Rendelési minta az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz. Megrendelés és megrendelés: a vállalkozásnál a kiállítás rendje

SZÖVETSÉGI KOMMUNIKÁCIÓS ÜGYNÖKSÉG

Szövetségi Állami Oktatási államilag finanszírozott szervezet felsőfokú szakmai végzettség

"Szentpétervár Állami Egyetem távközlési őket. prof. -Bruevich"

RENDELÉS

"___" 2013. sz. ___________

Szentpétervár

Az iratforgalom rendjének javításáról

Az egyetemi munkafolyamat rendjének javítása és a végrehajtói fegyelem erősítése érdekében:

2. Jóváhagyja az Egyetem belső elektronikus dokumentumkezelésért felelős tisztségviselőinek tanszékenkénti (CFD) névsorát, valamint a tanszékek által a belső dokumentumkezelésen belüli információk fogadására (küldésére) használt e-mail címeket a sz. melléklet szerint. 2 ehhez a sorrendhez.

3. Jóváhagyni jelen végzés 3. számú melléklete szerint:

a tevékenységi körökben a külső elektronikus dokumentumkezelésért felelős Egyetemi tisztségviselők névsorát, valamint az Egyetem által külső dokumentumkezelési célú információk fogadására (küldésére) használt e-mail címeket;

a felkészülés időszerűségéért és minőségéért felelős egyetemi tisztviselők listája elektronikus dokumentumokat a külső felhasználók felé irányuló tevékenységi területeken.

4. Hagyja jóvá az elektronikus dokumentum fogadó egységek általi feldolgozásának határidejét, amely a kiosztástól számított legfeljebb 1 munkanap.

5. Az informatizálási rektorhelyettes 2013. március 1-jéig biztosítja:

· az Egyetem adminisztratív és hatósági iratait tartalmazó levelezőlista elektronikus sablonjának feladása az Egyetem honlapján, papír alapon;

a megrendelés által jóváhagyott e-mail címek listája a fejlesztés érdekében elektronikus dokumentumkezelés;

újonnan létrehozott postafiókokhoz való hozzáférési kulcsok kiadása az elektronikus dokumentumkezelésért felelős tisztviselők számára;

6. Az adminisztratív és személyzeti osztály vezetője gondoskodjon az elektronikus dokumentumkezelésért felelős tisztségviselők névjegyzékének legalább havonta egyszeri frissítéséről.

7. Rektorhelyettesek, vezetők szerkezeti felosztások 2013. 03. 01-től a jelen rendelet szerinti iratok kiosztására és feldolgozására vonatkozó eljárás betartásának biztosítására.

8. Fenntartom az ellenőrzést a megrendelés végrehajtása felett.

Rektor professzor

A rendelettervezet a következőket tartalmazza:

gazdasági és fejlesztési rektorhelyettes

EGYETÉRT:

informatizálási rektorhelyettes

biztonsági rektorhelyettes

Igazgatási és Személyzeti Osztály vezetője

1. 2012. június 1-től a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveibe, 2016. április 1-jétől pedig a közintézmények a Tyumen Régió részéről egy elektronikus dokumentumkezelő és irodai munkarendszer (a továbbiakban: EDMS) üzembe helyezésére, mint az egyetlen hivatalos információs rendszerre, amely az elektronikus dokumentumkezelés és az irodai munka megszervezésére szolgál a Tyumen régió végrehajtó hatóságaiban és az államban. a Tyumen régió intézményeit, és hagyja jóvá a rendeletet tájékoztatási rendszer számú melléklete szerinti „Elektronikus dokumentumkezelési és irodai munkarendszer” címmel.

(módosítva,, 2017.11.29. N 1415-rp)

2. Határozza meg a Tyumen Régió Informatizálási Osztályát az EDMS-felhasználók munkájának szervezeti és módszertani támogatására felhatalmazott szervként.

(A Tyumen régió kormányának 2016. március 25-i rendeletével módosított N 120-p)

3. Jelölje ki a Tyumen Régió Államkincstári Intézményét "A Tyumen Régió Információs Technológiai Központja" EDMS-üzemeltetőnek.

(a szerk.-ben)

4. A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek vezetői, a Tyumen régió állami intézményeinek vezetői:

(A Tyumen régió kormányának 2016. március 25-i rendeletével módosított N 120-p)

Biztosítja az EDMS alkalmazását a testület belső dokumentumforgalmában, valamint a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei és a Tyumen régió állami intézményei közötti dokumentumforgalomban;

(A Tyumen régió kormányának 2014. március 17-i N 347-rp rendeletével, a Tyumen régió kormányának 2016. március 25-i N 120-p rendeletével módosított formában)

2016. augusztus 1. előtt módosítsa azokat a helyi törvényeket, amelyek meghatározzák az iratok kiállításának, feldolgozásának és tárolásának rendjét;

(bevezetett bekezdés)

Az EDMS-ben tilos olyan információkat tartalmazó elektronikus dokumentumot létrehozni, amelyhez való hozzáférést szövetségi törvények, regionális szabályozási és nem normatív jogi aktusok korlátozzák;

(a bekezdést a Tyumen régió kormányának 2016. 06. 21-i N 670-rp rendeletével vezették be; a módosítások szerint)

Tevékenységében az „Elektronikus okmánykezelő rendszer” információs rendszerről szóló szabályzat melléklete szerinti „Elektronikus dokumentumkezelő rendszer” információs rendszer használati szabályzata szerinti, az EDMS-ben kialakított szabványos útvonalak használatának biztosítása. a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei;

(a szerk.-ben)

Meghatározza azon munkakörök listáját, amelyek helyettesítése személyes adatok kezelésével vagy személyes adatokhoz való hozzáféréssel jár;

(A Tyumen régió kormányának 2017. szeptember 27-i, N 1120-rp rendeletével módosított)

2018. január 1. előtt hagyja jóvá az ügyek nómenklatúráját, gondoskodjon annak felvételéről az EDS-be, hogy megszervezze ezen dokumentumok EDS-ben való tárolásának folyamatát;

(bevezetett bekezdés; a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendeletével módosított)

Az EDMS-felhasználók munkaköri szabályzatában és munkaszerződésében az üzembe helyezés kapcsán a szükséges módosításokat elvégezni;

(A Tyumen régió kormányának 2016. március 25-i rendeletével módosított N 120-p)

Gondoskodjon az EDMS Üzemeltető értesítéséről az EDMS felhasználók felvételének, kizárásának szükségességéről a kijelöléstől számított 5 munkanapon belül, a megfelelő felhasználók elbocsátása;

(A Tyumen régió kormányának 2017. szeptember 27-i N 1120-rp, 2017. november 29-i N 1415-rp rendeletével módosított)

A munkafolyamat lebonyolítása során a jelen végzés (1) bekezdésében meghatározott időponttól, illetve a szervek, intézmények, szervezetek EDS-hez való csatlakozásának időpontjától zárja ki a papíralapú dokumentumok igénylését és benyújtását.

(a bekezdést a Tyumen régió kormányának 2017. szeptember 27-i N 1120-rp rendelete vezette be; a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i N 1415-rp rendeletével módosított)

5. A megvalósítás érdekében ben elektronikus formában keresztül Dokumentumkezelés EDMS a Tyumen régió hatóságai és állami intézményei között, hogy javasolják a tyumeni régió szövetségi kormányzati szerveinek és testületeinek területi szerveit önkormányzat a Tyumen régióban, hogy fontolja meg az EDS-hez való csatlakozásról szóló megállapodások megkötését az EDS-üzemeltetővel.

(a Tyumen régió kormányának 2017. szeptember 27-i, N 1120-rp rendeletével módosított 5. pont)

6. Javasoljuk a Tyumen régió szövetségi kormányzati szerveinek területi szerveinek és a Tyumen régió helyi hatóságainak az OpenDocument Format formátum használatát a GOST R ISO / IEC 26300-2010 vagy PDF / A szabványnak megfelelően az elektronikus dokumentumok elektronikus dokumentumban történő cseréjekor. menedzsment és irodairányítási rendszer.

(a 6. pont a Tyumen régió kormányának 2016. 06. 21-i N 670-rp rendeletével került bevezetésre; a Tyumen régió kormányának 2018. 07. 07-i N 826-rp rendeletével módosított)

7. A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei, a Tyumen régió állami intézményei és a jelen rendelet (5) bekezdésében meghatározott megállapodásokat kötött önkormányzatok közötti iratforgalom lebonyolítása során a papíralapú dokumentumok kérése és benyújtása nem megengedett.

(a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendeletével módosított 7. pont)

8. Ajánlja a Tyumen régió állami hatóságainak, a Tyumen régió helyi hatóságainak és alárendelt szervezeteinek, amelyek megállapodást kötöttek az információs interakció megszervezéséről az EDMS Üzemeltető honlapján közzétett Szabályzatnak megfelelően dokumentumkezelés a Tyumen régió végrehajtó hatóságaival és alárendelt szervezeteivel, ne kérjen és ne nyújtson be dokumentumokat papír alapon az említett megállapodás megkötésének időpontjától.

(a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i N 1415-rp rendeletével módosított 8. pont)

9. Jóváhagyja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinél az elektronikus dokumentumok beszerzésére, elszámolására, tárolására és felhasználására vonatkozó eljárási rendet (a továbbiakban: Eljárás) a jelen rendelet 2. számú melléklete szerint.

(9. záradék bevezetve)

10. A Tyumen Régió Informatizálási Osztálya a Tyumen Régió államhatalmi végrehajtó szerve elektronikus dokumentumainak beszerzését, elszámolását, tárolását és felhasználását biztosító EDMS elkészültét 2019.01.01-ig.

(a 10. záradékot a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendelete vezette be)

11. A Tyumen Régió Informatizálási Osztálya, a Tyumen Régió Levéltári Osztálya gondoskodik az EDMS teszteléséről az elektronikus dokumentumok archívumának elektronikus dokumentumokkal történő kiegészítése tekintetében 2018.01.01-2018.06.30-ig.

(a 11. záradékot a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendelete vezette be)

12. 2018. 01. 07-től a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei az elektronikus dokumentumok archívumában az elektronikus dokumentumok beszerzését a jelen rendelettel jóváhagyott Eljárás szerint biztosítják.

(a 12. záradékot a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendelete vezette be)

Régió kormányzója
V.V.JAKUSHEV

N. melléklet 1. Az "Elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka rendszere" információs rendszerről szóló szabályzat

1. számú melléklet
a kormány utasítására
Tyumen régió
2012. április 23-án kelt N 636-rp

Információs rendszer "Elektronikus dokumentumkezelési és irodai munkavégzés rendszere" (IS "EDMS") - olyan automatizált információs rendszer, amely lehetővé teszi elektronikus dokumentumok és dokumentumok elektronikus másolatainak létrehozását, kezelését, tárolását és hozzáférését, valamint dokumentumok nyilvántartása.

Az IS "EDMS" üzemeltetője - felhatalmazott szervezet, amely technológiai és tanácsadási támogatást nyújt az EDMS-hez, az EDMS üzemképes karbantartásához, valamint funkcionális fejlesztéséhez.

Az IS "SED" tagja:

A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei, állami egységes vállalatok, állami intézmények és a Tyumen régió autonóm non-profit szervezetei, amelyek pénzügyi és gazdasági tevékenységeinek koordinálását, szabályozását és ellenőrzését az államhatalom végrehajtó szervei látják el. a Tyumen régió;

Egyéb állami hatóságok, önkormányzatok, önkormányzati egységes vállalkozások, önkormányzati intézményekés autonóm non-profit szervezetek, amelyek pénzügyi és gazdasági tevékenységének koordinációját, szabályozását és ellenőrzését a Tyumen régió önkormányzatai, valamint az IS "SED"-hez csatlakozott egyéb gazdasági társaságok végzik az IS-hez kötött megállapodás alapján. információs interakció megszervezése a „SED” IS üzemeltető honlapján közzétett Szabályzatnak megfelelően.

Az IS "SED" felhasználója a Résztvevő alkalmazottja.

Dokumentum áramlás - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az ügyben való elhelyezésig és (vagy) elküldésig.

Az irodai munkavégzés olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok elkészítését és az azokkal való munka megszervezését.

1. Általános rendelkezések

1.1. Jelen Szabályzat határozza meg az IS „EDMS” céljait, céljait, összetételét, funkcióit és használatának rendjét.

1.2. A rendszer egy sor szoftver- és hardvereszközt tartalmaz, amelyek automatizálják az irodai munka folyamatait és az IS „EDMS” résztvevői közötti dokumentumáramlást.

1.3. Adatforrások - az IS "EDMS" felhasználói által bevitt információk az irodai munkavégzés és a dokumentumkezelési folyamatok végrehajtásának kompetenciáján belül.

2. Az IS "EDMS" létrehozásának célja, összetétele, funkciói és feladatai

2.1. Az IS "EDMS" létrehozásának célja az irodai munka és a dokumentumáramlás folyamatainak automatizálása.

2.2. Az IS „EDMS” alrendszerek és bennük lévő modulok összessége, amelyek egymással összekapcsolódnak. Az alrendszerek és alrendszerek moduljainak összetételét a rábízott feladatok alapján az arra jogosult szerv, az alrendszerekhez való csatlakozás rendjét az IS "SED" üzemeltetőjének honlapján közzétett Szabályzat szerint határozza meg.

	EDMS alrendszer	EDMS alrendszer modulok
	A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek EDMS-e	hivatal Szerződéskezelés Gyors dokumentumazonosítás Utazásszervezés Dokumentumbeviteli szolgáltatás
	A Tyumen régió alárendelt intézményeinek EDMS-ei, egyéb szervek vagy intézmények	hivatal Állampolgárok és szervezetek fellebbezései
	A Tyumen régió önkormányzatainak EDMS-ei, felhőtechnológiát használó alárendelt szervezeteik	hivatal Állampolgárok és szervezetek fellebbezései
	A Tyumen régió helyi önkormányzatainak EDMS-je, a nekik alárendelt szervezetek az asztali verzió használatával	hivatal Állampolgárok és szervezetek fellebbezései
	SED Egészségügyi intézmények Tyumen régió	hivatal Állampolgárok és szervezetek fellebbezései
	kölcsönhatás alrendszere külső rendszerek dokumentumfolyamat

(a táblázat a Tyumen régió kormányának 2019.05.17-i, N 470-rp rendeletével módosított)

2.3. Az IS "EDMS" fő funkciói az irodai munka és a munkafolyamatok automatizálása:

Amikor az IS "SED" résztvevői kölcsönhatásba lépnek egymással és a résztvevőkön belül is;

Megbízások teljesítésekor;

Osztályközi folyamatok végrehajtásakor.

2.4. Az IS "SED" feladatai a következők:

Az IS "EDMS" felhasználói által bevitt információk gyűjtése, tárolása és feldolgozása az irodai munkavégzés és a dokumentumkezelési folyamatok végrehajtásának kompetenciáján belül;

Papírmunka és munkafolyamatok automatizálása a felhasználók munkabérköltségeinek optimalizálása és csökkentése érdekében hivatali (hivatali) feladataik ellátása során.

3. Az információs interakció résztvevői

3.1. A felhatalmazott szerv biztosítja:

Az IS "SED" fejlesztési folyamatának megszervezése, karbantartása;

Módszertani támogatás az IS "EDMS" felhasználóinak munkájához;

Az IS "SED" alrendszereihez való kapcsolódási szabályzat kidolgozása.

3.2. Az IS "SED" üzemeltetője a következőket biztosítja:

Az IS "EDMS" elhelyezése a Tyumen régió kormányának adatfeldolgozó központjában;

Az IS "SED"-ben található információk védelmét szolgáló intézkedések végrehajtása és ellenőrzése;

Az IS „EDMS” információbiztonsági követelményeknek megfelelő karbantartását célzó tevékenységek végzése;

Funkciókat fejleszt és (vagy) igényeket generál az IS "EDMS" fejlesztéséhez, és tájékoztatja a felhatalmazott szervet az IS "EDMS" fejlesztésére vonatkozó igények felmerüléséről;

Csatlakozás az új résztvevők IS "SED"-éhez;

A Tyumen régióban az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása során az információs interakció megszervezéséről szóló megállapodás tervezetének kidolgozása és közzététele az IS EDMS üzemeltető portálján (http://citto.ru), valamint az IS EDMS alrendszerekhez való csatlakozási szabályzata ;

A személyes adatok feldolgozása a 2006. július 27-i N 152-FZ „A személyes adatokról” szövetségi törvényben meghatározott elvekkel és szabályokkal összhangban.

(a bekezdést a Tyumen régió kormányának 2018.09.07-i N 826-rp rendelete vezette be)

3.3. Az IS "SED" tagja:

Csatlakozik az IS "EDMS" alrendszereihez a Tyumen régióban az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása során az információs interakció megszervezéséről szóló megállapodás alapján, az IS "EDMS" alrendszereihez való kapcsolódási szabályzattal összhangban, a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei kivételével, állam egységes vállalkozások, közintézmények és autonóm non-profit szervezetek Tyumen régió, amelynek pénzügyi és gazdasági tevékenységeinek koordinálását, szabályozását és ellenőrzését a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei végzik;

Elvégzi a szükséges módosításokat az IS "EDMS" felhasználóinak munkaköri szabályzatában (munkaköri leírásában) és szolgáltatási szerződésében (munkaszerződésében);

Meghatározza azon munkakörök listáját, amelyek helyettesítése személyes adatok kezelésével vagy személyes adatokhoz való hozzáféréssel jár;

Értesíti az IS "EDMS" Üzemeltetőjét az IS "EDMS" felhasználók hozzáadásának, kizárásának szükségességéről a kinevezéstől számított 5 munkanapon belül, a megfelelő felhasználók elbocsátása;

Ellenőrzi az információbiztonsági eszközök elérhetőségét az IS „SED”-ben személyes adatokat tartalmazó dokumentumok feldolgozására jogosult munkavállalók munkahelyén;

Megfelel a biztonsági követelményeknek információ biztonság az IS "SED" üzemeltetője.

3.4. Az IS "SED" felhasználója:

Az IS "SED"-ben a jelen Szabályzatban és mellékletében meghatározott szabályok szerint végzi a munkát;

A személyes adatokat tartalmazó dokumentumok IS "SED"-ben történő feldolgozásakor biztosítja azok megbízhatóságát és titkosságát;

Az IS "EDMS"-ben létrehozott elektronikus dokumentumhoz vagy egy dokumentum elektronikus másolatához csak az IS "EDMS" azon felhasználói számára biztosít hozzáférést, akik megfelelő hozzáférési joggal rendelkeznek;

Megfelel az IS "EDMS" Üzemeltetője által az információbiztonság biztosítására vonatkozó követelményeknek;

Jelent minden olyan eseményt, amely az EDMS-ben végzett munka során történt (kötelező jelzéssel Elérhetőség), az IS „SED” Üzemeltető ügyfélszolgálatának az e-mail címen [e-mail védett] vagy az IS "SED" Üzemeltető által meghatározott telefonszámon.

(a szerk.-ben)

Függelék. Az "Elektronikus dokumentumkezelési és irodai munka rendszere" információs rendszer használatának szabályai

Függelék
az információs rendszerről szóló szabályzathoz
"Elektronikus dokumentumkezelő rendszer"

1. Kifejezések és meghatározások

Irattár - levéltári dokumentumokat gyűjtő, nyilvántartó, tároló és felhasználó szervezet vagy a szervezet szerkezeti alosztálya;

levéltári dokumentum - az állampolgárok, a társadalom, az állam számára jelentõsége miatt megõrzött vagy õrzés alá vont dokumentum;

bejövő dokumentumok - fogadott elektronikus vagy papíralapú dokumentumok, beleértve a polgárok és szervezetek fellebbezéseit;

dokumentum - a hordozón rögzített információ, olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik annak azonosítását;

dokumentum papíron - papíron készült, a szerint végrehajtott dokumentum Általános szabályok irodai munka és olyan adatok birtokában, amelyek lehetővé teszik az azonosítását;

az archív dokumentumok számviteli egysége - az archívumban lévő dokumentumok számának mértékegysége, amely tükrözi ezt a számot a számviteli dokumentumokban és az archív névjegyzékekben;

levéltári iratok tárolóegysége - számviteli és osztályozási egység, amely fizikailag különálló dokumentum vagy irategyüttes, amelynek önálló értéke van;

konvertálás (elektronikus dokumentumok), konvertálás (elektronikus dokumentumok) - az elektronikus dokumentumok egyik adathordozóról a másikra vagy egyik formátumról a másikra való áthelyezésének folyamata;

metaadatok - információs rendszerben dokumentumkezelést biztosító dokumentumok kontextusát, tartalmát, szerkezetét leíró adatok;

használati alap (archívum) - a levéltári dokumentumok másolatainak készlete, amelyet eredetiek helyett felhasználnak, azok elhasználódásának megelőzése érdekében;

elektronikus dokumentum - az IS "SED"-ben elektronikus formában, előzetes papíralapú dokumentáció nélkül létrehozott és tárolt dokumentum;

az elektronikus aláírással jóváhagyott elektronikus dokumentum olyan dokumentum, amely rendelkezik Elektronikus aláírás az IS "EDMS" jóváhagyására jogosult felhasználója;

elektronikus fájl - az iratok nómenklatúrájának megfelelően kialakított elektronikus dokumentum vagy elektronikus dokumentumok és az azokhoz tartozó metaadatok halmaza;

a dokumentum elektronikus másolata - a dokumentum papír alapú, elektronikus formában készített, az IS "SED" felhasználójának elektronikus aláírásával hitelesített, IS "SED"-be történő beírásával hitelesített másolata;

elektronikus aláírás - az elektronikus dokumentumhoz csatolt vagy más módon kapcsolódó elektronikus formában lévő információ, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumot aláíró személy azonosítását.

Más fogalmak ezekben a szabályokban a szövetségi jogszabályokban használtakhoz hasonló jelentésben szerepelnek.

2. Elektronikus dokumentumok, dokumentumok elektronikus másolatainak készítése IS "SED"-ben

1. Az elektronikus dokumentumokat (elektronikus dokumentumok másolatait) a Résztvevő nyilvántartási előírásainak megfelelően, OpenDocument formátumban állítják ki a GOST R ISO / IEC 26300-2010 vagy PDF / A szabványnak megfelelően, amelyek mérete nem meghaladja a 20 MB-ot.

2. Az elektronikus dokumentumok (elektronikus dokumentummásolatok) jogi jelentőségének igazolására elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványt használnak, amelyet az IS "EDMS" üzemeltetőjének hitelesítési központja, vagy a dokumentum részét képező hitelesítő központ bocsát ki. hitelesítési központok egységes rendszere az elektronika területén digitális aláírás. Az elektronikus aláírási kulcsok tárolása és használata az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát kibocsátó hitelesítő központ előírásai szerint történik.

3. Az elektronikus aláírással hitelesített elektronikus dokumentum a kézírásos aláírással ellátott papír alapú dokumentumnak minősül, és azzal azonos jogerővel rendelkezik, ha az elektronikus aláírást elektronikus aláírással hitelesítő személy jogosult a jelen dokumentum aláírására. val vel hatósági előírásokat(munkaköri leírás), szolgáltatási szerződés ( munkaszerződés) és az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványában megjelölt személlyel azonos, az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványa a megadott tanúsítvány érvényességének ellenőrzésének napján érvényes, az IS „EDMS” Üzemeltetője igazolja a az elektronikus dokumentumon az aláírást követően végrehajtott változtatások, az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványának felhasználási feltételei között szerepel a „digitális aláírás” funkció. Az elektronikus aláírás használatával kapcsolatos konfliktushelyzetek feloldása az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát kibocsátó hitelesítő központ előírásai szerint történik.

(a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendeletével módosított)

4. Nem engedélyezett olyan információkat tartalmazó elektronikus dokumentumok (elektronikus dokumentumok másolatai) létrehozása, amelyekhez való hozzáférést szövetségi törvények, regionális szabályozási jogi aktusok és nem normatív jogi aktusok korlátozzák.

5. Létrehozott olyan elektronikus dokumentumokat, amelyek az IS „SED” Résztvevő esetnómenklatúrája szerint tartós vagy 10 évnél hosszabb tárolási idővel rendelkeznek, valamint olyan elektronikus dokumentumokat, amelyeket más szerveknek (szervezeteknek) meg kell küldeni. , állampolgárok) papíralapú dokumentum formájában, a hitelesítésre jogosult felhasználó elektronikus aláírásával történő hitelesítését követően papíralapú dokumentum formájában készülnek, amelyet az elektronikus dokumentumot hitelesítő felhasználó személyesen ír alá. elektronikus aláírással. A papír alapú dokumentum és az elektronikus dokumentum megfelelőségének igazolására az okmány elkészítésére jogosult felhasználó a papír alapú dokumentumot saját aláírásával zárja le, kivéve, ha a papír alapon elkészítő felhasználó és a papír alapú dokumentum hitelesítésére jogosult felhasználó egybeesik.

(a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendeletével módosított)

6. A Tyumen régió kormányzója által aláírt elektronikus dokumentumokat, amelyeket papíralapú dokumentum formájában küldenek meg, miután jóváhagyták az IS "SED"-ben, a kormányzó tanácsadója papíralapú dokumentum formájában készíti el. a Tyumen régióban (a továbbiakban - a kormányzó tanácsadója), és aláírásra benyújtották a Tyumen régió kormányzójához. Miután a Tyumen Régió Kormányzója aláírt egy dokumentumot papíron, a Tyumen Régió Kormányzójának tanácsadója elektronikus aláírásával igazolja a Tyumen Régió Kormányzója által aláírttal azonos elektronikus dokumentumot.

(a Tyumen régió kormányának 2017. november 29-i, N 1415-rp rendeletével módosított)

3. Interakció az IS "SED" többi résztvevőjével

1. Az IS "EDMS"-hez csatlakozott résztvevők kizárják az IS "EDMS"-ben elérhető irodai munkafolyamatok és dokumentumkezelési folyamatok papír alapú megkettőzését, kivéve azokat a dokumentumokat, amelyek a Résztvevő által elfogadott esetnómenklatúra szerint állandó vagy 10 évet meghaladó tárolási időre vonatkozó dokumentumokra hivatkozni.

2. Az IS "SED" résztvevőinek a Tyumen Regionális Dumával való interakciója a felhatalmazott szerv és a tyumeni regionális duma közötti információs interakció megszervezéséről szóló megállapodás feltételeinek megfelelően történik, amely a következő webhelyen van közzétéve. az IS "SED" üzemeltetője.

3. Az IS "EDMS" interakciójának megszervezését a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel (MEDO) az IS "EDMS" üzemeltetője biztosítja az állami szervek és állami szervezetek szervezeti és technikai interakciójára vonatkozó követelményeknek megfelelően. az Orosz Föderáció Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztériumának és az Orosz Föderáció Szövetségi Biztonsági Szolgálatának 2015. május 27-i N 186/258 rendeletében meghatározott elektronikus formátumú dokumentumok cseréje.

4. Az IS "EDS" résztvevők és a MEDO előfizetők interakciója az IS "EDS" üzemeltetője által kidolgozott és az IS "EDS-ben" elhelyezett utasítások szerint történik.

4. Az IS "SED"-ben kidolgozott tipikus útvonalak listája, amelyeket a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek tevékenységében kötelezően alkalmazni kell

1. Tipikus útvonal "Dokumentumok egyeztetése"

1. Tipikus útvonal "Dokumentumok egyeztetése".

(a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i, N 1199-rp rendeletével módosított)

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveiben létrehozott kezdeményező dokumentum jóváhagyásának (jóváhagyásának) folyamatát a kezdeményező általi létrehozásától, a dokumentumnak a vezető, az őt helyettesítő személy általi jóváhagyásától és jóváhagyásától a létrehozásig. az anyakönyvvezető új regisztrációs és ellenőrző kártyája (ha a kezdeményezés regisztrációjához szükséges dokumentum).

A folyamat résztvevői a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek és az alárendelt intézményeknek az alkalmazottai.

Hasonlóképpen egyeztetik a Tyumen régió kormányzójának jegyzőkönyvét, a Tyumen régió kormányzójának utasításait, a Tyumen régió kormányzójának tervére tett javaslatokat, a Tyumen régió kormányzójának táviratát.

2. Tipikus út "Szabályozó jogi aktus (NLA) és nem normatív jogi aktus (NNLA) megállapodása"

2. Tipikus út „Normatív jogi aktus (NLA) és nem normatív jogi aktus (NLA) megállapodása”.

Automatizálja a határozattervezetek, a Tyumen régió kormányzójának és a Tyumen régió kormányának utasításai, valamint az állami funkciók végrehajtására vonatkozó közigazgatási rendelettervezetek koordinálásának folyamatát a regionális végrehajtásban. állami ellenőrzés(felügyelet), a közszolgáltatások ellátására vonatkozó közigazgatási szabályzat.

3. Tipikus útvonal "Változások bevezetése az állam és önkormányzati szolgáltatások Tyumen régió"

3. Tipikus útvonal "Változások bevezetése a Tyumen régió állami és önkormányzati szolgáltatásainak listájában".

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei általi belépési folyamatot, biztosítva (végrehajtó) közszolgáltatások(funkciók), változások a "Tyumen régió állami és önkormányzati szolgáltatásainak listája" szakaszban a Tyumen régió állami hatóságainak hivatalos portálján.

4. Tipikus út "Csererendelés megüresedett állások"

4. Tipikus út "Üres álláshelyek betöltésének eljárása".

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveiben, a Tyumen régió állami intézményeiben kialakított üres álláshelyek betöltésének koordinálását.

5. Tipikus útvonal "Feladatcsere az IOGV TO, OMSU TO és PU között"

5. Tipikus útvonal "Feladatcsere az IOGV TO, OMSU TO és PU között".

Automatizálja a különböző EDMS-alrendszerekből származó felhasználók közötti operatív interakció folyamatát: "A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek EDMS-e", "A Tyumen régió alárendelt intézményeinek EDMS-e, a Tyumen régió szövetségi kormányzati szerveinek területi szervei", " A Tyumen régió önkormányzatainak EDMS-ei, azok alárendelt szervezetei, vidéki települései".

(a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i, N 1199-rp rendeletével módosított)

6. Tipikus útvonal (Műveletvarázsló) "Vakációs jelentkezés"

6. Tipikus út (Master of action) „Szabadság kérelmezése”.

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveiben létrehozott szabadság-kibocsátási kérelmek és végzések jóváhagyásának (jóváhagyásának) és aláírásának folyamatát.

Egy tipikus útvonal azt írja elő, hogy a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó testületének alkalmazottja elektronikus formában elkészíti a kérelmet, beágyazva azt egy általa létrehozott feladatba a „Gyorsindítás”, „Személyzeti jellemző útvonalak”, „Pályázat” segítségével. szabadságra", a kérelem elektronikus aláírással történő aláírása (továbbiakban - ES ) és jóváhagyásra megküldve a közvetlen felettesnek és (vagy) más tisztségviselőknek, akiknek a munkaköri szabályzatban (munkaköri leírás) megfelelően beszámol.

Egyúttal a jogi szolgálattal, a személyzeti szolgálattal és a számviteli osztállyal, valamint a fenti feladatok ellátásával megbízott személyekkel üdülési kérelemről egyeztetni tilos.

A kérelem közvetlen felettes általi jóváhagyását követően a kérelem automatikusan megküldésre kerül a személyzeti szolgálatnak (a személyi nyilvántartás vezetésével megbízott szakembernek), hogy elkészítse a megbízástervezetet.

Ezután a végzéstervezetet automatikusan benyújtják aláírásra a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetőjének vagy más meghatalmazott személynek, akire a vezető a szabadság kiadására vonatkozó utasítások aláírásának jogát ruházta (a továbbiakban: felhatalmazott személy). Ugyanakkor tilos a szabadság kiadására vonatkozó elrendelés egyeztetése a jogi szolgálattal és a számviteli osztállyal, valamint a fenti feladatok ellátásával megbízott személyekkel is.

Miután a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetője vagy az általa meghatalmazott személy aláírta az EP szabadság kiadásáról szóló rendeletet, visszatér a személyzeti szolgálathoz (a személyi nyilvántartások vezetésével megbízott szakemberhez). menedzsment) regisztrációhoz.

A regisztrált megrendelés automatikusan elküldésre kerül a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének alkalmazottjának felülvizsgálatra és a számviteli osztálynak (a karbantartással megbízott szakembernek). könyvelés) a szabadságdíj elhatárolása és kifizetése.

A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek azon alkalmazottai, akiknek hozzáférést kaptak államtitkot képező információkhoz, külterületi nyaralás esetén Orosz Föderáció a szabadság engedélyezése iránti kérelem benyújtásának folyamatában a „Külföldön üdülés” oszlopban válassza az „Igen” lehetőséget, ebben az esetben megkezdődik a külföldi utazáshoz való hozzájárulás folyamata, amelyet a Tyumen régió kormányzójának rendelete ír elő. 2016. december 23-án kelt N 98-r „Az államtitkot képező információhoz hozzáféréssel rendelkező személyek külföldre utazásának összehangolására vonatkozó eljárásról.

7. Tipikus útvonal (Master of Actions) "Munka az IOGV TO információs erőforrásával"

7. Tipikus útvonal (Master of Actions) "Munka az IOGV TO információs erőforrásával".

Automatizálja az információk és dokumentumok frissítésének folyamatát a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei információs forrásának szakaszaiban, amelyet a Tyumen régió kormányának 2013. május 13-i N 715-rp rendeletével összhangban hoztak létre. A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek információs forrásáról".

8. Tipikus útvonal (Akcióvarázsló) "Foglalási kérelem"

8. Tipikus útvonal (Cselekvések mestere) „Foglalási kérelem”.

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek épületeiben található konferenciatermek foglalására vonatkozó kérelmek koordinálásának folyamatát.

9. Tipikus út "A kormányzói parancsok listájának koordinálása"

9. Tipikus útvonal "A kormányzói parancsok listájának koordinálása".

Automatizálja a Tyumen Régió Kormányzói Rendeletek listájának koordinálását a Tyumen Régió Államhatalom érdekelt végrehajtó szerveivel, valamint azok bejegyzését a Tyumen Régió Kormányzói Hivatalában.

10. Tipikus útvonal "Javaslatok koordinálása a kormányzói tervben"

10. Tipikus útvonal „Javaslatok koordinálása a kormányzói tervben”.

Automatizálja a Tyumen régió kormányzójának tervére vonatkozó javaslatok jóváhagyási folyamatát a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervén belül és a Tyumen régió kormányzói hivatalával.

11. Tipikus útvonal "A kormányzói jegyzőkönyv megállapodása"

11. Tipikus útvonal „A kormányzói jegyzőkönyv koordinációja”.

Automatizálja a Tyumen Régió Kormányzójának Jegyzőkönyvének egyeztetését a Tyumen Régió államhatalom érdekelt végrehajtó szerveivel, és bejegyzésüket a Tyumen Régió Kormányzói Hivatalában.

12. Tipikus útvonal (Cselekvések mestere) "A kormányzó táviratának koordinálása"

12. Tipikus útvonal (Cselekvések mestere) „A kormányzó táviratának koordinálása”.

Automatizálja a Tyumen régió kormányzója nevében küldött távirat egyeztetésének folyamatát az érdekelt felekkel.

13. Tipikus útvonal (Master of action) "Az átvételi sorrend összehangolása"

13. Tipikus útvonal (Master of Actions) "Az átvételi megbízás megállapodása".

(a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i, N 1199-rp rendeletével módosított)

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó testületébe történő kinevezési utasítás jóváhagyásának folyamatát, valamint a kijelölt állam fiók létrehozásának folyamatát. közszolgálatállami közalkalmazott (a továbbiakban: alkalmazott) a Tyumen Régió Kormánya elektronikus dokumentumkezelő és irodakezelő rendszerében és e-mail rendszerében, a munkavállaló hatósági igazolványának kiállítása, igazolvány kiállítása. (elektronikus igazolvány) és annak bejegyzése az orvosi vizsgálatra kiküldendő munkavállalók névjegyzékébe.

Egy tipikus útvonal a személyzeti szolgálat (a karbantartásért felelős szakember) általi képzést biztosít személyzeti munka a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervében) elektronikus formában a kinevezési utasítást, és aláírásra megküldi a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetőjének vagy az általa meghatalmazott más személynek (a továbbiakban: felhatalmazott személy).

Az EP-t a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetőjévé vagy az általa felhatalmazott személyként kinevező végzés aláírása után visszatér a személyzeti szolgálathoz (egy olyan szakember, akit a végrehajtó hatalomban a személyzeti munka végzésével bíztak meg a Tyumen régió Tyumen régiójának államhatalmi szerve) bejegyzésre.

A regisztrált rendelés ezzel egyidejűleg automatikusan megérkezik:

a műszaki támogatási szolgálatnak (GKU TO "CITTO"), hogy hozzon létre egy alkalmazotti fiókot az elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka rendszerében, valamint a Tyumen régió kormányának e-mail rendszerében;

a Tyumen Régió Kormányának Ügyek Osztályához az alkalmazottak hivatalos személyi igazolványának bemutatására és kártya kiállítására (elektronikus belépő azon épületekre, ahol a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei találhatók);

bekezdés kizárva. - A Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i rendelete, N 1199-rp;

alkalmazott az ES megszerzéséhez szükséges dokumentumok megismertetéséért és előkészítéséért (ha szükséges), fénykép átadásáért a Tyumen Régió Kormányának Ügyosztálya számára hatósági bizonyítvány kiállítása céljából;

a számviteli osztálynak (a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervében a számviteli és jelentéstételi feladatokkal megbízott szakember) a munka elszámolására.

(a Tyumen régió kormányának 2017. december 25-i, N 1569-rp rendeletével módosított 13. pont)

14. Tipikus út (Cselekvések mestere) "Törvények küldése a Tyumen Regionális Dumának" (Tyumen régió kormányának fő jogi osztálya)

14. Tipikus útvonal (Master of Actions) "Törvények küldése a Tyumen Regionális Dumának" (Tyumen régió kormányának fő jogi osztálya).

Automatizálja a törvénytervezetek koordinálását a Tyumen Régió Kormányának Fő Jogi Osztályán és a Tyumen Régió Kormányzói Hivatalán belül, és előkészíti azokat a Tyumen Régió Kormányának Elnöksége előtti megfontolásra.

15. Tipikus útvonal (Master of action) "Projektdokumentumok egyeztetése"

15. Tipikus útvonal (Action Wizard) "Tervezési dokumentumok koordinálása".

Automatizálja a Tyumen régió kormányának 2016. december 19-i N 1475-rp „A végrehajtási eljárás jóváhagyásáról szóló rendelete” keretében kidolgozott dokumentumok összehangolásának folyamatát. projekt tevékenységek a Tyumen régióban": a projekt végrehajtásáról szóló határozatok, a regionális projekt útlevele, a regionális projekt összefoglaló terve és a regionális projekt végrehajtásáról szóló zárójelentés.

16. Tipikus útvonal (Action Wizard) "Üzleti megbízás beadása üzleti úton"

16. Tipikus útvonal (Master of Actions) "Üzleti megbízás beadása üzleti úton."

Automatizálja a tyumeni régió államhatalmi végrehajtó szerveinek üzleti útra küldött alkalmazottai számára a munkaköri megbízás kiadását a Tyumen régió kormányzójának június 16-i határozatában megállapított munkaköri megbízás formájával összhangban. , 2009 N 45 "A Tyumen régió állami köztisztviselőinek kirendelésének eljárásáról és feltételeiről" .

(16. záradék bevezetve)

17. Tipikus útvonal (műveletvarázsló) "Felülbírálás beállítása"

17. Tipikus útvonal (Műveletvarázsló) "Csere beállítása".

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei alkalmazottainak helyettesítésének felállításának folyamatát anélkül, hogy kérelmet küldene a Tyumen régió kormányának műszaki támogatásához.

(A 17. záradékot a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i N 1199-rp rendelete vezette be)

18. Tipikus út "Visszajelzés a szövetségi törvény tervezetéről a témákról közös irányítás"

18. Tipikus út: "Visszajelzés a közös joghatósági területekről szóló szövetségi törvény tervezetéről".

A tipikus útvonalat a Tyumen régió végrehajtó hatóságai számára szánják, amelyek felelősek a szövetségi törvénytervezet megvitatásáért és a közös joghatóság alá tartozó területekről szóló szövetségi törvénytervezet felülvizsgálatának előkészítéséért, a Tyumen régió kormányának szeptember 21-i rendeletével összhangban, 2011 N 1605-rp "A levelezés mérlegelésének eljárásáról" .

(a 18. záradékot a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i, N 1199-rp számú rendelete vezette be)

19. Tipikus útvonal "A Portál kitöltési megbízásának koordinálása"

19. Tipikus útvonal „A Portál kitöltési megbízásának koordinálása”.

Egy tipikus útvonal lehetővé teszi a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei számára, hogy gyorsan végrehajtsák a Tyumen régió állami hatóságai hivatalos portáljának kitöltésére vonatkozó megrendelések belső koordinációját, valamint a Tyumen régió informatizálási osztályával való egyeztetést.

(A 19. záradékot a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i N 1199-rp rendelete vezette be)

20. Tipikus útvonal "Archív fájlok kiválasztása és megsemmisítése"

20. Tipikus útvonal "Archív fájlok kiválasztása és megsemmisítése".

Az irattári iratok megsemmisítése az EDMS-ben évente, a nem tárolásra kötelezett dokumentumok értékének vizsgálatát követően történik. Minden olyan fájl, amely lejárt a meghatározott tárolási időn belül, megsemmisül. Az irattári iratkezelésért felelős szakember az irattári irat megsemmisítésére egy szabványos útvonalat indít az EDMS-ben, amely automatikusan létrehozza a megsemmisítendő fájlok listáját. Ezt követően egyeztetik az ügyek kiválasztott összetételét a levéltári irodai munkavégzésért és a megőrzésre nem kötelezett levéltári iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló törvény megalkotásáról (a továbbiakban: Szt.) szóló törvény megalkotásával. Ezt követően a törvényt jóváhagyásra benyújtják a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetőjéhez, és a rendszerirányító értesítést kap a közelgő törlési eljárásról, amely lehetővé teszi a törlés megkezdésének dátumát és időpontját. dokumentumokat az EDS-ben. A beállított időpontban a levéltári ügyiratok iratállománya fizikailag törlésre kerül, ha a törölt dokumentumok nem kapcsolódnak a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek archív irataihoz, és jegyzőkönyv készül a levéltári iratok törléséről. archív fájlok. A szokásos útvonal végén a résztvevők értesítést kapnak, hogy a törlés befejeződött.

(A 20. záradékot a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i N 1199-rp rendelete vezette be)

21. Tipikus út (Cselekvési varázsló) "Jövedelemkimutatás elemzése"

21. Tipikus út (Master of action) "Eredménykimutatások elemzése".

Automatizálja a Tyumen Régió Kormányzói Hivatala számára a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei alkalmazottainak jövedelmi igazolásainak ellenőrzésére vonatkozó információk továbbításának folyamatát.

(A 21. záradékot a Tyumen régió kormányának 2018. szeptember 27-i N 1199-rp rendelete vezette be)

22. Tipikus út (Cselekvések mestere) "Lemondási levél"

22. Tipikus út (Cselekvések mestere) „Lemondási levél”.

Automatizálja a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének alkalmazottjának elbocsátásának folyamatát. Az útvonal magában foglalja a felmondólevél feltöltését, a további egyeztetést a közvetlen felettesével és a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervének vezetőjével. Ezután a tipikus út azt jelenti, hogy a személyzeti osztály megkapja a feladatot, hogy elkészítse az alkalmazott elbocsátását. Van egy "Lemondás visszavonása" gomb is. Az elbocsátás napján a tipikus útvonalon a címre küldik a munkát technikai támogatás A Tyumen régió kormánya törölje az alkalmazotti fiókokat.

(22. o. bevezetve)

23. Tipikus út "Az azonosított információbiztonsági sérülékenységek megszüntetésének elszámolása és ellenőrzése"

23. Tipikus út "Az azonosított információbiztonsági sérülékenységek megszüntetésének elszámolása és ellenőrzése".

Ezt a tipikus utat a GKU információbiztonsági osztályának munkatársa kezdeményezheti a "CITTO" felé, ha a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinek és alárendelt intézményeinek információs rendszereiben sérülékenységeket észlel, hogy értesítse a biztonságot. annak az információs rendszernek a rendszergazdája, amelyben a biztonsági rést azonosították. Interakciót biztosít a „CITTO” Állami Polgári Védelmi Intézmény információbiztonsági osztálya és a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szervei és alárendelt intézményei között az azonosított sebezhetőségek felszámolása, az azonosított sebezhetőségek felszámolásának ellenőrzése terén.

(A 23. szakaszt a Tyumen régió kormányának 2019. május 17-i, N 470-rp számú rendelete vezette be)

24. Tipikus útvonal (Műveletvarázsló) "Módosítások végrehajtása az alkalmazotti fiókban"

24. Tipikus útvonal (Master of action) „Módosítások végrehajtása az alkalmazott fiókjában”.

Ez a tipikus út lehetővé teszi, hogy a Tyumen régió kormányának végrehajtó szervének alkalmazottja módosítsa fiókját az egység, a beosztás, a telefonszám megváltoztatása és az új elektronikus aláírási tanúsítvány csatolása érdekében anélkül, hogy kapcsolatba lépne a kormány műszaki támogatásával. a Tyumen régió.

(A 24. szakaszt a Tyumen régió kormányának 2019. május 17-i, N 470-rp számú rendelete vezette be)

N. melléklet 2. Az elektronikus dokumentumok kitöltésének, elszámolásának, tárolásának és felhasználásának eljárása a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveiben

2. számú melléklet
a kormány utasítására
Tyumen régió
2012. április 23-án kelt N 636-rp

I. Általános rendelkezések

1.1. A Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveinél az elektronikus dokumentumok beszerzésére, elszámolására, tárolására és felhasználására vonatkozó jelen eljárást (a továbbiakban: Eljárás) a tárolás, beszerzés, valamint számvitel, a hivatalos közigazgatási elektronikus dokumentumok (a továbbiakban: elektronikus dokumentumok) felhasználása a Tyumen régió államhatalmi végrehajtó szerveiben (a továbbiakban: hatóságok), valamint meghatározza az elektronikus dokumentumok állami levéltárba történő továbbításának eljárását.

1.2. Az Eljárás azokra az elektronikus dokumentumokra vonatkozik, amelyeket a hatóságok az IS „SED-ben” hoznak létre, dolgoznak fel és tárolnak, és az ezekkel végzett munka befejezése után a hasonló papíralapú dokumentumokra megállapított módon és határidőn belül tárolják.

II. Elektronikus dokumentumok archívumának beszerzése

2.1. A hatóság az elektronikus dokumentumok archívumot hoz létre az IS "SED"-ben, amely az archív elektronikus dokumentumok kezelését biztosítja.

Az elektronikus dokumentumok a következőkre oszthatók:

Ideiglenes tárolási idő (legfeljebb 10 év);

Ideiglenes tárolási idő (több mint 10 év), beleértve a személyzetet is;

Állandó eltarthatóság.

A tartós és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus iratok, beleértve a személyi állományt is, a hatóság elektronikus irattárában szerepelnek.

A hatóság irattári felelősei (a továbbiakban: irattári felelős) minden évben, legkésőbb december utolsó tíz napjáig bevezetik az IS-be a hatóság következő évi ügyeinek nómenklatúráját. SED" a tokok tárolási idejének, cikkszámainak kötelező feltüntetésével a tárolási idő dokumentumokat megállapító jogszabályi előírásoknak megfelelően.

Az év közbeni nómenklatúrát az IS "SED"-ben módosíthatják az archívumért felelősek.

Az elektronikus dokumentumokat a hatóság ügyirat-nómenklatúrájának megfelelően elektronikus ügyiratokká alakítják.

Az irat végrehajtója a hatóságban az elektronikus irat elkészítésekor a hatóság ügyjegyzéke szerinti ügyindex kiválasztásával elektronikus ügyiratba helyezi azt.

A hatóság elektronikus archívuma az elektronikus dokumentumokat PDF/A irattári tárolás formátumban tartalmazza.

Az állandó vagy ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus dokumentumok PDF/A archív tárolási formátumba konvertálását az archívumért felelős személyek automatikusan IS "SED"-ben végzik.

Az elektronikus dokumentumok mellékletei, függetlenül azok jóváhagyásának vagy összeállításának időpontjától, PDF / A archív tárolási formátumba konvertálva a fő dokumentumhoz csatolva, egy fájlt képeznek vele. Ebből a célból az elektronikus dokumentum kidolgozásakor annak minden melléklete egy fájlba kerül.

A nagyméretű vagy önmagukban fontos mellékletek önálló elektronikus dokumentumként tárolhatók az elektronikus ügyiratban, ha a csatolt fájl formátuma eltér a fő dokumentumfájl formátumától. A fődokumentum és a dokumentum-alkalmazás közötti kommunikáció az IS "EDMS" segítségével történik.

2.2. Az IS "EDMS" elektronikus dokumentumok archívumában automatikusan a következők jönnek létre:

Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus fájlok, amelyek elektronikus dokumentumok tárolókészlete vagy elektronikus dokumentum tárolója, amely az elektronikus dokumentum tartalmát és metaadatait, elektronikus aláírási fájlokat és szöveges elektronikus dokumentum leképezett másolatát tartalmazza. PDF/A formátumban;

Ideiglenes (10 évnél rövidebb) tárolási idejű elektronikus ügyiratok, amelyek nem igénylik az elektronikus ügyiratok leltárának összeállítását, az iratok és az iratnyilvántartások (elektronikus irattárolók) összeállítását az elektronikus ügyiratból;

A hatóság állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejére vonatkozó elektronikus ügyiratok leltárának éves szakaszai;

Egy elektronikus állomány dokumentum-nyilvántartása (elektronikus irattárolók) minden egyes állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus aktához.

Az IS "SED"-ben az elektronikus ügyek a hatósági ügyek nómenklatúrájának megfelelően évenkénti szakaszokba rendeződnek.

Az elektronikus ügyiratok leírása a „Szervezet archívumának összeállítása az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és egyéb levéltári dokumentumokkal” című IV. szakaszának 4.31., 4.32. az Orosz Föderáció Levéltári Alapja és egyéb, az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i N 526-os rendeletével jóváhagyott állami hatóságok, helyi önkormányzati szervek és szervezetek levéltári dokumentumai (a továbbiakban: Szabályok).

Az IS "SED"-ben az irattárért felelős személy legkésőbb három évvel az elektronikus ügyirat kialakításának befejezését követően elkészíti az állandó és ideiglenes (10 éven túli) tárolási időtartamú elektronikus akták leltárának éves rovatait az 1. sz. Szabályzat N 17, N 18, N 24 melléklete szerinti nyomtatványok.

Három évig lehet elektronikus ügyiratot vezetni, ha az iratanyag szerinti végrehajtás megtörténik több mint egy éve illetve a dokumentumok lebonyolításának ellenőrzése szükséges, áttekerve a következő évre. Ebben az esetben a következő évi ügyek nómenklatúrájának kialakításakor a „Megjegyzés” rovatba az irattárért felelős személy „Áthelyezés… évről” jelölést tesz. Az irat az állandó vagy ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus iratok leltárába kerül a létrehozásának évének megfelelően.

Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű generált elektronikus állományokat, beleértve a személyzetet is, az elektronikus iratok archívumában, az IS "SED"-ben tárolják az elektronikus fájl létrehozásának befejezését követően legfeljebb három évig. irodai munkában.

Az állandó tárolási idõtartamú keletkezett elektronikus iratok a hatóság használati alapját (levéltárát) képezik, amely a Tyumen régió állami levéltárába kerül átadásra, melynek beszerzési forrása a hatóság (a továbbiakban: állami levéltár), az eredeti dokumentumokból papíron kialakított ügyekkel együtt. A felhasználási alap kialakítása nem zárja ki az eredeti dokumentumok papír alapon történő létrehozását.

Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű elektronikus iratok, beleértve a személyi állományt is, évente legkésőbb az irodai munkavégzés során az elektronikus ügyirat kialakításának befejezését követő három éven belül a hatóság elektronikus irattárába kerülnek. rendezett módon az elektronikus ügyiratok, iratok és iratnyilvántartások (elektronikus iratok, iratok tárolói) szerint (Szabályzat N 24. sz. melléklete).

Az elektronikus ügyiratok leltárait, a hatósági állandó megőrzési dokumentumokat papír alapon nyomtatva, legkésőbb az irodai munkában az elektronikus akta kialakításának befejezését követő három éven belül megküldi a hivatal szakértői és ellenőrző bizottsága megfontolásra és jóváhagyásra. archiválási területen felhatalmazott hatóság (továbbiakban EPC) . Ezzel egyidejűleg az elektronikus ügyiratok, a hatóság személyi állományára vonatkozó dokumentumok papír alapon nyomtatott leltárait megfontolásra és jóváhagyásra küldi meg az állami levéltár szakértői és módszertani bizottsága.

(A Tyumen Régió Kormányának 2018. február 21-i rendeletével módosított N 56-p)

Az elektronikus ügyiratok, a pénztár irattárának első éves rovata, a hatóság irattári felelősei a pénztár lapja szerinti számmal vannak ellátva, minden további éves rovat ezen a számon szerepel a pénztár elkészültéig. leltár.

Egyazon alapon belüli elektronikus ügyek, dokumentumok leltárához azonos számlaszámok hozzárendelése nem megengedett.

Az elektronikus ügyek, iratok leltárának minden másolatának végén záró bejegyzés készül, amely feltünteti a raktárban lévő tárolóegységek számát, a leltár szerinti első és utolsó tárolóegységek számát, a rendelkezésre álló számhézagokat, betűszámok, kivont tárolóegységek és a selejtezés alapja.

Az elektronikus ügyiratok, iratok minden átvétele, selejtezése után az elektronikus ügyiratok, iratok leltárába új záróbejegyzés készül, amelyet a hatóság irattáráért felelős személy ír alá a beosztás és az összeállítás időpontjának megjelölésével.

Minden éves szakaszhoz egy utolsó bejegyzés készül; emellett minden következő éves szakaszra, növekvő sorrendben összevont zárónyilvántartás készül.

A leltár azon éves szakaszait papíron, amelyek nem teljes körűek, nem iktatják és nem kötik be; a hatóság archívumában mappákban tárolják.

Az elkészült ügyek, dokumentumok leltárának legfeljebb 9999 tárolóelemet kell tartalmaznia.

Az elektronikus ügyiratok, papír alapú dokumentumok elkészült leltárát a címlappal és a hozzá tartozó referenciakészülékkel együtt kemény borítóban, számozva, iktatva vagy bekötve kell ellátni. Ez a leltár a nyitás évére önálló levélügyszámként szerepel az állandó tárolódobozok leltárában, a hatósági pénztár irattárában tárolja, tudományos referencia apparátusként szolgál a pénztár irataihoz. A leltárnyilvántartásban, a hatósági alap lapján, a leltár lezárásáról jelölést tesznek, majd a leltár lezárásáról, az elkészült leltár kijelöléséről értesítést küldenek az állami levéltárba. elektronikus fájlok, levélszámmal ellátott dokumentumok.

Három példány az EPC által jóváhagyott elektronikus ügyiratok leltárából, papír alapon tartós megőrzési dokumentumokból, egy példány az elektronikus ügyiratok leltárából, a személyi iratok papír alapú leltárából, valamint minden egyes elektronikus ügyirat leltár, dokumentum elektronikus formában (munkamásolatként).

2.3. A hatóságnál elektronikus ügyiratokban kialakított, ideiglenes (legfeljebb 10 éves) megőrzési időtartamú elektronikus dokumentumokat az IS "SED"-ben tárolják megőrzési idejük lejártáig.

Az elektronikus dokumentumok IS "SED"-ben, a hatóság elektronikus irattárában való tárolási idő lejártát követően értékvizsgálatra kerül sor az elektronikus dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló törvény megalkotása érdekében, a melynek tárolási ideje lejárt (Szabályzat N 21. sz. melléklet). Az aktust az irattárért felelős személy az IS "SED"-ben automatikusan megalkotja, aki a cselekmény vizsgálatát lefolytatja, majd a vizsgálatot követően jóváhagyásra megküldi a hatóság vezetőjének.

Az elektronikus ügyiratok, ideiglenes tárolási dokumentumok (legfeljebb 10 évig) kiválasztása a megfelelő megsemmisítési időszakra, valamint a megsemmisítésükről szóló aktus elkészítése évente, a tartós és azt meghaladó dokumentumok leltárának elkészítésével egyidejűleg történik. 10 év tárolási idő.

Az elektronikus dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó, a hatóság vezetője által jóváhagyott kiosztási okiratot megküldik az IS "SED" üzemeltetőjének ezen dokumentumok szoftveres és hardveres megsemmisítése céljából. Az IS "SED" üzemeltetője a nem tárolásra kötelezett elektronikus dokumentumok megsemmisítéséről szóló törvénybe bejegyzést tesz. Az okiratban szereplő bejegyzés tartalmazza a dokumentumok törlését végző végrehajtó aláírását az IS "SED"-ben, valamint a törlés dátumát. Az elektronikus dokumentumok törlését követően az IS „SED” üzemeltetőjének elektronikus aláírásával aláírt okirat visszakerül a hatósághoz.

Tilos a dokumentumokat az IS "SED" üzemeltetője jóváhagyás nélkül megsemmisíteni. A megsemmisítést papíron a hatóság pénztárának aktájába helyezik.

III. Elektronikus akták, dokumentumok könyvelése

3.1. A hatóság archívumában tárolt minden elektronikus irat, elektronikus dokumentum, elektronikus iratleltár elszámolás alá tartozik.

A könyvelés úgy történik, hogy az elektronikus dokumentumok tárolóegységeihez számviteli számokat rendelnek, amelyek szerves része archív titkosításukat.

A tárolóegység archív kódja - az egyes elektronikus dokumentumok tárolóegységeihez (elektronikus állomány) hozzárendelt szimbólum a használat során történő azonosítás érdekében. Az elektronikus dokumentumok tárolóegységének archív titkosítása a következő elemeket tartalmazza:

Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó alap száma;

Elektronikus tokok leltári száma;

Az elektronikus iratok tárolóegységének (elektronikus irat) száma az elektronikus ügyiratok nyilvántartása szerint.

Az elektronikus dokumentumok elszámolásának fő egysége egy tárolóegység - egy elektronikus fájl.

Az elektronikus dokumentumok elszámolásánál az információmennyiség mértékegységeként bájtokat vagy megabájtokat (MB) fogadnak el.

3.2. Az archívumért az alábbiak alapján felelős:

A hatósági ügyek, iratok leltárának éves szakasza;

törvény az iratok elvesztéséről (Szabályzat N 6. számú melléklete);

Irattári iratok tárolásra történő átvételéről és átadásáról szóló okirat (Szabályzat N 20. sz. melléklete);

törvény a megőrzésre nem kötelezett levéltári iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról (Szabályzat N 21. sz. melléklete);

törvény a levéltári iratok helyrehozhatatlan károsodásáról (Szabályzat N 22. sz. melléklet)

elvégzi a szükséges változtatásokat az irattár fő (kötelező) számviteli bizonylatán - a pénztár lapján (Szabályzat N 13. sz. melléklete).

A készletnyilvántartás (Szabályzat N 19. sz. melléklete) módosítására új leltár érkezésekor, illetve a leltárban tárolt összes tárolóegység selejtezése esetén kerül sor. A nyugalmazott leltár száma más ügyek, iratok leltárához nem kerül hozzárendelésre és szabadon marad.

Az elektronikus ügyek leltárában a dokumentumok, a változások minden egyes átvételkor és (vagy) selejtezéskor tükröződnek, ebben a leltárban rögzített ügyek, dokumentumok.

A levéltári munka eredményét dokumentáló valamennyi aktust a pénztári akta tartalmazza, amelyet a hatóság archívumában tárolnak.

A pénztár ügyirata a pénztár történetét és az alapítót bemutató dokumentumok mellett a pénztár változásait jellemző számviteli dokumentumokat tartalmazza.

IV. Elektronikus dokumentumok tárolása

4.1. Az állandó megőrzési idejű elektronikus iratok állami levéltárba történő megőrzéséig ezen ügyiratok tárolása a hatóság elektronikus irattárában történik a tanszéki tárolás időtartama alatt.

A hatóság elektronikus irattárában lévő elektronikus dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében az IS "EDMS" üzemeltetője információbiztonsági intézkedéseket tesz:

Elektronikus dokumentumok védelme rosszindulatú számítógépes programok hatása ellen;

Az elektronikus dokumentumok védelme azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

Az elektronikus dokumentumok tárolása a hatóság elektronikus irattárában olyan körülmények között történik, amelyek biztosítják azok sérüléstől és káros hatásoktól való védelmét környezet. Az elektronikus dokumentumok tárolásának szabályozási feltételeit az IS "SED" üzemeltetője biztosítja.

V. Elektronikus akták, dokumentumok használata

5.1. A hatóság archívuma a korlátozott adatot nem tartalmazó elektronikus dokumentumokat, valamint az elektronikus dokumentumok keresési adatait biztosítja a felhasználók számára.

A felhasználók korlátozott hozzáférésű elektronikus dokumentumokhoz való hozzáférésére az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai és a vonatkozó szabályozási jogszabályok által megállapított követelmények vonatkoznak.

5.2. A hatóság előírja:

Felhasználói kérések teljesítése, beleértve a társadalmi és jogi jellegű kéréseket is;

Irattári elektronikus dokumentumok másolatának kiállítása magánszemélyek és jogi személyek kérésére;

Levéltári elektronikus dokumentumok ideiglenes használatra történő kiadása a hatóság szervezeti egységei és külső szervezetek részére.

VI. Elektronikus akták, dokumentumok átadása állandó tárolásra

6.1. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjában szereplő elektronikus dokumentumok állandó tárolásra történő előkészítése és továbbítása a hatóságtól az állami archívumba a Szabályoknak megfelelően és az állami archívum ütemezése szerint, legkorábban 10 évvel azután történik. elektronikus fájlok kitöltése az irodai munkában. A hatóságok kérésére megengedett az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok állami tárolásra történő korai elfogadása.

6.2. Az elektronikus ügyiratok (felhasználási alap) átvétele és átadása az állami levéltárba a papíralapú iratok átadásával együtt történik.

Szentpétervár közigazgatása
PRIMORSKY KÖZIGAZGATÁSI KERÜLET
TERÜLETI KÖZIGAZGATÁS

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetéséről
és a papírmunka

1. Vállalja a felelősséget a felkészülésért számítógépes létesítmények az irodai munka és a helyi hálózat (LAN) osztályait az elektronikus dokumentumkezelő és irodai munkavégzési rendszerek (a továbbiakban: EDMS) megvalósításához a magánélet követelményeinek megfelelően. feladatmeghatározás(2000. augusztus 23-án kelt N 1008/25-2000. sz. szerződés N 1. számú melléklete) és az elektronikus nyilvántartási rendszerek műszaki teljesítőképességét biztosító intézkedések végrehajtásáról a Gazdasági és Városi Információs Rendszerek és Adatbázisok Főosztály vezetőjének. rendelési osztály Miroshnik MI

2. A rendszerek próbaüzemének lebonyolítását, az irodai munkaegységek alkalmazottainak képzését, az EDMS végrehajtását a területi közigazgatás alosztályaiban bízza meg az ügyek osztályának vezetőjével Gulyaev K.V.

3. A Gazdasági és Városbeszerzési Főosztály Információs Rendszerek és Adatbázisok Osztályának vezetője Miroshnik M.I. és az ügyek osztályának vezetője Gulyaev K.V. a USED projekt fő végrehajtójával - az Állami Vállalat "Számítógép-fejlesztési Központ" -val közösen biztosítják az elektronikus irodairányítási rendszerek kísérleti üzemeltetését, a technikai eszközök előkészítését és a rendszerek kereskedelmi üzembe helyezése átvételi munkáinak végrehajtását.

4. Fenntartom az ellenőrzést a megrendelés végrehajtása felett.

Területi Közigazgatás vezetője
Yu.L.Osipov

A dokumentum szövegét ellenőrzi:
hivatalos terjesztés

Hozzávetőleges megrendelés nyomtatvány elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére (a Garant cég szakemberei által elkészítve)

Rendelés
elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről

[ nap hónap év ]

Annak érdekében, hogy [töltsd ki, amire szükséged van] megrendelem:

1. [nap, hónap, év]-tól elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése [név] a [jogi személy neve]-ben.

2. [Beosztás, teljes név] [nap, hónap, év]-ig az elektronikus dokumentumkezelés rendjének kidolgozása és jóváhagyása.

3. Elektronikus dokumentumkezelés fenntartásáért felelős kinevezés [beosztás, teljes név].

4. [Beosztás, teljes név] elektronikus archívumot szervez a fogadott és elküldött dokumentumokból.

5. [Beosztás, teljes név] bevezetni a [jogi személy neve] számviteli politikájába az elektronikus bizonylatok létrehozásának, fogadásának és tárolásának szabályait.

6. Felelős elektronikus dokumentumok kialakításáért és aláírásáért [beosztás, teljes név] kinevezésére.

7. Hozza fel a rendet a szervezet összes strukturális részlegénél.

8. A megbízás végrehajtásának ellenőrzését [beosztás, teljes név]-re bízom.

Ismerkedtek a rendeléssel:

[beosztás, aláírás, kezdőbetűk, vezetéknév]

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szóló végzés hozzávetőleges formája

Fejlesztő: Garant Company, 2016. június

Az Önt érdeklő dokumentum aktuális verziója csak a GARANT rendszer kereskedelmi verziójában érhető el. Vásárolhat egy dokumentumot 54 rubelért, vagy 3 napig ingyenesen hozzáférhet a GARANT rendszerhez.

Ha Ön a GARANT rendszer online verziójának felhasználója, ezt a dokumentumot azonnal megnyithatja vagy kérheti forródrót rendszerben.

Szabályozási támogatás az EDMS megvalósításához

Tehát komolyan gondolja az EDMS bevezetésének kérdését. Ön egy hosszú út küszöbén áll, amely több szakaszból áll: projekt előtti felmérés, szoftvertermék kiválasztása, előzetes konfigurálása, felhasználói betanítás, próbaüzem, bevezetés a kereskedelmi üzemeltetésbe. Ahhoz azonban, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer „hivatalosan” működjön, megfelelő papíralapú dokumentumra van szükség. Ma elemezzük a rendszer bevezetésének összes szakaszát, és megvizsgáljuk azokat a szabályozó dokumentumokat, amelyeknek ezeket szabályozniuk kell.

Az EDMS vállalati bevezetésével kapcsolatos tevékenységeket adminisztratív dokumentumokkal kell alátámasztani. És minél egyértelműbben rögzítik a parancsokban/utasításokban a szükséges intézkedések jegyzékét, végrehajtásuk eljárását és a végrehajtásban részt vevő tisztviselők felelősségét, annál gyorsabban és hatékonyabban fog megvalósulni az EDMS végrehajtásával kapcsolatos munka. .

1. Projekt előtti felmérés, szoftvertermék kiválasztása.

A vezetés által a megvalósítás első szakaszában kiadott adminisztratív dokumentum (általában ez egy utasítás) tartalmazza az EDMS bevezetésének szükségességének indoklását, és a szövegben megjelölik a felelős személyt vagy több személyt, akiknek:

Határozza meg, hogy a rendszer milyen erőkkel valósul meg (saját vagy a kivitelező bevonásával);

Határozza meg a munka fővállalkozóját;

Határozza meg a megvalósítás hozzávetőleges terjedelmét és a tervezett költségvetést.

A fenti megrendelésen végzett munka eredménye legtöbbször mindkét oldalon kidolgozott kereskedelmi ajánlat.

2. Teremtés munkacsoportés a munkaterv jóváhagyása.

A szoftvertermék és a kivitelező kiválasztása után létre kell hozni egy adminisztrációs dokumentumot, amely meghatározza:

Megvalósító csoportvezető az ügyfél nevében;

A munkacsoport összetétele;

Munkarend készítésének feladatai, az EDMS megvalósításában részt vevő egyéb szakemberek bevonásával (technikai eszközök, információk és szoftverek előkészítése stb.).

A jövőben szükséges lesz az EDMS megvalósításának munkarendjét jóváhagyó végzés. E terv alapján a végrehajtás minden további szakaszát végrehajtják.

3. A felhasználók listájának és a rendszergazda meghatározásának jóváhagyása.

Az adminisztratív dokumentumokban rögzíteni kell az EDMS felhasználóinak listáját, valamint képzésük ütemezését. Az edzésterv önálló megrendeléssel/utasítással rögzíthető. Ez a rendelet segít szabályozni a felhasználói képzés folyamatát a vállalatnál.

A következő megrendelés információkat tartalmaz a rendszergazda kinevezéséről - ez egy speciális felhasználó, aki biztosítja és ellenőrzi a rendszer többi felhasználójának munkáját; munkát kell végeznie a felhasználói hibák azonosítása, kijavítása, az NSI (szabályozási referenciainformáció) kiegészítése és megváltoztatása terén.

4. A rendszer próba- és ipari üzembe helyezése.

Általában a felhasználói betanítás után vagy folyamatában kerül próbaüzembe a rendszer. A rendszer próbaüzembe helyezésének külön megrendelésében fel kell tüntetni:

A próbaüzem feltételei;

Az osztályok (munkahelyek) listája;

Szoftverrel és hardverrel felszerelt felszerelésük feltételei;

Felelős az egységekben történő próbaüzem lebonyolításáért.

Ugyanez a végzés tartalmazhat utalást az EDMS-sel történő munkavégzés ideiglenes szabályzatának (szabályainak, eljárási rendjének) jóváhagyására.

A kísérleti művelet után el kell készíteni az EDMS-re való átállásra vonatkozó javaslatok vagy ajánlások listáját, amelyek általában belső formában készülnek, ha a javaslatokat az ügyfél szervezetének alkalmazottai készítették. szolgáltatási okmány. Ez a dokumentum információkat tartalmaz a próbaüzem során felmerült problémákról, valamint javaslatokat tesz a rendszer hangolására.

Valamennyi nézeteltérés és kiegészítő beállítás végrehajtása után az elektronikus dokumentumkezelő rendszert kereskedelmi üzembe fogadjuk, melyet külön megrendeléssel rögzítünk, melyben fel kell tüntetni:

az EDMS vagy alkatrészeinek, hardverének és szoftverének kereskedelmi üzemeltetésre elfogadott funkcióinak összetétele;

az ügyfélszervezet EDMS üzemeltetéséért felelős tisztviselőinek és osztályainak listája;

az új okmányformák bevezetésének eljárása és feltételei (szükség esetén);

az EDS működési feltételei mellett a személyzet áthelyezésének eljárása és feltételei.

Az üzembe helyezési munkák befejezése után a helyi előírásokat (munkaköri leírások, dokumentumokkal végzett munkavégzésre irányadó előírások stb.) módosítani szükséges. Az utasításoknak figyelembe kell venniük az EDMS vállalati használatával kapcsolatos újításokat. A dokumentumok ilyen módosításainak helyes végrehajtását a következő cikkekben tárgyaljuk.

Parancs a sed bevezetésére

Minden elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának megvannak a maga sajátosságai. Ez munkaigényes előkészítő munka célja az optimális feltételek megteremtése az automatizálási eszközök használatához. Sajátíts el egy újat szakmai szféra módszertani anyagok segítik a szakembereket a dokumentumkezelő rendszerek megvalósításában. A menedzsment dokumentált támogatásáról van szó.

A munkafolyamat-automatizálásra való felkészítés gyakran önálló tanácsadói projektet eredményez, melynek során a munkafolyamat kialakítása a vállalatban történik, és a folyamatok előkészítése az új információs rendszerbe való beépítésre.

Az előkészítő szakaszban a következőket kell tennie:

• auditálja a dokumentumokkal való munka folyamatait és értékeli a jelenlegi helyzetet;
• azonosítsa a vezetés igényeit és azokat a problémákat, amelyekkel az alkalmazottak a dokumentumokkal való munkafolyamat során szembesülnek;
• a vezetés szükségleteitől és a feltárt problémáktól függően változtassa meg a jelenlegi rendszert, vagy tegyen javaslatot alapvetően új rendszer okmányforgalom szervezése;
• szabályozza a dokumentumokkal végzett munkát: készítsen egy szabályozó dokumentumcsomagot, amely rögzíti a dokumentumokkal való munkavégzés szabályait, meghatározza az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő munkavégzés jogterét.

A munkafolyamat-automatizálásra való felkészülés tanácsadó projektje számos funkcióval rendelkezik.

Először is, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésére irányuló projektekben meglehetősen magas a tanácsadás aránya, és maga az előkészítő szakasz is jelentős hatással van a megvalósítás hatékonyságára.

Másodszor, a tanácsadási projekt két tématerület – a menedzsment dokumentációs támogatása és az információtechnológia (IT) – metszéspontjában található. Ezért egy ilyen projekt sikeres befejezéséhez ez szükséges speciális tudás, amelyet a megvalósítási szakemberek gyakran nem birtokolnak.

Harmadrészt az orosz irodai munka erős hagyományokkal és mély gyökerekkel rendelkezik, ami a dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálására is kihat.

A tanácsadói projekt jellemzői alapján lehetőség van egy képzett tanácsadó portréjának elkészítésére. Az ilyen szakember ismeri a vezetési dokumentáció támogatásának tárgykörét, és azonos szakmai nyelven tud beszélni az irodai munka területén dolgozó szakemberekkel. Ugyanakkor ismeri a bevezetett elektronikus dokumentumkezelő rendszer funkcionalitását, és jól ismeri az üzleti folyamatok felmérésének, leírásának módszereit.

Tól től profi portré tanácsadó, természetes kérdés merül fel, hogy hol lehet ilyen tanácsadót találni?

Fejlesztői súgó

Az 1C cég, az 1C: Dokumentumkezelő rendszer fejlesztője szisztematikusan és alaposan közelítette meg a probléma megoldását. Új tevékenységi irány nyílt meg - az elektronikus dokumentumkezelési programok megvalósítására irányuló projektek módszertani támogatása. A módszertani munkának jelenleg két iránya van:

1. Kész módszerek kidolgozása a munkafolyamatok felállítására és a vállalkozás felmérésére.
2. Munkavégzés kész módszerek szerint.

A dokumentumáramlás kialakítására és a vállalkozás felmérésére szolgáló kész módszerek kidolgozásának részeként egy módszertani termék „Szabályozási dokumentumok készlete. Az irodai munka és a dokumentumáramlás beállításának módszertana. A termék két változatban érhető el, amelyek különböző üzleti szegmenseket céloznak meg. Minden dokumentumkészlet az 1C: Dokumentumkezelő program adott verziójának képességeihez van kötve.

A módszertani termék támogatására „Felkészülés a munkafolyamat-automatizálásra” című kétnapos képzést indítottak. Tanfolyam tartalmazza az irodai munka alapjait és magyarázatokat a szabályozó dokumentumok készleteivel való munkavégzésre vonatkozóan. A képzés során a hallgatók dokumentumpéldákkal dolgoznak, megtanulják értékelni a dokumentumokkal való munkavégzést szabályozó hatályos helyi előírásokat, észrevételeket fogalmazni azokra, illetve új, különféle típusú dokumentumokat készíteni.

A „Szabályozási dokumentumok készlete” módszertani termék lényegét tekintve egy kész technológia, nem pedig az irodai munka tankönyve. Ez az irodai munka megszervezésére vonatkozó helyi szabályozások gyűjteménye, amelyben minden folyamat az 1C: Dokumentumkezelés programhoz kapcsolódik. A készlet segít rövid időn belül felkészülni a megvalósításra: az irodai munka megszervezésére a cégben. És ami fontos, a dokumentumkészlet csak kisebb módosításokat igényel a megvalósításhoz, figyelembe véve a vállalat iparági sajátosságait. A szakértők szerint az ilyen finomítás mennyisége nem haladja meg a 30%-ot.

Előírások

A dokumentumkészlet összetétele:

• rendelet "Elektronikus dokumentumkezelő rendszer próbaüzemi/ipari üzembe helyezéséről".
• rendelet „Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben végzett munkáról.
• Irodai munkára és iratkezelésre vonatkozó előírások.
• Az iratkezelési szolgáltatás szabályzata.
• A dokumentumkezelő szolgálat munkatársainak munkaköri leírása (ill munkaköri leírás titkár-hivatalnok kisvállalatok számára).
• Az adminisztratív, szerződéses és szabályozási dokumentumokkal végzett munka szabályozása
• A szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal való munka szabályozása.
• A szerződéses dokumentumokkal végzett munka szabályozása.
• Szabályozó dokumentumokkal való munka szabályozása.
• Album egységes formák dokumentumokat, amely 26 sablont és 8 nyomtatványt tartalmaz.

Nézzük meg közelebbről az egyes szabályozási dokumentumokat.

Rendelés "Próba/ipari üzemeltetés elektronikus dokumentumkezelő rendszerének indításáról" rendeléseket tartalmaz:

• elektronikus dokumentumkezelő rendszer üzembe helyezésére;
• hozzáférést biztosít az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez;
• az alkalmazottak képzése az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben való munkára.

A rendelet az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működtetése tekintetében lehatárolja a dokumentumkezelő szolgáltatás és az informatika felelősségi köreit. A parancs a szervezet minden dolgozójára vonatkozik, és kötelezi őket az új információs rendszerben való munkavégzésre.

Rendelés "Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben végzett munkáról" megteremti az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés jogszabályi kereteit: egyenlővé teszi az alkalmazottak elektronikus dokumentumkezelő rendszerben végzett tevékenységét a papíralapú dokumentumkezelés keretében végzett tevékenységekkel. Ezek a tevékenységek a következők:

• az elektronikus dokumentumkezelő rendszer keretében kiadott utasítások;
• dokumentumok áttekintése;
• az információs rendszerben közzétett észrevételek, ítéletek, következtetések dokumentumtervezetekhez;
• az alkalmazottak megismertetése elektronikus dokumentumkezeléssel;
• az iratok lebonyolítására és az irattervezetek elbírálására vonatkozó hatáskör átruházása.

Irodai munkára és iratkezelésre vonatkozó előírások, amelyet a dokumentumcsomag tartalmaz, szigorúan a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó iránymutatásokkal összhangban állították össze (a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. sz. rendeletével jóváhagyva).

• a dokumentumok előkészítésének és áthaladásának minden szakaszának lépésről lépésre történő leírása;
• a szervezet dokumentumainak ajánlott összetétele;
• az aktuális és levéltári tárolás szabályai;
• meghatározott szereplők tevékenységei az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben.

A szabályozás célja az információs rendszer keretében létrejövő dokumentumok jogerejének biztosítása, valamint a dokumentumkezelési folyamatok automatizálása.

A jogerő egyik feltétele az irat előírt módon történő végrehajtása. Ezért a dokumentum rendelkezései arra irányulnak, hogy feltételeket teremtsenek a szervezet alkalmazottai számára, hogy az adott üzleti helyzethez megfelelő dokumentumtípust és annak helyes végrehajtását tudják kiválasztani, nevezetesen:

• dokumentumok egységessé tétele (egységes szövegek alapján dokumentumsablonok készítése);
• a felhasznált iratfajták számának csökkentése (bizonylattípusok egységesítése).

A Szabályzat minden olyan műveletet feltüntet, amelyet az elektronikus dokumentumkezelő programban (1. ábra) kell elvégezni. Ez nagymértékben leegyszerűsíti a munkavállalók alkalmazkodását az új információs rendszerhez.

Rizs. 1. Példa egy elektronikus dokumentumkezelő programban végrehajtandó műveletre

A dokumentumkészlet kész szabályzatot tartalmaz a vezetői dokumentációt támogató szolgáltatás tevékenységére vonatkozóan:

• Az iratkezelési szolgáltatás szabályzata;
• Munkaköri leírások a dokumentumkezelő szolgálat dolgozói számára.

A gazdálkodás okirati támogatásának szolgáltatási szabályzata rögzíti a szervezeti felépítést, meghatározza a szolgálat felelősségi körét, és részletes listát tartalmaz az alkalmazottak által ellátott feladatokról és funkciókról.

A javasolt feladat- és funkciólista a legteljesebb, és a vezetési dokumentációt támogató szolgálat osztályai között optimális felelősségmegosztással rendelkezik. Szükség esetén a feladatok, funkciók kiegészíthetők a hiányzókkal, vagy a fölöslegesek eltávolíthatók a listáról.

A funkciók leírása utasításokat tartalmaz az elektronikus dokumentumkezelő programban végzett eljárások végrehajtásához (2. ábra):

Rizs. 2. Útmutató az elektronikus dokumentumkezelő programban végzett eljárások végrehajtásához

Munkaköri leírások a dokumentumkezelő szolgálat dolgozói számára az egység javasolt szervezeti felépítésének megfelelően alakítja ki, és rögzíti a feladatok és funkciók dolgozói közötti megosztását. Ezen kívül munkaköri leírások:

• adja meg hivatalos feladatokat kiszolgáló alkalmazottak: tartalmazza az elvégzett műveletek részletes leírását;
• létrehozni képesítési követelmények pozíciókra;
• a munkaerő-toborzási szolgálat munkaköri leírásának alapját képezik;
• lehetővé teszi az új alkalmazottak számára, hogy gyorsan elsajátítsák a munkaköri feladatokat.

A munkaköri leírások utasításokat is tartalmaznak az elektronikus dokumentumkezelő programban végzett műveletek elvégzésére (3. ábra):

Rizs. 3. Útmutató az elektronikus dokumentumkezelő programban végzett műveletekhez

A munkafolyamatok automatizálására való felkészülés során olyan fontos munkaterületekre kell figyelni, mint az adminisztratív, szerződéses és belső szabályalkotási tevékenységek.

Az irányítási tevékenységek az örökbefogadáson keresztül valósulnak meg vezetői döntés. Minden szervezetben sok vezetői döntést különböző szintű vezetők hoznak. Mindezen döntéseknek olyan jellemzőkkel kell rendelkezniük, amelyek biztosítják annak ésszerűségét, megvalósíthatóságát, érvényességét, időszerűségét, gazdaságosságát.

A vezetői döntések látszólagos sokasága ellenére a vezetői tevékenységet továbbra is a vezetői funkciók ismétlődése jellemzi. Ezért szükséges kiemelni a hasonlókat vezetői funkciókés egységes szabályokat dolgozzon ki számukra.

A jól működő vezetői döntéshozatali rendszer a menedzsment tevékenység eredményességének általános kritériuma.
Szervezéshez egységes rendszer vezetői döntések meghozatalához szükséges:

1. Megfogalmazni a különböző szintű vezetők vagy a különböző vezető testületek vezetői döntéseinek meghozatalára vonatkozó szabályokat.
2. A vezetői döntés meghozatalának és végrehajtásának nyomon követésének folyamatának automatizálása.

A szervezeti és adminisztratív dokumentációval végzett munka szabályozása szabályozza az egyéni és kollektív vezetői döntések meghozatalának folyamatát.

• helyesen válassza ki a közigazgatási okmány típusát;
• adminisztratív dokumentumok készítése kész sablonok alapján;
• vigye át az adminisztratív dokumentumok átadásának folyamatait a standard rendelkezésből az „1C: Dokumentumkezelés 8” programba;
• megszervezi a meghozott döntések végrehajtásának időben történő és folyamatos nyomon követését;
• megszervezi mind az elektronikus változatok, mind az eredeti dokumentumok papír alapú tárolását;
• gondoskodik az adminisztratív dokumentumok időben történő frissítéséről;
• felépíteni a szervezet testületi szerveinek munkáját.

A legtöbb cég számára a szerződéses munka prioritást élvez. A szerződéses munka megszervezésének minősége határozza meg annak hatékonyságát. A szerződéses dokumentációval végzett munka szabályozása szerződéses munkairányítási rendszer kiépítésére irányul, és tartalmazza a szerződéses munkavégzés szabályait, valamint annak automatizálásának módszertanát.

A dokumentum követelményeinek való megfelelés lehetővé teszi:

• a szerződéses dokumentumokat az elfogadott szabványoknak megfelelően egységes formában elkészíti;
• csökkentse a szerződések megtárgyalásának idejét az előre egyeztetett feltételekkel és az e feltételektől való esetleges eltérésekkel rendelkező formanyomtatványok használatával;
• a szerződéses kötelezettségek nem teljesítésével vagy a dokumentumok elvesztésével kapcsolatos jogi és kereskedelmi kockázatok minimalizálása

Az irányítás hatékonyságának biztosításában az egyik központi helyet a szabályozási dokumentumok kidolgozása, bevezetése, használata és karbantartása foglalja el. A hatósági tevékenységek szabályozására vonatkozó követelményeket a GOST R 52294-2004 „Szervezetirányítás. Az igazgatási és hatósági tevékenységek elektronikus szabályozása.

Szabályozási dokumentációval végzett munkára vonatkozó előírások támogatja a szabvány követelményeit, és tartalmazza a szabályozó dokumentumok megalkotásának szabályait, szabványokat a szervezet egységes szabályozási keretének kialakításához.

A szabályozás központosított ellenőrzést hoz létre a szabályozó dokumentumok elkészítése és egységes szabályozási adatbázisban való elhelyezése felett, amely átláthatóbbá és rendszerezettebbé teszi a szabályalkotási munkát.

A dokumentum követelményeinek való megfelelés lehetővé teszi:

• csökkenti a munkaerőköltségeket új szabályozási dokumentumok kidolgozásához;
• gondoskodik az újonnan létrehozott szabályozási dokumentumoknak a szabályozási környezetnek való megfeleléséről;
• minimalizálja a szabályozási dokumentáció hiányával vagy azok irrelevánsságával, a bemutatás hozzáférhetetlenségével vagy összetettségével kapcsolatos kockázatokat;
• platform létrehozása az alkalmazottak belső képzéséhez funkcionális feladataik tekintetében;
• csökkenti a szabályozási dokumentumok keresési idejét.

Így a kész szabályozási dokumentumkészletek használata csökkenti a munkafolyamat-automatizálásra való felkészüléshez szükséges időt, lehetővé teszi a szervezet irodai munkájának a jelenlegi szabályozási és módszertani követelményeknek megfelelő felépítését, valamint egységes vállalati szabványt állít fel a dokumentumokkal való munkavégzéshez. egy szervezet. A készlet összes szabályozó dokumentumának az elektronikus dokumentumkezelő programhoz kötése kevésbé fájdalmassá teszi a munkavállalók számára az új programban való munkához való alkalmazkodást, és maguk a rendszerben végzett tevékenységek is hatékonyabbak.

Megrendelés és megrendelés: a vállalkozásnál a kiállítás rendje

A megbízások és megbízások kiadásának eljárása külön szakaszokból áll, amelyeket meghatározott sorrendben hajtanak végre. Helytelen lenne a cikket ezeknek a szakaszoknak a közvetlen figyelembevételével kezdeni. Először meg kell határoznia a megrendelés és a megrendelés fő célját, azonosítani kell az ilyen típusú dokumentumok között fennálló hasonlóságokat és különbségeket.

Rend és sorrend: mi a hasonlóság és a különbség

Rögtön megjegyzendő, hogy a végzés és a végzés kizárólagos döntéshozatali feltételek mellett kiadott közigazgatási okiratokra 1 vonatkozik. Ilyen körülmények között a vállalat egészében az összes irányítási kérdésben a vezető hatalmat kap, a szervezeti egységen belüli irányítási kérdésekben pedig a megfelelő szint vezetőjét.

A végzés vagy utasítás szövegében foglalt utasítások és határozatok a következő címekre irányulhatnak:

● fejlesztés szervezeti struktúra vállalkozások;

● a vállalkozás fő (vagy termelési) tevékenységeinek végrehajtásához szükséges eszközök és módszerek kiválasztása;

● a vállalkozás pénzügyi, munkaerő-, anyagi, információs és egyéb erőforrásokkal való ellátása;

● szervezeti dokumentumok és azok módosításainak jóváhagyása stb.

Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy a parancsokban vagy utasításokban foglalt utasítások és határozatok a vállalkozás valamennyi vagy egyes alkalmazottaira kötelezőek.

És most megpróbáljuk azonosítani a különbségeket az általunk vizsgált dokumentumtípusok között.

Rendelés - ez egy jogszabály, amelyet a vállalkozás (a szervezeti egység) vezetője ad ki, a vezetési egység alapján eljárva a vállalkozás előtt álló fő és működési feladatok megoldása érdekében.

Diszpozíció 2 - ez egy jogi aktus, amelyet kizárólag a főként testületi testület vezetője bocsát ki működési kérdések megoldása érdekében; általában korlátozott időtartamú, és a tisztviselők és állampolgárok szűk körét érinti.

Jelenleg számos megközelítés létezik a gyakorlatban, amelyek meghatározzák, milyen esetekben kell megbízásokat létrehozni, és milyen - megbízásokat.

1.A kis vállalkozás, ahol csak a vezetőnek van joga aláírni az adminisztratív dokumentumokat (vagy távollétében az eljáró vezetőt), a fő feladatokra (például a vállalkozás főtevékenységének feladataira, fejlesztési feladatokra) adnak ki utasításokat. a szervezeti struktúra stb.), és utasítások - működési kérdésekben, valamint információs és módszertani jellegű kérdésekben(például a hétvégi munkához való vonzódás és ünnepek termelési igények miatt, a megrendelések, utasítások végrehajtásának megszervezésével kapcsolatos kérdésekben stb.).

2. A második megközelítés elfogadható közép- és nagyvállalatok számára, ahol nemcsak a vállalkozás vezetője, hanem a strukturális részlegek vezetői is jogosultak adminisztratív dokumentumok aláírására. Ebben az esetben a vállalkozás vezetője ad ki utasításokat, amelyek az egész vállalkozás egészére és a vezetőkre vonatkoznak strukturális osztályok adnak ki parancsokat, akinek cselekvése általában csak a beosztottra terjed ki ez a menedzser szerkezeti felosztás.

A megrendelések és utasítások három alfajra oszlanak:

● alaptevékenység;

● személyzet által;

● adminisztratív és gazdasági kérdésekben.

A megbízások és megbízások kiadásának szakaszai

A megbízások és utasítások kiadásának eljárásában nyolc szakasz különböztethető meg 3:

1. Megbízás vagy megbízás kiadásának kezdeményezése.

2. Információgyűjtés és -elemzés dokumentumtervezet elkészítéséhez.

3. Megbízási vagy végzési tervezet elkészítése.

4. A dokumentumtervezet egyeztetése.

5. A végzés- vagy végzéstervezet véglegesítése a jóváhagyók észrevételei alapján.

6. Megrendelés vagy megrendelés aláírása.

7. Megrendelés vagy megrendelés regisztrációja.

8. A rendelés vagy a rendelés elhozása az előadóknak.

A fenti szakaszokat egymás után hajtják végre, az első szakasztól a nyolcadikig, továbbá az ötödik szakasz teljesen hiányozhat, ha a jóváhagyási szakaszban nincs megjegyzés a dokumentumtervezethez.

Tekintsük az egyes szakaszokat külön-külön.

Megrendelés vagy megbízás kiadásának kezdeményezése

Megrendelés- és utasítástervezetek az alábbi esetekben készülhetnek:

● tervszerűen (korábban kidolgozott tervnek vagy programnak megfelelően);

● a társaság vezetése nevében;

● a strukturális alosztályok vagy alárendelt vállalkozások vezetőinek, valamint egyéni szakembereknek a kezdeményezésére.

A végzés, végzés szükségességének indoklása feljegyzésben, elemző vagy tájékoztató tartalmú igazolásban, javaslatban, következtetésben, aktusban, hivatalos levél. Ezek a dokumentumok szolgálnak a kezdeményező határozatként.

Az LLC "Novostroyregion-A" levelet kap az OJSC "Technologies of the 21st Century" szoftverfejlesztőtől a "Warehouse +" raktári könyvelési szoftver új verziójának kiadásáról, valamint egy CD-t frissítési modullal és utasításokkal frissítése.

E levél kézhezvétele után a Novostroyregion-A LLC vezetője állásfoglalást ad ki, amelyben utasítja A. V. Stepanov raktárvezetőt. elemzi a raktári könyvelési automatizálási rendszer új képességeit, és beszámol a program új verziójára való frissítés szükségességéről.

Stepanov A.V. feljegyzést készít a főigazgatónak, amelyben beszámol arról, hogy a rendszer új verziójára való átállás lehetővé teszi az áruelszámolási munka hatékonyabb megszervezését és a személyzeti munka hatékonyságának növelését.

A jelentés áttekintése után vezérigazgatóúj határozatot alkot, amelyben utasítja a raktári könyvelés automatizálási rendszer új verziójának üzembe helyezésére vonatkozó megbízástervezet elkészítését.

Vagyis ebben a helyzetben a megrendelés kibocsátását kezdeményező dokumentumok a JSC Technologies of the 21st Century levele és a raktárvezető Stepanov A.V. feljegyzése voltak. Ezen dokumentumok alapján a vállalkozás vezetője utasítást adott a rendelettervezet elkészítésére.

Információgyűjtés és -elemzés megbízás- vagy végzéstervezet elkészítéséhez

Ez a szakasz mindenekelőtt a vezetői döntés kidolgozásához szükséges objektív, elégséges és időszerű információk összegyűjtését és elemzését foglalja magában, amely a későbbiekben a kiadott utasításban vagy utasításban is megjelenik.

Az információforrások lehetnek:

● jogalkotási aktusok és normatív dokumentumok;

● a szervezet aktuális dokumentációja;

● más szervezetektől kapott dokumentumok;

● publikációk folyóiratokban;

● tudományos anyagok stb.

Az információgyűjtés és -elemzés eredménye a vezetői döntés kialakulása. Érdemes odafigyelni arra, hogy az információelemzés során általában különféle megoldásokat dolgoznak ki, és ezek átfogó értékelése után kiválasztják a legelfogadhatóbbat.

Az 1. példa folytatása

Az 1. példában tárgyalt esetben az információforrások között megtalálhatók a szervezet belső dokumentumai és egy harmadik féltől kapott dokumentumok is.

A Novostroyregion-A LLC tanulmányozáshoz szükséges belső dokumentumai a következők: aktuális pozíció a "Warehouse +" raktári könyvelési automatizálási rendszerben végzett munkáról, az azt jóváhagyó megrendelésről, valamint egy memorandumról.

Ezenkívül részletesen tanulmányozni kell a JSC "Technologies of the 21st Century" által 2007. január 9-én kelt 2 / 02-15 levéllel küldött pályázatokat.

Megbízási vagy végzési tervezet elkészítése

A projekt-előkészítésről szólva megjegyzendő, hogy szakember (vagy fejlesztő) készít projektet, nem pedig dokumentumot. A projektnek nincs jogereje, ahhoz, hogy a közigazgatási okirat tervezete végzéssé vagy utasítássá váljon, át kell mennie a jóváhagyási és aláírási eljáráson. Ezenkívül az aláírást követően a dokumentum regisztrációja szükséges.

A megbízás- vagy megrendelés-tervezetet a szerkezeti egységek szakembere vagy szakemberei készítik el. Ha a dokumentumtervezet különböző osztályok érdekeit érinti, akkor a vállalkozás vezetőségének döntése alapján ideiglenes bizottságot kell létrehozni, vagy munkavállalói csoportot kell kijelölni a projekt előkészítésére.

A megrendelések és utasítások tervezeteit 4 a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” előírásai szerint állítják össze. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények” 5 (a továbbiakban - GOST R 6.30-2003).

Így, a rendeléstervezeteket és az utasításokat fejléces papírra nyomtatják A4-es formátum, pl. 210 × 297 mm. Általában speciális nyomtatványokat dolgoznak ki a megrendelésekhez és megrendelésekhez. A GOST R 6.30-2003 szerint ezeket "bizonyos típusú dokumentumok formáinak" nevezik. Az ilyen nyomtatványok (a levelek kivételével) a szervezet alapító okirataitól függően a következő adatokat tartalmazzák:

● Az Orosz Föderáció Állami Jelképe (vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalany címere, vagy szervezet emblémája, vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

● a bizonylattípus neve;

● a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye;

● valamint korlátozó jelek a részletekért:

- a dokumentum regisztrációs száma.

Külön figyelmet érdemel a nyomtatványok margóinak mérete. Tehát a GOST R 6.30-2003 szerint az űrlapnak legalább a következő mezőket kell tartalmaznia:

A bal margó a dokumentum tokba kötésére szolgál. Ebből azt a következtetést vonhatjuk le, hogy a hosszú (10 év feletti) és állandó tárolási időszakra (amelyek tartalmazzák a megrendeléseket és az utasításokat) dokumentumnyomtatványok kidolgozásakor jobb, ha a bal margót 30-35 mm-es tartományban állítjuk be, és nem 20 mm-t. .

1. táblázat A megrendelés és az utasítás kötelező adatai

a dokumentumtípus neve

nem kell kitölteni, jelenítse meg az űrlapon

dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye

nem kell kitölteni, jelenítse meg az űrlapon

dokumentum regisztrációs száma

az okmány nyilvántartásba vételekor történő aláírást követően adják ki

szövegre lép

dokumentumtervezet készítése során készült

dokumentum-jóváhagyási vízumok (szükség esetén lehet dokumentum-jóváhagyási bélyegző is)

a dokumentumtervezet jóváhagyása során teljes körűen elkészülnek

a dokumentum aláírásakor kiadott

az alapító okiratoktól függően jelen lehet az Orosz Föderáció Állami Jelképe (vagy az Orosz Föderáció alanya címere, vagy a szervezet jelképe, vagy védjegy) 6

nem kell kitölteni, jelenítse meg az űrlapon

Nyilatkozat az ellenőrzésről és a végrehajtásról

ellenőrzési jel

egy dokumentum ellenőrzésre történő benyújtásakor kerül kiadásra

Eltávolítás az irányítás alól és az irat tokba küldése

feljegyzést az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való megküldéséről

az ellenőrzés alóli eltávolításkor és az irat ügybe küldésekor kerül kiadásra

Most térjünk át a rendeléstervezetek és rendelések tervezési jellemzőire. Kezdjük azzal szövegalkotási szabályok. Ő mindig egyes szám első személyben kifejezveés két részből áll:

● kimondó (vagy preambulum) és

BAN BEN megállapító rész az előírt cselekvések indoklása adott. Ha a megbízás vagy megbízás kibocsátásának alapja magasabb szintű szervezet jogszabályi vagy szabályozási aktusa, vagy e szervezet által korábban kiadott dokumentum volt, a megerősítő részben fel kell tüntetni annak nevét, dátumát és számát. Ebben az esetben olyan megfogalmazások használhatók, mint „alapján”, „végrehajtás alatt”, „megfelelően”. Ha a végzés vagy végzés kezdeményezési alapon születik, a kimondó rész megfogalmazza az előírt intézkedések céljait, céljait, rögzíti azokat a tényeket, eseményeket, amelyek a végzés vagy végzés kiadását okozták.

A kimondó rész általában a „Rendben”, „Kapcsolatban” stb. szavakkal kezdődik.

Vannak esetek, amikor a megállapító rész hiányozhat abból a szempontból, hogy az előírt intézkedések nem szorulnak pontosításra, indoklásra 7 .

A megrendelésekben a megállapító részt az adminisztratív résztől a „RENDELEM:”, a megrendelésekben pedig az „AJÁNLOM:” vagy „KÖTELEZEK:” szó választja el. Ezek a szavak a mezőből egy új sorba kerülnek kinyomtatásra nagybetűkkel.

Adminisztratív rész tartalmaznia kell az előírt tevékenységek listáját, feltüntetve az egyes műveletek végrehajtóját és a végrehajtás határidejét.

Gyakran előfordul, hogy az adminisztratív részt paragrafusokra bontják, mivel feltételezik, hogy a különböző utasításoknak több előadója van, saját határidőkkel.

Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A papírmunka követelményei: Útmutató a GOST R 6.30-2003 végrehajtásához.

Abban az esetben, ha a művelet egy konkrét előadót érint, a dokumentum megfelelő bekezdésének az előadó beosztásának és vezetéknevének megjelölésével kell kezdődnie (a szöveg kezdőbetűi a vezetéknév után helyezkednek el) datív esetben. Végrehajtóként szervezetek vagy szerkezeti alosztályok jelölhetők meg.

A vezetői cselekvéssel kapcsolatos információkat egy határozatlan formájú ige és egy kiegészítés ad a cselekvés tárgyának megjelölésével. Például:

1. Tanszékvezető nemzetközi műveletek Kotov A.D. készítsen egy tervezetet „Utasítások a munka megszervezésére vonatkozóan. ".

2. A jogi osztály vezetője, Melnikov S.G. a Nemzetközi Üzemeltetési Főosztály rendelkezésére bocsátja a szükséges szabályozó jogszabályokat és módszertani dokumentumokat.

Az esedékesség megjelölése külön sorban kerül feltüntetésre, és a teljesítés befejezésének időpontjaként kerül kiírásra. Például:

3. A benyújtási határidő 2003.07.15.

Az adminisztratív rész utolsó bekezdésében megjelölik azokat a konkrét személyeket, akiket a közigazgatási okirat végrehajtásának ellenőrzésével bíztak meg. Például:

A megbízás végrehajtásának ellenőrzésével a Sidorov K.M. bank igazgatótanácsának elnökhelyettesét kell megbízni.

A szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabványos utasítás, amelyet az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2005. november 8-án kelt 536. sz.

Ha a végzés valamely rendelkezését megváltoztatja vagy hatályon kívül helyezi, úgy a szöveg adminisztratív részének valamelyik bekezdésében szerepelnie kell a törölt dokumentumra (okirat bekezdésre) való hivatkozásnak a keltezés, a szám és a cím megjelölésével. A bekezdés szövegének a következő szavakkal kell kezdődnie: „Érvénytelen. ".

A megrendelésnek nem szabad tartalmaznia a „Felhívni a figyelmet. ". Azok az alosztályok (tisztviselők), amelyekre a megrendelésről tudomásukra jutnak, az elosztási indexben szerepelnek, amelyet a kivitelező a megbízástervezettel együtt készít.

Az A4-es papírra készült szervezeti és adminisztratív dokumentumok szövegét ki kell nyomtatni másfél sortávolság.

Egy megbízásnak vagy utasításnak 8 különböző alkalmazása lehet: előírások, előírások, listák, listák, grafikonok, táblázatok, mintadokumentumok stb. a szükséges "Az alkalmazás jelenlétének jelzése" soha nem kerül kiadásra parancsra és utasításra amiatt, hogy a kérelemre mutató hivatkozás közvetlenül az adminisztratív dokumentum szövegében található.

Ha a kérelem hivatkozási vagy elemző jellegű (diagram, táblázat, lista stb.), akkor a végzés vagy utasítás szövege „a 2. számú melléklet szerint” vagy „(2. melléklet)” hivatkozást tartalmaz. Ezzel egyidejűleg a „Függelék” szó szerepel a pályázat első oldalán a jobb felső sarokban, alatta a megrendelésre vagy utasításra mutató hivatkozás található. Ha több pályázat van, akkor azok számozva vannak.

2. számú pályázat
a ZAO Alternativa-M megrendelésére
kelt 2007.01.11. 1. sz

Ha jóváhagyott dokumentum (szabályzat, szabályzat, utasítás stb.) az adminisztratív okmány melléklete, akkor az adminisztratív rész megfelelő bekezdésében fel kell tüntetni: „(mellékelve)”. A leginkább jóváhagyott dokumentumon pedig az első oldal jobb felső sarkában található a szükséges „Dokumentum-jóváhagyási bélyegző”.

fejléc minden megrendelés- és utasítástervezeten hibátlanul fel kell tüntetni, és tartalmaznia kell összefoglaló dokumentum.

Meg kell válaszolnia a „miről (kiről)?” kérdésre, például „Az irodai munkára vonatkozó utasítások jóváhagyásáról”, „A CJSC Svyazinvestcom alkalmazottainak tanúsításáról”, „A menedzsment javításának koncepciójának végrehajtásáról dokumentációs támogatás”.

Ugyanakkor a fejléc legfeljebb öt sort foglalhat el, összesen legfeljebb 150 karakter hosszúságban, a margóról (azaz bekezdés behúzása nélkül) egyetlen sorközön keresztül, idézőjelek nélkül és nem aláhúzva kell nyomtatni, nagybetűvel kezdődően. betű és vége pont használata nélkül.

Nem térünk ki a megbízási vagy utasítási formanyomtatvány kötelező adatainak nyilvántartásba vételének kérdéseire, mivel ezt E.M. cikkében részletesen ismerteti. Kameneva "Szervezeti és adminisztratív dokumentumok formáinak kidolgozása", 2005. évi 8. és 9. számú folyóiratban megjelent.

A rendelet- vagy végzéstervezet elkészítésekor kezdődik a következő szakasz - az adminisztratív dokumentum-tervezet jóváhagyása. Ez elválaszthatatlanul kapcsolódik egy másik szakaszhoz - a tervezet véglegesítéséhez a koordináló tisztviselők megjegyzései szerint. Ezért mindkét szakaszt egyszerre fogjuk figyelembe venni.

Rendelés- vagy végzéstervezet egyeztetése és a tervezet véglegesítése a koordináló tisztségviselők észrevételei alapján

A dokumentumtervezet összehangolása magában foglalja:

● belső jóváhagyás vagy záradék (ha a belső jóváhagyás elegendő az okmány kiállításához), amelyet a szükséges „okmány-jóváhagyási vízummal” dokumentálnak;

● külső jóváhagyás (ha szükséges a megoldás más szervezetekben történő vizsgálata). A megbízástervezetek és megbízások külső koordinációjához ritkán folyamodnak, ezért ebben a 9. cikkben nem térünk ki rá.

A dokumentumtervezetek minőségi elkészítésének és az érdekelt felekkel történő egyeztetésének biztosításával a projektet benyújtó osztályvezetőket bízzák meg.

2.7.1.2. Modell utasítás az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2005. november 8-án kelt 536. számú rendeletével jóváhagyott szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munkáról.

2.7.1.2. A szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabványos utasítások, amelyeket az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2005. november 8-án kelt 536. sz.

A megbízás (utasítás) tervezeteket és mellékleteit a végrehajtó 10 és a projektet ismertető osztályvezető, azon osztályok vezetői, amelyek számára a projekt feladatot és utasítást ad, valamint az óvodai nevelés-oktatási intézmény vezetője hagyja jóvá. intézmény és a jogi szolgálat (szabályzó jogszabály-tervezeteket ír alá). A rendelettervezettel (utasítással) szembeni, jóváhagyáskor felmerülő kifogásokat a tervezethez mellékelt igazolás tartalmazza.

Ha a jóváhagyási folyamat során alapvető változtatásokat hajtanak végre a megrendelés tervezetén, akkor azt újranyomtatni és újra jóváhagyni.

A vezetőnek aláírásra benyújtott parancs- (megrendelő) tervezeteket a vezető helyettesek a feladatmegosztásnak megfelelően záradékolják.

A vállalkozásnak létre kell hoznia egy listát a 11 dokumentum típusairól és altípusairól, feltüntetve azokat a személyeket, akiknek a jóváhagyásakor vízumra van szükség, pl. a főkoordinátorok megjelölésével, vagy dokumentumnyomtatványok munkarendjével 12 .

A dokumentumtervezet elkészítésének, jóváhagyásának és a jóváhagyók észrevételei szerinti finomításának szakaszai ún. „hagyományos” módon, vagy irodai automatizálási rendszer és elektronikus dokumentumkezelés segítségével történhetnek.

A "hagyományos" módon az adminisztratív dokumentum tervezetét üresen készítik el, és jóváhagyásra benyújtják papíron.

Ebben az esetben a tisztviselők vízumát a dokumentumtervezet utolsó oldalának hátoldalának alján kell elhelyezni. A rendelet- vagy végzéstervezetet készítő szakember megalapozhatja a vízumok további beillesztését a dokumentumtervezet utolsó oldalának hátoldalán a koordinátorok beosztásának és nevének feltüntetésével. A szükséges "okmány-jóváhagyási vízumot" a GOST R 6.30-2003 szerint kell elkészíteni.

3.24. GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

Az okmány jóváhagyása okmány-jóváhagyási vízummal (a továbbiakban: vízum) történik, amely tartalmazza az okirat jóváhagyójának aláírását és álláspontját, az aláírás átiratát (iniciális, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Például:

A.S. személyes aláírása Orlov
időpontja

Ha megjegyzések vannak a dokumentumhoz, a vízumot a következőképpen állítják ki:

Megjegyzések csatolva
Jogi Osztály vezetője
A.S. személyes aláírása Orlov
időpontja

Az észrevételeket külön lapon kell feltüntetni, aláírva és a dokumentumhoz csatolni.

A szervezet belátása szerint megengedett a dokumentumtervezet laponkénti jóváhagyása vagy az okmányvízumok külön jóváhagyási lapon történő kiadásának lehetősége. Ugyanakkor a jóváhagyási lap formáját sem a GOST, sem a jogszabályok nem szabályozzák, és ennek megfelelően a különböző szervezetekben a jóváhagyási lap eltérő formájú lehet.

A papíralapú adminisztratív dokumentum-tervezet jóváhagyásra történő benyújtásakor csak egyfajta projektútvonal lehetséges: szekvenciális. Ez azt jelenti, hogy egyidejűleg a koordináló tisztviselők közül csak az egyik rendelkezhet dokumentumtervezettel. A gyakorlatban gyakran előfordul, hogy egy dokumentumtervezetet azonos szintű vezetőknek kell koordinálniuk, és a jóváhagyás sorrendje nem számít. Ennek megfelelően a szekvenciális dokumentum-jóváhagyási útvonal nem mindig a legjobb megoldás.

Ráadásul a „hagyományos” koordinációs módszer sok munkaidőt „esz fel” a vállalkozás alkalmazottai számára. Hiszen a papír alapú dokumentumtervezetet önállóan a koordináló tisztviselőkhöz kell rendelni, vagy a dokumentumkezelő szolgálaton (a továbbiakban: DOW szolgáltatás) keresztül kell átadni. Utóbbi esetben a dokumentum jóváhagyása hosszan elhúzódik, mivel a projektet először a DOW szolgáltatásba kell vinni, majd szükséges, hogy a titkár vagy a kívánt egység irodai munkájáért felelős személy a A DOW szerviz felveszi és átadja a projektet jóváhagyásra a menedzserének, majd megegyezés után visszaküldi a projektet a DOW szolgáltatásnak… Ezt az eljárást addig kell folytatni, amíg a projektet minden szükségessel meg nem állapodtak. tisztviselők. Ennek eredményeként a közép- és nagyvállalatoknál egy dokumentumtervezet jóváhagyása több napig is eltarthat.

Dokumentumtervezetek egyeztetése irodai automatizálási rendszerekkel és elektronikus dokumentumkezeléssel számos előnye van a "hagyományos" módszerrel szemben. Ezzel a megközelítéssel a dokumentumtervezet fejlesztője létrehoz egy projektet a rendszerben, a jóváhagyás során jelzi a dokumentumtervezet mozgásának útvonalát, és aktiválja a jóváhagyási eljárást.

A következő tárgyalási útvonalak lehetségesek:

● szekvenciális: amikor a projekt először kerül az első jóváhagyóhoz; miután elvégzi a koordinációt, a projekt automatikusan a második koordinátorhoz kerül stb.;

● párhuzamos: amikor a projektet egyszerre kapja meg minden jóváhagyó, és tetszőleges sorrendben egyeztetnek a dokumentumtervezetről;

● párhuzamos-szekvenciális (vagy vegyes): amikor a dokumentumtervezetet először kapja meg a tisztviselők egy csoportja, akik bármilyen sorrendben képesek koordinálni; és csak miután az első csoport összes tisztviselője beleegyezett, a projekt elküldésre kerül a következő tisztviselőcsoportnak.

Ha figyelembe vesszük a megrendelés-tervezetek és megrendelések egyeztetését, akkor megállapítható, hogy a legoptimálisabb a párhuzamos-szekvenciális útvonal lenne. Ebben az esetben a koordinációt a következő lánc mentén szervezheti meg:

● 1 jóváhagyói csoport - a dokumentumtervezet végrehajtója (vagy kidolgozója);

● 2 koordinátori csoport - a vállalkozó vezetője;

● Jóváhagyók 3. csoportja - az óvodai nevelési-oktatási intézmény vezetője (vagy alkalmazottja), aki az adminisztratív irat tervezetét ellenőrzi a helyes végrehajtás szempontjából;

● Jóváhagyók 4. csoportja – a projekt által feladat- és megbízatással ellátott osztályvezetők, valamint a jogi szolgálat vezetője;

● A koordinátorok 5. csoportja - a vállalkozás vezetőjének helyettese (vagy helyettesei).

Tárgyalás segítségével automatizált rendszerek Számos előnnyel is rendelkezik a „hagyományos” koordinációhoz képest. Nevezzük meg a főbbeket:

1. A fejlesztőnek nem kell időt töltenie azzal, hogy a projektet eljuttassa a koordináló tisztviselőkhöz, mivel ezt a rendszer a megadott útvonalon megteszi.

2. A fejlesztő meghatározhatja azt az időtartamot, amely alatt a hivatalos személy köteles a dokumentumtervezettel megegyezni.

3. A dokumentumtervezet kidolgozója bármikor láthatja, hogyan zajlik a dokumentum egyeztetése, melyik tisztviselő kötötte meg a megállapodást és melyik vízumot adták ki.

4. A koordináló tisztviselők egy speciális értesítési rendszernek köszönhetően azonnal értesülnek a dokumentumtervezet jóváhagyásra történő beérkezéséről.

5. A dokumentumtervezetet maximálisan elfogadják rövid idő.

6. A dokumentumtervezet nem vész el a jóváhagyási folyamat során.

7. A rendszer képes tárolni a projekt összes verzióját, vízumokat és jóváhagyási megjegyzéseket.

Az „elektronikus” jóváhagyás fenti, meglehetősen jelentős előnyei ellenére jelenleg kevés vállalkozásban használják. Ennek oka pedig a következő: a tervezetekkel végzett munka automatizálása, beleértve a jóváhagyási szakaszt is, csak akkor lehetséges, ha minden vezető aktív használója lesz az irodai automatizálásnak és az elektronikus dokumentumkezelő rendszereknek, mert ők a fő koordináló tisztviselők. Sajnos a mai gyakorlat azt mutatja, hogy a legtöbb szervezetben és vállalkozásban az automatizálási rendszerek fő felhasználói a titkárok és az irodai munkáért felelős személyek, akiknek nem tartozik a hatáskörébe a dokumentumtervezetek egyeztetése.

Most fontolja meg, mi történik, ha az egyik jóváhagyó nem ért egyet a dokumentumtervezet tartalmával.

Egy vagy több jóváhagyó általi kiadás esetén alapvető megjegyzések, módosítani kell a dokumentum lényegét, a tervezetet újra kell nyomtatni (azaz új verziót kell készíteni a dokumentumtervezetből), és újra egyeztetni kell.

Ha az egyeztetés során készültek szerkesztői megjegyzések, amelyek nem változtatják meg a projekt tartalmát, akkor a projekt is újranyomtatás tárgyát képezi, de újbóli jóváhagyás ebben az esetben nem szükséges.

Megrendelés vagy megrendelés aláírása

A jóváhagyott dokumentumtervezetet aláírásra benyújtják a vezetőnek.

Ha a jóváhagyási vízumot nem a projekt utolsó lapjának hátoldalán, hanem külön jóváhagyó lapon adták ki, akkor ebben az esetben is át kell adni a projektdokumentum jóváhagyó ívét a vezetőnek.

A vezető aláírása a dokumentumtervezetet teljes értékű dokumentummá változtatja, amelyet követően azt nyilvántartásba kell venni.

Megrendelés vagy utasítás regisztrációja

Dokumentum regisztráció- ez egy dokumentumra vonatkozó hitelesítő okmány az előírt formában, rögzítve annak keletkezésének, küldésének vagy fogadásának tényét.

Esetünkben a regisztráció rögzíti a dokumentum létrehozásának tényét. Megjegyzendő, hogy regisztráció szükséges a dokumentumok további könyveléséhez és a referenciamunka megszervezéséhez is.

A regisztráció háromféleképpen történhet:

● bejegyzés a dokumentumról egy papíralapú naplóba (naplóbejegyzési forma);

● bejegyzés papír alapú regisztrációs és ellenőrző kártyán (regisztrációs kártya nyomtatvány);

● a dokumentumra vonatkozó információk bevitele az irodai automatizálási rendszerbe és az elektronikus dokumentumkezelésbe (automatikus regisztrációs űrlap).

Megjegyzendő, hogy jelenleg az automatizált bizonylatnyilvántartás a célszerű, hiszen ennek számos előnye van a naplós és kártyás nyilvántartási formákkal szemben. Hogy néhányat említsünk ezek közül az előnyök közül:

● dokumentumok gyors keresése tetszőleges vagy kellékek alapján;

● jelentések, összefoglalók automatikus generálása, referencia és elemző munka elvégzése dokumentumokon;

● az utasítások (dokumentumok) végrehajtásának automatikus vezérlése;

● a dokumentumok egyidejű nyilvántartásának lehetősége több munkahelyen és másokon.

Ezenkívül a dokumentumok automatizált nyilvántartása speciális szoftver bevezetése nélkül is lehetséges.

A legtöbb kisvállalatnál az MS Excel segítségével, egy közönséges táblázat kitöltésével hajtják végre.

A regisztráció során a dokumentum hozzárendelése megtörténik regisztrációs száma és a dokumentum kelte. A megrendelés és a megrendelés dátuma az aláírás dátuma legyen, ebből arra következtethetünk, hogy a megrendeléseket és a megrendeléseket az aláírás napján kell rögzíteni.

Az iratok nyilvántartása csoporton belül történik, az irattípus megnevezésétől függően. Ezen túlmenően a főtevékenységre, a személyi állományra, valamint az adminisztratív és gazdasági kérdésekre vonatkozó megrendeléseket (valamint a megrendeléseket) külön rögzítik. Ez azt jelenti, hogy a fenti megbízások és utasítások altípusainak nem közös, hanem külön számozása lesz.

Most megadjuk a regisztrációs szám és a dokumentum dátumának bejegyzésére vonatkozó követelményeket, amelyeket a GOST R 6.30-2003 rögzít.

3.12. GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

Az irat iktatószáma annak 13-as sorszámából áll, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrájának megfelelő ügyindexszel, a levelezőre, előadókra vonatkozó információkkal stb.

A két vagy több szervezet által közösen összeállított dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva a szerzők megjelölésének sorrendjében.

P. 3.11. GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

Az okmány dátuma arab számokkal van feltüntetve a következő sorrendben: hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; évszám négy arab számmal.

Megengedett a dátum verbális-numerikus formázása, például 2003. június 05., valamint a dátum formázása a következő sorrendben: év, hónap, hónap napja, például: 2003.06.05.

Általában a digitális módszert alkalmazzák a megrendelés és a megrendelés dátumának kiadására, például 2007.02.05.

Parancs vagy utasítás adása a végrehajtóknak

Az adminisztratív irat végrehajtókhoz történő eljuttatása az irat sokszorosítása, kiosztása (a lehető legrövidebb időn belül) vagy a végrehajtók részére történő átadása.

Az irodai munka „hagyományos” megszervezésénél leggyakrabban megrendelésekről, utasításokról készülnek másolatok, ritkábban kivonatok, amelyeket az elosztási indexnek megfelelően eljuttatnak a szervezet előadóihoz vagy alkalmazottaihoz (ezt is összeállítják és aláírják). az előadó által).

Ha irodai automatizálási és elektronikus dokumentumkezelési rendszert használnak a dokumentumokkal való munka során, akkor a legtöbb esetben (amikor a munkavállalónak nem kell aláírás ellenében megismerkednie egy dokumentummal, ami például bizonyos adminisztratív dokumentumok elkészítésekor releváns személyi állomány esetében) az iktatott dokumentumot megküldik a rendszereket használó dolgozóknak. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy a címzett a lehető leghamarabb megkapja a dokumentumot, valamint anyag- és időforrást takarít meg, amelyet a "hagyományos" megközelítéssel a dokumentumok másolására és a másolatok átvitelére fordítanak.

Érdemes megjegyezni, hogy az adminisztratív dokumentumok nagy részét, mielőtt azokat a végrehajtókhoz eljuttatják, az óvodai nevelési intézmény szolgálatába állítják. A végrehajtás-ellenőrzés azonban már külön nagy téma, amire tavaly kellő figyelmet fordítottunk. 14 , 15 .

A témát V.P. cikkében folytatja. Kozyreva "Adminisztratív dokumentumok tervezetének kidolgozása: interakció a felelős végrehajtó és az irodai munkaszakértő között."

Ha egy tapasztalt szakember megosztja tapasztalatait, az mindig érdekes. És különösen, ha konstruktív interakciót kell kialakítani más osztályok kollégáival. Megtanulja, hogyan készítsen adminisztratív dokumentum tervezetét az irodai munka szabályainak és az orosz nyelv minden finomságának megfelelően. A GOST R 6.30-2003 csak az adminisztratív dokumentumok végrehajtásának legalapvetőbb követelményeit rögzíti. A szerző elmondja, hogyan véglegesítették (bővítették) és implementálták egy interregionális távközlési vállalatnál. A különféle helyzetekre vonatkozó megfogalmazási konkrét példák és a tervezési minták jelenléte nagyon kényelmessé teszik a cikket. praktikus alkalmazás a munkádban. A cikk a Paperwork and Document Management at the Enterprise folyóirat 2007. júliusi számában jelent meg.

1 Ügyviteli iratok - az intézmény tevékenységének adminisztratív és szervezési kérdéseivel kapcsolatos döntéseket rögzítő dokumentumok (rend, rend stb.). - Rövid szótár a dokumentumok típusairól és fajtáiról. – M.: VNIIDAD. - 1974.

2 Jelenleg a rendelet szintén jogi aktus, amelyet kizárólag: - az államfő - az Orosz Föderáció elnöke; - a testületi hatalmi és igazgatási testület vezetője a számára biztosított hatáskörön belül, például az Orosz Föderáció kormánya elnökének rendelete alapján; - az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok végrehajtó hatalmának vezetői - kormányzók, polgármesterek stb.

3 Lásd a főtevékenységre vonatkozó rend életciklusának operogramját Yu.V. Khimich cikkében a 2007. évi 2. számú folyóirat 32. oldalán.

4 A személyzetre vonatkozó egyes utasításokat és utasításokat a 9. cikk alapján kell kiadni szövetségi törvény 1996. november 21-én kelt 129-FZ „A számvitelről” az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i rendelete által jóváhagyott egységes formanyomtatványok szerint. munka és fizetése”.

5 A GOST R 6.30-2003 tanácsadó jellegű minden szervezet számára, kivéve a szövetségi végrehajtó hatóságokat. Ennek ellenére a rendelkezéseinek szigorú végrehajtása az információk dokumentálásának és a dokumentumokkal való munkavégzés magas kultúráját jelzi.

6 Ha kereskedelmi szervezet nincs szervezet logója vagy védjegye (szolgáltatási védjegy), akkor ez az attribútum nem kerül kiadásra.

7 A nyilatkozat nélküli megrendelés példáját lásd T. A. Kuznyecova cikkében a 2007. évi 2. számú folyóirat 45. oldalán.

8 Lásd Kameneva E.M. cikkét. „Az alkalmazástervezés néhány finomsága”, megjelent a Paperwork and Document Management at the Enterprise folyóirat 26. oldalán, 2006. 11. számban.

9 A külső jóváhagyási eljáráshoz lásd a kérdésre adott választ a 2006. évi 6. sz. folyóirat 37. oldalán.

10 A végrehajtó a dokumentumtervezetet kidolgozó szakember.

11 Irattípus - ez az iratnak a dokumentációs rendszerhez való tartozása tartalom és rendeltetés alapján (például megrendelés, megrendelés, cselekmény stb.). Ebben az esetben alfajon az azonos típusú dokumentumok egy csoportját kell érteni, amelyeket a dokumentumban megfogalmazott kérdés jellege egyesít (például képzési utasítások, tanúsítási megbízások, szakértői bizottság létrehozására vonatkozó utasítások, stb.).

12 A szervezet tevékenysége során használt okirat-nyomtatványok táblázata a gazdálkodási tevékenység funkcióinak, feladatainak végrehajtásához szükséges és elegendő felhasználásra engedélyezett okmányok jegyzéke, azok jogállásának, szakaszainak ismertetésével. előkészítés és átjárás.

13 A sorszámok a naptári év során kerülnek kiosztásra, i.e. a következő év elejétől a sorozatszámok ismét eggyel kezdődnek.

14 Lásd O.V. cikkét. Ryskova "A megbízások végrehajtásának ellenőrzése: a szövetségi végrehajtó hatóságok szabályzatának követelményei" a 2006. évi 1. számú folyóirat 24. oldalán.

15 Lásd E.M. cikkeit. Kameneva a 2006. évi 9. számú folyóirat 72. oldalán és a 2006. évi 10. számú folyóirat 76. oldalán található utasítások végrehajtásának ellenőrzési módjairól.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése szinte minden vállalkozásban célszerű, mivel ezzel jelentősen növelhető a teljesítményfegyelem, és jelentősen csökkenthető a dokumentumok feldolgozási ideje. Az alacsony költségek és a vállalkozás tevékenységének sajátosságaihoz való alkalmazkodás képessége az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetését teszi a legjobb megoldássá a munka termelékenységének és a gazdálkodás hatékonyságának növelésére.

A cikkből megtudhatja:

• mi adja az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetését egy szervezetben;
• milyen céljai vannak az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének;
• melyek az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének főbb állomásai;
• amit az elektronikus dokumentumkezelés bevezetéséről szóló rendelet tartalmaz.

Jelenleg már nem kérdéses az elektronikus dokumentumkezelő rendszer vállalati bevezetésének hatékonysága. Alacsony műszakival ill szoftver az ilyen rendszerek jelentősen javíthatják a vezetői fegyelmet, a dokumentumáramlás minőségét és a munka termelékenységét, jelentősen csökkentve a felügyeleti jelek vételének és sugárzásának idejét.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése a vállalkozásnál

A dokumentációs támogatás optimalizálása bármely vállalkozás tevékenységéhez több irányban történik:

• az iratok információtartalmának minőségének javítása: szükséges és elegendő mennyiségben történő fejlesztése, az elnevezések tartalomnak való megfelelése, a dokumentumok lényegi és tartalmi megkettőzésének kizárása; dokumentumok létrehozása, végrehajtása és jóváhagyása az elfogadott állami és helyi szabványoknak megfelelően;
• a vállalkozásnál működő dokumentumkezelő rendszer hatékonyságának növelése: útválasztás a határidők ellenőrzésének lehetőségével, az elsődleges számviteli és személyi nyilvántartások összekapcsolása az operatív irányítás folyamatával; a feldolgozási idő és a dokumentum áthaladásának csökkentése, a gyors keresés lehetősége szükséges dokumentumot, nagy mennyiségű információ tárolásának megszervezése.

Mindezek a feladatok egyszerűen megoldhatók egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésével egy szervezetben, amely lehetővé teszi a dokumentumok létrehozásának, fejlesztésének és könyvelésének automatizálását, terjesztésük és mozgásuk szabályozását, gyors feldolgozásukat, keresésüket és tárolásukat.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének céljai:

A felsorolt ​​feladatok egyben meghatározzák az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előnyeit is, különösen azoknál a vállalkozásoknál, ahol az éves dokumentumáramlást több ezer elszámolási egységben számolják, az archívumot pedig több tízezerben. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének eredményességét természetesen mind a költsége, mind a feldolgozott dokumentumok mennyisége, valamint a cég tevékenységének sajátosságai indokolják. A számítások azt mutatják, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése általában egy-két év alatt megtérül.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának szakaszai

Előbb-utóbb minden vezető rájön, hogy automatizálni kell a munkafolyamat-rendszert a vállalatnál, amelynek célja a termelés és a termelés optimalizálása. szervezési tevékenység. Sikere nagymértékben függ attól, hogy hogyan tartják be az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének alapelveit:

• érdeklődés és aktív részvétel a vállalkozás felső vezetésének megvalósításában;
• az elektronikus dokumentumkezelő rendszer céljainak megértése, megvalósítási szakaszainak való megfelelés;
• részvétel a szervezet kulcsfontosságú felhasználóinak és szakembereinek kiválasztásában vagy fejlesztésében;
• alkalmazkodás a szervezet előtt álló jelenlegi és jövőbeni feladatokhoz.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének folyamata több lépcsőben valósul meg.

Első lépésben létre kell hozni egy olyan szakemberekből és vezetőkből álló munkacsoportot, akik szabályozzák a szervezet dokumentumfolyamatait, és segítségükkel azonosítani kell a jelenlegi dokumentumkezelési rendszer "gyengeségeit". A csoportnak meg kell határoznia a vezetők vezetői igényeit felsővezetés, valamint a hétköznapi előadók felhasználói igényeit. Ez segít a rendszerrel szemben támasztott alapkövetelmények kialakításában és műszaki feladat formájában történő megfogalmazásában.

A második szakaszban a kialakult követelmények figyelembevételével megtörténik a funkcionalitás és költség szempontjából optimális elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztása. Ha a cég dokumentumkezelő rendszere által megoldott feladatok meglehetősen specifikusak, akkor az elektronikus rendszer kulcsrakészen fejleszthető, majd a munkacsoport tagjai azok, akik a legszorosabban kommunikálnak a fejlesztőkkel, konkrét feladatokat fogalmazva meg számukra.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének harmadik szakaszában kerül sor annak telepítésére, illetve szükség esetén a technikai eszközpark frissítésére, az elavult eszközök korszerűsítésére és új eszközök beszerzésére.

A negyedik szakasz a kísérleti üzemeltetés és a személyzet képzése az elektronikus dokumentumkezelő rendszer jóváhagyott bevezetési tervének megfelelően. Ebben a szakaszban diagnosztizálják az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének problémáit, és azokat, amelyeket a műszaki vagy szoftveres megoldások hibái okoznak, a fejlesztőknek kell kiküszöbölniük. A rendszer próbaüzeme főszabály szerint valós gyártási körülmények között történik, így az utolsó szakaszsal – az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kereskedelmi üzembe helyezésével – kombinálható.

Rendelet az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről

Ezzel a tetszőleges formában elkészített dokumentummal a szervezet vezetője kötelezheti a munkacsoport tagjait vagy más felelősöket a rendszer próbaüzemelésére vagy azonnali kereskedelmi üzembe helyezésére. A rendelés felírásainak listája a következőket is tartalmazhatja:

• képességeinek kihasználása minden munkahelyen;
• a vállalkozásnál az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működését szabályozó dokumentumok (utasítások, útmutatók, szabályok) hatályba lépése;
• a rendszerhez adminisztrátori szintű hozzáféréssel rendelkező személyek körének meghatározása;
• általános eligazítás és felhasználói képzés lebonyolítása;
• új irodai munkanormák bevezetéséért felelős személyek kijelölése és feladatkörük elhatárolása.

Ma már bátran betör életünkbe az elektronikus dokumentumkezelés, ma már szinte minden cég használ elektronikus dokumentumokat, használ email, elektronikus bevallást, főleg, hogy az áfa-adózásnál a kötelező bevallásokat jogszabály határozza meg. Valaki továbbköltözött és bemegy Mindennapi élet elektronikus dokumentumkezelő rendszereket és lefordította az összes jelentési és forrásdokumentumok elektronikus formában.

Az elektronikus dokumentumkezelés fogalma és az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való munka egyik módja. Az elektronikus dokumentumkezelés jellemzői, hogy az elektronikus dokumentumokat elektronikus digitális aláírással látják el. Egy ilyen, EDS-szel aláírt dokumentum értékben megegyezik a papíralapú dokumentummal.

Az elektronikus dokumentumkezelésnek megvannak az előnyei és hátrányai.

asztal
Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelés hátrányai

A dokumentumok gyors megtalálásának képessége; Központosított dokumentumkezelési struktúra rendelkezésre állása; Dokumentumok rendszerezett tárolása elektronikus archívumban; A dokumentumok nyilvántartásának és összehangolásának egyszerűsége; Lehetőség a dokumentumok aláírására és elektronikus kommunikációs csatornákon keresztüli küldésére, ami időt takarít meg; Hasonló dokumentumok elkészítésének lehetősége; Elektronikus audit lefolytatása

Elektronikus digitális aláírás vásárlásának szükségessége; Felhasználás lehetetlensége, ha a szerződő fél nem alkalmaz elektronikus dokumentumkezelést; Az elektronikus dokumentumkezelés többletköltségei; Egységes dokumentumfolyamat-formátumok hiánya; Egyes felhasználók bizalmatlansága az elektronikus dokumentumokkal szemben

Ezzel párhuzamosan az elektronikus dokumentumkezelés is egyre jobban fejlődik. És ennek megvannak az előfeltételei.

Először is, az elektronikus dokumentumkezelést az adójogszabályok írják elő. Például a biztosítási díj vagy a személyi jövedelemadó bevallásánál elektronikusan kell benyújtani, ha a cégnek 25 fő feletti létszáma van. Az elektronikus bejelentést elektronikusan kell benyújtani. Ezen túlmenően, ha a bevallást elektronikusan nyújtják be, 2017-ben szintén elektronikus dokumentum formájában kell megadni.

Másodszor, az elektronikus dokumentumkezelés elfogadott a számvitelben. A „Számvitelről” szóló 402-FZ törvény szerint az elsődleges számviteli bizonylatot papíron és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum formájában állítják össze.
Harmadrészt 2017-ben a jogi eljárásokban továbbfejlesztik az elektronikus dokumentumkezelést. Így sokan megszokták, hogy a bírósági határozatokat elektronikusan teszik közzé az interneten. Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexének 4. cikke szerint a keresetlevél, nyilatkozat, panasz, prezentáció és egyéb iratok benyújthatók a bírósághoz papír alapon vagy elektronikus formában, beleértve az aláírt elektronikus dokumentumot is. elektronikus aláírás az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott módon, a bíróság hivatalos honlapján az „Internet” információs és távközlési hálózaton közzétett űrlap kitöltésével. Hasonló rendelkezéseket állapít meg a polgári eljárás rész.

Negyedik, elektronikus technológia szilárdan belépett életünkbe az elektronikus dokumentumkezelés pályázati dokumentációban való alkalmazása, elektronikus aukciók lebonyolítása terén. A 2013. április 5-i 44-FZ szövetségi törvény (a 2016. július 3-án módosított) cikke szerint „a szerződéses rendszer az állami és önkormányzati igényeket kielégítő áruk, építési beruházások, szolgáltatások beszerzése területén" az elektronikus formában zajló aukción ( elektronikus árverés) olyan árverést jelent, amelynek során a megrendelő a beszerzéssel kapcsolatos információkat korlátlan körrel közli az ilyen árverésről szóló hirdetmény és az arról szóló dokumentáció egyetlen információs rendszerben történő elhelyezésével, a beszerzésben résztvevőkkel szemben egységes követelményeket támasztanak, További követelmények, egy ilyen aukció lebonyolítása a következő napon biztosított elektronikus platformüzemeltetője.

Az ötödik ok azzal függ össze, hogy ma már sok cég működik különböző régiókban, más-más várossal, így a szervezet számára hatékony üzlet fel kell gyorsítani az iratok áramlását és egyszerűsíteni kell a felek közötti kapcsolatot. Ebben a tekintetben, intuitív módon, sok vállalat bevezeti az elektronikus dokumentumkezelést.

Hogyan lehet bevezetni az elektronikus dokumentumkezelést?

Első lépésben alapvető döntést kell hozni az elektronikus dokumentumkezelés bevezetéséről. Az ilyen határozatot a vállalkozás rendelete adja ki. Egyes cégek speciális helyi törvényeket dolgoznak ki, amelyek szabályozzák a dokumentumáramlást és a dokumentumok vállalaton belüli koordinációját, ilyen jellemzők közé tartozik a dokumentumok osztályok közötti koordinációja, ellenőrzése, vezetés általi aláírása és az archív dokumentumok tárolása.

A második szakaszban ki kell választania, hogy a vállalat melyik aláírást használja a dokumentumok feldolgozásakor.

Az egyszerű elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, amely kódok, jelszavak vagy egyéb eszközök használatával megerősíti egy bizonyos személy elektronikus aláírásának tényét.

Minősítés nélküli elektronikus aláírás egy elektronikus aláírás, amely:

1. információ kriptográfiai átalakítása eredményeként nyert elektronikus aláírási kulcs segítségével;
2. lehetővé teszi az elektronikus dokumentumot aláíró személy azonosítását;
3. lehetővé teszi az elektronikus dokumentum módosításának tényét annak aláírása után;
4. elektronikus aláírási eszközökkel készült.

Minősített elektronikus aláírás egy olyan elektronikus aláírás, amely megfelel a minősíthetetlen elektronikus aláírás összes jellemzőjének, valamint a következő további jellemzőknek:

1. az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsot a minősített tanúsítvány tartalmazza;
2. az elektronikus aláírás létrehozásához és ellenőrzéséhez olyan elektronikus aláírási eszközöket használnak, amelyek megerősítik a követelményeknek való megfelelést (2011. április 6-i szövetségi törvény 5. cikk, Biztonsági okokból ez a fokozott minősített aláírás.

A harmadik lépés egy speciális tanúsító hatóság kiválasztása lesz. az elektronikus dokumentumkezelésre szakosodott cég kiválasztásához fontos, hogy értékelje az adott céggel való együttműködés kényelmességét. Fontos meghatározni a nyújtott szolgáltatások költségét, a kiegészítő funkciók lehetőségét, valamint az elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatásokat, valamint azt is, hogy a tanúsító központot milyen felelősség terheli műszaki meghibásodások, dokumentumkezelési problémák esetén. .

A negyedik szakaszban dokumentumokat kell benyújtani a szerződés megkötéséhez.

Az ötödik lépés a szerződés megkötése egy tanúsító központtal. A 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvény (2015. december 30-án módosított) „Az elektronikus aláírásról” 2. cikke szerint egy tanúsító központ - entitás, egyéni vállalkozó vagy kormányzati hivatal vagy az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsok tanúsítványának létrehozását és kiadását, valamint egyéb feladatokat ellátó önkormányzati szerv.

A hatodik szakasz az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése a vállalatban, egy meghatározott elektronikus dokumentumcsere megszervezése. A számlákat elektronikus formában állítják ki az ügyletben részt vevő felek közös megegyezésével, és ha kompatibilis technikai eszközökkel és lehetőségekkel rendelkeznek ezen számlák fogadásához és az elfogadott formátum szerinti feldolgozásához.

Mit kell tartalmaznia a tanúsító központtal kötött megállapodásnak?

Tanúsítóközponttal való megállapodás megkötésekor ügyelni kell a jogi státusz tanúsító központ. A tanúsító központ akkreditációjának feltétele különösen, hogy az megfelel az elektronikus tanúsítványban meghatározott információkba vetett bizalom következtében harmadik személynek okozott károk pénzügyi biztosítékának meglétére vonatkozó követelményeknek. Az ilyen tanúsító központ által kiadott aláírás-ellenőrző kulcs, vagy az ilyen hitelesítési központot fenntartó tanúsítványnyilvántartásban szereplő információk legalább 1,5 millió rubel összegben.

A tanúsító központtal kötött szerződés megkötésekor fontos odafigyelni a szerződés tárgyára. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 432. cikke szerint ezek azok a feltételek, amelyek kötelezőek az ilyen típusú szerződéseknél. A szerződés akkor tekinthető megkötöttnek, ha a felek az adott esetben megkövetelt formában mindenben megegyeznek lényeges feltételek szerződéseket. Vagyis fontos a szerződés tárgyának minél egyértelműbb előírása.

A megállapodás tárgya az „Elektronikus aláírásról” szóló törvényből következik.

Ellenőrző központ:

1. létrehozza az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsok tanúsítványait, és kiállítja ezeket a tanúsítványokat;
2. megállapítja az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsok tanúsítványainak érvényességi idejét;
3. visszavonja a jelen hitelesítő hatóság által kiadott elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsok tanúsítványait;
4. a kérelmező kérésére elektronikus aláírási eszközöket bocsát ki;
5. nyilvántartást vezet az e hitelesítési központ által kiadott és visszavont tanúsítványokról az elektronikus aláírások ellenőrzésére;
6. megállapítja az igazolási nyilvántartás vezetésének rendjét;
7. a jelentkezők kérésére létrehozza az elektronikus aláíráshoz szükséges kulcsokat és az elektronikus aláírások ellenőrzésére szolgáló kulcsokat;
8. ellenőrzi az elektronikus aláírások ellenőrzésére szolgáló kulcsok egyediségét a tanúsítványnyilvántartásban;
9. az elektronikus interakció résztvevőinek kérésére ellenőrzi az elektronikus aláírásokat;
10. elektronikus aláírás használatával kapcsolatos egyéb tevékenységet végez.

A tanúsító központ felelőssége a következő esetekben áll fenn:

1. a szolgáltatásnyújtásra vonatkozó szerződésből eredő kötelezettségek tanúsító központ általi nem teljesítése vagy nem megfelelő teljesítése;
2. kötelezettségek teljesítésének elmulasztása vagy nem megfelelő végrehajtása (a 2011. június 4-i 63-FZ szövetségi törvény (2015.12.30.) „Az elektronikus aláírásról” 13. cikkének 3. szakasza).

Mint további feltételek egy tanúsító központtal kötött megállapodás rendelkezhet biztosításról.

Hogyan lehet megszervezni az elektronikus dokumentumkezelést a cégen belül?

A cégen belül az elektronikus dokumentumkezelést óraműszerűen kell megszervezni. Hiszen fontos, hogy az elektronikus dokumentumkezelés magában foglalja a dokumentumok szkennelését, az elektronikus digitális aláírással történő aláírást. Ez pedig azt jelenti, hogy szükség van egy szakemberre, aki az elektronikus szkennelt másolatokért felel, és a vezetők munkahelyén speciális szoftvereket kell telepíteni, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok aláírását.

Az elektronikus dokumentumtervezetek elkészítése, kivitelezése és jóváhagyása a hasonló papíralapú dokumentumokra megállapított általános irodai munkaszabályok szerint történik. Az elektronikus dokumentumon a hasonló dokumentumhoz papír alapon beállított összes adatot meg kell adni, a pecsét kivételével, mivel a pecsét nem kötelező tulajdonság. A cégen belül alkalmazhatók az elektronikus dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésének módszerei, amelyekben nem használnak elektronikus digitális aláírást. Például elektronikus digitális aláírás nélkül a dokumentumok ellenőrzés alá vonhatók.

Ha a partnerekkel kívánja megszervezni az iratkezelést, akkor az erre vonatkozó rendelkezéseket bele kell foglalnia a partnerrel kötött szerződésbe.

A dokumentumok létrehozása és aláírása elektronikusan történik. Az alkalmazott elektronikus digitális aláírás eszközét a megállapított eljárási rend szerint hitelesíteni kell.

A legegyszerűbb módja az elektronikus dokumentumkezelés megszervezése a hatóságokkal, például az adószolgálattal. ehhez elektronikus aláírás beszerzése és egy tanúsító központtal való megállapodás megkötése is szükséges. Leggyakrabban az adózók bevallást, magyarázatot, számlát nyújtanak be az adóhatósághoz. "Visszajelzésként" a dokumentumokat az adó az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2015. április 15-i, ММВ-7-2 számú rendeletének megfelelően alakítja ki. [e-mail védett]„Az adóhatóságok által az adó- és illetékjogszabályok által szabályozott jogviszonyaik gyakorlása során felhasznált dokumentumok elektronikus formában, távközlési csatornákon keresztül történő megküldésére vonatkozó eljárás jóváhagyásáról, valamint a Szövetségi Adószolgálat rendeletének egyes rendelkezéseinek érvénytelenségről való elismeréséről kelt 2011. február 17. ММВ-7 -2 / [e-mail védett]».

Ezek a dokumentumok a következőket tartalmazzák:

1. tisztázási követelmények;
2. ellenőrzött külföldi társaságok értesítései;
3. értesítések az adózó (díjfizető, adóügynök) felhívásáról;
4. adóértesítés;
5. határozatok az adóalany (díjfizető, adóügynök) bankszámláin végzett műveletek és elektronikus pénzének átutalásai felfüggesztéséről;
6. határozatok az adózó (díjfizető, adóügynök) bankszámláin végzett műveletek felfüggesztésének és elektronikus pénzének átutalásának megszüntetéséről;
7. határozat a helyszíni adóellenőrzés lefolytatásáról;
8. egyéb dokumentumok.

Így, ha cégen belüli elektronikus dokumentumokról beszélünk, akkor azok forgalmát belső helyi törvények szabályozzák, ha a szerződő felekkel fennálló kapcsolatokról beszélünk, akkor az ilyen kapcsolatokat a felek szabályozzák, és ha a dokumentumok áramlását hatóságokkal szervezik meg, akkor a hatóságok az adott cégre vonatkozóan elfogadott elektronikus dokumentum-áramlási eljárásnak megfelelően járnak el.

Hogyan lehet megszervezni az elektronikus dokumentumok tárolását?

Az elektronikus dokumentumok tárolását szabályozó fő szabályozási aktus az Orosz Föderáció levéltári alapjából származó dokumentumok és egyéb levéltári dokumentumok állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél történő tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (amelyeket az Orosz Föderáció levéltári alapjából származó dokumentumok és egyéb levéltári dokumentumok állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél hagytak jóvá) az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma 2015. március 31-i 526. sz., a továbbiakban - Szabályzat). Ez a dokumentum először állapítja meg az elektronikus dokumentumok tárolásának szabályait.

Hogyan kell a dokumentumokat tárolni?

Először, el kell készíteni egy adott szervezet ügyeinek nómenklatúráját. Az esetek nómenklatúrája cégtől, tevékenységi körtől függően változik.

Az ügyek nómenklatúrája a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítására, az esetek rendszerezésére, rögzítésére, tárolási feltételeik meghatározására, iratok keresésére szolgál. Az ügyek nómenklatúrája az alapja a tartós és átmeneti (10 év feletti) tárolás eseteinek leltárának, valamint az átmeneti (legfeljebb 10 év) tárolás eseteinek nyilvántartásának.

Másodszor, esetek kialakítása szükséges. Ehhez el kell végezni az elektronikus formában tárolt dokumentumok értékének vizsgálatát. Kérjük, vegye figyelembe, hogy van tárhelykorlát. külön dokumentumokat. Például a számviteli bizonylatokat 5 évig, az adóbizonylatokat 4 évig őrzik meg.

Harmadszor, az ügyek nómenklatúrájába kell jelölni, hogy az adatokat elektronikus formában tároljuk. Például: „Időtáblák. Elektronikus dokumentumok.

Negyedik, archiválnia kell a dokumentumokat.

Mielőtt egy elektronikus fájlt tárolásra helyezne, a következőket kell tennie:
- kirakni az elektronikus rendszerből (ha a dokumentumot speciális szoftvertermékben készítik);
- mentéssel védekezni az esetleges változások ellen megfelelő formátum;
- írás adathordozóra.

Az elektronikus dokumentumok tárolásának és archiválásának általánosan elfogadott formátuma a PDF/A. Meg kell különböztetni a szokásos PDF-től, amelynek minden frissítésével új lehetőségek jelennek meg a fájlokkal való munkavégzésben. A PDF/A másra való: az elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválására szolgáló formátum.

Ötödik lépés leírások írása. A leltár tartalmazza az összes elektronikus állományt, amely az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatban keletkezett. A papíralapú ügyek alakításakor feltüntetett lapszám helyett azonban az elektronikus dokumentumok mennyisége van feltüntetve.

A leírás formátuma így nézhet ki:

A fej helyzetének neve szerkezeti egység
	Aláírás	Dekódolás
Aláírás dátuma
EGYETÉRT Munka megnevezése a DOE szolgálat vezetője
	Aláírás	Dekódolás
Aláírás dátuma
Archívumkezelő (az archívumért felelős személy)
	Aláírás	Dekódolás
Aláírás dátuma

Általánosságban elmondható, hogy a dokumentumokat elektronikus formában tárolni sokkal kényelmesebb, mert a dokumentumok keresése során a jövőben nem kell egy egész helyiséget átkutatni a papíralapú dokumentációban. Az adó, a Nyugdíjpénztár, valamint más ellenőrök kérésére elektronikus formában is egyszerűbb a dokumentumok benyújtása.

Bizonyos esetekben szükséges a dokumentumok megsemmisítése. Például elég hosszú ideig tárolva irodai feljegyzések A tárolási idő lejárt, és meg kell semmisíteni. Ebben az esetben a dokumentumok értékének vizsgálata történik. Az ilyen vizsgálatot speciális bizottság végezheti el. A vizsgálat eredménye alapján az iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló aktus készül. Az ilyen cselekmény formáját a társaság önállóan alakítja ki. És az aktus alapján a lemezeket vagy más adathordozókat egyszerűen megsemmisítik.

Végezetül meg kell jegyezni, hogy természetesen a jövő az elektronikus dokumentumoké. Fontos azonban az elektronikus dokumentumkezelés megfelelő megszervezése. Sok cég szembesül a dokumentumkezelés nem megfelelő megszervezésének problémájával, amikor csak egy dokumentum kapcsolódik az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez. munkahely osztályon vagy akár osztályon, amikor a dokumentumok nagy részét még papíron tartják. Ezért az elektronikus dokumentumkezeléssel kapcsolatos minden kérdést "a bankon" kell megoldani a rendszer bevezetésének szakaszában.