Személyzeti ellenőrzési engedély. HR audit - mi az?! A kutatott információk mennyisége szerint

Egy szervezet HR-auditja a vállalat HR-nyilvántartásának vizsgálata, hogy azonosítsa az abban található ellentmondásokat. Elérhetőség ellenőrzése személyi dokumentumokés szakértelmük.

Felmerülhet a kérdés: "Hogyan kapcsolódik a HR tanácsadás és az audit?" Úgy tűnik, hogy ez, meg az, hogy segítse a személyzeti szolgálatot a használatával kapcsolatos kérdések megoldásában munkaügyi jogszabályok... De a szervezet személyzeti tanácsadása, ellentétben a személyi dokumentumok ellenőrzésével, általában nem jelenti a rendelkezésre álló dokumentáció ellenőrzését. A HR-tanácsadás lényegében a releváns témákkal kapcsolatos kérdések megválaszolásáról szól. A HR audit nem szünteti meg a HR tanácsadást. Sokszor ennek az ellenkezője igaz. A HR audit szolgáltatáson kívül HR tanácsadó szolgáltatás működik.

A személyi dokumentáció teljes egészében vagy szelektíven ellenőrizhető.

Teljes audit- Ez az összes személyi dokumentum ellenőrzése, és teljes egészében. Az ilyen ellenőrzés eredménye: az összes jogsértés és pontatlanság azonosítása és részletes ajánlások kiküszöbölésükre.

Szelektív audit- Ez a nagy kockázatú zóna személyzeti dokumentumainak és a leggyakrabban megsértő dokumentumok ellenőrzése. Egy ilyen ellenőrzés általános képet ad a személyzeti nyilvántartások állapotáról, és segít meghatározni azokat a kockázati területeket, amelyekre nagyobb figyelmet kell fordítani a karbantartás során. HR dokumentáció... A magas kockázatú szegmensek például a következők: külföldi állampolgárokkal való munkaviszony nyilvántartásba vétele, megállapodások megkötése anyagi felelősség, a munkavédelmi dokumentumok nyilvántartása, a munkavállalókkal való elszámolások rendje stb.

A HR dokumentáció auditálása a szervezet saját forrásból (belső ellenőrzés) vagy segítségével is megszervezhető külső szervezet(külső).

A belső ellenőrzés általában olyan kis szervezeteknél releváns, ahol a HR dokumentáció mennyisége nem nagy. Az ilyen ellenőrzést a cég olyan alkalmazottja végezheti el, aki jól ismeri a munkajogot, és rendelkezik a személyi dokumentumok elkészítésének készségével. Ez lehet ügyvéd vagy emberi erőforrás menedzser.

A belső ellenőrzés eredménye alapján jegyzőkönyvet nem lehet készíteni, a feltárt jogsértéseket üzemi módban korrigálják.

A külső audit az ilyen auditokra szakosodott harmadik fél cégek meghívását jelenti. Az előadóművészeknek nem kell engedélyekkel rendelkezniük (mint például kötelező könyvvizsgálat lefolytatása). Egy ilyen audit során a személyi dokumentáció oldalnézete lesz, ami fontos. A feltárt jogsértésekről az ellenőrök jegyzőkönyvet készítenek. Költségbecslést adnak a jogsértésekről (a szankciók összegéről), valamint javaslatokat tesznek a jogsértések megszüntetésére és a jövőbeni megelőzésére.

A jogszabály nem határozza meg az ellenőrzés menetét, időpontját és szükségességét HR ügyintézés... Ezért az ego bármikor elvégezhető, amikor fel kell mérni, hogy a személyzeti dokumentáció jelenlegi állapota megfelel-e a szükséges szabványoknak. Vannak azonban olyan esetek, amikor az elkövetett hibákért való felelősség kérdéseinek a jövőbeni kiküszöbölése, a felelősségre vonás elkerülése érdekében célszerű ellenőrzést végezni.

Például tanácsos személyi auditot végezni:

• váltáskor személyzeti dolgozó felelős a személyi nyilvántartások kezeléséért;
• ha több a munkavállalói panasz, elbocsátáskor, szabadság kiadásakor stb.
• ha a munkavállalók panasszal fenyegetőznek a munkaügyi felügyelőségnél (különösen az elbocsátott munkavállalók);
• a szervezet vezetőjének megváltoztatásakor;
• a munkavállalók tömeges elbocsátásával;
• a személyi nyilvántartások vezetésének rendjét szabályozó jogszabályok megváltoztatásakor;
• ha a szervezetet az állami munkaügyi felügyelőség ellenőrzésére tervezi;
• néhány más esetben.

A személyzeti audit szakaszai

A HR dokumentáció auditálása általában az ügyfél irodájában történik. Az ellenőrzés során a személyes adatokkal kapcsolatos dokumentumokat elemzik, sok dokumentumot speciális széfekben (szekrényekben), például munkafüzetekben kell tárolni. Ezért, ha az ügyfél a saját területén kívül kíván auditot végezni, nehéz lesz ellenőrzés céljából átadni a személyzeti dokumentáció eredeti példányait.

1. szakasz: szervezési

Ebben a szakaszban szükséges:

• megtudja, milyen célból kell az ügyfélnek ellenőriznie a személyi dokumentumokat ( belső irányítás vagy az ellenőrzésre való felkészülés);
• határozza meg az ellenőrzés időpontját. Ezek elsősorban az alkalmazottak számától, valamint a tevékenység típusától függenek. A feltételek néhány naptól több hónapig változhatnak;
• elrendeli a személyi dokumentáció ellenőrzését.

2. szakasz: az ellenőrizendő dokumentumok listájának egyeztetése

Törvény nem állapít meg egyetlen listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek minden szervezetben szerepelniük kell. Különféle jogi aktusok tartalmaznak utalásokat egyes naplók, megrendelések és egyéb dokumentumok vezetésének szükségességére. Attól függően, hogy a vállalat melyik iparághoz tartozik, össze kell állítani egy listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek a jogi aktusoknak megfelelően a szervezetben kell lenniük.

A kötelező dokumentumok közé tartozik:

• létszámtáblázat (T-3) jóváhagyási megbízással;
• munkaszerződések és anyagi felelősségre vonatkozó megállapodások;
• a felvételről, más munkakörbe való áthelyezésről, szabadság kiadásáról, munkaszerződés felbontásáról szóló utasítások (utasítások) és egyéb személyi utasítások;
• személyi kártyák (N T-2 nyomtatvány);
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók értesítése a szabadság kezdetének időpontjáról;
• műszakbeosztás (műszakos munkavégzés esetén);
• munkaidő lapok;
• belső munkaügyi szabályzat (PVTP);
• a munkavállaló személyes adatainak védelméről és a személyes adatok kezeléséről szóló bizonylatokról szóló rendelet;
• munkakönyvek;
• a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve (beillesztett részei) (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i, 69. sz. rendeletének 3. számú melléklete);
• bevételi és kiadási könyv a munkakönyvek formáinak könyveléséhez (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i, N 69. sz. rendeletének N 2. melléklete);
• munkaköri leírások;
• helyi előírások (javadalmazási szabályzat, jutalomszabályzat, üzleti utakra vonatkozó előírások stb.);
• helyi munkavédelmi törvények (munkavédelmi utasítások, bevezető utasítások nyilvántartási naplója (GOST 12.0.004-90), rendeletek üzleti titok);
• a munkakörülmények speciális értékelésének eredményei (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke, 2013. december 28-i szövetségi törvény N 426-FZ).

Ez nem a szükséges személyzeti dokumentumok teljes listája. Lehetőség van naplók vezetésére személyes ügyek rögzítésére, nyaralásokra, üzleti útra küldésre, betegszabadság könyvelésre, igazolások kiállítására, állapotellenőrzésre katonai regisztráció, alkalmazottak elhaladása kötelező orvosi vizsgálaton stb.

3. szakasz: dokumentumok ellenőrzése és elemzése

Először is ellenőrizni kell a személyi dokumentumok elérhetőségét. Ezt követően a benyújtott dokumentumokat a jogszabályi követelmények szempontjából elemzik. Minden dokumentumot ellenőrizni kell aláírások szempontjából felhatalmazott személy, jóváhagyó vízumok, lajstromszámok, a megbízás megismerésének alkalmazotti jelei, végrehajtási jelek.

Nagy figyelmet fordítanak a dokumentumok összekapcsolására, például a munkaszerződésekben a pozíciónak és a fizetésnek meg kell felelnie a jóváhagyott létszámtáblázatnak és a felvételi sorrendnek stb.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell, hogy minden munkafüzet be van-e regisztrálva a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvébe. A munkakönyvekbe történő rögzítést a vonatkozó megrendelések alapján kell elkészíteni, törlés, blot nem lehet. Minden nyilvántartást a munkavállaló N T-2 nyomtatványú személyi igazolványán kell sokszorosítani, és a munkavállaló aláírásával igazolni. A munkafüzeteket és a hozzájuk tartozó betéteket tűzálló széfben kell tárolni.

A munkavédelmi dokumentumok ellenőrzésekor ellenőrizni kell a munkavállalók aláírását a kezdeti eligazításés időszakos eligazítások.

A munkavállalókat meg kell ismerni a munka speciális értékelésével, a munkafeltételeket a munkaszerződésben rögzíteni kell (ez szükséges feltétel munkaerő). Ha a munkahelyeken káros tényezőket azonosítanak, akkor a jelentés jelzi további garanciák az ilyen helyeken dolgozó munkavállalók számára, például: pótszabadság, kártérítési pótlék, rövidebb munkaidő stb. Ebben az esetben ellenőrizni kell, hogy a munkáltató biztosítja-e ezeket a garanciákat.

4. szakasz: HR audit jelentés elkészítése

A jogszabály nem határozza meg a személyi dokumentáció ellenőrzéséről szóló jegyzőkönyv formáját. A jelentést szabad formában készítik, közvetlenül a személyi ellenőrzést végző szervezet dolgozza ki. Tükröznie kell a személyi nyilvántartások kezelésének jelenlegi helyzetére, a feltárt hiányosságokra, a kiküszöbölésükre javasolt intézkedésekre és az ellenőrzési célok elérésére vonatkozó adatokat.

A jelentés elkészítésekor figyelembe veszik a megrendelő kívánságait, hogy pontosan mit szeretne látni a jelentésben, mely árnyalatok írhatók le általánosságban, és melyeket részletesen. A feljelentésben megsértett cikkeket, büntetési tételeket is jelezhetnek, az esetleges bírság mértékével.

Milyen előnyökkel jár a HR-dokumentáció ellenőrzése a munkáltató számára

A gyakorlat azt mutatja, hogy a vállalatok gyakran nem fordítanak kellő figyelmet a HR-adminisztrációra. A személyi okmányok elkészítésének felelőssége gyakran olyan munkavállalókra hárul, akik nem jártasak ezen a területen (titkár, könyvelő, közgazdász), és fő munkaterheltségük miatt. munkafunkció nem mindig tud kellő figyelmet fordítani a személyi kérdésekre.

A HR dokumentáció ellenőrzése nagy pozitív hatással van a cégre. Lebonyolítása után a cégvezetőből kiderül, milyen állapotban van a személyi dokumentáció. Az összes dokumentumot a legújabb változások jogszabályban fogadták el. És milyen dokumentumokat kell létrehozni vagy módosítani. Ez növeli az alkalmazottak vezetésbe vetett bizalmát.

A cégvezető viszont objektív adatokat kap, amelyek alapján felmérheti a belső hatékonyságát személyzeti szolgáltatás, tegyen megelőző intézkedéseket annak érdekében, hogy a következő ellenőrzés során elkerülje a munkaügyi jogszabályok megsértése miatti bírság felhalmozódását.

Ezzel nem csak pénzt takarít meg a cég tulajdonosa, hanem megőrzi felelősségteljes munkáltatói hírnevét is.

Az ellenőrzés céljaitól és célkitűzéseitől függően 3 típusú személyi auditot kínálunk ügyfeleinknek.

1. Helyi audit

A személyzeti dokumentumok helyi kiválasztására kerül sor, hogy azonosítsa a rendszerhibákat a személyzeti nyilvántartásokban. A munkáltatónál ténylegesen meglévő összes kötelező dokumentumot szelektíven elemzik az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve követelményeinek való megfelelés érdekében.

Ez az audit lehetővé teszi, hogy felmérje a vállalat HR adminisztrációjával (HRC) fennálló általános helyzetet. Az ellenőrzési jelentés tartalmazza az összes feltárt szabálysértést, az azonosított szabálysértéseket a megszüntetésükhöz szükséges intézkedések megjelölésével.

Ügyfeleink általában akkor választják ezt a fajta auditot, amikor biztosak akarnak lenni abban, hogy cégükben a HR ügyintézés általános megközelítése helyes, és a csomag szükséges dokumentumokat hiánytalanul és helyesen összeállítva, ugyanakkor a vezérlőterem fenntartásáért felelős vállalkozó helyi hibáinak azonosítása a megrendelő számára nem jelentős.

2. Teljes körű audit

Minden egyes dokumentum elemzése megtörténik a KDP (személyi nyilvántartások) karbantartása során elkövetett összes lehetséges hiba azonosítása érdekében. A vállalatnál meglévő összes személyi dokumentumot teljes körűen elemzik. Minden alkalmazottra vonatkozó összes személyi dokumentumot ellenőrzik egymásnak való megfelelés szempontjából. Egyéni ajánlásokat dolgoznak ki a hibák kijavítására.

Ez az audit lehetővé teszi, hogy teljes körű értékelést adjon a vállalat irányítótermének minőségéről, és kiküszöbölje az összes meglévő hibát. Az ellenőrzési jelentés tartalmazza az összes feltárt szabálysértést, az azonosított szabálysértéseket a megszüntetésükhöz szükséges intézkedések megjelölésével.

Ügyfeleink jellemzően akkor választják ezt a fajta ellenőrzést, amikor biztosak akarnak lenni abban, hogy az ellenőrző szervek bármely ellenőrzésére teljes körűen felkészültek, és az ellenőrzés során bármilyen dokumentum igénylésekor nem lesz probléma és nehézség.

3. Rendszer audit

Minden HR dokumentáció ellenőrzésre kerül ("teljes audit") + a HR munkafolyamat rendszer elemzése, a rendszer problémás területeinek azonosítása.

Ez az audit lehetővé teszi, hogy szisztematikusan áttekintse a Társaság HR adminisztrációját. Az ellenőrzés eredményéről szóló jelentés nemcsak az összes feltárt jogsértés megszüntetésére, hanem a KDP (személyi nyilvántartás-kezelés) munkarendszerének optimális megváltoztatására is tartalmaz ajánlásokat.

Ügyfeleink, akik ezt a fajta auditot választják, nemcsak a vezérlőhelyiség helyességében és helyességében szeretnének biztosak lenni, hanem a cégnél a személyi iratkezelés logisztikájának optimálisságában és hatékonyságában is.

HR audit költség (minden ár ÁFA nélkül értendő)

AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA	személyzeti egységek száma 10-re	személyzeti egységek száma 11-től 25-ig	személyzeti egységek száma 26-tól 50-ig	személyzeti egységek száma 51-től 90-ig	személyzeti egységek száma 90-től 200-ig	személyzeti egységek száma 201-től 400-ig	személyzeti egységek száma több mint 400
AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA	személyzeti egységek száma
	10-re	11-től 25-ig	26-tól 50-ig	51-től 90-ig	90-től 200-ig	201-től 400-ig	több mint 400
Helyi audit	900 dörzsölje / egység, de legalább 5000 dörzsölje.	850 p. / egység	800 rubel / egység	750 rubel / egység	700 rubel / egység	650 rubel / egység	egyénileg egyeztetve az ügyféllel
Teljes audit	1300 dörzsölje / egység, de legalább 7000 dörzsölje.	1250 dörzsölje / egység	1200 rubel / egység	1150 rubel / egység	1100 rubel / egység	1150 dörzsölje / egység
Rendszer audit	1600 dörzsölje / egység, de legalább 13 500 dörzsölje.	1550 dörzsölje / egység	1500 rubel / egység	1450 dörzsölje / egység	1400 rubel / egység	1350 dörzsölje / egység

Az egyes cégek vezetőjének időnként vágya kellhet a HR-nyilvántartás kezelésének auditjára, hogy ellenőrizze a HR-nyilvántartások és dokumentációk minőségét, valamint a feladatok helyességét. A szervezetek HR auditja egy olyan intézkedéssorozat, amely a HR részleg munkájában előforduló hibákat és hiányosságokat azonosítja. Az időben történő megvalósítás lehetővé teszi a különféle problémák elkerülését, a szolgáltatás működésének optimalizálását a vállalkozásban.

Mi az a HR audit

A személyzeti iratkezelés ellenőrzése értékelésnek minősül szervezeti struktúra cégek és személyzetirányítási rendszerek. Az ilyen ellenőrzés átfogó módon történik, és óriási pozitív hatást gyakorol a vállalatra. Magatartása nemcsak az összes személyzeti dokumentáció ellenőrzéséhez és elemzéséhez kapcsolódik. A könyvelés a hatályos jogszabályoknak való megfelelését az ellenőrzés napján ellenőrzik. A HR teljesítményét elemzéssel értékelik gazdasági mutatók a cég tevékenysége.

Amikor szükséges az ellenőrzés

Az ellenőrzést el kell végezni:

• a személyi nyilvántartások kezeléséért és a dokumentáció vezetéséért felelős alkalmazott elbocsátásakor. Az irányítás lehetővé teszi, hogy megtalálja és kiküszöbölje az elkövetett hibákat, és az új alkalmazott nyugodtan hivatalba léphessen;
• jogalkotási aktusok módosításai. Lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat összhangba hozza az új szabványokkal. A változtatásokat és kiegészítéseket hatálybalépésük után haladéktalanul meg kell tenni;
• megváltozik a cég vezetősége. Lehetővé teszi az új vezetés számára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a cégnél nem történt jogsértés, és a HR osztály munkája a hivatalba lépése előtti módon végezhető;
• felkészülés a közelgő ellenőrzésekre. Lehetővé teszi, hogy a vállalat vezetése magabiztos legyen a munkavállalókkal kapcsolatos munkaügyi törvények betartásában;
• a szervezet vezetőjének kérésére ellenőrizze és módosítsa a személyzeti osztály munkáját. Felfedi őt gyengeségeités meghatározza a javításának irányait.

Az ilyen ellenőrzésnek állandóvá kell válnia a vállalat számára. Ha évente kétszer vagy negyedévente egyszer elvégzik, kevesebb erőfeszítést és időt igényel, és csökkenti a költségeket. Több haszna lesz egy ilyen auditnak, mint egy szervezet egyszeri HR auditjának.

Az ellenőrzés elvégezhető:

• a cég személyzeti osztálya. Ehhez a különleges jutalék, amelybe szakképzett, munkajogi és jogi gyakorlattal és ismeretekkel rendelkező munkatársak tartoznak, irodai munka, dokumentációs munka. Az ellenőrzés költsége minimális;
• számára HR audit szolgáltatásokat nyújtó harmadik fél szervezet könyvvizsgálói szakmai szinten... Munkájuk költsége a vállalat árpolitikájától függ.

1-20 alkalmazott	200 RUB minden alkalmazott számára
21-50 alkalmazott	175 RUB minden alkalmazott számára
51-100 alkalmazott	150 RUB minden alkalmazott számára
Több mint 100 alkalmazott	125 RUB minden alkalmazott számára

Megrendelés számítása

Meghívott könyvvizsgálók

Azokban az esetekben, amikor a cég vezetésének kétségei vannak a személyzeti osztály személyzetének szakértelmével kapcsolatban, vagy szeretne kapni szakértői ítélet tevékenységüket, külső könyvvizsgálókat hívnak meg. Ez a lépés lehetővé teszi, hogy megkapja független értékelésés érdektelen pillantás a HR osztály munkájára. Ez azt jelenti, hogy elősegíti tevékenységeinek javítását.

A külső auditorok a legkisebb hiányosságokat is látják a személyi nyilvántartásokban. A cég napi rutinmunkát végző alkalmazottai nem feltétlenül veszik észre saját hibáikat. A felkért revizorok azonnal észlelik az elkövetett hibákat és rámutatnak.

A felkért könyvvizsgálók jelentős tapasztalattal rendelkeznek az ellenőrzések lebonyolításában, a dokumentumok kitöltésében, a jogszabályoknak megfelelő szerződéskötésben. Ezért az ilyen vezérlés sokkal kevesebb időt vesz igénybe, és magas szinten történik. És a költsége alacsonyabb lesz.

Mint kiderül, bár a könyvvizsgálók munkájának költsége magasabb, egy ilyen ellenőrzés sokkal hatékonyabb.

Audit módszerek

Számos módszer létezik a személyzeti audit elvégzésére:

• szervezeti és analitikai - a jelentéseket, a dokumentációt és a munkaügyi mutatókat ellenőrzik. Az azonosított hibák és azok időben történő kijavítása lehetővé teszi a felelősség elkerülését (a szankciótól a büntetőjogiig);
• szociálpszichológiai - különféle közvélemény-kutatásokat és a szervezet alkalmazottaival folytatott beszélgetéseket használnak. Ennek eredményeként világossá válik, hogy a munkatársak mennyire vágynak a cégnél dolgozni. Világossá válnak a kapcsolatok a csapatban. Ez a módszer segít azonosítani a motiváció valódi módjait, hatékony és egyszerű módszereket találni a munkacsoport teljesítményének javítására;
• gazdasági - számos mutatót összehasonlítanak az ágazaton belüli és az általánosan elfogadott szabványokkal. Lehetővé teszi, hogy megtudja a személyzet munkájának hatékonyságát.

Ezek a módszerek hatékonyak és óriási szervezeti előnyökkel járnak, ha kombinálva vagy önmagukban alkalmazzák őket. Segítenek azonosítani a problémás területeket, és meghatározni a módszert ezek megszüntetésére. Összességében minden olyan területet érintenek, amely befolyásolja a munkaerő hatékonyságát és termelékenységét, a szervezet jövedelmezőségét.

Segítségnyújtás a személyzeti audit lefolytatásában

Az Azbuka Ucheta HR audit szolgáltatásokat nyújt Moszkvában és a moszkvai régióban.

Előnyeink:

• magasan kvalifikált szakemberek, akik nagy tapasztalattal rendelkeznek a HR ellenőrzésben, munkaügyi és jogi ismeretekkel, HR adminisztrációval;
• 15 év sikeres munkatapasztalat;
• rugalmas árpolitika, amely lehetővé teszi a legjobb költség felajánlását;
• Egyéni megközelítés minden ügyfélhez.

A személyi audit árai tisztán egyediek, hiszen számos tényezőtől függnek: a szervezet méretétől, a kiválasztott ellenőrzési módszerektől, a személyi nyilvántartások állapotától stb. Azbuka Ucheta szakember az ügyféllel.

Vegye igénybe nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek szolgáltatásait, és ellenőrizze HR-osztálya hatékonyságát.

"Személyzeti szolgáltatás és a vállalat személyzeti irányítása", 2007, N 9

Belső HR audit

Az elmúlt évben mindkét fél részéről jelentős érdeklődés mutatkozott a saját HR dokumentáció rendszeres ellenőrzésére. kormányzati szervezetekés magáncégek. Ez számos tényezőnek köszönhető. Először is a megnövekedett Utóbbi időben az állam figyelmét a szférára dokumentálása a munkaadók munkaviszonyai a munkavállalókkal. Az Állami Munkaügyi Főfelügyelőség tervezett és nem tervezett ellenőrzései számos személyzeti szolgálatnál mindennapossá váltak. Másodszor, az alkalmazottak jogi ismereteinek növelése és saját jogaik bíróság előtti megvédésére irányuló vágya arra készteti a HR-vezetőket, hogy figyeljenek az alkalmazottak magatartására. szükséges dokumentációt... Ismeretes, hogy a bíróságok mindenekelőtt az ügy formai oldalára figyelnek, vagyis nem csak az iratok meglétét, hanem azok tartalmának és kivitelezésének helyességét is gondosan ellenőrzik. Harmadszor, ha a vállalat jó és hatékony, a törvényi keretek között működő humánerőforrás szolgálattal rendelkezik, az pozitív jelzés a potenciális jelöltek és a cég dolgozói számára, ami végső soron hozzájárul a vállalat mint munkáltatói márka erősítéséhez munkaerőpiac.

Belső HR audit

A belső személyzeti audit a társaság személyzeti osztályának független objektív ellenőrzése, amelyet a helyi szabályozás szabályoz, és amelyet az ellenőrzött szervezeten belül egy speciális alosztály (belső személyzeti audit szolgáltatás) hajt végre.

Nem véletlen, hogy ez a meghatározás kettőt emel ki fontos pontokat: a belső ellenőrök függetlensége és objektivitása. Alapvetőnek tűnik, hogy a belső ellenőrök függetlenek legyenek az általuk ellenőrzött cég HR osztályától és vezetőjétől. Csak ebben az esetben tudják szabadon kifejteni véleményüket.

A belső HR-ellenőrzési szolgálat függetlenségét tulajdonképpen a vállalaton belüli alárendeltségi szintje határozza meg. Létezhet osztály vagy részleg formájában a HR szolgálaton belül és közvetlenül a HR igazgatónak számolhat be, vagy lehet önálló egység, amely közvetlenül a társaság vezérigazgatója alá tartozik. A belső ellenőrök függetlensége nem biztosítható olyan helyzetben, amikor a belső HR-ellenőrzési egység a HR osztály (HR osztály stb.) vezetőjének van alárendelve.

Az objektivitás alatt a belső ellenőr pártatlan intellektuális őszinteségét, felettesei véleményétől független véleményvédelmét, konfliktushelyzetek elkerülő képességét értjük. A belső ellenőr objektivitását nem befolyásolhatja elfogultság, mások vagy a vezetés nyomása.

Az adott szolgáltatásban foglalkoztatottak száma változó, és nagyban függ a vállalat méretétől. A legfeljebb 500 fős kisvállalatoknál egy szakember felelhet a belső HR auditért (ebben az esetben a szolgáltatás mint olyan nem jön létre). A legfeljebb 3000 fős középvállalatoknál a belső ellenőrzést három-öt fő végezheti. A kiterjedt fiókhálózattal rendelkező nagyvállalatoknál akár 10 fős is lehet a személyi audit szolgáltatás.

A belső HR audit célja és céljai

Az ellenőrzés célja a belső ellenőr tevékenységével megoldandó konkrét feladat. A belső HR audit célja minden esetben más. Ez a vállalat méretétől, szervezeti felépítésétől függ, és a menedzsment követelményeitől függően változhat. El kell ismerni, hogy a túlnyomó többség orosz cégek A belső HR audit egységek a HR menedzsment igényeit szolgálják ki. Egyrészt a cég HR igazgatójának vannak alárendelve, másrészt az általa jóváhagyott terv szerint dolgoznak, harmadrészt pedig az ellenőrzés során szerzett információkat közvetlenül a személyzeti szolgálat vezetőjének ismertetik. Utóbbi pedig a belső ellenőrzést gyakran a kiderítést célzó ellenőrzésként fogja fel szakmai alkalmasság személyzeti kiszolgáló személyzet. Ez a megközelítés megalapozott kétségeket vet fel.

Úgy tűnik, hogy a belső HR audit célja végső soron a HR-osztály tevékenységének javítása és a HR-nyilvántartások helytelen vezetésével járó lehetséges kockázatok minimalizálása kell, hogy legyen. Figyelemmel kíséri azokat a kockázatokat, amelyeknek a vállalat ki van téve az audit külső általi átadása során kormányzati szervekés/vagy a munkavállalókkal felmerülő munkaügyi viták megoldása a belső személyzeti ellenőrzés egyik legfontosabb szempontja. A belső személyzeti audit szolgálatnak nemcsak a már elkészített dokumentumokban lévő hibák feltárására, hanem mindenekelőtt azok megelőzésére kell törekednie. Ehhez többek között biztosítania kell a szükséges segítséget a személyzeti szolgálat személyzetének, tanácsot adva nekik a fejlesztés és a személyi dokumentáció elkészítésének szakaszában a számukra felmerülő kérdésekben. Ez az egyik alapvető különbség a külső auditorokhoz képest.

A fenti cél alapján a következő feladatok rendelhetők a belső HR audit szolgáltatáshoz:

1. A jogszabályok betartásának ellenőrzése és értékelése a személyzeti osztály munkatársai által a személyi dokumentáció elkészítése során.

2. A személyzeti osztály intézkedései a megállapított szabályoknak és eljárásoknak való megfelelőségének értékelése.

3. A vállalat HR osztálya és HR dokumentumkezelési rendszere eredményességének értékelése.

5. A társaság vezetőségének és tulajdonosainak a szükséges tájékoztatása az őket érdeklő kérdésekben.

Belső HR audit szolgáltatás létrehozása,

szerkezetének meghatározása

A belső HR-audit szolgáltatás létrehozásának folyamatát a legjobban úgy lehet elindítani, ha meghatározzuk annak célját és céljait. Célszerű már az első szakaszban komolyan megközelíteni a szolgáltatás tevékenységeinek formalizálását, és kidolgozni a tevékenységét szabályozó dokumentumokat:

rendelet a Belső HR Ellenőrzési Szolgálatról;

A szolgáltató alkalmazottak munkaköri leírása;

Utasítás a belső személyi ellenőrzés lefolytatásának rendjéről.

A Belső HR Ellenőrzési Szolgálat szabályzata - a legfontosabb dokumentum szabályozva ennek a munkáját szerkezeti egység... A szabályzat az Egységes Szervezeti és Igazgatási Dokumentációs Rendszer követelményeinek megfelelően épül fel, és a következő szakaszokat tartalmazza:

1. Általános rendelkezések.

Ez a rész tartalmazza Általános tulajdonságok belső személyzeti ellenőrzési szolgálat, annak felépítése, alárendeltsége, olyan dokumentumok listája biztosított, amelyek alapján az egység irányítja tevékenységét.

2. Célok és célkitűzések.

Ez a rész tartalmazza a belső HR-ellenőrzési szolgáltatás fő céljainak és célkitűzéseinek felsorolását.

3. Funkciók.

Az egység fő funkciói a rendelet előző pontjában megfogalmazott célokból és célkitűzésekből következnek.

4. Jogok és kötelezettségek.

Ez a rész tartalmazza a belső HR-ellenőrzés társaságon belüli azon jogait és kötelezettségeit, amelyek a feladat- és funkcióinak sikeres ellátásához szükségesek. Ugyanez a szakasz jelzi azt a felelősséget, amelyet mind az egység egésze, mind annak vezetője visel a jogok felhasználásának és a kötelezettségek nem teljesítésének elmulasztásáért.

5. Vezetés.

Ez a pont ismerteti a belső személyügyi ellenőrzési szolgálat vezetőjének kinevezésének és felmentésének rendjét, előírja a képesítési szintjére vonatkozó követelményeket, felsorolja jogait, ill. munkaköri kötelességek stb.

6. Kapcsolatok.

Egy nagyon fontos rész, amely tartalmazza Részletes leírás a belső HR-ellenőrzési szolgálat belső interakciójának folyamata a társaság más strukturális részlegeivel, elsősorban a társaság HR osztályával és a cég jogi osztályával: milyen kérdésekben, milyen esetekben és milyen sorrendben valósul meg ez az interakció ki; ha a szolgáltató alkalmazottak interakciója azzal külső szervezetek(például a munkaügyi felügyelőség által végzett ellenőrzésekben való részvétel, stb.), ezt a folyamatot is ismertetjük ebben a részben.

7. Munkaszervezés.

Ez a rész a munka megszervezésével kapcsolatos főbb pontokat ismerteti. Ennek a szakasznak tartalmaznia kell a szolgáltatás átszervezésének módját is, ha szükséges.

8. Záró rendelkezések.

A szakasz határozza meg a rendelet hatálybalépésének rendjét, valamint a módosítások, kiegészítések bevezetésének rendjét.

A szolgáltató alkalmazottak munkaköri leírása a következő jellemző részekből áll:

1. Általános rendelkezések.

Ebben a részben a következő információkat kell rögzíteni, pontról pontra:

A beosztás teljes neve, a létszámtáblázat szerint megadva;

Kinek jelent a munkavállaló;

A kinevezési és elbocsátási eljárás (bevétel és elbocsátás - rendes alkalmazottak esetében);

Helyettesítési eljárás a munkavállaló ideiglenes távolléte esetén (ideértve az ügyek átvételi és átadási eljárását is);

A munkaszervezés adottságai (szabálytalan munkaidő, rugalmas munkaidő stb.). Ha ez az információ a munkaszerződésben foglaltak szerint ez a kitétel hiányozhat;

Azon normatív, módszertani és egyéb dokumentumok listája, amelyekhez az ezt a pozíciót betöltő munkavállaló vezeti;

Képesítési követelmények (végzettségi szint, munkatapasztalat).

2. Funkciók.

A szakasz tartalmazza a munkavállaló fő tevékenységeinek felsorolását a belső személyzeti ellenőrzési szolgálat tevékenységével összhangban.

3. Munkaköri kötelezettségek.

Ez a rész részletesen felsorolja azokat a munkatípusokat, amelyek az előző részben meghatározott funkciók ellátását biztosítják; leírja az elvégzett tevékenységek jellegét is ("szervez", "ellát", "előkészít", "felülvizsgál", "irányít" stb.).

Ez a rész rögzíti a belső személyzeti ellenőrzési szolgálat munkatársának jogkörét, biztosítva a rábízott funkciók és felelősségek ellátását.

5. Felelősség.

6. Kapcsolatok (beosztás szerinti kapcsolatok).

A rész leírja, hogyan és kivel lép kapcsolatba a munkavállaló tevékenysége minden területén: kitől kap információt, milyen formában és milyen időkeretben; milyen információkat, milyen formában, milyen időkeretben és kinek ad át, valamint a munkavállaló és a vállalat strukturális részlegei és egyéb alkalmazottai, valamint (szükség esetén) külső szervezetekkel való kapcsolattartás egyéb kérdései. Ez a rész elrendezhető táblázatos formában mint a legszemléletesebb.

A belső személyi ellenőrzés lebonyolításának eljárási rendjére vonatkozó utasítás részletesen ismerteti a belső ellenőrzés lefolytatásának technológiáját (lásd alább), melléklete pedig szabványos minták belső ellenőrök munka- és beszámolási dokumentumai.

A belső HR-ellenőrzési szolgáltatás felépítése nagymértékben függ a cégvezetés (illetve a HR osztály vezetésének) pozíciójától, pl. milyen feladatokat jelöl ki ennek a részlegnek, és mennyire helyesen érti a vállalatban betöltött szerepét.

A legtöbb cégnél a belső HR audit szolgáltatás központosított, azaz. a személyi ellenőrzésért felelős osztály a társaság központi irodájában található. Ennek a struktúrának az az előnye, hogy a szolgáltatásban dolgozók függetlenek a társaság regionális fiókjainak és képviseleteinek vezetőitől, illetve azok személyzeti osztályaitól. A szolgáltatást azonban decentralizált struktúraként is fel lehet építeni. Ebben az esetben a központi egység átveszi az egységes audittechnológia kidolgozását és ennek a technológiának a továbbképzését, magát az auditot pedig a terület belső ellenőrei végzik. Ez az opció vonzza a gyors lebonyolítás képességét nem tervezett ellenőrzések egy ilyen struktúra azonban komoly kétségeket vet fel a helyi könyvvizsgálók függetlenségével és objektivitásával kapcsolatban.

A személyi audit főbb munkairányai és tervezése

A belső személyzeti ellenőrzési szolgálat főbb munkaterületei a következők:

A személyzeti osztály tevékenysége a hatályos jogszabályok előírásainak való megfelelésének ellenőrzése;

A személyi dokumentáció összetételének teljességének értékelése;

HR dokumentáció nyilvántartási rendszer értékelése;

HR dokumentáció tároló rendszer felmérése;

Az állományok archív tárolásra való előkészítésének rendszerének értékelése;

Fokozat szoftver HR dokumentáció készítésére szolgál;

Helyi szabályozás ellenőrzése;

Könyvvizsgálat munkaszerződésekés polgári szerződések alkalmazottakkal;

Felelősségi megállapodások auditálása;

Könyvvizsgálat munkaköri leírások;

Személyzeti megrendelések auditálása;

Munkavédelmi dokumentáció ellenőrzése;

A munkakönyvek vezetési eljárásának ellenőrzése;

Egyéb, a vállalat szempontjából releváns területek (például a munkavállalók bizonyos kategóriáinak dokumentációjának auditálása, az alkalmazottak képzéséhez és tanúsításához szükséges dokumentáció ellenőrzése stb.).

A belső személyzeti ellenőrzési szolgálat a fenti területek mindegyikén ütemezett és nem tervszerű ellenőrzéseket is végezhet. A tervszerű ellenőrzéseket a felettes vezető által jóváhagyott terv szerint a szolgálatvezető szervezi. A Belső Személyzeti Ellenőrzési Szolgálat munkaterve tartalmazza a tervezett ellenőrzések témáinak listáját, feltüntetve azok lefolytatásának időpontját, és egy évre készül. Terven kívüli ellenőrzésre kerül sor a HR-osztály (vagy területi kirendeltsége) vezetőjének változása esetén a cég vezetése vagy HR-igazgatója kezdeményezésére, a HR-esek jogsértő intézkedésére vonatkozó jelzés érkezésekor és/vagy megsértésük belső szabályzatok, utasítások, rendelkezések.

Belső HR audit technológia

A belső ellenőrzések szervezése a következő:

1. Az ellenőrzési programot a belső személyügyi ellenőrzési szolgálat vezetője hagyja jóvá. A program meghatározza az ellenőrzés körét, az ellenőrzés időtartamát, az ellenőrzési csoport összetételét, a tervezett munkát és az ellenőrzés során elvégzendő ellenőrzési eljárásokat.

2. A társaság vezetése belső HR-ellenőrzés lefolytatására a jövőbeni ellenőrzés témájának meghatározásával elrendeli (lásd 1. példa), amelyre a HR osztály vezetőjét (és regionális részlegeinek vezetőit) felhívja. , ha van ilyen). A személyügyi szolgálat vezetése a megbízásban meghatározott időn belül köteles elkészíteni és a könyvvizsgálók rendelkezésére bocsátani minden szükséges személyi dokumentációt, valamint az ellenőrzéshez szükséges egyéb információkat.

3. Az audit csoport elemzi a benyújtott dokumentumok tartalmát. Az audit megkezdése előtt az audit csoport minden tagja speciális ellenőrző kérdésekkel ellátott ellenőrző listákat kap, amelyek alapján az auditot lefolytatják. Szükség esetén pedig találkoznak a személyzeti osztály munkatársaival, megkapják tőlük a szükséges magyarázatokat.

Ezeket az információkat munkadokumentumokban rögzítik, amelyek formáját a belső személyzeti ellenőrzés lefolytatására vonatkozó utasítások hagyják jóvá. Az ellenőrzés eredményeként feltárt jogsértéseket, következetlenségeket speciális inkonzisztencia-jegyzőkönyvek rögzítik, amelyek rögzítik a lehetséges intézkedéseket a hasonló helyzetek jövőbeni kijavítására és megelőzésére.

Részvénytársaság

felelősség "Jég"

(LLC "Jég")

N ------

A személyi audit lefolytatásáról

A személyzeti osztály tevékenységének javítása és az Ice LLC lehetséges kockázatainak minimalizálása érdekében a személyzeti dokumentáció helytelen karbantartásával kapcsolatban,

Rendelek:

1. Belső személyzeti ellenőrzés lebonyolítása "Munkaszerződések és polgári jogi szerződések nyilvántartása a munkavállalókkal" témában 2007. szeptember 9-től 15-ig.

2. SV Biryukov, a belső személyzeti ellenőrzési szolgálat helyettes vezetőjének kinevezése az ellenőrzési csoport vezetőjévé.

3. Vegye fel a következő alkalmazottakat az ellenőrzési csoportba:

Simakova információbiztonsági mérnök A.V.

jogi tanácsadó, K. A. Efremov

E.P. Vetrov, a HR dokumentumkezelés vezető szakértője

5. E rendelet végrehajtásának ellenőrzését a VV Rumanina belső személyzeti ellenőrzési szolgálat vezetőjére kell bízni.

Vezérigazgató, Kiripov V.P. Kiripov

Megismerkedve a rendeléssel:

Biryukov S.V. Birjukov

A. V. Simakov Simakov

Efremov K.A. Efremov

Romanina V.V. román

4. Az ellenőrzés eredménye alapján az ellenőrző csoport 7 napon belül jelentést készít, amelyben ismerteti a helyzetet, a feltárt problématerületeket és a lehetséges kockázatokat, valamint javaslatokat tesz a problémák megoldására és a kockázatok minimalizálására.

A jelentést a vezetőségnek történő átadás előtt az audit csoport vezetője megvitatja az auditált HR-esekkel. A megbeszélés célja annak biztosítása, hogy a jelentés tartalma a dolgozók számára érthető legyen, és készek legyenek a könyvvizsgálók által javasolt ajánlások végrehajtására, vagy meg tudják indokolni azok végrehajtásának ellehetetlenülését.

5. A jelentést a társaság vezetése elé terjesztik, amely jóváhagyja a könyvvizsgálók javaslatait, és olyan döntéseket hoz, amelyek hozzájárulnak ezen ajánlások végrehajtásához.

Tipikus belső ellenőrzési problémák

Számos tipikus probléma merül fel a belső ellenőrök tevékenysége során:

1. Az ellenőrzöttek információinak hiányos / nem időszerű bemutatása, nem konstruktív álláspontjuk a belső ellenőrzés folyamatában.

Ha a HR-es dolgozók biztosak abban, hogy a belső HR auditot kizárólag a munkájuk során fellépő hibák feltárása céljából végzik el, tudásukat és tapasztalatukat a vezetés megkérdőjelezi, és az audit eredménye befolyásolja a vállalaton belüli státuszukat, pl. a reakció elkerülhetetlen. Minden ellenőrzés – mind külső, mind belső – bizonyos határidőkre korlátozódik. Ezt felismerve a személyzeti szolgálat munkatársai igyekeznek megnehezíteni a belső ellenőrök munkáját, megvalósítani információs blokád stratégiájukat: különböző okokból és ürügyekkel nem kapják meg a szükséges dokumentumokat.

Ezért először is szükséges az ellenőrzöttek tájékoztatása az ellenőrzés céljairól, fókuszálni azokra az előnyökre, amelyeket a belső ellenőrök javaslatai hozhatnak a HR szolgálat munkájának javítása érdekében.

Másodszor, jelenléte a társaságban vállalati kultúra, elismerve a munkavállalók számára a „hibázás jogát”, megértve, hogy a hibák elkerülhetetlenek még a legjobb szakemberek munkájában is. Csak ebben az esetben lehet biztosítani a HR-esek készségét a belső ellenőrökkel való együttműködésre.

Harmadrészt a társaság személyi ellenőrzés lefolytatásának rendjét szabályozó belső dokumentumokban egyértelműen rögzíteni kell az ellenőrzött üzletágak dolgozóinak azon kötelezettségét, hogy a könyvvizsgálóknak a kérésükben meghatározott határidőn belül minden kért információt maradéktalanul megadjanak. Másrészt ezeknek a dokumentumoknak elő kell írniuk a belső ellenőrök azon kötelezettségét, hogy a közelgő ellenőrzés során munkájuk ütemezését és az interakciós eljárást egyeztetjék az ellenőrzöttekkel.

2. Elégtelen időkeret az ellenőrzéshez.

A belső ellenőrzést megfelelően meg kell tervezni. A belső ellenőrzési szolgálat vezetője főszabály szerint a következő évre vonatkozó ellenőrzési tervet készít, megjelölve azok lefolytatásának időpontját havonta. Ha azonban gyakori kérések érkeznek a HR/HR vezetőségtől, vagy olyan helyzetek merülnek fel, amelyek előre nem tervezett ellenőrzéseket igényelnek, az eredetileg ütemezett ellenőrzés, jelentősen változhat. Ebben az esetben fontos a rugalmasság az ellenőrzések munkatervének összeállításában, kiigazításában, illetve azokban előzetesen biztosítani a szükséges időtartalékot az ilyen igények esetére.

3. Az egyes vezetők felkészítésének hiánya a dolgok valós helyzetéről szóló információk észlelésére.

A HR osztály / HR osztály vezető tisztségviselői nem mindig állnak készen az auditorok által javasolt ajánlások végrehajtására, és az ellenőrzés eredményei alapján döntéseket hozni. Ezért már a belső személyzeti ellenőrzési szolgálat létrehozásának első szakaszában szükséges ismertetni a belső ellenőrök által az ellenőrzés eredményeit követően megfogalmazott ajánlások végrehajtási eljárását.

Szintén célszerű a társaság belső dokumentumaiban rögzíteni az ellenőrzött egység vezetőjének felelősségét az ellenőrzési eredmények elemzéséért és a korrekciós/megelőző intézkedések végrehajtásáért a belső ellenőrök jelentése és javaslatai alapján.

4. A HR audit szolgálat függetlenségének hiánya.

Mint már említettük, az orosz cégek túlnyomó többségében a belső HR-ellenőrzési szolgálat vagy a vállalat HR igazgatójának van alárendelve, vagy általában a HR-osztályon belül strukturális egységként létezik, és annak vezetőjének van alárendelve. A belső ellenőröknek az ellenőrzött HR-esek közvetlen irányításától való függése közvetlenül befolyásolja objektivitását: a függő belső ellenőr nem lehet objektív. A HR-esek pedig ebben az esetben hajlamosak a belső ellenőröket vezetésük közvetlen képviselőinek tekinteni, és nem törekednek hatékony munkakapcsolatok kiépítésére velük.

Belső ellenőrök, kik ők?

A belső ellenőr az a személy, aki belső HR-ellenőrzés lefolytatására jogosult, és megfelelő jogosultsággal rendelkezik az ellenőrzés lefolytatására.

Annak ellenére, hogy az elmúlt három évben számos vállalatnál aktívan létrehozták a belső HR-ellenőrzési egységeket, jelenleg hiány van az ilyen szolgáltatásokban hatékonyan dolgozni tudó, magasan kvalifikált szakemberekből.

Általános szabály, hogy amikor egy vállalatnál belső HR-ellenőrzési osztályt / osztályt hoznak létre, áthelyezik a vállalatnál korábban HR dokumentumkezeléssel foglalkozó munkatársakat. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a vállalaton belül "nőtt" és annak belső problémáiban érintett szakemberek nem mindig mutatják meg a kellő objektivitást és elfogulatlanságot egykori kollégáik munkájának megítélésében. Másrészt, ami nagyon fontos, inkább arra koncentrálnak, hogy a volt kollégákat a szükséges segítséggel, tanácsadással lássák el. Ezek az alkalmazottak egy vállalat fióktelepének (vagy más regionális részlegének) személyi ellenőrzési eljárásának lefolytatásában is igen hatékonyak lehetnek.

Optimálisnak tűnik a belső személyzeti ellenőrzési egység „vegyes” formációja mindkettőből volt alkalmazottai HR részleg, illetve a munkaerő piacról történő bevonásával elsősorban tanácsadásból ill ügyvédi irodák HR tanácsadási szolgáltatások nyújtása.

Ideális esetben a személyzeti audit szolgáltatásnak jogászokat, személyi dokumentumkezelési és információbiztonsági szakembereket kell tartalmaznia.

Az alábbiakban hozzávetőlegesen felsoroljuk a vállalat belső HR-ellenőrzési vezetői posztjára jelölt kompetenciájára és személyes tulajdonságaira vonatkozó formalizált követelményeket, valamint jogait és kötelezettségeit.

Belső HR Audit Szolgálat vezetője:

a munkavállaló beosztására és képzettségére vonatkozó követelmények

1. Demográfiai követelmények:

Életkor: 55 éves korig;

Neme férfi nő.

2. Képzettség követelményei:

Felsőfokú végzettség, jogi vagy szakirányú végzettség dokumentációs támogatás menedzsment;

Kívánatos kiegészítő oktatás a személyzeti menedzsment és/vagy informatika területén.

3. Szakmai tapasztalat:

Fejlett fiókhálózattal rendelkező cég személyzeti menedzsment szolgáltatásában / HR osztályán szerzett legalább 3 éves munkatapasztalat vagy tanácsadói vagy jogi cégnél szerzett hasonló munkatapasztalat;

Vállalati HR munkafolyamat rendszer kialakításában/újraszervezésében szerzett tapasztalat, belső HR audit módszertan kidolgozásában és bevezetésében szerzett tapasztalat;

Csapatvezetői tapasztalat.

4. Szakmai ismeret, készségek és képességek:

Munkajog és szabályozás kiváló ismerete a személyi munkafolyamat, vezetési és információvédelmi dokumentációs támogatás területén;

Tapasztalt PC-felhasználó;

Alapvető speciális személyzeti programok ismerete.

5. Személyes tulajdonságok:

Szociális készség, személyes kapcsolatok kialakításának képessége;

Objektivitás és céltudatosság;

Magas hatásfok;

Egy felelősség;

Képes dolgozni nagy mennyiség információ;

Képes ésszerűen megvédeni saját véleményét.

Belső ellenőrzés lefolytatása a HR osztály és regionális részlegeinek munkájáról;

A szükséges információkat, dokumentumokat bekérni a személyzeti osztály vezetőjétől, munkatársaitól;

Vegyen részt ellenőrzéseken;

Figyelemmel kíséri a szükséges korrekciós intézkedések végrehajtását és az ellenőrzés eredményeit követően tett javaslatok végrehajtását;

Értékeli a belső ellenőrök által az ellenőrzések eredményei alapján készített jelentéseket, és dönt a belső ellenőrök intézkedései elleni fellebbezésről;

Vegyen részt a fejlesztésben normatív dokumentumok a belső személyügyi ellenőrzési szolgálat tevékenységének szabályozása;

Részvétel a társaság működése során felmerülő vitás és konfliktushelyzetek elemzésében, beleértve az Állami Munkaügyi Főfelügyelőséggel való vitákat is;

Javaslattétel a társaság vezetése felé a belső HR audit szolgáltatás teljesítményének javítására.

7. Felelősségek:

A belső HR-ellenőrzési szolgálat munkájának tervezése és szervezése;

Módszertan kidolgozása a HR dokumentumkezelő rendszer belső auditjának lefolytatására;

Munkacsoportok létrehozása ellenőrzések lefolytatására;

Lépjen kapcsolatba az ellenőrzött osztályok vezetésével.

8. Felelősség:

A belső személyzeti ellenőrzési terv végrehajtásáért;

Nem tervezett ellenőrzések megszervezéséért és lebonyolításáért;

A szolgálat jelentéseiben és ajánlásaiban foglalt információk megbízhatóságáért és objektivitásáért;

A szükséges korrekciós intézkedések végrehajtásának és az ellenőrzést követően tett javaslatok végrehajtásának ellenőrzésének megszervezéséért.

Ezeket a követelményeket a személyügyi szolgálat véglegesítheti, figyelembe véve a cég sajátosságait és a belső személyzeti ellenőrzési szolgálat előtt álló feladatok körét.

Az orosz munkaügyi jogszabályok az utóbbi időben gyakran változtak, és a belső ellenőröknek tisztában kell lenniük minden olyan változással, amely a vállalat tevékenységét érinti. Ezért lehetőséget kell biztosítani számukra, hogy képesítésüket folyamatosan fejlesszék. Célszerű nemcsak a belső ellenőrzési szolgálatot megbízni minden változás nyomon követésével, hanem arra is kötelezni a dolgozóit, hogy azokról információkat vigyenek a cég HR osztályának munkatársai elé, tartsanak számukra képzést.

Külső vagy belső HR audit?

A HR-audit egyre népszerűbb szolgáltatássá válik, amelynek biztosításához vezető orosz és nyugati tanácsadó cégek vesznek részt. A külső tanácsadók által végzett HR audit lehetővé teszi, hogy eltávolodjon a kialakult nézetektől, szokásoktól és értékelésektől, segít összehasonlítani a vállalat HR osztályának munkáját a konkurens cégek hasonló szolgáltatásaival, valamint független ajánlásokat kaphat a vállalat hatékonyságának javítására. a HR munkafolyamat rendszer.

Másrészt a külső tanácsadóknak nem mindig van elég idejük a vállalat HR osztályának belső eljárásai és szabványai végrehajtásának ellenőrzésére, és gyakran nincs is erre kapacitásuk. Független tanácsadó cég nem tudja folyamatosan nyomon követni a munkatársak munkáját, amely a személyi dokumentumok áramlásáért felelős. Míg a belső HR-ellenőrzési szolgálat áttekinthető megszervezése lehetővé teszi, hogy a társaság HR-osztályának folyamatában számos hiba és jogsértés elkerülhető, illetve ezek egy része megelőzhető legyen.

kínálunk Önnek optimális szervezés a HR audit folyamata a cégnél:

1. Belső HR audit egység létrehozása külső tanácsadók bevonásával, akik első lépésben segítik a szabályozó dokumentumokatés segít a szükséges szakemberek kiválasztásában, az adott szolgáltatásra háruló konkrét feladatok alapján.

2. A második szakaszban a belső HR-ellenőrzés munkatársai külső tanácsadókkal közösen azonosítják a lehetséges kockázatokat és lehetséges problématerületeket, és módszertant dolgoznak ki a vállalat belső HR auditjának lefolytatására.

3. A harmadik szakaszban a kidolgozott módszertant teszteljük és szükség esetén korrigáljuk.

4. A belső személyügyi ellenőrzési szolgáltatás kiépítéséhez decentralizált struktúra kiválasztása esetén a regionális auditorok képzést kapnak az elfogadott technológia szerinti munkavégzésre.

5. Egy meghatározott idő elteltével külső tanácsadók értékelik a belső személyzeti audit szolgáltatás teljesítményét.

Így a belső HR audit egység külső tanácsadók bevonásával történő létrehozásával és egy verifikációs technológia kidolgozásával a cég ezt követően önállóan, külső szakértő bevonásával tud HR auditot lefolytatni csak olyan esetekben, amikor a belső ellenőrök szakmai kompetenciája ne legyen elég.

A személyzeti nyilvántartások vezetése minden vállalat számára kötelező, és számos dokumentum kidolgozásával jár. Minden személyi okmánynak tökéletesnek kell lennie, ebben az esetben a cég nem tart a munkajog megsértésével járó kockázatoktól, mint például a kormányzati ellenőrzések, pénzbírságok, tevékenység felfüggesztése, eltiltás, munkaügyi viták a munkavállalókkal. Ám nem minden munkáltató fordít kellő figyelmet a HR ügyintézés helyességére és a HR dokumentumok minőségére, aminek következtében rendetlenség van a dokumentumokban. A személyi audit segít a személyi nyilvántartások vezetésében fellépő hibák azonosításában és a dokumentumok rendbetételében.

A személyzeti audit a személyzeti nyilvántartások vezetése során kialakult személyzeti munkafolyamat-rendszer értékelésére szolgáló eljárás, amely magában foglalja az összes kötelező személyi okmány elérhetőségének ellenőrzését és a személyzeti dokumentáció hatályos jogszabályoknak való megfelelőségének vizsgálatát. Orosz Föderáció, a munkaügyi jogszabályok betartásának ellenőrzésével járó szankciók kockázatainak, valamint a munkaügyi viták és munkavállalói panaszok kockázatának minimalizálása érdekében.

A HR auditot az alábbi esetekben kell elvégezni:

• a közelgő állami ellenőrzéssel;
• HR szakember váltáskor;
• a sértett munkavállaló elbocsátása utáni ellenőrzés fenyegetésével (időben történő fizetés elmulasztása bérek, prémiumok, elbocsátás a munkáltató kezdeményezésére);
• a vállalat vezetésének megváltoztatásakor;
• amikor jogszabály változik.

A személyzeti audit elvégezhető önállóan, vagy harmadik fél általi elvégzéssel megbízható. Vannak szakosodott cégek, amelyek személyzeti auditot végeznek, ellenőrizni fogják és részletes jelentést írnak, amely jelzi a hibákat és a jogsértéseket, valamint javaslatokat tesz ezek kiküszöbölésére. Szolgáltatásaik azonban drágák, így nem minden vezető vállalja, hogy ilyen cégekhez fordul.

Ebben az esetben a személyi dokumentáció önálló ellenőrzése segít. Ehhez el kell rendelni az ellenőrzést, meg kell határozni annak céljait és határidejét, valamint nyilvántartásba kell venni a személyi ellenőrzést végző személyeket.

A megbízás kiadását követően szükséges meghatározni a személyi ellenőrzés szakaszait. A személyi audit definíciójából az következik, hogy az első lépés az összes kötelező személyi okmány rendelkezésre állásának ellenőrzése, a második pedig a személyi dokumentumok hatályos jogszabályoknak való megfelelőségének vizsgálata. Nézzük meg közelebbről a személyzeti audit egyes szakaszait.

A kötelező személyi dokumentumok elérhetőségének ellenőrzése

A munkáltató felelős az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályai által meghatározott kötelező személyzeti dokumentumok hiányáért, ezért a személyi ellenőrzés során az első lépés az ilyen dokumentumok listájának meghatározása és a vállalaton belüli elérhetőségük ellenőrzése.

A kötelező HR dokumentumok két csoportra oszthatók:

• olyan dokumentumok, amelyek szervezeti és jogi formától, tevékenységi körtől függetlenül minden cég számára kötelezőek;
• bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok.

Az első csoportba tartoznak a dokumentumok, amelyek kötelező érvényét a munkaügyi jogszabályok határozzák meg, például a helyi előírások, amelyeket minden munkáltató önállóan dolgoz ki, és amelyek tükrözik az adott szervezet munkakörülményeit. Az ebbe a csoportba tartozó dokumentumok listája az 1. táblázatban található.

1. táblázat Minden munkáltatóhoz szükséges személyi dokumentumok

Belső munkaügyi szabályzat	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke
Személyes adatok védelméről szóló rendelet	8. pontja Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86
Munkavédelmi utasítás	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 212
javadalmazásról szóló rendelet	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 135
Nyaralás menetrendje	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke
Személyzeti asztal	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke
Jelenléti ív	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. és 99. cikke
Megrendelések a fő tevékenységhez	Útmutató az Állami Statisztikai Bizottság 1998. december 25-i 132. számú, „A kereskedelmi műveletek elszámolására vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról” című határozatának T-3 nyomtatványának kitöltéséhez, 45. Az Orosz Föderáció kormánya, 2003. április 16., 225. sz. „A munkakönyvekről” stb.
Munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve
Nyugta és költségkönyv a munkafüzetek elszámolási formáiról és az azokban lévő betétlapokról	Az Orosz Föderáció kormányának 2003. 16. 04-i, 225. sz. „A munkafüzetekről” szóló rendeletének 40., 41. oldala
Munkavédelmi tájékoztató nyilvántartás	Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériuma és az Orosz Föderáció Oktatási Minisztériuma 2003. február 12-i, 1. számú határozatának 2.1.3. pontja "A munkavédelmi képzésre és a munkavédelmi követelmények ismeretének tesztelésére vonatkozó eljárás jóváhagyásáról" szervezetek dolgozói számára"
Control Eseménynapló	h. 8. cikk tizenhat Szövetségi törvény 2008.12.26., 294-FZ "A jogok védelméről" jogalanyokés egyéni vállalkozók a megvalósításban állami ellenőrzés(felügyelet) és önkormányzati ellenőrzés"
Munkaszerződés	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 56., 57., 67. cikke
Foglalkoztatási előzmények	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65., 66. cikke
Személyes kártya	Az Orosz Föderáció kormányának 2003.16.04-i, 225. számú, „A munkakönyvekről” szóló rendeletének 12. szakasza
Megrendelések a személyzet számára	Művészet. 62, 68, 84.1 stb.
Munkavállalói nyilatkozatok	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 80., 127., 128., 255. cikke stb.

A második csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek bizonyos feltételek fennállása esetén kötelezővé válnak, amelyek a szervezet sajátosságaiból adódnak, vagy ha ezekre a dokumentumokra munkaszerződésben, helyi rendeletben vagy egyéb dokumentumokban hivatkoznak. Az ilyen dokumentumok listája a 2. táblázatban található.

2. táblázat Bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok

Dokumentum	Feltételek, amelyek mellett a dokumentum kötelezővé válik
Munkaköri leírások
Bónuszszabályzat	Ha az anyagi ösztönzés rendszerét munkaszerződés, kollektív szerződés, bérszabályzat vagy belső munkaügyi szabályzat nem írja elő
A rendszertelen munkaidőt betöltő munkavállalók beosztásainak listája	Ha a szervezetnek van olyan működési módja
Műszaki menetrend	Ha a szervezet műszakmunkát vezetett be
Az üzleti titkok felfedésének tilalma	Ha a munkavállaló üzleti titoknak való megfelelését a munkaszerződés rögzíti
Kollektív megállapodás	Ha megállapodás született a munkavállalók és a munkáltató között
Kollektív felelősségi szerződés	Ha a szervezet a Munkajegyzékben foglaltaknak megfelelő munkát végez, amelynek elvégzése során a teljes kollektív (dandár) anyagi felelősség bevezethető.
Teljes körű egyéni felelősségi megállapodás	Ha a szervezet alkalmazottakat alkalmaz - pénzügyileg felelős személyek

A munkáltatók jóváhagyhatnak más helyi szabályozást is, amelyek kötelező meglétét a munkaügyi jogszabályok nem írják elő, de jelentősen segíthetik a munkát, például osztályokra, személyi állományra, minősítésre stb.

A személyi audit első szakaszának utolsó lépése a dokumentumok egyeztetése – mely dokumentumok vannak meg, és melyeket kell kidolgozni. A kényelem kedvéért az egyeztetési eredmények táblázatban foglalhatók össze (3. táblázat)

3. táblázat Dokumentumok egyeztetése

Iratok vizsgálata

Miután meghatároztuk a listát kötelező dokumentumokat, ellenőrizte az elérhetőségüket, ellenőrizni kell regisztrációjuk helyességét, valamint a jogszabályi előírásoknak való megfelelőségét.

Így tovább ezt a szakaszt személyi dokumentumok tartalmát ellenőrzik. Ellenőrizze a cég összes dokumentumát.

A helyi szabályozás áttekintése során ellenőrizni kell, hogy azok nem rontják-e a munkavállalók helyzetét a munkajoggal összevetve, és nyilvánosságra kell hozni a vállalat munkakörülményeit. Minden alkalmazottat aláírás ellenében meg kell ismerni a helyi előírásokkal. A helyi szabályozások ellenőrzésekor a vonatkozó cikkeket kell használnia Munka Törvénykönyve Orosz Föderáció.

Minden munkavállalónak alá kell írnia a hozzájárulását személyes adatainak kezeléséhez és továbbításához, ha a munkavállaló kérésére igazolást állít ki, akkor minden egyes igazoláshoz írásos hozzájárulást kell írnia személyes adatainak harmadik személy részére történő továbbításához. .

Az üdülési ütemtervben ne csak a tervezett szabadságokat kell feltüntetni, hanem a tényleges szabadságokról, a szabadság átszállásokról is fel kell jegyezni. A szabadság kezdetének időpontjáról a munkavállalókat két héttel korábban írásban értesíteni kell.

A szervezetnek naprakész létszámtáblázattal kell rendelkeznie, amelyet végzéssel hagynak jóvá, ha a létszámtáblázaton változás történik, a létszámtáblázat módosítására utasítást kell kiadni.

A munkaidő-nyilvántartásoknak minden hónapra kell vonatkozniuk, a munkaidő-nyilvántartásokon minden alkalmazottról információt kell feltüntetni (szabadságról, betegszabadságról, hiányzásról stb.).

Az adminisztratív dokumentumokat áttekintve ellenőrizni kell, hogy a személyi rendeléseket elkülönítve kell-e tartani a főtevékenységre vonatkozó megrendelésektől. Ha a cég nem használja egységes formák dokumentumokat, de saját formanyomtatványokat dolgozott ki és használ, akkor ezeket az okmányformákat a cégvezető utasításával kell jóváhagyni.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell a főtevékenységre vonatkozó megbízás meglétét a munkakönyvek vezetéséért felelős személy kijelöléséről. A munkafüzetek mozgásának nyilvántartására szolgáló könyvbe minden munkafüzetet be kell jegyezni és a benne lévő betéteket, minden könyvnek elérhetőnek kell lennie és minden bejegyzést (recepciók, fordítások, díjak) be kell írni, betéteket be kell varrni a munkafüzetekbe. A munkafüzet nyomtatványokat és a betétlapokat a munkáltatónak magának kell beszereznie, és rögzítenie kell a bevételi és kiadási könyvben a munkafüzet és a betétlapok rögzítéséhez. A munkafüzeteket, betétlapokat a bevételi és kiadási könyvet vezető számviteli osztályon kell vezetni, a nyomtatványok személyügyi osztályra történő átadása a számviteli osztályon történik. szervizjegyzetek vagy a munkakönyvek vezetéséért felelős személy kérelmei. Az új munkafüzeteket és betétlapokat a munkavállalók kérelme alapján állítják ki.

Minden munkavállalóval munkaszerződést kell kötni, a munkaszerződés tartalmának meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének, vagyis a munkaszerződésnek tartalmaznia kell legalább az ebben a cikkben előírt információkat és feltételeket.

Ügyeljen a dolgozók személyi igazolványainak kitöltésének helyességére, azokon naprakész adatokat kell tartalmazniuk, a kártyáknak minden dolgozónak kell lenniük. A személyi igazolványnak kódokat kell tartalmaznia, és a munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni a be- és átutalásokkal kapcsolatos összes információval.

Minden személyi naplót számozni, összevarrva és pecsételve, valamint a cégvezetőnek alá kell írnia, valamint a munkafüzetek és betétlapok mozgásának rögzítésére szolgáló könyvet, valamint a munkafüzetek és betétlapok formáinak könyvelésére szolgáló bevételi és kiadási könyvet. lezárják vagy viaszpecséttel lezárják.

A személyi ellenőrzés eredményeinek nyilvántartása

A személyi ellenőrzés eredményei alapján az ellenőrzést végzők az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készítenek. A HR audit jelentés bemutatja a feltárt hibákat és a hibák kiküszöböléséhez szükséges intézkedéseket, következtetéseket von le a HR nyilvántartások állapotáról és a vállalatot fenyegető kockázatokról.

A jelentés két részre osztható.

Az első blokkba írja le a társaság kötelező személyi dokumentumok ellenőrzésének eredményét (helyi szabályozás, alaptevékenységre vonatkozó megrendelések, személyzeti asztal, nyaralás ütemezése stb.).

A második blokkban írja le az egyes munkavállalók esetére vonatkozó dokumentumok ellenőrzésének eredményét (munkaszerződés, személyi kártya, helyi előírások megismerése, munkakönyv).

Gyakorlati példa:

A társaságunk ügyfelénél lefolytatott személyi audit eredménye alapján bizonyos személyi nyilvántartási jogsértéseket és kockázati helyzeteket azonosítottunk:

• Nincsenek kötelező helyi előírások.
• A személyzeti asztalon nincsenek dokumentumok.
• Nincs szabadság ütemezése.
• Nincsenek munkaidő-nyilvántartások.
• Nincsenek kötelező személyzeti naplók.
• A személyi nyilvántartás fő tevékenységére nincs megrendelés.
• Személyzetre nincs rendelés.
• Nincsenek személyes alkalmazotti kártyák.
• Nincsenek dokumentumok a helyi előírások megismerésére.
• A személyes adatok feldolgozásához és továbbításához nincs hozzájárulás.
• A munkavállalókra vonatkozóan nincsenek megfelelően elkészített munkaköri leírások, bár a munkaszerződés hivatkozik a munkaköri leírásokra.
• A Társaság felelős személyeinek kizárását nem ellenőrizték.
• A munkaszerződések tartalmában hibák történtek, pl.: nincs a munkavállaló útlevéladata és a munkáltató TIN-je, nincs feltétele a kötelező biztosítás alkalmazottak, a bérek kifizetésének gyakorisága és időpontja nincs előírva, a munkakezdés időpontja nincs feltüntetve.
• Az alkalmazottak munkakönyveit hibásan vezetik, mégpedig: sokban munkakönyv felvételről, átutalásról bejegyzés nem történt, a könyvelési bejegyzések hibásan vannak beírva.

Ezen jogsértések kiküszöbölésére részletes jelentést készítettünk a személyi ellenőrzés eredményéről, és utasításokat adtunk az egyes jogsértések kijavítására. Ennek eredményeként az ügyfél a részletes ajánlásokat követve gyorsan rendbe tette a dokumentumokat.

Kétségtelen, hogy a HR audit a legfontosabb eszköz a HR nyilvántartások megsértésével járó kockázatok csökkentésére. Sok vezető úgy véli, hogy a személyzeti audit szükségtelen és költséges eljárás bárki számára, de ez téves vélemény, mivel a személyzeti audit elvégzése segít meghatározni a dolgok valós állapotát, azonosítani a jogsértéseket és hibákat. A munkajog magánéleti változásai, helyes alkalmazásának bonyolultsága, gyakoribb munkaügyi felügyelőség és más szabályozó szervek munkáltatói ellenőrzése, a szabálysértési felelősség szigorítása munkajogok munkatársai jelzik a személyi audit szükségességét. A személyi ellenőrzés önállóan is elvégezhető, és ez a cikk ismerteti az elvégzésének eljárását.