1 BEVEZETÉS 2

2 A SZOLGÁLTATÁS FOGALMA 4

3 A SERVICE DOW FŐ FELADATAI ÉS FUNKCIÓI 6

4 A DOW SZOLGÁLTATÁS SZABÁLYOZÁSI SZABÁLYOZÁSA 9

5 A DOW SZOLGÁLTATÁSOK FELÉPÍTÉSE ÉS FUNKCIÓI 14

6 KÖVETKEZTETÉS 26

BEVEZETÉS

Jelenleg a legtöbb orosz állami szervezet és kereskedelmi cégek Jellemző a rendezett iratvezetési rendszer hiánya, annak ellenére, hogy a szervezet vezetésének bizonylati alátámasztását meghatározó ésszerű és jól szervezett iratvezetés az, ami jelentősen növelheti a vállalkozás hatékonyságát.

Vezetés dokumentációs támogatása - önálló szerkezeti egységként működő intézmény, szervezet és vállalkozás feladatainak megvalósítása során a dokumentáció és a dokumentációkezelés megszervezésére kiterjedő tevékenység. Ez lehet: ügyintézés, általános osztály, hivatal vagy titkárság. A szervezet vezetési tevékenységének dokumentálása a vezetés legfontosabb szolgáltató funkciója, melynek racionális szervezése meghatározza a vezetői döntések gyorsaságát és minőségét, a szervezet egészének hatékonyságát.

A tantárgyi munka témájának aktualitása abban rejlik, hogy az irodai munka a modern technológiát alkalmazó tudományos szervezeten alapuló irányítási funkciók közé tartozik. V modern körülmények között, a vezetői dokumentációval végzett munka sok intézményben számítástechnikára épül, a vezetői dokumentációt támogató szolgálat funkciói nem korlátozódnak csak az intézményi dokumentumáramlás megszervezésére, a bizonylatok könyvelésére és a végrehajtásuk ellenőrzésére. A Vezetési Tevékenységek Dokumentációs Támogató Szolgálata közvetlenül részt vesz a dokumentumokkal való munkavégzés automatizált információs rendszereinek fejlesztésében, az információhoz való hozzáférés biztosításában és az információk védelmében, valamint a dokumentumokkal végzett munka javításában. A tudományos haladás korszakát éljük, ahol minden az új technológiák fejlesztésén alapul, amelyek tovább segítik munkánkat.

cél lejáratú papírok egy tanulmány a szervezeti dokumentumkezelés tudományos problémájáról, a dokumentumkezelési szolgáltatás felépítésének és fő funkcióinak nyilvánosságra hozatala, a szervezeti cél meghatározása.

A kitűzött cél alapján a következő feladatokat tűztük ki:

tanulmányozása időszakos, a kurzusmunka témájának feltárása;

beszéljen a szervezet dokumentumkezelési szolgáltatásáról, sorolja fel főbb feladatait és funkcióit;

mérlegelje a vezetői dokumentációs szolgáltatások felépítését, és írja le fő funkcióikat.

1. A DOE SZOLGÁLTATÁS FOGALMA

Az irodai munka egy olyan tevékenységi kör, amely a hivatalos dokumentumokkal való dokumentálást és munkaszervezést végzi.

Az irodai munka kiterjed az iratok létrehozására és kivitelezésére, lebonyolítására és határidők ellenőrzésére, az iratok könyvelésére, a végrehajtott iratokból ügyek kialakítására, az aktuális ügyek tárolására, felhasználására, archiválásra való előkészítésére vonatkozó munkák teljes körére. .

Jelenleg az „irodai munka” kifejezés gyakran úgy hangzik, mint „menedzsment dokumentációs támogatás” (DOE).

A gazdálkodás dokumentációs támogatását önálló szerkezeti egységként működő szakszolgálat látja el. Ez lehet: ügyintézés, általános osztály, hivatal vagy titkárság.

Az SDOU az intézmény szervezetileg különálló szerkezeti alosztálya, amely dokumentumokkal végzett munkát végez.

A fő feladat óvodai szolgáltatások egy időben történő feldolgozásés át kell vinni különböző szinteken, a funkciók megvalósításához szükséges vezetői információk.

Kis szervezetekben, ahol a feldolgozott dokumentumok mennyisége kicsi, és egy ilyen szolgáltatás létrehozása nem praktikus, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos összes munkát a vezető titkára vagy egy speciálisan e munka elvégzésére kijelölt alkalmazott végzi.

A szervezet vezetési tevékenységének dokumentálása a vezetés legfontosabb szolgáltató funkciója, melynek racionális szervezése meghatározza a vezetői döntéshozatal gyorsaságát és minőségét, a szervezet egészének hatékonyságát.

Az óvodai nevelési intézményi szolgáltatás szervezeti formájának megválasztása a vezetőség és magának az óvodai szolgálatnak a döntésétől függ. A választott okmányokkal végzett munkavégzési forma szabályozását az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások rögzítik

2. A DOW SZOLGÁLTATÁS FŐ FELADATAI ÉS FUNKCIÓI

A modern körülmények között, amikor sok intézményben a vezetői dokumentációval végzett munka számítástechnikára épül, a DOE szolgáltatás funkciói nem korlátozódnak csupán az intézmény dokumentumáramlásának megszervezésére, a dokumentumok könyvelésére és azok végrehajtásának nyomon követésére. A DOW szolgáltatás közvetlenül részt vesz a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges automatizált információs rendszerek fejlesztésében, az információkhoz való hozzáférés biztosításában és az információk védelmében, valamint a dokumentumokkal végzett munka javításában.

A DOW szolgáltatás céljai:

A dokumentumokkal való munka formáinak, módszereinek fejlesztése;

A dokumentumokkal való munkavégzés (készítése és feldolgozása) egységes eljárási rendjének megvalósítása;

Az állami levéltárba történő átadásra szánt dokumentumok végrehajtásának és előkészítésének ellenőrzése a vonatkozó előírásoknak megfelelően;

A munkafolyamat, a dokumentumformák számának csökkentése;

Szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozása és végrehajtása a szervezet óvodai nevelési intézményének fejlesztésére;

Részvétel az óvodai nevelési-oktatási intézmények számára a számítógép- és szervezéstechnika, személyi számítógépek használatán alapuló fejlett technológiák fejlesztésében és megvalósításában.

Így a DOW szolgáltatás három fő feladatcsoportot old meg, és ezekből a feladatokból következnek a funkciók:

1. Vezetői tevékenység dokumentálása. Ezeket a feladatokat az alábbi funkciók végrehajtásával lehet megoldani:

• nyomtatványok fejlesztése, tervezése, előállításuk biztosítása;

• dokumentumok előállításának, másolásának és sokszorosításának biztosítása;

• a dokumentumok elkészítésének, lebonyolításának minőségellenőrzése, megfelelés.

2. A dokumentumokkal való munka szervezése az intézményben. Ezeket a feladatokat a következő funkciók végrehajtásával lehet megoldani:

• az iratok áthaladásának egységes eljárási rendjének kialakítása (az intézmény iratáramlása);

• bejövő és kimenő dokumentumok feldolgozása továbbítása;

• bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása, elszámolása;

• a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

• dokumentumok rendszerezése, tárolásuk és felhasználásuk biztosítása; az állampolgárok fellebbezéseivel kapcsolatos munka megszervezése;

• az információ védelmének biztosítása.

3. A dokumentumokkal való munka formáinak, módszereinek fejlesztése. Ezek a feladatok a következő funkciókat foglalják magukban:

• szabályozási, utasítási, módszertani dokumentumok kidolgozása, felülvizsgálata és a szervezet dolgozóinak tudomására hozatala;

• módszertani útmutatás és ellenőrzés a szervezet strukturális részlegeiben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított szabályok betartása felett;

• a szervezet alkalmazottainak továbbképzése és tanácsaik a dokumentumokkal való munkával kapcsolatban;

• a szervezet dokumentációjának racionalizálása, dokumentum-egyesítési munkák elvégzése, a szervezet tevékenysége során használt okmánynyomtatványok Jelentős kártya és Albumának kidolgozása;

• a dokumentumokkal végzett munka új formáinak és módszereinek kidolgozása, bevezetése, a szervezet munkafolyamatának javítása, a végrehajtói fegyelem javítása;

• feladatok meghatározása a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges automatizált információs rendszerek, adatbázisok fejlesztéséhez, fejlesztéséhez.

3. A DOW SZOLGÁLTATÁS NORMATÍV SZABÁLYOZÁSA

A DOW szolgáltatás sikeres működéséhez és a kedvező fejlesztési kilátásokhoz magának a DOW szolgáltatásnak a szabályozása szükséges.

Az Iratkezelési Szolgálat (DOE) és munkatársai tevékenységüket az alábbi szervezeti és jogi dokumentumok alapján végzik:

• a szerkezeti egységre vonatkozó rendelkezések;

• munkaköri leírások;

• üzleti utasításokat.

A hivatali szolgálat tevékenységének szabályozásában jelentős szerepet játszik a szervezet alapszabálya - egy jogi aktus, amely meghatározza az alapítás rendjét, a szervezet hatáskörét, funkcióit, feladatait és a munkavégzés rendjét. A charta kidolgozása hatással van az irodai munka általános megszervezésére. A chartában lefektetett szervezeti felépítés lehetővé teszi az irányítási tevékenységek során felhasználandó dokumentumkészletek meghatározását.

Menedzsment Dokumentációs Támogatási Szolgálat (DOE)

Az SDOU az intézmény szervezetileg különálló szerkezeti alosztálya, amely dokumentumokkal végzett munkát végez.

A DOW szolgáltatás fő feladata a funkciók megvalósításához szükséges vezetői információk időben történő feldolgozása és továbbítása a különböző szintekre.

A vezetés gyakorlatában az óvodai nevelési intézmények szolgáltatásai vannak.

• 1. Ügyek intézése (minisztériumok, Oroszország nyilatkozatai). Az összetétel a következőket tartalmazza: a miniszter irányítása alatt álló ellenőrzési iroda, a titkárság, a hivatali munka egyszerűsítését segítő osztály, a levél (panasz) osztály, a központi irattár.
• 2. Általános osztály - önkormányzatoknál és kormányoknál állami szervezetek. Összetétel: könyvelési és iratnyilvántartási alosztályok, ellenőrző csoport, jegyzőkönyv, másolási és sokszorosítási szolgáltatás, archívum.
• 3. Hivatal - minisztériumok és osztályok autonóm. illetve őket;

Ipartestületek, kutatási, tervezési, számítástechnikai központok.

Az óvodai nevelési-oktatási intézménnyel nem rendelkező intézményekben annak feladatát a vezető titkár vagy más erre kijelölt tisztségviselő látja el.

• 1. Vezetők: ügyosztályvezető, irodavezető, irattárvezető, gépíró iroda vezetője, gyorsírási iroda vezetője, általános osztályvezető, titkárságvezető, levélosztályvezető, vezető az ellenőrzés jegyzőkönyvvezetője.
• 2. Szakemberek: levéltáros, miniszterhelyettes, referens, módszertanos, szerkesztő, felügyelő, titkár - miniszter.
• 3. Műszaki előadók: korrektor, továbbító, ügyintéző, gépíró 1,2 kategória, gyorsíró 1,2 kategória, titkár - gépíró, titkár - gyorsíró.

Az SDOU szerkezeti részeinek funkciói.

• 1. Az expedíció funkciója: bejövő levelek fogadása, nyilvántartó és nem regisztráló rendezés, intézményi szervezeti egységenkénti szétosztás; a dokumentumok mennyiségi nyilvántartását vezeti; kimenő levelezés küldése, levelek kézbesítése strukturális részlegekhez és címzettekhez.
• 2. A levelezés könyvelési és nyilvántartási csoport funkciója: bejövő és kimenő, belső bizonylatok elszámolása, nyilvántartása, referencia és információs apparátus vezetése és információkeresés, kimenő és belső bizonylatok helyességének ellenőrzése.
• 3. Az ellenőrző csoport funkciója: az iratok időben történő felhasználásának ellenőrzése, a strukturális osztályok vezetőjének szóbeli utasítások végrehajtási határidejének ellenőrzése, a vezetőség tájékoztatása a dokumentum és utasítás végrehajtásának előrehaladásáról.
• 4. A levélosztály feladata: vállalkozások, kérelmek, állampolgári panaszok fogadása, elszámolása; a kivitelezéssel kapcsolatos panaszbejelentések előkészítése, megfontolásra történő benyújtása a strukturális részlegekhez; a végrehajtási határidők ellenőrzése, a pályázók értesítése a javaslatok, kérelmek, panaszok elbírálásának eredményéről, a javaslatokkal, kérvényekkel, panaszokkal kapcsolatos ügyek kialakítása és irattárba adása, a végrehajtás elemzése és általánosítása, a fogadás megszervezése látogatók.
• 5. Archiválási funkció: archiválandó fájlok fogadása, könyvelése, tárolása, felhasználása; a fájlok helyes kialakításának, tárolásának és felhasználásának ellenőrzése szerkezeti felosztások; ügyek előkészítése az irattárba adásra.
• 6. A titkár-ügyvezető és helyetteseinek feladata: a legfontosabb kérdésekben beérkező levelezés előzetes mérlegelése, előkészítése; értekezletek dokumentumszolgáltatásának szervezése, vezetői munka nem okmányos kiszolgálása.

SDO műveletek.

A dokumentumszabványoknak való megfelelés ellenőrzése.

Dokumentumok feldolgozása, átadása az előadóknak.

• 3. Bizonylatok nyilvántartása és könyvelés, referenciamunka.
• 4. A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése.
• 5. Fájlok kialakítása, nyilvántartása, tárolása és felhasználása.
• 6. Intézmények igazgatási dokumentációjának nyilvántartása, kiadása.
• 7. Irodai dokumentumok írógéppel történő előállítása, másolása, sokszorosítása.

Az SGSDOU olyan alapvető rendelkezések összessége, amelyek szabályozzák az intézményekben az iratkezelés szabályait, előírásait és ajánlásait a dokumentumok átvételétől vagy létrehozásától a dokumentumok archívumba történő eljuttatásáig.

Az SDOU alkalmazottainak munkaszervezése.

1. Általános követelmények az SDOU alkalmazottainak munkaszervezésére. A munkaszervezés a következő kérdések megoldását foglalja magában:

Az SDOU világos szervezeti felépítése, a dokumentumokkal való munkavégzés legracionálisabb formájának megválasztása - minden intézmény 4 kategóriába sorolható a dokumentumforgalom mennyiségétől (az intézmény által évente feldolgozott dokumentumok száma) függően. 1., 2., 3. kategória, az iroda iratokkal dolgozik, az intézményekben pedig 4 kategória - titkárság. Ez a SOW munkáját egyetlen irányítás alá vonja. A központosítás lehetővé teszi a dokumentációs munka gyors lebonyolítását, egyértelmű interakciókat teremt az SDOU-ban szereplő szerkezeti egység között, és javítja a dokumentumfeldolgozás minőségét.

A funkciók megfelelő megkülönböztetése az egyes ügyvezetők és az alosztályok képzettsége szerint. Ennek a kérdésnek a megoldása a szabályozó dokumentumok végrehajtásának, az irányítási tevékenységek dokumentálására vonatkozó utasítások kidolgozásával történik; munkaköri leírások, állami szabványok.

Az SDOU dolgozóinak munkájának minősítése. Fejlett iránymutatásokat a munkagépészet szabályozásáról műszaki dolgozókés az alkalmazottak szabványos munkaidő normái a dokumentumokkal való munkavégzéshez, beleértve az írógéppel végzett munka elvégzését is.

A munkaügyi szabályozás előírta, hogy minden munkahelyen biztosítani kell a dolgozók normál napi, heti, hónapi, éves leterheltségét normál feszültség mellett, meghatározva az egyes munkavállalók munkájának értékelési szempontjait.

4) Az SDOU hatósági és mennyiségi összetételének, személyzeti összetételének szabályozása, képzettségének és munkakultúrájának javítása. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény létszáma a szolgáltatás egészére és annak szerkezeti felosztásaira kerül kiszámításra.

Az SDOU megalakításakor a dokumentumszolgáltatás egyes funkcióinak minimális létszámából kell kiindulni. Meg kell határozni a munkafolyamat mennyiségétől függően a dokumentációs munkára jellemző időnormák alapján.

5) Racionális szervezés munkahelyek és a kedvező munkakörülmények biztosítása.

Ehhez útmutatók használhatók tudományos szervezet mérnöki és műszaki dolgozók és alkalmazottak munkája.

A munkahely megszervezésétől, a kedvező munkakörülményektől, az emberi teljesítménytől, a termelékenységtől és a munka minőségétől függ az egészsége.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének formái.

Iratfolyamat: magában foglalja az intézmény által készített és kívülről kapott kész dokumentumokkal végzett munkát (átvétel, terjesztés, nyilvántartás, végrehajtás ellenőrzés, referenciamunka, ügyiratok formálása, dokumentuminformációkat mozgató dokumentumok tárolása és hatósági felhasználása).

• A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének 3 formája.
• 1. Központosított
• 2. Decentralizált
• 3. Vegyes

Központosított forma: olyan intézményekben használatos, ahol nagy dokumentumfolyamat. Ez magában foglalja a dokumentumokkal végzett összes művelet elvégzését 1 egység struktúrában (iroda, általános osztály).

• 2) Decentralizált forma : dokumentumokkal való munka, minden műveletet az intézmény szerkezeti egységében végeznek, általában földrajzilag szétszórtan.
• 3) Vegyes forma: komplex felépítésű, nagy munkafolyamatú nagy intézményekben használatos.

Egy adott intézmény dokumentumaival való munka megszervezésének formájának kiválasztásakor a következő tényezőket kell figyelembe venni:

• a) a papírmunka mennyisége.
• b) az intézmény munkájának jellegét, területi elhelyezkedését.
• c) az intézmény és részlegeinek felépítését.
• d) műszakiban felszerelés.
• e) képzett menedzserek, szakemberek és műszaki előadók.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének formájának, a munkafolyamat mennyiségének kiválasztásakor a legfontosabb.

Az intézmény munkafolyamat szerinti meghatározásához az SGSDO által javasolt kategorikusságot használjuk.

Dokumentációs munkák minősítése.

A rejtjellel végzett munka sorrendje a munkaszázalék elemeinek bizonyos sorrendje. dokumentumokkal való munkához. Ilyen műveletek: levelezés átvétele, befektetések értékének megállapítására szolgáló borítékok felbontása, okiratok felhasználási utasítás szerinti válogatása, érdemben nyilvántartott végrehajtás, ügyek iktatása, iratok feldolgozása. írógép, iratok keresése, hatósági jelzések készítése az iraton, fordítás géphordozón.

Az okmányos műveletek arányosítása során a műveletek végrehajtásának időnormáit, a létszámra vonatkozó szabványt, a kezelhetőségi és létszámarányokat alkalmazzák.

Az időarányosítás az az idő, amelyet bizonyos típusú munkák elvégzésére fordítanak bizonyos műszaki és egészségügyi szervezeteknél. higiénés körülmények munkaerő.

A munkaerőköltségek mérését és arányosítását a következőkre használják:

• 1. A teljes intézmény működési költségeinek meghatározása.
• 2. Munkavégzési módszerek fejlesztése.
• 3. Dolgozói jutalmak. dolgozni.
• 4. A munkateher időbeli egyenletes eloszlása.
• 5. Az intézmény munkájának tervezésének javítása.
• 6. A technikai eszközök ésszerű használatának biztosítása.
• 4. A NYILVÁNTARTÁSOK SZEREPE ÉS HATÁSA A VEZETÉSRE

A dokumentáris információ szerepe a menedzsmentben.

A vezetői tevékenység minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban benne van. Az irányítás során hatalmas mennyiségű információ gyűjtése, feldolgozása és továbbítása történik. A menedzsment hatékonysága az információ mennyiségétől, hatékonyságától és megbízhatóságától függ, a legtöbb ami a dokumentumokban tükröződik. A jogalkotási és szabályozási aktusok számos olyan helyzetet írnak elő, amikor az információk dokumentálása kötelező. Az adott vezetési helyzettől függően egy sor különféle fajták dokumentumokat. Ezek a következők szerint vannak felosztva:

• Az információ tartalma (a menedzsment fő funkcióit tükrözi)
• származás (hivatalos és személyes)
• Összeállítás helye (külső és belső)
• előállítási módszer (kézzel, géppel és tipográfiai)
• Az információ megjelenítésének formája (szabványos, minden vagy egyes intézmény számára készült, egyéni)
• a kérdések száma (egyszerű - egy kérdés; összetett - több kérdés)

Az irányítási folyamat a következő dokumentált műveleteket foglalja magában: dokumentált információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítés; döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz; a határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése; információtovábbítás vertikális és horizontális kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az adminisztratív apparátus főként a tevékenység sajátosságaitól függetlenül keringő univerzális és hiteles szervezeti és adminisztratív dokumentumokon (ORD) keresztül látja el feladatait minden szektorban. nemzetgazdaságés a közigazgatás.

Mielőtt megvizsgálná a DOW szolgáltatás fő funkcióit, ki kell emelni a célt és a főbb feladatokat, amelyek megoldására szolgál. A DOW szolgáltatás célja a dokumentált információk időben történő átadása a szervezet alkalmazottainak (fogyasztóknak tájékoztatási rendszer). A DOW szolgáltatás fő feladatai:

A szervezetben a vonatkozó szabványoknak megfelelő, egységes dokumentálási és munkavégzési eljárás biztosítása;

A dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztése, beleértve azok automatizálását is.

A DOW szolgáltatás funkcióinak halmaza ezeknek a problémáknak a megoldására a szabványhoz tartozik és szabályozott " Általános rendelkezések GSDOU". Tekintsük a főbb munkaterületeket feltáró funkciókat és azok csoportosítását a megvalósításukra létrehozott szerkezeti egységekkel összhangban.

Alosztály neve	Elvégzett funkciók
TITKÁRSÁG (vezető-helyettes, titkárhelyettes, műszaki titkár)	a vezetőnek címzett dokumentumok előzetes mérlegelése és elkészítése; dokumentumok elkészítése és jóváhagyása a vezető nevében; tárgyalások és értekezletek szervezése és dokumentálása, kollegiális vezető testületek dokumentálása; nem dokumentált menedzsment szolgáltatás: ( telefonbeszélgetések, látogatók fogadása, a recepció munkájának megszervezése, szervezési és információs szolgáltatások ill technikai támogatás, üzleti találkozók és üzleti utak szervezése vezetők számára stb.)
PROTOKOLLCSOPORT	a testületi szervek munkatervének kidolgozása; vezető testületi ülések szervezése és megtartása; tevékenységük dokumentálása; normatív és adminisztratív dokumentumok, levelek, referenciák tervezetének elkészítése; a testületi testületek határozatainak nyilvántartása ügyviteli dokumentumok, ülések jegyzőkönyvi kivonatai formájában, szerkezeti felosztások igazolásainak, beszámolóinak elemzése; átvétel, nyilvántartás, tárolás, elosztás szervezése szükséges dokumentumokat; információs és referenciamunka; a testületi testületek határozatainak végrehajtása feletti ellenőrzés.
FEJLESZTÉSI OSZTÁLY (iroda, szektor, központ).	- a DOE javítását célzó intézkedések kidolgozása és végrehajtása (űrlapok létrehozásától, beleértve az információvédelem biztosítását, a Jelentéskártya és az album létrehozásától kezdve dokumentum nyomtatványok, az óvodai nevelési-oktatási intézmény munkafolyamatának, szervezeti és technikai felszereltségének javítása); - normatív és módszertani fejlesztés óvoda biztosítása; - a szervezet osztályozási jegyzékeinek kialakítása (osztályozók, ügyek nómenklatúrája, dokumentumjegyzékek megőrzési idővel); - az óvodai nevelési intézmények dolgozóinak és a vezetői apparátus szakembereinek továbbképzése; - a szervezet dolgozóinak tanácsadása, tevékenységük nyomon követése az óvodai nevelés kérdéseiben.
EXPEDÍCIÓ	- dokumentumok fogadása és küldése; - szerkezeti alosztályokhoz való eljuttatásukat; - bejövő és kimenő bizonylatok mennyiségi elszámolása.
SZÁMVITELI ÉS DOKUMENTUMNYILVÁNTARTÁSI OSZTÁLY	- bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása; - információs és referenciamunka kialakítása és karbantartása; - a kimenő és belső dokumentumok elkészítésének és lebonyolításának helyességének ellenőrzése; - dokumentumok előkészítése a vezetőségnek megfontolásra benyújtásra; - iratok kialakítása és előkészítése az archívumban való tárolásra.
ELLENŐRZŐ CSOPORT (iroda, osztály, ellenőrzés)	- az iratok teljesítési határideje feletti ellenőrzés megszervezése, ellenőrzés alá vétele, ellenőrzés alóli kivonása; - a végrehajtás szabályozása és a vezetőség tájékoztatása a dokumentumok végrehajtásának előrehaladásáról; - a végső ellenőrzés megszervezése (teljesítési fegyelem és a dokumentumok lebonyolítására vonatkozó határidők érvényességének elemzése).
FOGADÁS (levélcsoport vagy állampolgárok fellebbezési osztálya)	- az állampolgárok fellebbezéseivel kapcsolatos akták kialakítása és tárolása; - a fellebbezés indokainak és elbírálásuk eredményének elemzése és általánosítása; állampolgárok fogadásának megszervezése a szervezet (hatóság) vezetése által.
DOKUMENTUMGYÁRTÁSI KÖZPONT (osztály, csoport)	- dokumentumok újranyomtatása piszkozatokból; - szövegek olvasása, szerkesztése; - Az elvégzett munka elszámolása.
MÁSOLÁSI ÉS MÁSOLÁSI IRODA	- dokumentumok másolása; - dokumentumok sokszorosítása; - promóciós termékek elkészítése; - Az elvégzett munka elszámolása.
OSZTÁLYI ARCHÍVUM	- szerkezeti részlegek dokumentumainak tárolásra történő átvétele és módszertani segítségnyújtása részükre - a strukturális részlegekben az iratok kialakítására és tárolására vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése - iratok elszámolása, rendszerezése, tárolása, mozgásuk és felhasználásuk megszervezése - közreműködés az archiválásra és a DOW-ra vonatkozó szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozásában - az ügyek állami tárolásra való előkészítése és átadása.

Jelenleg a szervezetek dokumentált információkkal történő munkavégzésének automatizálásához kapcsolódóan megfelelő INFORMÁCIÓKEZELÉSI SZOLGÁLTATÁS jön létre, melynek tevékenységét még nem szabályozzák szabályozó dokumentumok. A szolgáltatás részlegei jellemzően az osztályok Karbantartás elektronikus rendszer, információs és elemző osztály stb.

Ennek a szolgáltatásnak a fő funkciói:

˜ megvalósítás információs technológiák pénzfelhasználás alapján Számítástechnika

˜ a szervezet integrált információs rendszerének kialakítása

˜ az információs rendszer működtetését szolgáló tevékenységek

˜ az adatbázis-fogyasztók információs igényei rendszerének kialakítása és támogatása

˜ szakképzett szervizszemélyzet kiválasztása stb.

Így azt látjuk, hogy a DOW szolgáltatás funkciói összességében tipizáltak és csoportosítottak. Bármely szervezet vagy végrehajtó hatóság a PEI szolgáltatás tervezése során támaszkodhat a javasolt strukturális és funkcionális lehetőségekre, figyelembe véve felépítésük sajátosságait és tevékenységének sajátosságait. Szükség esetén lehetőség van több funkció egy egységben történő összekapcsolására is, de a funkciókészletet bármely szervezetben teljes körűen be kell mutatni, még akkor is, ha az összes irodai funkciót egy személy látja el.

A szervezet vezetésének okirati támogatását speciális szerkezeti egység látja el.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény speciális szerkezeti egységeinek lehetséges elnevezései:

ügykezelő;

· Közös osztály;

hivatal;

a titkárság.

Azokban a szervezetekben, ahol a dokumentumok mennyisége kicsi, a titkár végzi a munkát dokumentumokkal. A DOW szolgáltatás felépítése és a feladatok megfelelnek a dokumentumokkal végzett műveletek technológiai láncolatának (az átvételtől a dokumentumok szervezet archívumába történő átadásáig).

A DOW szolgáltatás céljai:

· munkaszervezés;

a dokumentációs folyamat kezelése;

munkatípusok összehangolása dokumentumokkal;

a dokumentumokkal végzett munka sorrendjének ellenőrzése;

a menedzsment dokumentációs támogatásával kapcsolatos munka megszervezése.

A DOW szolgáltatás feladatai:

A dokumentumokkal való munka formáinak, módszereinek fejlesztése;

Egységes dokumentációs eljárás biztosítása;

A dokumentumokkal való munka egységes eljárásrendjének biztosítása;

a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

dokumentumok tárolása;

okmánynyomtatványok egységesítése;

Lehetőség szerint a dokumentumáramlás csökkentése;

módszertani munka a szervezet dokumentációs támogatásának javítására;

· számítógépes és szervezési technológia felhasználásán alapuló fejlett technológiák bevezetése.

A DOW szolgáltatás funkciói:

az album fejlesztése, megvalósítása egységes formák a szervezet dokumentumai, azok módosítása;

Dokumentumok feldolgozása, nyilvántartása, könyvelés és referenciamunka;

· beszámolni a vezetőségnek a dokumentumokról, a vezetőségnek aláírásra benyújtott dokumentumok teljesítésének ellenőrzése;

a dokumentumok áthaladásának, végrehajtásának és időben történő végrehajtásának ellenőrzése;

dokumentumok előállítása és sokszorosítása;

az ügyek nómenklatúrájának fejlesztése, ügyek tárolása;

A dokumentumokkal végzett munka ellenőrzése a szerkezeti felosztásokban;

A levéltár munkájának szervezése;

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak képzettségének javítása.

A gyakorlat három formát fejlesztett ki a dokumentumokkal való munka megszervezésére bármely adminisztratív apparátusban:

1. Központosított forma.

Egy szakosodott szerkezeti egység (iroda, főosztály) vagy egy alkalmazott (titkár). Ez a felosztás teljesíti teljes ciklus a dokumentumok feldolgozásának technológiai műveletei a beérkezéstől vagy létrehozásuktól az archiválásig: beérkező dokumentumok fogadása, feldolgozása, szabályozása, utánpótlás ellenőrzése, referencia- és információs munka, dokumentumok rendszerezése és tárolása, dokumentumok küldése, dokumentumok feldolgozása az átadásra. az archívum – azok. a dokumentumfeldolgozás teljes ciklusa zajlik.

A dokumentumokkal végzett munka teljes központosítása csak kisméretű szervezetekben lehetséges, amelyek munkafolyamat-mennyisége legfeljebb 10 ezer dokumentum évente.

2. A dokumentumszolgáltatások decentralizált szervezési formája pont az ellentéte a központosított szolgáltatásnak. Egy szervezet minden egyes szerkezeti egysége létrehozza a sajátját saját szolgáltatás dokumentumokkal való munkavégzéshez, amelyben egy adott szerkezeti egység dokumentumainak létrehozására, tárolására, rendszerezésére szolgáló teljes műveleti ciklus önállóan történik.

3. A dokumentumokkal való munkaszervezés vegyes formája.

A műveletek egy része a központi irodai szolgálatban összpontosul, és az egyes szerkezeti egységekben dokumentumok létrehozására, rendszerezésére, irattározására, előzetes archiválására irányuló műveleteket végeznek. Leggyakrabban a belső dokumentumokat szerkezeti részlegekben veszik nyilvántartásba - létrehozásuk helyén. Például a könyvelésben - számviteli bizonylatok, a személyzeti osztályon - a személyzeti dokumentumok stb.

Az irodai munkaszolgálat szerkezeti részlegeinek feladatai.

1. Titkárság - a szervezet vezetésének kiszolgálására létrehozott strukturális egység. Vezető asszisztensből, titkár-referensből, műszaki titkárokból áll.

2. A titkár az alábbi feladatokat látja el:

o a nevére érkezett iratok előzetes mérlegelése, jelentés előkészítése a vezetőnek;

o képzés a projektmenedzser irányításával külön dokumentumokatés ezek összehangolása a szervezetek funkcionális strukturális részlegeivel;

o a vezető által tartott értekezletek szervezési és dokumentációs szolgáltatásai.

A kollegiális vezető testületek tevékenységének dokumentálása (ülési tervek készítése, az ülés anyagának elkészítése:)

o iratmentes vezetői szolgáltatások (szervezési és technikai támogatás, üzleti utak előkészítése, telefonos ügyelet, látogatók fogadása, portaszolgálati munka szervezése stb.).

3. A törzsekben protokollcsoport jön létre önkormányzat olyan intézmények részeként, amelyek struktúrájukban állandó testületi testülettel rendelkeznek.

A következő funkciókat látja el:

o az önkormányzat vezetésére vonatkozó szabályozási és adminisztratív dokumentumtervezetek, levelek, igazolások készítése, egyeztetése a szerkezeti osztályokkal;

o a szerkezeti egységek igazolásainak, dokumentumainak elemzése, következtetések készítése azokról;

o a vezető testület üléseinek szervezése, lebonyolítása, tevékenységük dokumentálása;

o átvétel, nyilvántartás, tárolási és referencia- és információs munka szervezése, átvett dokumentumok kiosztása, kezelt objektumokba való eljuttatása.

4. Irodai munkafolyamat-racionalizálási osztály (dokumentációjavító központ (DOE), NOT or NOUT iroda, módszertani szektor stb.):

o az irodatechnikát javító intézkedések kidolgozása és végrehajtása;

o dokumentumok kidolgozása;

o az irodai dolgozók és a vezetői apparátus szakemberei képzettségét javító tevékenységek szervezése, lebonyolítása.

5. Expedíció - egy speciális részleg, amely fogadja és küldi a levélben és futárral érkezett dokumentumokat és levelezést.

6. A könyvelési és bizonylatnyilvántartási részleg végzi:

o bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása;

o referencia- és tájékoztató anyag kialakítása, karbantartása;

o a kimenő belső dokumentumok végrehajtásának, elkészítésének ellenőrzése.

7. Az ellenőrző csoport (iroda, osztály, utasítás) elvégzi:

o az iratok végrehajtásának és a vezetői szóbeli utasítások végrehajtásának időzítésének ellenőrzése;

o a végrehajtói fegyelem elemzése;

o a vezetőség tájékoztatása a dokumentumok, utasítások végrehajtásának előrehaladásáról.

8. Levélcsoport (panasziroda, lakossági fellebbezési osztály) fogadja és rögzíti az állampolgárok javaslatait, kérvényeit, panaszait, elemzi és összegzi a szervezetben történő iratok elbírálásának eredményét és a jelentkezés indokait, megszervezi az állampolgárok fogadását. személyi kérdésekről a szervezet vezetése.

9. A gépíró iroda a következőket végzi:

o dokumentumok szövegeinek tisztítása, szerkesztése;

o Elvégzett munka elszámolása.

10. A másoló és sokszorosító iroda elvégzi:

o dokumentumok újranyomtatása piszkozatokból;

o dokumentumok sokszorosítása;

11. Az archívum a következőket végzi:

o szerkezeti egységektől a feldolgozott és tárolásra előkészített ügyek átvétele, módszertani segítségnyújtása;

o bizonylatok elszámolása, rendszerezése, tárolása, felhasználásának megszervezése;

o ügyek előkészítése közraktárba adásra.

Így az iratkezelési szolgáltatás átveszi a kezelési tevékenységekhez kapcsolódó információs és dokumentációs szolgáltatások teljes körét.

Jelenleg az irodai dolgozók beosztásainak megnevezését szabályozó fő szabályozó dokumentum az összorosz osztályozó dolgozói szakmák, vezetők, szakemberek és alkalmazottak beosztásai. Ugyanezek a nevek szerepelnek a Képesítési kézikönyvben is.

ezek szerint szabályozó dokumentumokat A munka jellege szerint az irodai dolgozókat három kategóriába sorolják: vezetők, szakemberek és műszaki előadók.

A hivatali szolgálat tevékenységének szabályozásában jelentős szerepet játszik a szervezet alapszabálya - egy jogi aktus, amely meghatározza az alapítás rendjét, a szervezet hatáskörét, funkcióit, feladatait és a munkavégzés rendjét. Az iratkezelési szolgáltatásról szóló szabályozás a többi szerkezeti tagozat rendelkezéseivel azonos céllal jön létre. Kidolgozásuk a szolgáltatási funkciók maximális halmazát tartalmazó modell rendelkezések alapján történik.

A szervezet irányítására és problémáinak megoldására önálló szerkezeti egység - az óvodai nevelési intézmény szolgálata - működik, amely általában közvetlenül a szervezet vezetőjének vagy helyetteseinek tartozik.

A szervezet irányítására és problémáinak megoldására önálló szerkezeti egység - az óvodai nevelési intézmény szolgálata - működik, amely általában közvetlenül a szervezet vezetőjének vagy helyetteseinek tartozik.

A szervezetekben ma létrejött PEI szolgáltatásoknak sokféle elnevezése van: ügyviteli osztály, adminisztratív osztály, adminisztratív és jogi osztály, ügykezelés, adminisztratív és személyzeti osztály, irodai munkaosztály, dokumentumkezelési osztály, ill. a tanszéki levéltárak beszerzése, az Ügyek és Informatikai Osztály, az Igazgatóság stb.

A „részleg” és a „menedzsment” szavak belső részlegekkel, osztályok, ágazatok, csoportok formájában történő szerepeltetése a DOE szolgáltatás nevében kiemeli annak fontosságát, hogy a szervezetben azonos irányítási funkcióval rendelkező struktúra, mint például a pénzügyi. menedzsment.

A PEI szolgáltatás választása, felépítése és száma attól függ létszám szervezettsége, szerkezeti részlegeinek összetétele, a szolgálat által végzett munka mennyisége A Dow működik, a munkafolyamat volumene, a dokumentumokkal végzett munka formái (centralizált, decentralizált, vegyes munkafolyamat), a konkrét munkatípusok elvégzésének munkaerőköltségei, a dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálási szintje (EDMS bevezetése).

Ennek a cikknek az a célja, hogy bemutasson néhányat modern megközelítések a DOW szolgáltatás megalakítására.

Az óvodai nevelési intézmény céljai, célkitűzései

A PEI szolgáltatás célja a PEI-vel kapcsolatos munka irányítása, koordinálása és végrehajtása.

A DOW szolgáltatás a következő fő feladatok megoldására szolgál:

• a dokumentálás egységes eljárásának biztosítása, a dokumentumokkal való munka megszervezése.

A feladat ellátása magában foglalja a dokumentumkezelési folyamatok és az azokban lévő információk megszervezését, tervezését és szabályozását, egységes technológia biztosítását a dokumentumok létrehozásához, koordinálásához, nyilvántartásához, feldolgozásához, végrehajtásának nyomon követéséhez, tárolásához és felhasználásához. életciklus. Ezt fejlesztéssel és biztosítással érik el praktikus alkalmazás az óvodai nevelési-oktatási intézményre vonatkozó utasításokat, az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatási szabályzatát, a szervezet archívumáról és a szakértői bizottságról szóló szabályzatot, az ügyek nómenklatúráját, listáit és osztályozóit, a munkaszervezéshez szükséges egyéb szabályozási és módszertani dokumentumokat a dokumentumokkal. egységes követelmények alapján;

• információkereső rendszerek létrehozása.

A probléma megoldásának biztosítania kell az összes regisztrált dokumentum gyors és minőségi keresését különféle részletkészletek felhasználásával a feldolgozás és a szervezeten való áthaladás bármely szakaszában. Meg kell szervezni a dokumentumok adatbázisának kialakítását, amelyet mindenekelőtt a dokumentumokkal való munkafolyamat automatizálásával érnek el;

• a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése.

Ez a feladat magában foglalja az érintett vezetők dokumentumainak (megrendeléseinek) időben történő és korrekt végrehajtását célzó munkákat, a végrehajtási fegyelemre vonatkozó szükséges elemző munka elvégzését.

A munka elvégzésének technológiáját a DOW utasításai határozzák meg, és általánosságban tartalmazza:

• határidők meghatározása, ellenőrzési elvek;
• ellenőrzési feladatok meghatározása és ellenőrzési eljárások lefolytatása (ellenőrzés kitűzése, határidő meghatározása, végrehajtás előrehaladásának figyelemmel kísérése, megelőző és utólagos ellenőrzés, határidő meghosszabbítása, a bizonylat ellenőrzés alóli kivonása, a vezető tájékoztatása a teljesítményfegyelemről és javaslatok készítése annak javítására (ha szükséges);
• tanszéki irattárba történő átadásra szánt dokumentumok előkészítése a hatályos szabályozó dokumentumoknak megfelelően.

• a szervezet archívumának beszerzésével kapcsolatos munka megszervezése.

A DOW-ra vonatkozó utasításoknak megfelelően az irodai munkával befejezett állandó és ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakok esetei, amelyek általában egy évvel a bejegyzés naptári évének végét követően, leírásra és a szerkezeti részlegek irodai munkáiért felelősök által előírt módon történő végrehajtása az irattárba történő továbbítás céljából. Ennek a folyamatnak a biztosításához a PEI szolgálat munkatársai a szükséges módszertani és gyakorlati segítséget nyújtanak.

• a szervezet ügyeinek nómenklatúrájának elkészítése és az ügyek kialakításának helyességének ellenőrzése az osztályokban.

Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére irányuló munka a szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumok összetételének, tartalmának és számának, valamint a strukturális részlegektől beérkezett javaslatok alapján történik az ügyeknek a szervezet konszolidált nómenklatúrájába való felvételére. esetek. Ebben az esetben a GSDOU főbb rendelkezései, a szervezet DOW utasításai, a szerkezeti felosztásra vonatkozó rendelkezések, személyi állomány, szabványos dokumentumok listái, feltüntetve tárolásuk feltételeit. Az ügyek helyes kialakításának ellenőrzését az óvodai nevelési intézmény szolgáltatásainak elvégzése is felkéri az egységek rendszeres ellenőrzésével a dokumentumokkal végzett munka állapotára, a dokumentumok biztonságára;

• dokumentumok értékének vizsgálata.

Ezt a feladatot úgy oldják meg, hogy az iratok tudományos, társadalmi-kulturális, történeti és gyakorlati jelentőségének megállapítása, illetve további tárolásra vagy megsemmisítésre való kiválogatása érdekében a kialakított akták laponkénti áttekintését végzik. Az ilyen munkát szerkezeti felosztásokban végzik az óvodai nevelési intézmény szolgálatának szakembereinek módszertani irányítása mellett, és a szervezet archívumában az archívumba átadott dokumentumok szerint;

• a dokumentumokkal végzett munka formáinak és módszereinek fejlesztése.

Ezt a feladatot számos szabályozási és módszertani dokumentum (például egységes dokumentumok nyomtatványainak albuma) kidolgozásával és gyakorlati megvalósításával látják el. Az album tükrözi az egyes dokumentumok jellemzőit, vállalati státuszát, a dokumentáció szakaszait. Normatívan rögzíti a szervezetben felhasznált dokumentumok összetételét és elkészítésének rendjét, a vezetői funkcióknak és feladatoknak megfelelően egységes iratosztályozást ír elő. Használatakor figyelembe veszik a bizonylatok fajtáinak és formáinak számát is. A probléma megoldását célozza a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges automatizált programok bevezetése;

• a papírmunka és a dokumentumok számának csökkentése.

A munkafolyamat csökkentésére irányuló javaslatok elkészítéséhez a szervezet vezetése számára megszervezik annak volumenének elszámolását.

Az iratforgalom volumenének csökkentését kétféleképpen lehet megoldani:

• csökkentse a belső levelezést (például csak akkor vezessen be szigorú követelményt a belső levelezés lefolytatására, ha nem lehetséges a probléma működőképes megoldása egy vállalaton keresztül Email, telefon, megbeszélés);
• optimalizálja a dokumentumáramlást és racionális dokumentum-útválasztást alkalmaz az EDMS használatakor;

• szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozása és bevezetése a szervezet IDOU-jának javítására.

Ennek a feladatnak a teljesítése a DOW szolgáltatás és a szervezet egészének munkájához szükséges alapvető dokumentumok elkészítéséhez kapcsolódik (elsősorban a DOW-nak szóló utasítást jelent, amely tükrözi a dokumentumokkal és az információkkal való munkavégzés összes folyamatát. és a technológiai műveletek logikusan rendezett sorrendben);

• végrehajtás modern módszerek dokumentumfeldolgozás, beleértve az óvodai nevelési-oktatási intézmények automatizált rendszereit és a papírmentes (elektronikus) dokumentumkezelést.

A probléma megoldása nagyon fontos, mert. modern körülmények között szinte minden szervezet bevezet egy EDMS-t, vagy elvégzi a revíziót vagy annak cseréjét többre funkcionális rendszer. Az elektronikus dokumentumkezelés elemei nélkül lehetetlen vállalkozást sikeresen felépíteni, vagy bármely szervezet hatékony működését biztosítani. Ma a nagy szervezetek főként vegyes munkafolyamatot alkalmaznak: elektronikus dokumentumkezelés papírelemek kíséretével;

• az irodai munkaszervezés szervezési és módszertani irányítása a szerkezeti részlegekben és az alárendelt szervezetekben.

A PEI szolgálat ezt a feladatot szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozásával, használatuk ismertetésével, az osztályok és az alárendelt szervezetek módszertani és gyakorlati segítségnyújtásával, szemináriumok, értekezletek tartásával, az érintett dokumentumokkal való munkavégzésért felelős személyek készségeinek fejlesztésével valósítsa meg. osztályok és struktúrák.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény felépítése és az elmúlt években bekövetkezett változások

A GSDOU-nak megfelelően a DOW szolgáltatás tipikus felépítése rendelkezik: titkárság, iroda, ellenőrző csoport, protokoll csoport, iratokkal végzett munka javítására szolgáló csoport, levél (panasz) osztály, expedíció, írógép. iroda, másoló- és másolóiroda, archívum.

GSDOU - Állami rendszer dokumentációkezelés támogatása. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények (jóváhagyta a Szovjetunió Főlevéltárának Tanácsa 1988. április 27-én, a Szovjetunió Főlevéltárának 1988. május 23-i rendelete, 33. sz.).

A fenti struktúra nevei a DOW szolgáltatás által végzett fő funkciókat tükrözik. Az elmúlt 10-15 évben azonban a PEI szolgáltatás szerkezete megváltozott, elsősorban az alábbi tényezők miatt:

• jogszabályi változások a tájékoztatás és a dokumentáció területén;
• a dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiájának korszerűsítése;
• új megközelítések megjelenése a szervezetben menedzsment folyamatok például a szervezet jogi formájának változása vagy a jóváhagyott szabványoknak megfelelő minőségirányítási rendszer bevezetése miatt.

A DOW szolgáltatás céljai és célkitűzései jóval kisebb mértékben változtak, a főbb változások az EDMS szervezetekben történő bevezetéséhez kapcsolódnak: a dokumentumáramlás optimalizálása, a racionális útválasztás (dokumentummozgatás), valamint az üzleti folyamatok minősíthetetlen dokumentálása. kizárva.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a 10-15 éve bevezetett automatizált rendszerek a költségek minimalizálását célozták konkrét műveletek (munkák) elvégzésekor, például dokumentumok nyilvántartása vagy a szervezet vezetésétől kapott utasítások végrehajtásának figyelemmel kísérése során. Jelenleg a vállalati technológiák és rendszerek bevezetése zajlik a szervezet egészében, amelyek általában integrálva vannak más automatizált rendszerek("Főnök-személyzeti tiszt", "1C" stb.).

Elvesztette gyakorlati érték másoló-másoló iroda, mivel sok szervezet dolgozói a munkahelyükön rendelkeznek másoló berendezéssel, és önállóan sokszorosítják a dokumentumokat. A gépíróiroda is kimerítette magát, hiszen a szervezetek dolgozóinak számítógéppel való felszerelése után minden szakember számítógéppel készíti el a dokumentumtervezeteket. Ezenkívül a levelek (panaszok) osztálya egyre kevésbé van külön struktúrához rendelve, de a levelekkel (panaszokkal) való munkavégzés eljárását a DOW utasításainak megfelelő szakasza tartalmazza, és ez a dokumentumkategória. , általában külön-külön vagy az általános dokumentumfolyamban van regisztrálva, de különösen kiemelkedik. Szintén nem teljesen releváns a korábban a szervezet kollegiális vezető testületeinek döntés-előkészítési, koordinációs és döntéshozatali feladatait megoldó protokollcsoport, de az általa ellátott funkciók egy része módosított formában átkerül a lektorokhoz ( bizonyos esetekben ez lehet egy okmánykibocsátó csoport). A határozattervezetek előkészítésének és a testületi szervek munkájának szervezésének feladatáról az illetékes testületi szerv felelős titkára dönt.

Összegzésként hangsúlyozni kell, hogy a meghozott vezetői döntések hatékonysága és minősége, végrehajtásuk időzítése, a szervezet egészének hatékonyságának növekedése függ a dokumentumokkal való munka állásától, így a PEI szerepe. szolgáltatást a szervezet felépítésében nehéz túlbecsülni.

E.V. Tychinskaya, az iratkezelés és az archívum szakértője