Az iratkezelési szolgáltatás fő célja nevétől függetlenül a dokumentációtámogató munkák szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása. E cél elérése a következő feladatok megoldását jelenti:

– a dokumentumokkal végzett munka formáinak és módszereinek folyamatos fejlesztése;

– egységes eljárásrend biztosítása a dokumentálásra, a munkaszervezésre a dokumentumokkal, információkkal ill kereső motorok, a mindenkori állami szabályozási és módszertani dokumentumoknak megfelelő lebonyolításának ellenőrzése és a tanszéki irattárba történő átadásra történő előkészítés;

- papírmunka csökkentése;

– szabályozási és módszertani dokumentumok fejleszteni dokumentációs támogatás a szervezetben és az alárendelt rendszerben fejlett irodai technológiák.

Az oroszországi modern nyilvántartási szolgálat funkcióit tevékenységének céljai és célkitűzései határozzák meg, és magukban foglalják a szolgálat által végzett munka teljes körét.

A kiosztott feladatoknak megfelelően a DOW szolgáltatás a következő funkciókat látja el:

1) a munkaidő-nyilvántartás és az album kidolgozása, megvalósítása és karbantartása egységes formák a szervezet dokumentumai, azok módosítása;

2) a továbbítás feldolgozása, a dokumentumok nyilvántartása és a könyvelés és a dokumentumok referenciamunkája;

3) a beérkező dokumentumok kellő időben történő mérlegelésének megszervezése és a vezetőség felé történő jelentésre való felkészítése, a vezetőségnek aláírásra benyújtott dokumentumok helyes végrehajtásának ellenőrzése;

4) az iratok lebonyolításának menetének szabályozása, az áthaladásának ellenőrzése, az iratok elkészítése és az előírt határidőn belüli végrehajtása; a dokumentumok lebonyolításának előrehaladásáról és eredményeiről szóló információk összegzése, a vezetés szisztematikus tájékoztatása ezekről a kérdésekről;

5) a dokumentumok géppel történő előállításának, másolásának és operatív sokszorosításának megszervezése; okmánynyomtatványok fejlesztése és tervezése;

6) a szervezet iratai nómenklatúrájának fejlesztése, az iratok tárolásának és a dokumentuminformációk operatív felhasználásának biztosítása;

7) az állampolgárok javaslataival, kérelmeivel és panaszaival kapcsolatos munka megszervezése;

8) a munkavégzés ellenőrzésének megszervezése dokumentumokkal szerkezeti felosztások;

9) intézkedések kidolgozása (a szervezet megfelelő strukturális részlegeivel együtt) a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek javítására, valamint a teljesítményfegyelem javítására;

10) a szerkezeti felosztásokban az ügyek nyilvántartásának helyességének ellenőrzése;

11) az archiválandó ügyek szervezeti egységei általi kialakításának helyességének ellenőrzése;

12) a levéltár munkájának megszervezése a Szovjetunió Állami Levéltári Alapjáról szóló szabályzattal, szabályokkal, utasításokkal és iránymutatásokat a GAS Szovjetunió intézményei;

13) az óvodai nevelési-oktatási intézmény és levéltári szolgálat dolgozóinak továbbképzése, értekezletek tartása, tanácsadás az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgálati hatáskörével kapcsolatos kérdésekben;

14) az óvodai nevelési-oktatási intézményben dolgozók munkaköreinek, munkaállomásainak, munkakörülményeinek megszervezése.

2.5. Szolgáltatási tevékenység szabályozása
dokumentációkezelés támogatása

A PEI szolgálat és munkatársai tevékenységüket az alábbi szervezeti és jogi dokumentumok alapján végzik (8. ábra):

- helyzet a szerkezeti egységen;

– munkaköri leírások;

- üzleti utasítások.

A szabályzatok, utasítások megalkotása a funkciók és felelősségek megosztására, valamint a dokumentumokkal való munkavégzés elfogadott technológiájának szabályozására irányul (8. ábra).

Megjegyzendő, hogy a szervezet alapszabálya jelentős szerepet játszik a hivatali szolgálat tevékenységének szabályozásában. A charta kidolgozása befolyásolja az irodai munka általános megfogalmazását, mivel a konkrétan meghatározott feladatok tükrözik a szervezet tevékenységének irányát és sajátosságait, a struktúra, a vezetői személyzet jóváhagyásának eljárását, és megteremtik a vállalkozás munkafolyamatának kezdeti szervezeti alapjait. A vállalkozás vezetőinek funkcióinak és felelősségi körének alapszabályának megosztása hozzájárul az e funkciók ellátása során felmerülő információs kapcsolatok szabályozásához, és lehetővé teszi a létrehozandó és felhasználandó dokumentumok körének meghatározását. menedzsment tevékenységek.

A charta vállalkozásirányítási eljárásra vonatkozó része kiinduló képet ad a vezetés által kiadott adminisztratív dokumentációról, befolyásolja a dokumentumképzési folyamatok sorrendjét, meghatározza az információáramlás és a munkafolyamat paramétereit.

A hadifogolyi szolgálat tevékenysége során ellátott feladatokat, funkciókat, jogokat és kötelezettségeket a hadifogságról szóló rendelet határozza meg és rögzíti. A szolgáltatási és szervezési szabályzat a szabvány alapján kerül kidolgozásra. Az egyes rendelkezések kialakításánál a szolgálat feladatainak és funkcióinak összetétele a tevékenységének tényleges feltételeitől függően kerül meghatározásra.

A dokumentum-támogató szolgáltatásról szóló szabályzatot a DOE szolgálat vezetője írja alá és a szervezet vezetése hagyja jóvá. A pozíciót azon szerkezeti egységek vezetőivel egyeztetjük, amelyekkel a kapcsolat rögzítve van benne (1. melléklet). Helyzetfelülvizsgálatot kell végezni a szervezeti struktúra megváltoztatásakor, az irodai munkaszolgálat átcsoportosításakor, belső szervezeti felépítésének megváltoztatásakor, új munkaszervezési formák és módszerek bevezetésekor.

A munkavállalók közötti kötelességek és jogok elhatárolását szabályozó fő szervezeti dokumentum, amely az egyes műveletek végzése során a párhuzamosság és a párhuzamosság megszüntetésének, az egyes munkakörök közötti kapcsolatok kialakításának alapjául szolgál, a munkaköri leírás.

Rizs. 8. Szervezeti dokumentumok felépítése,
az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak jogállásának rögzítése

A szolgálati pozíció az irányítási struktúra elsődleges eleme. A beosztási rendszer kialakítása a szerkezeti egységben betöltött funkciók mennyiségétől, összetételétől, jellegétől, a munkamegosztástól, együttműködéstől függ. A munkaköri leírás hatékony irányítási eszköz, amely szervezeti, szabályozó és szabályozó szerepet tölt be. Ezenkívül a munkaköri leírások lehetővé teszik a szolgáltatás minden alkalmazottjának tevékenységének objektív értékelését, objektív befolyási intézkedések alkalmazását.

A munkaköri leírások kidolgozásának első forrása egy olyan szabályozó dokumentum, mint pl Minősítési útmutató vezetői, szakemberi és egyéb alkalmazotti beosztások, amely szabályozott követelménylistát tartalmaz a különböző kategóriákba tartozó szakemberek képzettségére vonatkozóan.

A második forrás a munkaköri leírások elkészítésében - tipikus munkaköri leírások. Ezeket az azonos típusú intézmények vagy strukturális egységek alkalmazottainak bizonyos kategóriái számára (például szerkezeti egységek titkárai) fejlesztették ki. A szabványos utasítások jelenléte nagyban megkönnyíti az egyes utasítások összeállítását, de nem helyettesíti azokat. Mivel a munkaköri leírások a munkavállaló szervezeti és jogi státuszát szabályozó dokumentum, ezeket a létszámtáblázat által előírt minden munkakörre el kell készíteni.

A munkaköri leírások kidolgozása során használt harmadik dokumentum az rendelet a szerkezeti egységről. A munkaköri leírások szabályozzák a feladatokat és funkciókat, meghatározzák azok megoszlását a szerkezeti egységek dolgozói között, meghatározzák az egyes alkalmazottak tartalmát, jellegét és eljárási rendjét.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatásáról szóló rendelet pontjainak megnevezése	Tartalom
Általános rendelkezések	Az irodai munkaszolgálat pontos megnevezése, a szervezet szervezeti felépítésében elfoglalt helye, az önállóság mértéke, a szolgálatvezető beosztásának megnevezése, a kinevezésének és felmentésének rendje, az alapellátások listája. jogi, irányelvi, szabályozási és utasítási dokumentumokat készítenek, amelyek alapján a DOW szolgáltatást munkája során vezérli
A szolgálat céljai, feladatai	Megfogalmazódnak a szolgáltatás céljai és célkitűzései
Funkciók	A szolgáltatás tevékenységeinek átfogó leírása szerepel: a funkciók leírása, az egyes szerkezeti egységek felelősségi köre egy bizonyos munkaterületre vonatkozóan rögzített, a funkciók elhatárolása az egyes területek között
jogok	Tartalmazza a szolgáltatáshoz rendelt jogok felsorolását: a szerkezeti részlegekben a dokumentumokkal végzett munka megszervezésének ellenőrzésére, a kivitelezési szabályok megsértése esetén a dokumentumok véglegesítésének megkövetelésére az előadóktól, a strukturális részlegektől a szükséges információk kérésére. ellátják funkcióikat
Menedzsment	Az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgálatvezetőjének feladatai (a szolgálat tevékenységének koordinálása, munkájának tervezése, a dolgozók munkájának nyomon követése, a szolgálat szabályozási és módszertani támogatásának kialakítása, illetve fejlesztésében közreműködés), jogai. adottak.
Felelősség (az „Irányelvek” részben szerepelhet)	Felsoroljuk azokat a főbb beosztásokat, amelyeknél a vezető személyesen felelős a szolgálat feladatainak ellátásáért, a dokumentáció állapotáért, a jogszabályi és hatósági dokumentumok követelményeinek való megfeleléséért, az információk megbízhatóságáért, kiszivárogtatásáért, a szervezésért. a szolgálat munkája, a személyzettel való munka
Kapcsolatok más szerkezeti részlegekkel	Tükrözi a DOE szolgáltatás más strukturális részlegekkel való kapcsolatának meglétét és jellegét, a DOW szolgáltatás által más strukturális részlegekkel együtt kidolgozott dokumentumok összetételét és jellemzőit, benyújtásuk időpontját, az információcsere gyakoriságát.

A beosztás és a munkaköri leírások egymással összefüggő, egymást kiegészítő dokumentumok, hiszen az egyes alkalmazottak feladatait a hivatali szolgálat által ellátott feladatok teljes körének megosztása alapján állapítják meg, a teljes szolgálat egészének feladataiból és funkcióiból kiindulva.

A munkaköri leírás szövegére a feladatok, funkciók, felelősségek meghatározásának teljességére vonatkozó követelmények vonatkoznak. fuzzy és hiányos meghatározás az egyes alkalmazottak tevékenysége instabilitáshoz és következetlenséghez vezet az egyes alkalmazottak tevékenységében. A munkaköri leírásban az általános, nem specifikus, egyszerűsített feladatok rögzítésekor egy tisztán formai dokumentum jön létre, amely nem teljesíti a célját. A munkaköri leírás minden bekezdésében ki kell zárni a tartalom eltérő értelmezésének lehetőségét, meg kell határozni a feladatokat és a munkavégzés típusait. A cselekvő igéket jelző módban kell használni: „ellenőr végez”, „titkár szervez”, „referens alkot” stb. Ugyanakkor pontosan tükröződnie kell a munkavégzésben az önállóság mértékének: „részt vesz a ...-ban”, „...-el együtt”, „biztosítja a végrehajtást”.

A „Fő feladatok és felelősségek” részben megfogalmazásra kerül az e pozíciót betöltő munkavállaló fő feladata, a referencia tárgya és a munkaterület. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a konkrét munkaköri feladatokat, amelyek a fő feladat végrehajtását alkotják. Például a munkavállaló fő feladata a dokumentumok nyilvántartása; a különböző szervezeteknél ez a feladat magában foglalhatja olyan munkák elvégzését, mint egy vagy több napló vezetése, regisztrációs vagy regisztrációs és ellenőrző kártyák kitöltése, számítógépes adatbázis vezetése, információtovábbítás, referenciafájlok összeállítása és karbantartása, vezetői igények kiszolgálása stb. . A felelősségek megfogalmazásakor a szervezetben a dokumentumokkal való munkavégzés során alkalmazott technológiából, a technikai eszközök rendelkezésre állásából indulnak ki. Ugyanez a pont fogalmazza meg az iratok elkészítésének és továbbításának sajátosságait, a munkavállaló egyes információkhoz való hozzáférését, az iratok feldolgozásának és továbbításának szabályait, a feladatok teljesítésének módját és határidejét, az egyedi megbízások teljesítésének rendjét, ill. etikai normák amit be kell tartani a csapatban.

A „Jogok” rész tartalmazza az irodai dolgozók olyan jogait, mint a döntéshozatal, a munkájuk elvégzéséhez szükséges információk megszerzése, bizonyos típusú dokumentumok jóváhagyásának joga, ellenőrzési jog, dokumentumok felülvizsgálatra való visszaküldésének joga stb. A munkavállaló jogainak világos megfogalmazása lehetővé teszi felelősségének megfogalmazását, amelyet külön szakaszban osztunk ki.

A „Felelősség” rész a tisztségviselő felelősségének tartalmát és formáit fogalmazza meg tevékenységének eredményeiért és következményeiért, valamint a feladatkörével összefüggő, kellő időben történő intézkedés vagy intézkedés elmulasztásáért. A felelősség megállapítható fegyelmileg és tárgyilag is, de szükségszerűen a hatályos jogszabályokkal összhangban és a szervezet sajátosságait figyelembe véve.

Az utolsó két rész szorosan összefügg egymással, és lehetővé teszi a munka értékelésének kritériumainak megállapítását.

Útmutató a menedzsment dokumentációs támogatásához- a fő normatív aktus, amely szabályozza a dokumentumokkal való munkavégzés technológiáját a szervezetben, a dokumentumok létrehozásának szabályait, technikáit, folyamatait, a velük való munkavégzés menetét, kulcs szervezési kérdések. A gyakorlatban az utasítás az adott szervezetben kialakult irodai munkarendszert rögzíti.

Minden intézményben utasításokat készítenek, figyelembe véve a munka sajátosságait. Összeállításuk alapját a szabványos utasítások, valamint az aktuális állami szabályozási és módszertani dokumentumok képezik.

Az utasítás szerkezete általános rendelkezéseket, tematikus részeket és alkalmazásokat tartalmaz.

fejezetben "Általános rendelkezések" megállapítja az Utasítás hatályát, be nem tartásáért való felelősséget, azt az egységet, amely az intézmény egészében és annak strukturális szervezeti egységeiben a dokumentumokkal való munka dokumentálásának és megszervezésének egységes rendjéért, azok adminisztratív és módszertani alárendeltségét, szabályozási, ill. módszertani keret.

A tematikus részek általában egy résszel kezdődnek "Dokumentáció", ahol a következők vannak meghatározva:

- a szervezet tevékenységének kérdései, kötelezően dokumentálva;

- az adminisztratív, szervezési, tájékoztatási tevékenységek dokumentálására használt dokumentumok fajtái és fajtái;

– Általános szabályok dokumentumok elkészítése és kivitelezése;

- felkészülési szabályok bizonyos fajták adminisztratív dokumentumok, beleértve a megfigyelés, egyeztetés, jóváhagyás és aláírás sorrendjét;

- az iratok előállításának és sokszorosításának rendje;

– a másolatok és mellékletek nyilvántartásának, hitelesítésének szabályai;

- a nyomtatványok, pecsétek, bélyegzők használatának és tárolásának rendje;

- a végrehajtók okmányokkal való munkájának rendje.

Jelen szakasz tartalma jelentősen bővíthető külön alpontok beépítésével, amelyek a testületi szerv, valamint a vezető helyettesek dokumentum-készítési szabályait rögzítik. Egyes szervezetek a felsorolt ​​kérdéseket egy független szervezeti dokumentumban, például a dokumentumok elkészítésére és végrehajtására vonatkozó szabályokban (vagy szabályzatokban) emelik ki.

Fejezet "Dokumentum kezelés" tartalmazza: a beérkező iratok átvételének, feldolgozásának, kiosztásának rendjét; szállításuk és átszállításuk egyik szerkezeti egységből a másikba történő megszervezése; az iratok mozgásának főbb esetei; a kimenő iratok elkészítésének és megküldésének rendje; a bizonylatáramlás mennyiségének elszámolásának eljárása.

Fejezet "Dokumentumok nyilvántartása" megállapítja a bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartásának megszervezését, a nyilvántartás feltételeit, formáit és módjait, ismerteti az elfogadott technológiát és a dokumentumok indexelésének rendjét.

fejezetben "Referenciamunka szervezése" meghatározásra kerülnek a szervezetben az információ és a referenciamunka felépítésének elvei, a referenciatömbök leírása, elérhetőségük a különböző alkalmazotti kategóriák és a különböző szerkezeti felosztások számára, a referenciainformációk rendszerezésének és osztályozásának rendje, az információ-visszakereső munka technológiája. .

Fejezet "A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése" megállapítja a kötelezően ellenőrzött iratok kategóriáit, az ellenőrzés rendjét, az ellenőrzés technológiáját, az előadók kötelezettségeit, a teljesítési szabványos határidőket, az iratok lebonyolításának ellenőrzésére vonatkozó adatok összesítésének rendjét, a vezetők tájékoztatásának rendjét. a teljesítményfegyelemről, a nyomtatványok és jelzések használatáról a dokumentumokon.

Fejezet "Dokumentumok online tárolása" tartalmazza az iratok dokumentációs szolgálatban, szerkezeti felosztásokban történő tárolásának szabályait és megállapítja az iratok biztonságáért való felelősséget, az ügyekben egyes iratkategóriák kialakításának szabályait, az ügyek nómenklatúrája kialakításának és használatának rendjét, a rendszerezés rendjét, ill. esetek indexelése.

szakaszhoz "Dokumentumok előkészítése archiválásra" tartalmazta a vizsgálat rendjét és megszervezését (a tárolásra és megsemmisítésre szánt iratok kiválasztása), az iratok tárolásra való előkészítésének szabályait, az esetleírás követelményeit, az irattárba történő iratok átvételének rendjét.

A tematikus szekciók összetétele a munkakörülményektől és az alkalmazott technológiától függően változtatható, kiegészíthető.

Az útmutató mellékletei legfeljebb hivatkozási és szemléltető anyagot tartalmazhatnak, a szakaszok sorrendjében rendszerezve, amelyek mindegyikében megfelelő hivatkozások találhatók. A pályázatok között megtalálhatók iratfolyamatábrák, pecsétek és bélyegzők, nyomtatványminták, bizonylatnyomtatvány-kitöltési minták, egyes bizonylatfajták feldolgozásának példái, ellenőrzött bizonylatok jegyzékei, elszámolásuk nyomtatványai, ügynómenklatúra nyomtatványai stb.

Az utasításnak tükröznie kell a dokumentumokkal való munkavégzés teljes folyamatát, az összes technológiai műveletet logikai sorrend. Az utasítás nem csak az irodai munkaszolgálat, hanem az irányítási apparátus összes szakembere számára is szabályozó dokumentum.

Az utasítások elkészítését a hivatali szolgálat végzi a levéltár, a jogi szolgálat közreműködésével. Az utasítást a szervezet vezetője hagyja jóvá, és parancsával lép életbe, majd az összes szerkezeti részleghez munkavégzés céljából megküldi.

Egységesített okmányformák táblázata szervezetek - az adott irányítási struktúra irányítási tevékenységeinek végrehajtásához szükséges és elegendő felhasználásra engedélyezett dokumentumok formáinak listája, amely tartalmazza az egyes dokumentumok leírását, azok jogi státuszát és a dokumentáció szakaszait. A jegyzőkönyv az apparátusban használt dokumentumok összetételét és elkészítésének menetét egyaránt normatív módon rögzíti. A munkaidő-nyilvántartás csak olyan dokumentumokat tartalmaz, amelyek létrehozása szükséges, jogos, időszakonként megismétlődik.

A táblázat a következő oszlopokat tartalmazhatja:

– bizonylat nyomtatvány kódja;

- a dokumentum alkalmazásának vagy közzétételének alapjául szolgáló jogalkotási vagy szabályozási aktus neve;

- az előkészítésért felelős szerkezeti egység megnevezése, az összeállítás gyakorisága;

- koordináció (belső és külső) - a folyamatban részt vevő szervezetek vagy szerkezeti egységek vagy tisztviselők megjelölése;

– aláírás (az okiratot aláíró személy pozíciója);

- jóváhagyás (a vezető beosztása vagy a dokumentumot jóváhagyó szerv neve);

- nyomtatás (az okmány pecséttel való hitelesítésének szükségessége);

- címzett szervezet (szervezeti egység, amelyhez az iratot eljuttatják).

Ezen túlmenően az irat szövegének előállítási helyére, nyilvántartására, a keletkezett példányszámra, a terjesztési körre, az eredeti helyére, stb.

A munkaidő-nyilvántartás elkészítésének folyamata lehetővé teszi az irodai szolgálat számára, hogy minden dokumentummal végzett műveletet elemezzen (az előkészítésben, aláírásban, záradékolásban, jóváhagyásban részt vevő előadók és vezetők beosztása; a dokumentumkészítés gyakorisága, az elkészítéshez használt technikai eszközök jellemzői). , Küld). A szervezet vezetőjének jóváhagyását követően a munkaidő-nyilvántartás a dokumentumok elkészítésének szakaszainak normatív rögzítésének eszközévé válik. A munkaidő-nyilvántartás üzemképes állapotban tartását (karbantartását) az irodai munkaszolgálat végzi. A karbantartás előírja a dokumentumokkal kapcsolatos változtatások időben történő bevezetését a munkaidő-nyilvántartásban - új űrlapok szövetségi hatóságok általi bevezetését, a korábban meglévők eltörlését, valamint a használati eljárás ellenőrzését.

A táblázat használatával a következőket teheti:

– megszünteti az indokolatlan új formák létrehozásának lehetőségét;

- létrehozza a szervezet dokumentumainak egységes osztályozását a vezetői funkcióknak és feladatoknak megfelelően;

- figyelembe kell venni a dokumentumok fajtáinak és formáinak számát.

Mielőtt megvizsgálná a DOW szolgáltatás fő funkcióit, ki kell emelni a célt és a főbb feladatokat, amelyek megoldására szolgál. A DOW szolgáltatás célja a dokumentált információk időben történő átadása a szervezet alkalmazottainak (fogyasztóknak tájékoztatási rendszer). A DOW szolgáltatás fő feladatai:

A szervezetben a vonatkozó szabványoknak megfelelő, egységes dokumentálási és munkavégzési eljárás biztosítása;

A dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztése, beleértve azok automatizálását is.

A DOW szolgáltatás funkcióinak halmaza ezeknek a problémáknak a megoldására a szabványhoz tartozik és szabályozott " Általános rendelkezések GSDOU". Tekintsük a főbb munkaterületeket feltáró funkciókat és azok csoportosítását a megvalósításukra létrehozott szerkezeti egységeknek megfelelően.

Alosztály neve	Elvégzett funkciók
TITKÁRSÁG (vezető-helyettes, titkárhelyettes, műszaki titkár)	a vezetőnek címzett dokumentumok előzetes mérlegelése és elkészítése; dokumentumok elkészítése és jóváhagyása a vezető nevében; tárgyalások és értekezletek szervezése és dokumentálása, kollegiális vezető testületek dokumentálása; nem dokumentált menedzsment szolgáltatás: ( telefonbeszélgetések, látogatók fogadása, a recepció munkájának megszervezése, szervezési és információs szolgáltatások ill technikai támogatás, üzleti találkozók és üzleti utak szervezése vezetők számára stb.)
PROTOKOLLCSOPORT	a testületi szervek munkatervének kidolgozása; vezető testületi ülések szervezése és megtartása; tevékenységük dokumentálása; normatív és adminisztratív dokumentumok, levelek, referenciák tervezetének elkészítése; a kollégiumi testületek határozatainak nyilvántartása ügyviteli dokumentumok, ülések jegyzőkönyvi kivonatai formájában, szerkezeti felosztások igazolásainak, beszámolóinak elemzése; átvétel, nyilvántartás, tárolás, elosztás szervezése szükséges dokumentumokat; információs és referenciamunka; a testületi testületek határozatainak végrehajtása feletti ellenőrzés.
FEJLESZTÉSI OSZTÁLY (iroda, szektor, központ).	- intézkedések kidolgozása és végrehajtása az óvodai nevelési intézmény fejlesztése(a nyomtatványok készítésétől, ezen belül az információvédelem biztosításával, a Óralap és az okmánynyomtatványok Albumának létrehozásától az óvodai nevelési-oktatási intézmény dokumentumkezelésének, szervezési és technikai felszereltségének fejlesztéséig); - az óvodai nevelési-oktatási intézmények normatív és módszertani támogatásának fejlesztése; - a szervezet osztályozási jegyzékeinek kialakítása (osztályozók, ügyek nómenklatúrája, dokumentumjegyzékek megőrzési idővel); - az óvodai nevelési intézmények dolgozóinak és a vezetői apparátus szakembereinek továbbképzése; - a szervezet dolgozóinak tanácsadása, tevékenységük nyomon követése az óvodai nevelés kérdéseiben.
EXPEDÍCIÓ	- dokumentumok fogadása és küldése; - szerkezeti alosztályokhoz való eljuttatásukat; - bejövő és kimenő bizonylatok mennyiségi elszámolása.
SZÁMVITELI ÉS DOKUMENTUMNYILVÁNTARTÁSI OSZTÁLY	- bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása; - információs és referenciamunka kialakítása és karbantartása; - a kimenő és belső dokumentumok elkészítésének és lebonyolításának helyességének ellenőrzése; - dokumentumok előkészítése a vezetőségnek megfontolásra benyújtásra; - iratok kialakítása és előkészítése az archívumban való tárolásra.
ELLENŐRZŐ CSOPORT (iroda, osztály, ellenőrzés)	- az iratok teljesítési határideje feletti ellenőrzés megszervezése, ellenőrzés alá vétele, ellenőrzés alóli kivonása; - a végrehajtás szabályozása és a vezetőség tájékoztatása a dokumentumok végrehajtásának előrehaladásáról; - a végső ellenőrzés megszervezése (teljesítési fegyelem és a dokumentumok lebonyolítására vonatkozó határidők érvényességének elemzése).
FOGADÁS (levélcsoport vagy állampolgárok fellebbezési osztálya)	- az állampolgárok fellebbezéseivel kapcsolatos akták kialakítása és tárolása; - a fellebbezés indokainak és elbírálásuk eredményének elemzése és általánosítása; állampolgárok fogadásának megszervezése a szervezet (hatóság) vezetése által.
DOKUMENTUMGYÁRTÁSI KÖZPONT (osztály, csoport)	- dokumentumok újranyomtatása piszkozatokból; - szövegek olvasása, szerkesztése; - Az elvégzett munka elszámolása.
MÁSOLÁSI ÉS MÁSOLÁSI IRODA	- dokumentumok másolása; - dokumentumok sokszorosítása; - promóciós termékek elkészítése; - Az elvégzett munka elszámolása.
OSZTÁLYI ARCHÍVUM	- szerkezeti részlegek dokumentumainak tárolásra történő átvétele és módszertani segítségnyújtása részükre - a strukturális részlegekben az iratok kialakítására és tárolására vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése - iratok elszámolása, rendszerezése, tárolása, mozgásuk és felhasználásuk megszervezése - közreműködés az archiválásra és a DOW-ra vonatkozó szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozásában - az ügyek állami tárolásra való előkészítése és átadása.

Jelenleg a szervezetek dokumentált információkkal történő munkavégzésének automatizálásához kapcsolódóan megfelelő INFORMÁCIÓKEZELÉSI SZOLGÁLTATÁS jön létre, melynek tevékenységét még nem szabályozzák szabályozó dokumentumok. A szolgáltatás részlegei jellemzően az osztályok Karbantartás elektronikus rendszer, információs és elemző osztály stb.

Ennek a szolgáltatásnak a fő funkciói:

˜ megvalósítás információs technológiák pénzfelhasználás alapján Számítástechnika

˜ a szervezet integrált információs rendszerének kialakítása

˜ az információs rendszer működtetését szolgáló tevékenységek

˜ az adatbázis-fogyasztók információs igényei rendszerének kialakítása és támogatása

˜ szakképzett szervizszemélyzet kiválasztása stb.

Így azt látjuk, hogy a DOW szolgáltatás funkciói összességében tipizáltak és csoportosítottak. Bármely szervezet vagy végrehajtó hatóság a PEI szolgáltatás tervezése során támaszkodhat a javasolt strukturális és funkcionális lehetőségekre, figyelembe véve felépítésük sajátosságait és tevékenységének sajátosságait. Szükség esetén lehetőség van több funkció egy egységben történő összekapcsolására is, de a funkciókészletet bármely szervezetben teljes körűen be kell mutatni, még akkor is, ha az összes irodai funkciót egy személy látja el.

Menedzsment Dokumentációs Támogatási Szolgálat (DOE)

Az SDOU az intézmény szervezetileg különálló szerkezeti alosztálya, amely dokumentumokkal végzett munkát végez.

A DOW szolgáltatás fő feladata az időben történő feldolgozás és továbbítás különböző szinteken, a funkciók megvalósításához szükséges vezetői információk.

A vezetés gyakorlatában az óvodai nevelési intézmények szolgáltatásai vannak.

• 1. Ügyek intézése (minisztériumok, Oroszország nyilatkozatai). Az összetétel a következőket tartalmazza: a miniszter irányítása alatt álló ellenőrzési iroda, a titkárság, a hivatali munka egyszerűsítését segítő osztály, a levél (panasz) osztály, a központi irattár.
• 2. Általános osztály - önkormányzatoknál és kormányoknál állami szervezetek. Összetétel: könyvelési és iratnyilvántartási alosztályok, ellenőrző csoport, jegyzőkönyv, másolási és sokszorosítási szolgáltatás, archívum.
• 3. Hivatal - minisztériumok és osztályok autonóm. illetve őket;

Ipartestületek, kutatási, tervezési, számítástechnikai központok.

Az óvodai nevelési-oktatási intézménnyel nem rendelkező intézményekben annak feladatát a vezető titkár vagy más erre kijelölt tisztségviselő látja el.

• 1. Vezetők: ügyosztályvezető, irodavezető, irattárvezető, gépíró iroda vezetője, gyorsírási iroda vezetője, általános osztályvezető, titkárságvezető, levélosztályvezető, vezető az ellenőrzés jegyzőkönyvvezetője.
• 2. Szakemberek: levéltáros, miniszterhelyettes, referens, módszertanos, szerkesztő, felügyelő, titkár - miniszter.
• 3. Műszaki előadók: korrektor, továbbító, ügyintéző, gépíró 1,2 kategória, gyorsíró 1,2 kategória, titkár - gépíró, titkár - gyorsíró.

Az SDOU szerkezeti részeinek funkciói.

• 1. Az expedíció funkciója: bejövő levelek fogadása, nyilvántartó és nem regisztráló rendezés, intézményi szervezeti egységenkénti szétosztás; a dokumentumok mennyiségi nyilvántartását vezeti; kimenő levelezés küldése, levelek kézbesítése strukturális részlegekhez és címzettekhez.
• 2. A levelezés könyvelési és nyilvántartási csoport funkciója: bejövő és kimenő, belső bizonylatok elszámolása, nyilvántartása, referencia és információs apparátus vezetése és információkeresés, kimenő és belső bizonylatok helyességének ellenőrzése.
• 3. Az ellenőrző csoport funkciója: az iratok időben történő felhasználásának ellenőrzése, a strukturális osztályok vezetőjének szóbeli utasítások végrehajtási határidejének ellenőrzése, a vezetőség tájékoztatása a dokumentum és utasítás végrehajtásának előrehaladásáról.
• 4. A levélosztály feladata: vállalkozások, kérelmek, állampolgári panaszok fogadása, elszámolása; a kivitelezéssel kapcsolatos panaszbejelentések előkészítése, megfontolásra történő benyújtása a strukturális részlegekhez; a végrehajtási határidők ellenőrzése, a pályázók értesítése a javaslatok, kérelmek, panaszok elbírálásának eredményéről, a javaslatokkal, kérvényekkel, panaszokkal kapcsolatos ügyek kialakítása és irattárba adása, a végrehajtás elemzése és általánosítása, a fogadás megszervezése látogatók.
• 5. Archiválási funkció: archiválandó fájlok fogadása, könyvelése, tárolása, felhasználása; a szerkezeti felosztásokban lévő akták helyes kialakításának, tárolásának és felhasználásának ellenőrzése; ügyek előkészítése az irattárba adásra.
• 6. A titkár-ügyvezető és helyetteseinek feladata: a legfontosabb kérdésekben beérkező levelezés előzetes mérlegelése, előkészítése; értekezletek dokumentumszolgáltatásának szervezése, vezetői munka nem okmányos kiszolgálása.

SDO műveletek.

A dokumentumszabványoknak való megfelelés ellenőrzése.

Dokumentumok feldolgozása, átadása az előadóknak.

• 3. Bizonylatok nyilvántartása és könyvelés, referenciamunka.
• 4. A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése.
• 5. Fájlok kialakítása, nyilvántartása, tárolása és felhasználása.
• 6. Intézmények igazgatási dokumentációjának nyilvántartása, kiadása.
• 7. Irodai dokumentumok írógéppel történő előállítása, másolása, sokszorosítása.

Az SGSDOU olyan alapvető rendelkezések összessége, amelyek szabályozzák az intézményekben az iratkezelés szabályait, előírásait és ajánlásait a dokumentumok átvételétől vagy létrehozásától a dokumentumok archívumba történő eljuttatásáig.

Az SDOU alkalmazottainak munkaszervezése.

1. Általános követelmények az SDOU alkalmazottainak munkaszervezésére. A munkaszervezés a következő kérdések megoldását foglalja magában:

Az SDOU világos szervezeti felépítése, a dokumentumokkal való munkavégzés legracionálisabb formájának megválasztása - minden intézmény 4 kategóriába sorolható a dokumentumáramlás mennyiségétől (az intézmény által évente feldolgozott dokumentumok száma) függően. 1., 2., 3. kategória, az iroda iratokkal dolgozik, az intézményekben pedig 4 kategória - titkárság. Ez a SOW munkáját egyetlen irányítás alá vonja. A központosítás lehetővé teszi a dokumentációs munka gyors végrehajtását, egyértelmű interakciókat hoz létre az SDOU-ban szereplő szerkezeti egység között, és javítja a dokumentumfeldolgozás minőségét.

A funkciók megfelelő megkülönböztetése az egyes ügyvezetők és az alosztályok képzettsége szerint. Ennek a kérdésnek a megoldása a szabályozó dokumentumok végrehajtásának, az irányítási tevékenységek dokumentálására vonatkozó utasítások kidolgozásával történik; munkaköri leírások, állami szabványok.

Az SDOU dolgozóinak munkájának minősítése. Módszertani ajánlásokat dolgoztak ki a munkagépészet racionalizálására vonatkozóan műszaki dolgozókés az alkalmazottak szabványos munkaidő normái a dokumentumokkal való munkavégzéshez, beleértve az írógéppel végzett munka elvégzését is.

A munkaügyi szabályozás előírta, hogy minden munkahelyen biztosítani kell a dolgozók normál napi, heti, hónapi, éves leterheltségét normál feszültség mellett, meghatározva az egyes munkavállalók munkájának értékelési szempontjait.

4) Az SDOU hatósági és mennyiségi összetételének, személyzeti összetételének szabályozása, képzettségének és munkakultúrájának javítása. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény létszáma a szolgáltatás egészére és annak szerkezeti felosztásaira kerül kiszámításra.

Az SDOU megalakításakor a dokumentumszolgáltatás egyes funkcióinak minimális létszámából kell kiindulni. Meg kell határozni a munkafolyamat mennyiségétől függően a dokumentációs munkára jellemző időnormák alapján.

5) Racionális szervezés munkahelyek és a kedvező munkakörülmények biztosítása.

Ehhez útmutatók használhatók tudományos szervezet mérnöki és műszaki dolgozók és alkalmazottak munkája.

A munkahely megszervezésétől, a kedvező munkakörülményektől, az emberi teljesítménytől, a termelékenységtől és a munka minőségétől függ az egészsége.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének formái.

Iratfolyamat: magában foglalja az intézmény által készített és kívülről kapott kész dokumentumokkal végzett munkát (átvétel, terjesztés, nyilvántartás, végrehajtás ellenőrzés, referenciamunka, ügyiratok formálása, dokumentuminformációkat mozgató dokumentumok tárolása és hatósági felhasználása).

• A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének 3 formája.
• 1. Központosított
• 2. Decentralizált
• 3. Vegyes

Központosított forma: olyan intézményekben használatos, ahol nagy dokumentumfolyamat. Ez magában foglalja a dokumentumokkal végzett összes művelet végrehajtását az egység 1 struktúrájában (iroda, Közös osztály).

• 2) Decentralizált forma : dokumentumokkal való munka, minden műveletet az intézmény szerkezeti egységében végeznek, általában földrajzilag szétszórtan.
• 3) Vegyes forma: komplex felépítésű, nagy munkafolyamatú nagy intézményekben használatos.

Egy adott intézmény dokumentumaival való munka megszervezésének formájának kiválasztásakor a következő tényezőket kell figyelembe venni:

• a) a papírmunka mennyisége.
• b) az intézmény munkájának jellegét, területi elhelyezkedését.
• c) az intézmény és részlegeinek felépítését.
• d) műszakiban felszerelés.
• e) képzett menedzserek, szakemberek és műszaki előadók.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezésének formájának, a munkafolyamat mennyiségének kiválasztásakor a legfontosabb.

Az intézmény munkafolyamat szerinti meghatározásához az SGSDO által javasolt kategorikusságot használjuk.

Dokumentációs munkák minősítése.

A rejtjellel végzett munka sorrendje a munkaszázalék elemeinek bizonyos sorrendje. dokumentumokkal való munkához. Ilyen műveletek: levelezés átvétele, befektetés értékének meghatározására szolgáló borítékok felbontása, okiratok felhasználási utasítás szerinti válogatása érdemben nyilvántartott végrehajtás, ügyek iktatása, iratok írógépen történő feldolgozása, iratok keresése. , szolgáltatási jelek készítése dokumentumon, fordítás géphordozón.

Az okmányos műveletek arányosításánál a műveletek végrehajtásának időnormáit, a létszámra vonatkozó szabványt, a kezelhetőségi és létszámarányok szabványát alkalmazzák.

Az időarányosítás az az idő, amelyet bizonyos típusú munkák elvégzésére fordítanak bizonyos műszaki és egészségügyi szervezeteknél. higiénés körülmények munkaerő.

A munkaerőköltségek mérését és arányosítását a következőkre használják:

• 1. A teljes intézmény működési költségeinek meghatározása.
• 2. Munkavégzési módszerek fejlesztése.
• 3. Dolgozói jutalmak. dolgozni.
• 4. A munkateher időbeli egyenletes eloszlása.
• 5. Az intézmény munkájának tervezésének javítása.
• 6. A technikai eszközök ésszerű használatának biztosítása.
• 4. A NYILVÁNTARTÁSOK SZEREPE ÉS HATÁSA A VEZETÉSRE

A dokumentáris információ szerepe a menedzsmentben.

A vezetői tevékenység minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban benne van. Az irányítás során hatalmas mennyiségű információ gyűjtése, feldolgozása és továbbítása történik. Az irányítás eredményessége az információk mennyiségétől, hatékonyságától és megbízhatóságától függ, ami leginkább a dokumentumokban tükröződik. A jogalkotási és szabályozási aktusok számos olyan helyzetet írnak elő, amikor az információk dokumentálása kötelező. Az adott vezetési helyzettől függően egy sor különféle fajták dokumentumokat. Ezek a következők szerint vannak felosztva:

• Az információ tartalma (a menedzsment fő funkcióit tükrözi)
• származás (hivatalos és személyes)
• Összeállítás helye (külső és belső)
• előállítási módszer (kézzel, géppel és tipográfiai)
• az információ megjelenítésének formája (szabványos, minden vagy egyes intézmény számára készült, egyéni)
• a kérdések száma (egyszerű - egy kérdés; összetett - több kérdés)

Az irányítási folyamat a következő dokumentált műveleteket foglalja magában: dokumentált információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítés; döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz; a határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése; információtovábbítás vertikális és horizontális kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az adminisztratív apparátus főként a tevékenység sajátosságaitól függetlenül keringő univerzális és hiteles szervezeti és adminisztratív dokumentumokon (ORD) keresztül látja el feladatait minden szektorban. nemzetgazdaságés a közigazgatás.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

Házigazda: http://www.allbest.ru/

Bevezetés

A bármely vállalkozás dokumentumaiban rögzített információk tükrözik a szervezet tevékenységét, és bármely vállalkozás alapját képezik. A legtöbb a vállalkozás alkalmazottai dokumentumokon keresztül kapnak hivatalos tájékoztatást.

Modern menedzsment állami vállalkozás vagy kereskedelmi szervezet a dokumentumok összeállítására és mozgatására szolgáló folyamatok nagyrészt folyamatos sorozata. Projekteket hajtanak végre, szerződéseket kötnek és felmondanak, értékpapírokat, vállalkozásokat, ingatlanokat vásárolnak és adnak el, mindezt, valamint sok más műveletet dokumentálnak. A vállalkozások vezetői személyesen felelősek a dokumentumok összeállításáért, biztonságáért és helyes végrehajtásáért. A dokumentumok tárolásának zavara értékes információk elvesztésének kockázatával járhat, ami hátrányosan érintheti a vállalkozás tevékenységét, ezért ma a különféle szervezetek gyakran létezik olyan egység, mint az óvodai nevelési intézmény szolgáltatása.

A vállalkozásnál az irodai munkát az Egységesítettség alapján kell végezni államrendszer irodai munka (EGSD). Segít elkerülni a redundanciákat és a párhuzamos munkavégzést, mert egységes követelményeket és ajánlásokat fogalmaz meg a bizonylatok elkészítésére, a munkafolyamat megszervezésére, a könyvelésre és az információkeresésre, a dokumentumok lebonyolításának nyomon követésére, esetekbe csoportosítására vonatkozóan.

Ebben ellenőrzési munka meghatározásra kerül a DOW szolgáltatás előnyei, amely illetékes a szervezet dokumentumaival dolgozni. Ennek a szolgáltatásnak a céljait és céljait, funkcióit, valamint a vállalkozás más strukturális részlegeivel való interakcióját meghatározzák.

1. A DOW szolgáltatás fogalma

DOW szolgáltatás- ez az intézmény szervezeti különálló szerkezeti egysége, amely dokumentumokkal munkát végez, és közvetlenül a vezetőnek beszámol.

A dokumentumkezelési szolgáltatás önálló szerkezeti egységként képviseltethető a szervezetben ( iroda, általános osztály, titkárság) és egy egyéni munkavállaló, ( segédtitkár).

Az irányítási tevékenységek dokumentálása kiterjed minden olyan folyamatra, amely a vezetési akciók végrehajtásához szükséges információk rögzítésével (rögzítésével) és végrehajtásával kapcsolatos különböző adathordozókon a megállapított szabályok szerint.

A dokumentálás természetes nyelven történik ( kézzel írott, géppel írt dokumentumok, beleértve a táviratokat, telefonüzeneteket), valamint az új médiát használó mesterséges nyelveken ( lyukkártyák, lyukszalagok, mágnesszalagok, kártyák, lemezek stb.).

A DOW szolgáltatás tevékenységét a Dokumentációkezelési Szolgáltatásról szóló Szabályzat szabályozza. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak tevékenységét munkaköri leírások szabályozzák, amelyek megalapozzák az ésszerű munkamegosztást, biztosítják a dolgozók egységes leterheltségét, a munkavégzés összetettsége és az előadók képzettsége szerinti elosztását. A munkaköri leírásokat a DOW szolgálat dolgozza ki, és annak vezetője vagy helyettese hagyja jóvá. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény funkcióinak, feladatainak megváltoztatásakor a munkaköri leírások felülvizsgálatra kerülnek. A PEI szolgáltatás tevékenysége során az állami hatóságok és közigazgatás jogalkotási és egyéb szabályozó jogi aktusai vezérlik. Orosz Föderáció, az állam intézményeinek szabályai, utasításai, módszertani ajánlásai Automatizált rendszer az Orosz Föderáció (GAS) és egyéb vonatkozó szabályozások a menedzsment dokumentációjának támogatására vonatkozóan. A PEI szolgáltatás irányítását felsőfokú vagy középfokú végzettségű szakemberek végezhetik speciális oktatás megfelelő profil. A DOW szolgáltatás saját pecséttel rendelkezik a nevének megjelölésével. Kirsanova M.V. Modern irodai munka - M .: Infra-M, 2008 - 18.o

1.1 A DOW szolgáltatás céljai és célkitűzései

. A DOW szolgáltatás a következő feladatokat oldja meg: - javulás a dokumentumokkal való munkavégzés formái és módszerei; - egyetlen megrendelés biztosítása dokumentálás, dokumentumokkal végzett munka szervezése, keresőmotorok építése; - a dokumentumok végrehajtásának és elkészítésének ellenőrzése az állami levéltárba történő átadásra a vonatkozó előírásoknak megfelelően; - papírmunka csökkentése, a dokumentumok nyomtatványainak száma; - fejlesztése és megvalósítása szabályozási és módszertani dokumentumok a szervezet dokumentációjának javítására; - részvétel a fejlett technológiák fejlesztésében és megvalósításában a számítógépes és szervezési technológia alkalmazásán alapuló menedzsment dokumentációs támogatása, személyi számítógépek. Kirsanova M.V. Modern irodai munka - M .: Infra-M, 2008 - 19. o

1.2 Funkciók

A kiosztott feladatoknak megfelelően a DOW szolgáltatás a következő funkciókat látja el:

1) munkaidő-nyilvántartás és a szervezeti dokumentumok egységes formáit tartalmazó album kidolgozása, megvalósítása és karbantartása, azok módosítása;

2) dokumentumok feldolgozása, nyilvántartása, valamint a dokumentumokkal kapcsolatos könyvelés és referenciamunka;

3) a beérkező iratok vezetősége felé történő időben történő mérlegelés és jelentéskészítés megszervezése, a vezetőségnek aláírásra benyújtott dokumentumok végrehajtásának helyességének ellenőrzése;

4) a dokumentumok áthaladásának, végrehajtásának és végrehajtásának ellenőrzése határidőket, a dokumentumok lebonyolításának előrehaladásáról és eredményeiről szóló információk összegzése, a vezetőség szisztematikus tájékoztatása ezekről a kérdésekről;

5) az iratok géppel történő előállításának, másolásának és operatív sokszorosításának megszervezése, okmánynyomtatványok kidolgozása és tervezése;

6) a szervezet iratai nómenklatúrájának fejlesztése, az iratok tárolásának és a dokumentuminformációk operatív felhasználásának biztosítása;

7) az állampolgárok javaslataival, kérelmeivel és panaszaival kapcsolatos munka megszervezése;

8) a dokumentumokkal végzett munka ellenőrzésének megszervezése a szerkezeti részlegekben;

9) intézkedések kidolgozása (a szervezet megfelelő strukturális részlegeivel együtt) a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek javítására, valamint a teljesítményfegyelem javítására;

10) az archiválandó ügyek nyilvántartásának és strukturális felosztásonkénti kialakításának helyességének ellenőrzése;

11) az archívum munkájának megszervezése az Orosz Föderáció archiválási jogszabályaival, az Orosz Föderáció GAS intézményeinek szabályaival, utasításaival és módszertani ajánlásaival összhangban;

12) az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak továbbképzése, értekezletek tartása, tanácsadás a hatáskörükbe tartozó kérdésekben; munkahelyek szervezése, beleértve az automatizálást is. Kirsanova M.V. Modern irodai munka - M .: Infra-M, 2008 - 20. o

1.3 Jogok és kötelezettségek

A DOW szolgáltatásnak joga van:

1) ellenőrzi a szervezetben és az alárendeltségben lévő redundáns információk csökkentését, és ennek érdekében megteszi a megfelelő intézkedéseket; 2) megköveteli a strukturális részlegek vezetőitől, hogy tartsák be a szervezetben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított szabályokat, és ellenőrizzék e szabályok végrehajtását; 3) a strukturális részlegektől és szervezetektől a munkához szükséges információkat bekérni; 4) lefolytatja a strukturális osztályok vezetése dokumentált támogatásának megszervezését, és az ellenőrzések eredményeit a megfelelő intézkedések megtétele érdekében eljuttatja a strukturális osztályok vezetőihez; 5) a vezetőség megbízásából a strukturális részlegek szakembereit az előírt módon bevonni a dokumentumtervezetek elkészítésébe; 6) visszaküldi a végrehajtóknak lektorálásra a megsértésével készített dokumentumokat megállapított követelményeket; 7) a számítástechnikai központtal közösen meghatározni az automatizálandó dokumentációkezelési támogatás feladatait; 8) aláírja és záradékolja a hatáskörébe tartozó dokumentumokat; 9) kidolgozza az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás szerkezeti felosztására és az alkalmazottak munkaköri leírására vonatkozó szabályzatot; 10) javaslatot tesz a vezetőségnek a fegyelmi felelősségre vonásra minden egyes egységi szabálysértés és tisztviselők megállapított szabályokat a dokumentumokkal való munkavégzésre; 11) részt venni a dokumentumokkal való munka státuszával kapcsolatos kérdések vezetői megvitatásában, valamint a velük való munka formáinak és módszereinek fejlesztésében; 12) az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak kinevezéséről, áthelyezéséről, felmentéséről, ösztönzésükről és büntetés kiszabásáról szóló előterjesztéseket a vezetőség elé terjeszti.

A DOE felelős a következőkért: 1) a szervezetben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított eljárás biztosítása; 2) a vezetői utasítások, utasítások teljesítése és betartása szükséges feltételeket munkások munkája. Kirsanova M.V. Modern irodai munka - M .: Infra-M, 2008 - 21. o

1.4 Az óvodai nevelési intézmény interakciója más egységekkel

A DOW szolgáltatás kölcsönhatásba lép:

1) szerkezeti felosztásokkal- a vezetés dokumentált támogatásának kérdéseiről;

2) Val vel jogi szolgálat - tovább jogi ügyek dokumentumok elkészítésével kapcsolatos;

3) személyzeti szolgáltatásokkal, munkaerővel és bérek valamint az érintett kutatószervezetekkel - a személyi állomány kiválasztásáról, elhelyezéséről, képzettségének javításáról a számítástechnika és a szervezési technológia széles körű elterjedésével összefüggésben;

4) háztartási szolgáltatásokkal- szervezési és számítástechnikai eszközök, okmánynyomtatványok, irodaszerek biztosításának kérdésében, fogyasztói szolgáltatások a DOE szolgáltatás alkalmazottai.

5) számítógépes központtal- új információs technológiák fejlesztéséről és bevezetéséről a számítástechnika alkalmazásával.

2. Dokumentumok nyilvántartása minták szerint

2.1 Példa az igazgatóság határozatára

JSC "Pastor"

IGAZGATÓSÁGI HATÁROZAT

A felszámolásról

OJSC« Lelkész"

Az Igazgatóság a JSC "Pastor" kapcsolatban a lehetetlenség, hogy végezzen tovább gazdasági aktivitás fizetésképtelenné válás (csőd) kockázata nélkül

HATÁROZOTT:

1. Ismerje fel a JSC további pénzügyi és gazdasági tevékenységeinek célszerűtlenségét.

2. Az OJSC felszámolása 2011.01.05-től

3. Az Igazgatóság ezen határozatának másolatát aláírásukkal és az OJSC pecsétjével együtt küldje meg a területi adóhatóságnak az egységes állami nyilvántartásba való felvétel céljából. jogalanyok hogy a JSC felszámolása folyamatban van.

4. Az OJSC felszámolási bizottságának kijelölése, amelynek tagjai: Brodkina K.V., Ivanova S.T., Kalyadkina O.G., Neklyuzheva I.V.

5. Ageev V.V. kinevezése a JSC felszámolási bizottságának elnökévé.

6. Utasítsa a felszámoló bizottságot az OJSC felszámolására irányuló intézkedések teljes körének végrehajtására.

7. Megállapítja, hogy a Kbt. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 62. §-a alapján a JSC felszámolásáról szóló határozat elfogadásától és a felszámolási bizottság kinevezésétől kezdve a JSC ügyeinek intézésére vonatkozó minden jogkör átszáll.

A Tanács elnöke aláírása A.L. Bécsi kifli

A Tanács tagjai aláírják L.A. Gorbunov

aláírás A.S. Sumov

Hasonló módon formalizálják a testületi testület döntéseit (legyen az igazgatóság, ülés munkás kollektíva, részvényesek közgyűlése stb.).

Megoldás- ez egy olyan jogi aktus, amelyet intézmények, szervezetek, vállalkozások testületi és tanácsadó testületei fogadnak el tevékenységük legfontosabb kérdéseinek megoldása érdekében. Közös döntéseket is hívnak adminisztratív dokumentumokat két vagy több irányító testület által elfogadott, amelyek közül az egyik a kollegialitás, a másik pedig a parancsegység alapján működik.

A határozat szövege két részből áll: megállapító és adminisztratív részből, amelyet a mezőből új sorból nagybetűvel nyomtatnak ki a „HATÁROZOTT”, „HATÁROZOTT”, „HATÁROZOTT” szóval elválasztva. Amennyiben a határozat vagy határozat indokolást nem igényel, a szöveg így kezdődik: „Az Igazgatóság HATÁROZOTT: ...”.

A kollégiumi és tanácsadó testületek által elfogadott határozatok a szöveg egyes szám harmadik személyben való formáját használják („DECIDED”, „DECIDED”, „DECIDED”). Két vagy több szervezet közös döntése esetén a szöveg első személyben szerepel („DECIDED”).

A megállapító rész szükség esetén hivatkozást tartalmazhat törvényekre és egyéb normatív aktusokra.

Az adminisztratív részt paragrafusok határozzák meg.

melléklet 1. sz

az igazgatóság döntésére

kelt 2009.05.06. 15. sz

A határozattervezetet minden érdekelt szerkezeti egységgel és szervezettel egyeztetni kell. A határozattervezetek jogi vizsgálati eljárása kötelező.

A határozatot a határozati formanyomtatványon (egy meghatározott típusú dokumentum formanyomtatványán) állítják össze.

A határozat kötelező részletei: a szervezet neve, az okmány típusának megnevezése, az irat kelte és nyilvántartási száma, összeállítás vagy közzététel helye, szöveg címe, aláírás, dokumentum jóváhagyó vízumok.

2.2 Példa az ösztönző bemutatására

Zárva Részvénytársaság vezérigazgatónak

"Fémhengerlés" T.R. Romanov

REPREZENTÁCIÓ HR részleg felkészülni

2010.11.26-i megrendeléssel,

2010.11.24. számviteli osztály 22. sz

30 000 rubel kiutalása.

Moszkva 2010.11.25. Romanov

A promóciórólMikhalkinaA.V.

Mikhalkina Anna Vitalievna, 1970-ben született, 2005 júliusa óta a CJSC számviteli osztályán dolgozik. szakmai oktatás(MESI-n végzett). Mikhalkina A.V. - Felelős munkatárs, képzett szakember, proaktív és ügyvezető. Munkaköri kötelezettségek maradéktalanul teljesít, észrevételeket és jogsértéseket munkafegyelem nem rendelkezik. 2008-ban a Menedzsment Akadémia továbbképzésén tanult.

Kifogástalan munkavégzésért, magas szakmai felkészültségért és az évfordulóhoz kapcsolódva kérem, hogy a Mikhalkina A.V. hálát és jutalmat érte.

Főkönyvelő aláírása V.A. Isaev

Személyzeti osztályvezető aláírás V.I. Osipova

Helyettes Főigazgató aláírása P.Yu. Doronin

A 03-05. számú ügyben

Zaitseva 2010.11.29

promóció- ez a munkavállaló érdemeinek a munkáltató általi elismerése, a hála jele és a lelkiismeretes munka jutalmazása. Larin M.V., Sokova A.N. Szolgálati okmányok nyilvántartása.- M.: MUFER, 2006.-54.o

A munkavállalói ösztönzők kiadásának eljárása több szakaszból áll:

1) Annak a szerkezeti egységnek a vezetője, amelyben a munkavállaló dolgozik, a szervezet vezetőjének címzett ösztönző ismertetőt készít, amelyben a vonatkozó előírásoknak megfelelően megjelöli az ösztönző típusát (például hála bejelentése; jutalom kifizetése; jutalmazás). értékes ajándékkal; jutalommal oklevél; előterjesztés a szakma legjobbja címre, stb.) Az előterjesztés bármilyen formában megtörténik, de a munkavállalóról (alkalmazottakról) az alábbi adatokat kell tartalmaznia: TELJES NÉV.; születési év; oktatás; pozíció; szerkezeti felosztás; szervezetben szerzett munkatapasztalat; értékelés termelési tevékenységek, valamint a bátorítás motívuma; bázis.

2) A munkáltató ösztönzésére irányuló pozitív döntés esetén a munkavállaló ösztönzésére vonatkozó utasítást adnak ki (a T-11 egységes formanyomtatvány), amelyet az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i 1. számú rendelete hagy jóvá, vagy a T-11a formát az alkalmazottak egy csoportjának ösztönzése érdekében. Megbízás kibocsátásakor (T-11 vagy T-11a nyomtatvány) az „Alap” sor a következőket jelzi: az irat (beadvány) neve és az aláíró személy (beosztás, vezetéknév, kezdőbetűk), száma és dátuma. A megbízással a munkavállalót meg kell ismerni az aláírással.

4) A megbízás alapján a munkavállaló munkakönyvébe bejegyzés történik az előléptetésről. A Munkakönyvek vezetési szabályzatának 24. pontja szerint megrendelés alapján a következő adatok kerülnek a munkafüzetbe:

A díszoklevelek adományozásáról, címek adományozásáról, valamint kitüntetések, jelvények, oklevelek, díszoklevelek adományozásáról, amelyeket szervezetek állítanak elő (jutalomnyilvántartási minta: a 3. oszlopban - Köszönetet mondanak a folyamatos és kiváló munkáért, a 4. oszlopban - a a bátorítási megbízás dátuma és száma );

Az egyéb típusú ösztönzőkről, törvény rendelkezik RF, valamint kollektív szerződések, belső szabályok munkarend szervezetek, alapszabályok és fegyelmi szabályzatok.

A bérrendszer által biztosított vagy rendszeresen kifizetett prémiumok nyilvántartása, be munkakönyvek nincsenek beírva.

3. Fogalommeghatározások

Elnevezéstan - (lat. nomenklatúra - lista, névsor) - ez a beosztások listája az osztály, szervezet, cég szervezeti felépítésének megfelelően. Az üzleti életben van olyan is, hogy pl esetnómenklatúra- a szervezetben benyújtott ügyek elnevezésének rendszeresített listája, feltüntetve azok tárolási feltételeit, az előírt módon összeállított.

Az ügyek nómenklatúrája legyen minden szervezetben, intézményben, vállalkozásban, és kiterjedjen a tevékenységük során keletkezett összes dokumentumra.

Az ügyek nómenklatúráinak elkészítésére és végrehajtására vonatkozó általános követelményeket a következő dokumentumok határozzák meg:

A Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott, a szervezetek archívumának munkájára vonatkozó alapvető szabályok;

Az esetek nómenklatúrájáról szólva meg kell jegyezni, hogy az esetek nómenklatúrájának három típusa van:

- tipikus esetnómenklatúra;

- az esetek hozzávetőleges nómenklatúrája;

- egy adott szervezet eseteinek egyedi nómenklatúrája.

Tipikus esetnómenklatúra megállapítja a hasonló szervezetek hivatali munkájában indított ügyek összetételét, szabályozó dokumentum.

Az esetek hozzávetőleges nómenklatúrája hozzávetőleges összetételét határozza meg az érintett szervezetek hivatali munkájában indult ügyek mutatóinak megjelölésével, és tanácsadó jellegű.

Jellemzően az esetek szabványos és példaértékű nómenklatúráit felsőbb szervezetek dolgozzák ki alárendelt szervezeteik számára. Ennek azonban minden szervezetnek rendelkeznie kell Egyedi, azaz sajátos esetnómenklatúrája. Ha egy szervezetre vonatkozóan létezik tipikus vagy hozzávetőleges esetnómenklatúra, akkor ezek alapján állítják össze az adott szervezet eseteinek egyedi nómenklatúráját: ; 2) az ügyek szabványos vagy példamutató nómenklatúrájában előírt ügyek tárolási feltételei az egyedi ügynómenklatúra változtatása nélkül átkerülnek.

A szervezet ügyeinek nómenklatúrája a szervezet általános fejlécére kerül felállításra. A szervezet irattárának vezetője vagy a szervezet irattáráért felelős személy záradékkal látja el, a szolgálatvezető vagy a gazdálkodás (hivatali munka) okirati támogatásáért felelős személy írja alá, és a Központi jóváhagyást követően. A szervezet szakértői bizottsága (vagy szakértői bizottsága) jóváhagyásra küldi a megfelelő levéltári intézmény szakértői és ellenőrző bizottsága, majd a szervezet vezetője hagyja jóvá. A szervezet eseteinek nómenklatúrájának jóváhagyása után a strukturális részlegek kivonatokat kapnak a megfelelő szekciókból munkájukhoz.

A szervezet következő naptári évre vonatkozó ügyeinek nómenklatúrája a tárgyév utolsó negyedévében készül el, a szervezet vezetője hagyja jóvá, és a következő naptári év január 1-jén lép hatályba. Az ügyek nómenklatúráját legalább 5 évente egyeztetni kell a levéltári intézménnyel. A szervezet funkcióinak és felépítésének alapvető változása esetén az esetek új nómenklatúrája kerül kialakításra.

Regisztrációs bélyegző - megállapítja a szervezet felelősségét a dokumentumért, a határidő visszaszámlálásának kezdetét. A regisztrációs bélyegző tartalmazza: a vállalkozás neve, az átvétel dátumát és a beérkező bizonylat számát (indexét) feltüntető mezők. Az ilyen típusú bélyegzőt nem ragasztják a dokumentum mellékletére.

Dokumentumminta - ezek olyan szabályozási és adminisztratív dokumentumok, amelyek meghatározzák az intézmények munkájának eljárási rendjét (például alapszabály minta, szerkezeti minta) vagy egyes felei (szerződésminta), és minták az intézmények azonos nevű dokumentumainak elkészítéséhez. , figyelembe véve tevékenységük sajátosságait. Ily módon mintadokumentumok homogén kérdéseket tükröznek, és ugyanazon minták alapján állítják össze, és hívják is szövegek - analógok.

Következtetés

A teljes irányítási folyamatot áthatja az információ, amely a döntéshozatal alapja, és azon alapul, hogy olyan dokumentumokkal dolgozunk, amelyekben ez rögzítésre kerül. Ezért ma minden szervezet, intézmény, vállalkozás vezetésének (hivatali munkájának) dokumentált támogatását tekintjük a legfontosabb szolgáltatásirányítási funkciónak, amelynek megvannak a maga sajátos feladatai, és amelyet önálló, szervezetileg elkülönült szerkezeti egységnek - a dokumentumkezelést támogató szolgáltatás (DOW szolgáltatás).

A dokumentumkezelő szolgáltatás nevéről szólva meg kell jegyezni, hogy ma már a DOW szolgáltatásnak lehet különböző nevek, Például: ügykezelő, nyilvántartási osztály, dokumentumkezelési osztály, Közös osztály, hivatal, titkárság stb. Ugyanakkor elmondhatjuk, hogy a DOW szolgáltatás konkrét elnevezése nem alapvető fontosságú.

A DOW szolgáltatás fő céljai: a menedzsment dokumentációs támogatásával kapcsolatos munka szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása.

Ebben az ellenőrző munkában a követelményeknek megfelelően az igazgatósági határozat végrehajtására és a biztatás bemutatására is sor került példaként. Minden név és szervezetek neve fiktív, és az idézett dokumentumok csak példák. Egyes kifejezések definícióit is megadjuk a teszt ezen verziójának követelményeivel összhangban.

dokumentumkezelési nómenklatúra ügye

Felhasznált irodalom jegyzéke

1. Kirsanova M.V. Modern irodai munka. - M.: Infra-M, 2008 - 320 p.

2. Krylova I.Yu. Vezetői tevékenység dokumentálása. - M.: Gazdasági sajtó, 2005.-240 p.

3. Kuznyecova T.V. Irodai munka. - M.: UNITI-DANA, 2001.-359 p.

4. Larin M.V., Sokova A.N. Hivatalos dokumentumok elkészítése. - M.: MUFER, 2006.-112 p.

5. Spivak V.A. Vezetői tevékenység dokumentálása. Irodai munka. - M.: Piter, 2006.-240 p.

Az Allbest.ru oldalon található

Hasonló dokumentumok

Dokumentációs Támogató Szolgálat Vezetői és szabályozás tevékenységét a Teploset LLC példáján. A vállalkozás irodai munkájának megszervezését szabályozó dokumentumok. A dokumentumkezelő szolgálat szakembereinek feladatai.

szakdolgozat, hozzáadva: 2014.10.31


A szervezetben az irodai munka megszervezését meghatározó dokumentumok. A vezetői dokumentációt támogató szolgálat fő céljai, célkitűzései, funkciói, jogai és kötelezettségei. Az irodai munkaszervezés eljárásának elemzése az MTK Milkom LLC példáján.

absztrakt, hozzáadva: 2015.03.31


A dokumentumkezelési szolgáltatás és részleg jellemzői, funkciói, szervezeti felépítése. Hivatal szociális védelem népesség. A hivatali szolgálat munkájának normatív szabályozása. A dokumentumokkal végzett munka megszervezése.

gyakorlati jelentés, hozzáadva: 2013.09.18


Vezetői Dokumentációs Támogató Szolgálat: célja, feladatai, felépítése és összetétele. Vállalkozásszervezési forma. A szolgáltatás nevének megválasztása, hivatalos összetételének meghatározása ill létszám, a szervezet képesítési összetétele.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.05.17


A vezetői dokumentációt támogató szolgáltatás céljai és célkitűzései, ezek funkciói, jogai és kötelezettségei. Fajták személyzeti dokumentáció: személyzet és elhelyezés; álláspont a bérekkel kapcsolatban; munkautasítások. Belső munkaügyi szabályzat.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.05.27


A vezetői dokumentációt támogató szolgáltatások felépítésének leírása - hivatalos dokumentumokkal történő dokumentáció és munkaszervezés. A szolgáltatás feladatai és funkciói. A munkaköri leírások kidolgozásának forrásai. Négy szervezeti struktúrák szolgáltatások.

absztrakt, hozzáadva: 2009.02.18


A dokumentumkezelési szolgáltatás fő funkciói, jogai és kötelezettségei. Az üzleti papírok részleteinek elkészítésének és lebonyolításának szabályai. Az Orosz Föderáció állami jelvényének reprodukciójával ellátott nyomtatványok előállításának, elszámolásának, használatának és tárolásának elvei.

absztrakt, hozzáadva: 2010.11.15


A vezetés dokumentált támogatásának szolgáltatása a szervezet felépítésében. A szolgáltató alkalmazottak tevékenységét szabályozó jogi és módszertani alap. Helyi elemzés szabályozási keret. személyi állomány: forma, a változtatások végrehajtásának főbb jellemzői.

szakdolgozat, hozzáadva 2013.03.27


Alapfogalmak in dokumentálása menedzsment. A főbb dokumentumtípusok jellemzői, jellemzői személyi dokumentumok szervezetek. A dokumentumkezelő szolgáltatás működése, létrehozásának céljai, céljai, funkciói és jogai.

szakdolgozat, hozzáadva 2010.09.28


Az információ- és dokumentációkezelési szolgáltatás szervezeti felépítése. A DOW szolgáltatás nevére vonatkozó követelmények. A vállalkozás dokumentációs támogatásával kapcsolatos munka szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása.

A PEI szolgáltatás fő céljai a PEI-vel kapcsolatos munka szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása. A DOW szolgáltatás a következő feladatokat oldja meg:

• a dokumentumokkal végzett munka formáinak és módszereinek fejlesztése;
• egységes eljárás biztosítása a dokumentálásra, a dokumentumokkal végzett munka megszervezésére, a keresőmotorok építésére, a végrehajtás nyomon követésére és a dokumentumok központi irattárba történő átadásra történő előkészítésére a vonatkozó szabványoknak megfelelően;
• a munkafolyamatok csökkentése, a dokumentum nyomtatványok egységesítése;
• szabályozási és módszertani dokumentumok kidolgozása és bevezetése a vállalati dokumentációs támogatás javítása érdekében.

DOW szervizfunkciók

A DOE szolgáltatás a következő funkciókat látja el.

• 1. Vállalkozási bizonylatok egységes nyomtatványaiból álló munkaidő-nyilvántartás, album kidolgozása, megvalósítása, karbantartása, azok módosítása.
• 2. Továbbítási feldolgozás, bizonylatnyilvántartás és könyvelés, bizonylatokra vonatkozó referenciamunka megvalósítása.
• 3. A beérkező iratok vezetői felé történő időben történő mérlegelés és jelentéskészítés megszervezése, a vezetőséghez aláírásra benyújtott dokumentumok végrehajtásának helyességének ellenőrzése.
• 4. A dokumentumok áthaladásának, lebonyolításának és időben történő végrehajtásának ellenőrzése; a dokumentumok végrehajtásának előrehaladásáról és eredményeiről szóló információk általánosítása; a vezetőség szisztematikus tájékoztatása ezekről a kérdésekről.
• 5. Iratok géppel történő előállításának, másolásának és operatív sokszorosításának megszervezése; dokumentum nyomtatványok fejlesztése, tervezése.
• 6. A vállalkozás ügyeinek nómenklatúrájának kialakítása, ügyek tárolásának és az okirati információk operatív felhasználásának biztosítása.
• 7. Az állampolgárok javaslataival, kérelmeivel, panaszaival kapcsolatos munka megszervezése.
• 8. A szerkezeti felosztásokban a dokumentumokkal végzett munka ellenőrzésének szervezése.
• 9. Intézkedések kidolgozása (a megfelelő szerkezeti felosztásokkal együtt) a dokumentumokkal való munkavégzés formáinak és módszereinek javítására, valamint a végrehajtási fegyelem javítására.
• 10. Az irattárba benyújtandó ügyek strukturális felosztásonkénti nyilvántartásának és formálásának helyessége feletti ellenőrzés gyakorlása.
• 11. Az archívum munkájának megszervezése az Orosz Föderáció levéltári ügyeire vonatkozó jogszabályokkal, az Orosz Levéltár intézményeinek szabályaival, utasításaival és módszertani ajánlásaival összhangban.
• 12. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak továbbképzése, értekezletek tartása, tanácsadás a hatáskörükbe tartozó kérdésekben.
• 13. Munkák szervezése, beleértve a dokumentumfeldolgozás automatizálását.

A DOW szolgáltatás jogai és kötelezettségei

A DOW szolgáltatásnak joga van:

• 1) figyelemmel kíséri az irodai munka állapotát a szervezetben és az osztályokon;
• 2) ellenőrizni és megkövetelni a strukturális osztályok vezetőitől a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított szabályok végrehajtását;
• 3) a strukturális részlegektől és szervezetektől a munkához szükséges információkat bekérni;
• 4) lefolytatja a szerkezeti osztályok óvodai nevelési-oktatási intézményeinek szervezeti ellenőrzését, és az ellenőrzések eredményeit a megfelelő intézkedések megtétele érdekében eljuttatja a szervezeti osztályok vezetőihez;
• 5) a vezetőség megbízásából a strukturális részlegek szakembereit az előírt módon bevonni a dokumentumtervezetek elkészítésébe;
• 6) a megállapított követelmények megsértésével elkészített dokumentumokat a végrehajtóknak átdolgozásra visszaküldeni;
• 7) a számítástechnikai központtal közösen meghatározza az óvodai nevelési-oktatási intézmény automatizálandó feladatait;
• 8) aláírja és záradékolja a hatáskörébe tartozó dokumentumokat;
• 9) kidolgozza az óvodai nevelési-oktatási intézmény szerkezeti felosztására vonatkozó szabályzatot és az alkalmazottak munkaköri leírását;
• 10) javaslatot tesz a vezetőségnek a fegyelmi felelősségre vonásra minden olyan esetben, amikor az egységek és tisztviselők megsértik a dokumentumokkal való munkavégzésre vonatkozó szabályokat;
• 11) részt venni a dokumentumokkal való munka státuszával kapcsolatos kérdések vezetői megvitatásában, valamint a velük való munka formáinak és módszereinek fejlesztésében;
• 12) az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozóinak kinevezéséről, áthelyezéséről, felmentéséről, ösztönzésükről és büntetés kiszabásáról szóló előterjesztéseket a vezetőség elé terjeszti.

A DOW szolgáltatás felelős a szervezetben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított eljárás biztosításáért; a vezetői utasítások, utasítások teljesítése és a munkavállalók számára szükséges munkakörülmények betartása.