінка / Вибрати СЕД / Каталог впроваджень СЕД Мінкомзв'язку досліджувало СЕД у міністерствах та відомствах
Більше однієї системи працюють у Мінкультури, Мінтрансі, ФНП та ФССП Росії. Не впроваджено СЕД у ФСТЕК, ФСБ, СЗР, Ростуризмі та МВС (в останньому міністерстві у зв'язку з виявленими необґрунтованими витратами на закупівлю ліцензій СЕД було заведено кримінальну справу) справа). До систем міжвідомчого електронної взаємодії(СМЕВ) та міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО) підключено 17 СЕД федеральних органів (23% від загальної кількості ФОІВ, які мають СЕД, 21% від усіх відомств). Одночасно підключені...
Шлях: Головна сторінка / Матеріали / Аналітика ринку СЕД та ECM Рішення АСКОН на конференції Docflow – для тих, хто хоче керувати проектною документацією!
Електронний архів проектно-кошторисної документації. Розподілена робота з віддаленими підрозділами, будівельними майданчиками та підрядними організаціями через глобальну мережуІнтернет. Мобільний клієнт для ОС iOS та Android для моніторингу стану справза проектами та погодження документів. Формування звітів. До зустрічі на Docflow-2013!
Шлях: Головна сторінка / Матеріали / Новини ринку СЕД та ECM Впровадження єдиної системи електронного документообігу на базі EMC Documentum 6.7 у ВАТ «Ростелеком»
Нової версії Documentum у Росії та СНД. Про хід впровадження та перші результати на конференції DOCFLOW 2013 розкажуть безпосередні учасники проекту. Запрошуємо послухати спільний виступ Олени Казачинської, директора департаменту управління справамикомпанії «Ростелеком», та Тетяни Міляєвої, керівника проекту з боку AT Consulting. У ході виступу Ви дізнаєтеся, чому «Ростелеком» віддав перевагу платформі EMC Documentum, які перші враження від системи та подальші плани щодо...
Шлях: Головна сторінка / Матеріали / Новини ринку СЕД та ECM Запрошуємо відвідати стенд фірми «1С» та ознайомитися з лінійкою рішень «1С:Документообіг» на конференції DOCFLOW 2013
Облік та контроль переадресації документів у сторонні організаціїта з них; підтримка міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО); можливість підключення до системи міжвідомчої електронної взаємодії (СМЕВ); ведення номенклатури справустанови, формування справ, передача закритих справв архів, знищення справ; завантаження файлів зі сканера, зокрема потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів; штрихкодування паперових документів, автоматичне вдруковування...
Шлях: Головна сторінка / Матеріали / Новини ринку СЕД та ECM Особливості архівного зберігання юридично значущих електронних документів
Чи є тверда законодавча основау питаннях електронного архівування. Нині дедалі більше виникає потреба переводити в електронний вигляд документи як тимчасового користування, а й тривалого і навіть постійного терміну зберігання. Справау тому, що електронний документообіг дозволяє працювати з документами без їх дублювання на папір. Тому кількість електронних документів постійно зростає. Особливо важливо зберігати так звані юридично значущі документи - рахунки-фактури,...
Завантаження...
