A vállalat vállalati információs rendszerének egyik funkcionális alrendszere az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS), amelynek fejlesztése a dokumentumkezelés automatizálásán alapuló gazdasági rendszergazdálkodás hatékonyságának növelése és üzleti folyamatok, minden típusú munka dokumentumokkal, amelyek biztosítják és koordinálják az irányítási folyamat valamennyi résztvevőjének közös tevékenységét.

A jelenleg létrehozott elektronikus dokumentumkezelő rendszereknek meg kell felelniük a FÁK alapvető követelményeinek.

Skálázhatóság. Kívánatos, hogy a rendszer elektronikus dokumentumkezelés több egységet és több ezer felhasználót is támogathatott, és a rendszer kapacitásnövelő képességét csak a megfelelő hardver kapacitása határozta meg. Ennek a követelménynek a teljesítése biztosítható olyan vállalatok, mint a Sybase, Oracle, Informix stb. Által gyártott ipari adatbázis -kiszolgálók támogatásával, amelyek szinte minden lehetséges szoftver- és hardverplatformon léteznek, ezáltal a termelékenység legszélesebb skáláját biztosítva.

Terjesztés. A dokumentumokkal való munka során a fő problémák a földrajzilag elosztott szervezetekben merülnek fel, ezért az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek felépítésének támogatnia kell az elosztott webhelyek kölcsönhatását. Ezenkívül az elosztott webhelyek gyorsaság és minőség tekintetében számos kommunikációs csatornával kombinálhatók. Ezenkívül a rendszer architektúrájának támogatnia kell a távoli felhasználókkal való interakciót. J

Modularitás, Teljesen lehetséges, hogy az ügyfélnek nem kell azonnal végrehajtania a munkafolyamat -rendszer összes összetevőjét, és néha az ügyfél által megoldott feladatok köre kisebb, mint a munkafolyamat -feladatok teljes köre. Ekkor nyilvánvaló, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek különálló, egymással integrált modulokból kell állnia.

Nyitottság. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer nem létezhet és nem is létezhet más rendszerektől elkülönülten, például amikor szükség van a rendszer integrálására más alkalmazott rendszerekkel, különösen egy számviteli programmal. Ehhez a munkafolyamat -rendszernek támogatnia kell általános szabványok adatfeldolgozást és -továbbítást, valamint nyitott interfészekkel rendelkeznek az esetleges finomításhoz és más rendszerekkel való integrációhoz.

4. Elektronikus dokumentumok védelme

Ábrán látható a vállalkozás SP általános sémája. A 8. ábra az egészségvédelem szervezési és technikai intézkedéseinek rendszerét tükrözi.

A szervezeti intézkedések meghatározzák:

az adatfeldolgozásban részt vevő személyzet munkaköri feladatai;

kritikus műveletek esetén a művelet ellenőrzését és végrehajtását két, különböző kulcsú alkalmazottnak kell elvégeznie;

biztosítani kell az adatbázis megbízható tárolásának feltételeit;

tilos az adatokat más helyekre (cégekhez, szervezetekhez) továbbítani, ha ott nem biztosítanak megbízható védelmi feltételeket;

evakuációs tervet kell kidolgozni az adatok mentésére vis maior esetén.

Nagy jelentősége van a ZD vezérlésnek, amely két típusra oszlik:

Külső ellenőrzés vagy ellenőrzés (harmadik fél végzi);

belső ellenőrzés (házon belül) A technológia a következő ellenőrzési tevékenységeket tartalmazza:

rendszerdokumentáció;

tervdokumentáció (épületek, helyiségek, számítástechnikai központok);

szoftver tervezési dokumentációja;

felhasználói dokumentumok vezetése szoftverekről és operációs rendszerekről;

foglalkoztatás (hozzáférés) és menedzsment;

a forráskódok felülvizsgálata;

adatfájlok és mappák (könyvtárak) nevei;

minden adathordozó;

terminál hozzáférés;

a felhasználók és jogaik listája;

konzolprotokollok;

rendszernaplók;

hardver- és szoftverhiba -naplók;

Elektronikus adatfeldolgozási protokollok és a személyes adatok módosítása stb.

Az elvégzett műveletek eredményeként létrejön egy ellenőrzőlista, amelyet speciális vagy nyilvánosan elérhető szoftverek segítségével lehet elvégezni kétféle médiában: nyomtatott (papír) másolatban és elektronikus formában.

Mint műszaki védelmi intézkedések elektronikus aláírásokat és elektronikus borítékokat használnak.

Elektronikus aláírás egy speciális karaktersorozat, amelyet a szöveghez adnak annak hitelességének igazolására. Ezt bonyolult matematikai átalakításokkal nyerjük ki magából a szövegből és egy speciális K számból, amelyet titkos kulcsának hívunk. Nyilvánvaló, hogy minden jogosulatlan személynek, aki megváltoztatja a szöveget, meg kell tennie a megfelelő módosításokat az aláírásban. Azonban ismerve egyik összetevőjét - a szöveget, nem ismeri a másikat - a kulcsot, és ezért nem tud ilyen változtatásokat végrehajtani. Az aláírás ellenőrzésekor műveleteket hajtanak végre rajta, ellentétben azokkal, amelyekkel megszerezték, de titkos kulcs helyett egy másik szám vesz részt bennük - a nyilvános kulcs. Természetesen ez a titoktól függ, de oly módon, hogy lehetetlen a nyilvános kulcstól beszerezni a titkos kulcsot. Így elküldheti nyilvános kulcsát minden előfizetőnek anélkül, hogy aggódnia kellene a védelme miatt. Még akkor is, ha valaki más kezébe kerül, az információit nem manipulálják. A kulcsok előállításának és elosztásának ezt a módját a nyilvános kulcsok elosztásának elvének nevezik.

Ugyanezt az elvet használják a levél pecsételésekor elektronikus boríték ... A lezáráshoz két kulcsot használnak: a privát kulcsot és annak az előfizetőnek a nyilvános kulcsát, akinek a levelet szánják. Ebből a két kulcsból egy - közös - kulcs jön létre. Nyomtatásra is használják, de ebben az esetben fordítva történik - a nyilvános és az előfizetői titkos kulcsból (ez a két pár úgy van elrendezve, hogy a nyilvános kulcsok azonosak).

Először is kényelmes, mert nem kell személyesen találkoznia minden előfizetővel a kulcsok cseréjéhez - csak el kell küldenie nekik a kulcsokat email másodszor pedig azért, mert ugyanazt a kulcsot hozza létre és osztja szét mindenkinek.

Óvintézkedések a dokumentumok biztonságos internetes átviteléhez

Beágyazás egy tűzfal funkcióit ellátó hardver- és szoftverkomplexum központi csomópontjába.

Csomagszűrés és felhasználói hitelesítés.

Belső kommunikáció biztosítása a webhelyek között egy vállalati intraneten keresztül, amelynek helyi IP -címei nincsenek regisztrálva az interneten, és ezért nem érhetők el a külvilágtól.

A külső hálózathoz való hozzáférés elzárása egy proxy szerverrel, amely a belső IP -címeket globálissá alakítja, korlátozza a bejövő és kimenő forgalmat, valamint elvégzi a felhasználók által látogatott külső webhelyek regisztrálását.

Különböző protokollok használata a helyi szervereken, amelyek különösen fontosak Adatbázis, és a webszervereken, ami megnehezíti az illetéktelen hozzáférést az adatbázisokhoz. Ez némileg csökkentheti a webes technológia előnyeit.

Hozzáférés -ellenőrzési mechanizmusok megvalósítása magában a dokumentumkezelő rendszerben (hozzáférés -ellenőrzési lista, hozzáférési szintek, szerepkörök, felhasználói csoportok, titkosítás stb.).

A vállalkozásnál használt elektronikus dokumentumkezelő rendszernek (EDMS) meg kell felelnie a szabályozási keret és a szövetségi végrehajtó hatóságok által támasztott összes követelménynek, meg kell felelnie a felhasználók elvárásainak a funkcionalitás és a technológiai lehetőségek tekintetében. Csak ebben az esetben lesz képes biztosítani a dokumentumokkal való hatékony munkát, automatizálni azok kezelési folyamatait.

Szinte minden vállalat tisztában van azzal, hogy automatizálni kell a dokumentumkezeléssel kapcsolatos folyamatokat. A meghozott döntések hatékonysága és minősége, végrehajtásuk hatékonysága és a vállalat egészének tevékenysége nagymértékben függ a dokumentumokkal való munka elrendezésétől.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek — ezek olyan információs rendszerek, amelyek elősegítik a dokumentumokkal való munka automatizálását teljes egészében életciklus(létrehozás, módosítás, tárolás, keresés, osztályozás stb.), valamint az alkalmazottak közötti interakciós folyamatok. Az EDMS kiválasztásakor meg kell győződnie arról, hogy a rendszer valóban megoldást kínál az ilyen problémákra, és megfelel -e számos követelménynek. Először is, ezek jogi követelmények.

A jogszabályi keret

Az orosz felhasználó számára az EDMS kiválasztásának fő kritériuma a rendszer megfelelése az irodai munka elfogadott szabványainak és normáinak, valamint a jogszabályokkal való ellentmondások hiánya.

Az elektronikus dokumentumkezelés állami szintű szabályozása több irányban történik. Ezek a törvényi szabályozás (szövetségi törvények), az irodai munka és a dokumentumáramlás szabványosítása, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és az Orosz Föderáció kormányának rendeletei, az állami hatóságok és a közigazgatás parancsai és parancsai. A törvényeknek legfőbb jogi erejük van Orosz Föderáció... A törvény nem ismerete nem mentség.

MoReq-2 szabvány

Az Európai Bizottság 2008-ban közzétett és oroszra fordított МMoReq-2 szabványa (Modellkövetelmények az elektronikus iratok kezeléséhez) "Az automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszerek tipikus követelményei" szabvány, amely több mint 700 követelményt tartalmaz az elektronikus dokumentumok 12 modulban (táblázat). A szabvány felhasználható az építés műszaki feladatának kialakítására szoftver termékek munkafolyamat -automatizálás.

Asztal 1. Az EDMS funkcionális követelményei a MOREQ 2 specifikáció szerint

	Követelmények csoport	Követelmények száma
1	Osztályozási séma és az ügyek szervezése
2	Beléptetés és biztonság
3	Tárolás, gyűjtés és továbbítás
4	Dokumentumok bevitele és nyilvántartása
5	Az információs objektumok azonosítása
6	Keresés, kivonat és megjelenítés
7	Adminisztratív funkciók
8	Opcionális modulok
9	Nem funkcionális követelmények

Vállalati követelmények az EDMS -hez

Minden vállalat, a tevékenység sajátosságaitól és a dokumentumáramlás szervezésétől függően, megfogalmazza követelményeit az elektronikus dokumentumáramlási rendszerekkel szemben. Azonban a GOST R ISO 15489-1-2007 „Dokumentumkezelés. Általános követelmények", A folyamatok része — egy dokumentum regisztrálása a rendszerben, a hozzáférés és a védelem besorolása, a rend és a tárolási időszak megállapítása stb. — dokumentumkezelési folyamatként azonosítja. Az ilyen folyamatok szinte minden vállalatnál közösek. Az EDMS általános vállalati követelményei a következők:

• bejövő, kimenő, belső dokumentumok, polgári fellebbezések, szervezeti és adminisztratív dokumentumok nyilvántartása, elszámolása és ellenőrzése;
• a papír dokumentumok lefordításának képessége elektronikus nézet, streaming szkennelés, dokumentumfelismerés;
• az üzleti folyamatok merevsége, ugyanakkor képességük "menet közben" és bármilyen formában felépíteni őket;
• dokumentumok cseréje a földrajzilag elosztott részlegek között;
• a dokumentumok rubrikálása, kategorizálása és osztályozása;
• keresés részletek szerint és teljes szövegű keresés a dokumentumok tartalma szerint, figyelembe véve a nyelv morfológiáját;
• dokumentumok elszámolása és feldolgozása az archív tárolóban;
• jelentéskészítés;
• hozzáférési jogok kezelése;
• az elektronikus digitális aláírás alkalmazása.

Ami a munkafolyamatok szervezését illeti, a vállalatok a következő formában fogalmazzák meg az EDMS -re vonatkozó követelményeiket:

• dokumentumtervezetek készítése;
• a dokumentumtervezetek koordinálása;
• dokumentumok jóváhagyása;
• állásfoglalások, utasítások megalkotása;
• a fegyelem végrehajtásának ellenőrzése;
• dokumentumverzió -ellenőrzés;
• műveletek naplózása;
• dokumentumok megvitatása;
• felhatalmazás a dokumentumok végrehajtására stb.

Az EDMS -re vonatkozó követelmények mellett a vállalatok elvárják, hogy megfeleljen a vállalat egészében az informatikai fejlesztés koncepciójának. Ami viszont skálázhatóságot, földrajzilag elosztott EDMS létrehozásának képességét, valamint — a funkcionális feladatok bővítése. A rendszer fontos várható tulajdonsága — nyitottsága, azaz változtatások lehetősége, többek között saját szakembereink részéről.

A vállalatoknak szükségük van arra is, hogy az EDMS képes legyen integrálni a vállalati információs rendszerbe, beleértve a e-mail, szabványos irodai alkalmazásokkal, vállalati portál cégek.

A végrehajtó hatóságokban végzett munkához az integráció lehetővé teszi, hogy egyetlen információs teret szervezzen a dokumentumok cseréjéhez a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel, lépjen kapcsolatba a webhellyel, és töltse le a polgárok fellebbezéseit.

A vállalatok változatlan követelménye az EDMS -re — Biztonság információ biztonság valamint a dokumentumok és a bennük található információk védelme.

A felhasználók személyes preferenciái

Az EDMS -felhasználók személyes preferenciái általában a rendszerben való munkavégzés kényelmének biztosítására korlátozódnak, és növelik az egyes műveletek végrehajtásába vetett bizalmat. Tehát az egyik általános preferencia — a felület egyszerűsége és kényelme. Minél kevesebb időt fordít az EDMS -ben való munkavégzés elsajátítására, annál gyorsabban fogadják el a felhasználók a rendszert. Az egyszerű és felhasználóbarát felületek, amelyekkel más funkcionális területeken dolgozik, az e-learning tanfolyam elérhetősége jelentősen lerövidíti az EDMS üzembe helyezésének idejét, és nem okoz elutasítást, mint bármi más új.

A felhasználóknak és informális kommunikáció, annak lehetőségét, hogy egy adott dokumentumban megvitassák a változtatások szükségességét.

További felhasználói beállítások:

• dokumentumok (folyamatok) mozgásának megjelenítése, beleértve — grafikus;
• a dokumentum végrehajtásának operatív ellenőrzése (milyen stádiumban, melyik alkalmazott, akinek papíralapú másolata van, visszaadta -e a szerződést a szerződő fél, megkezdte -e a kolléga a feladat ellátását stb.);
• személyes, személyes mappák szervezése (személyes dokumentumok tárolása, rugalmas hozzáférés biztosításával a kollégákhoz);
• a rendszer testreszabásának képessége egy adott felhasználó meghatározott feladatai elvégzéséhez;
• az asztal szervezése úgy, hogy csak a munkavállalónak szükséges információkat jelenítse meg;
• távoli hozzáférés a rendszerhez, dolgozzon vele mobil eszközök.

Így például mindenki fent a felsorolt ​​követelményeket kielégíti az EDMS "1C: Document Management" szabványt, és az 1C-KPD és az iDecide for iPad közös megoldása lehetővé teszi, hogy dolgozzon a dokumentumokkal útközben és üzleti úton, tekintse meg és hajtsa végre a feladatokat mobileszközről, használja a hang- és grafikai elemeket megjegyzéseket a megrendelések regisztrációjának egyszerűsítésére, ami felgyorsítja az elfogadási megoldásokat.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatos, a vállalaton kívüli követelmények ismerete, valamint az ehhez kapcsolódó követelmények megfogalmazásának képessége lehetővé teszi nemcsak a vállalat számára legmegfelelőbb rendszer kiválasztását, a dokumentumforgalom és azok kezelésének automatizálását és optimalizálását, hanem — hozzon létre egységes információs környezetet a dokumentumokkal végzett kollektív munkához.

A dokumentumok kezeléséhez szükséges modern automatizált technológiák tömeges elterjedése miatt elektronikus űrlap 2013 -ban a Szövetségi Levéltári Ügynökség, az iratkezelés és a levéltári ügyek két vezető tudományos intézménye - az orosz állam - parancsára bölcsész egyetem(RGGU) és az Összoroszországi Kutatóintézet az iratkezelés és archiválás területén (VNIIDAD) - számos kutatási projektet hajtottak végre annak érdekében, hogy módszertani ajánlásokat készítsenek az elektronikus dokumentumokkal való munka szervezése területén.

Néhány ilyen projekt a következőkből áll:

• "Archiválási és dokumentációs funkcionális követelmények információs rendszerek elektronikus dokumentumáramlás biztosítása a folyamat során belső tevékenységek szövetségi végrehajtó szervek ”(VNIIDAD).
• « Összehasonlító elemzés az állandó (hosszú távú) tárolású elektronikus dokumentumok fájlformátumai ”(RGGU).
• "Ajánlások az elektronikus levéltári dokumentumok megszerzéséhez, elszámolásához és tárolásának megszervezéséhez a szervezetek levéltárában" (VNIIDAD).
• "Ajánlások az elektronikus levéltári dokumentumok állami és önkormányzati levéltárban történő beszerzéséhez, elszámolásához és tárolásának megszervezéséhez" (VNIIDAD).
• "Elektronikus levéltári leltárak összeállítása és integrálása az állami és önkormányzati levéltárak információs infrastruktúrájába" (VNIIDAD).

A legterjedelmesebb dokumentumot a VNIIDAD készítette: "Archív és dokumentációs funkcionális követelmények az információs rendszerekhez, amelyek biztosítják az elektronikus dokumentumok áramlását a szövetségi végrehajtó szervek belső tevékenységeinek folyamatában" (a továbbiakban - Követelmények). Ez a legnagyobb érdeklődés mind az irodai dolgozók, mind az informatikai részlegek alkalmazottai számára, akik elektronikus irodai munka- és dokumentumkezelő (EDMS) rendszereket implementálnak vagy konfigurálnak, és ebben a cikkben ezt megvizsgáljuk.

Ennek a dokumentumnak a közzététele nagyon fontos: annak ellenére, hogy csaknem húsz éve használják az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket, a közelmúltig az egyetlen hazai dokumentum, amely megállapítja az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) alapvető követelményeit, a Az Oroszországi Távközlési és Tömeges Hírközlési Minisztérium 2011. 02. 02. 221. sz. ezeken a rendszereken keresztül ”. Ez a dokumentum csak nagyon rövid (6 oldal) és az EIKR -re vonatkozó általános követelményeket tartalmazza. Míg az EDMS-t kizárólag intézményen belüli rendszerekként használták, sokféleségük és egymással való összeférhetetlenségük nem jelentett jelentős problémát. Az egységes információs térre való áttérés kezdetével azonban előtérbe kerül a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés megszervezése, az EDMS egységesítésének szükségessége, a dokumentumok cseréjére, az elektronikus interakcióra és az archiválásra vonatkozó nemzeti rendszerekkel való kompatibilitásának biztosítása. GOST R 53898-2010 „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. A dokumentumkezelő rendszerek kölcsönhatása. Az elektronikus kommunikáció követelményei ”, de a VNIIDAD által kifejlesztett EDMS archiválási és dokumentációs követelmények rendkívül relevánsak.

A követelmények a szövetségi végrehajtó szervekre vonatkoznak, de az Art. A 2006. július 27-i szövetségi törvény 11. sz. 149-FZ "Az információról, információs technológiaés az információ védelméről "vonatkoznak más állami szervekre és szervekre önkormányzat... A kereskedelmi szervezetek jogosultak saját belátásuk szerint megszervezni az EDMS -t, de tekintettel hazánk állam szerepére, általában minden nagy és közepes kereskedelmi szervezetek az állam által a velük való interakció megkönnyítése érdekében meghatározott szabályok irányítják kormányzati szervek.

Az irodai munka és az EDMS megszervezésére vonatkozó követelményeket meghatározó szabályozási és módszertani dokumentumok felülvizsgálata

A Követelmények első része áttekintést nyújt azokról a szabályozási és módszertani dokumentumokról, amelyek meghatározzák az irodai munka és az EDMS követelményeit. Két tucat oldalon a legfontosabb dokumentumok főbb rendelkezései az óvodai oktatási intézmények automatizálása területén-a GOST R 15489-1-2007 „SIBID szabványok. Dokumentum kezelés. Általános rendelkezések", GOST R ISO 23081-1-2008" SIBID. Dokumentum kezelés. Dokumentumkezelési folyamatok. A dokumentumok metaadatai ", az európai szabványok, a MoReq, a MoReq2 és az EDMS -re vonatkozó követelmények, amelyeket az Oroszországi Távközlési és Tömeges Hírközlési Minisztérium 2011. 09. 02. -i végzésével hagytak jóvá. 221.„ Az elektronikus dokumentumok információs rendszereire vonatkozó követelmények jóváhagyásáról a szövetségi végrehajtó hatóságok irányítása, figyelembe véve többek között annak szükségességét, hogy ezeken a rendszereken keresztül korlátozott terjesztésű, saját tulajdonú információkat dolgozzanak fel ”. A 2006.07.27-i 149-FZ „Az információról, az információtechnológiákról és az információvédelemről” című szövetségi törvény rendelkezései, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai, amelyeket az Orosz Föderáció kormánya 2009. június 15-én hagyott jóvá. 477. szám (2011. 09. 07-én módosítva), 2011. 04. 06-i szövetségi törvény 63-FZ "Az elektronikus aláírásokról", az Orosz Föderáció kormányának 2012. 02. 09-i állásfoglalása 111. szám "A használt elektronikus aláírásról a végrehajtó hatóságok és a helyi önkormányzati szervek által az elektronikus interakció szervezésében, az eljárásról, valamint az elektronikus aláírások kompatibilitását biztosító követelmények megállapításáról ” a végrehajtó hatóságok és az önkormányzati szervek elektronikus aláírása, amikor elektronikus interakciót szerveznek egymással). Mindazonáltal szem előtt kell tartani, hogy az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés területén a jogszabályok gyorsan változnak, ezért ennek a szakasznak a használatával mindig érdemes ellenőrizni a jogszabályi változásokat, például a MEDO jelenleg a 2011 -es kiadásban hatályos, beleértve a résztvevők szélesebb körét ...

Az EDMS használatának gyakorlata a szövetségi végrehajtó hatóságok belső tevékenységei során

A Követelmények második része érdekes információkat tartalmaz az EDMS végrehajtásának szintjéről a szövetségi végrehajtó szervekben, a VNIIDAD által végzett ellenőrzés alapján. Az a tény, hogy 74 szövetségi végrehajtó szervre (FOIV) jut 57 EDMS -termék tizenkilenc típusból, jelzi, hogy mennyire fontos ma az egységesítés az elektronikus irodavezetési rendszerek területén.

A dokumentumok életciklusának szakaszai egy intézményben, a regisztrációs és ellenőrző kártyák mezőinek összetétele, az ügyek osztályozási és szervezési rendszere, az alkalmazott funkciók követelményei, információs támogatás EDMS és használható Elektronikus EDMS aláírások - mindezt megtudhatja Cand cikkéből. ist. Sci., Rosarkhiv szakértője S.L. Kuznyecova folyóirat 2013. évi 7. számában "Modern technológiák munkafolyamat és irodai munka "

Általánosságban elmondható, hogy a VNIIDAD által készített "Archiválási és dokumentumkezelési funkcionális követelmények az információs rendszerekhez, amelyek elektronikus dokumentumkezelést biztosítanak a szövetségi végrehajtó hatóságok belső tevékenységének folyamatában" nem csak a kiválasztás, a végrehajtás és a kezdeti beállítás szakaszában használhatók az EDMS -től, de a már működő EDMS elemzésekor is annak megállapítására, hogy az adott szervezetben használt EDMS megfelel -e a modern követelményeknek.

Elektronikus archívum

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek és az elektronikus dokumentumok állami szervek levéltárában történő tárolására szolgáló rendszerek jellemző funkcionális követelményei

Alekszej Mikrjukov
2018. augusztus 01. 10:27

Alekszej Mikrjukov, a vállalat elemzőjeDIRECTUM .

2018. június 14 -én a Szövetségi Levéltári Hivatal (Rosarkhiv) hivatalos honlapján, a "Dokumentumtervezetek "Közzétéve"Szabványos funkcionális követelmények tervezete az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekhez és az elektronikus dokumentumok tárolási rendszereihez az állami szervek levéltárában »37 oldal.

Az ipar régóta várja ezt a dokumentumot. És ahogy a projektben is szerepel, a követelményeket az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) és az elektronikus dokumentumtároló rendszerek (EDMS) egységes szabályozási keretének kialakítása, valamint a már használt EDMS és EDMS felmérése érdekében dolgozták ki. A dokumentum egyértelműen elkülöníti az EDMS -t és az EDMS -t, és ez egy fontos pont.

A SHED kifejezés kiosztása az egyik alapvető különbség az új követelmények között. A dokumentum életciklusában egyértelmű hangsúlyt fektetnek az archív tárolás szakaszára. Korábban főként az EDMS -ről volt szó, és az elektronikus dokumentumok (ED) tárolásának kérdései a színfalak mögött maradtak. Ennek megfelelően a hosszú eltarthatósági idejű dokumentumokat korábban vagy eredetileg papír formában hozták létre, vagy kinyomtatták, mielőtt áthelyezték a tárolóba.

Ez a dokumentum a korábbiakkal szemben csak a funkcionális követelményekkel foglalkozik. normatív dokumentumok (A szövetségi hatóságok elektronikus dokumentumkezelő rendszereire (EDMS FOIV) vonatkozó követelmények, jóváhagyvaAz Orosz Föderáció Kommunikációs és Tömegtájékoztatási Minisztériumának 221. számú, 2011. 02. 09 -i végzésével ; Lásd még ) ... A rendszer- és műszaki követelményeket, az információbiztonságot, a megbízhatósági követelményeket, valamint az EDMS és a SHED felhasználóinak automatizált munkaállomásainak interfészére vonatkozó követelményeket nem veszik figyelembe. A követelmények nem vonatkoznak az államtitkot képező információkat tartalmazó dokumentumokkal végzett munkára.

A dokumentum elemzése során a legérdekesebb figyelembe venni a kapcsolódó követelményeket dokumentumok tárolásának megszervezése... A dokumentumokkal való munka során a létrehozással vagy a bejegyzéssel, a regisztrációval, a végrehajtással és az ellenőrzéssel kapcsolatos követelmények nem annyira érdekesek, mivel ezek az EDMS fő feladatai. Gyakorlatilag nincs olyan nagy szervezet, amely ne automatizálná ezeket a feladatokat az EDMS használatával. Ezért az EDMS -re vonatkozó követelmények csak a meglévő és használt rendszerek értékeléséhez érdekesek a frissítés vagy a változtatás idején, és ez egy külön anyag témája.

Általános funkcionális követelmények

Kezdjük az "Általános funkcionális követelmények a dokumentumkezeléshez az EDMS -ben és a SHED -ben" c.

Ez a rész véleményem szerint két fontos pontot tükröz:

Első« 2.3. Az EDMS -ben és a SHED -ben a követelmények hitelesség, érvényesség, integritás és használatra való alkalmasság e rendszerekbe foglalt elektronikus dokumentumok».

Annak biztosítása érdekében, hogy ezeknek a követelményeknek megfeleljenek a dokumentumok tárolása során, szükség van arra, hogy amikor a dokumentumokat a SHED -ben történő tárolás céljából továbbítják, hiteles, érvényes, teljes és használható... Ennek megfelelően, mielőtt a dokumentumot átadnák az EDMS -nek, e követelmények teljesítésének „felelőssége” az operációs rendszert terheli (EDMS vagy más információs rendszer).

Második"2.4. Az EDMS -ben és a SHED -ben létre kell hozni és el kell menteni a dokumentumok metaadatait:

- akkor jön létre, amikor egy dokumentum szerepel a rendszerben (EDMS vagy SHED);

- egy dokumentumnak az EDMS -be vagy az EDMS -be való felvételét követően, annak életciklusának részeként a rendszerben;

- az EDMS és a SHED kölcsönhatásba lép más információs rendszerekkel (beleértve a MEDO -t, a SMEV -t stb.)

- a későbbi tárolásra történő átvitelhez kapcsolódik (az EDMS -ből- a SHED -hez, a SHED -ből- az állami levéltárba).

Az EDMS -ben vagy EDMS -ben szereplő dokumentumok metaadatait hozzá kell társítani ahhoz a dokumentumhoz, amelyre hivatkoznak. "

Vagyis a dokumentumhoz tartozó metaadatok a dokumentum teljes életciklusa során jönnek létre, beleértve a tárolás teljes időtartamát is. Ugyanakkor nincsenek kifejezett követelmények a metaadatok tárolási formátumára vagy módjára vonatkozóan.

Levéltári dokumentumokkal való munka

A dokumentumok SHED -ben történő tárolásra való előkészítésének előkészítése (3.8. És 3.9. Pont).

„Az EDMS funkciói a következők:

• Az ügyek nómenklatúrájának kialakítása és fenntartása
• Dokumentumok hozzárendelése az ügyekhez
• Esetek, dokumentumok leltárainak kialakítása szerkezeti egységek
• A dokumentumok értékének vizsgálata, beleértve az elektronikus fájlok kiválasztását, a SHED -be továbbítandó dokumentumokat és a tárolás alá nem tartozó dokumentumok megsemmisítésének kiválasztását. "

Az EDMS -ben tárolt dokumentumokkal minden világos. A szervezeteknek azonban más információs rendszereik is vannak, amelyek dokumentumokat tárolhatnak, például az ERP. Ezek a rendszerek egyáltalán nem "tudnak" semmit az esetek nómenklatúrájáról és az irodai munka normáiról. Ennek megfelelően számukra fejleszteni kell további szabályokat, amely szerint a dokumentumok a SHED -ben tárolásra kerülnek.

A dokumentum nem mond semmit arról, hogyan kell letölteni a dokumentumokat más rendszerekből, ugyanaz az ERP. Ezért, ha egy szervezet dokumentumokat akar tárolni az ERP -ből, akkor ki kell dolgoznia néhány szabályt, amelyek szerint:

1) ezeket a dokumentumokat letöltik az ERP -ből - ez az ERP tényleges feladata;

2) ezek a dokumentumok a SHED -be kerülnek - ez a SHED feladata, és ehhez megvannak az eszközeink.

Dokumentumok fogadása a SHED -ben (4.3. Pont)

„A SHED -nek biztosítania kell:

● Elektronikus állományok, dokumentumok és szerkezeti részlegek nyilvántartásának fogadása a teljesség ellenőrzésével

● Jelölje be elektronikus aláírások dokumentumokat

● Az elektronikus dokumentumok reprodukálhatóságának ellenőrzése

● Válaszüzenetek formázása a dokumentumok megerősítéséről vagy elutasításáról ”.

A reprodukálhatósági követelmények fel vannak tüntetve, de ennek megvalósítása nem világos.

A dokumentum kifejezetten tartalmazza az ED -tárolók formátumát, amely „ zip archívum, amely elektronikus dokumentum tartalmát és metaadatait, elektronikus aláírási fájlokat és egy szöveges elektronikus dokumentum vizualizált másolatát tartalmazza PDF / A formátumban».

A dokumentumok könyvelése és osztályozása a SHED -ben (4.4. Pont)

Az elektronikus dokumentumok elszámolásának követelményei a SHED -ben gyakorlatilag nem különböznek a papír alapú dokumentumok elszámolására vonatkozó követelményektől. Ugyanakkor az ED -metaadatok összetételére vonatkozó követelmények csak a kormányzati szervekre jellemző dokumentumok (levelek, megrendelések stb.) Sajátosságait veszik figyelembe. A kereskedelmi szervezetek sokkal többféle dokumentummal rendelkeznek: kereskedelmi indítvány, projekt chartája, technikai feladat, a közbeszerzési bizottság jegyzőkönyve stb. Ebben az értelemben a követelmények aligha alkalmazhatók más típusú dokumentumokra.

Elektronikus fájlok, dokumentumok tárolása a SHED -ben (4.5. Pont)

Ez a blokk tűnik a projekt egyik legkevésbé fejlett követelményének. Rögzíti a SHED képességek biztosításának követelményeit:

● elektronikus dokumentumok biztonsági mentése;

● ellenőrzi az ED jelenlétét és állapotát speciális programok az elektronikus dokumentumok műszaki állapotának ellenőrzése és az ellenőrzések eredményeinek rögzítése a vonatkozó jogszabályokban;

● elektronikus dokumentumok átalakítása és / vagy áttelepítése új formátumokba;

De ugyanakkor semmi sem szól az ED jogi jelentőségének biztosításáról a hosszú távú tárolás során. Ezek a követelmények én vagyok.

A SHED -ben található elektronikus fájlok használata (4.2. És 4.6. Pont).

Az ED használata feltételezi:

● Állandó és ideiglenes hozzáférési jogok biztosítása a dokumentumokhoz

● Alap létrehozása az elektronikus ügyek használatához és ennek alapján egy elektronikus olvasóterem megszervezése

● Többkritériumú keresés

● Levéltári másolatok, nyilatkozatok formálása

● Az elektronikus fájlok használatának elszámolása.

Itt továbbra is kérdések maradnak mindenekelőtt az elektronikus dokumentumok kérésre történő rendelkezésre bocsátásával kapcsolatban. különféle szervezetek, mivel jelenleg nincsenek egységes követelmények az ED ellátására kívül, és a gyakorlat nem alakult ki.

Az elektronikus fájlok, a lejárt tárolási időtartamú dokumentumok értékének és megsemmisítésének elosztása (4.7. És 4.8. Pont).

A tervezetben megadott követelmények gyakorlatilag nem különböznek a papír alapú dokumentumokkal való munkavégzés követelményeitől. Az egyetlen különbség az elektronikus dokumentumok megsemmisítésének jellemzőiben van (például biztonsági mentések törlése és garantált megsemmisítés).

Követelmények az elektronikus dokumentumok átadására az államban. az archívumot formálisan írják le. Ennek oka valószínűleg a bevált gyakorlatok hiánya.

Általános következtetések

A tervezet követelményeinek elemzése után az az érzés, hogy az abban leírtak "felzárkóznak" aktuális pozíció dolgokat, megszilárdítja a már meglévő fejleményeket, de nem válaszol maradéktalanul a meglévő kérdésekre, és még inkább nem próbál megjósolni és válaszokat adni a közeljövő kérdéseire.

A dokumentumból kitűnik, hogy az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolásának rendszerére számos különleges követelmény vonatkozik. Néhányuk meglehetősen kemény és specifikus. A vállalatok számos olyan rendszerrel rendelkeznek, amelyek dokumentumokat hoznak létre, amelyeket hosszú távú tárolásnak kell alávetni, vagy feltételezni kell hosszú távú tárolás: ERP, HR, ECM. CRM és mások. Így arra a következtetésre juthatunk, hogy a legmegfelelőbb különálló hosszú távú tárolórendszert kell kiosztani forrásrendszerrel integrálva. A követelmények megvalósítása a fenti rendszerek mindegyikében hosszú és költséges.

Másrészt a követelmények már megvannak technológiai alapja, amely lehetővé teszi az ilyen rendszerek megvalósítását. A piacon elérhető dokumentumokkal való munkavégzés rendszereit ellenőrizni lehet és kell is, hogy megfeleljenek a szabályozási keretben megfogalmazott követelményeknek.

A követelmények megvalósítása

A DIRECTUM hosszú távú archiválási megoldásának egyik példája a felkészültséget demonstráló és ezeknek a követelményeknek maradéktalanul megfelelő rendszer.

A hosszú távú archiválás egy átfogó rendszer a szervezet papír- és elektronikus archívumának kezelésére. A megoldást az orosz levéltári nyilvántartási szabályok betartásával dolgozták ki. Lehetővé teszi bármilyen dokumentum központi tárolását az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott időtartamon belül, garantálva a dokumentumok jogi erejét a teljes tárolási időszak alatt.

A megoldás bármilyen ECM rendszerrel működhet, nem csak a DIRECTUM megoldásokkal, hanem a kész mechanizmusoknak köszönhetően integrálható az ERP és más rendszerekkel.

Ezenkívül a megoldás nemcsak most zárja le az elektronikus archívum létrehozásának feladatát, hanem a jövőre nézve is működik. A megoldás magában foglalja a mesterséges intelligencián alapuló automatikus dokumentumfeldolgozó eszközökkel való együttműködés lehetőségét a dokumentumok osztályozásához és vizsgálatához. Ezenkívül a sajátját használja egyedülálló technológia jogi jelentőség biztosítása, amely a jövőben átvihető a blokklánc technológiákra.

(4.78 - 9 ember értékelése)

Követelmények az Oroszországi Távközlési és Tömeges Hírközlési Minisztérium EDMS -hez

Az EDMS sebességére vonatkozó követelmények

Az összes tranzakciónak az EDMS -ben való rögzítésére vonatkozó követelmények

Az EDMS funkcionalitására vonatkozó követelmények

Érték és archív tárolás vizsgálata az EDMS -ben

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) használata a kilencvenes évek közepén kezdődött. Az EDMS nemzeti szintű bevezetése azonban csak az utóbbi öt évben terjedt el. A fő ösztönző itt az Orosz Föderáció kormányának 2011. február 12-i 176-r. Rendelete volt, amely jóváhagyta a szövetségi végrehajtó szervek papírmentes papíráramlásra való átállásáról szóló cselekvési tervet és az Orosz Föderáció kormányának rendeletét. (2012.09.06.) 890. sz. "A kormányzati szervek elektronikus dokumentumáramlását javító intézkedésekről" ...

Míg az EDMS-t kizárólag intézményen belüli rendszerekként használták, sokféleségük és egymással való összeférhetetlenségük nem jelentett jelentős problémát. Az egységes információs térre való áttérés kezdetével azonban előtérbe kerül a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés megszervezése, az EDMS egységesítésének szükségessége, a dokumentumok cseréjére, az elektronikus interakcióra és az archiválásra vonatkozó nemzeti rendszerekkel való kompatibilitásának biztosítása. Részben a GOST R 53898-2010 célja az EDMS rendszerek kölcsönhatásának kérdéseinek megoldása. „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. A dokumentumkezelő rendszerek kölcsönhatása. E -mail követelmények ".

"Az elektronikus dokumentumkezelés információs rendszereivel szemben támasztott követelmények ..." a szövetségi végrehajtó hatóságok számára készült, de az Art. A 2006. július 27-i 149-FZ számú szövetségi törvény 11. cikke más állami szervekre és helyi önkormányzati szervekre is vonatkozik. A kereskedelmi szervezeteknek joguk van saját belátásuk szerint EDMS-t szervezni, de tekintettel hazánk állam szerepére, általában minden nagy és közepes méretű kereskedelmi szervezetet az állam által a velük való kapcsolattartás megkönnyítése érdekében meghatározott szabályok követnek. kormányzati szervek.

Tekintsük az Oroszországi Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztérium Követelmények ... legérdekesebb rendelkezéseit.

"Az elektronikus dokumentumkezelés információs rendszereivel szemben támasztott követelmények ..." meghatározza az EDMS -ben jelenlévő minimális funkciókészletet, valamint az EDMS használatának megszervezésének követelményeit az intézményben.

Az EDMS egyik fő követelménye a méretezhetősége mind a csatlakoztatott munkahelyek, mind az EDMS -ben található dokumentumok tekintetében. Figyelembe kell venni, hogy modern rendszerek a dokumentumkezelést a szervezet szinte minden alkalmazottja használja, dokumentumokkal dolgozik, és Az általános tendencia- ez mind a helyhez kötött munkaállomások használata, mind a mobil eszközökről érkező dokumentumokhoz való hozzáférés, a rendszer távoli elérése. Az EDMS -ben tárolt dokumentumok számát tekintve szem előtt kell tartani, hogy mivel a rendszer nemcsak a véglegesen végrehajtott és aláírt dokumentumokat tárolja, hanem a köztes munkaverziókat is, az EDMS -be érkezett fájlok, dokumentumtervezetek és dokumentumok száma évente többször is magasabb. a nyilvántartásba vett dokumentumok teljes száma az óvodai nevelési -oktatási intézmény által(bejövő, kimenő és belső). A követelmények előírják, hogy az EDMS-nek biztosítania kell az összes dokumentum legalább 5 évig történő tárolását, de a gyakorlatban legalább 10-15 éves időszakra kell összpontosítani, mivel ez az az időszak, amikor a dokumentumok továbbra is aktívan használják az elektronikus űrlapot, különösen, hogy 20. o. f) ugyanazok a követelmények biztosítják a dokumentumok akár száz évig történő tárolásának lehetőségét.

Az EDMS fontos paramétere a teljesítménye. Ha a hardver- és szoftverkomplexum (EDMS -kiszolgáló) nem elég hatékony egy adott számú felhasználó számára, akik egyidejűleg dolgoznak a rendszerben, és (vagy) egy adott mennyiségű adatbázishoz (a rendszerben lévő dokumentumok száma), akkor az alkalmazottaknak várniuk kell az okmánykártya vagy maga a dokumentum kinyitásához, ezért a munkavállalók termelékenysége csökken. Ezért a követelmények olyan időparamétereket tartalmaznak, amelyeknek meg kell felelniük az EDMS teljesítményének:

- az EDMS -hez való hozzáférés ideje - legfeljebb három másodperc;

- a dokumentum regisztrálása során létrehozott kártyához való hozzáférés időpontja, amely tartalmazza a dokumentum kontextusát, tartalmát, szerkezetét, a dokumentummal az előkészítés, mérlegelés, végrehajtás és tárolás során végrehajtott műveleteket, valamint azonosító adatokat ( metaadatok) - legfeljebb öt másodperc ...

Bármely rendszer meghibásodhat, mind szoftveresen, mind hardveresen. Az EDMS meghibásodása azonban lehetetlenné teszi a szervezet összes alkalmazottjának dokumentumaival való munkát, ezért a Követelmények szigorú keretet állapítanak meg az EDMS meghibásodása és újraindítása esetén - legfeljebb 30 perc. Ezenkívül az EDMS -nek automatikusan értesítenie kell a felhasználókat a rendszerhibáról. Először is rendszerint beállítanak automatikus értesítést SMS-ben és e-mailben a rendszergazda és az EDMS-technikus számára.

Egy másik gyakori helyzet az, hogy a felhasználó valamilyen oknál fogva megsérti vagy véletlenül törli a dokumentumot. A követelmények előírják, hogy ebben az esetben az elektronikus dokumentumot 30 percen belül vissza kell állítani a biztonsági másolatból. A Szervezetnek a Követelményeknek megfelelően legalább egy biztonsági másolatot kell készítenie az EDMS -ben tárolt elektronikus dokumentumokról. A gyakorlatban azonban a biztonság érdekében legalább két biztonsági másolat készül, lehetőleg különböző adathordozón. Ez minimalizálja az elektronikus dokumentumok elvesztésének kockázatát.

Az EDMS megbízhatósági tényezőjének legalább 0,98 -nak kell lennie.

Egy másik mutató az EDMS jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelmi szintje. A korlátozott dokumentumokkal dolgozó kormányzati szervek esetében ennek legalább 1G osztályú tanúsítványnak kell lennie. Tekintettel azonban a biztonságos EDMS létrehozásának és működtetésének magas költségeire, általában a hagyományos módban, papíron próbálnak dolgozni a korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal, mivel ezek általában a szervezet dokumentumainak kis részét alkotják. Ellenkező esetben általában dedikált számítógépeket vagy akár egy különálló biztonságos hálózatot telepítenek az ilyen dokumentumokkal való munkához. Ebben az esetben azonban az EAE szintű dokumentumokkal is dolgozni terveznek, de semmiképpen sem az államtitkot tartalmazó dokumentumokkal.

Az "Elektronikus dokumentumkezelés információs rendszereivel szemben támasztott követelmények ..." fő része leírja, hogyan kell felépíteni a folyamatokat az EDMS -ben dokumentációs támogatás menedzsment.

Hangsúlyozzuk, hogy az EDMS -nek biztosítania kell a munkát a szervezet minden típusú és kategóriájú dokumentumával és dokumentumtervezetével.

EDMS -t használtak kormányzati szervek biztosítania kell a kölcsönhatást a részlegek közötti elektronikus dokumentumkezelő (MEDO), a részlegek közötti elektronikus interakció (SMEV) és más információs rendszerekkel.

Az EDMS munkájának meg kell felelnie a GOST R ISO 15489-1-2007 „Információs, könyvtári és közzétételi szabványok rendszere” előírásainak. Dokumentum kezelés. Általános követelmények ", beleértve az elektronikus dokumentumok hitelességének, integritásának és megbízhatóságának biztosítását, valamint a Szövetségi Végrehajtó Testületek irodai munkájának szabályait, amelyeket az Orosz Föderáció kormányának 2009. 06. 15 -i rendelete hagyott jóvá. 477 (a követelmények 9. és 11. pontja).

Az EDMS -nek biztosítania kell az összes fő irodai munkafolyamatot:

Dokumentum vagy dokumentumra vonatkozó információ (dokumentumtervezet) mentése az EDMS -be (regisztrálása, vagy a Követelmények szempontjából dokumentum beírása a rendszerbe):

A dokumentum eljuttatása az előadóhoz (az EDMS felhasználója)

Dokumentum jóváhagyása

A dokumentum aláírása

A dokumentum átadása (küldése);

"A dokumentumok tárolása és elszámolása a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkájának utasításainak megfelelően, valamint a végrehajtó fegyelem ellenőrzése, a referenciaanyagok elkészítése és a dokumentumok archívumba történő leírása", azaz a végrehajtás, az információk és referenciamunka, aktuális tárolás és könyvelés, beleértve a dokumentumok előkészítését az állami levéltárba vagy letétkezelőbe történő továbbításhoz.

Az automatizált irodai munkarendszer egyik jellemzője, hogy van egy funkció, amely naplózza a felhasználói műveleteket és a rendszer eseményeit. Más szóval, minden, ami az EDMS -ben történik - egy dokumentum létrehozása vagy regisztrálása, egy fájl egyszerű megtekintése, szerkesztése - mindezek az információk speciális szolgáltatásfájlokba kerülnek, amelyek lehetővé teszik, hogy mindig megmondja, ki és mikor nézi meg, vagy szabályozza a dokumentumot (okmánykártya). Külön, a Követelményekben van előírva a dokumentum rendszerbe való bevitelének dátumának és időpontjának kötelező rögzítése. Ezeket az információkat rögzítik mind a regisztrációs kártyán (a dokumentum metaadatai), mind az ellenőrzési információban (az EDMS cselekvési protokollja).

A Követelmények 17. pontjával összhangban a dokumentumokkal vagy dokumentumkészletekkel, dokumentumtervezetekkel, regisztrációs kártyával (metaadatokkal) végzett összes műveletre vonatkozó információk naplózásra kerülnek. Ez az információ:

az EDMS FOIV felhasználójáról, aki végrehajtotta a műveletet;

a cselekvés dátuma és ideje;

a dokumentumok, dokumentumtervezetek EDMS -be való beviteléről;

egy szakasz (alszakasz) mozgásáról az osztályozási sémában;

a tárolási időszakra vonatkozó utasítások változásairól és a dokumentumokkal történő későbbi műveletekről;

a szövetségi végrehajtó hatóság EDMS -adminisztrátorának a dokumentum értékének vizsgálata során végzett, a Szövetségi törvény 2004.10.22-én kelt 125-FZ "Az archív ügyekről az Orosz Föderációban";

az osztályozási rendszer egy szakaszának (alszakaszának) megsemmisítésére vonatkozó tilalom bevezetéséről és feloldásáról;

a metaadatok EDMS felhasználó általi megváltoztatása vagy megsemmisítése;

a dokumentumokhoz való hozzáférési jogok változásáról;

a dokumentumok továbbításáról;

a dokumentumok megsemmisítéséről;

dokumentum vagy metaadatok nyomtatásáról.

Más szavakkal, az EDMS -nek bármikor lehetővé kell tennie, hogy információkat szerezzen arról, hogy ki és mikor nyitott meg, tekintett meg, szerkesztett egy dokumentumot vagy ahhoz tartozó regisztrációs kártyát, valamint arról, hogy egy adott alkalmazott milyen dokumentumokkal dolgozott.

Az Orosz Föderáció Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztériuma követelményei az EDMS által támogatott irodai munkafolyamatokat a következő csoportokra osztják:

a) a szervezet által létrehozott vagy beérkező és a FOV EDMS -be felvett bejövő és kimenő papíralapú dokumentumok feldolgozása a dokumentumok regisztrálásával, szkennelésével és elektronikus képének létrehozásával (beleértve a postai kommunikáción, távközlésen és futárszolgálattal kapott dokumentumokat);

b) a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelő rendszeren keresztül kapott vagy továbbított elektronikus dokumentumok feldolgozása;

c) a tárcák közötti elektronikus interakciós rendszer segítségével kapott vagy továbbított elektronikus dokumentumok feldolgozása;

d) az e-mailben kapott vagy továbbított elektronikus dokumentumok feldolgozása;

e) belső dokumentumok feldolgozása az EDMS -ben.

Azokban a szervezetekben, amelyek nem kormányzati szervek, a b) és c) pontok hiányoznak, a dokumentumok csak hagyományos kommunikációs csatornákon vagy e-mailben érkeznek.

A dokumentum papír alapú beérkezése esetén a dokumentum EDMS -be való bevitele magában foglalja annak regisztrálását, beolvasását és a dokumentum elektronikus képének létrehozását.

A szervezet jóváhagyhatja és a papírmunka -utasításokba felveheti azon dokumentumok listáját, amelyekhez elektronikus képeik létrehozása tilos, például forgácslap bélyegzővel ellátott, "személyes" jelzéssel ellátott dokumentumokat, bizalmas dokumentumokat stb. Ha ilyen dokumentum érkezik , regisztrálva van a SED -ben, de az elektronikus képe nem jön létre.

Elektronikus dokumentumok esetében a létrehozásuk, jóváhagyásuk és aláírásuk minden szakaszában a dokumentum tartalmát rögzítik a dokumentumok változatának létrehozásával és a dokumentumkártyához való csatolásával.

Az EIKR -nek támogatnia kell bármilyen fájlformátum csatolását a regisztrációs kártyához. Ez fontos, mivel az EDMS -t általában sok éven keresztül használják, és ez idő alatt új programok, és ennek megfelelően fájlformátumok jelenhetnek meg, amelyeket az EDMS -nek is támogatnia kell. Az EDMS -nek lehetővé kell tennie a rendszerbe való belépést és a dokumentumfájlok regisztrálását akkor is, ha az alkalmazás, amelyben a dokumentum készült, nincs jelen ezen a munkahelyen (nincs telepítve). Ugyanakkor a leggyakoribb formátumok egy részét, az EDMS -t szükségszerűen képesnek kell lennie megjeleníteni. Ezek pdf, rtf, doc, tiff.

Az EDMS -nek lehetővé kell tennie a dokumentumok olyan szakaszokból és alszakaszokból álló hierarchikus rendszerbe helyezését, amelyeknek megfelelően megszervezik a dokumentumok EDMS -ben történő rendszerezését és tárolásának megszervezését (osztályozási rendszer). Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a dokumentumokat fizikailag a szerverre (tárolórendszer) helyezzük el a belső konfiguráció és a fájlok ebben az EDMS -ben való tárolásának elvei által meghatározott sorrendben, és az osztályozási séma csak egy mező a regisztrációs kártyán, amely lehetővé teszi, hogy hogy gyorsan megtalálja a dokumentumokat osztályozási szempontok szerint.

Az osztályozási rendszer általában a szervezet ügyeinek nómenklatúráján alapul.

Az EDMS regisztrációs űrlapján meg kell határozni azokat a mezőket, amelyeket ki kell tölteni. Gépeléskor EDMS dokumentum fel kell kérnie a felhasználót, hogy töltse ki a kötelező mezőket (metaadatok) (a Követelmények 13. pontja).

Ha a dokumentumokat hagyományos módon (papíron) küldi, az EDMS biztosítja a borítékok túlnyomtatását és a levelezőlisták nyomtatását.

A megállapított tárolási időszakoknak megfelelően az EDMS -nek a következő műveleteket kell végrehajtania:

folyamatosan őrizze meg a dokumentumot;

vizsgálja meg a dokumentumok értékét;

a naptári év végén hozzon létre dokumentumokat az előírt formában: törvény a dokumentumok (szakaszok) megsemmisítésére történő kiosztásáról lejárt tárolási idővel, valamint az állandó és hosszú távú (több mint 10 év) tárolási időtartamú dokumentumok leltára ;

dokumentumok kiosztása megsemmisítésre (törlés a rendszerből), miközben a dokumentumok megsemmisítésre kiosztásáról szóló információkat tárolja az EDMS -ben;

dokumentumok átvitele tárolásra egy másik tárolóba ( automatizált rendszer), beleértve az állandó tárolású dokumentumok éves szakaszainak exportálását az állami levéltárba történő tárolásra való átvitelhez, valamint a személyi állományra vonatkozó dokumentumok éves szakaszainak exportálását a személyzetről szóló dokumentumok archívumba történő átviteléhez.

A gyakorlatban az állami tárolóba történő átvitelhez szükség van annak biztosítására, hogy az EDMS az éves szakasz exportformátumában kompatibilis legyen az Archívum Alap szoftverkomplexumával, amelyet az állami és önkormányzati levéltárakban használnak.

A Követelmények tartalmaznak egy rendelkezést a legalább száz éves tárolási időszakok biztosításáról. Jelenleg azonban az ilyen technológiák fejlesztési fázisban vannak, és a szerzőnek nincs tudomása olyan EDMS -ről, amely ilyen hosszú tárolási időt biztosítana a jogilag jelentős dokumentumoknak elektronikus formában.

Az Orosz Föderáció Távközlési és Tömeges Hírközlési Minisztériumának figyelembe vett követelményei kiegészítik a VNIIDAD által kifejlesztett "Az archív és dokumentumkezelési funkcionális követelmények az információs rendszerekhez, amelyek biztosítják az elektronikus dokumentumok áramlását a szövetségi végrehajtó szervek belső tevékenységeinek folyamatában". Fontosak mind az irodai dolgozók, mind az informatikai részlegek alkalmazottai számára, akik biztosítják az elektronikus irodakezelési és dokumentumkezelő (EDMS) rendszerek bevezetését vagy konfigurálását.

Általánosságban elmondható, hogy a megfontolt "A szövetségi végrehajtó szervek elektronikus dokumentumkezelésének információs rendszereire vonatkozó követelmények, többek között figyelembe véve a korlátozott terjesztésű hivatalos információk ezen rendszereken keresztül történő feldolgozásának szükségességét", nem csak a az EDMS kiválasztásának, végrehajtásának és kezdeti beállításának szakaszában, de a már működő EDMS elemzéséhez is, hogy megállapítsák, hogy az adott szervezetben használt EDMS megfelel -e a modern követelményeknek. 5 Bejegyezve az Orosz Föderáció Igazságügyi Minisztériumában 2010. 08. 09 -én, regisztrációs száma 18380.