Як правильно скласти посадову інструкцію? Правила та порядок складання посадової інструкції

Зразки деяких інструкцій встановлені нормативними правовими актами. Як скласти посадову інструкцію в установі, якщо для неї не передбачено типової форми, як її розробити та затвердити, як внести зміни? На ці та інші питання ви знайдете відповіді у статті.

Роль посадової інструкції

У Трудовому кодексі не приділяється уваги посадової інструкції, проте часто згадується в листах Роструда. Визначимо, що є ця інструкція і чи так вона вже потрібна.

Згідно з Сучасним економічним словником посадовою вважається інструкція, що вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, яка обіймає цю посаду на підприємстві, фірмі. А в Лист Роструда від 09.08.2007 № 3042‑6‑0говориться, що посадова інструкція - це документ, визначальний завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника і є невід'ємним інструментом регулювання трудових відносин.

Посадова інструкція необхідна і для роботодавця, і для працівника. Її слід розробляти за кожною посадою (у тому числі вакантною), яка є у штатному розкладі. Зауважте, що інструкція розробляється саме для конкретної посади, а не для конкретного працівника.

Відповідно до зазначеного листа відсутність посадової інструкції в окремих випадках заважає роботодавцю обґрунтовано відмовити у прийомі на роботу (оскільки саме в ній можуть бути додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника), об'єктивно оцінити діяльність працівника в період випробувального терміну, розподілити трудові функції між співробітниками, тимчасово перевести працівника на іншу роботу, оцінити сумлінність та повноту виконання працівником трудовий функції.

Внесемо ясність у це формулювання. Відповідно до ст. 64 ТК РФзабороняється необґрунтована відмова у укладанні трудового договору, тобто відмова, обумовлена ​​обставинами, не пов'язаними з діловими якостями працівника. Під діловими якостями згідно Постановою Пленуму ЗС РФ від 17.03.2004 № 2розуміються здатності фізичної особи виконувати певну трудову функцію з урахуванням наявних у неї професійно-кваліфікаційних якостей (наприклад, наявність певної професії, спеціальності, кваліфікації), особистісних якостей(Наприклад, стан здоров'я, певний рівень освіти, досвід роботи з даної спеціальності, в даній галузі). Таким чином, наявність посадової інструкції дозволить обґрунтовано відмовити у прийомі на роботу особі, яка не має достатнього стажу або кваліфікації.

Згідно ст. 71 ТК РФпри незадовільному результаті випробування роботодавець має право до закінчення терміну випробування розірвати трудовий договір з працівником, попередивши його про це не пізніше ніж за три дні, із зазначенням причин, що стали підставою для визнання цього працівника таким, що не витримав випробування. Таким чином, посадова інструкція, де перераховані обов'язки, які повинен був виконувати працівник, може стати підставою для його звільнення як таке, що не витримало випробування.

В силу ст. 192 ТК РФдисциплінарний провина - це невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків. Таким чином, перш ніж притягти працівника до дисциплінарної відповідальності, роботодавець має звернутися до посадової інструкції.

Крім цього, у посадовій інструкції передбачається можливість заміщення працівником іншого, відсутнього працівника, наприклад коли заступник начальника відділу тимчасово виконує обов'язки начальника відділу під час його відсутності або лікар однієї спеціалізації заміщає посаду лікаря іншої спеціалізації.

В організації також можуть бути працівники, які обіймають однакові посади, але мають різні оклади. Це неправильно, оскільки відповідно до ст. 22 ТК РФроботодавець має забезпечити рівну плату за працю рівної цінності. І тут саме посадові інструкції будуть доказом того, що права працівників не порушені. Для цього в інструкціях слід відобразити показники якості праці, що впливають заробітну плату: різні посадові обов'язки, різний обсяг виконуваної роботи, кваліфікаційні вимоги та ін.

Посадові інструкції також допомагають обґрунтувати деякі витрати – транспортні (для осіб, чия робота має роз'їзний характер), на стільниковий зв'язокі т. п. Велике значення мають інструкції у випадках залучення працівників за цивільно-правовими договорами для виконання завдань, які не входять до посадових обов'язків штатних співробітників.

Таким чином, основною метою створення посадових інструкцій є:

• чітке та докладне формулювання трудової функції працівників;
• визначення необхідної кваліфікації працівників;
• встановлення обов'язків працівників підвищувати кваліфікацію;
• визначення порядку взаємодії працівників;
• обґрунтування притягнення до дисциплінарної відповідальності;
• обґрунтування відшкодування транспортних чи інших витрат.

Деякі роботодавці обмежуються тим, що вказують трудову функцію (робота за посадою відповідно до штатного розпису, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації) у трудовому договорі, навіть не прописуючи посадових обов'язків. У цьому роботодавець посилається існування тарифно-кваліфікаційних довідників, у яких встановлено вимоги до різних категорій працівників. І це буде порушенням трудового законодавства. Але, використовуючи посадові інструкції, роботодавець полегшує життя насамперед самому собі, адже переваги, як то кажуть, очевидні.

Порядок розробки посадової інструкції

Під час розробки посадових інструкцій можна скористатися Рекомендаціями, затвердженими Наказом Держкомекології РФ від 10.12.1997 № 552. Керівництвом з оформлення та структурування інструкцій стане ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

До складу реквізитів посадових інструкцій повинні включатися найменування організації та найменування документа, дата та номер, заголовок до тексту, гриф затвердження, текст, підпис розробника та візи погодження.

За основу кваліфікаційних характеристик кожної посади застосовуються такі нормативні акти:

• Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 №37;
• Порядок застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців затверджений Постановою Мінпраці РФ від 09.02.2004 № 9;
• Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців, затверджений Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 23.07.2010 № 541н;
• інші кваліфікаційні довідники з різних галузей та видів діяльності.

При цьому з урахуванням специфіки організації форма, структура та зміст інструкції можуть мати свої особливості.

Як правило, посадова інструкція складається з наступних розділів:

1. загальні положення. Включають у себе:

• функціональне призначення документа Наприклад: «Посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права, обов'язки, відповідальність, умови роботи, взаємовідносини (зв'язку за посадою) працівника, критерії оцінки його ділових якостей та результатів роботи при виконанні робіт за спеціальністю»;
• категорія, до якої належить посада (керівники, спеціалісти, робітники чи ін.);
• порядок призначення та звільнення на посаду (ким працівник призначається, чи приймається за конкурсом);
• підпорядкованість працівника: кому він підпорядковується та хто перебуває у його підпорядкуванні;
• порядок заміщення під час його відсутності та посади, які він може заміщати;
• кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи, навички, додаткові відомості);
• чим має керуватися у своїй діяльності;
• - Документи, знання яких є обов'язковим.

2. Посадові обов'язки. Розділ включає опис конкретних щоденних, щотижневих, щомісячних тощо обов'язків, які працівник повинен виконувати в рамках покладених на нього функцій, а також обов'язки, що передбачають використання певних форм і методів роботи, порядок виконання доручень, етичні норми, які необхідно дотримуватись у колективі.

3. Права працівника. Наводиться перелік прав, що надаються працівнику для успішного виконання покладених на нього обов'язків, що випливають як із функцій організації, так і з функцій структурного підрозділу. До таких прав, наприклад, належать такі: приймати рішення відповідно до посадових обов'язків, брати участь у розробці різноманітних програм, вносити пропозиції щодо вдосконалення робочого процесу, підвищувати свою кваліфікацію.

4. Зв'язки з посади. Перераховується коло осіб, з якими працівник взаємодіє, здійснюючи трудову діяльність, зазначається функціональне та лінійне підпорядкування або керівництво, у тому числі строки та порядок надання інформації, порядок підписання та погодження документів та ін.

5. Відповідальність. Встановлюються види відповідальності за несвоєчасне та неякісне виконання працівником своїх посадових обов'язків згідно з трудовим законодавством. У цьому розділі можуть перераховуватись конкретні види порушень, за які застосовуються конкретні види відповідальності. Прописуючи заходи відповідальності, слід робити посилання статтю відповідного нормативного правового акта - ТК РФ, ДК РФ, КоАП РФ чи КК РФ.

6. Оцінка роботи. Тут встановлюються:

• критерії оцінки ділових якостей працівника, такі як кваліфікація, професійна компетентність, інтенсивність праці, вияв ініціативи;
• критерії оцінки роботи - результатів, досягнутих працівником при виконанні посадових обов'язків, якості виконаної роботи, своєчасності її виконання і т. п. При цьому оцінка ділових якостей та результатів роботи проводиться на підставі як об'єктивних показників, так і мотивованої думки безпосереднього керівника.

7. Прикінцеві положення. У цьому розділі може бути прописаний порядок набрання чинності цим документом, внесення до нього змін тощо.

Зазначимо, що роботодавець не може включати до посадової інструкції положення, не встановлені Трудовим кодексом, зокрема додаткові підстави для звільнення працівника. У Лист Роструда від 30.11.2009 № 3520‑6‑1(далі - Лист №3520-6-1) було дано роз'яснення, що положення про можливість звільнення з певних підстав, у тому числі по власним бажанням, не є предметом посадової інструкції, оскільки не належить до трудової функції працівника.

Як правило, посадові інструкції розробляються співробітником відділу кадрів разом із керівником структурного підрозділу.

Інструкція може мати форму окремого документа чи додатка до трудового договору. Ми розглядаємо посадову інструкцію як окремий документ, оскільки така форма зручніша і найчастіше застосовується на практиці.

Погодження посадової інструкції

Отже, спочатку розробляється проект інструкції. Потім він, як правило, погоджується з юридичним відділом, проходячи перевірку відповідності законодавству, фінансовою службоюта іншими підрозділами організації, з якими співробітник, який займає цю посаду, взаємодіятиме. Думка узгоджуючих осіб може бути зафіксована на аркуші узгодження, що додається до інструкції, з урахуванням яких до неї надалі вносяться (не вносяться) зміни. Після внесення змін інструкція знову проходить процедуру узгодження.

Може виникнути питання: а чи потрібно посадові інструкції узгоджувати з профспілковим органомякщо він є? В силу ст. 8 ТК РФу випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законамита іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець після прийняття локальних нормативних актів враховує думку представницького органу працівників (за наявності такого). Але чи посадова інструкція є локальним нормативним актом? Оскільки Трудовий кодекс не дає визначення, що конкретно відноситься до даних актів, думки фахівців з цього питання розходяться: одні вважають, що якщо посадова інструкція є окремим документом, а не додатком до трудового договору, то це локальний нормативний акт, інші називають посадову інструкцію. підлокальним» нормативним актом, за роз'ясненням Роструда посадова інструкція - це внутрішній організаційно-розпорядчий документ ( Лист №3520‑6‑1).

У жодному разі ні ТК РФ, ні іншими федеральними законами та нормативними правовими актами узгодження посадових інструкцій з представницьким органом працівників не встановлено. І якщо колективним договором чи угодою це не передбачено – узгодження не потрібне.

Отже, після затвердження інструкції керівником вона засвідчується печаткою та реєструється у журналі реєстрації посадових інструкцій. Оригінал інструкції зазвичай зберігається у відділі кадрів, а засвідчена належним чином копія – у керівника підрозділу.

Вводити інструкцію в дію наказом керівника не потрібно, якщо при зміні її положень не доведеться вносити зміни до трудового договору. Але про це згодом.

Посадова інструкція набирає чинності з моменту її затвердження та діє до заміни її новою посадовою інструкцією. Якщо працівник знайомиться з інструкцією до підписання трудового договору, у договорі необхідно передбачити рядок "З посадовою інструкцією до підписання трудового договору ознайомлений", під яким працівник ставить підпис. Якщо ж інструкція набула чинності у період трудової діяльності, факт ознайомлення фіксується у листі ознайомлення, що додається до інструкції та засвідчується підписом працівника із зазначенням дати. В обох випадках копія інструкції передається працівникові. Якщо працівник відмовляється підписувати інструкцію, складається відповідний акт.

Вносимо зміни до інструкції

У процесі діяльності організації постійно відбуваються будь-які зміни: кадрові, структурні, у виробничому процесі і т. п. Найчастіше такі зміни відбиваються на функціональних обов'язках працівників, встановлених посадовою інструкцією. Тоді виникає потреба внести до неї зміни. Як це правильно зробити?

Насамперед зазначимо, що ініціювати внесення змін може будь-яка зацікавлена ​​особа: роботодавець, керівник структурного підрозділу, в якому працює працівник, керівник підрозділу, який взаємодіє із працівником, і, нарешті, сам працівник.

Пропозиція оформляється у вигляді заяви працівника, пропозиції роботодавця або службової запискиначальник відділу. Якщо сторона, якій було направлено пропозицію, погоджується на такі зміни, залишається їх лише оформити. Тут важливо визначити, чи спричинять зміни посадової інструкції зміни посадових обов'язків, які, своєю чергою, можуть спричинити зміну трудової функції працівника, визначеної трудовим договором. Оскільки при зміні трудової функції працівника має здійснюватися переведення його на іншу роботу - постійна або тимчасова зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому він працює (якщо підрозділ був зазначений у трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця ( ст. 72.1 ТК РФ). А переведення на іншу роботу допускається лише за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених ч. 2і 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Отже, роботодавець неспроможна в односторонньому порядку змінити посадові обов'язки працівника чи доповнити інструкцію новими обов'язками. Це можливо лише в порядку ст. 72 ТК РФ- укладається письмова угода сторін, що працівник попереджається заздалегідь. У Лист Роструда від 31.10.2007 № 4412‑6з цього приводу йдеться таке: внесення змін до посадової інструкції може бути пов'язане із зміною обов'язкових умов трудового договору. У цьому випадку мають бути дотримані вимоги про завчасне письмове повідомлення про це працівника. І тільки після того, як працівник погодився на продовження трудових відносин, вносяться зміни до посадової інструкції. Крім цього, у листі пояснюється, що якщо інструкція є додатком до трудового договору, доцільно одночасно вносити зміни до договору та інструкції шляхом підготовки додаткової угоди. Якщо посадова інструкція була затверджена як окремий документ і при цьому внесення до неї змін не тягне за собою необхідність зміни обов'язкових умов трудового договору, зручніше затвердити інструкцію в новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівника. Наприклад, коли потрібно уточнити чи конкретизувати деякі обов'язки працівника: замість «забезпечувати збереження документів» - «зберігати документи у спеціальній шафі, видавати на підставі службової записки» і т.п.

Посадовий регламент

Говорячи про посадову інструкцію, не можна не відзначити категорію працівників, для яких документ, який встановлює посадові обов'язки, є обов'язковим. Це цивільні службовці, а називається такий документ посадовим регламентом. Він є основним нормативним документом, що регламентує зміст та результати діяльності державного службовця. У ньому містяться вимоги до службовця, який заміщає відповідну державну посаду. Посадові регламенти покликані сприяти правильному підбору, розстановці та закріпленню кадрів, підвищенню їх професійної кваліфікації, удосконаленню функціонального та технологічного поділу праці між керівниками та фахівцями при виконанні ними завдань, визначених положенням про орган, структурному підрозділі, а також використовуються для оцінки результатів службової діяльності державного службовця.

Згідно ст. 47 Федерального закону від 27.07.2004 №  79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» професійна службова діяльність цивільного службовця здійснюється відповідно до посадового регламенту, що затверджується представником наймача та є складовоюадміністративного регламенту державного органу. У цій статті встановлено конкретні положення, які мають включатися до посадового регламенту:

• кваліфікаційні вимоги до рівня та характеру знань та навичок, до освіти, стажу цивільної служби (державної служби інших видів) або стажу (досвіду) роботи за спеціальністю;
• посадові обов'язки, права та відповідальність цивільного службовця за невиконання (неналежне виконання) посадових обов'язків відповідно до адміністративного регламенту державного органу, завдань та функцій структурного підрозділу державного органу та функціональних особливостей посадової посади цивільної служби, що заміщується в ньому;
• перелік питань, якими цивільний службовець має право чи зобов'язаний самостійно приймати управлінські та інші рішення;
• перелік питань, за якими цивільний службовець має право або зобов'язаний брати участь у підготовці проектів нормативних правових актів та (або) проектів управлінських та інших рішень;
• терміни та процедури підготовки, розгляду проектів управлінських та інших рішень, порядок погодження та прийняття даних рішень;
• порядок службової взаємодії цивільного службовця у зв'язку з виконанням ним посадових обов'язків із цивільними службовцями того ж державного органу, інших державних органів, іншими громадянами, а також з організаціями;
• перелік державних послуг, що надаються громадянам та організаціям відповідно до адміністративного регламенту державного органу;
• показники ефективності та результативності професійної службової діяльності цивільного службовця.

Положення посадового регламенту враховуються під час проведення конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби, атестації, кваліфікаційного іспиту, планування професійної службової діяльності цивільного службовця.

Результати виконання службовцям посадового регламенту враховуються під час проведення конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби, включення службовця до кадрового резерву, оцінки його професійної службової діяльності під час проведення атестації, кваліфікаційного іспиту чи заохочення цивільного службовця.

Приблизні посадові регламенти затверджуються відповідним органом управління державною службою. Наприклад, посадовий регламент державного цивільного службовця митного органуРФ затверджено Наказом ФМС РФ від 11.08.2009 №1458 .

Підсумовуючи, зазначимо: незважаючи на те, що відсутність посадових інструкцій не є порушенням трудового законодавства і не тягне для роботодавця жодної відповідальності, не варто нехтувати цим документом. Краще витратити трохи сил і часу на його розробку, причому не обмежуватись зразками типових інструкцій, а підійти до цього процесу з усією серйозністю та відповідальністю. Це дозволить захистити себе від багатьох непотрібних проблем та суперечок із контролюючими органами.

Сучасний економічний словник/Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовський, Є. Б. Стародубцева. - М: ІНФРА-М, 2006.

"Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації".

"Про затвердження Положення про систему управління охороною праці в організаціях Державного комітету РФ з охорони навколишнього середовища".

Не містить імперативної вимоги до роботодавця складати посадові інструкції (або включати до тексту трудового договору детальний перелік його посадових обов'язків співробітника). визначає лише обов'язковий мінімум - відповідно до частини 2 статті 57 Трудового Кодексу РФ обов'язково має бути зазначено тільки трудова функція (робота за посадою відповідно до , професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові).

Наявність посадової інструкції в даний час є правом, але не обов'язком роботодавця, що підтверджується, у тому числі, листом Федеральної служби з праці та зайнятості від 9 серпня 2007 р. N 3042-6-0, згідно з яким «саме собою відсутність посадової інструкції не повинно розцінюватися як порушення трудового законодавства та тягнути за собою відповідальність, проте може мати негативні наслідки у вигляді ухвалення роботодавцем незаконних рішень у зв'язку з її відсутністю».

Виняток!

Пункт 7 Постанови Уряду РФ від 23.06.2011 N 498 (ред. від 09.09.2015) "Про деякі питання здійснення приватної детективної (розшукової) та приватної охоронної діяльності" прямо передбачає наявність у ліцензіата затвердженої ним посадової інструкції про дії працівників пропускного режиму на кожному об'єкті охорони. Існує судова практика з адміністративних справ, де приватним охоронним підприємствомставиться за провину відсутність зазначеної посадової інструкції, як вчинення адміністративного правопорушення, передбаченого ч. 2 ст. 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

Практично, посадова інструкція – це ефективний та необхідний прикладний інструмент регулювання трудових відносин працівника та роботодавцем. У певних обставинах належним чином оформлена посадова інструкція може бути використана як аргумент за наявності спору як працівником, так і роботодавцем.

Відповідно до роботодавця (крім фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями) має право приймати локальні нормативні акти, що відповідають чинному трудовому законодавству та не погіршують становище працівника, порівняно із встановленим трудовим законодавством.

Оскільки порядок складання інструкції на законодавчому рівні не визначено, кожна компанія є абсолютно вільною у виборі порядку її оформлення. Для інструкцій як для корпоративного документа можуть бути використані інші назви, наприклад, «опис посади», «робоча інструкція», «посадовий регламент», «перелік обов'язків працівника», «функціональні обов'язки з посади».

Які цілі посадової інструкції?

Чітка регламентація зобов'язань сторін трудового договору (прозорість трудових відносин), як у етапі підбору персоналу, і у процесі праці.

Визначення конкретних трудових функцій співробітника, деталізація порядку його дій, обмеження зони його відповідальності та межі повноважень

Бути керівництвом до дії, а також основою для вирішення спорів у разі розбіжностей (між працівником та роботодавцем, між працівниками всередині структурного підрозділу, між структурними підрозділами, у суді).

Стати інструментом оцінки персоналу і, зрештою, корпоративного управліннябізнес-процесами.

Хто розробляє посадову інструкцію?

Інструкція може бути розроблена керівником структурного підрозділу або працівником відділу кадрів, погоджується безпосереднім керівником, іншими відповідальними особами ( головний інженер, заступники, спеціаліст з охорони праці, юрист), затверджується керівником організації.

Розробником інструкції може бути стороння організація, яка професійно займається керуванням у сфері HR. Поки що це поширене явище нашій країні.

Який порядок розробки та складання посадової інструкції?

Порядок розробки та затвердження має бути встановлений локальним нормативним актом роботодавця. Зазвичай процес включає етапи підготовки, розробки, погодження та затвердження документа. Ключовим є ознайомлення працівника з інструкцією, а також усіма її змінами.

Найпоширеніший, звичний вид інструкції - документ, що містить повний опис всіх посадових обов'язків і способу їх виконання. Тим не менш, інструкція може бути короткою, максимально стиснутою, визначаючи лише ключові посадові обов'язки працівника, але при цьому містити посилання на регламенти та карти процесів, які у свою чергу деталізують порядок виконання кожної функції.

При розробці переліку посадових (трудових) обов'язків щодо конкретної посади за основу приймаються положення професійних стандартів, кваліфікаційні характеристики, що містяться в ЕКС, ЕТКС та типові форми.

Виняток!

Для деяких посад є затверджені типові форми. Наприклад, «Типова посадова інструкція заступника керівника організації, яка здійснює освітню діяльність, з безпеки освітнього процесу» (Лист Міносвіти Росії від 14.02.2014 N МК-169/12), « Орієнтовна формапосадового регламенту (посадової інструкції) співробітника органів внутрішніх справ Російської Федерації» (Наказ МВС Росії від 25.09.2012 N 886 (ред. від 14.11.2016)), Наказ МВС РФ від 22.08.2011 N 960 "Про затвердження типових вимог приватного охоронця на об'єкті охорони.

Яка структура посадової інструкції?

Роботодавець вільний у виборі структури посадової інструкції: це може бути документ із єдиним розділом - перелік посадових обов'язків працівника, або складноорганізований текст із параграфами, розділами, докладним описом усіх виробничих процесів.

загальні положення

У цьому розділі, як правило,

описується посада, її найменування, основні вимоги до працівника – наявність у нього спеціальної освіти, кваліфікації, стажу, досвіду роботи;

вказується особа, яка призначає на посаду та звільняє працівника з посади;

визначаються документи, якими працівник зобов'язаний керуватися у своїй діяльності;

встановлюється порядок заміщення працівника, його субординацію.

Обов'язки

Необхідно скласти список конкретних обов'язків працівника, умовно їх можна поділити на загальні функціональні обов'язки та спеціальні обов'язки. Рекомендується уникати дублювання обов'язків працівника, зазначених у трудовому договорі.

Права

У цьому розділі доцільно перерахувати повноваження працівника. Немає необхідності дублювати права працівника, встановлені у Трудовому кодексі РФ та трудовому договорі.

Відповідальність

Існує думка, що розділ є необов'язковим, оскільки роботодавець не має права запроваджувати нові види відповідальності порівняно із встановленими законодавчо.

Взаємодія

У цьому розділі визначають положення посади (працівника) у компанії, встановлюють спеціальні обов'язки щодо інших структурних підрозділів компанії, інших співробітників, керівників та підлеглих. Наприклад, регулюються взаємини із бухгалтерією, службою охорони праці, різними рівнями керівництва.

Як включити посадову інструкцію до трудового договору працівника?

Інструкцію можна оформити як невід'ємний додаток трудового договору, вказавши на його наявність у тексті договору. Посадова інструкція стає обов'язковою з підписання трудового договору.

Трудовий договір може не містити згадки про посадову інструкцію. У разі, посадова інструкція вводиться для підприємства окремим наказом чи розпорядженням керівника. При дотриманні процедури ознайомлення та відсутності змін у трудовій функції працівника порівняно із зазначеною у трудовому договорі вона стає обов'язковою для працівника.

Яких помилок необхідно уникнути під час роботи з посадовими інструкціями?

Формальний підхід – це найпоширеніша помилка з боку роботодавців. Інструкції розробляються за застарілими шаблонами та формами, без належної уваги до змістовної частини документа та його прикладного характеру.

Включення до переліку обов'язків «розпорядження керівників, які не передбачені посадовою інструкцією». Таке становище, з ймовірністю, не буде визнано судом відповідним закону.

Дублювання. Посадові інструкції розробляються безсистемно, процес узгодження не дотримується, у зв'язку з чим посадові обов'язки окремих співробітників перетинаються, положення інструкцій суперечать один одному, мають подвійне тлумачення.

Порушується порядок внесення змін. Не дотримується порядок зміни посадової інструкції у процесі трудової діяльності працівника: не надається двомісячний строк для її ознайомлення, відсутній документально зафіксований діалог між працівником та роботодавцем щодо внесених змін, відсутні підписи сторін, порушується процедура ознайомлення з інструкцією під час перекладу та переміщення працівника, сумісництво.

Судова практика

Посадова інструкція часто виявляється основним, суттєвим письмовим доказом тих чи інших обставин у судових справах:

Про визнання звільнення незаконним, відновлення на роботі та компенсації моральної шкоди(Встановлення факту порушення трудових обов'язків, неодноразового невиконання працівником без поважних причин трудових обов'язків, якщо він має дисциплінарне стягнення;

Про визнання посадової інструкції такою, що не відповідає трудовому договору, незаконною (встановлення факту зміни трудової функції працівника або відсутності таких змін).

Про визнання цивільно-правового договору із фізичною особою трудовою.

Про включення відпрацьованого часу до спеціального стажу, що дає право на дострокове призначення пенсії по старості (визначається спірний період, коли співробітник працював на посаді тотожної виконуваним функціям).

Про порушення працівником чи роботодавцем вимог щодо охорони праці.

Посадова інструкція - це документ, який встановлює організаційно-правове становище окремого працівника у структурі організації чи її структурному підрозділі.

Посадові інструкції роботодавець використовує з метою оцінки поведінки працівника у разі притягнення до дисциплінарної відповідальності, у т. ч. при звільненні з підстав, передбачених п.п. 5 та 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для керівників структурних підрозділів та безпосередніх керівників працівників посадові інструкції є інструментом управління, що дозволяє вирішувати організаційні та координуючі завдання.

Працівник, зі свого боку, зацікавлений у чіткому визначенні характеру роботи, кваліфікаційних вимог, які пред'являються до займаної ним посади, кола посадових обов'язків, власних повноважень, прав та відповідальності, встановленні взаємозв'язків.

Таким чином, посадова інструкція є організаційним документом і створюється з метою:

• закріплення видів роботи, спеціалізації працівника;
• встановлення кваліфікаційних вимог щодо окремої посади;
• усунення паралелізму та дублювання у виконанні окремих операцій;
• встановлення взаємозв'язків окремих посад;
• розмежування обов'язків та прав працівників;
• встановлення їхнього заходу відповідальності;
• оцінки діяльності кожного окремого працівника.

Нормативна база для створення

Під час створення посадових інструкцій необхідно керуватися ТК РФ та інші нормативними правовими актами.

Так було у статті 21 ТК РФ перераховані правничий та обов'язки працівника, в ст. 22 ТК РФ - правничий та обов'язки роботодавця, що виникають і реалізовані у процесі трудових відносин.

Розділ «Повинен знати» містить перелік спеціальних знань, необхідних працівникові для виконання своїх функцій (законодавчі акти, положення, інструкції, нормативні та методичні документи), які він має враховувати та вміти використовувати під час виконання посадових обов'язків. У розділі «Вимоги до кваліфікації» перераховуються вимоги до рівня та профілю загальної та спеціальної підготовки, а також до стажу.

Довідка експерта

Єдиний нормативний підхід

При встановленні трудових функцій керівників, спеціалістів та службовців роботодавці керуються загальногалузевим Єдиним кваліфікаційним довідником посад керівників, спеціалістів та службовців (ЕКС) та його галузевими випусками Залежно від змісту вони бувають трьох видів:

• Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (загальногалузевий випуск);
• Кваліфікаційний довідник посад службовців загальнопромислового характеру (єдиний всім галузей промисловості);

• Галузеві випуски Кваліфікаційного довідника посад службовців (що включають характеристики посад, специфічних для тієї чи іншої галузі економіки).

Правила розробки

Посадова інструкція розробляється на кожну посаду, внесену до штатного розкладу організації, і має знеособлений характер. Як правило, цей документ розробляється, затверджується та вводиться в дію щодо вакантної посади, до пошуку відповідного працівника та укладання з ним трудового договору.

Хто має розробляти посадові інструкції?

Найбільш раціонально розробку посадових інструкцій доручити керівникам структурних підрозділів, які визначають субординацію, підпорядкованість, співвідношення функціональних обов'язків працівників своїх підрозділів та інші питання. Інструкція узгоджується з працівниками кадрової та юридичної служби.

Проект посадової інструкції може бути узгоджений із заінтересованими особами, якщо це передбачено роботодавцем у правилах розробки локальних нормативних актів. При цьому слід зважити на те, що узгодження проекту посадової інструкції не є обов'язковим. Для надання документу юридичної сили воно не потрібне, але для вдосконалення змісту та приведення у відповідність до норм чинного законодавства ця процедура бажана.

Посадову інструкцію після погодження з усіма заінтересованими посадовими особами та підписання її укладачем затверджує керівник організації або інша особа, наділена відповідними повноваженнями.

Вимоги до оформлення

Посадова інструкція як локальний нормативний акт належить до організаційно-розпорядчих документів, тобто входить до складу Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Усі вимоги до Посадової інструкції закріплені у ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Текст посадової інструкції викладається окремими пунктами, що нумеруються арабськими цифрами у межах кожного розділу.

Структура тексту посадової інструкції, як правило, відповідає тарифно-кваліфікаційним вимогам, передбаченим ЕКС, та складається з наступних розділів:

Перший розділ « Загальна частина» містить положення загального характеру:

• основна трудова функція (завдання) цієї посади;
• кваліфікаційні вимоги до її особи;
• основні організаційні та правові документи, які працівник повинен знати і якими зобов'язаний керуватися при виконанні посадових обов'язків.

У цьому розділі зазначаються: найменування посади відповідно до штатного розкладу, її категорія (спеціаліст, технічний виконавець), підпорядкованість працівника, основне призначення даної посади, предмет ведення працівника або та ділянка роботи, яка закріплюється за цією посадою.

Пункт, що формулює вимоги до професійної підготовки, зазвичай встановлює вимоги роботодавця до рівня освіти та стажу практичної роботи, необхідної для зайняття цієї посади.

Під час підготовки пункту про мінімум необхідних знань найчастіше використовують розділи «Має знати» та «Має вміти» з ЕКС. У Довіднику наведено перелік нормативних документів, які потрібні працівнику для професійної діяльності. У цьому ж пункті перераховують локальні акти роботодавця, організаційні та розпорядчі документи (накази та розпорядження керівника, начальника структурного підрозділу та ін.), якими керується працівник. Цей пункт можна розширити, включивши до нього, наприклад, правила техніки безпеки, інструкції з експлуатації технічних засобів та оргтехніки, норми службового етикету.

Перший розділ може бути доповнений також основними вимогами до професійних навичок працівника, необхідним для виконання посадових обов'язків.

Другий розділ - « Функції»- є центральним у посадовій інструкції та включає види робіт, що закріплюються за цією посадою.

Перелік функцій у конкретній посадовій інструкції залежить як від загального завдання, закріпленого за посадою, так і від поділу праці між працівниками структурного підрозділу. При підготовці цього розділу надзвичайно важливо дотримуватися принципу повноти і не пропустити жодної операції, яку виконує працівник. Інакше це може призвести до серйозних конфліктних ситуацій.

Третій розділ - « Посадові обов'язки»- встановлює ті постійно діючі норми, яких працівник зобов'язаний дотримуватись у своїй трудовій діяльності. Цей розділ передбачає як обов'язок працівника виконувати трудову функцію, а й право роботодавця вимагати від працівника її виконання, містить перелік обязанностей. До цього розділу включають обов'язки, передбачені ТК РФ, федеральними законами, іншими нормативними правовими актами, локальними нормативними актами, які у роботодавця.

Зверніть увагу!З урахуванням специфіки роботи можуть бути встановлені та додаткові обов'язки, наприклад, обов'язок працівника, проходити навчання (підготовку, перепідготовку) з ініціативи роботодавця

До переліку посадових обов'язків практично кожного працівника входять такі:

• дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку;
• зберігати конфіденційність службової інформації;
• виконувати вказівки та розпорядження керівника структурного підрозділу, керівника організації;
• дотримуватись правил техніки безпеки;
• дотримуватись правил експлуатації організаційної техніки, не допускати до роботи на технічних засобах сторонніх осіб та ін.

В розділі «Права»закріплюються повноваження, якими наділяється працівник у зв'язку з виконанням трудових обов'язків. Багато в чому зміст цього розділу пов'язаний із розділом «Функції».

До переліку прав працівника можуть входити такі:

• запитувати інформацію, необхідну виконання посадових обов'язків;
• представляти інтереси організації у відносинах із третіми особами, у суді;
• контролювати дії певних посадових осіб;
• підписувати чи погоджувати певні документи та ін.

Розділ «Права» тісно пов'язаний і з наступним розділом – « Відповідальність», де зазвичай встановлено зміст та форми відповідальності працівника за результати та наслідки своєї діяльності, за недотримання вимог посадової інструкції.

Розділ « Взаємовідносини (зв'язки з посади)» встановлює субординацію, підпорядкування, взаємозамінність та інші зв'язки, що виникають під час виконання закріплених посадових обов'язків. У ньому можуть бути зазначені зв'язки посади за межами організації, постійні контакти, що здійснюються працівником сторонніми організаціями, органами влади.

Ознайомлення працівника із документом

Відповідно до вимог ч. 3 ст. 68 ТК РФ прийому працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо що з трудової діяльністю працівника, зокрема і з посадової інструкцією.

Читайте також: Переказ боржником свого обов'язку на іншу особу допускається

Візи ознайомлення працівників можуть бути розміщені на останньому аркуші документа, нижче за підпис укладача та віз погодження. У деяких випадках може використовуватися і спеціальний журнал, у якому працівники розписуються у цьому, що ознайомлені з усіма локальними актами роботодавця.

Зберігання посадових інструкцій

Посадові вказівки є локальними нормативними актами тривалого терміну действия.

Найбільш зручним варіантом є централізоване зберігання посадових інструкцій у кадровій службі, яка знайомить з ними працівників, які знову приймаються. Тим часом у деяких організаціях ці документи зберігаються в структурних підрозділах або в канцелярії.

У будь-якому разі посадові інструкції формуються окремо (Основні правила роботи архівів організацій схвалені рішенням Колегії Росархіву 06.02.02). Ця справа має постійний термін зберігання (ст. 35а Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. Росархівом 06.10.00). В архів справу здається після заміни чинних посадових інструкцій на нові.

посадові інструкції хто складає згідно із законом

Посадова інструкція

Написання посадової інструкції не регулюється нормативними правовими актами. Написання посадової інструкції, оформлення та внесення змін до неї – це самостійне право роботодавця. Відповідно до листа Роструда від 31 жовтня 2007 р. N 4412-6 «посадова інструкція може бути додатком до трудового договору або затверджуватись як самостійний документ».

Вимоги Державного стандарту ГОСТ Р6.

Посадові інструкції хто складає в організації

Що таке відсутність/присутність з юридичної точки зору? Це той кістяк, той мінімум, без якого немає цього документа. Що має відповісти керівник працівникові, який просить відпустити його з роботи? Тут важливо, щоб ви самі розуміли, що така присутність, відсутність на роботі з юридичної точки зору.

Посадові інструкції хто складає згідно із законом

Насамперед слід зазначити, що трудове законодавство не вимагає обов'язкового складання інструкцій для всіх категорій працівників (службовців): в даний час необхідність цього передбачена тільки для муніципальних службовців (п. 1 ст. 12, п. 1 ст. 23 Федерального закону від 02.03 .2007 N 25-ФЗ "Про муніципальну службу в Російській Федерації"), окремих категорій державних службовців (наприклад, для поліцейських (п.

Посадові інструкції

є локальним нормативним актом, відповідно до якого працівник здійснює трудову діяльність. - Основний організаційно-правовий документ, що визначає завдання, основні права, обов'язки та відповідальність працівника при здійсненні ним трудової діяльності відповідно до займаної посади.

- підвищення об'єктивності при атестації, присвоєння спеціальних звань та кваліфікаційних розрядівпрацівнику, його заохочення та при накладенні на нього дисциплінарного стягнення.

Посадові обов'язки медсестер, прикріплених до поліклініки

Запитання: Поясніть, будь ласка. Ми працювали старшими медсестрами в дитячих садках і належали до ГУНО (міський відділ). дошкільної освіти). У даний моментнас передали до поліклініки, і ми називаємося тепер медсестрами дитячої поліклініки.

Раніше меню-вимоги складала медсестра у дитячому садку. А хто повинен це робити в ситуації, що склалася? Які маємо бути посадові обов'язки?

Добридень! Конкретна відповідальна особа за складання меню-вимоги видачу продуктів харчування (ф.

Інструкція Посадові інструкції у будівництві

Двірник – метет. А раптом – не всі? Істина ж, як завжди, лежить посередині - як державі необхідні і чіткі правильні закони, і механізми їх реалізації, так і компанії потрібні чіткі формалізовані описи обов'язків співробітників і засоби забезпечення цих обов'язків.

Третє завдання посадових - надання співробітнику можливості самоврядування та самоконтролю своєї діяльності.

Як скласти, погодити та затвердити посадову інструкцію

У статті роз'яснюється, до яких видів документів належать посадові інструкції, ким вони затверджуються, погоджуються, де фіксується підпис про ознайомлення. Докладно розуміється, на яких нормативних актах базується зміст, даються рекомендації щодо складання пакету організації.

Посадова інструкція - це документ, який входить до Загальноросійського класифікатора управлінської документації ОК 011-93, утв.

Конференція ЮрКлубу

на моєму підприємстві постало питання: хто має складати посадові, а хто складає робітники і чи потрібні ці робітничі інструкції взагалі?

ДІ повинен становити той, хто адмініструє розірвання трудових договорів внаслідок невідповідності працівника займаній посаді, або хоч би розуміє, як це робити на практиці.

на моєму підприємстві постало питання: хто має складати інструкції, а хто складає робітники і чи потрібні ці робітники взагалі?

а у Вас посади екзотичні? Якщо ні, то типову ДІ завантажити будь-де і трохи підігнати під реалії підприємства.

Хто має розробляти посадові інструкції?

Запитання: Підкажіть, будь ласка, хто безпосередньо розробляє на підприємстві, керівник відділу чи кадровик? І що робити якщо працівник відмовляється розписуватись у (не згоден з умовами)?

Відповідь: Трудове законодавство не містить вимоги про обов'язкове складання та затвердження на всі посади, професії працівників, які є у роботодавця.

Допомога: Порядок розробки посадових інструкцій

Посадова інструкція одна із документів локальної нормативної бази організації (примітка 1) (ст.194 Трудового кодексу РБ, далі — ТК). Пункт 2 ст.54 ТК встановлює обов'язок наймача прийому працювати ознайомити працівника під розпис із дорученою роботою (посадовою інструкцією). інструкція - це організаційно-правовий документ, в якому встановлюються основні функції, обов'язки, права та відповідальність працівника організації при здійсненні ним діяльності на певній посаді.

Правила та порядок складання посадової інструкції

Посадові, що регламентують трудові функції штатних посад організації, є важливим нормативним актом локального значення. Цей документ необхідний і роботодавцю, і працівнику, оскільки в ньому встановлено кваліфікаційні вимоги, перераховано обов'язки та права людини, яка обіймає цю посаду.

– документ, який є аргументом у трудових конфліктах та суперечках, тому її зміст та оформлення має відповідати тим вимогам, які пред'являються до юридично значимих документів.

Правила складання та оформлення посадових інструкцій

Правове становище працівника організації регламентується посадової інструкцією. Цей документ встановлює функції, права, обов'язки та відповідальність працівника організації.

Для оформлення посадової інструкції використовують реквізити, обов'язкові для бланка, призначеного для оформлення внутрішніх документів. Вона має містити найменування організації, найменування документа, дату та місце його підготовки.

Складаємо посадову інструкцію

Завдяки інструкції, керівник може довести, що співробітник не справляється зі своїми обов'язками або порушив службову таємницю. Що ще, крім безпосередніх обов'язків, там слід прописати? на правові питаннявідповідає експерт сайту Тетяна Ускова, юрисконсульт.

— Частина компаній посадових інструкцій просто не має, деякі — завантажені з Інтернету. Що говорить закон – чи потрібна взагалі?

— Закон не встановлює прямої наявності посадової інструкції як локального документа, крім державних установ.

Розробка посадових інструкцій

Якщо вимога про наявність посадової інструкції зазначено у законодавчому акті, вона повинна бути розроблена в обов'язковому порядку. У решті випадків посадові інструкції розробляються на добровільній основі.

Посадова інструкція полегшує взаємовідносини працівника та роботодавця, т.к. вона точно позначає коло відповідальності та обов'язків працівника, що значно знижує трудові спори.

У посадовій інструкції вказуються кваліфікаційні вимоги, завдання, функції, права та відповідальність працівника.

Посадові інструкції можуть бути розроблені як окремий документ, так і як додаток до трудового договору.

Як правильно скласти інструкцію

У законодавстві не встановлено спеціальних вимог щодо розробки посадових інструкцій. тому необхідно дотримуватись загальних правил розробки та затвердження локальних нормативних документів. Крім того, роботодавець може затвердити свій порядок розробки посадових інструкцій. Однак положення цього документа не повинні суперечити вимогам законодавства.

Читайте також: Сайт арбітражних керуючих

При розробці інструкцій необхідно враховувати структуру організації та її підрозділів, особливості умов роботи співробітників, для яких розробляються інструкції, положень локальних актів організації.

Також під час розробки посадових інструкцій слід застосовувати положення кваліфікаційних довідників та професійних стандартів.

Після погодження з усіма інструкція затверджується керівником організації, засвідчується печаткою (за її наявності). Оригінали інструкцій можуть зберігатися у її розробника, у відділі кадрів, у секретаря чи іншому місці. Копії інструкцій видаються працівникам під розпис.

Посадова інструкція діє до її заміни на нову.

Структуру та зміст посадової інструкції визначається роботодавцем самостійно.

Внесення змін до інструкції

В результаті кадрових змін, а також при прийнятті нових федеральних та локальних нормативних актів, може виникнути необхідність внесення змін до інструкції.

При внесенні змін слід враховувати такі моменти:

• У якій формі складено інструкцію;
• Чи наводять зміни до зміни трудових функцій працівника;
• Чи згоден працівник зі зміною положень інструкції (цей пункт особливо актуальний, якщо в результаті змін у працівника з'являються нові посадові обов'язки).

Якщо інструкція розроблена і затверджена у формі окремого документа і зміни, що вносяться, не тягнуть за собою зміну трудової функції, а лише конкретизує деякі обов'язки працівника, то роботодавець може розробити та затвердити нову інструкцію без запиту згоди працівника.

Копія нової інструкції видається працівнику під розпис. Стару посадову інструкцію рекомендується вилучити та утилізувати.

Якщо зміни, що вносяться, тягнуть за собою зміну трудових обов'язків або появу нових посадових обов'язків, то отримання згоди працівника необхідне. Зміни у разі вносяться порядку ст. 72 ТК РФ за згодою сторін.

Якщо інструкція була розроблена у формі додатку до трудового договору, то внесення змін може бути пов'язане із зміною обов'язкових умов договору. Про внесені зміни працівника треба повідомити письмово не менше ніж за 2 місяці.

За згодою працівника зміни вносяться у порядку, встановленому ст. 72 ТК РФ. В іншому випадку працівник може підлягати звільненню у порядку ст. 74 ТК РФ за п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ - за відмову від продовження роботи у зв'язку зі зміною певних сторонами умов трудового договору. Однак роботодавець повинен мати підстави для змін (зміна організаційних або технологічних умов праці). До звільнення роботодавець зобов'язаний запропонувати працівникові переведення на іншу вакантну посаду.

У разі внесення змін до посадової інструкції роботодавець видає наказ. При цьому роботодавець може затвердити або нову інструкцію, або внесені зміни до старої.

Якщо інструкція була додатком до трудового договору, то зміни вносяться в обидва вказівки документа за допомогою укладання додаткової угоди з працівником.

Значення посадових інструкцій

Розглянемо причини необхідності опрацювання посадових інструкцій.

Обґрунтована відмова у прийомі на роботу

Трудове законодавство забороняє необґрунтовану відмову у укладанні трудового договору.

Обґрунтувати відмову можна, наприклад, не відповідність діловим якостям та стану здоров'я працівника вимогам пред'являємо до вакантної посади.

Під діловими якостями, в даному випадку буде розумітися здатність працівника виконувати трудову фікцію з урахуванням наявних у нього професійно-кваліфікаційних якостей (наприклад, наявність певної професії, спеціальності, кваліфікації), особистісних якостей (наприклад, рівня освіти, досвіду роботи з даної спеціальності, цієї галузі).

Таким чином, саме наявність вимог, зазначених в інструкції допоможе уникнути роботодавцю судових розглядів.

Притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності

Відповідно до ст. 192 ТК РФ дисциплінарним провиною є невиконання чи неналежне виконання працівником покладених нею трудових обов'язків.

Якщо трудові обов'язки не затверджені роботодавцем у формі посадової інструкції, притягнення працівника до відповідальності буде важко.

Працівник легко може оскаржити такі дії роботодавця, звернувшись до суду. Більше того, при зверненні працівника до трудової інспекції роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за порушення вимог трудового законодавства.

Звільнення працівника, який не пройшов випробування

У трудовому договорі може бути передбачений випробувальний період, з метою перевірки відповідності працівника роботі, що доручається (ст. 70 ТК РФ).

При незадовільному результаті випробування роботодавець має право до закінчення випробувального терміну розірвати трудовий договір з працівником, попередивши його про це в письмовій формі не пізніше ніж за 3 дні, вказавши причини, що стали підставою для визнання цього працівника таким, що не витримав випробування (ст. 71 ТК РФ) .

Підставою, у разі, може бути не виконання чи належні виконання працівником трудових обов'язків, зазначених у посадової інструкції чи трудовому договорі.

Посадові інструкції. Основні засади їх роботи

1. Що таке посадові інструкції? Яке значення вони мають?

Успіх та невдачі сучасних організацій значною мірою залежать від людського ресурсу, задіяного у роботі. Продуктивність праці персоналу впливає загальний прибуток підприємства. Проте здійснювати постійний контроль за виконанням працівниками їхніх посадових обов'язків — складне завдання. Спростити її можуть спеціальні документи, серед яких: правила, що регламентують внутрішній розпорядок, положення про структурні відділи організації, штатний розпис, а також посадові інструкції.

Подібні інструкції дозволяють розмежувати поле діяльності кожного працівника та закріпити за ним певні трудові обов'язки. Наявність документа, що викладає основні завдання та повноваження персоналу організації, є обов'язковим, згідно з чинним законодавством РФ.

За визначенням Сучасного економічного словника, посадова інструкція вказує коло доручень та обов'язків, а також робіт, які необхідно виконати даному співробітнику, який обіймає конкретну посаду на підприємстві.

З цього визначення випливає, що основна увага приділяється визначенню кола трудових зобов'язань, покладених на певного працівника. Важливо, що йдеться про опис функцій даної посади, а чи не про опис трудових зобов'язань конкретного працівника.
Основні функції: структурування виробництва, і навіть регулювання діяльності співробітників.

2. Цілі (які цілі переслідує затвердження таких інструкцій)

Будь-яка система управління потребує чітких вказівок та правил, виконувати які зобов'язаний кожен співробітник. Мета складання посадової інструкції — показати підлеглому коло необхідних завдань та мотивувати його до виконання певних трудових обов'язків.

Вони служать виконанню кількох завдань. Насамперед спонукають до дії певного співробітника, вказують на критерії оцінки його праці, дають необхідні напрямки для підвищення рівня кваліфікації співробітника. Крім того, участь працівника в обговоренні його посадової інструкції дозволяє йому впливати на умови та організацію його праці.

Також посадова інструкція надає можливість для аналізу та оцінки результатів трудової діяльності співробітника, містить додаткову інформацію про рівень підготовки кандидатів на вакантну посаду. Вона може використовуватися як джерело достовірної інформації для вдосконалення структури організації, збільшення продуктивність праці.

3. Хто складає посадові інструкції? Що потрібно вказувати у них?

Розробляються вони кожним керівником його підлеглих, а підписуються управляючими структурних відділів. Іноді інструкцію складає спеціаліст, робота якого полягає саме у розробці таких документів. Усі посадові документи затверджує особисто перший керівник організації. Тим часом відповідальним за наповнення організації необхідними документами є начальник відділу кадрів.

Важливі якості зрозумілого нормативного документа – ясність та стислість. Тому що двозначному документу не можна підкорятися. Очевидно, вони не повинні бути надто довгими, їх важко читати, і великий ризик помилитися у розумінні змісту написаного.

У процесі написання посадових інструкцій формулюються функції та завдання підлеглого. При цьому необхідно дотримуватись відповідності посадових інструкцій та фактичних обов'язків співробітника. Положення такого роду документів повинні визначати конкретні зони відповідальності підлеглого, а не лише формальними зобов'язаннями. Усі положення однаково рівні за рівнем ваги.

Слід уникати загальних визначень, двозначності, неясності та поверхні суджень при складанні посадових інструкцій. Необхідно чітко виділити всі основні завдання, докладно описати методики виконання робіт, згадати про всі важливі процедури та вказівки, яких повинен дотримуватися працівник. Найкраще використовувати прості, а не складні пропозиції.

Посадова інструкція – це одне із локальних нормативних актів, прийнятих роботодавцем. Згідно зі статтею 8 ТК РФ роботодавці, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями, можуть приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами.

Тому практично всі роботодавці, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями, можуть запроваджувати посадові інструкції для регламентування трудових відносин, а також самостійно встановлювати порядок їх розробки, узгодження та затвердження.

У цьому норми локальних нормативних актів нічого не винні погіршувати становище працівників проти встановленим трудовим законодавством та інші нормативними правовими актами, містять норми трудового права, колективним договором, угодами.

Нами пропонується один із підходів до розробки посадових інструкцій. Тому практично конкретні роботодавці можуть розробляти посадові інструкції з урахуванням запропонованих рекомендацій.

Посадові інструкції можуть розроблятися як на стадії проектування організації, бізнесу, так і в бізнесі, що вже функціонує, зі сформованими трудовими відносинами. Перший вимагає методу ретельного моделювання трудових процесів виконавців. Друге - глибокого аналізу існуючих трудових відносин у конкретного роботодавця. У кожному разі порядок розробки посадових інструкцій передбачає загальноприйнятий алгоритм дій.

Процес розробки посадових інструкцій можна представити у вигляді етапів, що послідовно змінюють один одного:

1. Підготовчий етап;

2. Розробка проекту посадової інструкції;

3. Погодження проекту посадової інструкції;

4. Затвердження посадової інструкції.

Безпосередній розробці посадових інструкцій у кожному конкретному випадку має передувати певна підготовча робота. На першому етапі розробки посадових інструкцій необхідно детально вивчити всі нормативно-правові документи, що регламентують порядок діяльності посадових осіб та правила розробки та зберігання організаційно-правових документів. А також роботодавець у рамках локальної нормотворчості має визначити порядок розроблення, погодження та затвердження посадових інструкцій, для чого необхідно затвердити Положення про посадову інструкцію. Далі про це докладніше.

Розробці посадових інструкцій передує вивчення всіх нормативно-правових документів, які регламентують порядок діяльності посадових осіб та правила розробки та зберігання цих організаційно-правових документів.

Перерахуємо основні нормативно-правові акти, з урахуванням яких має розроблятися посадова інструкція:

1. Федеральний рівень:

· Конституція РФ;

· Трудовий кодекс РФ;

· «Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003» (затверджено Постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 року №65-ст «Про прийняття та введення в дію державного стандартуРосійської Федерації");

· Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Мінкультури РФ від 8 листопада 2005 № 536 «Про типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади»);

· «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання» (затверджено Росархівом 6 жовтня 2000);

· «Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК-016-94 (ОКПДТР)», прийнятий та введений в дію Постановою Держстандарту РФ від 26 грудня 1994 №367);

· «Загальноросійський класифікатор занять ОК 010-93» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 №298);

· «Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців» (затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 №37);

· Постанова Мінпраці РФ від 9 лютого 2004 № 9 «Про затвердження порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та службовців»;

· Випуски Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників (ЕТКС) з різних галузей економіки, затверджені Мінпраці РФ;

· Постанова Уряду РФ від 31 жовтня 2002 року № 787 «Про порядок затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців»;

· Кваліфікаційні вимоги до працівників та номенклатури спеціальностей, що затверджуються Міністерством охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації у сфері, що віднесена до компетенції Міністерства.

2. Нормативно-правові акти суб'єктів Російської Федерації.

3. Нормативно-правові акти органів місцевого самоврядування (наприклад, Рішення Омської міської Ради від 23 квітня 1997 року №324 «Про затвердження Положення про порядок призначення на посаду та звільнення від неї керівників муніципальних унітарних підприємств та установ» вказує на обов'язок керівників муніципальних та установ затверджувати посадову інструкцію для працівника, з яким він уклав трудовий договір).

4. Локальний рівень (локальні нормативно-правові акти роботодавця):

· Правила внутрішнього трудового розпорядку;

· Колективний договір (Положення про персонал та інше);

· Штатний розклад;

· Положення про структурний підрозділ;

· Накази про розмежування повноважень між керівниками організації;

· Положення про посадову інструкцію.

Хотілося б відзначити, що основою для розробки змісту посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців та за професіями робітників, які затверджені Міністерством праці РФ. , вимоги до його знань, приблизний перелік обов'язків.

Кваліфікаційні характеристики містяться у таких нормативно-правових документах:

1. «Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців», затверджений Постановою Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 року №37 «Про затвердження кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців» (далі – Постанова №37). Кваліфікаційні характеристики покликані регламентувати зміст виконуваних функцій працівників, сприяти «забезпеченню оптимальної технології трудової діяльності, раціонального поділу праці, високої організованості, дисципліни та порядку на кожному робочому місці, а також удосконаленню системи управління персоналом». В якості нормативної бази кваліфікаційні характеристики посад службовців призначені для застосування на підприємствах, установах та організаціях різних форм власності, організаційно-правових форм та галузей економіки незалежно від їх відомчої підпорядкованості. У цьому довіднику містяться характеристики типових посад, загальних всім галузей економіки. З урахуванням специфіки окремих галузей розроблено кваліфікаційні характеристики та вимоги притаманні посадам та роботам у відповідних галузях економіки. Дані кваліфікаційні показники і вимоги затверджені федеральними органами виконавчої влади і можна використовувати під час атестації працівників.

Наприклад:

· «Кваліфікаційні характеристики та розряди оплати праці посад керівників, спеціалістів та службовців з галузевої тарифної сітці»(затверджені вказівкою Міністерства шляхів сполучення Російської Федерації від 18 жовтня 1996 № А-914у);

· « Громадське харчування. Вимоги до обслуговуючого персоналу. ГОСТ 30524-97/ГОСТ Р 50935-96» (затверджено Постановою Держстандарту РФ від 21 серпня 1996 року №524);

· « Роздрібна торгівля. Вимоги до обслуговуючого персоналу. ГОСТ Р 51305-99 (затверджені Постановою Держстандарту РФ № 244-ст від 11 серпня 1999 року);

· Типові кваліфікаційні характеристики (вимоги) щодо державним посадамфедеральної державної служби та посад працівників, не віднесених до державних посад, та здійснюють технічне забезпеченнядіяльності військових прокуратур, прирівняних до прокуратур суб'єктів Російської Федерації, міст і районів (затверджені Наказом Генпрокуратури РФ від 21 лютого 2001 № 52 «Про затвердження типових кваліфікаційних характеристик (вимог) за посадами цивільного персоналу військових прокуратур, прирівняних до прокуратур суб'єктів, та районів»);

· Тарифно - кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами керівників, спеціалістів та технічних виконавців, які заміщуються цивільним персоналом військових частин, установ, військово- навчальних закладів, підприємств та організацій Міністерства оборони Російської Федерації, що перебувають на кошторисі - бюджетне фінансування(затверджено Наказом Міністра оборони РФ від 19 квітня 1996 року №150 «Про тарифно - кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами керівників, спеціалістів та технічних виконавців, що заміщається цивільним персоналом військових частин, установ, військово - навчальних закладів, підприємств та організацій міністерства федерації, що є на кошторисно - бюджетному фінансуванні»).

Крім того, відповідно до пункту 5.2.2 Положення про Міністерство охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації, затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 30 червня 2004 року №321 "Про затвердження Положення про Міністерство охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації", Міністерство охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації може самостійно приймати кваліфікаційні вимоги до працівників та номенклатури спеціальностей у сфері, що віднесена до компетенції Міністерства.

Так, Міністерством охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації прийнято:

· Кваліфікаційні вимоги до фахівця із середньою медичною освітою за спеціальністю «Судово-медична експертиза» (затверджені Наказом МОЗ соціального розвитку РФ від 21 липня 2006 року № 546 «Про затвердження кваліфікаційних вимог до фахівця із середньою медичною освітою за спеціальністю «судово-медицин»);

· Кваліфікаційна характеристика посади «Продюсер телевізійних та кінофільмів» (затверджена Наказом Мінздоровсоцрозвитку РФ від 31 травня 2006 року № 434 «Про затвердження кваліфікаційної характеристики посади «продюсер телевізійних та кінофільмів»);

· Кваліфікаційна характеристика посади «Організатор робіт операторів автоматизованого процесу виробництва алюмінію» (затверджена Наказом Мінздоровсоцрозвитку РФ від 23 червня 2006 №491 «Про затвердження кваліфікаційної характеристики посади «організатор робіт операторів автоматизованого процесу виробництва алюмінію»);

· Тарифно-кваліфікаційні характеристики професій робітників атомних електростанцій(затверджено Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 3 жовтня 2005 року №614 «Про затвердження тарифно-кваліфікаційних характеристик професій робочих атомних електростанцій»).

Кваліфікаційні характеристики з кожної посади, згідно з пунктом 5 «Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців», затвердженому Постановою від 21 серпня 1998 року №37, складаються з трьох розділів.

Розділ 1 – «Посадові обов'язки» містить основні функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, який обіймає цю посаду з урахуванням технологічної однорідності та взаємопов'язаності робіт, що дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців.

Розділ 2 - «Повинен знати» містить основні вимоги до працівника щодо:

спеціальних знань;

Знання законодавчих актів, положень, інструкцій, інших керівних та нормативних документів;

Методів та засобів, які працівник повинен уміти застосовувати під час виконання посадових обов'язків.

Розділ 3 – «Вимоги до кваліфікації» визначає:

Рівень професійної підготовки працівника, яка потрібна на виконання передбачених посадових обов'язків (Рівні необхідної професійної підготовки наведені відповідно до Закону Російської Федерації «Про освіту»);

Вимоги до стажу роботи.

Відповідно до пункту 4 Постанови №37 у кваліфікаційних характеристиках подано найбільш характерні для тієї чи іншої посади роботи, тому при розробці конкретних посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді у конкретних організаційно-технічних умовах. Також допускається уточнення вимог щодо необхідної спеціальної підготовки працівників. За потреби обов'язки, включені до характеристики певної посади, можуть бути розподілені між кількома виконавцями.

2. Випуски Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників (ЕТКС) за різними галузями економіки, затверджені Мінпраці РФ (наприклад, Постанова Мінпраці РФ від 5 березня 2004 року №32 «Про затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, випуск 48, розділ "Загальні професії виробництв харчової продукції"; Постанова Мінпраці РФ від 3 липня 2002 року № 47 "Про затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників, випуск 46, розділ "Швейне Виробництво"). Вони містяться тарифно-кваліфікаційні характеристики, які застосовуються при тарифікації робіт і присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам в організаціях незалежно від форми їх власності та організаційно-правових форм. Тарифно-кваліфікаційна характеристика кожної професії має два розділи:

· Розділ «Характеристика робіт» містить опис робіт, які має вміти виконувати робітник.

· Розділ «Повинен знати» містить основні вимоги до робітника щодо спеціальних знань, а також знань положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів та засобів, які робітник повинен застосовувати.

При цьому кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців та за професіями робітників, затверджені Міністерством праці РФ, містять лише типові посадові обов'язки за посадою, спеціальністю, професією, уточнення яких відбувається в рамках конкретного трудового договору та (або) посадової інструкції.

Однак тут може ховатися така проблема: практично часто має місце завищення кваліфікаційних вимог до кандидата на посаду, яке може бути кваліфіковано в суді як дискримінація. Наприклад, в організації до посади рядового касира пред'являються вимоги про вищу освіту та п'ятирічний стаж. Кандидат на цю вакансію може звернутися до суду щодо незаконної відмови у прийнятті на роботу. Тому доцільніше для написання кваліфікаційних вимог таки скористатися чинними нормативами.

Не встановивши обов'язку заводити посадову інструкцію, законодавець не дав і чітких вказівок, як правильно її скласти. Цей локальний акт приймається безпосередньо роботодавцем у межах своєї компетенції. З одного боку це розширює сферу свободи роботодавця, але з іншого боку все ж таки деякі обмеження є.

Так, однією з визначених сторонами умов трудового договору є трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові). Найменування посад, професій та спеціальностей встановлюються роботодавцем самостійно.

Однак статтею 57 ТК РФ встановлено: «Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт за певними посадами, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій та пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації». І відповідно до статті 143 ТК РФ «тарифікація робіт та присвоєння тарифних розрядів працівникам проводяться з урахуванням єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців».

Це встановлено для трудового договору, але його однаковою мірою можна застосувати і до інших кадрових документів - посадової інструкції, штатного розкладу, трудової книжки.

Наприклад, Постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25 жовтня 1974 року №298/П-22 затверджено Список виробництв, цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та . Отже, роботодавець зобов'язаний у трудових договорах усіх працівників (і відповідно у посадових інструкціях), які виконують відповідні трудові функції, найменування професій та посад визначати відповідно до кваліфікаційних довідників.

Загалом під час розроблення посадових інструкцій для забезпечення соціальних, пенсійних та інших гарантій, наданих російським законодавствомпрацівникам, роботодавець повинен керуватися кваліфікаційними довідниками, затвердженими Урядом Російської Федерації. Якщо у відповідних довідниках такі професії та посади відсутні, то найменування професій та посад, а також кваліфікаційні вимоги до них та перелік безпосередніх робіт, видів діяльності роботодавець повинен зазначати відповідно до нормативного правового акту, що надає пільги або накладає обмеження.

Так, виходячи з ухвали Верховного Суду Російської Федерації від 16 січня 2004 року №48-Г03-13 видно, що суд при вирішенні спору з приводу права на отримання соціальної підтримки, передбаченої Указом Президента Російської Федерації «Про невідкладні заходи соціальної підтримки фахівців ядерного збройового комплексу Російської Федерації» від 23 серпня 2000 року №1563 (далі Указ №1563), керувався насамперед положеннями посадових інструкцій, зокрема характеристик робіт, що описують безпосередні види діяльності здійснювані працівниками, а чи не усними доводами позивачів. Тому роботодавцю розробки посадових інструкцій, зокрема переліку посадових обов'язків працівників необхідно з вищевказаних імперативних норм ТК РФ і враховувати можливі негативні наслідки своїх працівників у разі порушення.

Примітка.

Указом №1563 затверджено Перелік видів діяльності, що здійснюється в організаціях та військових частинах, що входять до складу ядерного збройового комплексу Російської Федерації, участь у якій дає право на отримання наступної соціальної підтримки: встановлено додаткове щомісячне довічне матеріальне забезпечення при виході на пенсію відповідно до Федерального закону від 17 грудня 2001 року №173-ФЗ «Про трудові пенсії в Російській Федерації» або на достроково оформлену пенсію відповідно до Закону Російської Федерації від 19 квітня 1991 року №1032-1 «Про зайнятість населення в Російській Федерації» та за умови припинення трудової діяльності в організаціях федерального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі розробки, виробництва та ліквідації ядерних зарядів та ядерних боєприпасів, що входять до складу ядерного збройового комплексу Російської Федерації, зазначеним у абзацах 2, 3, 4 категоріям громадян, які безпосередньо брали участь у видах діяльності, передбачених Переліком (пункт 2 Указу №1563).

У більшості випадків найменування посад, спеціальностей та професій у трудових договорах працівників (і відповідно у посадових інструкціях) вказуються на розсуд роботодавця (на підставі локальних нормативних актів, а не кваліфікаційних довідників), тому роботодавцю необхідно самостійно затвердити кваліфікаційні вимоги до зазначених посад, спеціальностей або професіям або відобразити їх у тексті трудового договору чи посадової інструкції.

Таким чином, для більшості роботодавців єдині кваліфікаційні довідники мають рекомендаційний характер (крім тих посад, де передбачені пільги або обмеження відповідно до статті 57 ТК РФ) оскільки в умовах ринку, що швидко змінюється, вони просто не можуть врахувати всю різноманітність посад і професій (наприклад, секретарь на reception, топ-менеджер, менеджер з продажу). Роботодавець у посадовій інструкції може самостійно визначити найменування посади, спеціальності, професії або конкретний вид роботи, що доручається працівникові, закріпити різноманітні посадові обов'язки, за винятком випадків, коли він зобов'язаний керуватися єдиними кваліфікаційними довідниками (стаття 57 ТК РФ).

При розробці посадових інструкцій рекомендуємо запровадити відповідне положення, в якому буде докладно обумовлено порядок розроблення, погодження, затвердження, введення в дію та зберігання посадової інструкції працівника, а також зазначені особи (структурний підрозділ), які безпосередньо відповідають за цю розробку.

Положення про посадову інструкцію - необов'язковий документ, але краще не нехтувати цим локальним актом. Він дозволяє впорядкувати роботу з інструкціями, зробити їх уніфікованими та чіткими, визначити порядок надання їм юридичної сили. Положення про посадову інструкцію набирає чинності після її затвердження керівником, і з цього моменту всі посадові інструкції повинні відповідати його вимогам.

Наведемо зразок Положення про посадову інструкцію.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПОСАДУ ІНСТРУКЦІЇ ТОВ «__________________________ » Найменування організації 1. Загальні положення. 2. Вимоги до змісту посадової інструкції. 3. Порядок розроблення, погодження, затвердження та введення в дію посадової інструкції. 4. Прикінцеві положення. 1. Загальні положення 1.1. Посадова інструкція є основним організаційно-правовим документом, що визначає завдання, основні права, обов'язки та відповідальність посадової особи (працівника) при здійсненні ним трудової діяльності відповідно до займаної посади. 1.2.Посадові інструкції розробляються реалізації наступних целей: 1. раціональний поділ праці; 2. підвищення ефективності управлінської праці; 3. створення організаційно-правової основи праці працівників; 4. регламентація взаємовідносин працівника та роботодавця; 5. забезпечення об'єктивності та обґрунтованості при атестації співробітника, його заохочення та при накладенні на нього дисциплінарного стягнення; 6. організація оптимального навчання, підготовки та підвищення кваліфікації кадрів; 7. зміцнення трудової дисципліни у створенні; 8. укладання трудових договорів; 9. Вирішення трудових спорів. 1.3. Посадова інструкція розробляється виходячи із завдань та функцій, покладених на конкретного працівника, відповідно до штатного розкладу, Правил внутрішнього трудового розпорядку, з дотриманням Конституції Російської Федерації, Трудового кодексу Російської Федерації та іншими нормативно-правовими актами. 1.4. Основою розробки посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців і за професіями робочих, які затверджені Міністерством праці РФ. 1.5. Посадова інструкція складається з кожної штатної посади організації та оголошується працівнику під розписку під час укладання трудового договору, і навіть при переміщенні іншу посаду і за тимчасове виконання обов'язків з посади.

2. Вимоги до змісту посадової інструкції 2.1. У посадовій інструкції вказують найменування організації, конкретної посади, реквізити погодження та затвердження. 2.2. Посадова інструкція складається з розділів: I. Загальні засади. ІІ. Посадові обов'язки. ІІІ. Права. IV. Відповідальність. 2.3. У розділі I «Загальні положення» зазначають: 1) найменування посади; 2) вимоги до освіти і стажу роботи посадової особи, яка заміщає цю посаду (кваліфікаційні вимоги); 3) безпосередня підпорядкованість (кому безпосередньо підпорядковується ця посадова особа); 4) порядок призначення та звільнення з посади; 5) наявність та склад підлеглих; 6) порядок заміщення (хто заміщає цю посадову особу під час її відсутності; кого заміщає ця посадова особа); 7) можливість поєднання посад та функцій; 8) нормативна база його діяльності (основоположні нормативні та організаційно-правові документи, на підставі яких посадова особа здійснює службову (трудову) діяльність та реалізує свої повноваження). До розділу можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують та уточнюють статус посадової особи та умови її діяльності. 2.4. Розділ II «Права» містить перелік прав, якими в межах своєї компетенції має посадова особа у виконанні покладених на неї посадових обов'язків. У розділі відбиваються взаємовідносини посадової особи коїться з іншими структурними підрозділами організації та посадовими особами з покладених нею посадових обов'язків і повноважень. Крім того, у розділі конкретизують права посадової особи з урахуванням специфіки виконуваних посадових обов'язків. 2.5. Розділ ІІІ «Посадові обов'язки» містить перелік основних функцій посадової особи. Крім того, в цьому розділі зазначаються обов'язки посадової особи, що покладаються на неї відповідно до практики розподілу інших обов'язків, що склалася в даному структурному підрозділі, виконуваних цим підрозділом за рішенням керівника організації. 2.6. У розділі IV «Відповідальність» вказують міру відповідальності посадової особи за недотримання вимог, встановлених посадовою інструкцією, локальними правовими актами та трудовим законодавством РФ. До розділу можуть бути включені інші пункти, які уточнюють та конкретизують відповідальність посадової особи. 2.7. Невід'ємною частиною посадової інструкції є лист ознайомлення, який ведеться в організації та є доказом того, що працівник ознайомився з посадовою інструкцією.

3. Порядок розробки, погодження, затвердження та введення в дію посадової інструкції 3.1. Посадова інструкція розробляється спеціалістом служби управління персоналом або керівником структурного підрозділу або особою, уповноваженою на те керівником структурного підрозділу. Підписується керівником структурного підрозділу чи спеціалістом-розробником. 3.2. Посадова інструкція має бути складена згідно з Типовою формою посадової інструкції (додаток №1 до цього Положення) з обов'язковим дотриманням реквізитів, зазначених у ній. 3.3. Посадова інструкція має бути узгоджена із правовим відділом (юрисконсультом) організації. За необхідності вона узгоджується з іншими підрозділами організації та вищим начальником, який займається відповідним напрямом діяльності організації. 3.4. Посадову інструкцію затверджує керівник організації. 3.5. Посадова інструкція набирає чинності з моменту її затвердження керівником організації та діє до її заміни новою посадовою інструкцією, розробленою та затвердженою відповідно до Положення. 3.6. Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, який працює на цій посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розпис та до переміщення на іншу посаду або звільнення з організації, про що робиться запис у відповідній графі листа ознайомлення. 3.7. Внесення змін та доповнень до чинної посадової інструкції здійснюється шляхом видання наказу керівника або затвердження тексту посадової інструкції в цілому з урахуванням змін та доповнень, що вносяться. 4. Заключні положення 4.1. Узгоджену та затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, засвідчують печаткою відділу кадрів та зберігають у відділі кадрів або відповідному підрозділі відповідно до встановленого порядку. Термін зберігання посадової інструкції після заміни нової – 3 роки. 4.2. Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають засвідчену копію, яку видають посадовій особі, яка працює на цій посаді, та начальнику відповідного відділу або структурного підрозділу. Співробітник розписується на обох ксерокопіях. За рішенням керівника завірена копія посадової інструкції може направлятися за необхідності до інших відділів організації. Це Положення набирає чинності з затвердження його керівником ТОВ «_______________».

Додаток №1

до Положення про посадову інструкцію

ТОВ «_________________»

від «___» ___________ 2006 р.

ТИПОВА ФОРМА

ПОСАДИ ІНСТРУКЦІЇ

I. Загальні засади.

ІІІ. Посадові обов'язки.

IV. Відповідальність.

Ця Інструкція розроблена ___________________________________________________

Посада, найменування структурного підрозділу

підпис, П.І.Б.

ПОГОДЖЕНО

Начальник юридичного відділу

ТОВ «______________________»

___________ /______________________/

підпис, П.І.Б.

З інструкцією ознайомлений

___________/__________________/

підпис, П.І.Б.

Як ми зазначали раніше, стандарту для написання посадових інструкцій немає. Однак існують загальні підходи та правила, які корисно використовувати при їх розробці.

Виходячи з практики організацій, можна стверджувати, що проекти посадових інструкцій можуть розроблятися такими особами:

· Фахівцем служби управління персоналом або (відділу кадрів);

· Керівником відповідного структурного підрозділу;

· Самим працівником спільно з безпосереднім керівником.

На якогось конкретного працівника чи групу співробітників покласти обов'язок з розробки посадових інструкцій – це роботодавець вирішує самостійно.

Хотілося б зазначити, що чільне місце в обговоренні проекту посадової інструкції, у його перевірці мають займати керівники структурних підрозділів. Оскільки саме вони набирають персоналу, оцінюють ефективність роботи співробітників. Саме вони використовують цей документ як основний інструмент управління у роботі зі своїми підлеглими. Тому якщо вони активно візьмуть участь у створенні інструкцій, то виявляться реальні проблемні зони і стане зрозумілим, як їх усунути.

Вибір того, ким саме розроблятимуться посадові інструкції, залежить від загальної методики розробки посадових інструкцій та можливостей конкретної організації (роботодавця).

Аналіз літератури з цього питання дозволяє виділити три, найпоширеніші методичні підходи до розробки посадової інструкції:

1. Аналіз та коригування існуючих кадрових документів;

2. Складання посадових інструкцій за результатами опитування (анкетування) працівників на робочих місцях;

3. Складання посадових інструкцій способом, що йде від опису бізнес-процесів.

Перший підхід грунтується на використанні методу, що передбачає збір документів (як внутрішніх, і зовнішніх), і основі них аналіз загалом структури організації праці в конкретного роботодавця і опис існуючих підсистем та його функцій – від функцій структурних підрозділів до функцій безпосередніх виконавців. У широкому значенні такий підхід передбачає діагностику існуючої структури управління для того, щоб перетворити її відповідно до завдань поточної діяльності та стратегічних цілей. В результаті необхідно скоригувати існуючий комплекс кадрових документів, привести у відповідність до них положення про структурні підрозділи та розробити пакет посадових інструкцій. При цьому можуть використовуватися як метод «мозкового штурму», так і класичний спосіб використання діючих галузевих типових та зразкових посадових інструкцій, затверджених різними відомствами та тарифно-кваліфікаційних довідників за посадами службовців та за професіями робітників, затверджених Міністерством праці РФ.

Другий підхід передбачає опитування провідних фахівців і пересічних співробітників та дає багато корисної інформації для аналізу існуючого у конкретного роботодавця розподілу функціональних обов'язків та пошуку шляхів підвищення ефективності роботи персоналу. Крім того, інформація, отримана за допомогою опитування працівників, може заповнити відсутність або недостовірність інформації в існуючих кадрових документах, і таким чином доповнити перший підхід.

Для розробки посадових інструкцій анкети повинні бути складені так, щоб можливо було провести опитування на двох рівнях:

· опитування керівництва та провідних фахівців, які відповідають за функціональні напрямки або окремі блоки робіт («які функції, на їхню думку, виконують підрозділи»);

· Опитування рядових співробітників цих підрозділів («що вони роблять насправді»).

Крім того, анкети можуть бути складені таким чином, щоб оцінити думку співробітників не тільки про реальний, але й бажаний розподіл функціональних обов'язків:

· Опитування співробітників про реальний розподіл функціональних обов'язків («які функції реально виконуються»);

· Думка співробітників про бажаний розподіл функціональних обов'язків («які функції, на їхню думку, повинні виконуватися»).

Третій підхід, що йде від опису бізнес-процесів, успішно вирішує задачу раціонального розподілу функціональних обов'язків та створення відповідного пакету посадових інструкцій.

Бізнес-процес - це потік роботи, що проходить від одного фахівця до іншого або від одного підрозділу до іншого, це виробничо-комерційний ланцюжок. Як правило, немає стандартного набору бізнес-процесів. Кожен роботодавця формується свій перелік, що визначається специфікою праці та управління.

Аналіз описаних бізнес-процесів дає найбільш повну та цілісну картину діяльності організації, розуміння ролі кожного співробітника у загальному процесідозволяє визначити порівняльну цінність окремих функцій співробітника для реалізації загальних цілей.

Якщо вся організація праці конкретного роботодавця описана за допомогою бізнес-процесів, розробка на їх основі посадових інструкцій значно спрощується. Опис бізнес-процесів виявляє «горизонтальні» зв'язки між підрозділами та співробітниками та гарантує, що жодні роботи не втрачені з поля зору, всі функції розподілені між виконавцями правильно. Виявлені в результаті такого підходу всі бізнес-операції, які реалізують співробітники, можуть бути успішно використані при документуванні трудових функцій, прав та обов'язків працівників у посадових інструкціях.

Однак цей метод поширений менш за інших, тому що лише деякі роботодавці можуть дозволити собі мати повний опис всієї господарської діяльності у вигляді системи процесів, і ще менше роботодавців можуть говорити про управління бізнес-процесами. Як правило, розробляється бізнес-модель, що включає тільки «ключові» бізнес-процеси, що найбільше відбиваються на конкурентоспроможності.

Таким чином, три розглянуті методичні підходи до розробки посадової інструкції, зрештою, є трьома моделями опису організації праці: «за документами» («погляд зверху»), «погляд знизу» за допомогою опитування співробітників і «від процесів». Можна припустити, що при поєднанні цих підходів буде досягнуто найбільшого ефекту під час розробки проекту посадової інструкції. Кожен їх із різною мірою точності допомагає визначити, що робить чи має робити кожна структурна одиниця (від підрозділу до конкретного працівника). У будь-якому випадку з їх допомогою можна вибудувати ієрархію всіх кадрових документів, на основі якої лежать посадові інструкції.

Після того, як проекти посадових інструкцій розроблені, необхідно вчинити ще дві юридично значущі дії: узгодити їх та затвердити.

Однак, до цього посадову інструкцію необхідно підписати. Хто підписує та затверджує текст посадової інструкції? Потрібно звернути увагу, що це різні речі. Типова помилка полягає в наступному: неправомірно одній і тій самій особі, в рамках одного документа здійснювати дві різні юридичні дії. За загальним правилом: посадову інструкцію підписує її розробник, а керівник затверджує.

Посадова інструкція, як правило, узгоджується з юридичним відділом чи юрисконсультом, а також з відповідними структурними підрозділами або посадовою особою, від діяльності якої залежить виконання положень посадової інструкції.

Юрист перевірить посадові інструкції на відповідність законодавству та вимогам охорони праці, а також уточнить, чи узгоджуються їхні положення з локальними нормативними актами та трудовими договорами працівників. Після чого поставить на посадову інструкцію свою візу. Нехтувати правовою експертизою змісту цих документів не варто, оскільки навіть за тією чи іншою мовленнєвою конструкцією юрист може визначити перспективи можливого трудового спору (докладніше юридичний аспект складання посадових інструкцій було розглянуто у розділі 1.2. цієї книги).

Завершальним етапом у створенні посадових інструкцій є затвердження. Роботодавець або керівник організації (або особа, уповноважена керівником на вчинення цих дій) ставить свій підпис та дату на грифі: «Стверджую». Посадова інструкція набирає чинності з її затвердження і діє до заміни нової посадової інструкцією. Твердження ж посадової інструкції керівника організації здійснюється органом управління організації (власником). Керівник структурного підрозділу затверджує посадову інструкцію у тому випадку, якщо це входить до кола його повноважень, встановлених посадовою інструкцією та (або) трудовим договором.

При цьому затверджує посадові інструкції керівник організації (роботодавець) одноосібно. Врахування думки представницького органу працівників у створенні та затвердженні інструкцій трудове законодавство не передбачає, що відрізняє цей документ від інших локальних актів.

Врахування дат затвердження посадових інструкцій, а також внесення змін до них є важливим моментом застосування посадових інструкцій. Порядок діловодства, прийнятий у конкретного роботодавця, повинен передбачати журнал («Журнал реєстрації посадових інструкцій та змін до них» або «Книга реєстрації…»), в якому фіксувалася б така інформація, як назва інструкції, дата затвердження, внесення до неї змін, характер змін . Наявність такого журналу, на перший погляд, може здатися зайвою. Але оскільки посадові інструкції є документами, які регламентують діяльність конкретного працівника, можуть виникнути різні спірні з юридичної погляду ситуації. І тут ця інформація може виявитися безцінною.

Зберігають затверджені та узгоджені посадові інструкції відповідно до встановленого порядку діловодства, прийнятого у конкретного роботодавця, як правило, один екземпляр – у відділі кадрів, інші – у структурному підрозділі та у самого працівника.

Відповідно до «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого керівником Федеральної архівної служби Росії 6 жовтня 2000 р. положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб (посадові інструкції) необхідно зберігати в межах наступних термінів:

а) типові (зразкові)

За місцем розробки та затвердження зберігаються постійно;

В інших організаціях зберігаються 3 роки (після заміни на нові).

б) індивідуальні (персональні) зберігаються протягом 75 років у складі особових справ.

Структура і змістом посадової інструкції нині нормативно-правовими актами докладно не регламентується, що дозволяє створювати її з урахуванням специфіки організації праці в конкретного роботодавця.

ГОСТ Р 6.30-2003, затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 3 березня 2003 року №65-ст, пред'являє такі вимоги до мови посадової інструкції: «Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або державними мовами суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації Федерації та суб'єктів Російської Федерації».

Наказ Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» наказує текст посадової інструкції викладати від третьої особи єдиної чи множини. У тексті використовувати слова: «повинен», «слід», «необхідно», «забороняється», «не допускається».

Там же у пункті 2.7.2.3. стверджується, що «констатуючою частиною посадової інструкції служить розділ «Загальні засади», у якому зазначаються підстави розробки, основне призначення нормативного акта та сфера його поширення, відповідальність порушення встановлених правил і технологій».

Основний текст інструкції може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Розділи повинні мати назви. Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами.

За загальним правилом, основна частина посадової інструкції обов'язково повинна мати такі розділи:

I. загальні положення;

ІІ. посадові обов'язки;

ІІІ. права;

IV. відповідальність.

Це основні розділи посадової інструкції, той мінімум, без якого цього документа немає.

Такий висновок можна зробити на основі аналізу діючих галузевих та затверджених різними відомствами типових та зразкових посадових інструкцій (наприклад, «Зразкова посадова інструкція водія тролейбуса», затверджена Розпорядженням Мінтрансу Росії від 8 жовтня 2003 року №АК-25-р; «Зразкова посадова інструкція» відділу документаційного забезпеченнямитного органу», затверджена Наказом ФМС РФ від 18.10.2004 №160).

При необхідності, в документ можуть бути внесені додаткові розділи, наприклад:

· Критерії оцінки якості роботи;

· Порядок атестації;

· режим роботи (якщо співробітнику встановлюється особливий або індивідуальний графік роботи або надається право самостійно організовувати та планувати свій робочий день);

· Взаємини. Зв'язки з посади;

· Порядок затвердження та зміни посадової інструкції.

Розглянемо зміст основних розділів посадової інструкції докладніше.

Розділ I «Загальні положення»повинен містити такі пункти:

1) Найменування посади.

Повинне вказуватися точне найменування посади відповідно до штатного розкладу та із зазначенням категорії працівника.

Для забезпечення соціальних, пенсійних та інших гарантій працівників у випадках, зазначених у 57 статті ТК РФ, існує прямий обов'язок роботодавця вказувати найменування посад відповідно до кваліфікаційних довідників, які у свою чергу містять найменування посад відповідно до « Загальноросійським класифікаторомпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК-016-94 (ОКПДТР)».

Як зазначає «Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців» у трудовому праві прийнято класифікацію службовців на три категорії: керівники, спеціалісти та інші службовці (технічні виконавці). Віднесення до тієї чи іншої категорії здійснюється залежно від характеру робіт, що переважно виконуються, що становлять зміст праці працівника (організаційно - адміністративні, аналітико - конструктивні, інформаційно - технічні).

Найменування посад керівників може бути такими:

· Директор; генеральний директор(голова);

· Керівник;

· Начальник;

· Керівник;

· Завідувач;

· Менеджер

Вони також можуть бути похідними від найменувань фахівців:

· головний лікар;

· головний бухгалтер;

· головний інженер.

Найменування посад, відповідних категорії «Фахівці», можуть бути такими:

· Адміністратор;

· Програміст;

· Інспектор;

· Бухгалтер;

· юрисконсульт.

До цієї групи належать особи, які володіють спеціальними знаннями, навичками, досвідом роботи, які здобули спеціальність за вищою або середньою освітою, підтвердженою присвоєнням особі кваліфікації.

Групу «Інші службовці» (технічні виконавці) утворюють службовці, які виконують регламентовані та методично опрацьовані, періодично повторювані роботи, що належать до діяльності відповідного структурного підрозділу, під контролем безпосереднього керівника. Як правило, вимоги до їх кваліфікації зводяться до початкової професійної освіти або середньої (повної) загальної освіти та спеціальних знань щодо встановленої програми без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Найменування посад, відповідних категорії «Інші службовці», можуть бути такими:

· Лаборант;

· Секретар;

· Експедитор;

· Діловод.

Щодо назв посад слід також додати, що роботодавці найменування керівників і фахівців можуть позначати похідними від головної посади. Наприклад:

· заступник керівника;

· Ведучий;

· Старший;

Посадові обов'язки похідних посад, вимоги до їх знань та кваліфікації визначаються на основі характеристик, що містяться в Кваліфікаційному довіднику, відповідних базових посад.

Остаточно питання розподіл посадових обов'язків заступників керівників підприємств, установ та організацій вирішується виходячи з внутрішніх організаційно-розпорядчих документів.

Віце (Від латинського Vice) - замість, на зразок. Як правило, вживання найменування посад із часткою віце-характерно для великих корпорацій (віце-президент холдингу) та для органів влади (віце-мер, віце-прем'єр). Частка віце-має завдання позначити «другу» особу в організації, яка є безпосереднім заступником, помічником керівника по всіх (окремих) елементах управління і може займати тимчасово місце керівника на час його відсутності або хвороби.

Пункт 7 Кваліфікаційного довідника у разі найменувань «ведучий» та «старший» передбачає таке:

«Застосування посадового найменування «старший» можливе за умови, якщо працівник поряд з виконанням обов'язків, передбачених на посаді, здійснює керівництво підлеглими йому виконавцями. Посада «старшого» може встановлюватися як виняток і за відсутності виконавців у безпосередньому підпорядкуванні працівника, якщо нього покладаються функції керівництва самостійним ділянкою роботи. Для посад фахівців, якими передбачаються кваліфікаційні категорії, посадове найменування «старший» не застосовується. У цих випадках функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на спеціаліста І кваліфікаційної категорії.

Посадові обов'язки «провідних» встановлюються з урахуванням характеристик відповідних посад фахівців. Крім того, на них покладаються функції керівника та відповідального виконавця робіт за одним із напрямків діяльності підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів або обов'язки з координації та методичного керівництва групами виконавців, які утворюються у відділах (бюро) з урахуванням раціонального поділу праці в конкретних організаційно -технічні умови. Вимоги до необхідного стажу роботи підвищуються на 2 – 3 роки порівняно з передбаченими для спеціалістів І кваліфікаційної категорії. Посадові обов'язки, вимоги до знань та кваліфікації заступників керівників структурних підрозділів визначаються з урахуванням характеристик відповідних посад керівників».

У зв'язку зі становленням та розвитком ринкових економічних відносин у нашій країні Кваліфікаційний довідник доповнено новими кваліфікаційними характеристиками посад службовців, наприклад, аудитора, аукціоніста, брокера, дилера, менеджера, оцінювача, спеціаліста з маркетингу та інших.

Особливої ​​уваги потребує характеристика посади менеджера – професійного управлінця. Менеджери можуть здійснювати кваліфіковане управління:

· Діяльністю всієї організації (вища ланка),

· Його структурних підрозділів (середня ланка) або

· Забезпечувати виконання певної діяльності у сфері бізнесу (низова ланка).

Критерієм розмежування рівня управління є масштаб, межа повноважень, відповідальності, ступеня деталізації виконуваних функцій.

Менеджерами вищого та середнього рівня можна вважати всіх керівників – директорів підприємств, установ та організацій та інших лінійних керівників – начальників цехів та інших структурних підрозділів, а також функціональних відділів.

Менеджери відповідного профілю здійснюють такі основні функції: маркетинг, управління кадрами, матеріально-технічне забезпечення, рекламно-інформаційне обслуговування та ін.

При необхідності на основі базової посадової характеристикименеджера наведеної у Кваліфікаційному довіднику можуть бути розроблені кваліфікаційні характеристики або посадові інструкції для менеджерів інших конкретних найменувань за умови, що функціональна спрямованість та зміст їхньої діяльності відповідають посаді менеджера.

2) кваліфікаційні вимоги.

Вказуються передусім вимоги до освіти і стажу роботи. У необхідних випадках визначається наявність сертифікатів, атестатів, що підтверджують наявність яких-небудь спеціальних навичок.

Цей пункт розробляється на основі положень розділу «вимоги до кваліфікації щодо розрядів оплати» Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців . Однак особи, які не мають спеціальної підготовки або стажу роботи, встановлених у вимогах до кваліфікації, але мають достатній практичний досвід і виконують якісно та в повному обсязі покладені на них посадові обов'язки, за рекомендацією атестаційної комісії, як виняток, можуть бути призначені на відповідні посади так само, як і особи, що мають спеціальну підготовку та стаж роботи (пункт 10 Постанови Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 21 серпня 1998 №37).

Примітка.

Посадова інструкція може містити інші вимоги відповідно до федеральними законами, наприклад, наявність громадянства Російської Федерації державних службовців. При цьому неприпустимі обмеження та переваги, пов'язані зі статтю, расою, національністю, мовою, соціальною та посадовим становищем, віком, місцем проживання, політичними переконаннями та іншими соціальними властивостями особистості, які не мають відношення до трудових якостей працівника, які кваліфікуються як дискримінація у сфері праці (статті 3, 64 ТК РФ).

3) Безпосередня підпорядкованість.

Вказується кому безпосередньо підпорядковується цей працівник.

Іноді виділяють спеціальний розділ «Взаємини. Зв'язки з посади», де перераховується коло посадових осіб, з якими працівник вступає у службові відносини та обмінюється інформацією, зазначаються строки отримання та надання інформації, визначається порядок підписання, погодження та затвердження документів.

4) Наявність та склад підлеглих(Для керівників).

Цей пункт може бути включений до розділу «Посадові обов'язки».

5) Порядок призначення та звільнення з посади.

6) Порядок заміщенняза посадою.

Вказується хто заміщає цю посадову особу під час її відсутності; а також кого заміщає ця посадова особа. Може закріплюватися схема взаємозамінності чи перерозподілу обов'язків, зокрема і порядок прийому - передачі фінансів матеріально відповідальними особами.

7) Основні нормативні та організаційно-правові документи,якими має керуватися працівник у своїй діяльності.

Зазвичай у списку нормативів вказують чинне законодавство, документи органів управління організацією (підприємством), чинні нормативні та технологічні документи, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ та конкретну затверджену посадову інструкцію, чиї усні та письмові розпорядження працівник виконує (додатково до розпорядження) або за його відсутності).

Цей пункт розробляється виходячи з розділу “має знати” Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців.

До розділу можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують та уточнюють статус посадової особи та умови її діяльності. Наприклад, чи входить працівник до складу якогось колегіального органу за посадою (для керівників особливо важливо закріпити їхнє членство в атестаційних, кваліфікаційних, бюджетних, кадрових тощо комісіях, а для пересічних співробітників - можливість їх включення до складу комісій з прийому - передачі) справ, проведення інвентаризації, списання майна та інших).

Розділ II «Посадові обов'язки»містить перелік конкретних завдань, робіт, операцій покладених на працівника. Іноді виділяють ще один розділ "Функції", де перераховують основні напрямки діяльності працівника з урахуванням завдань та функцій структурного підрозділу.

Вказується форма участі працівника в управлінському процесі: керує, затверджує, забезпечує, погоджує, контролює, представляє, курирує, виконує, тощо. Цей розділ посадової інструкції розробляється з урахуванням розділу «посадові обов'язки» Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців.

Для зручності подання посадових обов'язків текст цього розділу можна розділити на дві групи:

· Працівник виконує самостійно: …

· Працівник бере участь у ... або (виконує спільно): ...

У необхідних випадках розділ про посадові, функціональні обов'язки може бути доповнений універсальними формулюваннями загальних трудових обов'язків будь-якого працівника, закріплених у частині 2 статті 21 ТК РФ.

Це основний розділ посадової інструкції, й інші розділи випливають із обов'язків працівника.

Розділ III «Права»містить перелік прав, які в межах своєї компетенції має працівник для виконання покладених на нього посадових функційта обов'язків.

Розділ «Права» може містити такі пункти:

· права працівника на самостійне прийняття рішень(перерахування питань, які він має право вирішувати самостійно);

· права на отримання інформації, у тому числі конфіденційної, яка необхідна працівникові для реалізації його обов'язків;

· права на контроль(перерахування питань та дій, контролювати виконання яких має право працівник, виконуючи свої функціональні обов'язки або за дорученням керівника);

· права давати розпорядження, вказівки та контролювати їх виконання(права вимагати виконання певних дій від підлеглих);

· права візувати, погоджувати, підписувати та затверджувати документи конкретних видів.

У цьому розділі можна закріпити право працівника вносити пропозиції щодо вдосконалення діяльності, пов'язаної з виконанням його безпосередніх посадових обов'язків, щодо вдосконалення реалізації функцій і технологій, у виконанні яких він бере участь і так далі.

У необхідних випадках текст розділу можна внести універсальні права, загальні всім працівників, закріплені у частині 1 статті 21 ТК РФ.

У розділі IV «Відповідальність»вказують міру відповідальності працівника за недотримання вимог, встановлених посадовою інструкцією, локальними правовими актами та трудовим законодавством РФ.

До розділу можуть бути включені інші пункти, які уточнюють та конкретизують відповідальність працівника як за невиконання, так і за неналежне виконання конкретних посадових обов'язків. У посадовій інструкції можна перерахувати групи можливих правопорушень, притаманних певного виду діяльності.

Наприклад, відповідальність встановлюється за порушення вимог організаційно-правових та нормативних документів, встановлених у розділі «Загальні положення» посадової інструкції та якими має керуватися працівник у своїй діяльності. Так, головний бухгалтер повинен керуватися Законом РФ «Про бухгалтерський облік», Податковим кодеком Російської Федерації та іншими документами, якими і передбачено відповідальність за конкретні правопорушення та невиконання своїх обов'язків головним бухгалтером.

У необхідних випадках у тексті посадової інструкції конкретизуються положення щодо матеріальної відповідальності працівника за посадою.

Складаючи текст цього розділу, необхідно пам'ятати і про те, що кількість сформульованих пунктів у ньому не повинна перевищувати кількості пунктів у попередньому розділі «Права», а оптимальним вважається приблизно рівне співвідношення обсягів наданих прав та відповідальності.

Розробляючи посадову інструкцію, зазвичай, основну увагу приділяють її змістовної частини, що, безумовно, важливо. Однак не можна забувати і про те, що текст стає документом тільки після надання йому юридичної сили, тобто він повинен мати відповідну форму з усіма необхідними реквізитами, правильно внесеними.

Примітка.

« Юридична сила документа: властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення»(Пункт 25 статті 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 №28). В управлінській діяльності юридична сила документів дуже важлива, вона підтверджує, що документи можуть бути справжнім доказом укладеної в них інформації.

Посадова інструкція відповідно до «Загальноросійським класифікатором управлінської документації» ОК 011-93, затвердженим Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 №299 відноситься до організаційно-розпорядчих документів організації. Вимоги до форми організаційно-розпорядчих документів викладено у Постанові Держстандарту РФ від 3 березня 2003 року №65-ст «Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації» разом з «Уніфікованою системою документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 (далі - ГОСТ Р 6.30-2003), введеної в дію з 1 липня 2003 р. Даний ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює три групи вимог:

· Склад реквізитів документів;

· Вимоги до оформлення реквізитів документів;

· Вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

При оформленні остаточного варіанта посадової інструкції необхідно врахувати, що до складу обов'язкових реквізитів посадової інструкції входять:

1. найменування організації;

2. найменування документа;

3. дата та номер документа;

4. заголовок до тексту (найменування посади);

5. гриф затвердження;

6. підпис розробника документа;

7. гриф погодження;

8. відмітка про ознайомлення працівника із документом.

Перші чотири з перерахованих реквізитів повинні розташовуватись у верхній частині посадової інструкції перед її текстом. Одразу після тексту йдепідпис розробника, а за ним – візи погодження. І підпис, і візи ставляться на посадовій інструкції до її затвердження. Відмітка про ознайомлення працівника із документом завершує процедуру складання посадової інструкції.

Розглянемо докладніше деякі вимоги щодо оформлення реквізитів посадової інструкції.

1. Найменування організації.

Примітка.

Організацією визнається юридична особа, яка має у власності, господарському віданні або оперативному управлінні відокремлене майно та відповідає за своїми зобов'язаннями цим майном, може від свого імені набувати та здійснювати майнові та особисті немайнові права, нести обов'язки, бути позивачем та відповідачем у суді, а також має мати самостійний баланс або кошторис та зареєстровано в державні органиюстиції у порядку (статті 48, 51 Цивільного кодексу Російської Федерації).

Над найменуванням організації вказують скорочене, а за його відсутності - повне найменування вищої організації (за її наявності).

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державну мову суб'єктів Російської Федерації, друкують двома мовами.

Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації або іншою мовою мають нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.

Скорочене найменування організації наводять у випадках, коли його закріплено в установчих документах організації. Скорочене найменування (у дужках) поміщають нижче за повне або за ним.

Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і мають нижче найменування організації.

Примітка.

« Представництвом є юридична особа, розташована поза місцем її знаходження, яка представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист»(Частина 1, статті 55 Цивільного кодексу Російської Федерації).

« Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем його знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, у тому числі функції представництва»(Частина 2, статті 55 Цивільного кодексу Російської Федерації).

2. Назва документу.

Щоб надати бланку посадової інструкції юридичної сили, потрібно крім назви організації вказати і назву організаційно-розпорядчого документа (посадова інструкція). Найменування "посадова інструкція", як правило, пишеться в лівому верхньому кутку бланка. В принципі, якщо ваше естетичне почуття вимагає, щоб назва стояла в центрі, це не буде більшим порушенням. На юридичну силу це не вплине.

3. Дата та номер документа.

Датою документа є дата його затвердження. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ та ін.

Примітка.

Реквізит « Місце складання чи видання документа» вказують у тому випадку, якщо утруднено його визначення щодо реквізиту « Найменування організації». Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає лише загальноприйняті скорочення.

4. Заголовок до тексту(Найменування посади).

Заголовок до тексту включає в себе короткий змістдокумента. Заголовок має відповідати на запитання: кого? Наприклад: Посадова інструкція інспектора відділу кадрів.

Примітка.

Посада визначає зміст, обсяг обов'язків і повноважень працівника, що заміщає її, - службовця.

Робітники виконують роботи з професії. Професія – основний рід занять, трудової діяльності. («Тлумачний словник російської», С.І. Ожегов разом із Н.Ю. Шведової, 1992).

Часто виникає питання: чи потрібно розробляти посадові інструкції, наприклад, для слюсаря, вантажника, продавця, кухаря та інших робітників, оскільки назва «посадова інструкція» передбачає посадові обов'язки службовця з відповідної посади? Це питання кожен роботодавець вирішується самостійно. У принципі, для того, щоб організувати працю робітника, достатньо в трудовому договорі вказати основні роботи згідно з кваліфікаційною характеристикою або оформити цю характеристику у вигляді невід'ємного додатку до трудового договору. Однак посадова інструкція для робітників зручна тим, що в ній можна: по-перше, доповнити, конкретизувати типовий перелік робіт, визначений тарифно-кваліфікаційним довідником робіт та професій робітників; по-друге, розписати підпорядкування працівника; по-третє, визначити права та відповідальність працівника; по-четверте, до нього можна включити положення інших інструктивних документів (наприклад, для прибиральниці - з технічної інструкціїпо догляду за складним обладнанням, з правил перебування на об'єкті, пр.).

5. Гриф затвердження.

При затвердженні документа посадовцем гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

приклад 1.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Перемога»

Особистий підпис В.А. Степанов

Дата

Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому кутку документа.

6. Підпис розробника документа.

До складу цього реквізиту входять: найменування посади особи, яка підписала документ; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

Закінчення прикладу.

приклад 2.

Начальник відділу постачання Особистий підпис О.О. Борисов

7. Гриф погодження.

Гриф погодження документа складається зі слова УГОДЕНО, посади особи, з якою погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження.

Закінчення прикладу.

приклад 3.

ПОГОДЖЕНО

Керівник юридичного відділу ТОВ «Перемога»

Особистий підпис О.С. Орлов

Дата

8. Відмітка про ознайомлення працівника з документом.

Після набуття чинності інструкції необхідно ознайомити з нею працівника і поставити відмітку про ознайомлення. Порядок ознайомлення з посадовими інструкціями нормативними документамине регламентується. Можна вибрати один із варіантів:

· Журнал ознайомлення;

· Аркуш ознайомлення (окремий кожного працівника);

· Підпис працівника на посадовій інструкції.

Останній варіант представляється найкращим, оскільки точно гарантує, що працівник ознайомлений саме з даною посадовою інструкцією.

До складу цього реквізиту входять: особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище) та дата. Наприклад, «Інструкція ознайомлена», підпис, «Іванов І.І.», «01 лютого 2006 р.».

Тільки з цього моменту роботодавець має юридичні, документально оформлені підстави вимагати від працівника виконання покладених на нього посадових обов'язків. Оскільки посадова інструкція, з якою працівник прийому працювати ні ознайомлений під розпис, неспроможна регулювати правничий та обов'язки працівника.

Посадова інструкція оформляється загальному бланку. Бланк слід виготовляти на білому або папері світлих тонів. Кожен аркуш документа повинен мати поля щонайменше:

20 мм – ліве;

10 мм – праве;

20 мм – верхнє;

20 мм – нижнє.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

Затверджену інструкцію (разом із листом ознайомлення, якщо він є) нумерують, підшивають та засвідчують печаткою організації чи індивідуального підприємця. На звороті останнього аркуша інструкції роблять запис: «У посадовій інструкції пронумеровано, підшито стільки аркушів» (кількість аркушів – прописом). Особа, яка затверджувала посадову інструкцію, засвідчує своїм підписом цей запис, ставить розшифровку підпису та дату. І нарешті ставиться друк.

Щоб посадові інструкції не стали марними паперами, вони мають бути динамічними, що оперативно відображають структурно-організаційні, виробничі та інші зміни. Тому особливу увагу слід приділяти своєчасному оновленню. Такий підхід робить посадові інструкції актуальними документами, зміст яких відповідає умовам, завданням та потребам управління.

Як часто потрібно міняти текст посадової інструкції? У цьому питанні можлива крайність: деякі кадрові працівники, виявляючи зайву старанність, оновлюють посадові інструкції щороку. Не завжди виправдано. Внесення змін до посадових інструкцій необхідне, наприклад, у таких випадках:

· При зміні посадових правочинів та обов'язків;

· При переведенні на іншу посаду (роботу) у того ж роботодавця;

· При покладенні на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою);

· При реорганізації юридичної особи;

· При зміні штатного розкладу (скорочення штатів, введення нової штатної одиниці);

· При зміні найменування організації (або внесення інших змін до установчих документів) або структурного підрозділу;

· При зміні прізвища (або ініціалів) працівника, якщо інструкція була індивідуальною (персональною) та ін.

Примітка.

У деяких випадках використовують індивідуальні (персональні) посадові інструкції, які пишуться для конкретного працівника та містять у заголовку до тексту його прізвище та ініціали. Це доцільно робити лише як виняток. Якщо інструкція пишеться на конкретну людину, а не на посаду, то при приході нового працівника він не зможе на ній розписатися, це вимагатиме внесення до неї відповідних змін або затвердження нової посадової інструкції.

Порядок внесення змін до посадових інструкцій може різнитися залежно від того, коли їх внесено: до прийому працівника на відповідну посаду або після цього.

У першому випадку процедура внесення змін має спрощений характер - не потрібно додаткового оформлення згоди працівника. Можна створити нову посадову інструкцію та затвердити її або внести зміни до посадової інструкції відповідним наказом керівника.

Тепер уявімо собі іншу ситуацію, коли керівництво побажало внести зміни до посадової інструкції співробітника, який вже працює на даній посаді.

При цьому процедура внесення змін до посадових інструкцій сильно відрізняється від характеру змін, що вносяться, а саме, стосуються вони певних сторонами умов трудового договору чи ні. Про це докладніше.

Трудовим законодавством визначені сторонами умови трудового договору поділяються на обов'язкові (необхідні), тобто умови, без яких трудовий договір не може вважатися укладеним, та на додаткові (факультативні), наявність яких визначається виключно на розсуд сторін.

Відповідно до частини 2 статті 57 ТК РФ обов'язковими для включення до трудового договору є такі умови:

Ø місце роботи, а у разі, коли працівник приймається для роботи у філії, представництві чи іншому відокремленому структурному підрозділі організації, розташованому в іншій місцевості, - місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділу та його місцезнаходження;

Ø трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові);

Ø дата початку роботи, а у разі, коли полягає, - також термін його дії та обставини (причини), що послужили основою для укладання термінового трудового договору відповідно до ТК РФ або іншим федеральним законом;

Ø умови оплати праці (у тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати);

Ø режим робочого часу та часу відпочинку (якщо для цього працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);

Ø компенсації за важку роботу та роботу зі шкідливими та (або) небезпечними умовамипраці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах, із зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;

Ø умови, що визначають у необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, у дорозі, інший характер роботи);

Ø умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до цього Кодексу та інших федеральних законів;

Ø інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, які містять норми трудового права.

У трудовому договорі можуть передбачатися додаткові умови, які погіршують становище працівника проти встановленим трудовим законодавством та інші нормативними правовими актами, містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. До додаткових законодавець у частині 3 статті 57 ТК РФ відносить такі умови:

Ø про уточнення місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу та його місцезнаходження) та (або) про робоче місце;

Ø про випробування;

Ø про нерозголошення таємниці, що охороняється законом (державної, службової, комерційної та іншої);

Ø про обов'язок працівника відпрацювати після навчання щонайменше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося рахунок коштів роботодавця;

Ø про види та умови додаткового страхування працівника;

Ø про поліпшення соціально-побутових умов працівника та членів його сім'ї;

Ø про уточнення стосовно умов роботи даного працівника прав та обов'язків працівника та роботодавця, встановлених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.

Цей перелік не закритий і може доповнюватися за згодою сторін.

Якщо посадову інструкцію було оформлено додатком до трудового договору, то внесення змін до неї означатиме зміна певних сторонами умов трудового договору.

Зміна певних сторонами умов трудового договору має здійснюватися у порядку, передбаченому статтею 72 ТК РФ. Тобто за загальним правилом будь-які умови трудового договору можуть бути змінені лише за згодою сторін трудового договору, за винятком випадків, передбачених ТК РФ.

Відповідно, внесення змін до посадової інструкції, що конкретизує ті чи інші визначені сторонами умови трудового договору, має бути оформлене додатковим документом – угодою, яка укладається між працівником та роботодавцем у письмовій формі.

Зверніть увагу!

Зустрічається досить поширена помилка: при зміні того чи іншого становища у посадовій інструкції старе просто викреслюється і робиться новий запис. У жодному разі у посадовій інструкції закреслення не допускається, це юридично знецінює цей документ.

Під зміною певних сторонами умов трудового договору законодавець розуміє, зокрема переведення в іншу роботу.

Відповідно до статті 72.1. ТК РФ переклад на іншу роботу - це постійна або тимчасова зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця, а також переведення на роботу в іншу місцевість разом із роботодавцем.

Переведення на іншу роботу у того ж роботодавця допускається лише за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених частинами другою та третьою статті 72.2 ТК РФ. Тобто за наявності обставин надзвичайного характеру (у разі катастрофи природного чи техногенного характеру, виробничої аварії, нещасного випадку на виробництві, пожежі, повені, голоду, землетрусу, епідемії чи епізоотії та у будь-яких виняткових випадках, що становлять під загрозу життя чи нормальні життєві умови всього) населення або його частини) переведення не вимагає згоди працівника, але може бути здійснено на строк до одного місяця.

Зверніть увагу!

Переведення на іншу роботу слід відрізняти від переміщення працівника на інше робоче місце. Згідно зі статтею 72.1 ТК РФ не вважається переведенням на іншу роботу і не вимагає згоди працівника переміщення його у того ж роботодавця на інше робоче місце, в інше структурне підрозділ, розташоване в тій же місцевості, доручення йому роботи на іншому механізмі або агрегаті, якщо це не тягне у себе зміни певних сторонами умов трудового договору.

Порядок документального оформлення письмової згоди працівника про переклад залежить від того, від кого виходить ініціатива про переведення, відповідно, це може бути заява працівника або угода про зміну умов трудового договору. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника, видається наказ (розпорядження) про переведення працівника, цей наказ є підставою для внесення змін та доповнень до чинної посадової інструкції працівника, з цим наказом працівник має бути ознайомлений під розпис. У разі перекладу, що має постійний характер, доцільна інша процедура: видання нової посадової інструкції та її затвердження.

Законодавець допускає можливість зміни певних сторонами умов трудового договору в односторонньому порядку - з ініціативи роботодавця, але лише з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умов праці та у разі попереднього повідомлення працівника у письмовій формі (стаття 74 ТК РФ). При цьому з ініціативи роботодавця допускається зміна всіх визначених сторонами умов трудового договору, за винятком зміни трудової функції працівника (роботи за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретного виду роботи, що доручається працівникові).

Під зміною організаційних чи технологічних умов праці відповідно до пункту 21 Постанови Пленуму ЗС РФ №2 від 17 березня 2004 р. слід розуміти такі зміни організації праці та організації виробництва, як:

Зміна техніки та запровадження нової технології;

удосконалення робочих місць на основі їх атестації;

Структурна реорганізація виробництва тощо.

Зверніть увагу!

У разі трудового спору обов'язок надати докази, що зміна певних сторонами умов трудового договору викликана зміною організаційних чи технологічних умов праці, лежить саме на працедавцеві.

Тому дані зміни мають бути підтверджені документально, наприклад, у наказі про зміну організаційних та технологічних умов праці слід згадати, які конкретно умови та зміни маються на увазі (введення в експлуатацію нового обладнання, автоматизація бухгалтерського обліку на базі комп'ютерних програмта інше) з посиланням на документи, що підтверджують.

Про майбутні зміни певних сторонами умов трудового договору, і навіть про причини, викликали необхідність таких змін, роботодавець зобов'язаний повідомити працівника письмовій формах пізніше як по два місяці, якщо інше не передбачено ТК РФ.

Працівник повинен ознайомитися з цим повідомленням або наказом (розпорядженням) роботодавця, та підтвердити цей факт своїм підписом на документі та проставленням дати ознайомлення. У разі відмови працівника розписатися в отриманні повідомлення (іншого документа) про зміну певних сторонами умов трудового договору необхідно скласти акт про це із залученням свідків.

На підставі цього повідомлення (іншого документа), виданого роботодавцем, вносяться відповідні зміни до текстів трудового договору, посадової інструкції та інших локальних нормативних актів (Штатний розклад, Положення про структурні підрозділи та ін.).

Працівнику, який не згоден на продовження роботи в нових умовах, роботодавець зобов'язаний у письмовій формі запропонувати йому іншу наявну у роботодавця роботу (як вакантну посаду або роботу, що відповідає кваліфікації працівника, так і вакантну нижчестоящу посаду або нижчеоплачувану роботу), яку працівник може виконувати з обліком його стану здоров'я. У цьому роботодавець зобов'язаний пропонувати працівникові всі відповідальні вимогам вакансії, наявні в нього у цій місцевості. Пропонувати вакансії в інших місцевостях роботодавець зобов'язаний, якщо передбачено колективним договором, угодами, трудовим договором.

За відсутності зазначеної роботи або відмови працівника від запропонованої роботи трудовий договір припиняється відповідно до пункту 7 частини першої статті 77 ТК РФ.

Таким чином, якщо посадова інструкція регулює ті чи інші певні сторонами умови трудового договору, то її правовий статус зумовлює два можливі для роботодавця варіанти внесення змін:

1) за згодою сторін (стаття 72 ТК РФ);

2) в односторонньому порядку, з ініціативи роботодавця, але з урахуванням правил, передбачених статтею 74 ТК РФ (при цьому трудова функція працівника обов'язково має залишитися незмінною).

Вирішуючи кадрові питання, керівники часто стикаються з проблемою перерозподілу трудових обов'язків, заміщення тимчасово відсутнього працівника тощо.

У разі покладання на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою) необхідно керуватися статтею 60.2. ТК РФ і дотримуватись вимоги статті 151 ТК РФ про доплату при суміщенні професій (посад), а також при розширенні зон обслуговування, збільшенні обсягу роботи або виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення з роботи, визначеної трудовим договором. Доручення працівнику додаткової роботи допускається лише за письмовою згодою працівника. Строк, протягом якого працівник виконуватиме додаткову роботу, її зміст та обсяг встановлюються роботодавцем також за письмовою згодою працівника.

Виконання додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою) вимагає внесення відповідних змін, доповнень до трудового договору та посадової інструкції працівника. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника про виконання додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою), видається наказ (розпорядження) про внесення змін та доповнень до чинної посадової інструкції працівника, з яким працівник ознайомлюватиметься під розпис. Або складається окремий документ - угоду про внесення змін до посадової інструкції, що підписується працівником та роботодавцем.

Буває й така ситуація, що працівника вже прийнято на роботу, а посадова інструкція щодо його посади затверджується роботодавцем пізніше. Така посадова інструкція вводиться у дію щодо цього працівника лише у разі, якщо працівник у письмовій формі висловить це згоду.

Реорганізація юридичної особи, зміна найменування роботодавця, внесення інших змін до установчих документів або зміна найменування структурного підрозділу також супроводжується внесенням відповідних змін до локальних нормативних актів на підставі наказу (розпорядження) роботодавця, а також до трудових договорів, трудові книжкиі, відповідно, посадові інструкції працівників.

Нагадаємо, що важливим з юридичного погляду є також облік внесення змін до посадових інструкцій. У спеціальному журналі (книзі) реєстрації посадових інструкцій (дивись розділ 2.1.3. цієї книги) повинна фіксуватися інформація про дату внесення змін до конкретної посадової інструкції та характер цих змін (назва розділу, що змінено, додано або видалено).

Після заміни нової колишня посадова інструкція повинна зберігатися три роки (пункт 35 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання", затвердженого Росархівом 06 жовтня 2000).

Більш докладно з питаннями щодо алгоритму розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій, вимог до їхньої форми та змісту, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Як правильно та швидко розробити посадові інструкції. Зразки інструкцій».

Відсутність організації посадових інструкцій порушенням немає. Однак їх наявність лише полегшує завдання роботодавця щодо забезпечення ефективності виробничого процесута дисципліни праці. Завжди можна зрозуміти, що співробітник повинен робити, з ким взаємодіяти і, якщо щось пішло не так, чи він винен насправді. У статті наведено правила складання посадових інструкцій.

Посадова інструкція – це організаційно-розпорядчий документ компанії, у якому:

• зазначається трудова функція працівника;
• визначаються його основні трудові правата обов'язки в організації:
• система підпорядкування;
• взаємодія із працівниками інших структурних підрозділів;
• відповідальність під час здійснення трудової діяльності.

Розробити її можна самостійно або керуватись при цьому тарифно-кваліфікаційними довідниками. Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та службовців, затверджений постановою Уряду РФ від 31.10.2002 № 787, єдиний документ, який можна використовувати. Існують також відповідні документи Мінздоровсоцрозвитку Росії, і раніше – Мінпраці, Держкомпраці тощо. буд. Вони переважно регулюють правила, пов'язані з галузевими особливостями праці працівників.

Загальні правила

У шапці посадової інструкції пишуть назву організації, найменування документа, дату та місце його підготовки. Праворуч над текстом мають гриф твердження.

Заголовок до тексту має бути узгоджений у родовому відмінку з найменуванням документа. Наприклад, "Посадова інструкція (кого?) Головного бухгалтера". Втім, це стосується всіх управлінських документів.

Керівник структурного підрозділу розробляє та підписує посадові інструкції. Затверджує ці документи керівник організації. Якщо є необхідність, їх можна узгодити з юридичною службою чи іншими структурними підрозділами.

Кожного працівника потрібно ознайомити з його посадовою інструкцією під поспис, позначка про який знаходиться на останньому аркуші документа, нижче за підпис керівника та віз погодження. Розписка включає:

• слова "З інструкцією ознайомлений";
• особистий підпис працівника;
• ініціали та прізвище;
• дату ознайомлення.

Положення посадової інструкції повинні конкретизувати обов'язки та види робіт, що виконуються за тією чи іншою посадою, за винятком їх неоднозначного тлумачення. Дієслова слід вживати в дійсному способі: «виконує», «організує», «складає» і т. д. При суперечці співробітник не зможе заявити, що дії з інструкції він робити «міг», але не був зобов'язаний. Вимоги до тексту посадової інструкції – повнота визначення завдань, чітке формулювання функцій та обов'язків.

Заповнення основних розділів посадової інструкції

Тепер розглянемо, що саме слід писати у кожному із розділів посадової інструкції.

Розділ I «Загальні положення»містить найменування посади відповідно до штатного розкладу та основні відомості про неї:

• назву структурного підрозділу;
• підпорядкованість працівника;
• порядок призначення та звільнення з посади, заміщення посади в період тимчасової відсутності працівника;
• вимоги до професійної підготовки та кваліфікації.

У цьому ж розділі окремим пунктом перераховують законодавчі, нормативні та нормативно-методичні документи, якими має керуватися працівник у своїй професійній діяльності.

Крім згадування актів загальної дії (наприклад, "дотримання Трудового кодексу" або "дотримання законодавства РФ") сюди треба включити перелік внутрішніх організаційних та розпорядчих документів. Це статут, накази та розпорядження керівника організації, положення про структурний підрозділ, правила внутрішнього трудового розпорядку та ін.

У розділі II "Функції" або "Посадові обов'язки"формулюється основне завдання працівника, яку він має виконати на своїй посаді, предмет його безпосередньої відповідальності, ділянку роботи. Далі слід описати конкретні види робіт, у тому числі складається виконання трудової функції.

Необхідно відзначити, що склад робіт у конкретній посадовій інструкції завжди має бути індивідуальним.

Розділ III «Права»закріплює коло прав, необхідні працівникові для реалізації покладених на нього завдань, а також порядок здійснення цих прав. Як правило, до них відносяться:

• доступ працівника до певної інформації;
• прийняття рішень;
• отримання даних, необхідні роботи;
• право візування певних видів документів;
• право контролю над оформленням документів, роботою підлеглих, над виконанням трудової дисципліни тощо.

Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, що виділяється в окремий розділ.

Розділ IV «Відповідальність»розкриває зміст та форми відповідальності за результати та наслідки діяльності, а також за факти неприйняття своєчасних заходів чи дій, що належать до обов'язків співробітника. В інструкції може бути описана кримінальна, адміністративна, дисциплінарна та матеріальна відповідальність.

Заходи відповідальності встановлюються відповідно до чинного законодавства та з урахуванням специфіки роботи організації. Під час підготовки цього розділу за основу слід брати розділи «Функції» та «Посадові обов'язки», відповідно до яких і деталізується відповідальність працівника.

Які додаткові розділи можна увімкнути

Також до посадової інструкції можна включити розділ «Взаємини (зв'язки з посади)», яким регулюються виробничі контакти між співробітниками одного та різних відділів. Розділ допоможе визначити коло службових зв'язків. У цьому розділі можуть перераховуватися зв'язки із сторонніми організаціями. Наприклад, як співробітник зобов'язаний взаємодіяти з контрагентами і як інформувати про це свого керівника.

Для підвищення якості посадової інструкції доцільно встановити у цьому розділі порядок та періодичність подання (а також отримання) працівником звітів, планів та інших документів.

У посадову інструкцію можуть бути включені інші розділи. Наприклад, розділ "Оцінка роботи", де на основі розділів "Функції" та "Посадові обов'язки" встановлюються критерії оцінки праці.

• зміна організаційної структури;
• перегляд штатного розкладу;
• поява нових видів роботи, що ведуть до перерозподілу посадових обов'язків;
• впровадження нових технологій, що змінюють характер роботи.

Цей розділ розміщують наприкінці тексту посадової інструкції.